Overlegvergadering van het College van Bestuur (CvB) van Stichting Carmelcollege met de Gemeenschappelijke Medezeggenschapsraad (GMR)

Transcriptie

1 Datum: 5 april 2016 Overlegvergadering van het College van Bestuur (CvB) van Stichting Carmelcollege met de Gemeenschappelijke Medezeggenschapsraad (GMR) GMR Personeelsgeleding GMR Oudergeleding Leerlingengeleding GMR Bestuursbureau College van Bestuur Teamleider ICT Notulist Afwezig m.k.: Ton Banas, Sonja van Benthem, Gerard Blikmans, Hans Bebseler, Herman den Ouden, Henk van Orsouw, Helma van Puijenbroek, Dick Rietveld (secr.), Bert Schutten, Ton Siebers (vz.), Remco Westerveld, Debby Wijnreder, Ivo Cornel, Lotte Geldermans Franc van Boxtel, Meis van der Heide Thijs Becker, Ivo Cornel, Lotte Geldermans, Ivet Khazoum Mathijs Mensink, Lidy Prins Carlo Wijering Romain Rijk (vz), Fridse Mobach (lid) Robert Boss Claudia van Zoest-Huisman Richard Fidom, Lisa Hagen 1. Opening en vaststelling van de agenda De voorzitter CvB opent de vergadering met een woord van welkom. Vervolgens wordt de agenda ongewijzigd vastgesteld. 2. Mededelingen en ingekomen stukken Mededelingen 2.1 Overplaatsingsbudget Maartenscollege Haren De personeelsexploitatie van het Maartenscollege heeft een tekort van circa 0,5 miljoen euro per jaar en dat is de aanleiding voor het CvB om voor deze school de arbeidspool in te stellen. De spelregels van het werkgelegenheidsbeleidsplan worden dan van toepassing. Een aantal collega s van het Maartenscollege wordt dan als boventallig aangewezen en daarom mogen andere nabij gelegen Carmelscholen geen vacatures invullen dan wel tijdelijke contracten verlengen. Dit is voor alle betrokkenen een lastig en vervelend proces, maar ook onvermijdelijk. Er is dan ook veel aandacht voor de communicatie. In de plaatsingscommissie is geen formele rol voor de GMR weggelegd. Echter, de GMR vraagt het CvB in overweging te nemen in de toekomst de GMR alsnog een plek in de plaatsingscommissie te geven ter vergroting van de transparantie. Het CvB neemt dit in overweging en komt hierop terug. Het streven is de komende maand (voor de meivakantie) helderheid te kunnen verschaffen aan de betrokken medewerkers van het Maartencollege en ten behoeve van de ontvan- 1

2 gende scholen. Op de vraag hoe MR en inzicht kunnen krijgen in de werkwijze van de plaatsingscommissie, antwoordt het CvB dat daar helder over zal worden gecommuniceerd. 2.2 Stand van zaken aanbestedingen; leermiddelen, arbodienstverlening, payroll Leermiddelen Op 2 en 4 februari jl. heeft in Deventer, in het kader van de aanbesteding van de leermiddelen, een roadshow nieuwe stijl plaatsgevonden. Aan de hand van een vooraf ingevulde vragenlijst is, met een afvaardiging uit iedere instelling, de situatie op de eigen school besproken en de wensen voor de toekomst. De overlap in wensen van de scholen heeft geleid tot een aantal inkooppakketten. Volgende week worden de inkooppakketten uitvoerig beschreven en kunnen scholen inschrijven. Vervolgens zal de aanbesteding deze zomer in de markt worden gezet. Arbodienstverlening Stichting Carmelcollege heeft bij de huidige arbodienstverlener Zorg van de Zaak (voorheen MaetisArdyn) aangegeven het contract met ingang van 1 januari 2017 in principe te willen beëindigen. Het CvB heeft derhalve opdracht gegeven om te onderzoeken welke dienstverlening binnen de beleidskoers en doelstellingen van Carmel past, rekening houdend met de wettelijke kaders, en de bestuurlijke verantwoordelijkheid. Afvaardiging GMR t.b.v. aanbestedingsproces inhuren derden Stichting Carmelcollege en haar instellingen maken gebruik van diverse contructies voor de inhuur van tijdelijke medewerkers. Er wordt naast tijdelijke contracten, waarbij de medewerker tijdelijk in dienst komt, veelvuldig gebruikgemaakt van uitzendbureau s zoals Maandag en Randstad alsmede kleinere gespecialiseerde bureau s voor moeilijk vervulbare functies. Daarnaast worden payrollconstructies gebruikt waarbij de tijdelijke medewerker zelf wordt geworven maar waar de verloning loopt via een externe partij (Randstad Employability) zodat die medewerkers niet bij Carmel in dienst komen. Het CvB heeft besloten tot het instellen van een werkgroep. Dit om te komen tot een goede contractering van de diensten met betrekking tot inhuur derden, die past binnen de wettelijke kaders en de wens van flexibiliteit en maatwerk. Deze werkgroep krijgt de opdracht de contractering van de nieuwe diensten met betrekking tot inhuur derden procedureel voor te bereiden en te begeleiden. De GMR wordt verzocht een afgevaardigde voor de werkgroep aan te leveren. Onderhandelingen CAO In tegenstelling tot de onderhandelingen in het primair onderwijs verlopen de onderhandelingen voor een CAO voor het voortgezet onderwijs positief. De onderhandelaars lijken er wel uit te zijn en het wachten is op de officiële tekst, dan pas is er een akkoord. Ingekomen stukken Functieboek Directie schaal 16 In 2006 is het Maartenscollege de stichting binnengekomen en de eindverantwoordelijk schoolleider van het Maartenscollege had onder het vorige bestuur schaal 16 gekregen. Met de komst van het Maartenscollege is het functieboek zoals vastgesteld door de praktijk en werkelijkheid achterhaald, waarbij het feitelijke beleid is uitgevoerd dat eindverantwoordelijk schoolleiders schaal 16 hebben gekregen. Het CvB wil terug naar de situatie dat in principe alleen de schoolleiders van de zes grote en complexe instellingen een schaal 16 functie krijgen. Aankoopbeleid ICT Voor de aanbesteding hebben heel wat partijen zich ingeschreven en Switch heeft royaal gewonnen. Het contract is inmiddels getekend. Op dit moment wordt gekeken of de leerlinglaptops ook voldoen als medewerkerlaptops. Deze zijn nl. goedkoper en lijken ook te voldoen. De GMR vraagt opnieuw aandacht voor de rol van de GMR bij aanbestedingen als deze. Het CvB had toegezegd een afgevaardigde van de GMR in het proces te betrekken en heeft dit verzuimd. Het CvB erkent dit en zal bij een volgende aanbestedingsprocedure de GMR betrekken. 2

3 Overformatie Zoals de GMR aangeeft in haar brief d.d. 23 februari 2016 is er sprake van een hogere bezetting met ingang van het schooljaar dan vooraf is begroot. Dat de bezetting afwijkt van de begroting is op zich niet vreemd als je in ogenschouw neemt dat de begroting 2015 in het najaar van 2014 wordt opgesteld en er dan nog veel onzekerheid bestaat over het schooljaar In het voorjaar wordt daarom jaarlijks een begrotingswijziging gemaakt die is gebaseerd op actuele informatie over aanmeldingen, personele mutaties etc. Deze begrotingswijziging wordt in de vorm van het zogenaamde document 1 door de schoolleiding in juni voorgelegd aan het CvB. Als toetssteen hanteert het CvB daarbij dat de schoolleiding primair moet uitkomen met de financiën, secundair daarbij is de personeelsformatie. Bijvoorbeeld: het is akkoord dat de school meer personeel in dienst neemt indien er ook meer baten worden ontvangen. In het voorjaar 2015 deed zich een bijzondere situatie voor: door de daling van de pensioenpremie daalden de loonkosten, de ontstane financiële ruimte is door scholen deels benut voor de inzet van een hogere formatie dan begroot. Het zomer 2015 afgesloten loonakkoord heeft die lagere premies echter ook ingezet voor de dekking van het loonakkoord. Daardoor is er over het jaar 2015 een financieel nadeel op de personeelskosten ontstaan en dit verklaart de te hoge bezetting. Omdat zich naar verwachting in 2016 geen meevallers zullen voordoen, voert het CvB meer regie in de vorm van extra managementgesprekken om de begrote formatiedaling met ingang van het schooljaar te realiseren. Per school beoordeelt het CvB vervolgens of nadere maatregelen nodig zijn. Er is door het bestuursbureau een informatieset voor alle scholen samengesteld, die de scholen benutten bij de opmaak van document 0 en 1. Daarnaast wordt er uit de scholen een taskforce gevormd die scholen met vragen in deze bijstaat. Zoals reeds aangegeven is zijn afwijkingen van de begrote formatie toegestaan, mits daar hogere baten of lagere andere kosten tegenover staan. Dan wel of er sprake is van meer aanmeldingen dan voorzien. Themadag Leerlingenraad Het CvB wil het initiatief van de leerlingengeleding in de GMR, om een themadag te organiseren voor leerlingen die betrokken (willen) zijn bij de leerlingenraad, graag ondersteunen. Gedacht wordt aan een afvaardiging van twee leerlingen per instelling. De leerlingen hebben een dagprogramma ontworpen waarin ruimte is voor onderling overleg en voor voorlichting door het LAKS. De themadag zal in het najaar plaatsvinden. Professionalisering Op het verzoek van de GMR om gericht cursussen aan te bieden aan de werknemers van Stichting Carmelcollege merkt het CvB op dat het feitelijk in beeld brengen van de wensen die er zijn en het organiseren niet eenvoudig is. Echter, vanuit het LTA is een eerste stap gezet ten behoeve van een stichtingsbrede inventarisatie. Basisbudget Het CvB geeft aan dat in de nieuwe CAO de maximale spaartermijn van vier jaar wordt losgelaten. Medewerkers kunnen dan jarenlang sparen maar het mag niet als prépensioen worden omgezet. Vanuit de GMR wordt het signaal afgegeven dat het in de praktijk toch moeilijk lijkt om verlof op te nemen in verband met het regelen van vervanging. De spelregels zijn duidelijk volgens het CvB en aan elke school als handreiking bij de introductie meegegeven. Het CvB geeft aan dat het basisbudget van 50 uur, met het oog op werkdruk, ook verspreid opgenomen kan worden. De GMR geeft aan dat van een uur extra verlof in de week de werkdruk niet verminderd wordt: het werk moet toch af dus dat uur wordt op een ander moment alsnog gewerkt. Juist het opnemen van een aantal jaren gespaarde uren kan voor enige verlichting zorgen. Agenda Identiteit Stichting Carmelcollege Een kennisalliantie Bezielde professionaliteit is opgesteld. Alle scholen worden vertegenwoordigd in deze, een wisseling van docenten en schoolleiders. Vanuit de agenda worden vragen gedeponeerd in de kennisalliantie en bediscussieerd. Volgend schooljaar zal de stap gemaakt worden naar de 3

4 consequenties voor het vak levensbeschouwing. De GMR wordt van harte uitgenodigd voor deelname aan de kennisalliantie. De eindverantwoordelijk schoolleider van het Augustinianum te Eindhoven, de heer De Veth, is voorzitter van de kennisalliantie. Behoud werkgelegenheid De exacte cijfers heeft de GMR niet, maar er wordt een tendens bespeurd dat juist de jonge collega s het onderwijs verlaten. Dat is jammer. Het onderwijs is juist in deze tijd van krimp en vergrijzing hard toe aan verjonging. De Buma-gelden waren destijds niet geoormerkt, maar wel bedoeld voor het aantrekken van jonge collega s. Binnen de stichting zijn de gelden daar niet specifiek aan uitgegeven. De GMR vraagt zich af of het niet tijd wordt dat het CvB een stap onderneemt om het tij te keren en het principe Jong voor oud op budgettair neutrale wijze te omarmen. Het CvB vindt de gedachte Jong voor oud van de GMR een aantrekkelijke gedachte. Vanmorgen in de bestuursvergadering is afgesproken in de bestuursvergadering van juni een eerste formele rapportage Strategische Personeelsplanning te bespreken. In het LTA is afgesproken dat een brainstormgroep wordt ingesteld ten aanzien van Strategische Personeelsplanning bestaande uit het lid CvB, een schoolleider, bestuur GMR en adviseurs vanuit het bestuursbureau. Tot slot merkt het CvB op dat de Bumagelden altijd gekoppeld zijn vanuit huisvestingsgelden en niet aan Jonge docenten. Trimesterrapportage 3 Het CvB dankt de GMR voor de opmerkingen ten behoeve van de derde trimesterrapportage. Uiteraard is er altijd ruimte voor verbetering. 3. Concept verslag overlegvergadering CvB - GMR d.d. 15 december 2015 Personeelsgeleding GMR: Jip Wolterinck dient toegevoegd te worden aan de aanwezigen. Vervolgens wordt het verslag goedgekeurd en vastgesteld onder dankzegging aan de notulist. 4. Voortgang ICT De vergadering wordt, middels een powerpointpresentatie door de Teamleider ICT, ingelicht over de laatste stand van zaken rondom de prioriteiten, projecten / interpretatie van de projectafspraken centraal-decentraal. De afdeling ICT Infrastructuur is gestart op 18 januari jl. en de Teamleider ICT is begonnen op 1 januari jl.. De spanning bij de 27 IT-medewerkers was voelbaar en logisch uiteraard en voor de teamleider belangrijk om weg te nemen. De informele feestelijke kennismaking op het bestuursbureau op 18 januari heeft hier mede voor gezorgd. Tevens heeft de teamleider gesprekken gevoerd met de medewerkers als team maar ook individueel en zijn de spanningen omgezet in kansen. Opvallend voor de Teamleider ICT was al snel het gebrek aan professioneel projectmanagement binnen het team. Voor 2016 heeft het team de volgende speerpunten: de inrichting van het team, de fysieke migratie naar het rekencentrum, de afstemming van de dienstverlening van de afdeling ICT Infrastructuur en die op de scholen, het benutten van de Office 365 functionaliteit en de evaluatie. De overgang naar Office 365 is bijna gerealiseerd. Een paar scholen staan, op eigen verzoek, in de wacht. Echter, de data voor de overgang zijn gepland. De ondersteuning van de scholen, zeker met het oog op de examens, is gewaarborgd. De hardwaremigratie loopt dit jaar nog door en de ontwikkeling van de medewerkers en het in eigen huis krijgen van projectmanagement staan hoog op de agenda. Ook dient duidelijk te worden wat centraal en decentraal gebeurt. Op dit moment werken de bureaumedewerkers ook nog steeds voor hun eigen school. Zo lopen oude en nieuwe 4

5 projecten door elkaar en verzorgen de bureaumedewerkers nog steeds ook eerstelijnsdienstverlening. Op dit moment wordt het accountmanagement ingericht. WPO-ers vallen onder verantwoordelijkheid van de schoolleider en buiten de scope van het team van het bestuursbureau. Hardware dient, op een aantal uitzonderingen na die aan de scholen zijn g d, bij Switch aangeschaft te worden. Switch is op dit moment bezig een webshop te bouwen met zoveel mogelijk gestandaardiseerde apparatuur. De GMR heeft zorg over de WPO-ers en verzoekt het CvB om ook het verhaal van de WPO-ers inzichtelijk te krijgen en onderdeel te laten zijn van de evaluatie. Een tussenevaluatie in december is gewenst volgens de GMR. Tevens wordt het signaal afgegeven dat bij De Spindel aan de Paul Krugerstraat het inloggen op computers zeker langer dan een kwartier duurt. Dit levert veel frustratie op en komt het onderwijs niet ten goede. De teamleider ICT geeft aan dat er nog geen centrale servers zijn en dit een reden kan zijn voor de vertraging. De route is dat melding wordt gemaakt bij de IT-ers op de school en als deze geen oplossing zien ondersteuning wordt gevraagd vanuit het bestuursbureau. Als het bekend is op het bestuursbureau dan zal deze de school zeker niet laten zwemmen. Tot slot merkt de Teamleider ICT op dat dit nogmaals benadrukt dat hardware moet worden gebundeld. De Teamleider ICT wordt bedankt voor zijn heldere presentatie en verlaat de vergadering. 5. Financiële scan 2014 / aanscherping financieel beleid Vooraf Bij de behandeling van de begroting zijn zowel door het Convent als door de Raad van Toezicht enkele vragen gesteld met betrekking tot de liquiditeitspositie van Stichting Carmelcollege en de daarmee samenhangende stevige prioritering in investeringen. Aanleiding tot het onderzoek Het lid CvB licht ter vergadering, middels een powerpointpresentatie, de aanleiding tot het onderzoek en een aantal mogelijke aanscherpingen van het financieel beleid toe. In bijgaand onderzoek is het landelijk beeld van 2014 vertaald naar Stichting Carmelcollege. De volgende vragen hebben ertoe geleid deze analyse te doen: - wat is de oorzaak van de sterke verslechtering van de liquiditeitspositie, waardoor Carmel nu genoodzaakt is de investeringen stevig te prioriteren en over te gaan op schatkistbankieren? - hoe staat Carmel er financieel voor in vergelijking met de rest van de onderwijssector? Is Carmel nog steeds een rijke stichting? Als basis voor deze analyse is de rapportage van de Algemene Rekenkamer over de financiële stand van zaken in het onderwijs gebruikt. Vervolgens zijn Carmelspecifieke gegevens toegevoegd en is de vergelijking gemaakt met ander stichtingen. De benchmark op hoofdlijn In 2011 nog had Stichting Carmelcollege 40 miljoen euro aan banksaldo. Over twee jaar is het diepste punt qua liquiditeit bereikt en heeft Carmel een banksaldo van min 17 miljoen euro. Het CvB heeft de grens getrokken bij een banksaldo van min 20 miljoen euro en heeft als faciliteit een schatkist van 30 miljoen euro extern aangetrokken voor langlopende investeringen. Deze faciliteit is nodig om te kunnen bouwen. 40 miljoen euro is bewust geïnvesteerd in diverse stichtingsbrede projecten in afstemming met de GMR. Stichting Carmelcollege kan extra lenen maar het is niet eenvoudig omdat de gebouwen van de gemeenten zijn en niet eigendom van Carmel. Aanvullende extra financiering gaat ook drukken op de schoolexploitaties. Echter, de loonontwikkeling van 3 procent is opgenomen in de huidige begroting en zal daar geen last van ondervinden. Carmel is een financieel gezonde stichting, de Inspectie beaamt dit, maar we moeten ons zelf ook niet rijk rekenen. De rentabiliteit van Carmel is lager dan gemiddeld in de sector. Dit is niet erg, de gelden van het herfstakkoord zijn in het personeel gestoken. De materiële normvergoeding is ontoereikend in de gehele onderwijssector, zo ook bij Carmel. Carmel huurt veel in als stichting, voor zo n kleine 10 miljoen euro per jaar. Vergelijkend met het landelijke percentage is dit veel. Inhuur vindt met name plaats in het primaire proces ten behoeve van ziektevervanging. Relatief is het ziekteverzuim binnen Carmel ook hoger dan bij andere stichtingen. De overige kosten zijn hoger bij andere grote schoolbesturen. Maar ziekteverzuim en het terugdringen hiervan is een heel belangrijk thema, in de 5

6 eerste plaats voor de mens zelf maar ook voor financieel voor de Stichting. Opgemerkt wordt de Arbopakketten goed uit te nutten en hier niet op te bezuinigingen met het oog op het terugdringen van het ziekteverzuim. Opvallend zijn de hoge overige kosten voor bijvoorbeeld leermiddelen en software. Als het het onderwijs ten goede komt is het een juiste investering. Echter, als de applicaties op de scholen niet gebruikt worden is het echt zonde geld en kan een forse bezuiniging plaatsvinden. Vooruitkijkend naar augustus daalt de formatie. Echter, hier liggen veel praktische vragen aan ten grondslag, zoals hoe zit het op middellange termijn, dan heeft Carmel honderden fte te weinig? er gaan veel meer medewerkers met pensioen, is er wel rekening gehouden met tussentijdse uitstroom? Gaan we wel de mensen vinden voor de vakken waarvoor we ze nodig hebben? Verjonging van het personeel is hierbij nog een onderliggend speerpunt. Terugkijkend naar de formatie van de afgelopen jaren is het gelijk gebleven bij een leerlingenstijging van vijf procent. Dus het gevoel van werkdruk is ook wel verklaarbaar. Materieel en personeel zijn ongeveer gelijk gebleven, waarbij het materieel structureel achter loopt. Er zijn allerlei incidentele gelden vanuit de sector naar Carmel gekomen en het is gelukt de gaten daarmee te dichten. Echter, deze incidentele gelden zullen vanaf nu niet meer ontvangen worden. Dit alles heeft ertoe geleid dat in februari / maart een extra ronde managementgesprekken heeft plaatsgevonden. Met alle scholen heeft het CvB gesproken over het personeelsbudget en de formatie in het licht van het komende schooljaar. Het gesprek startte steeds met een terugblik op de financiële jaarafsluiting 2015 van de school. De noodzaak voor deze gesprekken ligt in het patroon dat scholen in het proces van kalender - jaarbegroting naar schooljaarformatie vaak een te hoge personele bezetting en daarmee kosten hebben. De begrotingsdiscipline is door de gesprekken aangehaald. 6. Koers 2020 Een korte weergave van de gedachtenontwikkeling die het CvB en de schoolleiders in hun Overlegvergadering op 10 december jl. hebben gevoerd over gepersonaliseerd leren / persoonsvorming / socialisatie / kwalificatie is bij de agenda gevoegd. Tevens is de bijdrage van de schoolleiders ten behoeve van het jaarverslag op deze begrippen in één document bijeen gebracht. Aan de hand van deze bijlagen heeft het CvB met de schoolleiders in hun Overlegvergadering op 24 april jl. gereflecteerd op de vraag waar willen we over twee jaar, 1 januari 2018, staan en wat is er voor nodig dat te organiseren? en vervolgens hoe kan het collectief van Carmel daarbij faciliteren / ondersteunen / stimuleren?. Het CvB informeert de GMR ter vergadering, met de bijlagen op de achtergrond, over de laatste stand van zaken en de voortgang van Koers Tijdens de Overlegvergadering van het CvB met de schoolleiders is vooraf gezegd dat we niet aan tekstexegese gaan doen. Gekeken is naar de drie belangrijke elementen en afgesproken dat de vraag waar willen we eind 2017 als school maar ook als Carmelcollectief staan en wat is daar voor nodig? onderdeel te laten zijn van de managementgesprekken en annex aan de schoolleidingendag: een eerste kennisalliantie van de docenten NE vindt plaats annex aan de schoolleidingendag. Deze kennisalliantie is door de docenten zelf georganiseerd en wordt als de opmaat gezien om te kijken of het werkt. Het is een eerste proeve wat betekent dat nog meer domeinen en allianties van elkaar kunnen leren. In dat kader is er een werkgroep vanuit de GMR samengesteld en deze werkgroep is vorige week met het CvB en het Bestuur van het Convent bijeen geweest. Afgesproken is dat de GMR met 2 à 3 thema s komt gerelateerd aan Koers en kwaliteitsontwikkeling waarbij men van elkaar kan leren. De GMR zal dit de laatste maanden van dit schooljaar voorbereiden zodat de inrichting voor volgend schooljaar kan plaatsvinden. 7. Rondvraag en sluiting De GMR vraagt het CvB, mede met het oog op het hoge ziekteverzuim, te heroverwegen als werkgever toch stichtingsbreed een aanbod te doen op sportgebied (sportschoolabonnement tegen een aantrekkelijke prijs). Het CvB zal hier op terugkomen. 6

7 Tot slot wordt kort gesproken over de brief die het CvB heeft ontvangen met betrekking tot het probleem rond ISK in Gouda. Het CvB herkent en erkent het probleem en de urgentie en zal de brief snel formeel beantwoorden. Vervolgens sluit de voorzitter de vergadering onder dank voor ieders aandacht. Deventer, 24 mei