bijlage 2 Nota Waardering en afschrijving

Transcriptie

1 bijlage 2 Nota Waardering en afschrijving

2 Inleiding 1. Investeren 1.1. Algemeen 1.2. Aanvragen en uitvoeren investeringen 2. Activeren 2.1. (On)mogelijkheid tot activeren 2.2. Verschillende regels voor verschillende activa 3. Waarderen 3.1. Methoden van waardering 3.2. Op- en afwaarderen 4. Afschrijven 4.1. Methoden van afschrijven 4.2. Basis voor afschrijvingen 4.3. Moment van afschrijven 4.4. Afschrijvingstermijnen 4.5. Renteberekening 5. Implementatie activabeleid 5.1. Financiële consequenties beleidswijzigingen 5.2. Inpassing in de planning & controlcyclus 5.3. Ingangsdatum 5.4 Hardheidsclausule 6. Recapitulatie uitgangspunten Bijlage I: Afschrijvingstermijnen Woudrichem 2

3 Inleiding Met ingang van 1 januari 2004 is het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) in werking getreden. In het BBV worden nadere regels gesteld voor waardering en activering. Op basis van het BBV heeft de raad op 2 december 2003 de Financiële verordening gemeente Woudrichem vastgesteld. In artikel 10 is bepaald dat het college regels in acht neemt bij het investeren, activeren en waarderen. Deze nota waardering en afschrijving geeft een nadere uitwerking hiervan. Deze nota is daarmee een instrument waarmee wordt vastgelegd hoe de gemeentelijke investeringen eenduidig te behandelen. De nota geeft beleidskaders over investeren, activeren, waarderen en afschrijven. De opzet van de nota is conform deze volgorde. Ook de (bestaande) inpassing van deze beleidskaders in de gemeentelijke planning & controlcyclus is vastgelegd. In de nota wordt de bestaande praktijk ten aanzien van activeren, waarderen en afschrijven vastgelegd. Als bijlage is opgenomen een schema met afschrijvingstermijnen voor activa in Woudrichem. 3

4 1. Investeren 1.1. Algemeen Investeringen zijn uitgaven voor het verwerven of produceren van duurzame goederen, waarvan het nut zich over meerdere jaren uitstrekt. De meest voorkomende investeringen van de gemeente hebben betrekking op uitgaven in verband met bouw, aankoop, verbouw en/of verbetering van gebouwen, aanleg en reconstructie van wegen, riolering en de accommodaties op gebied van onderwijs, sport, cultuur en recreatie. Om pragmatische redenen wordt vaak een minimumomvang aangehouden bij het begrip investering. Dit is op grond van algemeen aanvaarde bedrijfseconomische beginselen toegestaan. De redenen zijn onder meer: a. het activeren brengt extra administratieve werkzaamheden met zich mee; b. een toename van het aantal boekingen en lange investeringslijsten dragen niet bij aan de leesbaarheid van verslagleggingstukken. In Woudrichem wordt van een investering gesproken als het gaat om een begrote uitgave van minimaal met een meerjarig nut, tenzij het gronden of terreinen betreft. Dit bedrag betreft de uitgave waarop de eventuele verrekenbare of compensabele BTW al in mindering is gebracht. Wanneer gronden separaat opgenomen zijn worden deze ongeacht het bedrag geactiveerd, m.u.v. gronden welke betrekking hebben op de grondexploitatie. Gronden welke betrekking hebben op de grondexploitatie worden opgenomen onder de voorraad gronden. De grondexploitatie komt in deze nota niet aan de orde, hiervoor wordt een nota grondbeleid opgesteld. De BBV kent een 2-tal soorten investeringen: - Investeringen met economisch nut, deze zijn verhandelbaar of kunnen bijdragen aan het genereren van middelen. - Investeringen met maatschappelijk nut voldoen aan de criteria om te investeren, echter deze zijn niet verhandelbaar of dragen niet bij aan het genereren van middelen. In sommige gevallen is het moeilijk om onderscheid te maken tussen investeringen en grote uitgaven die niet of wel kunnen worden geactiveerd. Criteria hiervoor zijn meerjarig nut, financiële omvang en levensduurverlenging of capaciteitsverbetering. Uitgaven kunnen dan worden onderscheiden in klein onderhoud, groot onderhoud en investeringen (nieuw of vervanging). Klein onderhoud komt jaarlijks terug en wordt daarom uit de jaarlijkse budgetten bekostigd. Groot onderhoud betreft zaken die eens in de zoveel jaar moeten gebeuren. Naar de geest van het BBV horen deze lasten niet te worden geactiveerd. Voor de dekking van deze lasten bestaat de keuze uit het vormen van een voorziening of dekking via de exploitatie. Deze dekking geldt ook voor groot onderhoud dat is opgenomen in beheerplannen. De voorkeur geniet het om een meerjarenonderhoudsplan op te stellen en op grond van deze onderbouwing een voorziening te vormen. Nieuwe uitgaven met een meerjarig nut en het compleet vervangen van investeringen (vervangingen en reconstructies) vormen wel investeringen als ze meer kosten dan Aanvragen en uitvoeren investeringen De bevoegdheid voor het toekennen van investeringskredieten berust bij de raad. Bij de kadernota maakt de raad een integrale afweging van de voorstellen tegen de middelen die hij hiervoor beschikbaar wil en kan stellen. 4

5 Bij het bespreken van de kadernota en de begroting vindt een integrale afweging plaats tussen bestaand beleid en nieuw beleid. Alle vervangingsinvesteringen, exploitatielasten van bestaand beleid, nieuwe investeringen en exploitatielasten van nieuw beleid worden tegen elkaar afgewogen. De gehonoreerde investeringen worden vervolgens in de begroting opgenomen Investeringen mogen niet hoger uitvallen dan het krediet dat door de raad beschikbaar is gesteld. Omgekeerd blijven overgebleven middelen beschikbaar, voor datgene waar de raad het voor bestemd heeft, zolang de raad geen nieuw besluit heeft genomen over deze middelen. Dit wordt verder uitééngezet in hoofdstuk 5 van deze nota. Verschuiven van bedragen tussen de exploitatie en de staat van activa is niet toegestaan omdat het dan een uitwisseling zou zijn van een korte termijnlast en een lange termijnlast. 5

6 2. Activeren 2.1. (On)mogelijkheid tot activeren Activeren is het als bezitting / vermogensobject op de balans opnemen van aangeschafte of vervaardigde zaken die langer dan één jaar tot de beschikking van de gemeente staan. In het BBV zijn in hoofstuk V verschillende regels opgenomen over activeren. Sommige regels zijn algemeen, maar er zijn ook specifieke regels die gelden voor de verschillende categorieën vaste activa. Volgens art. 59 en 62 van het BBV moeten alle investeringen worden geactiveerd voor het bedrag van de investering. Tenzij het een investering is van maatschappelijk nut, deze mogen worden geactiveerd. De commissie BBV heeft de stellige uitspraak gedaan dat kosten van (klein en groot) onderhoud niet levensduurverlengend zijn en dus niet geactiveerd mogen worden 2.2. Verschillende regels voor verschillende activa In het BBV (art. 33) wordt bij de vaste activa onderscheid gemaakt in: 1. immateriële vaste activa; 2. materiële vaste activa en 3. financiële vaste activa. Voor deze onderdelen gelden verschillende regels bij het al dan niet activeren. 1. Immateriële vaste activa worden in het BBV gedefinieerd als: a. kosten verbonden aan het sluiten van geldleningen en het saldo van (dis)agio. b. kosten van onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief. De kosten kunnen als (een afzonderlijk) actief worden opgenomen als ze voldoen aan de volgende voorwaarden: 1. het voornemen bestaat het actief te gebruiken of te verkopen; 2. de technische uitvoerbaarheid om het actief te voltooien staat vast; 3. het actief zal in de toekomst economisch of maatschappelijk nut genereren; 4. de uitgaven die aan het actief zijn toe te rekenen kunnen betrouwbaar worden vastgesteld. Immateriële vaste activa zijn van maatschappelijk nut, de BBV raad dan ook aan om deze direct ten laste van het resultaat te laten komen. In Woudrichem activeren we de immateriële vaste activa niet. 2. Voor materiële vaste activa wordt onderscheid gemaakt in: a. investeringen met een economisch nut. Deze investeringen zijn verhandelbaar en/of kunnen bijdragen aan het genereren van middelen. Een deel van de gemeentelijke investeringen heeft een economische waarde omdat gemeenten prijzen en tarieven voor diensten kunnen vragen, waardoor deze verkocht kunnen worden of rendabel kunnen zijn. Voorbereidingskosten vormen één geheel met de kosten die tot de investering worden gerekend. Wanneer er na de voorbereiding alsnog besloten wordt niet te investeren komen deze voorbereidingskosten ten laste van de exploitatie. Investeringen met een economisch nut die niet mogen worden geactiveerd zijn kunstvoorwerpen van cultuurhistorische waarde, voor zover ze niet bedoeld zijn voor verkoop. Software neemt in de jaarrekening van gemeenten een bijzondere plaats in. Het is eigenlijk immaterieel van aard, maar geen immaterieel vast actief omdat die beperkt zijn tot een tweetal specifieke activa die in artikel 34 zijn genoemd. Software is naar de mening van de commissie BBV echter wel een actief met een 6

7 meerjarig economisch gebruiksnut, zodat het onwenselijk is om software niet te activeren. Daarom heeft de commissie BBV besloten om de stellige uitspraak te doen dat software, of gebruiksrechten op software, te zien als een materieel vast actief met een economisch nut. Dit betekend dat de directe kosten van software mogen worden geactiveerd en de implementatiekosten, de opleidingskosten mogen niet worden geactiveerd. b. investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut. Op grond van art. 59, lid 4 van het BBV mogen investeringen met een maatschappelijk nut worden geactiveerd voor zover ze gedaan worden in de openbare ruimte. Gewenst is het om de maatschappelijke investeringen niet te activeren. Onder activa met een meerjarig maatschappelijk nut worden in Woudrichem verstaan investeringen in aanleg van: (inrichting van) wegen, straten, pleinen, civiele kunstwerken, en kunstwerken. Dit zijn dan ook de enige maatschappelijke investeringen die in Woudrichem geactiveerd mogen worden. 3. Financiële vaste activa zijn volgens het BBV: a. kapitaalverstrekkingen aan deelnemingen, gemeenschappelijke regelingen en overige verbonden partijen; b. leningen aan woningbouwcorporaties, deelnemingen en overige verbonden partijen; c. overige langlopende geldleningen; d. overige uitzettingen met een rentetypische looptijd van één jaar of langer; e. bijdragen aan activa in eigendom van derden. De onder a t/m d genoemde financiële vaste activa moeten altijd worden geactiveerd. De gemeente ondervindt van bijdragen aan activa in eigendom van derden geen baten en kan ook niet over de investering beschikken, zolang de betreffende derde zich aan de overeenkomst houdt. Het activeren van deze bedragen draagt niet bij aan een correct inzicht in de vermogenspositie van de gemeente. Woudrichem activeert in beginsel daarom geen activa in eigendom van derden. Uitzonderingen in geval van bijzondere projecten met grote bedragen worden in een raadsvoorstel onderbouwd. Er moet dan wel aan de volgende voorwaarden zijn voldaan: 1. er is sprake van een investering door een derde; 2. de investering draagt bij aan de publieke taak; 3. de derde heeft zich verplicht tot het daadwerkelijk investeren, op een wijze zoals is overeengekomen; 4. de bijdrage kan worden teruggevorderd als de derde in gebreke blijft of de gemeente kan anders recht doen gelden op activa die samenhangen met de investering. Binnen de gemeente Woudrichem betreft dit met name de inrichting van basisscholen. Voor leningen en aandelen geldt de ,- eis niet. 7

8 3. Waarderen 3.1. Methoden van waardering Alle activa die op de balans worden opgenomen vertegenwoordigen een zekere waarde. Het BBV geeft ook hiervoor een aantal regels. In art. 63 BBV is de hoofdregel opgenomen dat vaste activa worden gewaardeerd tegen verkrijgings- of vervaardigingsprijs. Gekochte vaste activa worden gewaardeerd tegen de verkrijgingprijs: de inkoopprijs (exclusief compensabele BTW) en de bijkomende kosten. Zelfgeproduceerde vaste activa worden gewaardeerd tegen de vervaardigingprijs onder aftrek van de gepleegde afschrijvingen. De vervaardigingprijs bestaat uit de aanschaffingskosten van de gebruikte grond- en hulpstoffen en de overige kosten, die rechtstreeks aan de vervaardiging kunnen worden toegerekend. Bovendien kunnen hierin ook worden opgenomen een redelijk deel van de indirecte kosten. Uren worden in Woudrichem op basis van reële urenverantwoording toegerekend aan de investering. Frictiekosten als bijvoorbeeld kosten voor organisatieonderzoek, verhuiskosten, tijdelijke huisvestingskosten en opleidingskosten worden niet toegerekend aan het activum. Financiële activa moeten tegen nominale waarde worden gewaardeerd, met uitzondering van de bijdragen aan activa in eigendom van derden. Als deze bijdragen in uitzonderingsgevallen worden geactiveerd geldt hiervoor de historische kostprijs als basis. Voor in erfpacht uitgegeven gronden geldt de uitgifteprijs van de eerste uitgifte als verkrijgingsprijs. Van activa waarvan de bestemming verandert wordt de actuele waarde van de nieuwe bestemming in de toelichting op de balans opgenomen (art. 63, lid 5). Indien de marktwaarde van de activa lager is dan de verkrijgings- of vervaardigingsprijs (art. 65, lid 2) dient er afgewaardeerd te worden naar de lagere marktwaarde Op- en afwaarderen In het BBV is bepaald dat verwerking van duurzame waardevermindering van vaste activa onafhankelijk van het resultaat gebeurt. Het gaat dan bijvoorbeeld om nieuwe inzichten in de gebruiksduur van activa, aantasting van het vermogen van deelnemingen, buitengebruikstelling of vervuiling van grond. Er ontstaat een boekwinst als een actief wordt verkocht tegen een prijs die hoger is dan de resterende boekwaarde op het moment van verkoop. Deze boekwinst moet worden verwerkt als incidentele bate in de jaarrekening en mag niet worden verrekend met de boekwaarde van een actief dat ter vervanging wordt aangeschaft. 8

9 4. Afschrijven Het BBV schrijft het stelsel van baten en lasten voor. Dit houdt in dat baten en lasten worden opgenomen in het jaar waaraan ze kunnen worden toegerekend, ook al hebben ze in dat jaar niet tot daadwerkelijke uitgaven of inkomsten geleid. Op deze manier vindt er een matching plaats van de lasten versus de baten die hier tegenover staan. Afschrijvingen vormen een onderdeel van de lasten waar geen uitgaven tegenover staan. Afschrijving is het in de administratie tot uitdrukking brengen van de waardevermindering van een goed dat als een investering is geactiveerd. De afschrijving komt ten laste van de jaarlijkse exploitatie; op deze manier wordt ook het meerjarig nut van de investering zichtbaar gemaakt Methoden van afschrijven Voor afschrijving bestaan verschillende methoden. Het BBV laat gemeenten vrij in de keuze van een methodiek. In de praktijk maken de meeste gemeenten gebruik van de lineaire en/of annuïteiten methode. Lineair afschrijven wil zeggen dat de afschrijving een vast bedrag per jaar is. Als gevolg van deze methode daalt de boekwaarde met een constante factor, zodat de rentelasten in de loop der tijd afnemen. Hierdoor daalt ook de totale kapitaallast (rente + afschrijving) van de betreffende investering. Annuïtaire afschrijving gaat uit van een gelijkblijvende jaarlijkse kapitaallast. De rentelast daalt gedurende de gebruiksperiode steeds sneller, waardoor het gedeelte voor afschrijving omgekeerd evenredig stijgt. Deze methode leent zich vooral in situaties waarbij de kosten -al dan niet via een uurtarief- worden doorbelast. Deze methode voorkomt dat sterke afwijkingen ten opzichte van voorgaande jaren leiden tot sterke wisselingen in tarieven etc. Ook wordt deze methode toegepast als er een (rijks)vergoeding tegenover staat die ook gebaseerd is op de annuïteiten methode. Bij de annuïteiten methode is het wel van belang dat er door veroudering geen sprake is van sterke stijging van onderhoudslasten. In die gevallen is het beter om te kiezen voor de lineaire methode. Woudrichem gebruikt zowel de lineaire als de annuïteiten methode voor afschrijvingen. Waarbij er alleen voor de annuïtaire afschrijvingssystematiek gekozen kan worden indien er een gegronde reden voor is. Annuïtair afschrijven gebeurt op dit moment bij bestaande investeringen voor: - Milieustation - Begraafplaatsen Afschrijvingen mogen alleen om gegronde redenen op andere grondslagen geschieden dan in het voorafgaande boekjaar (art. 64 BBV), zodat het financiële verloop van jaar tot jaar kan worden gevolgd. Uitgaande van een consistente bedrijfsvoering blijft daarom de huidige methode van afschrijven gehandhaafd. Bovendien geldt de gelijktijdige stelselmatigheid. Dit houdt in dat gelijksoortige activa gemeentebreed op dezelfde wijze worden gewaardeerd en afgeschreven. In deze nota is hieraan invulling gegeven door eisen te stellen aan de waardering (historische kostprijs, geen restwaarde) en een afschrijvingstabel te hanteren met voorgeschreven afschrijvingstermijnen. Afschrijvingen vinden onafhankelijk van het resultaat van de exploitatierekening plaats. Dit geldt ook voor afschrijvingen als gevolg van verwachte duurzame waardeverminderingen van vaste activa. In uitzondering hierop mogen op vaste activa met een maatschappelijk nut in de openbare ruimte wel extra, dus afhankelijk van het resultaat van de exploitatierekening, afschrijvingen plaatsvinden (art.64 lid 4 BBV). 9

10 4.2. Basis voor afschrijvingen Om te bepalen over welk bedrag afgeschreven werd konden gemeenten in het verleden kiezen tussen de bruto en de netto methode, gebaseerd op de bruto dan wel de netto kostprijs van de investeringen. De netto methode houdt in dat de ontvangen bijdragen van derden en/of daarvoor ingestelde bestemmingsreserves in één keer in mindering komen op de kostprijs. Bij de bruto methode vallen deze in delen vrij gedurende de gehele afschrijvingstermijn, ter compensatie van de hogere bedragen voor rente en afschrijving. De netto methode mag volgens het BBV alleen nog worden toegepast bij investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut. Voor alle overige investeringen geldt dat bestemmingsreserves niet in mindering mogen komen op het investeringsbedrag, maar vrijvallen gedurende de afschrijvingstermijn. Als het voornemen bestaat om een actief tot het eind van de mogelijke gebruiksduur te benutten, zal er over het algemeen geen sprake zijn van een restwaarde. Bij rollend materieel komt het regelmatig voor dat de betreffende activa worden ingeruild, en dat hier een waarde tegenover staat. Vanwege het voorzichtigheidsprincipe wordt niet gerekend met restwaarden Moment van afschrijven De commissie BBV doet de aanbeveling op te nemen wanneer met het afschrijven van een nieuw kapitaalgoed wordt begonnen. Mogelijke keuzes hierbij: óf in het jaar waarin het kapitaalgoed gereed komt/verworven wordt en vanaf het moment dat het door de gemeente in gebruik kan worden genomen, óf medio het begrotingsjaar waarin het gereed komt/verworven wordt, óf in het begrotingsjaar dat volgt op het jaar waarin het gereed komt/verworven wordt. Er is een aantal mogelijke momenten waarop met afschrijven kan worden begonnen. De bovenstaande drie momenten zijn alle acceptabel. De gemeente Woudrichem hanteert de consistente gedragslijn en start met afschrijving in het begrotingsjaar dat volgt op het jaar waarin het nieuwe kapitaalgoed gereed komt/verworven wordt (keuze 3) Afschrijvingstermijnen De te hanteren afschrijvingstermijn voor een bepaald actief is op grond van het BBV (art.64 lid 3) afhankelijk van de verwachte toekomstige gebruiksduur. Die gebruiksduur kan zijn de technische gebruiksduur (termijn dat een actief technisch gezien meegaat) of de economische gebruiksduur (termijn tot een actief economisch verouderd is). In praktijk wordt in Woudrichem de afschrijvingstermijn gesteld op de economische gebruiksduur, omdat deze vrijwel altijd de kortste is. Uitgangspunt is dat deze in de tabel met afschrijvingstermijnen zijn opgenomen. De componentenbenadering houdt in dat de verschillende onderdelen van een actief afzonderlijk worden geactiveerd en dat op deze onderdelen wordt afgeschreven op basis van de voor dat onderdeel geldende gebruiksduur. Indien de opbouw van een brandweerauto minder lang meegaat dan het onderstel, kunnen beide componenten gedurende een verschillende looptijd worden afgeschreven. De betreffende onderdelen dienen dan wel afzonderlijk in de activa-administratie te worden opgenomen. De commissie BBV beveelt uit praktische overwegingen aan om deze benadering en de daarbij horende opsplitsing in de activa-administratie te beperken, en desgewenst alleen toe te passen bij investeringen 10

11 met een economisch nut. Als de componentenbenadering wordt toegepast heeft dit ook consequenties voor de mogelijkheid tot het al dan niet instellen van voorzieningen. Binnen de gemeente Woudrichem vindt integrale afschrijving, en dus geen componentenmethode, plaats van de investeringen, afgestemd op de gemiddelde verwachte gebruiksduur op basis van de economische levenduur. Enkele afschrijvingstermijnen zijn in regelgeving aangegeven: Op gronden en terreinen vindt geen afschrijving plaats, omdat dergelijke activa geen beperkte gebruiksduur hebben; Grond die opgenomen is in de grondexploitaties wordt gebruikt als productiemiddel en dus beschouwd als voorraad (vlottende activa). De boekwaarde van deze grond wordt terugverdiend door grondverkoop of door middel van het treffen van een voorziening ten laste van de exploitatie gebracht. Activering en afschrijving is hierbij dus niet aan de orde; In de bijlage is een afschrijvingstabel opgenomen voor typen activa. De tabel is niet limitatief en kan indien gewenst worden aangevuld, waarbij het uitgangspunt geldt dat de afschrijvingstermijn overeenkomt met de economische gebruiksduur en er gelijktijdige stelselmatigheid is Renteberekening Voor de toerekening van rente aan investeringen gebruikt de gemeente de renteomslag. Dit is het rentedeel in de kapitaallasten. Deze rentelasten worden doorberekend in de kostprijs van de gemeentelijke taken om een reëel beeld te schetsen van de kosten. Door de netto rentelasten voor de gemeente te verdelen (om te slaan) over alle investeringen maakt het geen verschil of een investering wordt gefinancierd door eigen of door vreemd vermogen. De renteomslag wordt uitgedrukt als percentage, dat onder meer afhangt van de rente die aan de reserves wordt toegerekend, de rente op bestaande leningen en de renteverwachting voor de komende jaren. In beginsel is de gehanteerde rentepercentage 5%. De activa waaraan op basis van een afwijkende afschrijvingmethode, kosten doorbelasting etc. een vast (afwijkend) rentepercentage wordt toegerekend, worden in de berekening van de renteomslag afzonderlijk tot uitdrukking gebracht. Bij de toepassing van het renteomslagpercentage kan/zal een verschil ontstaan tussen de werkelijke rentekosten en de omslagrente. Dit wordt als calculatieverschil verantwoord ten laste of ten gunste van product 914 Geldleningen en uitzettingen > 1 jaar. Door deze methode wordt bereikt dat de verschillen in de rentekosten niet over een groot aantal producten worden omgeslagen, maar geconcentreerd verantwoord en geanalyseerd kunnen worden. De rente wordt berekend op basis van de waarde per van het betreffende boekjaar. 11

12 5. Implementatie activabeleid 5.1. Financiële consequenties beleidswijzigingen De financiële gevolgen van de wijzigingen die deze nota waardering en afschrijving met zich meebrengt worden hier uiteen gezet. Voor 2008 heeft dit als gevolg dat er een éénmalige last genomen dient te worden van ,- Dit wordt gedekt door onttrekkingen uit reserves en voorzieningen, zoals hieronder aangegeven. - Voorziening riolering ,- - Amortisatiereserve ,- Dit levert meerjarig een voordeel op t.g.v. de voorziening riolering Voorziening riolering Inpassing in de planning & controlcyclus De planning & controlcyclus geeft in Woudrichem een concrete invulling aan de jaarlijkse opeenvolging van plannen, begroten en verantwoorden. De jaarlijkse cyclus begint met de kadernota. Bij de behandeling van de kadernota wordt nog geen toestemming gegeven om de investeringen uit te voeren. Deze toestemming volgt bij het vaststellen van de programmabegroting door de raad in november. Voor de vervangingsinvesteringen worden de benodigde kredieten gelijktijdig bij de vaststelling van de begroting beschikbaar gesteld. Voor de investeringen voor nieuw beleid worden steeds afzonderlijke voorstellen aan de gemeenteraad gedaan. In de (bijlagen behorend bij de)begroting wordt per investering vermeld de boekwaarde bij aanvang van het begrotingsjaar, de afschrijvingstermijn en -lasten, de actuele stand van zaken van investeringen in uitvoering, welke activa buiten gebruik worden gesteld, welke activa worden afgevoerd en welke activa een duurzame waardevermindering ondergaan. Voor zover van belang leggen budgethouders en college verantwoording af over de voortgang van de investeringen. Dit als er sprake is van afwijkingen op bijvoorbeeld het geplande en gerealiseerde investeringsbedrag, een verklaring voor de eventuele afwijkingen ten opzichte van de begroting en de (herziene) geplande uitvoering in het begrotingsjaar. In tussenrapportages wordt over over- en onderschrijdingen verantwoording afgelegd op het abstractieniveau van de raad. Investeringen waarvoor tussentijds noodzaak ontstaat worden vooraf voorgelegd aan het college en de raad. De adviesnota en het raadsvoorstel die hiermee zijn gemoeid moeten in de onderbouwing dezelfde elementen bevatten als die in het investeringsplan. Ook bij de jaarrekening komen investeringen aan de orde. De toelichting op de balans moet volgens art. 51 BBV gegevens bevatten over de methode van afschrijving. Verder moet hier worden aangegeven welke 12

13 investeringen worden geactiveerd, op basis van welke afschrijvingsduur en welke reserves voor deze investeringen beschikbaar zijn. De aard en de omvang van alle waardeverminderingen is ook in de toelichting opgenomen. Tevens is in de jaarrekening een bijlage toegevoegd waarin de investeringskredieten worden genoemd, het budget, uitgaven en inkomsten en of deze afgesloten kunnen worden of mee moeten naar het volgende jaar. Art. 52 BBV bevat bepalingen over nadere onderverdeling van de materiële vaste activa. Uit een sluitend overzicht moet bovendien blijken, voor zover van toepassing: 1. De boekwaarde aan het begin van het begrotingsjaar; 2. De investeringen of desinvesteringen; 3. De afschrijvingen; 4. Bijdragen van derden direct gerelateerd aan een actief; 5. Afwaarderingen wegens duurzame waardeverminderingen; 6. De boekwaarde aan het eind van het begrotingsjaar. In aanvulling hierop wordt onder de bijlagen voor alle investeringen een inhoudelijke toelichting, het investeringsbedrag, welke activa worden afgesloten en welke investeringen worden overgebracht naar het volgende begrotingsjaar. Grondexploitaties nemen in Woudrichem een aparte plaats in wat betreft de planning & controlcyclus. Deze worden daarom in deze nota niet meegenomen. Hiervoor wordt verwezen naar de nota grondbeleid. De verantwoordelijkheid voor investeringen ligt bij de betreffende budgethouders. De afdeling Middelen zal vanuit haar controltaak afwijkingen signaleren en de budgethouders adviseren over de concrete werkwijze. Het is van belang dat het beleid zelf actueel blijft. Daarom is het nodig dat ook de uitgangspunten en beleidskeuzes met enige regelmaat worden getoetst op actualiteit. Een actualisatie en eventueel herziening van deze nota vindt eens in de 4 jaar plaats, of eerder indien nodig Ingangsdatum De ingangsdatum voor het beleid uit deze nota is 1 januari De afschrijvingssysteem wordt dan ook per die datum gewijzigd voor alle activa. Overige wijzigingen gelden voor nieuwe investeringen vanaf Hardheidsclausule Het college kan indien er een gegronde reden voor is in individuele gevallen afwijken van de nota waardering en afschrijving. Hierbij dient echter wel rekening gehouden te worden met de mogelijkheden die de wet, BBV (incl. vraag en antwoord rubriek) en overige relevante wetgeving met zicht meebrengt. 13

14 6. Recapitulatie uitgangspunten Investeren 1. In Woudrichem wordt van een investering gesproken als het gaat om een begrote uitgave van minimaal met een meerjarig nut. Dit bedrag is exclusief eventuele verrekenbare of compensabele BTW; 2. Het verschuiven tussen investeringskredieten in omvang, type uitgave of tijd is in principe niet mogelijk; tenzij de raad hierover een besluit neemt; 3. Afwijkingen zijn alleen toegestaan als de raad toestemming heeft gegeven voor of de beleidsafwijking of voor de kredietoverschrijding. Activeren 1. Alle investeringen met een economisch nut worden geactiveerd voor het bruto bedrag van de investering; 2. Investeringen met een (meerjarig) maatschappelijk nut worden niet geactiveerd met uitzondering van (inrichting van) wegen, straten, pleinen, civiele kunstwerken.; 3. Kosten van (klein en groot) mogen niet worden geactiveerd; 4. Voorbereidingskredieten voor een bepaald actief vormen een geheel met het actief; 5. Kunstvoorwerpen van cultuurhistorische waarde mogen, voor zover ze niet zijn bedoeld voor verkoop, niet worden geactiveerd; 6. Software en gebruiksrechten van software worden door de commissie BBV gezien als een materieel vast actief met een economisch nut en moeten om die reden worden geactiveerd. Implementatiekosten worden geactiveerd, opleidingskosten mogen niet worden geactiveerd. 7. Bijdragen aan activa in eigendom van derden worden in principe niet geactiveerd. Tenzij er gegronde redenen v oor zijn, of het inrichting van een onderwijslocatie betreft. Waarderen 1. Vaste activa worden gewaardeerd tegen historische kostprijs; 2. Uren worden op basis van reële urenverantwoording toegerekend aan de investeringen. 3. Financiële activa worden tegen nominale waarde gewaardeerd; 4. Voor in erfpacht uitgegeven gronden geldt de uitgifteprijs van de eerste uitgifte als historische kostprijs. Voor grond in eeuwig durende erfpacht geldt de registratiewaarde; 5. Van activa waarvan de bestemming verandert wordt de actuele waarde van de nieuwe bestemming in de toelichting op de balans opgenomen; 6. Activa worden tegen de marktwaarde gewaardeerd indien de marktwaarde lager is dan de historische kostprijs; 7. Verwerking van duurzame waardevermindering van vaste activa gebeurt onafhankelijk van het resultaat. Afschrijven 1. Afschrijvingen vinden in beginsel onafhankelijk van het resultaat van de exploitatierekening plaats; 2. Op gronden en terreinen wordt niet afgeschreven tenzij het 1 geheel is met het gerealiseerde; 3. In Woudrichem wordt in beginsel op nieuwe investeringen lineair afgeschreven. Afschrijving op basis van de annuïteiten methode vindt plaats: -als dit wenselijk is voor de egalisatie bij doorberekening (aan derden) van kosten via een tarief); -als tegenover de kapitaallasten een vergoeding wordt ontvangen die gebaseerd is op de annuïteiten methode; -bij jaarlijkse investeringen in de renovatie van sportvelden; 14

15 -in overige gevallen waarbij dit om moverende redenen wenselijk dan wel noodzakelijk is, waarbij de onderbouwing bij het investeringsvoorstel afzonderlijk wordt voorgesteld. 4. De netto afschrijvingsmethode mag alleen worden toegepast bij investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut. Bij investeringen met een economisch nut komen bijdragen van reserves niet in mindering op het investeringsbedrag; 5. Bij het bepalen van de hoogte van de afschrijving wordt geen rekening gehouden met een restwaarde van het actief. 6. In beginsel wordt afgeschreven vanaf het jaar dat volgt op het jaar waarin het nieuwe kapitaalgoed gereed komt/verworven wordt. 7. Inhaalafschrijvingen worden zodra de noodzaak hiervoor is ontstaan meegenomen bij de eerstvolgende tussenrapportage/jaarrekening; 8. Afschrijving vindt plaats op basis van de integrale methode afgestemd op de gemiddelde verwachte gebruiksduur op basis van de economische levensduur. 9. Een actief dat buiten gebruik wordt gesteld wordt op het moment van buiten gebruikstelling afgewaardeerd en dus vervroegd afgeschreven, als de restwaarde lager is dan de boekwaarde; 10. Aan de vaste activa in ontwikkeling wordt rente toegerekend naar de boekwaarde per 1 januari volgens de methodiek van renteomslag. 15

16 Bijlage I: Afschrijvingstermijnen Gemeente Woudrichem Materiële vaste activa Omschrijving Gronden en terreinen Grond in erfpacht Afschrijvingstermijn Niet afschrijven Looptijd erfpacht Gebouwen 40, oude onderwijsgebouwen 60 jaar Machines, Apparaten, Inventaris en installaties , o.b.v. bedrijfseconomische keuzes Noodgebouwen max 15, afhankelijk van werkelijke situatie Monumenten 25 Zwembaden: aanleg 25 Sportvelden aanleg 20 Begraafplaatsen 30 Milieustation 30 Straten, pleinen en parkeerplaatsen Civiele kunstwerken Inrichting straten, pleinen en parkeerpl. m.u.v. groen 25 voorkeur in 1 keer ten laste van het resultaat 25 voorkeur in 1 keer ten laste van het resultaat , o.b.v. bedrijfseconomische keuzes, voorkeur in 1 keer ten laste van het resultaat. Riolering Bouwkundig 50 (tenzij oud GRP dan 30) Mechanisch 15 (tenzij oud GRP dan 30) Havens, haventerreinen en kades (economisch nut) 25 Brandweerwagen 15 (Vracht- / Bestelauto s 8 Hard- en software 5 Communicatieapparatuur 5 Financiële vaste activa Omschrijving Bijdragen aan activa in eigendom van derden Geldleningen Aandelen Afschrijvingstermijn Afhankelijk van type activum Looptijd lening Niet afschrijven Wanneer er wordt geïnvesteerd in een bestaand actief wordt er op de nieuwe investering afgeschreven conform bovengenoemde termijnen met een maximum van het resterende afschrijvingstermijn van het hoofdactief. Voor activa welke betrekking hebben op begraafplaatsen en / of het Milieustation wordt er annuïtair afgeschreven, in alle andere gevallen gebeurt het lineair. 16