Inhoudsopgave nota activabeleid 2013

Transcriptie

1 NOTA ACTIVABELEID 2013

2

3 Inhoudsopgave nota activabeleid Inleiding Wettelijk kader Begripsbepaling 4 2 Activering van activa Materiële vaste activa Immateriële vaste activa Financiële vaste activa 7 3 Waardering van activa Waarderingsgrondslagen 8 4 Afschrijving van activa Afschrijvingstermijnen 10 Pagina 1 van 10

4 1 Inleiding In de Gemeentewet (artikel 212) is opgenomen dat de raad het financiële beleid vaststelt. Daarbij is aangegeven dat regels voor waardering en afschrijving van activa een expliciet onderdeel van dit financiële beleid uitmaken. Deze nota activabeleid bakent de formele kaders af, waarbinnen het college van B&W alsmede de ambtelijke organisatie dient om te gaan met investeringen en afschrijvingen. De uitgangspunten van deze nota worden onder andere zichtbaar in de P&C-cyclus: kadernota, begroting en jaarrekening. Voor wat betreft actualisatie van financiële beleidsnota's hanteert de gemeente Vaals een termijn van 4 jaren, met uitzondering van de nota reserves en voorzieningen die eens in de 2 jaren aan de raad wordt voorgelegd. De huidige nota activabeleid dateert uit 2009 en dient dus in 2013 geactualiseerd te worden. De ervaringen omtrent activabeleid die zijn opgedaan in de periode 2009 tot en met heden zijn in deze nota verwerkt. Het beleid op het terrein van de vaste activa wordt sterk ingekaderd door de voorschriften uit het BBV. Toch kan een gemeente op een aantal onderdelen eigen keuzes bepalen. Het activabeleid heeft een grote invloed op de exploitatie en de vermogenspositie van de gemeente. Een transparant activabeleid vormt één van de kaders voor het bepalen van de financiële positie en het financiële vermogen van de gemeente. Deze nota is om die reden niet alleen van bedrijfseconomisch belang, maar ook zeker bestuurlijk van belang. In de begroting bijvoorbeeld zien we de uitwerkingen van de nota activabeleid terug in de vorm van kapitaallasten (rente en afschrijving) van investeringen. Kapitaallasten van (reeds gepleegde) investeringen bedragen qua omvang ruim 14% van de begroting. Dus best een post om rekening mee te houden. Pagina 2 van 10

5 1.1 Wettelijk kader Het wettelijke kader rondom de vaste activa is opgenomen in het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) (artikelen 59 t/m 65). Het BBV geeft dwingende richtlijnen aan gemeenten hoe de financiële huishouding moet worden opgezet en ingericht, waaronder richtlijnen met betrekking tot de gemeentelijke investeringen en vaste activa. De eigen beleidsruimte voor een gemeente is toch aanwezig op een aantal onderdelen. In mei 2007 heeft de commissie BBV een notitie opgesteld, waarin stellige uitspraken staan opgenomen ten aanzien van de verkrijging / vervaardiging en onderhoud van kapitaalgoederen. Stellige uitspraken zijn dwingend, deze dienen te worden opgevolgd. In onderstaande tabel wordt weergegeven hoe de afgelopen tijd hiermee is omgegaan. Stellige uitspraak De boekwinst die wordt gerealiseerd bij het afstoten van een kapitaalgoed moet als incidentele bate in de jaarrekening worden verwerkt De kosten van (klein en groot) onderhoud zijn niet levensduurverlengend en mogen dus niet worden geactiveerd Voorzieningen die worden gevormd om de (grote) onderhoudslasten van een kapitaalgoed over een aantal jaren te egaliseren, kunnen alleen worden ingesteld en worden gevoed op basis van een beheersplan van het desbetreffende kapitaalgoed. Dit beheersplan dient periodiek te worden geactualiseerd Uitvoering gemeente Vaals Indien er sprake is van boekwinst bij het afstoten van een kapitaalgoed wordt deze als incidentele bate in de jaarrekening verwerkt. Dit is echter de afgelopen jaren niet meer voorgekomen. De laatste keer dateert uit 2008: verkoop gebouw Robbedoes. Vaals heeft de kosten van (klein en groot) onderhoud altijd middels onderhoudsplannen (v.w.b. wegen, rioleringen, gebouwen, openbare verlichting e.d.) financieel via de jaarlijkse exploitatie laten lopen. Dergelijke kosten zijn dus niet geactiveerd. Zoals blijkt uit de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen van de begroting 2013 heeft Vaals onderhouds- / beheersplannen op het terrein van gebouwen, wegen, rioleringen en openbare verlichting => De uitgaven op het vlak van onderhoud gebouwen worden geëgaliseerd middels de voorziening onderhoud gemeentelijke gebouwen en de uitgaven op het vlak van onderhoud wegen, openbare verlichting middels de voorziening infrastructuur. Zoals uit de tabel blijkt, heeft Vaals de afgelopen jaren gehandeld conform de notitie van de commissie BBV. Dit wordt vanzelfsprekend ook bij de uitvoering van deze geactualiseerde nota gecontinueerd. Pagina 3 van 10

6 1.2 Begripsbepaling Onderstaand worden een aantal begrippen nader gedefinieerd, die als kernbegrippen van deze nota worden gezien. Investering Investeringskrediet Activeren Investeringen met economisch nut Investeringen met maatschappelijk nut Afschrijven Kapitaallasten Afschrijvingsmethode Lineaire afschrijvingsmethode Het op de balans presenteren van de financiële waarde van het aangeschafte of vervaardigde kapitaalgoed, vanaf het moment dat de gemeente het economisch risico loopt en dat een meerjarig nut heeft. Een andere benaming hiervoor die vaak gebruikt wordt is kapitaaluitgave of actief. Investeringen zijn uitgaven waarvan het nut zich over meerdere jaren uitstrekt. Bedrag dat door de gemeenteraad beschikbaar is gesteld voor het doen van een investering. Het opnemen van investeringen op de balans. Het activeren van uitgaven houdt in dat in de toekomst jaarlijks kosten ten lasten van de exploitatie worden geboekt --> dit zijn de rente- en afschrijvingskosten (ook wel kapitaallasten genoemd). Investeringen die bijdragen aan de mogelijkheid middelen te verwerven en/of die verhandelbaar zijn. Het gaat hierbij nadrukkelijk om de mogelijkheid middelen te verwerven. Voorbeelden van investeringen met economisch nut zijn rioleringen (verwerving middelen d.m.v. rioolheffing) en gebouwen (verwerving middelen d.m.v. verkoop). Dit betreft investeringen die geen mogelijkheid hebben middelen te genereren maar wel duidelijk een publieke taak vervullen. Voorbeelden van investeringen met maatschappelijk nut zijn investeringen in wegen en groenvoorzieningen. Jaarlijks vermindert de waarde van een investering. Deze vermindering wordt afschrijving genoemd. Deze waardedaling wordt veroorzaakt door technische slijtage (technische levensduur) en/of economische veroudering (economische levensduur). Het af te schrijven bedrag hangt af van de gebruiksduur van de investering. Deze gebruiksduur bepaalt dan ook de afschrijvingstermijn en dus ook de hoogte van de afschrijvingslasten. Dit zijn de jaarlijks terugkerende lasten die samenhangen met de investeringen. De kapitaallasten bestaan uit afschrijvingen en rente. In de overheid worden er hoofdzakelijk 2 soorten afschrijvings-methoden gebruikt, te weten lineair en annuïtair. De gemeente Vaals hanteert de lineaire afschrijvingsmethode Jaarlijks wordt een vast bedrag afgeschreven. Doordat elk jaar de boekwaarde als gevolg van de afschrijving daalt, neemt ook de rente hierover jaarlijks af. De totale kapitaallasten (afschrijving + rente) nemen derhalve gedurende de levensduur jaarlijks geleidelijk af. Annuïtaire afschrijvingsmethode Er wordt zodanig afgeschreven dat de kapitaallasten gedurende de levensduur jaarlijks op hetzelfde niveau blijven. In de eerste jaren is het rente-aandeel relatief hoog en de Pagina 4 van 10

7 afschrijving beperkt, gedurende de looptijd wijzigt zich de verhouding tussen rente en afschrijving, terwijl de kapitaallast gelijk blijft. De boekhoudkundige afschrijving vindt met name in de laatste jaren plaats. Pagina 5 van 10

8 2 Activering van activa In onderstaande tabel is zichtbaar hoe activa zijn opgebouwd. In de balans is deze onderverdeling terug te vinden aan de debetzijde. Activa Vaste activa Vlottende activa Materiële vaste activa Immateriële vaste activa Financiële vaste activa Liquide middelen Vorderingen Voorraden * Investeringen met economisch nut * Investeringen met maatschappelijk nut * Kapitaalverstrekkingen * Kosten sluiten aan deelnemingen, geldleningen en gemeenschappelijke saldo agio en disagio regelingen en overige verbonden partijen * Kosten van onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief * Leningen aan woningbouwcorporaties, deelnemingen en overige verbonden partijen * Overige verstrekte langlopende leningen * Overige uitzettingen met een looptijd langer dan één jaar * Bijdragen aan activa in eigendom van derden * Contant geld * Giraal geld * Debiteuren * Onderhanden werken waaronder bouwgronden 2.1 Materiële vaste activa Binnen deze categorie wordt onderscheid gemaakt tussen investeringen met een economisch nut en investeringen met een maatschappelijk nut. Beide categorieën worden tevens apart vermeld in de balans. Zoals vermeld in het begrippenkader is het concrete verschil tussen deze investeringen dat investeringen met een economisch nut de mogelijkheid biedt middelen te genereren en/of verhandelbaar zijn en investeringen met een maatschappelijk nut niet. Investeringen met een economisch nut Volgens het eerste lid van artikel 59 van het BBV worden de investeringen met een economisch nut altijd geactiveerd. Dit geschiedt voor het volledige bedrag van de investering. Dit betekent dat reserves niet in mindering op het actief mogen worden gebracht. Dit geldt ook voor voorzieningen en eventuele boekwinsten. Volgens artikel 62 lid 2 mogen bijdragen van derden wél in mindering gebracht worden op de waardering van het actief, indien zij een directe relatie hebben met het actief. Investeringen met een maatschappelijk nut De wetgever is van mening dat het de voorkeur verdient om investeringen met een maatschappelijk nut niet te activeren. Echter, aangezien dit ertoe zou kunnen leiden dat gemeenten belangrijke investeringen niet meer zouden kunnen doen, mogen deze investeringen toch geactiveerd worden (artikel 59 lid 4 BBV). Indien de voorkeur van de wetgever op dit vlak namelijk strikt gevolgd zou worden, zou dit betekenen dat bijvoorbeeld bij de realisatie van het activiteitenplein ,= lasten in één keer ten laste van de begroting 2013 verantwoord hadden moeten worden. Om de lastendruk in de afschrijvingsjaren te voorkomen zal eerst gekeken worden investeringen met een maatschappelijk nut ten laste te brengen van de stelpost onvoorzien van het betreffende begrotingsjaar. Indien dit niet (meer) mogelijk blijkt zal de investering alsnog geactiveerd worden. Concreet: investeringen met een economisch nut: deze moeten worden geactiveerd; investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut: deze mogen worden geactiveerd. Pagina 6 van 10

9 Vanwege praktisch uitvoerbare redenen heeft het niet de voorkeur om de bovenstaande categorieën activa in alle gevallen te activeren. Daarom gelden de volgende 3 minimum eisen, waarbij de eerste eis voortvloeit uit het BBV en de andere twee afgeleid zijn uit gemeentelijke richtlijnen: er dient sprake te zijn van een meerjarig nut. Voor investeringen met een maatschappelijk nut zal gezien het karakter ervan (investeringen op het gebied van wegen, openbaar groen, pleinen, etc..) in nagenoeg alle gevallen hiervan wel sprake zijn. Voor investeringen met een economisch nut geldt dit lang niet altijd. Deze investeringen hebben als kenmerk dat ze gelden genereren of verhandelbaar moeten zijn. Bepaalde van dit soort activa hebben een beperkte gebruiksduur, zoals kantoorbenodigdheden, en zou het niet praktisch en logisch zijn om al deze activa te activeren; activa met een aanschafwaarde van minder dan worden niet geactiveerd. Deze activa worden in het jaar van aanschaf ten laste van de exploitatie gebracht. Boven een aanschafwaarde van maar minder dan kunnen de activa zowel ten laste van de exploitatie worden gebracht als worden geactiveerd. Investeringen met een economisch nut met een aanschafwaarde van meer dan dienen altijd te worden geactiveerd. Bij investeringen met een maatschappelijk nut zal eerst worden gekeken of de budgetruimte (stelpost onvoorzien) nog toereikend is. Indien dit niet het geval is zullen ook investeringen met een maatschappelijk nut worden geactiveerd. activa met een levensduur van 2 jaar of minder worden direct ten laste van de exploitatie gebracht, tenzij anders wettelijk voorgeschreven. 2.2 Immateriële vaste activa In artikel 34 van het BBV is opgenomen dat in de balans de immateriële vaste activa afzonderlijk worden opgenomen: kosten verbonden aan het sluiten van geldleningen en het saldo van agio en disagio; kosten van onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief. De eventuele kosten die verbonden zijn aan het sluiten van geldleningen (komen in zeer geringe mate voor) komen direct ten laste van de exploitatie. Kosten van onderzoek en ontwikkeling mogen alleen geactiveerd worden als voldaan wordt aan de volgende voorwaarden: het voornemen bestaat het actief te gebruiken of te verkopen; de technische uitvoerbaarheid om het actief te voltooien vast staat; het actief in de toekomst economisch of maatschappelijk nut zal genereren; de uitgaven die aan het actief zijn toe te rekenen betrouwbaar kunnen worden vastgesteld. Deze voorwaarden betekenen dat dergelijke kosten alleen dan mogen worden geactiveerd als de plannen betreffende het actief waarvoor de kosten gemaakt worden al redelijk omlijnd zijn, de plannen uitvoerbaar zijn en de kosten in te schatten. Ook is het van belang dat het daadwerkelijk om kosten ter voorbereiding van een investering gaat. Deze voorbereidingskosten zullen in de betreffende investeringsbegroting worden meegenomen, en uiteindelijk met het totaalbedrag van de investering worden geactiveerd. 2.3 Financiële vaste activa Ook de financiële vaste activa moeten zichtbaar gemaakt worden op de balans. Onder financiële vaste activa vallen kapitaalverstrekkingen, geldleningen aan derden en uitzettingen en bijdragen aan activa in eigendom van derden. Deze bijdragen aan derden mogen worden geactiveerd als voldaan wordt aan de volgende voorwaarden: er moet sprake zijn van een investering door een derde; de investering moet bijdragen aan de publieke taak; de derde moet zich verplicht hebben tot het daadwerkelijk investeren, op een wijze zoals is overeengekomen; de bijdrage moet kunnen worden teruggevorderd indien de derde in gebreke blijft of de gemeente anders recht kan doen gelden op de activa die samenhangen met de investering. Als vast staat dat aan alle voorwaarden wordt gedaan moet de gemeente de bijdrage behandelen als was het actief in kwestie in bezit van de gemeente. 1 Het gaat hier bijvoorbeeld om automatiseringsuitgaven (aanschaf pc's e.d.) --> uitgaven op dit vlak gelegen tussen tussen en worden ten laste van de reguliere jaarlijkse automatiseringsbudgetten gebracht. Pagina 7 van 10

10 3 Waardering van activa In het BBV is voorgeschreven dat activa worden gewaardeerd op basis van de verkrijgings- of vervaardigingsprijs (art. 63 BBV). De verkrijgingsprijs omvat de inkoopprijs en de bijkomende kosten. De vervaardigingsprijs omvat de aanschaffingskosten van de gebruikte grond- en hulpstoffen en de overige kosten, welke rechtstreeks aan de vervaardiging kunnen worden toegerekend. Aan de vervaardigingsprijs kunnen verder indirecte kosten en de rente over het tijdvak dat aan de vervaardiging van het actief kan worden toegerekend. Uitgangspunt is dat materiële vaste activa worden geactiveerd voor het bedrag van de investering (art. 62 lid 1 BBV). Eventuele compensabele / verrekenbare BTW wordt hierop in mindering gebracht. Bijdragen van derden (bijvoorbeeld subsidie van het Rijk of Provincie) mogen in mindering worden gebracht op het te activeren bedrag. Het BBV stelt dat er wel sprake moet zijn van een directe relatie met de investering, maar dat is veelal ook het geval (art. 62 lid 2 BBV). Eventuele reserves mogen alleen bij investeringen met maatschappelijk nut direct in mindering worden gebracht op het te activeren bedrag (art. 62 lid 3 BBV). Bij investeringen met economisch nut kunnen eventuele reserves wél worden aangewend ter (gedeeltelijke) dekking van de jaarlijkse kapitaallasten. 3.1 Waarderingsgrondslagen Materiële vaste activa De materiële vaste activa worden gewaardeerd tegen verkrijgings- of vervaardigingsprijs verminderd met de afschrijvingen. Investeringen met maatschappelijk nut zijn gewaardeerd tegen verkrijgings- of vervaardigingsprijs verminderd met de onttrekkingen aan reserves in verband met dit actief. Tevens zijn de berekende afschrijvingen in mindering gebracht. Immateriële vaste activa De eventuele kosten verbonden aan het sluiten van geldleningen worden direct ten laste van de exploitatie gebracht. De immateriële vaste activa zijn gewaardeerd tegen verkrijgings- of vervaardigingsprijs, verminderd met de op deze basis berekende afschrijvingen. De kosten van onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief worden lineair afgeschreven in ten hoogste vijf jaren. Financiële vaste activa Kapitaalverstrekkingen en deelnemingen, leningen, overige langlopende leningen en overige uitzettingen worden gewaardeerd tegen verkrijgingsprijs verminderd met aflossingen. Onder uitzettingen worden aandelen, obligaties, maar ook leningen en vorderingen verstaan. Het betreft in deze alleen uitzettingen met een looptijd langer dan één jaar. Voorraden Voorraden worden gewaardeerd tegen vervaardigingsprijs. Voorraden en deelnemingen moeten tegen de marktwaarde worden gewaardeerd, indien deze marktwaarde lager is dan de verkrijgings- of vervaardigingsprijs (art. 65 BBV). Dit laatste is met name van belang voor de grondexploitatie-projecten. Vorderingen De vorderingen zijn gewaardeerd tegen nominale waarde. Liquide middelen De liquide middelen zijn gewaardeerd tegen nominale waarde. Zij zijn direct opvraagbaar. Pagina 8 van 10

11 4 Afschrijving van activa Als een investering is geactiveerd dient op grond van artikel 64 lid 3 BBV daarop te worden afgeschreven 1. Afschrijven is het op methodische wijze volgens een stelsel dat is afgestemd op de toekomstige gebruiksduur ten laste van de exploitatie brengen van het kapitaalgoed. Afschrijvingsmethode In de gemeentelijke overheid zijn er hoofdzakelijk 2 afschrijvingsmethodes, te weten lineair en annuïtair (voor het onderscheid tussen deze 2 afschrijvingsmethodes zie de begripsbepaling op pagina 4 en 5). De gemeente Vaals werk met de lineaire afschrijvingsmethode. Dit heeft als voordeel dat de jaarlijkse kapitaallasten zullen afnemen. Doordat de boekwaarde van het actief daalt (middels de jaarlijkse afschrijvingen), neemt de rente (die berekend wordt over de boekwaarde) jaarlijks af. Componentenbenadering De componentenbenadering houdt in dat verschillende samenstellende delen van een materieel vast actief afzonderlijk worden afgeschreven op basis van het individuele waardeverloop van die delen. Per samenstellend deel kunnen de economische gebruiksduren namelijk verschillen. Aangezien investeringen met maatschappelijk nut niet verplicht zijn te activeren, en in beginsel het actief zo snel mogelijk wordt afgeschreven, geldt de componentenbenadering (opsplitising van een investering in componenten) alleen voor investeringen met economisch nut. De toepassing van de componentenbenadering kan worden geïllustreerd aan de hand van het verkrijgen van een kantoorpand: grond --> niet op afschrijven; gebouw --> afschrijving in 40 jaar; installaties (bijvoorbeeld verwarming) --> afschrijving in 15 jaar; inventaris --> afschrijving in 10 jaar. De kosten voor de te onderscheiden samenstellende delen worden op basis van bovenstaande opdeling afzonderlijk verwerkt en afgeschreven. In het voorbeeld kan na 15 jaar de vervanging van een cv-ketel opnieuw worden geactiveerd. Versneld (extra) afschrijven In paragraaf 2.1 is besproken wat de voorkeur van de wetgever is met betrekking tot het afschrijven van activa met een maatschappelijk nut: De wetgever is van mening dat het de voorkeur verdient om investeringen met een maatschappelijk nut niet te activeren. Echter, aangezien dit ertoe zou kunnen leiden dat gemeenten belangrijke investeringen niet meer zouden kunnen doen, mogen investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut toch geactiveerd worden (artikel 59 lid 4 BBV). Omdat het de voorkeur heeft dat deze activa niet worden geactiveerd, mag hierop versneld (extra) worden afgeschreven. De gemeente Vaals heeft tot op heden het aspect extra afschrijven een aantal keren toegepast (bijvoorbeeld in 2010 toen een deel van de Essent-gelden is gebruikt om activa maatschappelijk nut af te schrijven ad 2 miljoen). Een voorstel tot het versneld (extra) afschrijven van activa maatschappelijk nut wordt te allen tijde door het college van B&W ter goedkeuring aan de raad voorgelegd. In dit voorstel dient sowieso de financiële dekking van de extra afschrijving te worden aangegeven. Voor het afschrijven van activa met maatschappelijk nut gelden de volgende afschrijvingsrichtlijnen: afschrijvingstermijn mag nooit langer, maar wel korter, zijn dan de technische levensduur; afschrijvingstermijn mag nooit langer, maar wel korter, zijn dan de in paragraaf 4.1 opgenomen afschrijvingstabel vermelde termijnen; extra afschrijvingen zijn, na goedkeuring door de raad, toegestaan. Startmoment van afschrijven De afschrijving start op 1 januari van het jaar ná ingebruikname van een actief c.q. na afronding van een investering. Dit betekent dat er niet wordt afgeschreven in het jaar van afronding van een investering. Wél worden de rentelasten 1 Een uitzondering hierop is een geactiveerde investering in grond (op grond mag niet worden afgeschreven). Pagina 9 van 10

12 ten laste van de exploitatie gebracht in dat jaar. Gemakshalve wordt bij de berekening van de rente er van uitgegaan dat investeringen gereed komen op 1 juli van dat jaar. In dat jaar wordt een half jaar rente als last in de exploitatie genomen. In de volgende jaren wordt de rente berekend over de boekwaarde per 1 januari. 4.1 Afschrijvingstermijnen In onderstaande tabel wordt per categorie een overzicht gegeven van de meest voorkomende investeringen, met daaraan gekoppeld de nieuwe afschrijvingstermijn in jaren. De nieuwe afschrijvingstermijnen zijn conform de richtlijnen van de VNG en daarnaast ook BBV (Besluit Begroting en Verantwoording)-proof. Categorie Omschrijving Oud Nieuw Gronden Tuinaanleg / groenbeheer Sportpark velden Sportpark terrein Aankoop gronden 0 0 Gebouwen Nieuwbouw Openbare ruimte Verbouwing / renovatie / uitbreiding Terreinafrastering (hekwerk) Installaties (o.a. verwarming) Inventaris (meubilair) Telefooncentrale Aanleg / reconstructie van wegen, parkeerplaatsen, woonomgeving / pleinen, fiets- en voetgangerspaden Kunstwerken Speeltoestellen Aanbrengen verkeersvoorzieningen Vervanging openbare verlichting Aanleg riolering Voorzieningen Wagenpark < kg 5 7 Wagenpark > kg 5 12 Woonwagens Hardware (server e.d.) 5 5 Software (o.a. centrale balie, financiële administratie e.d.) Onderzoek Ontwikkelings- en onderzoekskosten Indien het kosten ter voorbereiding van een investering betreffen, zullen deze in de betreffende investeringsbegroting worden meegenomen, en uiteindelijk met het totaalbedrag van de investering worden geactiveerd. Pagina 10 van 10