Beleidsnota activeren en afschrijven

Transcriptie

1 Beleidsnota activeren en afschrijven versie januari

2 1. INLEIDING AANLEIDING DOELSTELLING WETTELIJK KADER LEESWIJZER ACTIVEREN WAARDERING VASTSTELLING FINANCIËLE WAARDE COMPONENTENBENADERING KAPITAALLASTEN INLEIDING AFSCHRIJVEN Afschrijvingstermijnen Afschrijving op gronden Methoden van afschrijving Wijziging van methode van afschrijving Extra afschrijven Restwaarde RENTE AANVANG KAPITAALLASTEN PROCEDURES AANVRAGEN EN AUTORISATIE INVESTERINGEN ONDERBOUWING AANGEVRAAGDE INVESTERINGEN SLOTBEPALINGEN CITEERTITEL WIJZIGING VAN DE NOTA HARDHEIDSCLAUSULE INWERKINGTREDING BIJLAGE 1: AFSCHRIJVINGSTERMIJNEN VOOR GEACTIVEERDE INVESTERINGEN BIJLAGE 2: SAMENVATTING VAN DE BESLISPUNTEN

3 1. Inleiding 1.1 Aanleiding De nieuwe financiële verordening gemeente Hollands Kroon 2012 (hierna: verordening 212) is in de raad van 22 maart 2012 vastgesteld. Deze verordening (opgesteld naar aanleiding van artikel 212 van de Gemeentewet) verplicht geen activabeleid. Toch is er behoefte om gemeentebreed op gelijke wijze met bepaalde situaties om te gaan. Bij het opstellen van deze nota zijn de voorwaarden zoals opgenomen in het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (hierna: BBV) als uitgangspunt gehanteerd. 1.2 Doelstelling De doelstelling van deze nota is het formuleren van beleid en vastlegging van gelijke regels voor: waardering van activa investeringen kapitaallasten. 1.3 Wettelijk kader De Beleidsnota activeren en afschrijven is in de eerste plaats bedoeld als instrument voor de kader stellende rol van de raad. Deze nota sluit aan bij de Gemeentewet (artikel 212) en het BBV. Per hoofdstuk worden de van toepassing zijnde wetsartikelen genoemd en toegelicht. Daar waar het BBV ruimte biedt aan eigen invulling door de gemeente, wordt in deze nota een uitspraak gedaan over deze invulling. 1.4 Leeswijzer In deze nota worden beslispunten weergegeven in omkaderde tekstvakken. In de voorafgaande teksten wordt een onderbouwing gegeven van het betreffende beslispunt. Een samenvatting van de beslispunten is opgenomen in bijlage 2. In hoofdstuk 5 worden procedures die voor activa gelden in kaart gebracht. Deze procedures vloeien voort uit de verordening

4 2. Activeren Er vindt activering plaats als er sprake is van een investering, waarvan het gebruiksnut zich over meerdere jaren uitstrekt. Uit een oogpunt van het in de hand houden van administratieve lasten is het van belang dat gemeenten op grond van artikel 212 van de Gemeentewet in de financiële verordening of in een nota activabeleid aangeven welke ondergrens zij hanteren voor het activeren van dergelijke investeringen. Hiervoor kan gebruik worden gemaakt van de volgende twee criteria: - een minimumbedrag waaraan een investering moet voldoen, en/of - een minimale gebruiksduur waaraan een investering moet voldoen. De commissie BBV doet de aanbeveling dat voor het activeren van investeringen aan tenminste één van de, of aan beide, criteria moet worden voldaan. Bij gemeenten is het gebruikelijk om investeringen met een gebruiksduur korter dan 3 jaar niet te activeren. In het BBV is geen indicatie gegeven met betrekking tot de ondergrens van te activeren posten. Boek 2 Titel 9 van het BW vermeldt echter in art dat, indien een post van te verwaarlozen betekenis is voor het wettelijk vereiste inzicht, er geen afzonderlijke vermelding hoeft plaats te vinden. Het gaat hierbij om relatief kleine investeringen met daarbij kleine bedragen aan afschrijving. Door deze investeringen in één keer ten laste van de exploitatie te brengen wordt dus veel administratief werk bespaard. Ook bevordert het de inzichtelijkheid van de staat van activa. In de gemeente Hollands Kroon is in artikel 8 lid 3 van de verordening 212 de ondergrens voor activeren aangegeven. Gronden en terreinen moeten altijd worden geactiveerd, maar hierop mag conform het BBV niet worden afgeschreven (zie ook paragraaf 4.2.2) Beslispunt 1: Investeringen met een levensduur van 2 jaar of minder of een aanschafwaarde lager dan de in de verordening 212 genoemde ondergrens niet activeren maar in één keer ten laste van de exploitatie brengen, met uitzondering van gronden en terreinen. Deze worden altijd geactiveerd. 4

5 3 Waardering 3.1 Vaststelling financiële waarde In artikel 62 van het BBV is bepaald dat alle vaste activa worden geactiveerd voor het bedrag van de investering. In lid 2 wordt echter een uitzondering gemaakt, namelijk: bijdragen van derden die in directe relatie staan met een actief mogen bij de waardering in mindering worden gebracht. Dit kan bijvoorbeeld een subsidie zijn die specifiek voor een bepaalde investering wordt verstrekt. Beslispunt 2: Bij investeringen de bijdragen van derden in mindering brengen op de investering. 3.2 Componentenbenadering De componentenbenadering houdt in dat verschillende samenstellende delen van een materieel vast actief afzonderlijk worden gewaardeerd en afgeschreven op basis van het waardeverloop van die individuele delen. Per samenstellend deel kan de economische gebruiksduur namelijk verschillen. Bij toepassen van deze benadering, kunnen afzonderlijke vervangingen opnieuw worden geactiveerd. Dit is conform de notitie Verkrijging/vervaardiging en onderhoud van kapitaalgoederen van de commissie BBV. De toepassing van de componentenbenadering kan worden verduidelijkt aan de hand van een voorbeeld van het verkrijgen van een kantoorpand: Grond niet afschrijven; Gebouw afschrijving in 40 jaar; Installaties (bijvoorbeeld verwarming) afschrijving in 15 jaar; Inventaris afschrijving in 10 jaar. De kosten voor de te onderscheiden samenstellende delen worden op basis van bovenstaande opdeling afzonderlijk verwerkt en afgeschreven. In het voorbeeld kan na 15 jaar de vervanging van een cv-ketel opnieuw worden geactiveerd. Met het toepassen van de componentenbenadering wordt bewerkstelligd dat activa die naar aard en gebruik gelijksoortig zijn op dezelfde grondslag worden gewaardeerd en behandeld. Om extra administratieve lasten zoveel mogelijk te voorkomen moet een opdeling van een investering in componenten wel zoveel mogelijk worden beperkt. Beslispunt 3: De componentenbenadering toepassen. 5

6 4. Kapitaallasten 4.1 Inleiding In het vorige hoofdstuk is aangegeven welke investeringen (kunnen) worden geactiveerd en tegen welk bedrag en welke niet. In dit hoofdstuk komen de lasten van de investeringen die geactiveerd worden aan bod. 4.2 Afschrijven Afschrijvingstermijnen Het BBV kent geen regels voor een sluitend systeem waaraan afschrijvingen moeten voldoen. Er zijn wel kaders gesteld. De belangrijkste zijn: De methoden volgens welke de afschrijvingen zijn berekend worden in de toelichting op de balans uiteengezet. Ook wordt aangegeven welke investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut worden geactiveerd, welke afschrijvingstermijn hiervoor wordt voorzien en welke reserves hiervoor naar verwachting beschikbaar zullen zijn (artikel 51); Afschrijving vindt plaats onafhankelijk van het resultaat van het boekjaar (artikel 64 lid 1); Op vaste activa met een beperkte gebruiksduur wordt jaarlijks afgeschreven volgens een stelsel dat is afgestemd op de verwachte toekomstige gebruiksduur (artikel 64, lid 3); De afschrijvingstermijn van een actief is afhankelijk van de gebruiksduur en wordt bepaald door de economische en technische levensduur. Het is aan te bevelen om bij de bepaling van de afschrijvingstermijn de laagste/kortste levensduur te hanteren. De verwachte gebruiksduur, die de basis vormt voor de afschrijvingen, is afhankelijk van de snelheid van het technische slijtageproces (technische levensduur). In de loop van de tijd zijn hierover ervaringsgegevens verkregen. Het risico van economische veroudering is afhankelijk van toekomstige technologische ontwikkelingen (geavanceerdere apparatuur) en van wijzigingen in de vraag naar producten door de afnemers (economische levensduur). Omdat de economische levensduur gebaseerd is op een schatting zullen hiervoor richtlijnen moeten worden opgesteld voor de diverse soorten activa. In bijlage 1 is een overzicht opgenomen waarin per activasoort de levensduur wordt weergegeven waarover wordt afgeschreven. Voor investeringen die zijn geactiveerd voor 1 januari 2012 (oude fusiegemeenten) zal de historische afschrijvingstermijn niet worden aangepast. Beslispunt 4: De afschrijvingstermijnen hanteren zoals beschreven in bijlage 1. Voor investeringen die zijn geactiveerd voor 1 januari 2012 zal de historische afschrijvingstermijn niet worden aangepast. 6

7 4.2.2 Afschrijving op gronden Het afschrijven op gronden neemt een bijzondere plaats in omdat gronden duurzame goederen zijn die niet aan slijtage onderhevig zijn: er vindt geen duurzame waardevermindering plaats. Er is dan ook geen noodzaak tot afschrijven Methoden van afschrijving Er zijn verschillende methoden om op basis van de afschrijvingsduur te komen tot de afschrijving per periode waarvan de lasten worden toegerekend. De belangrijkste methoden zijn: vast percentage van de aanschafwaarde (lineaire afschrijvingsmethode); vast percentage van de boekwaarde (degressief afschrijven, niet gebruikelijk bij de overheid); jaarlijks gelijkblijvende rente- en afschrijvingslasten (annuïtaire afschrijvingsmethode). Het kan in specifieke situaties gewenst zijn afschrijving op basis van annuïteiten toe te passen. Bij voorbeeld bij een kortlopende afschrijvingstermijn en hoge investeringsbedragen is afschrijving volgens de annuïteitenmethode een mogelijkheid om te voorkomen dat de ontwikkeling van de kapitaallasten een te grote sprong vertoont. In de eerste jaren is de afschrijvingscomponent bij de annuïteitenmethode het kleinst en de rentecomponent het grootst. Als de boekwaarde van het actief daalt door de afschrijving, daalt ook het renteaandeel in de kapitaalslast. In de latere jaren is dan ook de afschrijvingscomponent groter dan de rentecomponent. Het bezwaar van deze methode is de relatief lage afschrijving in de eerste jaren, terwijl de waardedaling van vaste activa zich meestal vooral in de beginjaren voordoet. Dit kan leiden tot een te hoge waardering op de balans. Op grond van bovengenoemde argumenten bestaat er een voorkeur voor toepassing van de lineaire methode. De gemeente Hollands Kroon hanteert daarom de lineaire afschrijvingsmethode. Beslispunt 5: De lineaire methode toepassen voor het afschrijven van activa Wijziging van methode van afschrijving In het BBV is artikel 64 lid 2 gewijd aan de wijziging van de afschrijvingsmethode. Hierin staat dat slechts om gegronde redenen de afschrijvingswijze mag gewijzigd worden. De reden en de financiële consequenties van de verandering worden in de toelichting op de balans uiteengezet. Ook wordt inzicht gegeven in de consequenties hiervan voor de financiële positie en voor de baten en lasten aan de hand van aangepaste cijfers voor het begrotingsjaar of het voorafgaande begrotingsjaar (artikel 64, lid 2); Daarnaast heeft de commissie BBV in juli 2011 de notitie het BBV en stelsel- /schattingswijzigingen uitgebracht. Hierin wordt een schattingswijziging omschreven als een wijziging van een verwachte toekomstige gebruiksduur c.q. gebruiksintensiteit dan wel de naar 7

8 verwachting duurzaam lagere gebruikswaarde. Een bestaande (rest)boekwaarde wordt niet herrekend, maar over de langere, dan wel kortere, dan wel gelijkblijvende verwachte toekomstige gebruiksduur afgeschreven. Een wijziging van de afschrijvingsmethode valt hiermee onder schattingswijziging. Er hoeft daarom geen herrekening of herwaardering over de al afgeschreven waarden plaats te vinden Extra afschrijven Extra afschrijven is verplicht als de boekwaarde van het actief hoger is dan het verwachte toekomstige economische nut. Op investeringen met maatschappelijk nut mag ongelimiteerd extra afgeschreven worden. Daarnaast wordt om administratieve lasten zoveel mogelijk te voorkomen, een ondergrens van voor de boekwaarde aangehouden. Indien een boekwaarde van materiële vaste activa daalt onder de grens van wordt de boekwaarde in één keer afgeschreven. Op gronden wordt niet afgeschreven. Beslispunt 6: Boekwaardes < van materiële vaste activa, niet zijnde gronden, in één keer afschrijven Restwaarde Indien bij inruil of verkoop van een productiemiddel sprake is van een restwaarde levert dit in de regel een boekwinst op. In overeenstemming met de wetgeving wordt deze boekwinst ten gunste van de exploitatie gebracht. De restwaarde van de meeste investeringen is van tevoren echter meestal moeilijk in te schatten. Op grond van het voorzichtigheidsprincipe wordt er dan ook vanuit gegaan dat de restwaarde nihil is (volledige afschrijving van de investering). Ook worden extra administratieve lasten voorkomen, indien de geschatte restwaarde afwijkt van de gerealiseerde restwaarde. Ter illustratie wordt het volgende voorbeeld gegeven: Aanschaf bedrijfsauto , afschrijving in 7 jaar, geschatte restwaarde Na afschrijving reële restwaarde Met toepassing restwaarde 4 handelingen: Jaarlijkse afschrijving ( )/7 jaar = Boekwaarde moet extra worden afgeschreven met 700. Resterende boekwaarde moet worden afgewaardeerd tot 0 De afwaardering heeft als tegenpost de bate die in de exploitatie wordt verantwoord. Zonder toepassing restwaarde 2 handelingen: Jaarlijkse afschrijving (28.000)/7 jaar = Resterende boekwaarde is 0: geen afwaardering of extra afschrijving noodzakelijk Gerealiseerde restwaarde (=opbrengst bij verkoop) wordt als bate in de exploitatie verantwoord. 8

9 Beslispunt 7: Bij afschrijvingen op investeringen geen restwaarde meenemen. 4.3 Rente Aan alle geactiveerde kapitaaluitgaven wordt rente toegerekend. Dit zijn de lasten die voortkomen uit de financiering van de investering. Voor de toerekening van de rentelasten aan investeringen geeft de wet een tweetal mogelijkheden: een vooraf bepaald vast percentage; een omslagpercentage. De vaste rente wordt toegepast bij oude investeringen van voor 2012 die nog annuïtair worden afgeschreven. Het toegepaste omslagrentepercentage wordt jaarlijks door de raad vastgesteld. Beslispunt 8: De rente te berekenen op basis van een omslagpercentage; het omslagpercentage jaarlijks door de raad met de begroting laten vaststellen. 4.4 Aanvang kapitaallasten De commissie BBV doet de aanbeveling om in de financiële verordening/nota activabeleid op grond van artikel 212 van de Gemeentewet op te nemen wanneer met het afschrijven van een nieuw kapitaalgoed wordt begonnen. Mogelijke keuzes hierbij zijn: in het jaar waarin het kapitaalgoed gereed komt/verworven wordt en vanaf het moment dat het door de gemeente in gebruik kan worden genomen; medio het begrotingsjaar waarin het gereed komt/verworven wordt; in het begrotingsjaar dat volgt op het jaar waarin het gereed komt/verworven wordt. Om extra administratieve lasten zoveel mogelijk te voorkomen stellen we voor om te starten met het toerekenen van afschrijving op 1 januari van het begrotingsjaar dat volgt op het jaar waarin het actief gereed komt of verworven wordt. Op investeringen die op 1 januari van het begrotingsjaar nog niet gereed zijn wordt wel rente toegerekend. Beslispunt 9: De afschrijving start op 1 januari van het jaar dat volgt op het jaar waarin het actief in gebruik genomen of verworven wordt. Beslispunt 10: De rente start op 1 januari van het jaar dat volgt op de investering, ongeacht of het actief wel of niet gereed is. 9

10 5. Procedures De van toepassing zijnde teksten zijn afgestemd op de verordening Aanvragen en autorisatie investeringen Met de vaststelling van de programmabegroting stelt de Raad de hierin opgenomen kredieten voor het eerstvolgende begrotingsjaar beschikbaar. Bij de behandeling van de begroting geeft de raad aan van welke nieuwe investeringen hij op een later tijdstip een apart voorstel voor autorisatie van het investeringskrediet wil ontvangen. Investeringen die niet in de begroting zijn opgenomen en extra budget of krediet vragen dienen gedurende het jaar via afzonderlijke raadsvoorstellen te worden voorgelegd aan de raad. 5.2 Onderbouwing aangevraagde investeringen De raad zal alleen investeringen accorderen die in voldoende mate zijn onderbouwd en gespecificeerd. Investeringsaanvragen dienen daarom de volgende onderwerpen te omvatten: onderbouwing investeringsaanvraag; programma/hoofdfunctie/fcl waartoe de investering behoort; aangeven of het om een nieuwe, vervangings- of uitbreidingsinvestering gaat; de gehanteerde afschrijvingstermijn (conform tabel 1 of gemotiveerd hiervan afwijkend); jaarlijkse exploitatielasten (kapitaallasten en overige exploitatielasten); toegekende subsidies. 10

11 6. Slotbepalingen 6.1 Citeertitel Deze nota wordt aangehaald als de Beleidsnota activeren en afschrijven Wijziging van de nota De nota wordt voor het begrotingsjaar 2012 en de eerstvolgende 3 begrotingsjaren vastgesteld. Indien wet- en regelgeving of omstandigheden dit vereisen zal deze nota tussentijds worden beoordeeld op toepasbaarheid en actualiteit en eventueel worden aangepast. 6.3 Hardheidsclausule Het college kan, indien er een gegronde reden is, vooraf in individuele gevallen gemotiveerd afwijken van deze nota. Hierbij wordt rekening gehouden met de mogelijkheden die de wet, het BBV en overige relevante regelgeving met zich meebrengt. 6.4 Inwerkingtreding Deze nota treedt in werking op de dag na bekendmaking en werkt terug tot en met 1 januari

12 BIJLAGE 1: afschrijvingstermijnen voor geactiveerde investeringen Termijnen in maximaal aantal jaren Nr. Omschrijving Termijn 1 Begraafplaatsen eerste aanleg terrein 40 2 Begraafplaatsen uitbreiding terrein 20 3 Bekabeling 10 4 Brandweer blus- en reddingsmiddelen 8 5 Brandweer brandkranen 10 6 Brandweer communicatiemiddelen 10 7 Brandweer voertuigen 20 8 Civiele kunstwerken aanleg 80 9 Civiele kunstwerken reconstructie Columbaria, urnenmuren Gebouwen, woningen excl. inrichting grotendeels van steen Gebouwen, woningen excl. inrichting grotendeels van hout Gebouwen, woningen, noodlokalen etc. van tijdelijke aard Gereedschappen 5 15 Grasmaaiers 6 16 Groenvoorziening aanleg Groenvoorziening reconstructie Grond 0 19 Gymnastiektoestellen Hardware 8 21 Heftrucks 7 2 Hekwerken Kantoormachines Kunstgras velden Landmeetapparatuur Meubilair Openbare verlichting Parkeermeters Riolering: beton, PVC, persleidingen (conform GRP) Riolering: gemalen bouwkundig (conform GRP) Riolering: gemalen technisch en installaties (conform GRP) Software 5 33 Speelterreinen aanleg 25 12

13 34 Speelwerktuigen Sportinventaris Sportpark aanleg Sportpark reconstructie Straatmeubilair Technische installaties Tractoren 7 41 Vaartuigen 8 42 Verkeersaanduidingen Versnipperaars 7 44 Voertuigen 8 45 Waterwerken aanleg Waterwerken reconstructies Wegen aanleg Wegen reconstructie Woonwagens, woonwagenstandplaatsen Zoutstrooiers 7 13

14 BIJLAGE 2: samenvatting van de beslispunten Beslispunt 1: Investeringen met een levensduur van 2 jaar of minder of een aanschafwaarde lager dan de in de verordening 212 genoemde ondergrens niet activeren maar in één keer ten laste van de exploitatie brengen, met uitzondering van gronden en terreinen. Deze worden altijd geactiveerd. Beslispunt 2: Bij investeringen de bijdragen van derden in mindering brengen op de investering. Beslispunt 3: De componentenbenadering toepassen. Beslispunt 4: De afschrijvingstermijnen hanteren zoals beschreven in bijlage 1. Voor investeringen die zijn geactiveerd voor 1 januari 2012 zal de historische afschrijvingstermijn niet worden aangepast. Beslispunt 5: De lineaire methode toepassen voor het afschrijven van activa. Beslispunt 6: Boekwaardes < van materiële vaste activa, niet zijnde gronden, in één keer afschrijven. Beslispunt 7: Bij afschrijvingen op investeringen geen restwaarde meenemen. Beslispunt 8: De rente berekenen op basis van een omslagpercentage, tenzij op basis van een onderhoudsplan een vast rentepercentage moet worden gehanteerd; het omslagpercentage jaarlijks door de raad met de begroting laten vaststellen. Beslispunt 9: De afschrijving start op 1 januari van het jaar dat volgt op het jaar waarin het actief in gebruik genomen of verworven wordt. Beslispunt 10: De rente start op 1 januari van het jaar dat volgt op de investering, ongeacht of het actief wel of niet gereed is. 14