VASTE ACTIVA

Transcriptie

1 NOTA ACTIVERING, WAARDERING EN AFSCHRIJVING VASTE ACTIVA Sluis, 27 september 2012

2 Inhoudsopgave 1. Algemeen 1.1 Inleiding Definities Recapitulatie beslispunten 6 2. Activering en waardering 2.1 Activering Algemeen Immateriële vaste activa Materiële vaste activa Financiële vaste activa Onderhoud Te activeren bedragen Waardering Algemeen Financiële vaste activa Afschrijving 3.1 Algemeen Wettelijke voorschriften Afschrijvingsbasis Kostprijs algemeen Investeringen met een economisch nut Investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut Restwaarde Inruilwaarde Afschrijvingsmethoden Algemeen Lineair Annuïtair Afschrijvingstermijnen Algemeen Afschrijving eerste jaar Extra afschrijven Afschrijvingstabel Componentenregeling 17 Bijlage 1 Afschrijvingstabel 18 2

3 1. Algemeen 1.1 Inleiding Ingevolge artikel 6 van de Financiële verordening 2007 biedt het college tenminste eens in de vier jaar een (bijgestelde) nota waardering en afschrijving aan. De raad stelt de nota vast. De laatste nota (notitie activering, waardering en afschrijving vaste activa 2008) is vastgesteld in de raadsvergadering van 24 april Conform de hiervoor genoemde bepaling in de Financiële verordening bieden wij u ter vaststelling de nota activering, waardering en afschrijving vaste activa aan. Een belangrijk onderdeel van de begroting en de jaarstukken betreft de financiële positie van de gemeente. De activerings- en waarderingsgrondslagen en de afschrijvingsmethoden zijn hiervan een onderdeel. In het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) zijn in hoofdstuk V artikelen opgenomen over de waardering, activering en afschrijving van vaste activa. In deze nota is rekening gehouden met de laatste richtlijnen van de commissie BBV. Daarnaast is in deze nota rekening gehouden met gewijzigde inzichten. Verwezen wordt naar de beslispunten op bladzijde 6 van deze nota. De belangrijkste wijzigingen ten opzichte van de vorige nota zijn cursief aangegeven. 3

4 1.2 Definities Hieronder volgen een aantal begrippen die voor de waardering, activering en afschrijving van belang zijn. Achterstallig onderhoud: Onderhoud dat niet op tijd is uitgevoerd, waardoor een onderhoudsrichtlijn is overschreden en niet wordt voldaan aan het gestelde kwaliteitsniveau. Achterstallig onderhoud ontstaat door lagere dan noodzakelijke lasten voor het desbetreffende kapitaalgoed in het verleden. Dit kan leiden tot kapitaalvernietiging. Activeren: Het op de balans presenteren van de financiële waarde van het aangeschafte of vervaardigde kapitaalgoed dat vanaf dat moment als bezitting kan worden beschouwd. Afschrijven: Het bedrag van de waardevermindering in de boekhouding van (een) kapitaalgoed(eren). Componentenbenadering: Verschillende samenstellende delen van een materieel vast actief afzonderlijk afschrijven op basis van het individuele waardeverloop van die delen. Groot onderhoud: Onderhoud van veelal ingrijpende aard dat op een groot deel van het object wordt uitgevoerd en na een langere gebruiksperiode moet worden verricht. Investeren: Het aanschaffen of vervaardigen van goederen, waarvan het nut zich over meerdere jaren uitstrekt. Investeringen met een economisch nut: Investeringen die verhandelbaar zijn en/of kunnen bijdragen aan het genereren van middelen. Investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut: Investeringen die geen middelen kunnen genereren, maar duidelijk een publieke taak vervullen. Klein onderhoud: Onderhoud dat in het eerste jaar of het lopende planjaar op een klein gedeelte van het object wordt uitgevoerd. Levensduurverlengende investeringen: Investeringen die gepleegd worden ten behoeve van een bestaand actief en expliciet leiden tot een substantiële levensduurverlenging van het betreffend actief. Nieuwe of uitbreidingsinvesteringen: Investeringen ten behoeve van de ontwikkeling van nieuwe activiteiten of uitbreiding van de huidige activiteiten. Restwaarde: De waarde van een actief aan het eind van de gebruikstermijn tegen het huidige prijspeil. 4

5 Verkrijgingsprijs: De inkoopprijs en de bijkomende kosten. Vervaardigingsprijs: De aanschaffingskosten van de gebruikte grond- en hulpstoffen en de overige kosten, die rechtstreeks aan de vervaardiging kunnen worden toegerekend. In de vervaardigingprijs kunnen voorts worden opgenomen een redelijk deel van de indirecte kosten en de rente over het tijdvak dat aan de vervaardiging van het actief kan worden toegerekend. Vervangingsinvesteringen: Investeringen ten behoeve van de vervanging van een bestaand actief of als gevolg van economische veroudering of slijtage. Waarderen: Het toekennen van een waarde aan een kapitaalgoed. 5

6 1.3 Recapitulatie beslispunten 1. De kosten van het sluiten van geldleningen en het saldo van agio en disagio activeren indien deze meer bedragen dan De kosten van onderzoek en ontwikkeling activeren, indien wordt voldaan aan de in de BBV gestelde voorwaarden. 3. Alle investeringen met een maatschappelijk nut in de openbare ruimte activeren, tenzij de raad anders besluit. 4. De kosten van reconstructie activeren. 5. Vaste activa activeren, indien het hiermee gemoeide bedrag groter is dan Dit grensbedrag geldt niet voor gronden. 6. Uren die worden besteed aan investeringen niet activeren. 7. Niet extra afschrijven bij investeringen met een maatschappelijk nut in de openbare ruimte, tenzij de raad anders besluit. 8. Afschrijvingstermijn van kosten van het sluiten van geldleningen en het saldo van agio en disagio gelijkstellen aan de looptijd van de lening. 9. Bijdragen van derden in mindering brengen op activa met een economisch nut. 10. Reserves en de bijdragen van derden in mindering brengen op investeringen met een maatschappelijk nut in de openbare ruimte. 11. Bij het bepalen van het afschrijvingsbedrag geen rekening houden met een restwaarde. 12. Alle vaste activa afschrijven op basis van de lineaire methode, tenzij de raad anders besluit. 13. De afschrijvingslast van een nieuw kapitaalgoed ramen op basis van de kasplanning. 14. Met het afschrijven van een nieuw kapitaalgoed wordt begonnen (in de jaarrekening) in het jaar waarin het kapitaalgoed gereed komt/verworven wordt en vanaf het moment dat het in gebruik kan worden genomen. 15. De in de afschrijvingstabel opgenomen afschrijvingstermijnen vaststellen. 16. De componentenregeling toepassen bij nieuwe investeringen voor gebouwen en rioleringen (investeringen met een economisch nut). 6

7 2. Activering en waardering 2.1 Activering Algemeen Voor de gemeentelijke boekhouding is het stelsel van baten en lasten van toepassing. Hierdoor kent de gemeente ook een balans. In genoemd stelsel worden de uitgaven en de inkomsten toegerekend aan de jaren waarop ze betrekking hebben. Door de uitgaven en de inkomsten toe te rekenen aan de jaren waarop ze betrekking hebben, wordt het inzicht in de kosten van producten bevorderd. Uitgaven voor zaken met een meerjarig nut moeten in principe worden geactiveerd. Deze activering komt tot uitdrukking op de balans. De balans kent een onderscheid in vaste en vlottende activa. Voor deze nota is de vaste activa van belang. Deze activa bestaan uit de volgende drie onderdelen: immateriële vaste activa; materiële vaste activa; financiële vaste activa. Dit onderscheid is van belang voor de beantwoording van de vraag of bepaalde uitgaven wel of niet geactiveerd mogen/moeten worden. In de volgende paragrafen zal hierop nader worden ingegaan Immateriële vaste activa In artikel 34 van het BBV wordt aangegeven welke kosten onder de immateriële vaste activa vallen. Dit zijn de volgende twee soorten: kosten verbonden aan het sluiten van geldleningen en het saldo van agio en disagio; kosten van onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief. Andere kosten kunnen niet tot de immateriële vaste activa worden gerekend. De opsomming is dus limitatief. Kosten verbonden aan het sluiten van geldleningen en het saldo van agio en disagio Het (dis)agio is het verschil tussen het bedrag waarvoor een lening wordt aangegaan en het lagere bedrag dat aan de gemeente wordt uitgekeerd. Dit verschil kan worden geactiveerd. De kosten van het sluiten van geldleningen kunnen betrekking hebben op de boete die moet worden betaald bij het vervroegd aflossen van een lening. Ook deze kosten kunnen worden geactiveerd, als een nieuwe lening wordt afgesloten. Indien geen nieuwe lening wordt afgesloten, moet de boete ten laste van de exploitatie komen. In de toelichting op artikel 34 van het BBV wordt aanbevolen de kosten van het sluiten van leningen en het saldo van (dis)agio, zeker indien deze relatief van geringe omvang zijn, niet te activeren en in één keer af te schrijven. De lasten worden dan volledig genomen in het jaar van sluiten van de lening. Voor het verkrijgen van een bestendige gedragslijn wordt voorgesteld om de kosten van het sluiten van geldleningen en het saldo van agio en disagio ook pas te activeren als deze meer bedragen dan Beslispunt nummer 1: De kosten van het sluiten van geldleningen en het saldo van agio en disagio activeren indien deze meer bedragen dan

8 Kosten van onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief Een voorbeeld van deze kosten kan zijn een onderzoek naar een brede school. Deze kosten kunnen worden geactiveerd, omdat er sprake is van een bepaald actief. De kosten van het ontwikkelen van bestemmingsplannen behoren niet tot de immateriële vaste activa omdat er geen directe koppeling met een specifiek actief is, wat hiervoor een vereiste is. De kosten van onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief kunnen worden geactiveerd, indien wordt voldaan aan de voorwaarden die in artikel 60 van het BBV zijn opgenomen. Deze voorwaarden luiden: het voornemen bestaat het actief te gebruiken of te verkopen; de technische uitvoerbaarheid om het actief te voltooien staat vast; het actief zal in de toekomst economisch of maatschappelijk nut genereren en de uitgaven die aan het actief zijn toe te rekenen kunnen betrouwbaar worden vastgesteld. Deze voorwaarden bepalen dat de kosten alleen dan mogen worden geactiveerd als de plannen omtrent het actief waarvoor de kosten worden gemaakt al redelijk zijn omlijnd, de plannen uitvoerbaar zijn en de kosten zijn in te schatten. Het bovenstaande betekent dat de kosten geen deel meer uitmaken van de uiteindelijke investering. Indien echter niet aan het bovenstaande wordt voldaan, dan moeten de kosten in één keer ten laste van de exploitatie worden gebracht. Beslispunt nummer 2: De kosten van onderzoek en ontwikkeling activeren, indien wordt voldaan aan de in de BBV gestelde voorwaarden Materiële vaste activa Voor de materiële vaste activa wordt op grond van het BBV het volgende onderscheid gemaakt: investeringen met een economisch nut; investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut. Investeringen met een economisch nut Investeringen met een economisch nut zijn alle investeringen die bijdragen aan de mogelijkheid middelen te verwerven en/of die verhandelbaar zijn. Het gaat hierbij nadrukkelijk om de mogelijkheid middelen te verwerven. Dat een gemeente ervoor kan kiezen ergens geen of geen kostendekkend tarief te heffen, is niet van belang voor de vraag of een actief economisch nut heeft. Deze redenering geldt ook voor de verhandelbaarheid. Het gaat om de mogelijkheid de activa te verkopen en niet om de vraag of de gemeente het actief ook daadwerkelijk wil verkopen. Dit betekent bijvoorbeeld, dat alle gebouwen een economisch nut hebben, omdat er een markt is voor gebouwen. In artikel 59 van het BBV is het bovenstaande als volgt opgenomen: lid 1: alle investeringen met een economisch nut worden geactiveerd; lid 2: investeringen hebben een economisch nut indien ze verhandelbaar zijn en/of indien ze kunnen bijdragen aan het genereren van middelen; lid 3: in afwijking van het eerste lid worden kunstvoorwerpen met een cultuurhistorische waarde niet geactiveerd. Het activeren van een investering met een economisch nut is dus verplicht. 8

9 De reden om een kunstvoorwerp met een cultuurhistorische waarde niet te activeren is dat wel activeren van deze activa zou leiden tot het opblazen van de balans, terwijl de gemeente niet meer kan uitgeven. Alle investeringen in het riool ook de vervangingsinvesteringen- vallen onder de investeringen met een economisch nut. Immers, een gemeente kan middelen genereren via het rioolrecht. Investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut De gemeente heeft investeringen die geen middelen genereren, maar wel duidelijk een publieke taak vervullen. Het gaat hierbij om investeringen in water, wegen, civiele kunstwerken, groen en kunstwerken. In het BBV wordt de voorkeur uitgesproken om de activa met een maatschappelijk nut niet te activeren, maar in één keer ten laste van de exploitatie te brengen. Dit betekent dat alle investeringen in wegen dus in één keer ten laste van de exploitatie zouden moeten komen. Omdat dit bij veel gemeenten en ook bij Sluis tot financiële problemen in de exploitatie zou leiden, is de uitzondering in het BBV opgenomen dat investeringen met een maatschappelijk nut in de openbare ruimte geactiveerd mogen worden. De raad kan uiteraard altijd besluiten om niet over te gaan tot activeren. Software In mei 2007 heeft de Commissie BBV een Notitie Software uitgebracht. Daarin zijn de volgende uitspraken over software opgenomen; Software valt onder de materiële vaste activa (investeringen met een economisch nut); Ook de gebruikersrechten op software voor onbepaalde duur die ineens in rekening worden gebracht vallen onder de materiële vaste activa (investeringen met een economisch nut). Worden gebruikersrechten voor bepaalde tijd (meerdere jaren) ontvangen dan vindt activering niet plaats als materieel vast actief maar worden de gebruikersrechten onder de vooruitbetaalde bedragen opgenomen. Beslispunt nummer 3: Alle investeringen met een maatschappelijk nut in de openbare ruimte activeren, tenzij de raad anders besluit Financiële vaste activa In artikel 36 van het BBV zijn de volgende financiële vaste activa opgenomen: a. kapitaalverstrekkingen aan: 1. deelnemingen; 2. gemeenschappelijke regelingen; 3. overige verbonden partijen; b. leningen aan: 1. woningbouwcorporaties; 2. deelnemingen; 3. overige verbonden partijen; c. overige langlopende leningen; d. overige uitzettingen met een rentetypische looptijd van één jaar of langer; e. bijdragen aan activa in eigendom van derden. Bovenstaande indeling vloeit voort uit het Burgerlijk Wetboek en is afgestemd op de gemeenten en op de termen uit de Wet financiering decentrale overheden (Wet fido). 9

10 Bijdragen aan activa in eigendom van derden kunnen bijvoorbeeld bijdragen zijn voor accommodaties bij sportverenigingen. Deze bijdragen mogen slechts worden geactiveerd indien ze voldoen aan de cumulatieve bepalingen van artikel 61 van het BBV. Deze bepalingen luiden: a. er is sprake van een investering door een derde; b. de investering draagt bij aan de publieke taak; c. de derde verplicht zich tot het daadwerkelijk investeren, op een wijze zoals is overeengekomen en d. de bijdrage kan worden teruggevorderd, indien de derde in gebreke blijft of de gemeente anders recht kan doen gelden op de activa die samenhangen met de investering. Zoals hiervoor aangegeven zijn de voorwaarden cumulatief. Indien aan één van deze voorwaarden niet wordt voldaan, dan mogen de kosten niet geactiveerd worden en moeten deze in één keer ten laste van de exploitatie worden genomen. Een belangrijk onderdeel van deze voorwaarden betreft punt d. In de beschikking aan de derde moet deze bepaling nadrukkelijk worden opgenomen Onderhoud Een belangrijke vraag is hoe omgegaan wordt met de verantwoording van onderhoudskosten. Om deze vraag te kunnen beantwoorden is het noodzakelijk een onderscheid aan te brengen tussen klein en groot onderhoud. Klein onderhoud Bij klein onderhoud gaat het om periodieke kosten, die nodig zijn om het object in goede staat te houden. Kosten van klein onderhoud keren in principe jaarlijks terug. Deze kosten mogen niet worden geactiveerd, maar moeten in het jaar van uitvoering ten laste van de exploitatie worden gebracht. Groot onderhoud Kosten groot onderhoud ontstaan na een langere gebruiksperiode van een object en zijn veelal ingrijpend van aard en betreffen een groot of belangrijk deel van het object. De kosten van groot onderhoud kunnen op de volgende twee manieren worden onderverdeeld en verwerkt in de administratie: 1. kosten in het jaar van uitvoering direct ten laste van de exploitatie brengen; 2. kosten ten laste van een gevormde voorziening brengen. Bij punt 1 is van activering geen sprake. De hiermee gemoeide kosten moeten in één ten laste van de exploitatie worden genomen. Bij punt 2 is de mogelijkheid aanwezig dat de kosten van groot onderhoud ten laste van een gevormde voorziening worden gebracht. Het vormen van een dergelijke voorziening is niet verplicht volgens het BBV. Indien een voorziening wordt/is gevormd, wordt deze voorziening, voorafgaand aan de onderhoudsactiviteiten, structureel ten laste van de exploitatie gedoteerd voor bedragen, die totaal voldoende moeten zijn voor het bekostigen van het onderhoud. De omvang van periodieke dotatie moet gebaseerd zijn op het meerjarige onderhoudsplan. Ingevolge de richtlijn van de commissie BBV kunnen de kosten van grootonderhoud alleen dan ten laste van een gevormde voorziening worden gebracht, indien er een recent beheerplan voor het betreffende kapitaalgoed aanwezig is. 10

11 De huidige situatie in Sluis is dat zowel klein onderhoud, als groot onderhoud van wegen in één keer ten laste van de exploitatie wordt gebracht en dat de kosten betreffende reconstructies worden geactiveerd. Het huidige beheerplan wegen is geldig tot en met Binnenkort wordt een nieuw beheerplan voor de jaren aan de raad voorgelegd. Voor de opvang van schommelingen van de onderhoudskosten is een voorziening gevormd. Het klein en groot onderhoud aan gemeentelijke gebouwen wordt direct ten laste van de exploitatie gebracht. Binnenkort wordt een beheerplan Gebouwen aan de raad voorgelegd. In artikel 12 van het BBV wordt gesproken over de paragraaf betreffende het onderhoud van kapitaalgoederen. Deze paragraaf bevat ten minste de volgende kapitaalgoederen: a. wegen; b. riolering; c. water; d. groen; e. gebouwen. Van deze kapitaalgoederen wordt aangegeven: a. het beleidskader; b. de uit het beleidskader voortvloeiende financiële consequenties; c. de vertaling van de financiële consequenties in de begroting. Met het onderhoud van de kapitaalgoederen is een substantieel bedrag van de begroting gemoeid. Een helder en volledig overzicht is van belang voor een goed inzicht in de financiële positie. Beslispunt nummer 4: De kosten van reconstructie activeren Te activeren bedragen Immateriële, materiële en financiële vaste activa worden pas geactiveerd, indien deze zaken groter zijn dan Door dit bedrag te hanteren wordt voorkomen dat kleine bedragen geactiveerd moeten worden. Een bedrag groter dan betekent een te fors beslag op de financiële ruimte in de exploitatie. Bij gronden kan deze grens niet gehanteerd worden. Gronden dienen altijd geactiveerd te worden. Beslispunt nummer 5: Vaste activa activeren, indien het hiermee gemoeide bedrag groter is dan Dit grensbedrag geldt niet voor gronden. 2.2 Waardering Algemeen De waardering van de activa moet volgens artikel 63 van het BBV plaatsvinden op basis van de verkrijgings- of vervaardigingprijs. Onder de verkrijgingsprijs wordt verstaan de inkoopprijs en de bijkomende kosten. De vervaardigingprijs omvat de aanschaffingskosten van de gebruikte grond- en hulpstoffen en overige kosten, die rechtstreeks aan de vervaardiging kunnen worden toegerekend. In de vervaardigingsprijs kunnen ook worden opgenomen een redelijk 11

12 deel van de indirecte kosten (zoals interne ambtelijke uren) en de rente over het tijdvak dat aan de vervaardiging van het actief wordt gewerkt. Volgens de notitie activering, waardering en afschrijving vaste activa 2008 wordt 75% van het begrote aantal uren voor investeringen geactiveerd en 25% in de exploitatie opgenomen en wordt bij de verantwoording uitgegaan van het werkelijke aantal uren. Deze bepaling is inmiddels achterhaald doordat bij de vaststelling van de Kadernota is besloten om vanaf 2010 de indirecte kosten niet meer te activeren, maar in het betreffende jaar ten laste van de exploitatie te brengen. Hiermee wordt voorkomen dat deze jaarlijkse vaste lasten worden doorgeschoven naar de toekomst. Tevens wordt voorkomen dat fluctuaties in het aantal uit te voeren projecten zorgen voor (onverwachte) extra kosten ten laste van de exploitatie. Dit leidt meerjarig tot een instabiel beeld van de exploitatie. In het verleden heeft deze situatie zich voorgedaan met als gevolg forse nadelen voor de exploitatie. Mede in het kader van het financieel gezond maken van de gemeente is indertijd besloten om deze onzekerheid uit te sluiten en te kiezen voor het niet meer activeren van indirecte kosten. Beslispunt nummer 6: Uren die worden besteed aan investeringen niet activeren Financiële vaste activa Financiële vaste activa worden gewaardeerd tegen de verkrijgingsprijs of de duurzaam lagere waarde. Dit betekent dat deelnemingen, zoals bijv. aandelen, niet tegen de marktwaarde gewaardeerd mogen worden, tenzij de marktwaarde lager is dan de verkrijgingsprijs of de aandelen verkocht gaan worden. De marktwaarde wordt dan in de toelichting van de balans opgenomen. 12

13 3. Afschrijving 3.1 Algemeen Als een investering is geactiveerd, wordt in de boekhouding de waardevermindering tot uitdrukking gebracht in een afschrijvingsbedrag. De afschrijvingsbedragen worden in de begroting verantwoord. De afschrijving is afhankelijk van wettelijke voorschriften, de afschrijvingstermijn en de afschrijvingsmethode Wettelijke voorschriften In artikel 64 van het BBV zijn de volgende bepalingen opgenomen inzake afschrijvingen: 1. De afschrijvingen vinden plaats onafhankelijk van het resultaat van het boekjaar. Voor inzicht in de activa en de toekomstige benodigde investeringen is het belangrijk om activa consequent en onafhankelijk van het resultaat af te schrijven. 2. Slechts om gegronde redenen mogen de afschrijvingen plaatsvinden op andere grondslagen dan die in het voorgaande begrotingsjaar zijn toegepast. De achtergrond hiervan is dat de begroting, meerjarenraming en de jaarstukken, gelet op hun functie, een zo goed mogelijk inzicht moeten bieden in de financiële positie van de gemeenten en de ontwikkelingen daarin over de jaren heen. 3. Op vaste activa met een beperkte gebruiksduur wordt jaarlijks afgeschreven volgens een stelsel dat is afgestemd op de verwachte toekomstige gebruiksduur. Dit betekent dat extra afschrijven op activa met een economisch nut uitsluitend is toegestaan als er sprake is van een duurzame waardevermindering of als het actief eerder buiten gebruik wordt gesteld. 4. Extra afschrijven is toegestaan op investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut. Dit is toegestaan omdat het de voorkeur verdient deze activa niet te activeren. Hierdoor is extra afschrijven via de reserves wel toegestaan. De vraag die hierbij kan worden gesteld is of bij deze investeringen wel of niet tot extra afschrijven moet worden overgegaan. Indien in een bepaald jaar extra wordt afgeschreven, ontstaat in de jaren daarna structurele budgettaire ruimte. Indien niet extra wordt afgeschreven blijft er inzicht bestaan in de (toekomstige) financiële positie en is er sprake van een duidelijke bestendige gedragslijn ten opzichte van de investeringen met een economisch nut. De raad kan uiteraard altijd besluiten om tussentijds extra af te schrijven, bijv. wanneer er sprake is van incidentele meevallers. Beslispunt nummer 7: Niet extra afschrijven bij investeringen met een maatschappelijk nut in de openbare ruimte, tenzij de raad anders besluit. 5. De afschrijvingstermijn van kosten van het sluiten van geldleningen en het saldo van agio en disagio mag maximaal gelijk zijn aan de looptijd van de nieuw af te sluiten lening. Beslispunt nummer 8: Afschrijvingstermijn van kosten van het sluiten van geldleningen en het saldo van agio en disagio gelijkstellen aan de looptijd van de lening. 6. De afschrijvingstermijn van kosten van onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief mag ten hoogste vijf jaar zijn. 13

14 In artikel 65 van het BBV zijn de volgende bepalingen opgenomen: 1. Naar verwachting duurzame waardeverminderingen (hierbij kan gedacht worden aan nieuwe inzichten in de technische en/of de economische levensduur of de aantasting van het vermogen van deelnemingen) van vaste activa worden onafhankelijk van het resultaat van het boekjaar in aanmerking genomen. 2. Voorraden en deelnemingen worden tegen de marktwaarde gewaardeerd indien de marktwaarde lager is dan de verkrijgings- of vervaardigingsprijs. 3. Een actief dat buiten gebruik wordt gesteld, wordt afgewaardeerd op het moment van buitengebruikstelling indien de restwaarde lager is dan de boekwaarde. Een actief dat buiten gebruik wordt gesteld, wordt afgeschreven. Bij een volledige buitengebruikstelling moet het actief worden afgewaardeerd hetzij tot nul, hetzij tot de restwaarde. Het is ook denkbaar dat een actief gedeeltelijk buiten gebruik wordt gesteld. Het actief wordt dan proportioneel afgewaardeerd. 3.3 Afschrijvingsbasis Kostprijs algemeen In het BBV is verplicht voorgeschreven dat de investeringen worden gewaardeerd op basis van de verkrijgings- of vervaardigingsprijs. Op basis van deze prijs moet dan ook worden afgeschreven. In het BBV is ook een onderscheid gemaakt tussen investeringen met een economisch nut en investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut. Deze tweedeling heeft ook voor de afschrijving de nodige consequenties Investeringen met een economisch nut Alle investeringen met een economisch nut moeten worden geactiveerd voor het bedrag van de investering. Dit betekent dat op deze investeringen geen reserves in mindering mogen worden gebracht. Indien wel een bestemmingsreserve is gevormd voor deze investering, kan deze als bate worden ingezet om de jaarlijkse afschrijvingslast te dekken. Dit moet bruto in de exploitatie worden opgenomen. In artikel 62, tweede lid, van het BBV is overigens bepaald dat bijdragen van derden die in een directe relatie staan met het actief, wel in mindering mogen worden gebracht op de investering. De reden dat deze bijdragen in mindering op de activa mogen worden gebracht is dat dit ook voor privaatrechtelijke rechtspersonen is toegestaan. Reden hiervoor is dat het eigen vermogen niet wordt beïnvloed door het wel of niet in mindering brengen van de bijdragen van derden. De bijdrage van een derde kan ook aan de gevormde of te vormen bestemmingsreserve worden toegevoegd. Hierdoor blijft het totale dekkings- en financieringsbeeld bestaan. De voorkeur gaat echter uit naar het in mindering brengen van bijdragen op activa. Beslispunt nummer 9: Bijdragen van derden in mindering brengen op activa met een economisch nut Investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut Als een investering met een maatschappelijk nut in de openbare ruimte wordt geactiveerd, mogen reserves en bijdragen van derden op de investering in mindering worden gebracht en mag extra worden afgeschreven. De reden hiervoor is dat deze activa in principe niet worden geactiveerd. Indien wel tot activering wordt overgegaan, is het de bedoeling, volgens de wetgever, dat de boekwaarde zo snel mogelijk nihil is. 14

15 Beslispunt nummer 10: Reserves en de bijdragen van derden in mindering brengen op investeringen met een maatschappelijk nut in de openbare ruimte Restwaarde De restwaarde is de waarde van het actief aan het eind van de gebruikstermijn. Het vertegenwoordigt de opbrengstwaarde die na de gebruikstermijn nog kan worden gerealiseerd, verminderd met de te maken kosten voor verwijdering of vernietiging van het actief. Het is echter bij de gemeenten niet gebruikelijk om bij het bepalen van de afschrijving rekening te houden met de in te schatten restwaarde aan het eind van de gebruiksduur van het actief. Beslispunt nummer 11: Bij het bepalen van het afschrijvingsbedrag geen rekening houden met een restwaarde Inruilwaarde De restwaarde moet los worden gezien van de inruilwaarde. Een nieuw actief moet worden gewaardeerd op de verkrijgingsprijs, omdat de verkrijgingsprijs de inkoopprijs en de bijbehorende kosten omvat. De inruilwaarde mag hierdoor niet in mindering worden gebracht op de verkrijgingsprijs. De inruilwaarde resulteert ten opzichte van de boekwaarde in een winst of verlies in de exploitatie. Indien een actief nog een waarde heeft als deze wordt vervangen, bijv. bij vervoersmiddelen, dan zal de restant boekwaarde extra worden afgeschreven en in de administratie worden verantwoord onder de lasten. Een eventuele inruilwaarde moet dus onder de baten worden verantwoord. 3.4 Afschrijvingsmethoden Algemeen Ingevolge artikel 51 van het BBV moet in de toelichting op de balans worden aangegeven volgens welke methoden de afschrijvingen worden berekend. Ook moet worden aangegeven welke investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut worden geactiveerd, welke afschrijvingstermijnen hiervoor worden voorzien en welke reserves hiervoor naar verwachting beschikbaar zullen zijn. Wat betreft de afschrijvingsmethoden komen in de praktijk bij de gemeenten meestal de lineaire en de annuïtaire methode voor Lineaire methode De lineaire methode wil zeggen dat de afschrijving plaatsvindt op basis van een vast bedrag per jaar. Deze methode komt het meest voor bij de gemeenten Annuïtaire methode Bij de annuïtaire methode blijft de annuïteit, zijnde de component rente en afschrijving gelijk. De afschrijving neemt jaarlijks toe en de rente neemt jaarlijks af. Tegenover een annuïteit staat meestal een gelijk bedrag aan inkomsten. Aangezien nagenoeg alle activa lineair worden afgeschreven en er geen redenen zijn om hiervan af te wijken is het voorstel om het huidige afschrijvingsbeleid te volgen en specifiek in de afschrijvingstabel in verband met de rechtmatigheid aan te geven welke investeringen annuïtair worden afgeschreven. 15

16 Beslispunt nummer 12: Alle vaste activa afschrijven op basis van de lineaire methode, tenzij de raad anders besluit. 3.5 Afschrijvingstermijnen Algemeen De te hanteren afschrijvingstermijn op vaste activa met een beperkte gebruiksduur is afgestemd op de verwachte toekomstige gebruiksduur Afschrijving eerste jaar De commissie BBV doet de aanbeveling om in de financiële verordening (of een na dere uitwerking daarvan) op grond van artikel 212 van de Gemeentewet op te nemen wanneer met het afschrijven van een nieuw kapitaalgoed (investering) wordt begonnen. Mogelijke keuzes hierbij: 1. In het jaar waarin het kapitaalgoed gereed komt/verworven wordt en vanaf het moment dat het in gebruik kan worden genomen; 2. Of medio het begrotingsjaar waarin het gereed komt/verworven wordt; 3. Of in het begrotingsjaar dat volgt op het jaar waarin het gereed komt/verworven wordt. De eerste methode wordt momenteel toegepast. Er zijn geen redenen om hiervan af te wijken. Begrotingstechnisch wordt de afschrijvingslast van een nieuwe investering vanaf het eerste jaar volledig geraamd. In de huidige praktijk blijkt vaak dat de planning niet wordt gehaald met als gevolg dat er sprake is van lagere afschrijvingslasten in de jaarrekening. In de begroting is hiervoor een stelpost "onderbesteding investeringen" opgenomen. De beheersing van investeringskredieten blijkt in de gemeentelijke praktijk moeilijk te zijn. Als gevolg daarvan heeft de Commissie BBV in januari 2012 een notitie uitgebracht. Een van de verbeterpunten die kan worden gerealiseerd heeft betrekking op de planning van de uitvoering van investeringen. Geadviseerd wordt om bij de aanvraag van nieuwe investeringskredieten een planning te voegen waarin de fasering van de uitvoering is opgenomen (zgn. kasplanning). Deze kasplanning vormt in dat geval de basis voor de te berekenen kapitaallasten. Beslispunten nummer: 13. De afschrijvingslast van een nieuw kapitaalgoed ramen op basis van de kasplanning. 14. Met het afschrijven van een nieuw kapitaalgoed wordt begonnen (in de jaarrekening) in het jaar waarin het kapitaalgoed gereed komt/verworven wordt en vanaf het moment dat het in gebruik kan worden genomen Extra afschrijven Extra resultaatafhankelijke afschrijvingen zijn ingevolge het BBV niet toegestaan bij investeringen met een economisch nut, maar wel bij investeringen met een maatschappelijk nut in de openbare ruimte Afschrijvingstabel. Bij deze nota is een tabel gevoegd met afschrijvingstermijnen voor verschillende activa. Beslispunt nummer 15: De in de afschrijvingstabel opgenomen afschrijvingstermijnen vaststellen. 16

17 3.5.5 Componentenregeling In het bedrijfsleven moet conform de International Financial Reporting Standards (IFRS) worden gerapporteerd. In deze regelgeving wordt uitgegaan van de zogenaamde componentenbenadering inzake materiële vaste activa. Deze benadering houdt in dat verschillende samenstellende delen van een materieel vast actief afzonderlijk worden afgeschreven op basis van het individuele waardeverloop van die delen. Dit omdat per samenstellend deel de economische gebruiksduur kan verschillen. Voorbeeld voor genoemde benadering is een kantoorpand, dat in de volgende onderdelen is te splitsen: grond niet afschrijven gebouw 40 jaar cv-installatie 15 jaar De kosten worden op basis van het bovenstaande afzonderlijk verwerkt en afgeschreven. De componentenbenadering heeft overigens een directe relatie met het groot onderhoud. In het voorbeeld kan na 15 jaar zonder lastenverzwaring de vervanging van de cv-installatie opnieuw worden geactiveerd. Een andere mogelijkheid is de componentenbenadering niet toe te passen en via het vormen van een voorziening de kosten van toekomstig groot onderhoud te regelen. De opsplitsing in componenten wordt bepaald aan de hand van de economische/- technische levensduur. De commissie BBV doet overigens de aanbeveling om de componentenregeling alleen toe te passen voor investeringen met een economisch nut. Hierbij moet met name gedacht worden aan gebouwen en rioleringen. Beslispunt nummer 16: De componentenregeling toepassen bij nieuwe investeringen voor gebouwen en rioleringen (investeringen met een economisch nut). 17

18 Bijlage 1 Afschrijvingstabel OMSCHRIJVING ACTIEF OPMERKINGEN/ONDERVERDELINGENAFSCHRIJVINGS- TERMIJN VANAF 2008 IN JAREN AFSCHRIJVINGS- TERMIJN VANAF 2013 IN JAREN Abri s Automatisering Investeringen hardware 5 5 Bedrijfsmiddelen (langer dan 1 jaar!) Investeringen software 5 5 Onderzoeken 5 - Financial lease Contract termijn Contract termijn Communicatiemiddelen 5 5 Kantoormiddelen/machines 5 5 Kantoormeubilair/inrichting Telefooninstallaties Stemmachines 15 - Paternosterkasten Begraafplaatsen Aanleg Uitbreiding Gebouwen Bewegwijzering Brandweer Brandblus- en reddingsmiddelen en communicatiemiddelen 10 - Blusvoertuig 20 - Bepakking blusvoertuig 10 - Bruggen Betonbruggen Houten bruggen Duikers Energiebesparende maatregelen Gebouwen Installaties 15 Zie beheerplan gebouwen Nieuwbouw Noodgebouwen Verbouwing CV-installatie Geldleningen Verstrekte leningen aan derden Cf. aflossing Cf. aflossing Gereedschappen (> 1 jaar) saldo van agio en disagio Kosten sluiten geldleningen en het Gelijk aan loop- Gelijk aan loop- tijd lening tijd lening Vervroegde aflossing Groenvoorziening Aanleg

19 OMSCHRIJVING ACTIEF OPMERKINGEN/ONDERVERDELINGENAFSCHRIJVINGS- AFSCHRIJVINGS- TERMIJN VANAF TERMIJN VANAF 2008 IN JAREN 2013 IN JAREN Gronden en terreinen 0 0 Onderwijs Gebouwen Onderzoeken en ontwikkeling(extern) Uitbreiding Verbouwing Noodlokaal e inrichting (max.) 5 (max.) Openbare verlichting 25 40* Parkeervoorzieningen Aanleg terreinen Reconstructie terreinen Parkeerverwijssysteem Parkeerautomaten Monumenten Restauratie Riolering Vervanging vrijverval riolering 60 80** Drukriolering pompen 15 15** Drukriolering pompputten 40 60** Drukriolering persleidingen 25 50** Rioolgemalen Gebouwen 40 60** Pompen 15 15** Speeltuinen Aanleg Inrichting Speeltoestellen Sportaccommodaties Aanleg sportvelden Aanleg tennisbanen Gebouwen Verbouwing Kunstgrasvelden Renovatie sportvelden 15 - Sportcomplex De Eenhoorn Oostburg 30 jr. annuïteit 30 jr. annuïteit Tractiemiddelen Gladheidsbestrijding: opzetstrooier Wegen (incl. fiets- en voetpaden) Kooimaaier Voertuigen Tractor Kolkenzuiger Veegmachine - 8 Aanleg

20 OMSCHRIJVING ACTIEF OPMERKINGEN/ONDERVERDELINGENAFSCHRIJVINGS- AFSCHRIJVINGS- TERMIJN VANAF TERMIJN VANAF 2008 IN JAREN 2013 IN JAREN Reconstructie Snelheidsremmende voorzieningen Herinrichting winkelcentrum Sluis ( ) jr. annuïteit 20 jr. annuïteit Woonwagencentrum Aanleg Aanschaf woonwagen *) Deze afschrijvingstermijnen zijn van toepassing op de investeringen die voortvloeien uit het concept Beleids- en beheerplan Openbare verlichting Vooruitlopend op dit plan is vanaf 2010 in de begroting reeds uitgegaan van de nieuwe afschrijvingstermijnen. **) Deze afschrijvingstermijnen zijn van toepassing op de investeringen die voortvloeien uit het Gemeentelijk Rioleringsplan