Kadernota Activeringsbeleid. Activeren, waarderen, afschrijven en financieren. C. Brugman oktober Concept

Transcriptie

1 Activeren, waarderen, afschrijven en financieren Auteur C. Brugman Registratienummer Versie 2.0 Status Concept Afdeling Financiën, Control & Belastingen

2 2 Inhoudsopgave 1 Inleiding Algemeen Uitgangspunten Definities 3 2 Activeren van een investering 4 3 Financieren van een investering 4 4 Waardering Rente Geactiveerde personeelslasten CAR verzekering en overige terugkerende uitgaven Bijdragen aan derden Onderzoek 6 5 Afschrijvingen Grond Verkoop/sloop/waardevermindering/gewijzigde levensduur 6 6 Voorradenbeleid 6 7 Afschrijven Afschrijvingstermijnen Aanpassen afschrijvingstermijnen Investering met verschillende afschrijvingstermijnen 8 8 Hardheidsclausule 8 9 Bestuurlijke vaststelling en slotbepaling 9

3 3 1 Inleiding 1.1 Algemeen In deze kadernota is een regelgevend kader beschreven ten aanzien van het activeren van investeringen, het financieren van investeringen, het doen van afschrijvingen, het berekenen van omslagrente, het omgaan met voorraden en het rapporteren over investeringen. Deze nota is een herijking van de die is vastgesteld op 17 juni 2015 door college van hoofdingelanden ( ). In deze kadernota wordt kort het beleid beschreven. Aan dit beleid ligt ten grondslag: de Verordening inzake de beleids- en verantwoordingsfunctie; Kadernota budgetbeheer; de voorschriften rond waarderen, activeren en afschrijven die zijn vastgelegd in het Waterschapsbesluit en de Regeling beleidsvoorbereiding en verantwoording waterschappen; De modelverordening beleids- verantwoordingsfunctie waterschappen. Verdere toelichting op het aanvragen en ophogen van kredieten is vermeld in de Kadernota budgetbeheer. 1.2 Uitgangspunten Onderstaande punten zijn als uitgangspunt genomen voor deze nota: inkomsten en uitgaven zijn in balans; het doorschuiven van kosten naar de toekomst wordt vermeden; de activa van HHNK worden gewaardeerd tegen verkrijgingsprijs (hoofdstuk 4). 1.3 Definities Materiële vaste activa: Het op de balans presenteren van de financiële waarde van het aangeschafte of vervaardigde investeringsproject met meerjarig nut dat vanaf dat moment als bezitting kan worden beschouwd. Een voorbeelden hiervan zijn de aanschaf van een gebouw, bouwen van een gemaal of RWZI. De kosten van onderzoek en ontwikkeling als voorbereiding op een investeringsproject maken ook deel uit van de materiële vaste activa indien: de investering naar verwachting technisch uitvoerbaar is; de investering in de toekomst nut zal genereren; de uitgaven die aan de investering zijn toe te rekenen betrouwbaar worden vastgesteld. Immateriële vaste activa: zijn activa die niet als materiële of financiële vaste activa kunnen worden aangemerkt. Een voorbeeld hiervan is een bijdrage aan de Westfrisiaweg. Financiële vaste activa: Tot de financiële vaste activa behoren de aan derden beschikbaar gestelde financiële middelen met een looptijd van één jaar en langer. Het gaat met name om: aan derden verstrekte langlopende geldleningen, dat wil zeggen leningen met een looptijd van één jaar of langer; langlopende deelnemingen, dat wil zeggen deelnemingen met een looptijd van één jaar of langer, in het kapitaal van een verbonden partij. Een voorbeeld hiervan zijn de aandelen van de Nederlandse Waterschapsbank N.V.

4 4 2 Activeren van een investering Om onderscheid te maken tussen een investeringsproject en in exploitatie genomen uitgave, worden onderstaande criteria gehanteerd: 1. Meerjarig nut: een uitgave wordt geactiveerd wanneer iets meerjarig nut heeft. 2. Drempelbedragen: materiële vaste activa met een waarde lager dan 0,1 miljoen worden niet geactiveerd; immateriële vaste activa (niet tastbare activa) lager dan 1 miljoen worden niet geactiveerd, voor bedragen groter dan of gelijk aan 1 miljoen geldt dat deze geactiveerd moeten worden wanneer er een directe prestatie tegenover staat. Hiertoe behoren bijdragen aan activa in eigendom van derden; financiële vaste activa zijn aan derden beschikbaar gestelde middelen met een oorspronkelijke looptijd van één jaar en langer. Deze worden tegen kostprijs verantwoord op de balans. 3. Gronden vallen eveneens onder de materiële vaste activa waarop onder bepaalde omstandigheden wordt afgeschreven. 4. Ideaalcomplex: terugkerende (vervangings-)investeringen van jaarlijks vrijwel hetzelfde bedrag worden niet geactiveerd, maar komen in het jaar van aanschaf voor het volledige bedrag ten laste van de exploitatierekening. Langlopende uitvoeringsinvesteringen met een gelijkmatig uitgavenpatroon kunnen vooraf als ideaalcomplex worden verondersteld. Deze investeringen worden niet geactiveerd. Het algemeen bestuur beslist over de bestemming van onderschrijdingen ten opzichte van het cyclisch bedrag. 5. Gesubsidieerde investering: wanneer sprake is van een (gedeeltelijk) gesubsidieerde investering worden alle uitgaven en inkomsten gesaldeerd en vervolgens geactiveerd. Per saldo betekent dit dat over de niet-subsidiabele kosten wordt afgeschreven. De hierboven genoemde drempelbedragen zijn ook van toepassing op gesubsidieerde investeringen. 6. Extra kosten: wanneer voor een investering door fouten herstelkosten moeten worden gemaakt, worden deze kosten ten laste van de exploitatie gebracht, tenzij deze kosten subsidiabel zijn. 7. Onderhoud: levensduur verlengend onderhoud wordt geactiveerd. 8. Amoveren 1 : bij vervanging behoren deze kosten tot de investering en wordt het bedrag in één jaar afgeschreven. 9. Meerdere kleine investeringen: Investeringen die los van elkaar gebruikt kunnen worden, mogen bij gelijktijdige aanschaf NIET bij elkaar worden opgeteld. Een voorbeeld hiervan zijn vijf vrachtwagens à , deze worden niet geactiveerd. Wanneer de investeringen onlosmakelijk met elkaar verbonden zijn en apart niet functioneren, worden deze wel geactiveerd. Bijvoorbeeld vijf servers à die zonder elkaar niet functioneren. 3 Financieren van een investering De voorwaarden voor het aanvragen van een krediet en spelregels omtrent onder- en overschrijdingen staan vermeld in de Kadernota budgetbeheer ( ). De investering wordt op 1 januari van het jaar na gereedmelding in exploitatie genomen. 1 Amoveren is het slopen of verwijderen van een gebouw, persleiding, enz.

5 5 Na het moment van in exploitatie nemen wordt een nazorgfase verondersteld waarna eventuele overschotten worden teruggegeven aan het dagelijks bestuur. Hiervoor wordt verwezen naar de Kadernota budgetbeheer. Wanneer een investering in exploitatie wordt genomen door bijvoorbeeld een stelsel- of schattingswijziging, wordt dit verantwoord in de juiste kostencategorie en niet als afschrijvingslast. 4 Waardering Het in dit hoofdstuk genoemde beleid sluit niet op alle punten aan met de voorgeschreven regelgeving in het Waterschapsbesluit. De intentie van de Unie van Waterschappen is om het Waterschapsbesluit te wijzigen op het gebied van geactiveerde personeelslasten. HHNK speelt alvast in op deze wijzigingen. Investeringen worden gewaardeerd tegen verkrijgingsprijs waarbij geen restwaarde wordt gehanteerd. 4.1 Rente Er wordt geen bouwrente toegerekend aan de investering. Dit betekent dat rente niet wordt geactiveerd. De hoogte van de investering is gelijk aan de verkrijgingsprijs van het actief. De kapitaallasten, die starten op 1 januari van het jaar na gereed melden van de investering, bestaan zowel uit rentelasten als afschrijvingen die worden bekostigd uit de exploitatie. 4.2 Geactiveerde personeelslasten Er worden geen personeelslasten aan de investering toegerekend, ook niet voor gesubsidieerde investeringen. Dit geldt ook voor inhuur 2. Alleen advieskosten mogen op de investering worden geactiveerd. 4.3 CAR verzekering en overige terugkerende uitgaven Jaarlijks terugkerende uitgaven die verband houden met de gehele groep investeringen worden niet geactiveerd, met uitzondering van gesubsidieerde investeringen. Een voorbeeld hiervan is de Constructie-Allrisk(CAR)-verzekering. 4.4 Bijdragen aan derden Wanneer HHNK bijdragen aan derden doet, niet zijnde subsidies, wordt dit gezien als immateriële vaste activa. Tenzij de bijdrage lager is dan 1,0 miljoen (drempelbedrag), in die gevallen worden de bijdragen direct ten laste van de exploitatie gebracht. 2 Voor de definitie van inhuur wordt aangesloten bij de definitie vanuit HR: "Inhuur is de situatie dat een bedrijf of een zelfstandige op uurbasis voor HHNK werkt, zonder dat er sprake is van een arbeidsovereenkomst, echter wel onder onze toezicht en verantwoordelijkheid".

6 6 In bepaalde situaties moeten bijdragen aan derden gezien worden als materiële vaste activa. Een voorbeeld hiervan is een bijdrage vanuit HHNK aan een gemeente voor het aanleggen van een stuk persleiding, dat wij eigenlijk zouden vervangen. In dit geval wordt de gemeente gezien als aannemer voor ons werk en moet onze bijdrage dan ook gezien worden als investering in materiële vaste activa. 4.5 Onderzoek Wanneer extern onderzoek en ontwikkeling onderdeel is van de vervaardiging van materiële vaste activa, worden deze uitgaven onder de materiële vaste activa geschaard en volgens de daar geldende afschrijvingstermijn afgeschreven. Dit betekent dat alleen "losstaand" onderzoek behoort tot de immateriële vaste activa. 5 Afschrijvingen Afschrijvingen vinden plaats op basis van economische levensduur via de lineaire afschrijvingsmethode. 5.1 Grond Op grond wordt niet afgeschreven, tenzij: waardevermindering plaatsvindt; gronden een onverbreekbaar onderdeel vormen van een object. Oftewel grond die noodzakelijk is voor de primaire taakuitoefening (bijvoorbeeld dijken, boezemkades, grond ten behoeve van waterberging, grond bij installaties, kunstwerken) en daarmee door zijn bestemming niet verhandelbaar is in het economische verkeer. Deze laatste categorie grond verliest daardoor zijn economische waarde. Daarom wordt wel afgeschreven op gronden die worden ingezet voor primaire taakuitoefening. 5.2 Verkoop/sloop/waardevermindering/gewijzigde levensduur Voor verkoop, sloop (exclusief amoveringen van zuiveringstechnische werken), waardevermindering en gewijzigde levensduur wordt het Waterschapsbesluit gevolgd. Indien het Waterschapsbesluit hierin niet volstaat, wordt het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) gevolgd. 6 Voorradenbeleid HHNK heeft geen voorraden op de balans staan. Uitgaven voor het aanhouden van (werk)voorraden worden direct ten laste van de exploitatie gebracht.

7 7 7 Afschrijven 7.1 Afschrijvingstermijnen Categorie Onderwerp Afschrijvingstermijn 01. Gronden Grond 40 jaar 02. Vervoermiddelen en werktuigen 03. Overige bedrijfsmiddelen 04. Kantoren, dienstwoningen en centrale werkplaatsen Vervoermiddelen, machines en werktuigen waarvoor geen ideaalcomplex geldt Zwaar materieel Automatisering Meet- en regelsystemen Nieuwbouw kantoorpand Civiel Technische installaties in bedrijfsgebouwen en woonruimten Veiligheidsvoorzieningen, telefooninstallaties, kantoormeubilair in bedrijfsgebouwen en woonruimten 7 jaar 4 jaar 40 jaar 30 jaar 5 jaar 05. Waterkeringen Civiel 30 jaar 06. Watergangen, kunstwerken en gemalen ten behoeve van kwantiteitsbeheer 07. Zuiveringstechnische werken Wegen in relatie tot waterkeringen Groot onderhoud (levensduur verlengend) Civiel Watergangen Civiel Persleidingen Vrijvervalleidingen SDI Gasturbine SDI Generator Telemetrie ten behoeve van de aansturing van gemalen, zuiveringsinstallatie en eventuele andere voorzieningen 20 jaar 25 jaar 30 jaar 30 jaar 40 jaar 20 jaar 5 jaar 08. Wegen Wegen 09. Vaarwegen en havens 10. Overige materiële vaste activa Bruggen Vaarwegen en havens civiel Overige materiële vaste activa Civiel Zonnepanelen Amoveringen als onderdeel van investering 25 jaar 25 jaar Verwachte gebruiksduur 25 jaar 1 jaar

8 8 Categorie Onderwerp Afschrijvingstermijn 12. Onderzoek, voorbereiding en ontwikkeling 13. Bijdragen en afkoopsommen Algemeen onderzoek, voorbereiding en ontwikkeling 3 Bijdragen en afkoopsommen 5 jaar 7.2 Aanpassen afschrijvingstermijnen Voor de reeds gedane investeringen, waarvan de afschrijvingstermijn zou wijzigen als gevolg van nieuwe inzichten, geldt dat deze wijzing niet met terugwerkende kracht plaatsvindt. Dit sluit aan bij de geldende regelgeving. Voor lopende investeringen worden de boekwaarden over de resterende looptijd afgeschreven. Voor nieuwe investeringen geldt dat deze volgens de nieuwe afschrijvingstermijnen worden afgeschreven. Een toekomstige nieuwe afschrijvingstermijn wordt in de jaarrekening opgenomen en bij de eerstvolgende herziening van het activeringsbeleid vastgelegd. 7.3 Investering met verschillende afschrijvingstermijnen Afschrijving geschiedt op basis van de waarde als geheel, of op basis van de samenstellende onderdelen van het kapitaalgoed. De toepassing kan worden geïllustreerd aan de hand van het verkrijgen van een pand. Het pand is daarbij in te delen in de volgende componenten: grond: in dit geval wordt er niet op afgeschreven omdat de grond zijn waarde behoudt; gebouw: afschrijven in 30 jaar; technische installaties: afschrijven in. De uitgaven voor de te onderscheiden samenstellende delen worden op basis van bovenstaande opdeling afzonderlijk verwerkt en afgeschreven. In het voorbeeld wordt na de vervanging van een cv-ketel opnieuw geactiveerd. De opsplitsing in componenten wordt bepaald aan de hand van het type investering en de daarbij behorende afschrijvingstermijn. 8 Hardheidsclausule In niet voorziene situaties of bij substantiële financiële tegenslagen kan afgeweken worden van de richtlijnen in deze nota. Op een voorstel om af te wijken voorzien van argumenten wordt besloten door het algemeen bestuur. 3 Peilbesluiten en werkzaamheden met betrekking tot de legger worden gezien als immateriële vaste activa.

9 9 9 Bestuurlijke vaststelling en slotbepaling 1. Dit beleid treedt in werking op 1 januari De Kadernota activeringsbeleid, registratienummer , vastgesteld bij besluit van 17 juni 2015, registratienummer , wordt ingetrokken, met dien verstande dat zij van kracht blijft tot en met 31 december Aldus vastgesteld in de vergadering van het college van hoofdingelanden op 13 december de secretaris-directeur, de voorzitter, M.J. Kuipers drs. L.H.M. Kohsiek