Provincie Zuid-Holland. Beleidsnota Investeringen, Waarderingen en Afschrijvingen 2017

Transcriptie

1 Provincie Zuid-Holland Beleidsnota Investeringen, Waarderingen en Afschrijvingen 2017

2 Inleiding Deze nota gaat in op het beleid ten aanzien van het investeren, waarderen en afschrijven van de provincie Zuid-Holland. In het Besluit begroting en verantwoording (BBV) zijn in de artikelen 59 t/m 65 regels opgenomen ten aanzien van deze onderwerpen, deze gelden voor alle provincies en gemeenten. De voorgaande beleidsnota investeringen, waarderingen en afschrijvingen is vastgesteld op 11 december 2013 (besluitnummer 6655). Normaliter worden financiële beleidsnota s eens in de 4 jaar aangepast. Door majeure wijzigingen in het BBV vindt deze aanpassing echter eerder plaats. Het BBV is aangepast om de vergelijkbaarheid van cijfers en prestaties in de begrotingen en jaarrekeningen tussen verschillende decentrale overheden te vergemakkelijken en de toegankelijkheid van financiële informatie door raadsleden en PS te vergroten. De belangrijkste veranderingen in het kader van waarderen en afschrijven ten opzichte van de oude BBV richtlijnen zijn: Naast investeringen met een economisch nut, moeten voortaan ook investeringen met een maatschappelijk nut geactiveerd worden en over de verwachte gebruiksduur worden afgeschreven. Bijdragen aan activa in eigendom van derden kunnen onder voorwaarden worden geactiveerd. Reserves mogen niet meer direct in mindering worden gebracht op investeringen. Op vaste activa met een beperkte gebruiksduur wordt jaarlijks afgeschreven volgens een stelsel dat is afgestemd op de verwachte toekomstige gebruiksduur. De wijzigingen van het BBV gaan in bij begroting Artikel 216 van de Provinciewet schrijft voor dat door Provinciale Staten regels worden vastgesteld voor de waardering en afschrijving van activa. Artikel 9 van de financiële verordening bepaalt dat dit uitgewerkt wordt in deze nota, waarin de aanvullende beleidsregels zijn opgenomen op punten waar het BBV ruimte biedt voor eigen beleid. 2

3 Beleidsregels waarderingen en afschrijvingen van investeringen Investeringen Jaarlijks worden door overheden grote bedragen geïnvesteerd in kapitaalgoederen. Onder een investering wordt verstaan: het vastleggen van vermogen in een object waarvan het nut zich over meerdere jaren uitstrekt. Conform het BBV worden investeringen onderscheiden in: a) Investeringen met een economisch nut Investeringen hebben economisch nut indien ze verhandelbaar zijn (er een markt voor is) en indien ze kunnen bijdragen aan het genereren van middelen, bijvoorbeeld door het vragen van rechten, heffingen, leges of prijzen. b) Investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut Investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut genereren geen middelen, maar vervullen wel duidelijk een publieke taak. Het betreft investeringen in bijvoorbeeld wegen, water en groenvoorzieningen. Provinciale Staten bepalen welke investeringen worden gedaan stellen de bijbehorende budgettaire kaders vast. Waarderingen Het BBV schrijft voor dat alle investeringen moeten worden geactiveerd op basis van de verkrijgings- of vervaardigingsprijs. De verkrijgingsprijs omvat de inkoopprijs en de bijkomende kosten. Aan de vervaardigingsprijs mogen indirecte kosten worden toegerekend. Bijdragen van derden die een directe relatie hebben met de investering moeten volgens het BBV in mindering worden gebracht op het bedrag van het actief. Beleidsuitgangspunt 1 Directe loonkosten binnen de vervaardigingsprijs, alsmede externe advieskosten, worden geactiveerd indien deze kosten onlosmakelijk zijn verbonden met het betreffende investeringsproject. Afschrijvingen Omdat het nut van een investering zich over meerder jaren uitstrekt, mogen de kosten van de investering ook uitgesmeerd worden over meerdere jaren. De economische levensduur van de investering bepaalt het maximaal aantal jaren waarover de kosten van de investering mag worden verdeeld. Deze jaarlijkse lasten worden afschrijvingen genoemd. De hoogte van de afschrijving en de lengte van de afschrijvingstermijn is afhankelijk van een aantal aspecten, namelijk; Het startmoment van afschrijven De afschrijvingsmethode (lineair of annuïtair) Het al dan niet activeren van restwaarde Het BBV laat ruimte voor eigen gekozen beleid op deze punten, maar schrijft wel voor dat op vaste activa met een beperkte levensduur jaarlijks wordt afgeschreven volgens een stelsel dat is afgestemd op de verwachte toekomstige levensduur (de afschrijvingstabel vindt u terug in bijlage 1). 3

4 Beleidsuitgangspunt2 Met afschrijven op activa wordt begonnen in het jaar nadat een fase (voorbereiding of uitvoering) van het project technisch gereed is. Eventuele nagekomen kosten en opbrengsten van een project dat technisch gereed is worden geactiveerd op het moment van project decharge. Toelichting: Projecten gedurende de voorbereidings- en uitvoeringsfase worden beschouwd als onderhanden werk. Ze worden administratief ook als zodanig verantwoord bij de jaarrekening. In bijlage 2 wordt extra toelichting gegeven op dit beleidsuitgangspunt. Beleidsuitgangspunt 3 De vaste activa worden lineair afgeschreven volgens de termijnen zoals opgenomen in bijlage 1. Toelichting: Boekwaardevermindering van vaste activa wordt door middel van afschrijving tot uitdrukking gebracht. De provincie hanteert op dit moment voor alle materiële activa de lineaire systematiek. Door de jaarlijkse terugloop van de boekwaarde wordt de rentelast steeds lager. Het totaal van afschrijving en rente, die samen de kapitaallast vormen, laat zodoende een dalende reeks zien. Deze systematiek is conform de huidige opgenomen leningenportefeuille die jaarlijks lineair wordt afgelost. Bij alle investeringen wordt eenzelfde systematiek gehanteerd. Hierdoor is er sprake van eenduidig beleid hetgeen bijdraagt aan de eenvoud en transparantie die de Commissie BBV heeft beoogd. Beleidsuitgangspunt 4 Er wordt geen restwaarde gehanteerd bij het bepalen van de afschrijvingslasten. Toelichting: In het kader van het voorzichtigheidsprincipe wordt het bedrag van de totale investering afgeschreven. Afschrijvingen op grond Kosten van (onder)gronden en terreinen die samenhangen met activa met een maatschappelijk nut, zoals gronden waarover wegen zijn aangelegd, worden in 30 jaar afgeschreven. De gronden die samenhangen met activa met een economisch nut zijn in theorie verkoopbaar en hebben dus een marktwaarde, de economische levensduur is oneindig. Er vindt daarom geen afschrijving plaats op deze grond tenzij er aanwijsbaar structurele waardevermindering plaatsvindt. Bijvoorbeeld door vervuiling, een gewijzigde bestemming van de grond of door ontwikkelingen op de vastgoedmarkt. Beleidsuitgangspunt 5 Kosten van (onder)gronden en terreinen die samenhangen met activa met een economisch nut worden niet afgeschreven, tenzij aanwijsbaar sprake is van waardevermindering. Beleidsuitgangspunt 6 Samenstellende onderdelen van een investering met een economisch nut waarvoor een verschillende gebruiksduur geldt, worden afgeschreven via de componentenbenadering 4

5 Toelichting De uitgaven en inkomsten voor kleine investeringen met een economisch nut waarvoor geen projectmatige aanpak geldt, worden jaarlijks geactiveerd conform de componenten-benadering. De componentenbenadering houdt in dat verschillende samenstellende delen van een actief afzonderlijk worden afgeschreven op basis van het individuele waarde verloop van de delen. Zie ook bijlage 1. 5

6 Bijlage 1 Afschrijvingstabel provinciale investeringen In de afschrijvingstabel staan de van toepassing zijnde afschrijvingstermijnen. Uitgangspunt bij het bepalen van te hanteren termijnen is de verwachte (economische) levensduur. De in de tabel opgenomen afschrijvingstermijnen zijn ongewijzigd ten opzichte van de nota IWA Bij de vorige herziening zijn de termijnen getoetst door de vakafdelingen en door de accountant. Afwijken van de periode zoals vermeld in de tabel is slechts toegestaan na expliciete toestemming van Provinciale Staten. De tabel is ingedeeld naar kenmerken van activa. Het is mogelijk dat een actief niet expliciet in de tabel is opgenomen. Aansluiting dient dan gezocht te worden op kenmerkniveau. Gebouwen - 30 jaar voor het pand van het Provinciehuis - voor onderdelen van de (bedrijfs)gebouwen, waarvoor een kortere levensduur wordt verwacht, wordt de componenten methode toegepast - 15 jaar voor technische installaties in bedrijfsgebouwen - 10 jaar voor inrichting (meubilair en inventaris) en bekabeling ICT - 15 jaar voor veiligheidsvoorziening bedrijfsgebouwen - geen afschrijving op (onder)gronden en terreinen Duurzame bedrijfsmiddelen - 25 jaar voor dienstvaartuigen - 10 jaar voor telefooninstallaties - 5 jaar voor transportmiddelen en kantoormachines - 3 jaar voor communicatiemiddelen, automatiseringsapparatuur en -programmatuur (ICTmiddelen) Overige - geen afschrijving op kunstvoorwerpen met een cultuurhistorische waarde. Voor investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut worden de volgende afschrijvingstermijnen gehanteerd: Grond-, weg- en waterbouwkundige werken - 30 jaar voor wegen en fietspaden - 40 jaar voor vaarwegen 40 jaar Overige - 40 jaar voor recreatieobjecten en landschapszorg. Immateriële vaste activa - kosten voor het sluiten van geldleningen en het saldo van agio en disagio worden niet geactiveerd; - kosten van onderzoek en ontwikkeling die gemaakt zijn in de voorbereidingsfase worden in 5 jaar afgeschreven; 6

7 Financiële vaste activa - geen afschrijving op deelnemingen; - bijdragen aan activa in eigendom van derden worden conform de in deze tabel voor de soortgelijke immateriële vaste activa geldende termijnen afgeschreven. 7

8 Bijlage 2 Extra toelichting bij beleidsuitgangspunt 2 Een verandering ten opzichte van de beleidsnota IWA 2014 is dat kosten en opbrengsten voor een project die na het technisch gereed komen worden gemaakt worden geactiveerd in plaats van in de exploitatie worden genomen. Hiermee wordt gevolg geven aan artikel 59 van het BBV waarin staat dat alle investeringen worden geactiveerd. Investeringen moeten worden geactiveerd op het moment van ingebruikname. Voor een eenduidige definitie wordt als moment van technisch gereed of ingebruikname de volgende momenten gekozen: Projecten welke worden uitgevoerd op basis van de UAV-2012: Proces verbaal van opneming, 9, van het hoofdcontract 1 ; Projecten welke worden uitgevoerd op basis van de UAV-GC 2005: Proces verbaal van oplevering, 24, van het hoofdcontract; Voor projecten welke op basis van andere contractuele voorwaarden worden uitgevoerd, moet het moment van technisch gereed zo dicht mogelijk liggen bij het moment waarop het projectresultaat kan worden gebruikt. Nadat het project technisch gereed is, moet het project nog financieel worden afgewikkeld. In deze fase worden nog kleine werkzaamheden uitgevoerd, eventuele disputen met aannemers over meer- /minderwerk/verzoeken tot wijziging beslecht, claims omtrent schades en nadeelcompensatie afgedaan, verzoeken tot subsidievaststelling ingediend etc. Deze kosten en ontvangsten drukken op het projectresultaat en moeten worden geactiveerd. De in deze fase van het project gemaakte kosten en opbrengsten worden geactiveerd op het moment van project decharge. De kosten gemaakt in de initiatieffase komen ten laste van de exploitatie. Tabel: Projectfasen en verwerking van de kosten Fase Initiatieffase Voorbereidingsfase* Uitvoeringsfase tot technisch gereed Uitvoeringsfase van technisch gereed tot project decharge Kosten / opbrengsten In de exploitatie nemen Activeren als immaterieel vaste activa Zie afschrijvingstabel Activeren als materieel vaste activa Zie afschrijvingstabel Activeren als materieel vaste activa Zie afschrijvingstabel *Lasten worden geactiveerd indien expliciet besloten dat verdere uitvoering van het project akkoord is bevonden. 1 Omdat voor de realisatie van een project vaak meerdere aannemers aan het werk zijn, wordt voor het moment van activeren het hoofdcontract gebruikt. Het hoofdcontract is het contract waarmee het belangrijkste deel van het projectdoel wordt gerealiseerd. Na oplevering van het hoofdcontract kan het zijn dat andere aannemers nog kleine specialistische werkzaamheden uitvoeren. De hiermee samenhangende kosten worden geactiveerd bij het moment van project decharge. 8

9 Bijlage 2 Wettelijke kaders de Provinciewet Artikel Provinciale staten stellen bij verordening de uitgangspunten voor het financiële beleid, alsmede voor het financiële beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie vast. De verordening waarborgt dat aan de eisen van rechtmatigheid, verantwoording en controle wordt voldaan. 2. De verordening bevat in ieder geval: a. regels voor waardering en afschrijving van activa; Financiële verordening Artikel 9 Beleidsnota investeringen, waarderingen en afschrijvingen. De beleidsnota investeringen, waarderingen en afschrijvingen verschaft in ieder geval voorschriften ten aanzien van waardering en afschrijving van investeringen. BBV Artikel 1 1. In dit besluit wordt verstaan onder: p. investeringen met economisch nut: investeringen die verhandelbaar zijn en kunnen bijdragen aan het genereren van middelen. Artikel Alle investeringen worden geactiveerd. 2. In afwijking van het eerste lid worden kunstvoorwerpen met een cultuur-historische waarde niet geactiveerd. Artikel 60 Kosten van onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief kunnen worden geactiveerd indien: a. het voornemen bestaat het actief te gebruiken of te verkopen; b. de technische uitvoerbaarheid om het actief te voltooien vaststaat; c. het actief in de toekomst economisch of maatschappelijk nut zal genereren en; d. de uitgaven die aan het actief zijn toe te rekenen betrouwbaar kunnen worden vastgesteld. (Kosten van onderzoek en ontwikkeling worden binnen de initiatieffase van een project gemaakt. De kosten die in deze fase gemaakt worden, worden bij de provincie Zuid Holland in de exploitatie worden genomen). Artikel 61 Bijdragen aan activa in eigendom van derden kunnen worden geactiveerd, indien: a. er sprake is van een investering door een derde; b. de investering bijdraagt aan de publieke taak; c. de derde zich heeft verplicht tot het daadwerkelijk investeren, op een wijze zoals is overeengekomen en; d. de bijdrage kan worden teruggevorderd, indien de derde in gebreke blijft of de provincie 9

10 onderscheidenlijk gemeente anders recht kan doen gelden op de activa die samenhangen met de investering. Artikel Alle vaste activa worden voor het bedrag van de investering geactiveerd. 2. In afwijking van het eerste lid worden de bijdragen van derden die in directe relatie staan met het actief op de waardering daarvan in mindering gebracht. 3. In afwijking van het eerste lid moeten de voorzieningen, bedoeld in artikel 44, eerste lid, onder d, in mindering gebracht worden op de investeringen, bedoeld in artikel 35, eerste lid, onder b. Artikel Activa worden gewaardeerd op basis van de verkrijgings- of vervaardigingsprijs. 2. De verkrijgingsprijs omvat de inkoopprijs en de bijkomende kosten. 3. De vervaardigingsprijs omvat de aanschaffingskosten van de gebruikte grond- en hulpstoffen en de overige kosten, welke rechtstreeks aan de vervaardiging kunnen worden toegerekend. In de vervaardigingsprijs kunnen voorts worden opgenomen een redelijk deel van de indirecte kosten en de rente over het tijdvak dat aan de vervaardiging van het actief kan worden toegerekend; in dat geval vermeldt de toelichting dat deze rente is geactiveerd. 4. Voor in erfpacht uitgegeven gronden geldt de uitgifteprijs van eerste uitgifte als verkrijgingsprijs. Gronden in eeuwigdurende erfpacht worden gewaardeerd tegen registratiewaarde. 5. Van activa waarvan de bestemming verandert, wordt de actuele waarde van de nieuwe bestemming in de toelichting op de balans opgenomen. 6. In afwijking van het eerste lid is waardering tegen actuele waarde toegestaan voor de activa van de Nazorgfondsen bedoeld in artikel van de Wet milieubeheer. 7. Passiva worden gewaardeerd tegen de nominale waarde, met uitzondering van voorzieningen die tegen contante waarde zijn gewaardeerd. 8. Eventuele voorzieningen wegens oninbaarheid worden met de boekwaarde van leningen en vorderingen verrekend. Artikel De afschrijvingen geschieden onafhankelijk van het resultaat van het boekjaar. 2. Slechts om gegronde redenen mogen de afschrijvingen geschieden op andere grondslagen dan die welke in het voorafgaande begrotingsjaar zijn toegepast. De reden van de verandering wordt in de toelichting op de balans uiteengezet. Tevens wordt inzicht gegeven in haar betekenis voor de financiële positie en voor de baten en de lasten aan de hand van aangepaste cijfers voor het begrotingsjaar of voor het voorafgaande begrotingsjaar. 3. Op vaste activa met een beperkte gebruiksduur wordt jaarlijks afgeschreven volgens een stelsel dat is afgestemd op de verwachte toekomstige gebruiksduur. 4. In afwijking van het derde lid is de afschrijvingsduur voor de immateriële vaste activa, bedoeld in artikel 34 onder a, maximaal gelijk aan de looptijd van de lening. 5. In afwijking van het derde lid is de afschrijvingsduur voor de immateriële vaste activa, bedoeld in artikel 34 onder b, ten hoogste vijf jaar. 6. Voor bijdragen aan de activa in eigendom van derden, bedoeld in artikel 34, onderdeel c, is de afschrijvingsduur maximaal gelijk aan die van de activa waarvoor de bijdrage aan derden wordt verstrekt. 10

11 Artikel Naar verwachting duurzame waardeverminderingen van vaste activa worden onafhankelijk van het resultaat van het boekjaar in aanmerking genomen. 2. Voorraden en deelnemingen worden tegen de marktwaarde gewaardeerd indien de marktwaarde lager is dan de verkrijgings- of vervaardigingsprijs. 3. Een actief dat buiten gebruik wordt gesteld wordt afgewaardeerd op het moment van buitengebruikstelling, indien de restwaarde lager is dan de boekwaarde. 11