INHOUD Inleiding... 3

Transcriptie

1 Handleiding KNZB Interface Versie 0.3 februari 2013

2 INHOUD INHOUD Inleiding De werking van de interface bij het bijwerken van alle relaties Het aanmaken van berichten Het controleren van aangemaakte berichten en het oplossen van fouten Het versturen van de berichten Het verwijderen van berichten Functionarissen aanmelden bij de bond Geblokkeerde relaties Status van berichten Een individueel lid bijwerken via de interface Inrichting voordat de interface kan worden gestart Nummerreeks Activiteiten Categorie Functies KNZB codes opnemen in de functietabel Zelf een bondsnummer aanpassen Lijst maken met startnummers en geldigheid Handleiding Interface KNZB Versie 0.3 2

3 1 Inleiding In deze handleiding wordt de interface met de KNZB besproken. De interface regelt de uitwisseling van berichten met de KNZB, zodat deze niet handmatig bij de KNZB gewijzigd hoeven te worden. Sinds februari 2013 is hierin een belangrijke wijziging opgetreden. Het is nu mogelijk om via de interface een dagstartvergunning aan te maken. Daarnaast worden nu ook de wijzigingen van de status van de startvergunningen doorgegeven. Hiermee is te zien of een startvergunning nog geldig is of dat deze is overgeschreven naar een andere vereniging. De volgende berichten worden in de interface geregeld: Voor leden; Aanmeldingen nieuwe leden Wijzigingen op bestaande leden Afmelden van opgezegde leden Aanvragen van startvergunningen Status opvragen van startvergunningen Aanvragen van een dagstartvergunning Voor overige: Officials van de vereniging zijn ook vaak geen lid van de vereniging, maar dienen toch bij de bond bekend te zijn. Op basis van functies met de juiste functiecode kunnen deze relaties aangemeld worden bij de bond. Zie hiervoor de inrichting in hoofdstuk 5.4 In de komende hoofdstukken worden deze aspecten van de interface stap voor stap besproken. AllUnited adviseert om altijd de volledige interface te draaien. Dus om alle mutaties in één keer door te geven. In uitzonderingsgevallen is het echter mogelijk om ook individuele wijzigingen door te geven en gegevens op te vragen. Handleiding Interface KNZB Versie 0.3 3

4 2 De werking van de interface bij het bijwerken van alle relaties Via het menupad [diversen] [interface] komt men bij de interface in onderstaand scherm terecht. Het communicatieproces met de bond dient regelmatig uitgevoerd te worden. AllUnited adviseert om dit éénmaal per 2 weken te doen. De verenigingen moeten zelf ook regelmatig de interface nakijken op fouten en deze oplossen. De interface door bestaat uit de volgende stappen: 1. Berichten aanmaken 2. Foutberichten oplossen en opnieuw berichten aanmaken 3. Berichten versturen naar de Bond 4. Berichten controleren die teruggekomen zijn van de bond. En eventuele fouten oplossen en opnieuw berichten aanmaken en versturen 5. Alle berichten verwijderen, behalve de berichten met status verzonden. Hieronder worden de verschillende stappen beschreven. Handleiding Interface KNZB Versie 0.3 4

5 2.1 Het aanmaken van berichten Via deze transactie worden de berichten aangemaakt die naar de Bond verstuurd moeten worden. Veld Bond ID Berichttype Activiteiten aanmaken Forceer bijwerken alle relaties Omschrijving Alleen bij Omni verenigingen (verenigingen met meerder sporten/bonden) moet hier een keuze worden gemaakt. Anders kan het leeg gelaten worden. Leden: Per wijziging in de AllUnited administratie wordt er een bericht aangemaakt. Ledenlijst: Met dit bericht kan een totale ledenlijst bij de Bond worden opgevraagd. Het kan lang duren voordat de informatie teruggekoppeld is. Grote verenigingen (meer dan 1500 leden) kunnen problemen onder vinden omdat de informatie stroom te groot is om door AllUnited te verwerken. AllUnited kan eventueel daarbij assisteren. Startnummers: Met dit bericht kunnen de startnummers van de leden opgevraagd en geactiveerd worden. Dit veld staat altijd aangevinkt. Dit is gedaan om bij aanvang van een nieuw seizoen te voorkomen dat de leden nog geen activiteiten hebben een alle leden worden afgemeld. Als er in de functietabel een aanpassing heeft plaatsgevonden die relevant is voor uitwisseling met de bond, dan ziet het systeem dit niet als een wijziging bij de persoon en zal er dus ook geen bericht voor de bond worden aangemaakt. Het is dan nodig om dit veld aan te vinken, zodat alles wordt uitgewisseld met de bond. Dus als niet leden zoals officials niet juist worden aangemeld, dan kan het nodig zijn om dit veld aan te vinken. Nadat het scherm ingevuld is, druk op [Start] en de berichten worden aangemaakt. Aangemaakte berichten krijgen een status. Aangemaakt betekent dat het bericht is aangemaakt en dat er geen fouten zijn. Fout betekent dat het bericht niet verstuurd kan worden, omdat er fouten zijn. Bijvoorbeeld de geboortedatum ontbreekt. Bondskaart fout betekent dat het bericht niet verstuurd kan worden omdat er een fout is met het aanvragen van de startlicentie. Een fout zou kunnen zijn, dat de juiste zwemdiscipline niet aanwezig is. Alle berichten met de status fout zullen eerste gecorrigeerd moeten worden, voordat deze naar de bond kunnen worden verstuurd. Dit staat in de volgende paragraaf beschreven. In hoofdstuk 3 wordt uitleg gegeven over de status van berichten. Let op: Zolang de berichten niet naar de bond zijn verstuurd, zijn de relaties waarvoor een bericht is aangemaakt geblokkeerd. 2.2 Het controleren van aangemaakte berichten en het oplossen van fouten Handleiding Interface KNZB Versie 0.3 5

6 Het tweede blok op het interfacescherm kan gebruikt worden om berichten te selecteren en weer te geven. In deze fase moeten alle berichten met een fout status gecorrigeerd worden, voordat deze naar de bond worden verstuurd. Een voorbeeld van een fout is dat de geboortedatum ontbreekt, of dat het adres niet juist is. Aan de hand van onderstaande tabel kan in bovenstaand scherm de juiste selectie gemaakt worden. Meestal zal er geselecteerd worden op de berichtstatus zoals fout. Veld Bericht ID Berichtnummer Richting Berichtstatus Verstuurd Referentie Omschrijving Unieke identificatie van bericht binnen AllUnited. Dit nummer wordt vastgelegd op basis van de nummerreeks Nummer dat de Bond geeft aan het bericht In: berichten verstuurd door de KNHB. Hebben meestal de status Ontvangen Uit: verstuurde berichten De status van het bericht. Zie hoofdstuk 3 Bericht statussen Datum dat een bericht verstuurd is Referentienummer. Meestal is dit het relatienummer van AllUnited Na het selectiescherm gevuld te hebben, druk op [Weergeven] of [Wijzigen]. Daarna wordt er een lijst getoond met berichten die aan de selectiecriteria voldoen, zoals in onderstaand voorbeeld. Corrigeer alle relaties waarbij een fout is opgetreden. Verwijder dan alle berichten met een fout status. Zie hoofdstuk 2.4 voor het verwijderen van deze berichten. Maak daarna de berichten opnieuw aan zoals beschreven in hoofdstuk 2.1. Pas als er geen foutmeldingen meer zijn, kan het bestand naar de bond gestuurd worden, zoals in hoofdstuk 2.3 staat beschreven. Let op: Indien de tekst verschijnt Lid is geen verenigingslid, dan is er een fout in de interface opgetreden. Maak in dat geval een helpdeskticket aan en meld het probleem. AllUnited kan dan de status van de interface bij deze relatie aanpassen, zodat deze opnieuw met de interface mee kan gaan. Indien er vragen zijn voor AllUnited over de berichten, verwijder deze dan niet zodat AllUnited de berichten kan analyseren. Handleiding Interface KNZB Versie 0.3 6

7 Per bericht worden de volgende velden getoond: Veld Omschrijving Vw Aanvinken om bericht te verwijderen nadat op Bewaren is geklikt O. verst. n.v.t. Bericht ID Unieke identificatie van bericht binnen AllUnited. Dit nummer wordt vastgelegd op basis van de nummerreeks Richting In: berichten verstuurd door de KNZB. Hebben meestal de status Ontvangen Uit: verstuurde berichten Berichttype Leden: Per wijziging in de AllUnited administratie wordt er een bericht aangemaakt. Ledenlijst: Met dit bericht kan een totale ledenlijst bij de bond worden opgevraagd. Het kan lang duren voordat de informatie teruggekoppeld is. Grote verenigingen (meer dan 1500 leden) kunnen problemen onder vinden omdat de informatie stroom te groot is om door AllUnited te verwerken. AllUnited kan eventueel daarbij assisteren. Berichtstatus De status van het bericht. Zie hoofdstuk 3 Bericht statussen Berichtnummer Nummer dat de bond geeft aan het bericht Bond ID KNZB Referentie Relatienummer en naam van relatie Verstuurd Datum dat bericht verstuurd is Bevestigd Datum dat bericht bevestigd is. Zou gelijk moeten zijn aan Verstuurd Afgesloten Datum dat bericht is afgesloten. Zou gelijk moeten zijn aan Verstuurd, behalve voor geparkeerde berichten Match n.v.t. NaamS n.v.t. AdresS n.v.t. Foutcode Code van fout Fout n.v.at. Foutactor n.v.t. Fouttekst Omschrijving van fout Foutveld n.v.t. 2.3 Het versturen van de berichten Met onderstaande transactie is het mogelijk de berichten naar de bond te sturen. In onderstaand voorbeeld staan 0 berichten. Als er berichten klaar staan om verstuurd te worden dan staat daar het aantal berichten. Veld Bond ID Bericht ID Berichten versturen Omschrijving KNZB, hoeft niet gevuld te worden Unieke identificatie van bericht binnen AllUnited. Dit nummer wordt vastgelegd op basis van de nummerreeks. Kan gebruikt worden om één specifiek bericht te versturen. Kan leeg blijven Vink het bolletje aan om berichten te versturen Handleiding Interface KNZB Versie 0.3 7

8 Nadat [Bericht versturen] is aangevinkt, kan op [start] gedrukt worden om maximaal 200 berichten te versturen. Als er nog meer berichten zijn dan dient deze stap herhaald worden. Let op: Het versturen kan even duren. Voor 200 berichten is 1 minuut niet abnormaal. Het op vragen van een Ledenlijst kan wel 10 minuten duren. 2.4 Het verwijderen van berichten Regelmatig moet de interface nagekeken worden op foutberichten. Deze foutberichten worden bij elke start van de interface opnieuw aangemaakt. Het is dus noodzakelijk om deze regelmatig te verwijderen en de interface zelf te starten om te kijken welke foutberichten nog actueel zijn. In het laatste blok van de interface kunnen de berichten die fout zijn verwijderd worden. Het wordt aanbevolen om de interface schoon te houden, zodat er een overzicht is van de berichten die nog gecorrigeerd moeten worden. Alle berichten met de status ontvangen en verwerkt kunnen altijd verwijderd worden. Indien er vragen zijn voor AllUnited over de berichten, verwijder deze dan niet zodat AllUnited de berichten kan analyseren. 2.5 Functionarissen aanmelden bij de bond De KNZB wil ook graag weten welke leden een functie vervullen binnen de vereniging. Relaties binnen de vereniging die als bestuurslid, official of op een andere manier een rol vervullen binnen de vereniging moeten ook aangemeld worden bij de bond. Dit kunnen zowel leden zijn als overige relaties. Ze kunnen ook de activiteit zwemmen, waterpolo etc. hebben, maar het hoeft niet. Als een voorzitter zelf zwemt, dan worden zijn gegevens doorgestuurd naar de KNZB op basis van zijn activiteit zwemmen. Maar de bond wil ook graag weten dat deze persoon tevens voorzitter is van de vereniging. Dit gaat op basis van functies. Ook functionarissen zoals officials die geen lid zijn van de vereniging, kunnen op basis van functies doorgestuurd worden naar de bond. In het relatiescherm van de relatie staat het blok functies. Door bij de 0 links onderin een 1 of een hoger getal te plaatsen kunnen nieuwe regels worden toegevoegd voor meer functies. In de functietabel die in hoofdstuk 5.4 besproken wordt, moeten deze functies dan wel de code van de bond meekrijgen. Op basis hiervan worden de gegevens met de bond uitgewisseld. 2.6 Geblokkeerde relaties Als u tijdens het werken met AllUnited merkt dat bepaalde relaties zijn geblokkeerd door de interface met de bond dan is de relatie geblokkeerd omdat de interface naar de bond nog niet is afgerond. De mutaties zijn wel aangemaakt, maar de mutaties zijn nog niet naar de bond verzonden. Controleer in dat geval of er bij berichten versturen nog openstaande berichten staan en verstuur deze berichten. Zie hoofdstuk 2.3 Handleiding Interface KNZB Versie 0.3 8

9 Handleiding Interface KNZB Versie 0.3 9

10 3 Status van berichten Hieronder wordt een complete opsomming gegeven van alle berichtstatussen. Veld Aangemaakt Fout Ontvangen Verwerkt Omschrijving Dit zijn berichten die aangemaakt zijn door AllUnited en klaar staan voor verzending naar de KNHB Dit zijn berichten waar AllUnited een fout heeft geconstateerd zoals geen geboortedatum, postcode of bondsnummer. Deze fouten moeten door de vereniging worden opgelost voordat de interface naar de bond wordt verstuurd. Indien het bondsnummer niet aanwezig is, kan contact gezocht worden met AllUnited. Dit zijn berichten die door de Bond zelf worden verstuurd omdat er een wijziging heeft plaats gevonden in de bondsapplicatie. LET OP: AllUnited doet niks met deze berichten als het om wijzigingen van NAW gegevens gaat. Wijzigingen die betrekking hebben op de startvergunningen, worden wel doorgevoerd. Dit zijn berichten die correct zijn verwerkt. Er zijn drie velden die door de interface overgenomen kunnen worden in AllUnited: KNZB nummer Gecorrigeerde straatnaam Gecorrigeerde plaatsnaam Handleiding Interface KNZB Versie

11 4 Een individueel lid bijwerken via de interface Als we naar het activiteitenscherm van een relatie gaan, dan zien we een nieuwe knop. Synchronisatie met de bond. Deze knop is bedoeld om snel een individueel lid bij te werken. Door op deze knop te drukken, komen we in het volgende scherm. Met de knop bijwerken wordt het lid zelf bijgewerkt en worden ook de startlicenties aangevraagd. Met de knop kaart aanvragen kan een dagstartvergunning voor een lid aangevraagd worden. Handleiding Interface KNZB Versie

12 Als er veel mutaties zijn geweest, dan wordt dit ook zichtbaar in dit scherm. Ook is zichtbaar tot hoe lang een Waterpolokaart geldig is. Voor waterpolo kan het ook een duplicaat waterpolokaart aangevraagd worden. Handleiding Interface KNZB Versie

13 5 Inrichting voordat de interface kan worden gestart 5.1 Nummerreeks Menupad: [Instellingen] en dan [Nummerreeksen] (blok Algemeen). Klik op wijzigen. De nummerreeks die van toepassing is voor berichten is Num.rks.code : MSG 5.2 Activiteiten Menupad: [Instellingen] [Activiteiten] (blok Activiteiten). Klik op Wijzigen. Scroll naar rechts en kijk of voor de activiteiten de velden voor de interface gevuld zijn zoals hieronder. Dus bij bondnummer KNZB en bij Bond Clubnummer het nummer van de vereniging. Handleiding Interface KNZB Versie

14 Bovenstaande velden moeten gevuld zijn, voordat de interface kan worden gestart. 5.3 Categorie Aan de Bond moet doorgegeven worden wat voor type lid een relatie is. In AllUnited is het type lid gekoppeld aan de Categorie. Per categorie kan aangegeven worden welke KNZB activiteit code doorgegeven moet worden aan de bond. Menupad: [Instellingen] en dan [Categorie] (blok Activiteiten). Klik op Wijzigen. Zorg ervoor dat de juiste Bond categorie codes in de tabel categorieën zijn opgenomen. ACTIVITEITEN Code SWIMMING WATERPOLO SYNCHRONIZED DIVING Spelactiviteit Zwemmen Waterpolo Synchroonzwemmen Schoonspringen Handleiding Interface KNZB Versie

15 OPENWATER HANDICAPPED MASTERS ELEMENTARY RECREATIVE TRIATHLON WATERBASKETBALL FINSWIMMING Open Water Zwemmen Gehandicaptensport Masters Elementair Zwemmen Recreatieve Leden Triathlon Waterbasketbal Vinzwemmen 5.4 Functies De KNZB kent diverse functies. Het is de bedoeling dat de functiecode ook opgenomen wordt in de tabel functies zoals in hoofdstuk omschreven. Relaties die een functie hebben met een KNZB functiecode kunnen ook doorgestuurd worden via de interface. Alle mogelijke functies en hun code staan in onderstaand overzicht. Voor de meeste vrijwilligers zal de code member gebruikt worden. Dit geldt namelijk voor alle officials, die door de vereniging zelf zijn aangewezen. FUNCTIONS Code SE HM MEMBER PM VZ SE2 Spelactiviteit Secretaris Erelid van de vereniging Lid Penningmeester Voorzitter Tweede secretaris SR1 Waterpolo scheidsrechter 1 SR2 Waterpolo scheidsrechter 2 CPS CPW CPD CPSY CPE CPM CPL Contactpersoon zwemmen Contactpersoon waterpolo Contactpersoon schoonspringen Contactpersoon synchroonzwemmen Contactpersoon elementair zwemmen Contactpersoon Masters Contactpersoon open water zwemmen KNZB codes opnemen in de functietabel Menupad: [Instellingen] en dan [Functies] (blok Relaties). Klik op Wijzigen. Zorg ervoor dat de relevante functies ook een Bondfunctiecode hebben zoals in onderstaand voorbeeld. Relaties die een functie hebben waaraan een bondfunctiecode is gekoppeld, worden doorgestuurd naar de bond. Handleiding Interface KNZB Versie

16 6 Zelf een bondsnummer aanpassen In sommige gevallen kan het nodig zijn om zelf een bondsnummer in te vullen of te corrigeren. Voor alle gebruikers behalve voor de gebruikers met het profiel [systadm] zijn onderstaande velden binnen het activiteitenscherm van een relatie niet toegankelijk. Alleen een gebruiker met het profiel [systadm] kan hier het bondnummer of het scheidsnummer aanpassen. Handleiding Interface KNZB Versie

17 7 Lijst maken met startnummers en geldigheid Als je zelf een lijst wilt maken om een overzicht te hebben van de startnummers dan kun je deze lijst zelf maken op basis van onderstaand voorbeeld. Via instellingen onder het kopje algemeen -- ga je naar lijst en bestandsopmaak. Je kunt dan een nieuwe rapportage toevoegen. Kies voor lijsten met relaties en geef de rapportage een naam. In dit geval startvergunningen. Kopieer onderstaande selectie. Zodat de rapportage eruit ziet als in bovenstaand voorbeeld. contactid:relatienummer,firstname:voornaam,prelastname:tussenvoegsel,lastname:achternaam,leaguenumb er:bondsnummer,act_value01:startnummer,act_value10:wp geldig t/m Nu kan via diversen rapportages lijsten met relaties deze rapportage opgeroepen worden. Kies bij lijstopmaak de juiste rapportage en druk onderaan op start. De lijst ziet er dan als volgt uit: Handleiding Interface KNZB Versie