Werkplan Huurdersvereniging het Zuiden 2015

Transcriptie

1 Een gezonde organisatie al basis Dit werkplan geeft inzicht in de activiteiten van Op het Zuiden Vereniging voor Huurders in. Het werkplan bestaat uit drie onderdelen. Het eerste onderdeel bevat de activiteiten die rechtstreeks invulling geven aan de doelstelling. De Wet op het overleg huurders verhuurder is hierbij leidend. Het tweede onderdeel bevat de onderwerpen die ondersteunend zijn aan de doelstelling en het in stand houden en verder versterken van de organisatie het derde onderdeel heeft betrekking op de bestuurlijke taken die bij de vereniging horen en de financiële begroting. Randvoorwaarden voor belangenbehartiging Het hebben van een goede relatie met Wonen Zuid Het formuleren van een inhoudelijke agenda en belangenbehartiging Het beschikken over een modern en adequaat participatiemodel Het zijn van een goede organisatie voor vrijwilligers een gezonde financiële positie van Op het Zuiden Het beschikken over adequate mogelijkheden voor communicatie Het beschikken over een kwalitatieve administratie Het hebben van draagvlak onder huurders door leden Het beschikken over professionele ondersteuning De afgelopen jaren is Op het Zuiden stevig met aan de slag geweest met deze onderwerpen om de belangenbehartiging voor huurders bij Wonen Zuid kwalitatief veilig te stellen. In gaat Op het Zuiden verder aan de slag. Los van doorlopende zaken en volkshuisvestelijke ontwikkelingen gaat Op het Zuiden focus leggen op de positie en ondersteuning van de vrijwilligers in en het sterker verbinden van Op het Zuiden met de achterban. De doorontwikkeling van het nieuwe participatiemodel speelt hier een belangrijke rol in. In termen van efficiency is ervoor gekozen om het werkplan voor kort en krachtig te houden. De kern van de begroting richt zich op de verdere versterking van OhZ. En dan gaat het vooral om het dieper doordringen en komen tot verankering in de vezels van de achterban.

2 Activiteiten ten diensten van de doelstelling / kerntaak Kerntaak/inleidend De kerntaak van Op het Zuiden Vereniging voor Huurders is het behartigen van de belangen van de huurders van Wonen Zuid. Deze taak krijgt invulling door het geven van adviezen aan Wonen Zuid over allerlei activiteiten. Veelal gaat het dan over bijstelling van beleid of bijvoorbeeld nieuw beleid. Verder rekent Op het Zuiden de ondersteuning van bewonerskader (bewonersgroepen/commissies) tot haar kerntaak. Beleidsadvisering In wordt geadviseerd over een aantal beleidstrajecten. Hiervan is er een aantal bekend. Op basis van maatschappelijke en politieke factoren zal er zeker behoefte zijn aan extra adviestrajecten. Er wordt onderscheid gemaakt tussen intensieve en niet intensieve adviestrajecten. Intensieve adviestrajecten Bij de intensieve adviestrajecten wordt uitgegaan van directe belangen voor huurders. Deze kunnen bijvoorbeeld betrekking hebben op de betaalbaarheid, het dienstenpakket of de woon en leefomgeving. In voorziet het bestuur een aantal intensieve beleidsadviestrajecten. Hiervan staan er nu een aantal vast en wordt er tijd gereserveerd voor niet voorziene trajecten. De beleidstrajecten waarvan het de verwachting is dat deze in aan de orde zullen zijn: Betaalbaarheid (nieuw beleid, samen met WZ) Huurbeleid (beleidsevaluatie o.b.v. en (nieuwe) overheidsrichtlijnen samen met WZ) Modernisering woonruimteverdelingsbeleid (WRV sales) (beleidsevaluatie samen met WZ) Modernisering woonruimteverdelingsbeleid (o.b.v. leefstijlen) (nieuw beleid samen met WZ) Abonnement serviceonderhoud (nieuw beleid samen met WZ) Warmtewet (nieuw beleid samen met WZ) Niet intensieve adviestrajecten Bij de niet intensieve beleidstrajecten gaat het om adviesaanvragen die minder impact hebben voor huurders en veelal op basis van actualiteit en korte termijnverzoeken afgehandeld moeten worden of jaarlijks terugkerende trajecten. Deze adviestrajecten handelt het bestuur zelf af. Deze zijn voor wat betreft de tijdsbelasting dan ook minder zwaar. In 2014 verwacht het bestuur 10 niet intensieve beleidsadviestrajecten. Dit betreft een inschatting op basis van eerdere ervaringen. Een aantal zijn reeds bekend: Reguliere huurronde 2014 (jaarlijks terugkerend) Evaluatie huurverhoging bij woningverbetering Begroting Wonen Zuid (jaarlijks terugkerend) Evaluatie prestatieafspraken gemeenten (jaarlijkse evaluatie) Evaluatie klachtencommissie (jaarlijkse evaluatie)

3 Activiteiten rondom belangenbehartiging Op het Zuiden maakt zich zorgen over de ontwikkeling van de Woonlasten. Hiervoor heeft Op het Zuiden een initiatief genomen om lokaal de woonlasten op de kaart te zetten. Dit initiatief is gestart in Roermond en krijgt vorm door een samenwerking met drie andere HBV s. Het is de bedoeling om tot een concept te komen dat ook andere gemeenten/regio s kunnen gebruiken om dit onderwerp lokaal op de kaart te zetten. Het concept bestaat uit een beeldmerk, een methodiek en een plan van aanpak. De doelstelling is dat alle huurders van de betreffende regio s op de hoogte zijn van de inspanningen die hun huurdersvereniging ontplooit om dit onderwerp lokaal belangrijk te maken en dat alle partijen met invloed hier standpunten over innemen en mee aan de slag gaan. Overleg met Wonen Zuid Op het Zuiden gaat in samen met Wonen Zuid verder op de ingeslagen weg van het nieuwe participatiemodel. De nieuwe participatiestructuur is ingericht op basis van vier overlegtafels. De individuele overlegtafel De wijk en buurtgerichte overlegtafel De beleidsmatige overlegtafel De bestuurlijke overlegtafel Het overleg dat Op het Zuiden met Wonen Zuid voert vindt plaats aan de beleidsmatige overlegtafel en de bestuurlijke overlegtafel. Aan de beleidsmatige overlegtafel worden alle onderwerpen besproken die betrekking hebben op de concrete beleidsaspecten (evaluatie en ontwikkeling) die de belangen van huurders raken. Aan de bestuurlijke overlegtafel zijn de onderwerpen aan de orde die een bestuurlijke dimensie hebben. Dan gaat het bijvoorbeeld over het profiel van Wonen Zuid en de politieke ontwikkelingen. Buiten reguliere overleggen kunnen er werkgroepen worden samengesteld om specifieke onderwerpen te behandelen. Het is de bedoeling om deze werkgroepen samen te stellen met huurders buiten het bestuur. Hiermee wordt beoogd een bredere betrokkenheid onder huurders te bewerkstelligen en huurders in de gelegenheid te stellen laagdrempeliger deel te laten nemen aan het werk van OhZ. Ondersteuning bewonersgroepen en het organiseren van huurders Bij de wijk en buurtgerichte overlegtafel vindt het overleg vooral plaats tussen Wonen Zuid en bewonerscommissies/groepen. Op het Zuiden speelt dan vooral een ondersteunende rol op afroep. Het is belangrijk dat huurders georganiseerd zijn participatie begint van onderop. In het nieuwe participatiemodel ligt de focus op de betrokkenheid en participatie van georganiseerde huurders op wijkniveau en buurtniveau. Dit is niet alleen in het belang van de huurders zelf maar ook van Wonen Zuid. Op het Zuiden is daarbij van mening dat huurdersbelangen zoveel als mogelijk collectief besproken moeten worden tussen belanghebbenden. Daarom streeft Op het Zuiden ernaar om huurders in wijken, buurten en complexen te organiseren. De ondersteuning van (bestaande) bewonersgroepen vindt plaats op verzoek van de groep zelf of komt tot stand op basis van activiteiten van Wonen Zuid of door bepaalde omstandigheden in de woon en leefomgeving. Dit zijn onder andere trajecten die te maken hebben met planmatig onderhoud van woningen, renovatie en bijvoorbeeld wijkontwikkeling. De ondersteuning van huurders wordt verzorgd door de werknemer van Op het Zuiden en/of door vrijwilligers.

4 Ondersteuning van individuele huurders vindt plaats via het serviceaanbod dat Op het Zuiden aan haar leden aanbiedt. Het serviceaanbod is enerzijds bedoeld om individuele leden te ondersteunen en te helpen en anderzijds om voeling te houden met huurders en hun ervaringen waardoor eventuele problemen die beleidsaandacht vragen boven komen drijven.

5 Activiteiten die ondersteunend zijn aan de doelstelling / faciliterend Inleidend Om de kerntaken uit te voeren is er een organisatie nodig. Deze organisatie herbergt een aantal onderwerpen dat redelijkerwijs noodzakelijk is om de doelstelling te kunnen uitvoeren. Het gaat dan bijvoorbeeld om legitimiteit, administratieve activiteiten, beheer en verwerving van financiële middelen. In dit onderdeel van het werkplan wordt hier nader op ingegaan. Legitimiteit/bestaansrecht Op het Zuiden behartigt de belangen van huurders. Daarvoor moet zij, aantoonbaar, een betekenend aantal huurders vertegenwoordigen. Dit betekent dat er allerlei activiteiten nodig zijn om deze huurders aan de vereniging te binden. Dit kan door het lidmaatschap en door een adequaat vrijwilligersbeleid. Communicatie In zal de ontwikkeling van de communicatie instrumenten die in 2014 is gestart verder worden doorgezet. Hierin speelt de website, de enquêtesoftware en de nieuwe ledenadministratie een belangrijke rol. Verder blijft de papieren nieuwsbrief aandacht houden. Inmiddels kunnen ook veel huurder met benaderd worden. Deze manier van communiceren blijkt steeds efficienter. De Polls doen daarnaast goed werk als het gaat om de huurders te vragen naar hun mening om hen op deze manier te betrekken in standpuntbepaling. Op het Zuiden zal er op blijven inzetten om met advertenties aanwezig te zijn in wijk en buurtbladen om aan de naamsbekendheid en herkenning te werken. Ledenwerving doelgroep nieuwe huurders/verhuringen Met ingang van 2014 is het nieuw ledenwervingsbeleid actief voor de doelgroep nieuwe huurders/verhuringen. Dit betekent dat bij alle nieuwe verhuringen door Wonen Zuid actief het lidmaatschap van Op het Zuiden wordt aangeboden. Het resultaat van deze verwachting is fors achtergebleven. Dat is de reden dat dit beleid is geëvalueerd en is aangepast. De kern is dat de huurder er niet voor moet kiezen maar dat hij het echt cadeau krijgt. Daarnaast zullen nieuwe initiatieven worden ontwikkeld zoals bijvoorbeeld welkomst avonden voor nieuwe huurders en het meer aanbieden van gratis lidmaatschappen bij bijvoorbeeld renovatie. Vrijwilligersbeleid Op het Zuiden gaat een vrijwilligersbeleid ontwikkelen. Het vinden en binden van vrijwilligers voor de vereniging is geen eenvoudige taak en kan niet meer worden overgelaten aan het toeval. De ontwikkeling van het beleid dat in 2014 in gang gezet en zal medio verder worden ontwikkeld. De kern daarin is dat Op het Zuiden zich meer gaat richten op wat Op het Zuiden voor de vrijwilliger kan betekenen. Bijvoorbeeld als het om het persoonlijke ontwikkeling. Het beleid zal onderscheid maken tussen de vrijwilligers die invulling kunnen geven aan de kerntaken, de ondersteunende taken en de bestuurlijke taken. In de financiële begroting worden middelen voor gereserveerd om enkele pilots te kunnen uitvoeren. Administratie (leden & financieel) In 2014 is het financiële systeem aangepast. Daarnaast is ook een nieuwe ledenadministratie in gebruik genomen. De ledenadministratie wordt in verder ontwikkeld. Deze ontwikkeling die toe op een functionele uitbreiding van de ledenadministratie. Het wordt een systeem dat informatie kan

6 ontsluiten naar leden en andere belanghebbenden. Het gaat dan bijvoorbeeld om het toegankelijk maken van correspondentie en het beheren van mailinglijsten.

7 Bestuurlijke taken & financiële begroting Het bestuur Het bestuur van de vereniging draagt zorgt voor de bestuurlijke activiteiten die nodig zijn om de vereniging goed te laten functioneren. Het bestuur van Op het Zuiden vergadert in principe 10 keer per jaar. Tijdens deze vergaderingen komen allerlei inhoudelijke onderwerpen aan de orde waaronder de beleidsadviestrajecten en de formele verplichtingen van de vereniging zoals de algemene ledenvergaderingen. De onderwerpen die hier aan de orde komen hebben betrekking op het algemene beleid van Wonen Zuid. De afdelingen zetten zich in voor de activiteiten in de regio s. Naast het signaleren van allerlei regionale aangelegenheden houden de afdelingen zich bezig met het organiseren en ondersteunen van huurders op wijk- en buurtniveau. Met name op dit laatste zal de nadruk komen te liggen. Financiële begroting () De financiële begroting is georiënteerd op de financiële afspraken die zijn gemaakt in de subsidieovereenkomst die is overeengekomen tussen Op het Zuiden en Wonen Zuid. Deze overeenkomst is geprolongeerd op de uitgangspunten van het startdocument zoals voor 2012 en 2013 was afgesproken. De voorliggende financiële begroting beperkt zich tot. Inhoudelijke activiteiten geven de grondslag voor de begroting. Naast inhoudelijke activiteiten zijn er ook organisatiekosten en kosten die voortkomen uit de statutaire verplichtingen van de vereniging. De begroting van Huurdersvereniging Op het Zuiden is sluitend. Kortweg zijn er aan inkomsten te verwachten en aan uitgaven. Het tekort van wordt gedekt uit het eigen vermogen. Het exploitatierisico van de vereniging zit vooral in de toekomst. Op het Zuiden zal aan de inkomstenkant (lees ledengroei) haar positie moeten versterken om financieel meer onafhankelijk te worden van Wonen Zuid. Het plan dat hiervoor in samenwerking met Wonen Zuid is ontwikkeld wordt in 2014 uitgevoerd.

8 Begroting Diverse (personele) kosten Vergoeding vrijwilligers Reis en verblijfskosten Salariskosten (inclusief werkgeverslasten) Loopbaanbeleid Toelichting Vrijwilligers krijgen een maandelijkse vergoeding om de kosten te dekken. Dit betekent dat zij verder niets declareren met uitzondering van de reiskosten buiten de eigen regio. Het klachtenbureau wordt bezet door een vrijwilliger die hiervoor een maandelijkse vergoeding krijgt van 115. De reis- en verblijfskosten hebben betrekking op de kosten die gemaakt worden door het personeel en vrijwilligers buiten de eigen regio. De salariskosten hebben betrekking op het personeel en betreffen alle brutosalarissen en bijkomende kosten. Huisvestingskosten Huur kantoorruimte* Kosten energie / GWE en servicekosten* Onderhoud kantoorruimte* *Toelichting Het kantoor wordt beschikbaar gesteld door Wonen Zuid. Om de kostenposten inzichtelijk te houden kiest het bestuur ervoor om deze post evenwel op te nemen in de begroting. Onderhoud kantoorruimte heeft betrekking op bijvoorbeeld het vervangen van lampen, ruiten, schoonmaakkosten e.d P.M Algemene organisatiekosten Accountants- en administratiekosten* Advies- en ondersteuningskosten* Kantoorbehoeften* Drukwerken * (taxatie) Portokosten * Onderhoud kantoormachines Kosten hardware en software Kosten repro / kop* Kosten overige interne organisatie en activiteiten* * Toelichting Accountantskosten worden beperkt tot het opstellen en afgeven van de accountantsrapportage. De verwerking van de administratie wordt weer zelf ter hand genomen. Voor begeleiding en advies hiervoor wordt een post advies- en ondersteuningskosten opgenomen. De post kantoorbehoeften heeft betrekking op alle kleine materialen ten behoeve van het dagelijks werk. Drukwerken betreft papier, enveloppen e.d. Portokosten: kosten voorzien in het houden van twee algemene ledenvergaderingen en één algemene vergadering ten behoeve van de regio. Daarnaast is er sprake van vaste portokosten voor het verzenden van allerlei poststukken. Kosten repro en kop hebben betrekking op het kopieerapparaat en papierkosten. De post overige interne organisatie en activiteiten hebben betrekking op allerlei zaken, onder andere op het verzendklaar maken van grote zendingen (drie ledenvergaderingen). Specifieke organisatiekosten Kosten bewonersgroepen en commissies* Vergaderkosten bestuur* Professionalisering* Kleine aanschaffingen * * Toelichting

9 Kosten bewonersgroepen hebben betrekking op bijeenkomsten die door de huurdersvereniging worden georganiseerd. Vergaderkosten bestuur hebben betrekking op die besturen die niet beschikken over een kantoor, dan wel om moverende redenen extern bijeenkomen. Professionalisering gaat over het bezoeken van bijvoorbeeld symposia of cursussen. De post kleine aanschaffingen heeft betrekking op kleine kantoorartikelen die niet op de balans worden gezet. Public relations Publicatie- en advertentiekosten * Relatiekosten Representatiekosten Kosten website * Kosten ontvangst relatie* * Toelichting Publicatie- en advertentiekosten worden besteed aan het plaatsen van advertenties / advertorial in buurt- en weekbladen ten behoeve van de naamsbekendheid en ledenwerving. De kostenpost website heeft betrekking op de hosting en de kosten ontvangst relaties voor de koffie op kantoor Algemene kosten Contributies Abonnementen Telefoon en ADSL Assurantiën algemeen Vakliteratuur Incidentele en overige kosten Bankkosten* Afschrijvingen* Onvoorzien Aflossing schuld WZ (nieuw) Own-cloud omgeving Profiel en ledenwerving * Toelichting De post bankkosten bevat alle kosten die betrekking hebben op het automatisch incasseren van de contributie van de leden. De post afschrijvingen heeft betrekking op de reservering die gedaan moet worden om investeringen te vervangen indien nodig. Op basis van ervaring dient een bedrag aan oninbare contributie te worden opgenomen. Inkomsten Contributies Subsidie Wonen Zuid Investering uit eigen vermogen