2. Toelichting op de inrichting van de financiële administratie op kantoor pagina 1

Transcriptie

1 MEMO Aan : Bestuur Huurdersvereniging Salland Van : Tom van der Holst Datum : 1 juni 2016 Onderwerp : Jaarrekening Inleiding In opdracht van uw bestuur heb ik de jaarrekening over 2015 samengesteld. Deze treft u hieronder aan. De jaarrekening bestaat uit de volgende onderdelen: 2. Toelichting op de inrichting van de financiële administratie op kantoor pagina 1 3. Resultatenrekening pagina 2 4. Toelichting op de resultatenrekening pagina 3 Toelichting kosten Toelichting opbrengsten Toelichting resultaat 5. Balans per 31 december pagina 5 6. Toelichting op de balans pagina 6 Toelichting activa Toelichting passiva 2. Toelichting op de inrichting van de financiële administratie op kantoor De financiële administratie 2015 op kantoor beslaat twee ordners. In ordner 1 is het volgende opgenomen: De resultatenrekening en balans Toelichting op de resultatenrekening en de balans Overzicht grootboekrekeningen met alle mutaties met betrekking tot 2015 Overzicht overlopende posten o Facturen overlopende posten Kasboek o Facturen kasbetalingen Spaarrekening o Afschriften spaarrekening Bankboek o Afschriften Raborekening o Facturen bankbetalingen Huuractierekening o Afschriften huuractie(giro)rekening o Facturen huuractierekening Giroboek o Afschriften girorekening In ordner 2 is het volgende opgenomen: o Facturen girobetalingen Pagina 1 van 6

2 3. Resultatenrekening RESULTATENREKENING Benut % KOSTEN Begroot Realisatie Begroot Realisatie Huisvestingsk osten 4.520, ,63 105% 4.220, ,52 Huur 2.400, ,66 92% 2.290, ,08 Servicekosten 1.920, ,77 91% 1.930, ,70 (Reservering) inventaris 200,00 604,20 0,00 92,74 Kantoork osten , ,75 132% , ,04 Telefoonkosten 120,00 717,23 100% 720,00 45,99 Kopieerkosten 600, ,60 285% 670,00 117,88 Verzendkosten 2.200,00 806,46 68% 1.190, ,34 Klein materiaal 1.200,00 536,43 134% 400, ,14 Documentatie (abonn. + vaklit.) 600,00 902,04 78% 1.150, ,17 Drukwerk 1.800, ,02 269% 1.040, ,80 Automatisering 2.040,00 763,75 127% 600,00 889,52 Medewerkers , ,09 97% , ,04 (reservering) externe deskundigheid 2.700, , % 715, ,16 Verenigingsk osten 2.780, ,15 120% 2.250, ,78 Bijdrage aan K.v.K. 0,00 90,00 0,00 Contributie HOOG 0, ,00 98% 1.180, ,40 Verzekeringen 360,00 272,16 101% 270,00 173,78 Kosten ledenadministratie 1.200,00 0,00 0,00 Ledenbijeenkomsten 1.000,00 897,00 150% 600,00 911,49 Kosten betalingsverkeer 220,00 299,99 150% 200,00 181,11 Bestuursk osten 2.050, ,48 132% 2.050, ,91 Onkostenvergoedingen 1.350, ,51 116% 1.350, ,99 Representatie 700, ,97 162% 700, ,02 Scholing 0,00 0,00 0,00 114,90 PR-activiteiten 1.500, ,02 87% 1.200,00 968,00 Nieuwsbrief 1.500,00 387,20 32% 1.200,00 968,00 Adverteren 0,00 660,82 0,00 0,00 Ledenwerving 0,00 0,00 0,00 0,00 Huuractie 0, ,65 48% 5.000, ,64 TOTAAL KOSTEN , ,68 121% , ,89 RESULTATENREKENING Benut % OPBRENGSTEN Begroot Realisatie Begroot Realisatie Contributie , ,08 95% , ,08 Bijdrage SallandWonen , ,66 113% , ,40 Overige inkomsten 0,00 503,48 101% 500,00 0,00 Saldo kosten/opbrengsten vorig jaar 0, ,96 0,00 0,00 TOTAAL OPBRENGSTEN , ,18 110% , ,48 RESULTATENREKENING Benut % RESULTAAT Begroot Realisatie Begroot Realisatie TOTAAL OPBRENGSTEN , ,18 110% , ,48 TOTAAL KOSTEN , ,68 121% , ,89 RESULTAAT 690, ,50-0, ,41- Pagina 2 van 6

3 4. Toelichting op de resultatenrekening KOSTEN HVS heeft in ,95 (of 21%) meer uitgegeven dan was begroot. De voornaamste oorzaak hiervan zijn de extra uitgaven voor het inhuren van externe deskundigheid. Deze post is in de resultatenrekening terug te vinden onder kantoorkosten, externe deskundigheid. Huisvestingskosten De huisvestingskosten zijn in 2015 bijna 230 hoger uitgevallen dan begroot. De uitgegeven bedragen voor huur en servicekosten zijn in 2015 bijna 375 meegevallen. Dit is veroorzaakt door het feit dat de huur en servicekosten voor januari in de vorige jaarrekening al ten laste van 2014 zijn geboekt. Daardoor komt er maar 11 maanden huur en servicekosten ten laste van Aan inventaris is ruim 600 uitgegeven terwijl er geen bedrag voor was begroot. Dit had te maken met de aanschaf van nieuwe telefoons en met het meermaals verwisselen van cilinders van sloten van het kantoor (met bijbehorende sleutels) in verband met de steeds wisselende bestuurssamenstelling. Kantoorkosten De kantoorkosten zijn in 2015 ruim hoger uitgevallen dan begroot. De opvallenste afwijkingen ten opzichte van de begroting zijn: De kopieerkosten vielen veel (bijna oftewel 185%) hoger uit dan begroot doordat bij een nieuw contract voor de lease van een copier begroten geen rekening is gehouden met BTW. HVS is niet BTW-plichtig en kan deze daarom niet verrekenen. Verder zijn er veel meer kopieën / prints gemaakt dan waarmee in de begroting rekening was gehouden ( ipv ) en zijn er veel (7.319) kleurenprints gemaakt die 10 x zo duur zijn als zwart-witprints. In de tabel zijn de extra kosten die hierdoor veroorzaakt zijn inzichtelijk gemaakt. Kosten copier Netto BTW* Totaal afleverkosten* 175,00 36,75 211,75 leaseprijs 490,34 102,97 593,31 begroot aantal kopieën (zwart) 80,00 16,80 96,80 extra kleuren kopieën* 585,52 122,96 708,48 extra zwart-wit kopieën* 73,10 15,35 88,46 papier 176,69 37,11 213,80 Totaal 1.580,65 331, ,60 * niet begroot 833,62 331, ,57 De drukkosten bedroegen in 2015 circa (169%) meer dan was begroot. Dit is het gevolg van een extra mailing aan alle huurders in de gemeenten Olst-Wijhe en Raalte en de drukkosten van extra briefpapier en enveloppen. De grootste afwijking is veroorzaakt door de veel (ruim ) hogere uitgaven voor het inhuren van externe deskundigheid dan waarmee in de begroting rekening was gehouden. Het vorige bestuur (dat vanaf 30 april 2015 bestond uit één persoon en tot de ledenvergadering van 24 november 2015 in functie was) heeft ten bate van de financiële verantwoording over 2014 een niet begroot bedrag van aan accountantskosten besteed. Daarnaast is voor een conflict met de Vereniging HOOG over de detachering van de beleidsmedewerker door het vorige bestuur een niet begroot bedrag van bijna besteed aan juridische ondersteuning. Verder is ook op andere vlakken externe ondersteuning ingehuurd. Pagina 3 van 6

4 Verenigingskosten Aan verenigingskosten is ruim 450 (20%) meer uitgegeven dan was begroot. In 2015 zijn drie in plaats van de gebruikelijke twee ledenvergaderingen belegd, waardoor de uitgaven hiervoor bijna 300 (50%) hoger uitvielen. Er is een Raborekening geopend, naast de bestaande girorekeningen, waardoor de kosten van het betalingsverkeer 100 (50%) hoger uitvielen dan begroot. Bestuurskosten De bestuurskosten kwamen ruim 650 (32%) hoger uit kan begroot. Voor de onkostenvergoedingen bedroegen de extra uitgaven ruim 200 (16%). Het verenigingsjaar 2015 heeft voor bestuursleden en andere actieve leden geleid tot veel extra overleggen, met bijbehorende reiskosten. Voor representatie bedroegen de extra uitgaven ruim 400 (62%). Voor de vele extra overleggen heeft ook de behoefte aan catering geleid tot extra uitgaven. PR-kosten Aan PR-activiteiten is in 2015 ruim 150 (13%) minder uitgegeven dan begroot. De reguliere nieuwsbrief is maar een keer verschenen, waadoor de kosten van de nieuwsbrief ruim 800 (68%) lager uitvielen dan was begroot. Daartegenover stonden de niet begrote uitgaven (ruim 660) voor advertenties, waarin de verschillende ledenvergaderingen werden aangekondigd. Kosten huuractie / overige kosten Voor het vervolg van de huuractie was in e begroting een bedrag van opgenomen. Hiervan is iets minder dan de helft besteed. OPBRENGSTEN HVS heeft in 2015 ruim (10%) meer inkomsten kunnen boeken dan waarmee in de begroting rekening was gehouden. Contributie De contributie bleef ruim 800 (5%) achter bij de verwachtingen. Bijdrage SallandWonen Vanwege het grote voorziene tekort over 2015 is SallandWonen bereid geweest HVS te ondersteunen met de toezegging van een extra financiële bijdrage van De bijdrage voor 2015 was daardoor 13% hoger dan waarmee in de begroting rekening was gehouden. SallandWonen heeft daarnaast voor 2016 een renteloze lening van toegezegd om te voorkomen dat HVS in liquiditeitsproblemen komt. Saldo kosten/opbrengsten vorig jaar De op 31 december 2014 voorziene uitgaven in het boekjaar 2015 met betrekking tot het boekjaar 2014 vielen uiteindelijk ruim lager uit, waardoor dit bedrag ten gunste van 2015 kon worden geboekt. Voor het grootste deel (67%) betrof dit de verrekening van de servicekosten over 2014 van het kantoor van HVS aan de Marktstraat in Raalte. RESULTAAT Per saldo heeft HVS het boekjaar 2015 afgesloten met een tekort van 6.395,50. Pagina 4 van 6

5 5. Balans Activa 1 januari 2015 Passiva Saldi: - Kas 13,72 Reserve 2.224,94 - Giro 380,01 - Giro ,77 - Rabo - - Spaarrekening 7.000,00 Waarborgsom 146,30 Res. bewonerscommissies 241,40 Kruisposten 25,00- Res. scholing 3.269,00 Hard- en software 163,05 Deelnemers huuractie 1.595,68 Nog te ontvangen Nog te betalen ,87 Vooruit betaald Vooruit ontvangen , , ,85 Activa 31 december 2015 Passiva Saldi: - Kas 207,52 Reserve 4.170,56- - Giro 340,80 - Giro 2 300,71 - Rabo 7,79 - Spaarrekening 7.751,08 Waarborgsom 146,30 Res. bewonerscommissies - Kruisposten - Res. scholing 3.269,00 Hard- en software - Deelnemers huuractie 67,00 Nog te ontvangen ,00 Nog te betalen ,46 Vooruit betaald ,70 Vooruit ontvangen , ,90 Totaal opbrengsten ,18 Algemene reserve per 1 januari 2.224,94 Totaal kosten ,68 Resultaat ,50- Resultaat ,50- Alg. reserve per 31 december 4.170,56- Pagina 5 van 6

6 6. Toelichting op de balans ACTIVA De som van de saldi van de verschillende bankrekeningen en de kas bedroeg op 1 januari ,50. Door een totaal aan creditboekingen van ,40 en een totaal aan debetboekingen van ,00 bedroeg de som van de saldi per 31 december ,90. De waarborgsom betreft een bedrag dat PostNl heeft in verband met het gebruik van een antwoordnummer. De - 25,00 die de post kruisposten op 1 januari groot was heeft het nieuwe bestuur niet kunnen achterhalen en is ten gunste van het resultaat over 2015 geboekt. De resterende boekwaarde van de computerapparatuur van HVS van 163,05 is in 2015 in een keer afgeschreven. De nog te ontvangen bedragen betreffen de extra bijdrage van SallandWonen van 5.000, een reiskostenvergoeding van HOOG en een contributiebetaling. De vooruit betaalde bedragen betreffen de huur en servicekosten van januari 2016 en de leasekosten van de copier van het eerste kwartaal van PASSIVA De algemene reserve van HVS bedroeg per 1 januari ,94. Door het negatieve resultaat van 6.395,50 bedraagt de algemene reserve per 31 december een negatief bedrag van 4.170,56. De reserve bewonerscommissies die HVS aanhield, en op 1 januari ,40 bedroeg, was al jaren ongebruikt. Deze reserve is daarom per 31 december opgeheven en het bedrag is ten gunste van het resultaat geboekt. De reservering voor scholingskosten is in 2015 onaangeroerd gebleven. HVS heeft voor een aantal deelnemers aan de huuractie het maandelijkse bedrag van de huurverhoging beheerd. Door het aflopen van de actie is het saldo van deze post in 2015 daarom sterk teruggelopen. De nog te betalen bedragen betreffen achterstallige inleenvergoedingen van de beleidsmedewerker, de kosten van de accountant, kosten van juridische bijstand, advertentiekosten, kosten van de zaalhuur voor de ALV, kosten van de nieuwsbrief, kosten van het kopieerapparaat en abonnementskosten van o.a. Office 365. Pagina 6 van 6