Shared Services. De leden van de Regionaal Colleges van Drenthe, Fryslân en Groningen. Geachte mevrouw, heer,

Transcriptie

1 Shared Services Postadres Postbus AC Assen Telefoon (0592) / Fax (0592) Behandeld door drs. N.E. Kramers Onderwerp Blad 1 van 9 Bijlage(n) 1) Instellingsbesluit (incl. bijlagen) 2) Hoofdlijnen van het Inrichtingsplan De leden van de Regionaal Colleges van Drenthe, Fryslân en Groningen Geachte mevrouw, heer, In mei van dit jaar heeft u kennis genomen van een bestuurlijke tussenrapportage over. Het Shared Servicecenter-Noord is een gemeenschappelijk korpsonderdeel waarin de korpsen Drenthe, Fryslân en Groningen een groot deel van hun beheers-, recherche- en operationele ondersteuning samenvoegen. De rapportage gaf een terugblik op de mijlpalen die zijn gepasseerd sinds het moment dat wij in 2005 een gemeenschappelijke visie op samenwerking tussen de drie noordelijke korpsen vastlegden. Die tussenrapportage werd bewust aan u voorgelegd in de aanloop naar de najaarsvergaderingen van de Regionaal Colleges. Daarin vindt immers de definitieve en formele besluitvorming over plaats, als sluitstuk van het samenwerkingstraject dat in 2005 door de drie korpsen is ingezet. Dat moment is nu aangebroken. Concreet gaat het over de definitieve vaststelling van het Instellingsbesluit (met bijbehorende besluiten) en over de vaststelling van de Organisatie & Formatie en de Begroting van. Dat laatste gebeurt als integraal onderdeel van de Organisatie & Formatie en Begroting zoals elk Regionaal College die voor komend jaar voor het regiokorps vaststelt. Voor alle duidelijkheid: bij deze brief is alleen ter vaststelling bijgevoegd het Instellingsbesluit (met bijbehorende besluiten en toelichtingen). Verder is bij deze brief ter informatie bijgevoegd een notitie met de Hoofdlijnen van het Inrichtingsplan. Voor wat betreft de Organisatie & Formatie van en de Begroting van : deze treft u niet bij deze brief aan, omdat ze integraal onderdeel zijn van de korps-organisatie & -Formatie en van de korps-begroting, die separaat zijn of worden voorgelegd.

2 Blad 2 van 9 Dat gebeurt op een moment dat afhankelijk is van de specifieke planning zoals elke regio die dit najaar (of zelfs deze winter) hanteert. De ontwerp-stukken kunnen als volgt wordt toegelicht. 1. Instellingsbesluit (met twee bijbehorende besluiten) In 2008 hebben de drie Regionaal Colleges goedkeuring verleend aan de tekst van het ontwerp-instellingsbesluit. Hierin is vastgelegd en toegelicht dat een gemeenschappelijk korpsonderdeel is, dat deel uitmaakt van elk van de drie korpsen en dat elk Regionaal College op grond van de Politiewet kan instellen. Het is terug te vinden in ieders Organisatie & Formatie (in zijn geheel) en ieders Begroting (voor het relatieve aandeel conform de verdeelsleutel). Het werkgeverschap van de medewerkers blijft liggen bij de huidige korpsen, maar dat is nagenoeg een zuiver administratieve zaak. Medewerkers werken in gemeenschappelijke onderdelen onder één aansturing van een directeur (op het niveau van plaatsvervangend korpschef). Deze krijgt een dienstverleningsopdracht van elk van de drie korpschefs en van ieder ook het beheers- en uitvoerings-ondermandaat om de gevraagde resultaten te kunnen leveren. De korpschefs blijven conform de huidige lijnen ieder verantwoording afleggen aan de eigen korpsbeheerder en driehoek. De bestuurlijke verantwoordelijkheid van de regionale colleges blijft zoals die is. Uiteraard is er afstemming tussen de drie regionale driehoeken en de drie korpsleidingen. In zijn bedrijfsvoering levert - omwille van effectiviteit en efficiëntie - in grote mate eenduidige, professioneel gestandaardiseerde diensten en producten aan de drie korpsen. Het nu voorliggende Instellingsbesluit (bijgevoegd) is ten opzichte van het ontwerp zoals dat in 2008 door u is goedgekeurd als volgt aangevuld: uitgewerkt en toegelicht zijn nu de bepalingen over ontbinding en uittreding; dat punt stond in de vorige versie nog open (hoofdstuk IIX); toegevoegd is nu het Besluit bekostiging, waarin de verdeling van de bijdragen van de drie korpsen aan dit gemeenschappelijk onderdeel wordt geregeld en op een toekomstbestendige manier wordt verankerd; toegevoegd is nu het Besluit verrekening huisvesting, waarin wordt geregeld op welke manier de korpsen hun aandeel in de huisvesting en de huisvestingslasten voor regelen. 2

3 Blad 3 van 9 wordt in zijn aard en omvang door de Wet op de Ondernemingsraden beschouwd als een onderneming die een eigen Ondernemingsraad nodig heeft (ook al wordt het formeel geen nieuwe rechtspersoon). In afstemming met de drie Ondernemingsraden wordt dit nader ingevuld en voorbereid. Van belang is het volgende op te merken. start nu op basis van dit door het Noorden ontwikkelde model van een gemeenschappelijk korpsonderdeel (ofwel: een voorziening tot samenwerking zonder rechtspersoonlijkheid), dat kan rekenen op de goedkeuring van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) en dat is gebaseerd is op de huidige Politiewet. Op 30 oktober jongstleden heeft de Ministerraad evenwel ingestemd met een wijzigingsvoorstel van beide politieministers voor de Politiewet, waarin onder andere het onderwerp bovenregionale samenwerking is opgenomen. In lagere regelgeving zal door de Ministers worden vastgelegd dat alle korpsen verplicht worden om op een aantal onderwerpen in zeven bovenregionale clusters met elkaar samen te werken. Drenthe, Fryslân en Groningen zullen één van die zeven clusters vormen. De lijst van verplichte samenwerkingsonderwerpen zal vooraleerst bestaan uit opsporingsthema s. Deze komen nagenoeg geheel overeen met de taken die nu nog zijn ondergebracht bij de Bovenregionale Recherche Noord- en Oostnederland èn bij de Noordelijke Recherche Eenheid (de NRE, die in overgaat in de Divisie Rechercheondersteuning DRO). In die lagere regelgeving zal ook worden vastgelegd hoe die verplichte samenwerkingsvormen moeten worden beheerd en dat elk cluster zelf nadere afspraken moet maken over het vormgeven van het bestuurlijk toezicht op de samenwerking. In afwachting van wanneer en hoe die regelgeving zal worden ingevoerd, is het verstandig om in het Noorden nu niet met beheersverantwoordelijkheden te gaan schuiven. Dat hoeft gelukkig ook niet, want in het -model blijven juist alle bestuurlijke en beheersmatige verantwoordelijkheden van elke regio in stand. In dat licht is het dus ook zorgvuldig om de medewerkers van de huidige NRE die straks overgaan in de DRO, en die allemaal sinds 2007 in dienst zijn van Drenthe, zolang nog onder het Drents werkgeverschap te laten vallen. Wanneer op enig moment tussen alle partijen in het Noorden overeenstemming is over de wijze van implementatie van de nieuwe beheersvoorschriften, dan wordt ook definitief het beheer van de mensen en middelen die horen bij de verplichte samenwerkingsonderwerpen geregeld. 3

4 Blad 4 van 9 Voorgesteld wordt om vast te stellen: het Instellingsbesluit met bijbehorend Besluit bekostiging en Besluit verrekening huisvesting. 2. De Organisatie & Formatie van Conform het Instellingsbesluit maakt de Organisatie & Formatie van integraal en op identieke wijze deel uit van de organisatie- en formatieplannen zoals u die voor het korps vaststelt. De vaststelling vindt dan ook plaats in het kader van de vaststelling van díe plannen. Onderstaand volgt ter beeldvorming wel een korte schets van hoe de organisatie en de formatie van er uit zien. In de bijgevoegde notitie Hoofdlijnen van het Inrichtingsplan worden deze nog uitgebreider toegelicht. Daarin komen ook de missie, visie, strategie en bedrijfsvoeringskaders voor aan de orde. Deze hoofdlijnen zijn weer de samenvatting van negen gedetailleerde Inrichtingsplannen (desgewenst ter inzage bij de secretaris), die in de eerste helft van dit jaar conform de Wet op de Ondernemingsraden alle door de drie Ondernemingsraden van advies zijn voorzien. Hun advies en het daarop volgende besluit van de korpschefs zal pas definitief zijn op het moment dat er met de politievakorganisaties een Sociaal Statuut voor de personele reorganisatie is overeengekomen (zie hierna bij punt 3). Van belang is om vooraf op te merken dat de bezuinigingen die de drie korpsen nu als gevolg van de kredietcrisis raken en die leiden tot aanpassingen in de omvang van het korps of tot nadere beleidskeuzes, ook hun effect gaan hebben op de omvang van. Dat geldt ook voor de gevolgen van de herijking van het BVS. Op het moment dat helder is welke keuzes de korpsen hierin maken, zal ook de formatie van worden aangepast. In de onderstaande getallen is dat dus nog niet gebeurd. Naar het zich nu laat aanzien, heeft ook de door de Ministers beoogde vorming van een landelijk Politiedienstencentrum op enig moment een - overigens beperkt - effect op het takenpakket en dus op de omvang van de beheersondersteuning die gaat leveren. (661,5 fte) zal bestaan uit drie divisies, die elk een Divisiechef krijgen. Als geheel wordt dit aangestuurd door een Directeur (1 fte), die door een Team Bedrijfsondersteuning (5 fte) wordt bijgestaan, met name om de planning & control en de besluitvormingsprocessen goed te kunnen regelen. 4

5 Blad 5 van 9 De Divisie Beheersondersteuning (308 fte) heeft vijf afdelingen met de volgende taakvelden: financiële administratie, salarisadministratie, documentaire informatievoorziening (post & archief), processenverbaal-administratie, centrale verwerkingseenheid transacties verkeershandhaving, inbeslaggenomen goederen, inkoop, aanbesteding en contractbeheer, vervoer, huisvesting, schoonmaak, catering, repro, bodediensten, huismeesters, ICT-middelenbeheer personeelsadministratie, arbeidsvoorwaarden en rechtspositie, opleiding, werving en selectie, integrale beroepsvaardighedentraining (IBT-centra) het functioneel beheer voor alle systemen juridische dienstverlening op alle terreinen. De Divisie Rechercheondersteuning (215,5 fte) (= de inbedding van de huidige Noordelijke Recherche Eenheid met een aantal aanpassingen) heeft drie units voor ondersteuning van de opsporing in de drie korpsen, met de volgende taakvelden: tactische expertise op de thema s Cold Case, Kinderporno, Vuurwapens en Munitie, gedragskunde, een kern voor de TGO s financiële expertise en digitale expertise forenisch-technische expertise (de technische recherche ) het observatieteam. De Divisie Operationele ondersteuning (132 fte) heeft drie units met: het Politieservicecentrum ( ) het ondersteunen van de conflict- en crisisbeheersing (ofwel CCB) op de velden grootschalig en bijzonder optreden, evenementen, voetbal, terrorismebestrijding, bewaken en beveiligen, veiligheidsregio/rampenbestrijding (samen met rood en wit) de Meldkamer. De teams waaruit deze afdelingen en units zijn opgebouwd, bestaan uit medewerkers uit alle drie de korpsen. Sommige teams worden op één plek gehuisvest (in Assen, Leeuwarden, Drachten, Heerenveen of Groningen), andere werken - afhankelijk van het soort werk - gedeconcentreerd in de drie regio s. Alle onderdelen worden gehuisvest binnen de reguliere politiehuisvesting (bestaande bouw of, zoals in Drachten, nieuwbouw). 5

6 Blad 6 van 9 In de korpsen is nu sprake van vier reorganisaties: één gemeenschappelijke naar en drie afzonderlijke in verband met de specifieke organisatie-aanpassingen in elk korps die nodig zijn voor de zogenoemde af- en aanhechting van de korpsorganisatie. Niet alle ondersteunende onderdelen gaan immers in zijn geheel over naar. De resterende taakvelden moeten weer in een nieuw, logisch samenhangend verband in het korps worden ondergebracht. Dit zijn korpseigen keuzes, die worden opgenomen en toegelicht in de eigen, voorliggende korps-organisatie & Formatie. De vier personele reorganisaties worden in samenhang en goede afstemming voorbereid en uitgevoerd. 3. Ter informatie: de personele consequenties en de reorganisatie De feitelijke bezetting van de nieuwe teams is in eerste instantie bij de start van de resultante van de personele reorganisatie naar : medewerkers volgen hun functie als die vergelijkbaar is, en zo niet, dan worden ze als herplaatsingskandidaat in een andere passende functie geplaatst. De landelijke spelregels daarvoor worden zorgvuldig toegepast. Uit simulaties blijkt dat dit qua afspiegeling van de drie korpsen aan zal sluiten bij de verhoudingen zoals afgesproken bij de verdeelsleutel voor. Deze afspiegeling geldt althans op dit moment voor de Divisies Beheersondersteuning en Operationele ondersteuning, omdat voor de medewerkers van de Divisie Rechercheondersteuning het Drents werkgeverschap voorlopig wordt gehandhaafd (zie de toelichting daarop onder paragraaf 1 op pagina 3). In de toekomst worden ontstane vacatures in vervuld, waarbij de aanstelling zo evenredig mogelijk wordt verdeeld over de drie korpsen. Het dan nog resterende verschil met de vastgestelde verdeelsleutel wordt onderling verrekend. Uit de simulaties per augustus 2009 blijkt ook dat van de 627 medewerkers in het reorganisatiegebied, er 508 medewerkers als functievolger mee kunnen gaan naar. Omdat niet iedereen fulltime werkt, bezetten zij totaal 476 fte aan formatie. Er resteert dus 185 fte aan vacatureruimte. Het blijkt uit de simulaties dat daarbinnen voor de Plaatsings Advies Commissie voldoende mogelijkheden zijn om voor de andere 119 medewerkers een passende andere functie te vinden (dan wel op andere vacatures binnen de korpsen). De verwachte boventalligheid zal dus nihil of miniem kunnen zijn. Waar de formatie van SSC- Noord 97 fte kleiner is dan het totaal van de betreffende korpsonderdelen nu, is die kleine 6

7 Blad 7 van 9 boventalligheid het effect van een strakke regie op vacatures en een pro-actieve mobiliteitsbenadering zoals die afgelopen twee jaar door de drie korpsen is toegepast. Dat betekent ook, dat het formatieve rendement van vanaf de start reëel kan worden ingeboekt en er slechts zeer beperkt frictiekosten voor tijdelijke kwantitatieve of kwalitatieve boventalligheid hoeven zijn. Aan de andere kant leiden de grotere reisafstanden tot een hogere post voor reiskostenvergoedingen, plus de eerste jaren een substantieel bedrag voor de tijdelijke compensatie van de extra reistijd (flankerend beleid). Voor sommige medewerkers kunnen de grotere reisafstanden zelfs onoverkomelijk zijn; zij worden dan ondersteund bij het zoeken naar een andere functie. De personele reorganisatie naar mag pas beginnen wanneer de Minister van BZK in het centrale overleg met de politievakorganisaties (GOP) overeenstemming heeft bereikt over een Sociaal Statuut. De dato van dit schrijven is dat nog niet rond: de personele reorganisatie naar heeft op inhoud wel de goedkeuring gekregen, maar er is nog geen overeenstemming over het flankerend beleid (met name: compensatie voor het extra woon-werkverkeer dat medewerkers na hun verplaatsing gaan maken). Het ligt in de verwachting dat voor het eind van dit jaar er zicht komt op een groen licht voor de reorganisatie. De drie korpsen hebben alle voorbereidingen voor deze personele reorganisatie alsmede voor de migratie naar wel zo ver rond, dat na groen licht de uitvoering meteen kan beginnen, zodat na ruim een half jaar de start van een feit is. Belangrijke onderdelen van die voorbereidingen zijn ook het harmoniseren van de werkprocessen in de drie korpsen, het inregelen van de ICT en het toerusten van de medewerkers. Daarnaast wordt er alles aan gedaan om het voor medewerkers, leidinggevenden en teams zo snel mogelijk weer goed werkbaar te maken: zowel met elkaar in het nieuwe onderdeel, als in de nieuwe dienstverleningsrelatie tussen en de drie korpsen. 4. De Begroting van Conform het Instellingsbesluit maakt de Begroting van deel uit van de begroting zoals u die voor uw korps vaststelt. De vaststelling daarvan vindt dan ook plaats in het kader van de vaststelling van díe documenten. 7

8 Blad 8 van 9 Om de Begroting van te kunnen opstellen, zijn eerst de uitgangspunten bepaald ten aanzien van de verschillende kostensoorten: welke daarvan worden specifiek toegerekend aan en welke kengetallen en ervaringscijfers worden gebruikt om de hoogte van de budgetten te bepalen? Leidend principe is dat elk korps resultaats- en beheersverantwoordelijkheid blijft houden. Aan de andere kant moet ook transparant en beheersbaar zijn welke gemeenschappelijke uitgaven voor worden gemaakt. Deze uitgangspunten zijn opgenomen in de toelichting bij het onderdeel in de drie korps-begrotingen. Aldus ontstaat de totaalomvang van de Begroting. Vervolgens dragen de drie korpsen naar rato van de verdeelsleutel, zoals vastgelegd in het Besluit Bekostiging SSC- Noord, hieraan bij. Dat bedrag is dus verschillend per korps, en dat is in elke korpsbegroting verwerkt. Naast deze structurele kosten, is er ook sprake van tijdelijke frictiekosten. Hiertoe is een aparte Frictiekostenbegroting opgesteld, die ter toelichting ook bij de begrotingsstukken is gevoegd. Daarin zijn alle oprichtings-, ontwikkelings- en frictiekosten opgenomen en toegelicht die sinds 2006 zijn, en de komende jaren nog worden, gemaakt. Voor een deel gaat het hierin nog om ramingen, die steeds worden geactualiseerd al naar gelang het verloop van de feiten. Een deel van de frictiekosten wordt als gemeenschappelijk aangemerkt; ook die worden op basis van de verdeelsleutel toegerekend aan de drie korpsen. Het totaal van het aandeel in de gemeenschappelijke frictiekosten plus de korps-specifieke frictiekosten is verwerkt in de meerjarenbegrotingen van de korpsen. In de verhouding tussen structureel rendement, structurele lasten en incidentele kosten kan ten aanzien van op basis van de huidige inzichten worden gesteld dat in het derde jaar na de start het break-even-point is bereikt en de frictiekosten zijn terugverdiend. 8

9 Blad 9 van 9 5. Samengevat: het gevraagde besluit Gehoord de korpschef en in overeenstemming met de hoofdofficier van justitie, met inachtneming en toepassing van de bepalingen in de Politiewet, de Wet op de Ondernemingsraden en het Besluit arbeidsvoorwaarden en rechtspositie politie, stel ik u voor: 1. het Instellingsbesluit met het bijbehorend Besluit Bekostiging en het bijbehorend Besluit Verrekening Huisvesting vast te stellen; 2. als onderdeel van de Organisatie & Formatie 2010 van het korps, ook de Organisatie & Formatie 2010 van vast te stellen; 3. als onderdeel van de Begroting 2010 en de Meerjarenbegroting van het korps, ook de bijdrage aan de Begroting 2010 vast te stellen, en daarmee feitelijk over te gaan tot de oprichting van het voor Drenthe, Fryslân en Groningen gemeenschappelijke korpsonderdeel (Shared Servicecenter-Noord). Hoogachtend, drs. K.S. Heldoorn, drs. F.J.M. Crone, dr. J.P. Rehwinkel, Korpsbeheerder Drenthe Korpsbeheerder Fryslân Korpsbeheerder Groningen 9