Wetgeving rondom marketing

Transcriptie

1 Checklist Wetgeving rondom marketing Blinker BV 2015

2 Inhoud 4 Vermeld de frequentie en inhoud van de nieuwsbrief 4 Plaats label/bedrijfsnaam als afzender 5 No-reply adres moet werkend zijn 5 Verwerk afmeldingen en bounces 6 Gebruik minimaal confirmed opt-in 7 Verschil tussen toestemming van prospects en klanten 9 Afmelden moet simpel en direct te doen zijn 2 Checklist Wetgeving marketing

3 Introductie Om commerciële s aan een willekeurige consument of persoon binnen een organisatie te kunnen sturen, is voorafgaand toestemming nodig. De ontvanger moet via een actieve handeling toestemming geven aan een label voor het ontvangen van commerciële s. Je mag dus niet zomaar iedereen mailen met een commerciële boodschap. Er zijn een aantal wetten en regels waar je rekening mee moet houden als je begint met marketing. Telecommunicatiewet Art Code Wet Bescherming Persoonsgegevens Transparantie is belangrijk bij het aan en afmeldproces van nieuwsbrieven. De frequentie en inhoud moeten duidelijk zijn bij het aanmelden. Daarnaast moet een persoon zich gemakkelijk af kunnen melden voor ings. Een ontvanger moet weten waar hij aan toe is. In dit document lichten we kort de wetgeving rondom marketing toe. Daarnaast hebben we een handige checklist opgesteld die je kan helpen bij het opzetten van je aan en afmeldstrategie. Veel leesplezier! Blinker Blinker BV 3

4 1 Vermeld de frequentie en inhoud van de nieuwsbrief s met een commerciële boodschap mag je niet zomaar aan een willekeurige consument of persoon binnen een organisatie sturen. Hier heb je expliciete toestemming van de ontvanger voor nodig. Zij moeten met een actieve handeling aangeven jouw ings te willen ontvangen. Je mag dit niet verstoppen in de algemene voorwaarden of privacy statement. De regels gelden voor B2B en B2C. Met de Code is het verplicht om op de aanmeldpagina van je nieuwsbrief te vermelden wat de lezer inhoudelijk ontvangt na inschrijving. Ga je mailen over producten, diensten, acties, kennisdocumenten of nieuws over de branche waarin je werkzaam bent? Vermeld dat dan. Daarnaast raden wij je aan (ook al is het wettelijk niet vastgesteld) om te vermelden hoe vaak de nieuwsbrief zal worden verzonden. Zo weet de inschrijver wat hij kan verwachten en zal het aantal afmeldingen beperkt blijven. 2 Plaats label/bedrijfsnaam als afzender De geadresseerde moet in één oogopslag kunnen zien van welke organisatie de afkomstig is. In de afzendernaam dient daarom altijd het label of de organisatie te worden vermeld. Naast het vermelden van de afzendernaam, dien je als verzendende partij ook makkelijk bereikbaar te zijn. 4 Checklist Wetgeving marketing

5 3 No-reply adres moet werkend zijn Meerdere bronnen beweren dat een adres volgens de Code verboden is. Dit klopt niet maar het moet wel een werkend adres zijn waarop replies worden ontvangen. Maar vergeet niet dat het voor de geadresseerde erg onvriendelijk is om no-reply te gebruiken. Alsof zij niet mogen reageren. Daarom raden wij een no-reply adres sterk af. Je kunt beter gebruiken of een benaming voor je nieuwsbrief, zoals Wanneer er een nieuwsbrief over specifieke gebieden/interesses wordt gestuurd, kun je in je reply adres de interesse verwerken: 4 Verwerk afmeldingen en bounces De Code adviseert om geen bijlagen op te nemen bij commerciële . Er wordt aangeraden zoveel mogelijk gebruik te maken van hyperlinks naar bestanden in plaats van een fysieke bijlage. Belangrijk is om bij deze link het bestandstype en de grootte vermelden. Dit stelt de Code verplicht. Bijlagen zijn niet verboden, maar worden wel afgeraden. berichten met bijlagen worden namelijk relatief vaak geweerd door Antivirus software en dragen bij aan een negatieve associatie van het medium , aldus de Code . Mocht je toch bijlagen gebruiken in een met reclame, dan mag dit in totaal niet groter zijn dan 150 kb Blinker BV 5

6 5 Gebruik minimaal confirmed opt-in De wet en regelgeving geeft aan dat opt-in verplicht is, maar vertelt vervolgens niet hoe deze opt-in uitgevoerd moet worden. Er zijn drie manieren die toegepast worden: 1. Bij een double opt-in ontvangt iemand na aanmelding een met activeringslink. Pas nadat hij op deze link heeft geklikt, is hij daadwerkelijk aangemeld. 2. Bij een confirmed opt-in is er een stap minder. De ontvanger krijgt een persoonlijke mail ter bevestiging, maar is wel direct ingeschreven voor de mailing. Deze optie heeft onze voorkeur. 3. Een laatste variant is opt-in. Hierbij wordt er alleen een bevestiging op de website getoond. Deze laatste variant valt wettelijk gezien af. Als bestandsbeheerder ben je namelijk verplicht om aanmeldingen aantoonbaar te kunnen maken. In de Code wordt niet aangegeven welke van de opties het beste is. Er staat alleen dat er aangetoond moet worden dat iemand opt-in heeft gegeven. Wij raden aan om een (automatische) aanmeldbevestiging te sturen met een mogelijkheid tot afmelden. Plaats in de mail bijvoorbeeld de tekst: Is de inschrijving onjuist? Dan kunt u zich hier afmelden. Wij raden confirmed opt-in aan, omdat aanmelders bij double opt-in kunnen vergeten de aanmelding te bevestigen. Als ze het vergeten, betekent dit dat je ze niet mag mailen. Hierdoor kun je aanmeldingen mislopen van mensen die toch echt geïnteresseerd zijn. Daarnaast raden we aan om je bestand aan te melden bij het College Bescherming Persoonsgegevens (CBP). De melding wordt dan toegevoegd aan het openbaar register van het CBP. Zo kunnen mensen zien wie welke persoonsgegevens van hen gebruikt en met welk doel dit gebeurt. 6 Checklist Wetgeving marketing

7 6 Verschil tussen toestemming van prospects en klanten Bij een prospect is het verplicht om altijd voorafgaand toestemming te krijgen, voordat je gaat mailen. Klanten mogen echter in sommige situaties zonder voorafgaande toestemming g d worden. Er is dus een groot verschil tussen klant en prospect! Er zijn twee type mailings mogelijk als je mailt naar een klant: 1. Een mail zonder reclame met informatie over het afgenomen product. Dit zijn de mails die alleen maar betrekking hebben op de afgenomen dienst en hebben geen commercieel karakter. 2. Naast mails zonder reclame, kun je ook mail met reclame sturen naar klanten. Er is dan sprake van een mail met informatie over eigen gelijksoortige producten & diensten. Heb je te maken met een klant en bevat de mail reclame over eigen gelijksoortige producten en diensten? Dan is er geen expliciete toestemming nodig. Dit kunnen we bestempelen als een Soft opt-in. Bij het aangaan van de klantrelatie dien je wel aan de klant te melden dat zijn gegevens worden gebruikt voor toekomstige mailings. Maar een actieve handeling voor expliciete toestemming is dus niet nodig Blinker BV 7

8 Regulering Type contact Prospect Klant ACTIE ACTIE ACTIE Type mail Inhoud Alle diensten & producten Over eigen gelijksoortige producten & dienten Over het afgenomen product/dienst Regulering Aanmelden Opt-in Soft opt-in Soft opt-in Afmelden AFMELDLINK Afmeldlink niet verplicht 8 Checklist Wetgeving marketing

9 7 Afmelden moet simpel en direct te doen zijn Als een reclame bevat, dan moet het altijd mogelijk zijn om je af te melden. In de Code staat afmelden als volgt omschreven: De adverteerder dient er zorg voor te dragen dat de geadresseerde zich in iedere uiting kosteloos en eenvoudig op elektronische wijze bij de bestandseigenaar af kan melden voor het gebruik van zijn adres voor reclame via Afmelden van je nieuwsbrief moet simpel en direct te doen zijn. De afmelding moet ook zo snel mogelijk worden verwerkt. Als het technisch niet mogelijk is om de afmelding onmiddellijk te laten ingaan, bijvoorbeeld omdat de s worden verstuurd door een derde partij, moet je dat vermelden bij de uitschrijving. Zeg bijvoorbeeld dat de ontvanger uiterlijk binnen twee weken wordt uitgeschreven. Ontvangers moeten ook weten waarvoor ze zich uitschrijven en wat ze nog wel blijven ontvangen. Dat is bijvoorbeeld van belang als iemand zowel een nieuwsbrief als een wekelijkse aanbieding ontvangt. Wat als je niet voldoet aan de regels? Als je niet aan de eisen voldoet, kunnen ontvangers van je ings een klacht indienen bij de toezichthouders. Je riskeert dan een boete: Schending van Telecomwet Code Wet bescherming persoonsgegevens Klacht ingediend bij Sanctie max royeren max Blinker BV 9

10 Checklist Aanmelden Geen prefilling aanmeldformulier Duidelijke omschrijving: inhoud en frequentie Duidelijke omschrijving: toestemming niet verstopt in Privacy Statement Aantoonbaar opt-in (advies: confirmed opt-in) Inhoud Bijlagen: link met bestandstype en grootte Goodbye no reply Bedrijfsnaam/label als afzender Duidelijke vermelding contactgegevens Afmelden Simpel via link en direct verwerkt Op hetzelfde niveau als aanmelden Volledige Code Kijk voor een volledig overzicht van de Code Reclame via op de website van DDMA. 10 Checklist Wetgeving marketing

11 Als laatste Heb je vragen over de wetgeving rondom marketing? Of wil je meer weten over wat marketing voor jouw organisaties kan betekenen? Bezoek ons blog met nog meer praktische informatie over diverse onderwerpen met betrekking tot marketing en inbound marketing: Uiteraard adviseren wij je ook om jezelf in te schrijven voor onze nieuwsbrief via Je ontvangt dan elke maand kennis over marketing, inbound marketing en het laatste nieuws van Blinker. Blinker BV Boris Pasternaklaan DA Zoetermeer T: E: