De next step in bedrijfsbesturing Kosteninzicht via Activity Based Costing. Fort Voordorp, 9 oktober 2012

Transcriptie

1 De next step in bedrijfsbesturing Kosteninzicht via Activity Based Costing Fort Voordorp, 9 oktober 2012

2 Gevolgen van wet en regelgeving.. De afschaffing provisie op complexe producten: Introductie werken op fee. Introductie van abonnementen. Er zijn ook kantoren die voor hun volledige productenscala op fee- en abonnementenstructuur gaan werken Daarnaast is er de discussie over het verdienmodel voor volmachtkantoren, waarbij er per 2012 een duidelijke en transparante link dient te zijn tussen de verrichte werkzaamheden en de beloning. Vergoeding zal hiermee in de nabije toekomst een relatie kennen tot de inspanning (lees kosten). Belang van provisie neemt kleinere plaats in. 2

3 Naar een nieuw verdienmodel Wat betekent dit voor uw kantoor Welke vormen van beloning kent uw kantoor (provisie, fee, verrichtingentarief, abonnement)? Hoe hoog moet de vergoeding zijn? In welke markt, bij welke klantgroep, met welk product? Welke marges kunnen gerealiseerd worden?

4 Vormen van beloning Uren verrichtingen abonnementen relatie tot de inspanning directe relatie tot de kosten (uurtarief) provisie solidariteit geen directe relatie tot de kosten

5 Gevolgen nieuw verdienmodel Er worden andere eisen gesteld aan de stuurinformatie: Hoe bepaal ik mijn juiste uurtarieven Wat zijn de drivers achter mijn kosten Wat is de kostprijs van mijn product of dienst. We moeten opeens denken en sturen vanuit onze kosten!!!

6 Nieuw verdienmodel in de praktijk Er is nog vaak geen relatie met de kosten!!! Bepaling van het uurtarief laten we over aan de markt (m n collega vraagt 120, -) Prijs van een Abonnement of een verrichting is een vertaling van de in het verleden ontvangen provisie. De Activity Based Costing methode: Biedt een structurele aanpak die in de relatie legt tussen de kosten en de omzet Geeft de ingrediënten voor het nieuwe verdienmodel Is daarnaast het startpunt voor kostenbesparing.

7 Omzet en kosten worden vaak als twee werelden gezien 1,44 mio 1,34 mio Totaal winst is 0,1 mio Onduidelijk wat de winstbijdrage is van elk product Deze informatie is niet bruikbaar voor strategische besluitvorming waarbij slechts op totaal niveau een confrontatie plaatsvindt 7

8 Door kosten toe te rekenen op hetzelfde niveau als de omzet Totaal winst is nog steeds 0,1 mio De winstbijdrage is van elk product is bekend De informatie kan gebruikt worden voor strategische besluitvorming krijgt een intermediair (betere) stuurinformatie 8

9 Activity Based Costing als basis voor rechtvaardige kostentoedeling Door de activiteiten ontstaat een causaal verband tussen de kosten en de branches. Dit geeft een heldere en controleerbare kostprijs opbouw en is dus relatief eerlijk. Tevens geeft het de mogelijkheid om op kosten te sturen door activiteiten te optimaliseren. (Dit vraagt wel meer detail op activiteitniveau) Adviseurs Eenmalige activiteiten ( Eerste kosten ) brand leven Overhead directie Back office bv percentage of fte verdeling Front-Office Activiteiten bv percentage of minuten per polis zorg & inkomen hypotheek motorrijtuigen Administratie Back-Office Activiteiten Kosten- en middelen activiteiten aansprakelijkheid overige schade branches 9

10 Voorbeeld frontoffice voor schadeproducten Front office Schade (producten) Kosten ,- euro (3 ftes) Tijdsbesteding 40% 10% 10% 20% volmacht activiteiten Overige & activiteiten overige Offertes maken Invoeren nieuwe polis Wijzigen polis Sleutel.. Sleutel.. Sleutel.. Aantal nieuwe polissen Kosten agv Invoeren nieuwe polis Overige producten (10% x )x 295 ( ) ,63 Euro Motorrijtuigen provinciaal (10% x )x 16 ( ) 720,09 Euro Brand provinciaal (10% x )x 13 ( ) 585,07 Euro Aansprakelijkheid provinciaal (10% x )x 13 ( ) 585,07 Euro Overig schade provinciaal (10% x )x 28 ( ) 1260,15 Euro In werkelijkheid zal de activiteit invoeren nieuwe polis ook nog kosten krijgen van bijvoorbeeld management activiteiten 10

11 Wat levert het op Kosten opbouw product Provinciaal_brand in activiteiten provinciaal_brand 100,00% ,85 schade_portefeuillebeheer 18,40% ,21 algemeen_relatie management_relatiebeheer 15,30% ,79 schade_proactieve marktbenadering 13,60% 9.518,47 schade_wijzigen polis 12,40% 8.652,16 schade_algemene klantvragen 8,30% 5.820,62 schade_behandelen schade 7,10% 4.994,24 schade_relatie management_relatiebeheer 6,90% 4.829,99 administratie_administratie_debit eurenbeheer 4,20% 2.926,66 administratie_administratie_reke ning courant controle 3,00% 2.071,72 schade_offertes maken 2,50% 1.736,30 schade_verhalen schade 2,40% 1.664,75 schade_verslaglegging 1,70% 1.171,33 schade_invoeren nieuwe polis 1,70% 1.171,33 schade_offreren 1,60% 1.129,93 administratie_back office_prolongatie 1,00% 700,35 Deze methode geeft volledige inzicht in de kostenopbouw van: uw organisatie, de activiteiten en processen binnen uw organisatie, producten/klanten, uitgesplitst naar activiteiten en soort kosten. Dit is het startpunt voor kostenbesparingen: welke activiteiten vragen veel tijd en geld van de organisatie welke producten en klanten zijn niet rendabel en is dit te beïnvloeden In dit voorbeeld is portefeuillebeheer de grootste kostencomponent, terwijl het niet eens een primaire taak is. Dit roept vraagtekens op het legt de focus op het de juiste dingen en de dingen juist doen! 11

12 Hoe werkt het Bronnen Invoeromgeving Calculeren Rapporten Uren registraties Polis systemen Management inschattingen export Normen Productvolumes De data wordt gecollecteerd, doorgerekend en gepresenteerd 12

13 demo 13

14 Margeverbetering kan via omzet verhoging of kostenverlaging Verbeterinitiatieven zijn gericht op omzet verbetering of op kostenverlaging, bijvoorbeeld: Kan het productportfolio worden gewijzigd? Hoe kan er anders getarifeerd worden? Welke procesverbeteringen kunnen worden doorgevoerd en welk effect heeft dat op de kostprijzen? Wat betekent het anders inzetten van personeel bij de dienstverlening voor de kosten en marge per product? Het doorrekenen van verschillende scenario s geeft meer houvast bij besluitvorming en voorkomt beslissingen op buikgevoel Cruciaal is natuurlijk altijd dat de dienstverlening naar klanten er zeker niet onder lijdt, en in principe er zelfs beter van wordt ook hier kan Activity Based Costing helpen 14

15 Onderbouwing van tarieven Kosten opbouw product Provinciaal_brand in activiteiten provinciaal_brand 100,00% ,85 schade_portefeuillebeheer 18,40% ,21 algemeen_relatie management_relatiebeheer 15,30% ,79 schade_proactieve marktbenadering 13,60% 9.518,47 schade_wijzigen polis 12,40% 8.652,16 schade_algemene klantvragen 8,30% 5.820,62 schade_behandelen schade 7,10% 4.994,24 schade_relatie management_relatiebeheer 6,90% 4.829,99 administratie_administratie_debit eurenbeheer 4,20% 2.926,66 administratie_administratie_reke ning courant controle 3,00% 2.071,72 schade_offertes maken 2,50% 1.736,30 schade_verhalen schade 2,40% 1.664,75 schade_verslaglegging 1,70% 1.171,33 schade_invoeren nieuwe polis 1,70% 1.171,33 schade_offreren 1,60% 1.129,93 administratie_back office_prolongatie 1,00% 700,35 Voorbeelden van tariferingsmogelijkheden, doorgerekend en onderbouwd kunnen worden vanuit het model Scenario 1: uren * tarief Stel: 600 adviesuren * 110 = (geen relatie met behandelen schades) Scenario 2: onderdeel van abonnement Stel: 700 abonnementen (met meerdere polissen) * 400 = , interne allocatie obv werkelijke kosten betrokken producten bv Scenario 3: percentage van uitbetaalde schade onderdeel van abonnement Stel: 1,5 mio schade uitbetaling * 0,5% = (relatie met werkzaamheden, geen schades dan (bijna) geen activiteiten 15

16 Basis model huidige situatie Het model als basis voor het doorrekenen van scenario s Scenario model toekomstige situatie Modelleringen van mogelijkheden op het gebied van procesverbetering. De effecten (besparingen en kosten) worden via het model doorgerekend naar producten Stappen voor kostenreductie: Analyseer de reden waarom een bepaalde activiteit veel tijd en geld kost Beoordeel of er andere mogelijkheden zijn om hetzelfde resultaat te halen bv door het proces anders in te richten Meet of de ingezette verandering ook het juiste resultaat (zowel in kosten als in kwaliteit van dienstverlening) 16

17 Voorbeeld besparingsberekening frontoffice Kosten ,- euro (3 ftes * 1200 uur = 3600 uur) Verhoging IT kosten 4000 Besparing van 5% op fte Kosten: 8213,- euro Front office Schade (producten) 10% = 360 uur Invoeren nieuwe polis 365 polissen ± 1 uur per polis Kosten: 44 euro per polis Scenario Aansluiten op een centrale portal Vergt misschien een kleine verzwaring van IT capaciteit 4000 euro Effectief een half uur minder nodig per polis Besparing 11 euro per polis Front office Schade (producten) 0,5 uur per polis Invoeren nieuwe polis 365 polissen ± 1/2 uur per polis Kosten: 33 euro per polis Dit is een zeer eenvoudig voorbeeld, maar naarmate de scenario s complexer worden is het veel moeilijker de uitkomsten te voorspellen. ABC helpt de complexiteit te ontrafelen 17

18 Wat levert het op en welke inspanning vergt het? Stap 1: Ontvangst invulblad + uitleg» Introductie/uitleg via de mail» Ontvangst invulblad in Excel Stap 2: Data collectie» Aansluiting grootboek en organisatiestructuur» Ondersteuning van het projectteam bij het invullen (mogelijk op locatie)» Invullen van Excel blad Stap 3: Individuele terugkoppeling van de resultaten» Terugkoppeling van de individuele en totale resultaten» Verbetermogelijkheden benoemen Conclusie, wat levert het op: Inzicht in kostprijs opbouw per branche per polis voor de eigen organisatie en een gemiddelde kostprijs opbouw van mede participanten Uniforme onderbouwing voor de rechtvaardiging van de beloning per branche per polis Vergelijking van de eigen cijfers met gemiddelden van deze uitvraag Startpunt voor kostensturing Sterk aanknopingspunt voor verder onderbouwing van uur- of abonnementstarieven door verder detaillering in een eventueel later stadium. 18

19 Contact 19

20 Bijlagen 20

21 Achtergrond FinTouch is een jong & ambitieus organisatieadviesbureau met een persoonlijke touch. Wij richten ons primair op het verbeteren van de financiële functie binnen organisaties. Eén van onze 3 pijlers is Cost Management. Hierin hebben we een diepe expertise en uitgebreid trackrecord. SVC helpt financiële dienstverleners met ondernemen. Begeleiding van organisaties op het gebied van strategie, compliance en accountancy is onze kernactiviteit. Wij houden daarbij het vizier op de toekomst gericht. Ons gezond realisme leidt tot praktische toepasbaarheid van ontwikkelde oplossingen. 21