Software review van het urenregistratie programma. TimeChimp (c) urenregistratie.nl

Maat: px

Weergave met pagina beginnen:

Download "Software review van het urenregistratie programma. TimeChimp (c) urenregistratie.nl"

Janne Janssen
7 jaren geleden
Aantal bezoeken:

1 Software review van het urenregistratie programma TimeChimp

2 Review TimeChimp urenregistratie Inleiding TimeChimp is een webapplicatie voor urenregistratie. Je kunt gratis een evaluatieversie aanvragen. De evaluatieperiode duur 30 dagen. Zoals bij meer urenregistratieprogramma's gebruikelijk is, kunnen uren worden toegeschreven naar 2 of 3 onafhankelijke entiteiten: Klant, (Project), Activiteit. Starten Vraag een inlog-account aan en je kunt meteen starten. Ga naar en log in. Standaard kom je terecht in het urenregistratiescherm. Instellingen Voordat je kunt beginnen met het registreren van je uren, zul je wat beheersmatige zaken in moeten stellen. Pagina 2 van 17

3 In het beheerscherm kun je bij het tabblad instellingen je bedrijfsgegevens kwijt. Je kunt hier tevens uitgave-categorieën definiëren (worden gebruikt bij declareren van extra uitgaven zoals reisen verblijfskosten), instellen of je (verplicht) met projecten wilt werken klanten en enkele standaardinstellingen voor facturen vastleggen. Onder tabblad gebruikers definieer je de gebruikers die in mogen loggen. Pagina 3 van 17

4 Per gebruiker kun je een uurtarief en een startdatum vastleggen. Er zijn 3 gebruikersrollen: gebruiker, projectmanager en beheerder. De gebruiker waarmee je de evaluatieversie hebt aangevraagd, is al aangemaakt als beheerder. De gebruikerslijst is af te drukken, te exporteren naar Excel, CSV en PDF, of naar het klembord te kopiëren. Dit geldt voor meerdere lijsten in het programma, zoals klanten en activiteiten. Nu moeten de klanten worden vastgelegd, via tabblad klanten. Ook hier dezelfde lijstweergave. Klanten kunnen ook via een CSV-bestand worden geïmporteerd. Pagina 4 van 17

5 Handig is de zoekfunctie via de KvK, dat scheelt invoeren van adresgegevens. Eénmaal opgeslagen klanten kunnen niet meer worden verwijderd. Wel gearchiveerd en op een later moment weer opnieuw geactiveerd. Bij het tabblad activiteiten zijn standaard al enkele algemene activiteiten gedefinieerd. Pagina 5 van 17

6 De invulmogelijkheden zijn hieronder aangegeven: Pagina 6 van 17

7 Projecten Wanneer gekozen is om (verplicht) projecten te laten administreren, dan zullen deze via de hoofdfunctie Projecten vastgelegd moeten worden. Standaard is er alvast één project: Intern voor het eigen bedrijf gedefinieerd. Pagina 7 van 17

8 Een project wordt toegekend aan een klant. Tevens worden gebruikers en activiteiten geautoriseerd voor dit project. Er is een begin/einddatum in te stellen, een factuurmethode te kiezen en één van de budget-opties. Je kunt naar keuze het gehele project, individuele gebruikers of activiteiten een budget toekennen. Per activiteit is een uurtarief instelbaar. Urenregistratie Zijn deze beheerstaken eenmaal vastgelegd, dan kan het daadwerkelijke registreren van de uren beginnen. Dat gaat met het urenregistratiescherm dat standaard na inloggen wordt getoond: Pagina 8 van 17

9 Je kunt links de gegevens invullen, rechts verschijnen deze gegevens dan in een lijst. Je kunt kiezen om van/tot in te vullen of meteen het aantal uren. De laatstgebruikte klant blijf geselecteerd voor de volgende boeking, de overige velden worden weer leeggemaakt. Het is ook mogelijk om een timer te starten/stoppen. Wanneer je meerdere activiteiten hebt geboekt, kun je van deze afwisselend de timer starten. Handig wanneer je tijdens een project een onderbreking krijgt voor een ander project. Je moet dan natuurlijk wel nauwgezet de timer in de gaten houden. Pagina 9 van 17

Er is geen grafisch raster beschikbaar, waarop je zou kunnen zien waar de niet-geboekte blokken in de week zitten.

10 Voor een overzicht van de hele week kun je schakelen naar weekweergave: Zo kun je aan het einde van de week zien of je alle uren hebt verantwoord. Er is geen grafisch raster beschikbaar, waarop je zou kunnen zien waar de niet-geboekte blokken in de week zitten. Wel kun je in het weekoverzicht eenvoudig een extra activiteit toevoegen en daarop dan voor alle dagen van de week snel je uren invullen. In dit laatste geval kun je niet de uren aangeven waarop de activiteit heeft plaatsgevonden. Pagina 10 van 17

11 Heb je te declareren of te factureren uitgaven gemaakt? Ook die kun je boeken, via het tabblad uitgaven. Pagina 11 van 17

12 Overzichten Via de functie overzichten kunnen de geboekte uren worden verzameld. Elk urenblok heeft een status: open of gefactureerd. Hierop kan worden gefilterd, evenals op tijd, gebruikers, klanten, projecten, activiteiten, (niet-)facturabele uren. Pagina 12 van 17

13 Pagina 13 van 17

14 De uitvoerkolommen kunnen worden gekozen bij weergave en er kan worden gegroepeerd op verschillende aspecten. Factureren Vanuit de overzichten kan via de acties knop de selectie worden gefactureerd: Het programma maakt nu direct een (concept) factuur aan en toont deze op het scherm: Pagina 14 van 17

15 Deze factuur kan indien gewenst, worden aangepast. Vervolgens kan deze worden g d, gedownload als PDF-bestand, of er kan een webfactuur van worden gemaakt. De facturen worden beheerd in TimeChimp. Ontvangen bedragen kunnen hier ook worden gemeld. Doorgaans zal dit overigens in de boekhouding geadministreerd worden. Het lukte me overigens niet om declarabele kosten tegelijk met gewerkte uren te factureren. Projectadministratie / budgetten Wanneer je budgetten toegekend hebt aan projecten, dan kun je via het projectenscherm overzicht krijgen over de voortgang hiervan. Pagina 15 van 17

16 Er zijn geen waarschuwingen bij overschrijding. De budgetten zijn puur voor indicatie, er zijn geen consequenties aan verbonden. Toegangsniveaus Er zijn 3 toegangsniveaus. De beheerder kan overal bij, de manager alleen bij (de hem toegewezen of alle) projecten en overzichten, de gebruiker alleen bij de door heb geboekte uren en bijbehorende overzichten. Er zijn geen accorderingsniveau's, het is niet mogelijk om de manager eerst uren van medewerkers te laten goedkeuren voordat ze gefactureerd worden. De TimeChimp app TimeChimp beschikt over een app voor je smartphone. De app is heel eenvoudig van opzet en lijkt nog niet uitontwikkeld. Je kunt er alleen uren mee boeken. Je declaraties zul je later achter je pc moeten bijhouden. Een stopwatch functie is niet aanwezig. Het geheel werkt veel minder handig dan de webversie. Pagina 16 van 17

17 Overige functies TimeChimp is meertalig. De user-interface ondersteunt Nederlands en Engels, de facturatie ondersteunt Nederland, Engels en Duits. Ook buitenlandse valuta kunnen worden gebruikt bij het factureren, tegen een automatisch ingevulde (aan te passen) wisselkoers. Hoewel de verlof- en ziekteuren keurig geadministreerd kunnen worden in TimeChimp, is er geen echte verlofadministratie aanwezig. Er is geen verlofsaldo toe te kennen aan gebruikers, er kan alleen een rapportage gemaakt worden van het aantal verlofuren. Conclusie Het programma was tijdens de review heel stabiel, er zijn geen vreemde reacties voorgekomen. Alles werkt overzichtelijk en intuïtief. Met dit programma heb je een robuuste urenregistratie ter beschikking die het verantwoorden van de uren heel eenvoudig maakt. Ook het factureren van de uren gaat buitengewoon prettig. Niet alle details zijn hier beoordeeld, het gaat om een algemene indruk. Wat ik miste is een agendaachtig overzicht van de week, zodat je snel kunt zien waar je vergeten bent te boeken of waar je dubbel hebt geboekt. Maar dat is persoonlijk. Het programma werkt verder recht-toe-recht-aan. Er zijn geen controles op overschrijding van weekuren, te weinig geboekte uren e.d. Sterk punt vind ik de factuur-rapporten. Die kun je zo naar je klant sturen, ook omdat je ze nog kunt bewerken voordat je ze definitief verstuurd. Je moet als gebruiker(s) zelf de nodige discipline opbrengen om de urenregistratie bij te houden en budgetten te controleren. Er is geen enkele vorm van geautomatiseerde attentie. Op basis van mijn bevindingen kan ik deze applicatie aanbevelen voor met name zzp-ers en kleine bedrijven, vooral wanneer je geen boekhoudprogramma gebruikt voor de facturatie. Geïnteresseerd geraakt in TimeChimp? Vraag een proefaccount aan. Ik stel het op prijs als je dit als dank voor onze review doet via bovenstaande link. Pagina 17 van 17

Vergelijkbare documenten

Handleiding Urenstaat Applicatie

Handleiding Urenstaat Applicatie Inhoudsopgave Inleiding... 2 1. Professional... 3 1.1 Inloggen... 3 1.2 Uren boeken en declaraties indienen... 3 1.2 Maandstaat... 3 1.3 Geboekte uren printen en gereed melden... 3 1.4 Jaaroverzichten...