Het departement Onderwijs en Vorming werft aan een contractueel POLYVALENT EN FLEXIBEL ASSISTENT ONTHAAL EN VERVOER MET INGANG VANAF 1/01/2015

Transcriptie

1 Het departement Onderwijs en Vorming werft aan een contractueel POLYVALENT EN FLEXIBEL ASSISTENT ONTHAAL EN VERVOER MET INGANG VANAF 1/01/2015 Vlaams ministerie van Onderwijs en Vorming Entiteit: Departement Onderwijs en Vorming Afdeling: Management ondersteunende diensten. Niveau: D Graad: Technisch Assistent Standplaats: Hendrik Consciencegebouw, Koning Albert II- laan Brussel Vacaturenummer: Dep/MOD/1contr D121 Functiecontext Het Vlaams ministerie van Onderwijs en Vorming bestaat uit: het Departement Onderwijs en Vorming het Agentschap voor Onderwijsdiensten het Agentschap Hoger Onderwijs, Volwassenenonderwijs en Studietoelagen het Agentschap voor Kwaliteitszorg in Onderwijs en Vorming Meer informatie kan je terugvinden op Het departement Onderwijs en Vorming ondersteunt de minister bij het bepalen van het beleid en bij het monitoren van de beleidsuitvoering. De verzelfstandigde agentschappen zijn verantwoordelijk voor de uitvoering van het beleid. De Managementondersteunende Diensten (MOD) is een afdeling binnen het Departement Onderwijs en Vorming.( De MOD wordt aangestuurd door het afdelingshoofd die samenwerkt met en rapporteert aan de secretaris-generaal, leidend ambtenaar van het departement Onderwijs en Vorming. Als dienstverlener ondersteunt de MOD het departement en de agentschappen bij het uitvoeren van hun kerntaken en verzorgt de dienstverlening aan de personeelsleden (bijv. personeels- en loonadministratie, vorming, welzijn op het werk, logistiek, ICT, rekrutering en aanwerving, ) van het departement en de agentschappen. Volgende grote opdrachten kunnen binnen de MOD onderscheiden worden: - Personeel en Ontwikkeling - ICT - Facility en veiligheid - Boekhouding De openstaande betrekking is te begeven bij de cel logistiek en huisvesting. 1

2 Je takenpakket Prioritair is het onthaal van bezoekers aan de balie. Indien nodig spring je daarnaast in bij logistiek ondersteunende taken, waarvan het vervoer van personen en goederen de belangrijkste is. 1. ONTHAAL Verzorgen van een vriendelijk en correct onthaal teneinde bij te dragen tot een positief en klantgericht imago van de dienst of afdeling. Voorbeelden van activiteiten: Ontvangen en registreren van bezoekers en hen wegwijs maken in het gebouw Verschaffen van algemene inlichtingen en standaardinformatie Beantwoorden en gericht doorgeven van telefonische oproepen Bedienen van de telefooncentrale Bijdragen en meewerken aan de veiligheid in het gebouw 2. INFORMATIE Verzamelen, verwerken en bijhouden van gegevens teneinde op elk ogenblik correcte en recente informatie ter beschikking te hebben. Voorbeelden van activiteiten: Telefoonlijst onderwijs gebruiken Dagelijks verzamelen en invoeren van de bezoekersgegevens en aanmaken van bezoekersbadges Opvolgen van vergaderingen via het vergaderzaal beheersysteem Nagaan of de gegevens correct en volledig zijn Zelf inlichtingen inwinnen (telefonisch, schriftelijk of via ) Zelf inlichtingen bezorgen aan interne en externe klanten Aanmaken van WIFI-accounts voor bezoekers Invullen systeem voor de mediaschermen Informatie opzoeken en tijdig bezorgen aan collega's, diensten, chef ONDERSTEUNENDE TAKEN Verlenen van diensten en uitvoeren van allerhande operationeel ondersteunende taken uitvoeren teneinde bij te dragen tot een vlotte werking van de dienst of afdeling. Context: binnen duidelijk omschreven instructies en richtlijnen en rekening houdend met veiligheidsvoorschriften. Voorbeelden van activiteiten: - Algemeen/administratief: Inspringen bij de afwezigheid van collega's Begeleiden van bezoekers (bv. op beurzen of andere speciale evenementen) Aanbieden van drankjes en hapjes aan genodigden Verwelkomen van cursisten en docenten Uitdelen en verspreiden van informatiepakketten Sleutelbeheer voor de publieke vergaderzalen en auditorium Verzorgen van de nodige administratie die verband houden met je taak als chauffeur (invullen reiswijzer/registratie opdrachten en (over)uren) 2

3 - Logistiek: * Vervoer van personen en goederen: Raadplegen van de instructies Voorbereiden van de opdrachten (route uitstippelen) Respecteren van de opgegeven prioriteiten Regelmatig met de chef en/of collega s praten over de opdracht, de planning en hoe die uit te voeren Personen, klein materiaal en/of dringende stukken vervoeren Inspringen bij estafettedienst Dringende dossiers afleveren op kabinetten Personen afhalen aan de luchthaven Essentiële onderdelen van de wagen controleren en ze bij defect zelf herstellen of laten herstellen Onderhoudsprogramma s voor voertuigen nauwgezet volgen Defecten en problemen signaleren aan de verantwoordelijke Onderhouden van de gebruikte wagen Ordelijk en net houden van de werkplaats Materiaal op de juiste plaats opbergen Activiteiten uitvoeren die de veiligheid bevorderen * Ad hoc taken: Aanbieden van materiële en logistieke ondersteuning bv. bij vergaderingen, beurzen, zorgen voor documentatie, microfoon,... Verhuisopdrachten binnen het gebouw of naar buitendiensten van Onderwijs en Vorming uitvoeren Opstellen van standen op beurzen van Onderwijs, binnen- en buitenshuis In orde houden van de parking en van de archief- en voorraadkelders van het gebouw; Helpen bij het ophalen van papiercontainers en karton op de verschillende verdiepingen van het gebouw Nazien en onderhouden van het werkmateriaal teneinde altijd te beschikken over veilig, net en goed functionerend materiaal Uitvoeren van kleine herstellingen aan meubilair. Deelnemingsvoorwaarden Je hebt tijdens je opleiding te maken gehad met onthaal, of beschikt over minstens 3 maanden ervaring in een onthaalgerelateerde job, vakantiejob of stage Je hebt een verzorgd taalgebruik, spreekt klaar en duidelijk Je kan mensen vlot te woord staan in het Frans en het Engels Je bent bereid taken uit te voeren buiten een nine-to-five werkregime Je beschikt over minstens een rijbewijs B Je hebt minstens 2 jaar ervaring met personenvervoer Je bent lichamelijk geschikt voor personenvervoer en voor algemeen logistieke taken. Je kent Brussel en/of bent gewoon om je weg te zoeken in een grote stad. 3

4 Technische competenties - Spreekvaardigheid: Nederlands, Frans, Engels - Goede kennis van wegcode. - Kennis van veiligheidsvoorschriften, alsook verantwoordelijkheidszin vertonen om deze toe te passen - Een defensieve en veilige rijstijl vertonen - Geografische kennis en oriëntatievermogen - Basiskennis van autotechniek Persoonsgebonden competenties Betrouwbaarheid Je handelt correct en respectvol ten aanzien van je omgeving, je respecteert de bestaande regels en procedures, je komt afspraken na en je neemt je verantwoordelijkheid op. Samenwerken Je werkt actief mee, informeert anderen, je houdt rekening met de mening van anderen. Je voelt je goed in een team. Voortdurend verbeteren Je toont een grote leer- en aanpassingsbereidheid die bijdraagt tot de eigen ontwikkeling in de functie en het versterken van de dienstverlening. Klantgerichtheid Je reageert vriendelijk, adequaat en correct op vragen van klanten. Je neemt initiatief om problemen van klanten op te lossen. Je stelt je hulpvaardig op. Nauwgezetheid Je volbrengt je taken nauwgezet en met zin voor detail. Je gaat gepast om met materialen Je zorgt voor orde en netheid in de berg- en werkruimtes. Flexibel gedrag Je past je eigen aanpak of gedrag aan als de concrete situatie dat vereist. Organiseren De benodigde acties, tijd en middelen aangeven en die elementen coördineren om de doelstellingen te bereiken conform de planning. Ons aanbod Wij bieden je een boeiende baan aan met ruime opleiding- en ontplooiingskansen in een contractueel kader. Je wordt aangeworven in de graad van technisch assistent (rang D121) met een contract van één jaar met mogelijkheid tot verlenging. Je aanvangssalaris is minimaal ,43 euro (bruto jaarsalaris, aangepast aan de nieuwe index), reglementaire toelagen niet inbegrepen. Je bruto maandsalaris is dan 1.873,79 euro. Ervaring in de privésector of als zelfstandige kan eveneens in aanmerking komen voor de berekening van de geldelijke anciënniteit. Die relevante beroepservaring in de privé of als zelfstandige wordt erkend door de lijnmanager in functie van de vereisten van de job en kan tot maximum 20 jaar erkend worden. Indien je dat wenst, kan je zelf via een bruto en netto berekening maken van je maandsalaris, je vakantiegeld en je eindejaarstoelage. Je ontvangt maaltijdcheques van 7 euro per gewerkte dag. 4

5 Er zijn glijdende werktijden en tijdens de schoolvakanties is er professionele opvang voor kinderen van 3 tot en met 13 jaar, voor meer informatie zie website Je geniet van een aantrekkelijke vakantieregeling en, indien je gebruik maakt van het openbaar vervoer voor woon-werkverkeer, heb je recht op een gratis abonnement. Bovendien wordt je een gratis hospitalisatieverzekering aangeboden. Voordelen en interessante aanbiedingen via de PlusPas. Het Vlaams ministerie van Onderwijs en Vorming is gehuisvest op wandelafstand van het Noordstation te Brussel, is uitgerust met moderne kantoorapparatuur en beschikt over een eigen personeelsrestaurant. Het gebouw is toegankelijk voor rolstoelgebruikers Hoe solliciteren? De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Kandidaten worden dan ook geselecteerd op basis van hun kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht geslacht, afkomst of handicap. Solliciteren kan tot 16 november Om te solliciteren vul je het standaard-cv in dat je kunt vinden op 022standaard-cv_onderwijs_en_vorming_talen.doc Je stuurt het standaard-cv bij voorkeur via mail naar: paul.vanvossel@ond.vlaanderen.be Of per post naar: Vlaams Ministerie Onderwijs en Vorming Departement Onderwijs en Vorming T.a.v. Paul Van Vossel Koning Albert II-laan 15, lokaal 1 AB Brussel Vermeld in het onderwerp van je mail het vacaturenummer en de naam van de functie. Selectieprocedure en indicatieve timing Fase 1: Screening cv s op formele en bijkomende deelnemingsvoorwaarden. Derde week november (indicatieve timing) Om een objectieve vergelijking tussen alle kandidaten mogelijk te maken, zullen enkel sollicitaties via het opgelegde formulier in aanmerking komen. Het is belangrijk dat je in dit formulier duidelijk aangeeft in welke mate je beschikt over de nodige technische competenties. Motiveer in je standaard-cv ook duidelijk waarom je geïnteresseerd bent in deze job en wat je troeven zijn voor deze job. Op basis van de bekomen informatie over je motivatie en je technische competenties worden alle cv s gerangschikt. De 8 kandidaten die het best beantwoorden aan de deelnemingsvoorwaarden worden meegenomen. Indien één van de 8 zich terugtrekt, wordt de eerstvolgend gerangschikte kandidaat uitgenodigd. 5

6 Fase 2: onthaalcase + interview : eerste week december (indicatieve timing) Fase 3: Simulatieoefening rijstijl voor de 3 best scorende kandidaten (max) uit fase 2. Tweede week december (indicatieve timing) De best scorende kandidaat wordt geselecteerd. Deze selectieprocedure (generiek en functiespecifiek) verloopt via een objectief wervingssysteem zoals vermeld in deel III, hoofdstuk 2 van het VPS en het slagen ervoor kan later toegang geven tot het meedingen naar een statutaire bevorderingsfunctie. Meer weten? Voor bijkomende informatie kan je contact opnemen: over de inhoud van de functie met: dhr. Paul Van Vossel, afdelingshoofd MOD paul.vanvossel@ond.vlaanderen.be over de arbeidsvoorwaarden met: Team Loopbaanbeheer, MOD tel Reserve en geldigheid De geslaagden worden opgenomen in een wervingsreserve (lijst van geslaagden), die één jaar geldig blijft. De geldigheidsduur gaat in vanaf de datum van de kennisgeving van je resultaat. Indien je de functie weigert, schrappen we je uit de lijst en kom je niet langer in aanmerking voor vacatures waarvoor deze selectieprocedure geldig is. 6