Bijlage D Opzet en draaiboek focusgroep

Transcriptie

1 Bijlage D Opzet en draaiboek focusgroep v 26 juni 2009 Gabrielle Uitbeijerse Voor onderzoekers (CVO, TU Delft): Christel, Minke, Maarten, G Doel Hoofddoel van de focusgroepsdiscussie is het ondersteunen van teamleiders bij het creëren van draagvlak voor een verbeterplan voor het positioneren van VETC ers bij GGD. Andere doelen zijn: Scherp krijgen van (consensus over) knelpunten en punten ter verbetering van het uitoefenen van de functie van de VETC-er; Prioriteren van knelpunten en verbeterpunten; verdelen in nu aanpakken en aanpak in toekomst (randvoorwaarden). Oplossing bedenken voor één of twee knelpunten: communicatiestrategie en overig plan van aanpak; Draagvlak creeëren bij verschillende lagen in de organisatie voor een communicatiestrategie of plan van aanpak; Onderzoeksvraag 1. Wat zijn de knelpunten en verbeteringspunten voor het uitoefenen van de functie van VETC-er? 2. Welke knelpunten vinden de deelnemers het meeste prioriteit hebben? 3. Voor welke knelpunten kunnen de deelnemers gezamenlijk een oplossing bedenken? 4. Welke communicatiestrategie is een geschikte basis volgens de groep? 5. Welke overige punten moeten naar voren komen in een plan van aanpak maar kan deze groep niet aanpakken (parkeerstand)? Draaiboek Tijd Duur Wat Wie Uitkomst / benodigd 9:45 15 min Inloop met koffie en thee Draaiboek uitdelen Gabrielle 1 10:00 1 min Welkom Minke IJsbreken 4 min Doel, programma ieders rol uitleggen.. Waar we naartoe willen werken Christel Programma op ppt Aanzetten geluidsrecorder Gabrielle 2 10:10 10 min Voorstelrondje / IJsbreker Intro Ik ben de enige hier die 3 10:20 15 min Korte presentatie van uitkomsten Fase 1 Christel kondigt Gabrielle aan. Hoe kom je aan de resultaten? Kort de opzet vh onderzoek. Presentatie knel- en verbeterpunten, over welke is consensus? Over welke niet? 15 min Discussie > Eventuele nieuwe knelpunten ophangen! Spelregels: ieders visie, ruzie mag als er maar een oplossing of gezamenlijk standpunt uitkomt! Knelpunten aan plakband eerst over consensus. Spreek af wat je doet met de niet consensus, en daarna prioriteit bepalen door twee stippen op de consensusflap. Daarna eventueel discussie over prioriteiten. Dan twee kiezen die nu opgelost kunnen worden. Iedereen doet mee Gabrielle Christel IJsbreken Thema s op flipovers Discussie consensus & verplaatsen thema s 1

2 4 10:50 10 min Uitleg communicatiestrategie Uitleg aanpak van ontwikkelen strategie (ahv stappenplan aspecten?) 5 min (tussendoor) Rollenspellen communicatiestrategieën De valkuilen van de strategie, in 3 sketches met verschillende rollen huisarts vtc, teamleider huisarts, directeur huisarts ). Overacted: dialoog, gebiedend, formeren. Zie verderop. 5 11:05 5 min Toelichting teamopdracht 2 Knelpunten verdelen, uitleg kort rollenspel, (rolwisseling; arts speelt niet de arts!) 20 min Teamwerk Uitwerking van een commstrategie en plan van aanpak van 2 knelpunten (4 teams, 2à3 personen) Observatie groepsdynamiek vinklijstje (dynamiek, leiding). 11:30 10 min Pauze (inleveren observaties bij Maarten) 6 11:40 2x3 2 Presentaties / rollenspellen over knelpunt 1 min Christel indien nodig: vragen stellen aan de +9 ontvanger; hoe komt dit op jou over? Samenhang min doel, boodschap, strategie. Christel schrijft strategieën = op flap. 15 min Discussie knelpunt 1 2x3 min +9 min = 15 min Is iedereen het ermee eens? Wat kan beter? 2 Presentaties / rollenspellen over knelpunt 2 Als knelpunt Functie afbakening onduidelijk wel gekozen, dan hier al de presentatie van de strategieen van de teamleiders (fase 2) in plaats van bij punt 7. Discussie knelpunt :10 5 min Feedback observaties tijdens teamwerk Terugkoppeling naar resultaten fase 2 (Als knelpunt Functie afbakening onduidelijk niet bij de gekozen en uitgewerkte knelpunten). 20 min Discussie Christel: uitkomsten / samenvatting op flap 8 12:35 2 min Samenvatting van de dag 2 knelpunten, wat met de rest? Wat doen we met de parkeerflap? Die vraag leggen we straks voor aan GGD (Arnoud / margriet) 3 min Advies mbt implementatie van de communicatiestrategie. Follow up in ontwikkeling van het model. Modellen in ontwikkeling. 5 min GGD: follow up wordt binnen GGD. 1. vorming van een werkgroep als vervolg op de focusbijeenkomst, strategien voor alle knelpunten. 2. Verdeling van communicatietaken binnen GGD. Maarten Gabrielle, Christel en Minke Christel (4 teams) Onderzkrs observeren team (4 teams) 3 strategieën in ppt 3 sketches 4 invulvellen groepsdynamiek / observaties (4 teams) Flap met onderwerpen ter discussie Maarten Christel Maarten GGD: Arnoud / Margriet Flap of powerpoint met uitkomsten Gecombineerde comm.strategie Plan van aanpak 10 12:45 5 min Evaluatie in laten vullen voorafgaand aan lunch Schriftelijke evaluatie :50 tot Lunch met uitwisseling ervaringen Inform. evaluatie groepsdiscussie 13:00 max (Einde) 13:15u 13:15 tot max 13:25u Opruimen materialen Om 13.25u moeten we weg zijn 2

3 Flip-overs Links Ter discussie Midden Consensus: aanpakken! Rechts Parkeerflap: Kunnen we nu nog even niets mee Benodigdheden Ruime ruimte GGD >8 Deelnemers GGD Lunch? deelnemers + 4 onderzoekers GGD 3 Flipovers GGD >5 Markers GGD Beamer GGD Naambordjes (stiften & pennen) A4 papier GGD Borden knelpunten Gabrielle Stickers voor prioritering Gabrielle A3 papier voor brainstorm / teamwerk A3 papier GGD 2 Audiorecorders (groepsdiscussie opnemen) Gabrielle Rollenspellen bij uitleg communicatiestrategie 24 juni Christel Meijerman, aanpassingen Gabrielle (rolverdeling is optioneel, kunnen we ook wijzigen) 1: Overtuigen Minke: drukbezette huisarts Christel: directrice Gabrielle: bordje scene 1: Overtuigen, en Allochtone patient die slecht Nederlands spreekt. Arts zit achter een tafeltje druk te telefoneren met een patient, die zij uitnodigt op het spreekuur te komen. Patient gaat dan in een hoekje zitten bellen met de huisarts, spreekt slecht Nederlands. Er ontstaat een verwarrend gesprek: Arts noemt een klacht, bv oorpijn, suizen, arts vraagt door. Patient geeft steeds een antwoord, maar niet op de vraag die de huisarts stelt. Arts vraagt: waar voelt u pijn, Patient antwoordt: elke dag. Arts geeft aan dat het beter is als de patient nogmaals op het spreekuur komt, maar dan met een familielid dat goed Nederlands spreekt. Als ze ophangen schudt de arts haar hoofd en mompelt iets over communicatieproblemen en dat het fijn zou zijn als daar een oplossing voor gevonden zou worden. Directrice beent naar binnen en begint mee te delen dat er één en ander gaat veranderen. Zij steekt een monoloog af over het belang van VETCers, en vertelt dat de artsenbond besloten heeft dat bij elk consult met allochtonen een VETCer aanwezig dient te zijn, en dat gecontroleerd zal worden of artsen deze regels naleven. Arts probeert bij elke zin tevergeefs ertussen te komen. BV "oh is dat zo, ik...", "Nou eh, ik dacht tot dat...", "ja, maar wat als..." Directrice eindigt met: "nog vragen?" Arts: "eh..." Directrice: "nou mooi, dat is dan afgesproken, u zult zien dat u heel veel baat zult hebben bij deze maatregel. Godemiddag!" en beent weg. Arts zucht diep en zit met handen in het haar. 3

4 2. Dialoog Minke: VETCer Christel: Huisarts VETCer komt de kamer van de huisarts binnen, Huisarts kijkt wat verbaasd naar VETCer, VETCer zegt: dokter, ik ben door de GGD gestuurd, en ik denk dat ik u kan helpen. Er volgt een geanimeerde dialoog: Arts: "Oh geweldig, ik heb wel een probleem, je hebt het zo even vast al gezien: eigenlijk is er te weinig wachtruimte in mijn praktijk'. VETCer: "Nou fijn dat u mijn hulp gebruiken kunt; ik kan u namelijk helpen de drukte in de wachtruimte op te lossen.cetc Arts: Ja dat zou mooi zijn, ik heb zitten peinzen, we kunnen ruimte vergroten door die muur daar door te breken en een stuk van de gang erbij te nemen.." VETCer: Ik heb speciale kennis in huis. Ik ken de cuturele tradities en achtergrond van uw patienten, zoals mevrouw Abudabi, zij heeft veel zorgen omdat haar man ontslagen is." Arts: "Ja voor haar is het ook vervelend om in zo'n volle wachtkamer te zitten, twee wachtkamers is ook een oplossing". VETCer: Haar kinderen gaan allebei naar school, maar omdat zij de boeken niet kan betalen krijgen ze steeds straf". Arts: "in de nieuwe wachtkamer zou ik gele wanden willen, dat is mooi zonnig, ik weet zeker dat mevrouw Abudabi dat leuk vindt, en haar kinderen ook, als die eens meekomen - dat zou handig zijn want dan kunnen zij hier en daar ook vertalen.. En dat gele, dat herinnert aan het zonovergoten landschap van haar geboorteland.. Gesprek loopt ten einde en wordt afgesloten: Arts: Als de nieuwe wachtkamer klaar is, organiseren we speciaal een ochtend om de allochtone patienten aandacht te geven. Bent u er dan ook bij? VETC-er gaat weg met het vage idee dat er iets niet goed gecommuniceerd werd, maar niet weet wat precies. VETC-er: Zou de huisarts me nou echt begrepen hebben? En zou ze me nu ook vragen als er problemen zijn? 3. Formeren VETCer: Minke Huisarts: Christel Teamleider: Gabrielle Teamleider en VETCer gaan bij de huisarts op bezoek, met als doel de huisarts te bewegen zich aan te sluiten bij interdisciplinaire casusbesprekingen. De teamleider neemt de leiding neemt in het gesprek met de huisarts. De VETCer wordt heel emotioneel, uit bezorgdheid, uit verdriet over als die patienten die niet goed geholpen worden. Huisarts heeft een sterke andere mening tegenover die van de teamleider. Hij heeft alles wel goed op orde, interdisciplinaire besprekingen hoeven niet van hem. Beroept zich op zijn eigen vakkennis en opleiding, heeft nooit een klacht gehoord etc. Gesprek verloopt moeizaam tussen teamleider en huisarts, ze hebben beide andere doelen die ze willen formeren. Teamleider opent het gesprek: Uit onderzoek is gebleken dat er te weinig gesprekken plaatsvinden tussen VETC-ers en huisartsen. Huisarts: In mijn praktijk gaat het wel goed op deze manier, het komt genoeg aan de orde tijdens het driegesprek met de patient. Teamleider: Er blijkt dat VETC-ers naast de patient ook graag de huisarts willen informeren over hoe om te gaan met de cultuur. VETC-er: Ik voel me vaak niet gewaardeerd omdat ik geen tijd genoeg heb. Ik wil graag dingen met u nabespreken maar dat lukt zo niet: U MOET meer met me PRATEN. Huisarts: Ik heb geen tijd om met casusbesprekingen mee te doen, ik besteed mijn tijd liever aan andere patienten. VETC-er: Maar dan kunnen we niet zulke goede resultaten behalen bij de allochtonen. Dat zijn MIJN landgenoten! Die verdienen net zoveel tijd als andere patienten. 4

5 Teamleider: Het blijkt dat u nog meer tijd bespaard door wel in besprekingen mee te doen, daardoor kunt u namelijk uiteindelijk een nog nauwkeurigere diagnose stellen. En u kunt weten wat te doen met soortgelijke patienten. Huisarts: Denkt u echt dat we tijd kunnen besparen in de casusbesprekingen? Dan zou het misschien toch wel nuttig kunnen zijn. Hoewel het toch wel veel tijd kost. Ik denk dat ik misschien wel een keertje tijd kan maken om een gesprek te houden. Maar ik heb echt geen tijd voor elke casus. VETC-er: Maar u MOET er elke keer bij zijn, er is zoveel te bespreken. ZOOOOveel goede voorbeelden waardoor u steeds beter begrijpt hoe het ermee gaat. Teamleider: Ok, laten we het zo afspreken: u komt naar de eerste casus-bespreking en de vierde van deze maand. Dan heeft u een idee hoe het eraan toegaat en kunt u de VETC-er toch verder op weg helpen. En dan kan de VETC-er toch haar ei kwijt en dingen aan u vragen. Huisarts: Ok, en nu graag weer gaan, ik moet mijn tijd nu weer nuttig besteden. Huisarts staat op, geeft de teamleider en VETC-er een hand, en gaat met een plof weer achter zijn bureau zittten. (Ze hebben dus allebei hun doel aangepast nadat ze elkaar probeerden te overtuigen). 4. Informeren Hierbij zullen we geen rollenspel opvoeren om tijd te sparen. 5

6 6