Decentrale Uitgifte Meldkamer Brandweer

Transcriptie

1 EINDRAPPORTAGE PROJECT Decentrale Uitgifte Meldkamer Brandweer Naar één voorziening voor het lokaal afhandelen van grote aantallen niet-spoedeisende meldingen Auteur: Redactie: Jan-Willem van Aalst Mark Luijten Paul van der Linden Expertteam DCU Mark Luijten Definitief Input: Eindredactie: Status: Versienummer: 1.0 Datum: 31 oktober 2013

2 Aansturing Functie Opdrachtgever Gedelegeerd opdrachtgever Opdrachtnemer Gedelegeerd opdrachtnemer Projectleider Voorzitter expertteam DCU Naam Frans Schippers, voorzitter programmaraad Informatiemanagement (Brandweer Nederland) Marijke van Veen, voorzitter stuurgroep Meldkamer Brandweer (tevens RBC-portefeuillehouder Meldkamerdomein) Frans Schippers, CIO Brandweer Nederland Mark Luijten, secretaris Veiligheidsregio Vraagorganisatie Informatiemanagement 1 (operationele aansturing projectleider) Jan-Willem van Aalst, Imergis Paul van der Linden, portefeuillecoördinator netwerk Meldkamerdomein Expertteam Naam Regio Netwerk Paul van der Linden Brabant-Noord Meldkamerdomein Peter Ploeg Rotterdam Rijnmond Theo Roelofs Amsterdam Amstelland Meldkamerdomein Joop Wessels Twente Meldkamerdomein Koen Gerritsen Utrecht Bart van Leeuwen (eenmalig) Amsterdam Amstelland Hendrik Jan de Wolf (agendalid) Groningen Meldkamerdomein Versiebeheer Versie Datum Omschrijving juli 2013 Klaar voor redactieslag door opdrachtgevers, bijlage nog in te vullen juli 2013 Definitief t.b.v. stuurgroep op basis van redactieslag oktober 2013 Vaststelling in Programmaraad Informatiemanagement Brandweer Nederland 1 Bij aanvang van het project nog de Brandweer Vraagorganisatie Informatiemanagement (BVIM) Blad: 2 / 13 Versiedatum: 31 oktober 2013

3 Inhoudsopgave MANAGEMENTSAMENVATTING PROJECT DCU AANLEIDING VOOR HET PROJECT DCU PROJECTOPDRACHT EN PROJECTORGANISATIE OPDRACHTVERSTREKKING ORGANISATIE VAN AANSTURING EN UITVOERING VAN HET DCU PROJECT OPGELEVERDE PROJECTRESULTATEN PROGRAMMA VAN EISEN DCU FUNCTIONEEL ONTWERP DCU PROOF OF CONCEPT DCU CONCLUSIES EN PROJECTEVALUATIE WAT IS BEREIKT IN HET PROJECT DCU? WAT GING GOED? WAT ZIJN DE LESSONS LEARNED? EINDADVIES AAN DE OPDRACHTGEVER Blad: 3 / 13 Versiedatum: 31 oktober 2013

4 Managementsamenvatting Project DCU Aanleiding voor het project DCU Het netwerk Meldkamerdomein van Brandweer Nederland (NMKD) voorzag begin 2011 voor de toekomst een toenemende behoefte aan een landelijk uniforme oplossing voor het decentrale uitgifte en lokale afhandeling van niet-spoedeisende incidenten. De hectiek zoals bij stormnachten en oudejaarsavond is bekend, maar met de voorgenomen opschaling van de meldkamers, waarbij het werkgebied relatief meer toeneemt dan de capaciteit op de meldkamer, zal de noodzaak voor decentrale afhandeling van niet-spoedeisende meldingen toenemen. Met name Veiligheidsregio Utrecht had al inspanningen geleverd om een functioneel ontwerp voor decentrale uitgifte te realiseren. NMKD-portefeuillehouder Paul van der Linden heeft vervolgens in het kader van een studie de business case opgesteld voor een landelijke voorziening voor decentrale uitgifte (DCU) van nietspoedeisende meldingen. Zijn conclusie was dat zo n voorziening meerwaarde oplevert voor het beheersbaar houden van de lokale afhandeling van niet-spoedeisende meldingen in de toekomst. Een validatieronde bij de netwerken Informatiemanagement en Incidentbestrijding bevestigde de conclusie. Projectopdracht en projectorganisatie De stuurgroep Meldkamer Brandweer heeft in september 2011 de volgende opdracht geformuleerd aan de Veiligheidsregio Vraagorganisatie Informatiemanagement (VVIM): 1. Lever op basis van de business case een globaal programma van eisen en functioneel ontwerp op voor een landelijke voorziening voor Decentrale Uitgifte. 2. Beproef het programma van eisen en functioneel ontwerp op praktische werkbaarheid middels een proof of concept. Dit alles binnen het gestelde projectbudget van In de opdrachtverstrekking is rekening gehouden met de toenmalige conceptuele gedachtevorming rondom het Nationaal Meldkamersysteem (NMS), de vervanger van het verouderde Geïntegreerde Meldkamersysteem (GMS). Na afstemming met de projectleider Voorbereiding NMS is geconcludeerd dat het DCU-traject zo zou moeten worden opgezet dat het resultaat als modulair onderdeel van NMS beschouwd kan worden. DCU valt qua functioneel ontwerp overigens buiten de scope van het NMStraject, hoewel er in de aanbestedingsvoorbereiding wel aandacht voor is. Opgeleverde resultaten Naast de business case DCU, die als uitgangspunt diende voor de opdrachtverstrekking, heeft het project DCU drie hoofdresultaten opgeleverd: het Programma van Eisen (PvE), het Functioneel Ontwerp (FO) en de Proof of Concept (PoC). Bij alle betrokkenen bestond behoefte om het project DCU niet bij alléén papier te laten: regio s moeten het ook kunnen zien en uitproberen. Daarom is een PoC als laatste projectfase toegevoegd. Leveranciers werden uitgenodigd om op basis van het PvE en FO te laten zien wat zij de regio s kunnen bieden. Drie leveranciers toonden interesse: Magenta, Slagman en Sopiva. Zij kregen vier maanden de tijd om samen met een regio de PoC uit te voeren. Dit werden respectievelijk Utrecht, Twente en Rotterdam Rijnmond. Twente draaide al enige jaren operationeel met de DCU-oplossing van Slagman en Rotterdam Rijnmond met de oplossing van Sopiva. Op de DCU-podiumdag van 26 juni 2013 lichtte iedere leverancier de ervaringen met het uitvoeren van de PoC toe, benadrukte specifieke ontwerpkeuzes die de kracht van hun eigen propositie versterken en lieten natuurlijk live in een testomgeving zien hoe eenvoudig hun DCU-oplossing te bedienen is. Deze drie demonstraties sloegen bijzonder goed aan bij het publiek. De leveranciers Blad: 4 / 13 Versiedatum: 31 oktober 2013

5 kregen complimenten over hun inzet en resultaten. Zoals een deelnemer het verwoordde: De DCUvoorziening gaat zo echt leven. Conclusies en projectevaluatie De volgende zaken zijn bereikt: 1. De initiële business case van Paul van der Linden (netwerk Meldkamerdomein) heeft geresulteerd in een programma van eisen, een functioneel ontwerp en drie aantoonbaar geslaagde werkende beproevingen. Er is duidelijk een leveranciermarkt voor dit onderwerp de komende jaren. 2. Een landeijke trend naar standaardisatie voor deze functionaliteit is onomkeerbaar op gang gebracht. 3. Het onderwerp decentrale uitgifte/ lokale afhandeling is beter op het netvlies gekomen van degenen die werkzaam zijn in het meldkamerdomein én in de incidentbestrijding, de uiteindelijke klant van de DCU. 4. De VVIM heeft met de DCU-podiumdag bevestiging gekregen van de haalbaarheid van de aanpak om standaardfunctionaliteit door meerdere leveranciers aan te bieden (het DBK-concept) en zal dit in de toekomst vaker gaan doen. Hoofdstuk 4 bevat een opsomming van successen en lessons learned en sluit af met de volgende aanbevelingen aan de stuurgroep: 1. Houd een vinger aan de pols bij de wijze waarop de regio s samenwerken met hun DCUleverancier. Dit betekent ook het actief aandacht geven en/of in het zonnetje zetten. Voor een aantal regio s zal gelden dat de aandacht anders weer verslapt naar andere operationele zaken. Dit advies kan vanuit het netwerk Meldkamerdomein worden uitgevoerd. 2. Laat de portefeuillehouder DCU in het Netwerk Meldkamerdomein een visie uitwerken op de verdere aansluiting van DCU op NMS. In de marktspiegel NMS van 24 juni 2013 zijn de leveranciers ook bevraagd naar hun mogelijkheden rondom decentrale uitgifte. Zorg dat de DCU-resultaten worden meegenomen in het project Voorbereiding NMS. 3. Laat de verbreding van DCU naar de disciplines politie en ambulancezorg onderzoeken. Zie punt 4 bij lessons learned, DCU is nu voornamelijk rood maar mogelijk ook relevant voor andere (meldkamer)disciplines. 4. Stimuleer de succesvolle VVIM-aanpak om een leveranciermarkt uit te nodigen samen met regio s een pilot of proof of concept te organiseren en dit op een podiumdag ten toon te stellen. Blad: 5 / 13 Versiedatum: 31 oktober 2013

6 1 Aanleiding voor het project DCU Op 18 januari 2007 werden grote delen van Nederland getroffen door een zeer zware storm, waardoor de meldkamers werden geconfronteerd met zeer grote hoeveelheden, veelal niet spoedeisende, storm gerelateerde meldingen. Door het grote aantal meldingen en het ontbreken van capaciteit en tools om deze melding snel te kunnen verwerken ontstond er congestie op het 112-netwerk. Door deze overbelasting kwam de verwerking van spoedeisende melding in acuut gevaar. Vooral deze storm is voor veel veiligheidsregio s de katalysator geweest om planvorming te maken gericht op het beheersbaar maken van de werklast ten gevolge van extreme weersomstandigheden. Daarnaast heeft ook het KNMI haar waarschuwingssystematiek verbeterd waardoor de veiligheidsregio s beter in staat zijn om tijdig en adequaat te reageren op dreigende potentiële overlast situaties. In een aantal regio s zijn op eigen initiatief technische voorzieningen getroffen om stormmeldingen via het GMS op een alternatieve wijze, vaak via , te verwerken. Op dat moment is niet langer de meldkamer belast met de uitgifte van niet-spoedeisende meldingen aan brandweereenheden, maar vind deze uitgifte plaats op een coördinatiepost, meestal een brandweerkazerne in het getroffen gebied. We spreken hierbij in voorkomend geval van lokaal afhandelen of decentrale uitgifte. Het netwerk Meldkamerdomein van Brandweer Nederland voorzag begin 2011 voor de toekomst een toenemende behoefte aan een landelijk uniforme oplossing voor het decentrale uitgifte en lokale afhandeling van niet-spoedeisende incidenten. De hectiek bij voorvallen als een stormnacht en oudejaarsavond is bekend, maar met de voorgenomen opschaling van de meldkamers, waarbij het werkgebied meer groeit dan de capaciteit op de meldkamer, zal de noodzaak voor decentrale afhandeling van niet-spoedeisende meldingen toenemen. Met name Veiligheidsregio Utrecht had al inspanningen geleverd om een functioneel ontwerp voor decentrale uitgifte te realiseren. NMKD-portefeuillehouder Paul van der Linden heeft vervolgens in het kader van een studie de business case opgesteld voor een landelijke voorziening voor decentrale uitgifte (DCU) van nietspoedeisende meldingen. Zijn conclusie was dat zo n voorziening meerwaarde oplevert voor het beheersbaar houden van de lokale afhandeling van niet-spoedeisende meldingen in de toekomst. Een validatieronde bij de netwerken Informatiemanagement en Incidentbestrijding bevestigde de conclusie. Geplaatst in het licht van de vastgestelde Brandweer Informatievoorziening Leidraad (BRIL) en de brief van toenmalig minister Ter Horst over de schaalvergroting van de meldkamers, heeft de Brandweer Vraagorganisatie Informatiemanagement (BVIM) dit onderwerp geagendeerd in haar jaarplan voor In het kader van dit jaarplan heeft Brandweer Nederland verzocht om een eenmalige niet-kostendekkende bijdrage van het Ministerie van Veiligheid en Justitie. Deze bijdrage is toegekend, waarmee de BVIM in het najaar van 2011 de middelen had om het landelijke project DCU op te starten. Blad: 6 / 13 Versiedatum: 31 oktober 2013

7 2 Projectopdracht en projectorganisatie 2.1 Opdrachtverstrekking Marijke van Veen, RBC-portefeuillehouder Meldkamerdomein heeft in september 2011 als voorzitter van de stuurgroep Meldkamer Brandweer namens de programmaraad Informatiemanagement de rol van gedelegeerd opdrachtgever aanvaard voor het landelijke DCU-project. Mark Luijten was als secretaris van de BVIM (later VVIM) gedelegeerd opdrachtgever namens de CIO van Brandweer Nederland. Hij verzorgde de operationele aansturing van de projectleider. Dit was Jan-Willem van Aalst (Imergis), aangetrokken vanwege zijn brede netwerk in de veiligheidsregio s en ervaring met informatiemanagementtrajecten. Paul van der Linden vervulde als portefeuillehouder Decentrale Uitgifte in het netwerk Meldkamerdomein de rol van voorzitter Expertteam DCU. De stuurgroep heeft in september 2011 de volgende opdracht geformuleerd: 1. Lever op basis van de business case een globaal programma van eisen en functioneel ontwerp op voor een landelijke voorziening voor decentrale uitgifte. 2. Beproef het programma van eisen en functioneel ontwerp op praktische werkbaarheid middels een proof of concept. Dit alles binnen het gestelde projectbudget van In de opdrachtverstrekking is rekening gehouden met de toenmalige conceptuele gedachtevorming rondom NMS, de vervanger van het verouderde GMS. Na afstemming met de projectleider Voorbereiding NMS is geconcludeerd dat het DCU-traject zo zou moeten worden opgezet dat het resultaat als modulair onderdeel van NMS beschouwd kan worden. DCU valt qua functioneel ontwerp overigens buiten de scope van het NMS-traject, hoewel er in de aanbestedingsvoorbereiding wel aandacht voor is. De oorspronkelijke tijdplanning tijdens de opdrachtverstrekking voor DCU was als volgt: Businesscase PvE&W Functioneel ontwerp Omgeving Organisaties Processen Informatie Applicaties Verbindingen Hardware Q Q Q Pilotfase Prototyping Q2 2012? 2.2 Organisatie van aansturing en uitvoering van het DCU project De volgende uitgangspunten gaven richting aan de organisatie van de aansturing en uitvoering van het DCU-traject: Incidentbestrijding is de klant van DCU. Het landelijk netwerk Incidentbestrijding dient daarom actief bij het DCU-traject betrokken te worden. De landelijke netwerken Meldkamerdomein en Informatiemanagement leveren daarnaast in een klankbordrol advies vanuit hun eigen expertise. Voor het opstellen van een PvE en een FO heeft het project een Expertteam nodig van medewerkers die bekend zijn met de ins en outs van het meldkamerdomein en decentrale uitgifte. Blad: 7 / 13 Versiedatum: 31 oktober 2013

8 De Expertteam is samengesteld met de volgende leden: Paul van der Linden (voorzitter, Brabant- Noord), Peter Ploeg (Rotterdam Rijnmond), Joop Wessels (Twente), Theo Roelofs (Amsterdam Amstelland en IJsselland) en Koen Gerritsen (Utrecht). De Expertteam is in de FO-fase uitgebreid met Bart van Leeuwen, een semantiekexpert in dienst bij Brandweer Amsterdam Amstelland. Rotterdam Rijnmond en Twente hadden bij aanvang van het project al een DCU-oplossing operationeel. Het voorbereidende werk van de regio Utrecht moest worden beoordeeld op geschiktheid als basis voor het landelijke PvE en FO. Hiertoe heeft de BVIM het eigenaarschap van het document overgenomen van het bedrijf Pagelink tegen een onderling afgesproken vergoeding. De projectaansturing vanuit de opdrachtgever is als volgt georganiseerd: De projectleider heeft gedurende het gehele traject regulier afstemming gehad met de gedelegeerd opdrachtgever Mark Luijten, en periodiek is afgestemd geweest met de opdrachtgever en zijn tussenresultaten voorgelegd aan de stuurgroep. Blad: 8 / 13 Versiedatum: 31 oktober 2013

9 3 Opgeleverde projectresultaten Naast de business case DCU, die als uitgangspunt diende voor de opdrachtverstrekking, heeft het project DCU drie hoofdresultaten opgeleverd: het Programma van Eisen (PvE), het Functioneel Ontwerp (FO) en de Proof of Concept (PoC). Dit hoofdstuk vat de drie resultaten samen. Voor meer details wordt de lezer verwezen naar de betreffende documenten en rapportages. Deze zijn op te vragen bij de Secretaris VVIM. 3.1 Programma van Eisen DCU In-scope 1. De werkwijze (proces) van het lokaal afhandelen van grote aantallen niet-spoedeisende meldingen. 2. De wijze waarop meldingen van GMS (en straks NMS) naar een DCU-voorziening worden doorgezet. 3. Het beheren van kenmerken van lokaal af te handelen meldingen, zoals toewijzing van voertuigen en taken. 4. Het beheren van incidenthistorie van lokaal afgehandelde meldingen, ten behoeve van leercyclus en managementrapportages. Out-of-scope 1. Meldkamerprocessen: Dit PvE gaat niet over het herontwerp van de meldkamerprocessen. De scope begint bij de stap dat een melding wordt geclassificeerd als niet-spoedeisend. 2. Aanpassing van GMS: Het geschikt maken van GMS (danwel NMS) om meldingen als elektronische berichten te kunnen verzenden vanuit de GMK (waar nu meerdere software oplossingen voor in omloop zijn) wordt slechts zijdelings belicht. Het project is primair gericht op het inrichten van de centrale DCUapplicatie. 3. Realisatie van lokaal benodigde voorzieningen: Een regio zal zelf lokale voorzieningen moeten inrichten om DCU-meldingen te kunnen ontvangen. De DCU-voorziening is een voorziening waarop van elke willekeurige werkplek met een betrouwbare netwerkverbinding kan worden ingelogd. 4. Richting geven aan regionale planvorming: Dit is een regionale verantwoordelijkheid. Standaardisatie van werkprocessen is echter wel randvoorwaardelijk voor het kunnen werken met de DCU-voorziening. Het PvE benoemt eisen in termen van must haves. In de praktijk worden deze echter uitgelegd als wensen, omdat in aanbestedingstermen een eis een knockoutcriterium is, en de leveranciersmarkt dermate klein is dat daar pragmatisch mee moet worden omgegaan. Er zijn eisen geformuleerd op de volgende onderwerpen: A. Doorzetten van GMS-meldingen naar de DCU-voorziening: a. Genereren en versturen van berichten; b. Ontvangen van verstuurde berichten door de DCU-voorziening; c. Inrichten van vaste posten; B. Incidentmanagement binnen de DCU-voorziening: a. Algemeen; b. Beheer van incidenten; c. Beheer van voertuigen; d. Beheren van status van voertuitgen; e. Beheren van prioriteiten van lokale meldingen; f. Beheer van taken en takenlijsten; g. Beheer van het kladblok; Blad: 9 / 13 Versiedatum: 31 oktober 2013

10 h. Printen van incidenten; C. Configuratie van het gebruik van de DCU-voorziening: a. Zoeken en filteren in incidenten(historie); b. Instellen van gebruikersprofielen; c. Exporteren van berichten; d. Beheer van de DCU functionaliteit; D. Eisen aan betrouwbaarheid van de DCU-voorziening: a. Beschikbaarheid; b. Performance; c. Fallback en backup; d. Technische ondersteuning; E. Eisen aan de gebruiksvriendelijkheid van de user interface. De eisen zijn vervolgens geprioriteerd volgens het moscow-principe: must-have, should-have, nice-tohave en won t have. Als besluitvormingscriteria zijn kosten en tijd uitgewerkt, alsmede de inbreng vanuit regio s, het voldoen aan kaders en standaarden, en acceptatie door de netwerken Meldkamerdomein, Incidentbestrijding en Informatiemanagement. Deze netwerken zijn geconsulteerd alvorens het PvE is aangeboden aan de stuurgroep ter vaststelling. Dit gebeurde in het voorjaar van Functioneel Ontwerp DCU De volgende passages zijn overgenomen uit de managementsamenvatting van het Functioneel Ontwerp DCU. Voor meer inhoudelijke details wordt de lezer doorverwezen naar het betreffende document, op te vragen bij de Secretaris VVIM. Kernpunten van het Functioneel Ontwerp: De DCU-voorziening is vooralsnog een tijdelijke oplossing, omdat de functionaliteit uiteindelijk integraal onderdeel zal zijn van het nieuwe meldkamersysteem NMS. Elke regio verzorgt een aantal coördinatiepunten/posten waarbij een DCU-coördinator de beschikking heeft over de in dit FO beschreven functionaliteit. De DCU-coördinator verzorgt de lokale afhandeling van de niet-spoedeisende meldingen en heeft de mogelijkheid om de resultaten terug te melden richting GMS. De functionaliteit voorziet zowel in koppeling middels een GMS-replicaserver, als in een GMS/GMS-koppeling voor GMS-versie 4.12, waarbij geen replica server meer nodig is. De NMS/DCU-versie (DCU-versie 2.0) moet een integraal netwerk zijn dat naadloos met elkaar kan communiceren. Meldingen die vanuit NMS naar de DCU-voorziening worden doorgezet kunnen in de DCU-voorziening worden aangevuld en teruggezet naar de meldkamer. Indien nodig, bijvoorbeeld bij een wijziging van de prioriteit, kan de melding door de meldkamer worden teruggehaald naar NMS, bijvoorbeeld om deze melding te kunnen verwerken als een prioriteit 1- melding. Informatie ingevoerd in de DCU-voorziening komt ook in de managementinformatie. Om deze ambities in NMS beschikbaar te hebben bij de eerste release van NMS is het belangrijk om deze eisen tijdig in te brengen bij het opstellen van het functioneel ontwerp NMS (eerste helft 2013). Hiertoe is de afstemming met de landelijk projectleider NMS geborgd Conclusies en aanbevelingen 1. DCU is een voor de regio s welkome functionaliteit juist in tijden van opschaling van werkgebieden van meldkamers. Het helpt om bij stormnacht, oudjaar, grote evenementen en dergelijke de capaciteit op de meldkamer gebalanceerd beschikbaar te houden voor de echte spoedeisende meldingen. 2. De keuzes voor open standaarden voor berichtenverkeer vergemakkelijken een blijvend goede koppeling tussen DCU en GMS, en tussen DCU en NMS. De afstemming met project NMS is geborgd. Blad: 10 / 13 Versiedatum: 31 oktober 2013

11 3. Op basis van het FO worden proof of concept uitgevoerd met enkele leveranciers (één per regio). Na vaststelling van het FO door de stuurgroep Meldkamer Brandweer is het projectteam begonnen met het organiseren van de proof of concept DCU. 3.3 Proof of Concept DCU Bij alle betrokkenen bestond behoefte om het project DCU niet bij alléén papier te laten: regio s moeten het ook kunnen zien en uitproberen. Daarom is een Proof of concept (PoC) als laatste projectfase toegevoegd. Leveranciers werden uitgenodigd om op basis van het PvE en FO te laten zien wat zij de regio s kunnen bieden. Drie leveranciers toonden interesse (Magenta, Slagman en Sopiva) en zij kregen vier maanden de tijd om samen met een regio (Utrecht, Twente en Rotterdam- Rijnmond respectievelijk) de PoC uit te voeren. Twente draaide al enige jaren operationeel met de DCU-oplossing van Slagman en Rotterdam Rijnmond met de oplossing van Sopiva. Het organiseren van de PoC vergde enig pragmatisme en nam meer tijd in beslag dan gepland. Het project DCU had geen middelen om een volledig verzorgde proof of concept te organiseren. Ook ontbrak het aan financiën om de leveranciers te vergoeden voor hun inspanningen. Daarom zijn als proefregio s juist regio s van de leden van de DCU-Expertteam gekozen, en is de leveranciers een podiumdag toegezegd waarop zij aan alle veiligheidsregio s hun producten konden tonen. De PoC is gestart in februari 2013; leveranciers kregen de tijd tot eind mei 2013 om samen met hun regio de propositie uit te werken. Op 26 juni 2013 kregen de drie leveranciers het podium om in Duiven hun ervaringen te delen rondom het voldoen aan een landelijk functioneel ontwerp, en de uitvoering daarvan in de praktijk. VVIMsecretaris Mark Luijten opende de dag. In de zaal waren een twintigtal geïnteresseerde meldkamerexperts uit diverse regio s aanwezig, plus vijf vertegenwoordigers van de leveranciers. Iedere leverancier lichtte de ervaringen met het uitvoeren van de PoC toe, benadrukte specifieke ontwerpkeuzes die de kracht van hun eigen propositie versterken en lieten live (in een testomgeving) zien hoe eenvoudig hun DCU-oplossing te bedienen is. Deze drie demonstraties sloegen bijzonder goed aan bij het publiek. De leveranciers kregen complimenten over hun inzet en resultaten. Zoals een deelnemer het verwoordde: De DCU-voorziening gaat zo echt leven. Uiteraard waren er op de podiumdag vragen over de relatie met de voorbereiding van NMS. De invoering van NMS zal echter naar verwachting pas in 2017 of 2018 plaatsvinden. De regio s hebben in elk geval de komende vier, vijf jaar de tijd om hun decentrale uitgifte van niet-spoedeisende meldingen op orde te krijgen met een voorziening die voldoet aan het landelijke functioneel ontwerp. Dat ze daarbij wat te kiezen hebben stimuleert de marktwerking en is een geslaagd voorbeeld van de VVIM-strategie om in veel hechtere samenwerking met leveranciers tot vernieuwingen in OOVinformatievoorziening te komen. Blad: 11 / 13 Versiedatum: 31 oktober 2013

12 4 Conclusies en projectevaluatie 4.1 Wat is bereikt in het project DCU? 1. De initiële business case van Paul van der Linden/ netwerk Meldkamerdomein heeft geresulteerd in een programma van eisen, functioneel ontwerp en drie aantoonbaar geslaagde werkende proofs of concept. Er is duidelijk een leveranciermarkt voor dit onderwerp de komende jaren. 2. Een landeijke trend naar standaardisatie voor deze functionaliteit is onomkeerbaar op gang gebracht. 3. Het onderwerp decentrale uitgifte/ lokale afhandeling is beter op het netvlies gekomen van degenen die werkzaam zijn in het meldkamerdomein én in de incidentbestrijding, de uiteindelijke klant van de DCU. 4. De VVIM heeft met de DCU-podiumdag bevestiging gekregen van de haalbaarheid van de aanpak om standaardfunctionaliteit door meerdere leveranciers aan te bieden (het DBK-concept) en zal dit in de toekomst vaker gaan doen. 4.2 Wat ging goed? Zoals hoofdstuk 3 concludeert kan het DCU-traject als succesvol worden beschouwd. De volgende zaken kunnen vooral als geslaagd worden bestempeld: 1. Het project heeft een heldere ophanging, opdracht en aansturing gekend. (Tussen)resultaten zijn telkens geagendeerd bij de stuurgroep Meldkamer Brandweer. De stuurgroep heeft consistent de nadruk gelegd op betrokkenheid van de landelijke netwerken. 2. De juiste expertise was aan boord in het project. Het PvE en FO zijn relatief snel tot stand gekomen, doordat de benodigde expertise beschikbaar was in de Expertteam DCU. Het periodiek bij elkaar komen om inzichten en ervaringen uit te wisselen, en het bekijken van demonstraties of al draaiende oplossingen versterkte dat proces bovendien. 3. Betrokkenheid van de netwerken Incidentbestrijding, Informatiemanagement en Meldkamerdomein. Zowel ten behoeve van het PvE als het FO is een consultatieronde gehouden. 4. De scope is steeds klein gehouden. Met name vanuit Incidentbestrijding is steeds benadrukt dat DCU niet mag ontaarden in het ontwerp van een nieuw (lokaal) meldkamersysteem. Ook vanuit de stuurgroep was er consistent een check op de scope. 5. Aandacht voor eenvoud van het eindresultaat. Met name Paul van der Linden heeft in alle communicatie-uitingen het belang van eenvoud, eenvoud, eenvoud benadrukt. Alleen dan blijven het proces en de inhoud behapbaar. Dit uitgangspunt is zondermeer tot uitdrukking gekomen in het project. 6. Leveranciers waren bereid om te investeren in productontwikkeling bij een regio en dit op een podiumdag te demonstreren. 7. Er was doorlopende communicatie richtig belanghebbenden over de voortgang. 4.3 Wat zijn de lessons learned? Elk project kent zaken die achteraf gezien anders zouden zijn aangepakt. De belangrijkste lessons learned voor dit project zijn: 1. Nog intensievere betrokkenheid van Incidentbestrijding als klant van DCU. De Expertteam bestond nu louter uit meldkamerexperts. Het zou goed zijn geweest om de Expertteam uit te breiden met een vertegenwoordiger van het landelijk netwerk Incidentbestrijding. Aan de andere kant heeft de netwerkvoorzitter aangegeven dat het landelijk netwerk al wordt overvraagd door vele initiatieven, dus de haalbaarheid daarvan zou niet gegarandeerd zijn geweest. Blad: 12 / 13 Versiedatum: 31 oktober 2013

13 2. Balans in ambitie versus tijdplanning. Voor velen is dit project een traject geweest dat naast het reguliere werk moest worden gedaan. Dit drukte op de initiële tijdplanning. Een meevaller was dat het ministerie als subsidieverstrekker geen bezwaar had tegen uitloop van het DCU-project in Meer scherpte in communicatie gerelateerd aan ontwikkelingen in de omgeving. Vragen over het nut, de noodzaak en haalbaarheid van een DCU-voorziening hadden kunnen worden voorkómen als omgevingsontwikkelingen scherper waren meegenomen in de communicatie. Met name de turbulentie in het meldkamerdomein (LMO, transitieakkoord, voorbereiding NMS) leidden met regelmaat tot vragen richting de projectleider en/of expertteam DCU. Hoewel de communicatie in het DCU-project zeker geen sluitpost is geweest (begroot 10% van het beschikbare budget), had met gerichtere nieuwsbrieven hier nog meer duidelijkheid over gegeven kunnen worden. 4. Multidisciplinaire toepassing. DCU is rood ingestoken vanuit de behoefte van het landelijk brandweernetwerk Meldkamerdomein en de business case van Paul van der Linden. Gaandeweg hebben echter ook politie en ambulancezorg aangegeven toepassingsmogelijkheden voor hun discipline te zien. Dit is ter sprake geweest in de stuurgroep. Gezien de projectopdracht en -planning is dit punt echter niet verder uitgewerkt. 4.4 Eindadvies aan de opdrachtgever Na de podiumdag van 26 juni 2013 en de opgeleverde documenten (PvE, FO) is het nu aan de regio s om het concreet realiseren van een regionale DCU-voorziening op te pakken, en aan de programmaraad Informatiemanagement om het gedachtegoed verder te ontwikkelen in aansluiting op de voorbereiding van NMS. DCU is immers één duidelijk afgebakende module in het applicatielandschap dat NMS heet. Deze conclusie leidt tot de volgende adviezen aan de opdrachtgever (stuurgroep Meldkamer Brandweer) en de programmaraad Informatiemanagement: 1. Houd een vinger aan de pols bij de wijze waarop de regio s samenwerken met de DCUleveranciers in hun regio. Dit betekent ook het actief aandacht geven en/of in het zonnetje zetten. Voor een aantal regio s zal gelden dat de aandacht anders weer verslapt naar andere operationele zaken. Dit advies kan vanuit het netwerk Meldkamerdomein worden uitgevoerd op verzoek van de programmaraad Informatiemanagement. 2. Laat de portefeuillehouder DCU in het netwerk Meldkamerdomein een visie uitwerken op de verdere aansluiting van DCU op NMS. In de marktspiegel NMS van 24 juni 2013 zijn de leveranciers ook bevraagd naar hun mogelijkheden rondom decentrale uitgifte. Zorg dat de DCU-resultaten worden meegenomen in het project Voorbereiding NMS. 3. Laat de verbreding onderzoeken van DCU naar de disciplines politie en ambulancezorg. Zie punt 4 bij lessons learned, DCU is voornamelijk rood maar mogelijk ook relevant voor andere (meldkamer)disciplines. 4. Stimuleer de succesvolle VVIM-aanpak om een leveranciermarkt uit te nodigen samen met regio s een pilot of proof of concept te organiseren en dit op een podiumdag ten toon te stellen. Blad: 13 / 13 Versiedatum: 31 oktober 2013