Uitnodiging. Jaarvergadering Jaarvergadering WOENSDAG 15 JUNI A.S. OM 19:30 UUR IN MARTINIHAL AAN DE MARTINILAAN TE VUGHT.

Transcriptie

1 Jaarvergadering Uitnodiging Geachte leden, Hierbij nodig ik u uit voor het bijwonen van de Algemene Ledenvergadering. Deze vergadering vindt plaats op WOENSDAG 15 JUNI A.S. OM 19:30 UUR IN MARTINIHAL AAN DE MARTINILAAN TE VUGHT. Bij een aanwezigheid van minder dan 2/3 deel van het totaal aantal leden wordt voor dezelfde dag en plaats, om 19:45 uur een nieuwe vergadering met dezelfde agenda uitgeschreven. E.V.B.V. OCTOPUS Correspondentieadres : de Braackenlaan AC Vught Met vriendelijke groet, namens het bestuur van E.V.B.V. Octopus, John Schasfoort, secretaris.

2 Jaarvergadering Algemene Ledenvergadering Woensdag 15 juni a.s. om 19:30 uur Martinihal aan de Martinilaan, te Vught AGENDA: 1 Opening door de voorzitter 2 Notulen Algemene Ledenvergadering van 8 juni Ingekomen stukken 4 Commissie : - Technische commissie - Wedstrijdsecretariaat - Ledensecretariaat 5 Financiën : - Penningmeester - Kascommissie 6 Bestuurszaken Schema aftreden bestuursleden Jaar Functie 1 Functie Penningmeester Voorzitter Secretaris 2013 Penningmeester - 7 Rondvraag 8 Sluiting. AGENDA PUNT 1: OPENING VAN DE VOORZITTER Beste (ere)leden en ouders/verzorgers, Alweer een seizoen bijna voorbij. Er is ook afgelopen jaar veel gebeurd, positieve ontwikkelingen en minder positieve. Wat mij bij elke tegenslag weer opvalt is de instelling van de Octopussers van ervaringen te willen leren en de problemen structureel op te lossen. Dat Octopus net als bijna alle verenigingen in dit land drijft op vrijwilligers en niet als een bedrijf personeels instrumenten heeft om zaken af te dwingen is een gegeven. Dat is niet erg maar vraagt om een andere aanpak en wellicht om een ander tijdpad om zaken te veranderen. Veranderingen gaan dus dan met kleine stapjes, maar veel kleine stapjes leiden ook tot het gewenste resultaat. Een probleem waar we de afgelopen jaren met een sterke groei van de vereniging mee te kampen hebben gehad is een structurele bezetting van commissies. Gelukkig is het Roel gelukt om vorm te geven aan de wens van het bestuur commissies breder te bemensen. De structuur en de aanpassingen van Octopus is nu als volgt: Het bestuur is in onderhandeling met een algemeen lid die op termijn het wedstrijdsecretariaat over gaat nemen. De functie van wedstrijdsecretaris is voor elke sportvereniging een cruciale functie. Volgend jaar komt deze functie vacant. Het bestuur is uitermate blij dat we waarschijnlijk iemand bereid hebben gevonden die functie het komend jaar te willen leren van de huidige wedstrijdsecretaris John Schasfoort. Hiermee is continuïteit van deze belangrijke post goed gewaarborgd. De naam van dit nieuwe bestuurslid zal bij de ALV voorgedragen worden aan de leden, hiermee komt het Bestuur weer op de gewenste sterkte. De Technische Commissie heeft naast een algemene bezetting een aparte groep die zich bezig gaat houden met opleidingen van trainers en scheidsrechters. Ook zal een aparte groep zich gaan richten op het opleiding van leden om de zaaltaken schrijven, timen en 24 seconde goed uit te kunnen (blijven) uitvoeren. Daarnaast is er onder verantwoording van de TC een aparte groep zie het zaaltakenschema vorm blijft geven. Er komt een aparte commissie materialen onder verantwoording van John Schasfoort die zich gaat bezig houden met het op peil houden van de materialen zoals ballen, wedstrijdmaterialen, verbanddoos etc. De sponsorcommissie is voor wat betreft de bezetting heringericht. Afspraken zullen worden gemaakt wat de sponsorcommissie en bestuur van elkaar mogen gaan verwachten in de trant van taken, rollen en bevoegdheden. Om ambities van Octopus op de lange termijn vorm te kunnen gaan geven is een nieuwe en ruimere geldstroom naast contribu-

3 Jaarvergadering tie en (teruglopende) gemeentelijke subsidie zeer gewenst. De evenementencommissie is prima bezet met ambitieuze leden die voor alle leden van onze vereniging leuke activiteiten gaat organiseren. Denk hierbij maar eens aan het Octopuskamp en familietoernooi, maar zeker ook aan het zeer geslaagde Octopusfeest afgelopen januari (nogmaals Dames 1 een fantastisch feest, voor herhaling vatbaar). Ook de communicatiecommissie wordt verder uitgebreid. We zullen hierdoor beter bereikbaar zijn voor Vughtse media (geschreven pers maar ook AVULO en VTV). Met deze structurele aanpassingen en uitbreiding van bemensing zijn we minder afhankelijk van slechts enkele vrijwilligers. Dit is voor volgend seizoen een enorme stap voorwaarts, dus we laten de zoals in mijn inleiding aangegeven kleine stapjes nu achter ons. Natuurlijk wil ik in dit voorwoord ook graag terugblikken op het afgelopen seizoen. Voor bijna alle teams is het een fantastisch seizoen geweest, wellicht zijn er teams die niet de resultaten hebben behaald die ze zelf aan het begin van het seizoen hadden verwacht, maar als jullie maar een leuk seizoen hebben gehad is dit ook winst. Het enige team wat we niet overeind hebben kunnen houden is U18-2. Ik baal hier behoorlijk van kan ik jullie melden. Elk team is mij even dierbaar. Dat wij niet in staat zijn geweest om U18-2 op de been te houden is voor mij een van de gebeurtenissen afgelopen seizoen die ik graag had willen voorkomen. Maar ook hier hebben we van geleerd en we zullen er alles aan doen om dit in de toekomst te voorkomen. Twee teams zijn dit jaar kampioen geworden U18-1 (die pubers die in april in Vught met hun kaal geschoren koppies zeker zijn opgevallen) en jawel, wederom de meiden van U20. Financieel heeft de penningmeester het voor elkaar gekregen een gezonde basis te leggen voor onze club. Buiten de aanpassingen en uitbreidingen in de structuur is de TC nu volop bezig met de voorbereiding van het nieuwe seizoen. Ik kan nog wel pagina s vol schrijven maar dan wordt dit voorwoord wel erg lang. Er rest nu nog maar slechts een herhaling van mijn oproep die ik in het voorwoord van het jaarboek heb gedaan. Jullie zouden mij echt een fantastische afsluiting van dit seizoen aanbieden als jullie in grote getale de ALV op 15 juni a.s. komen bijwonen. Voor de jeugdleden kan dit ook door een van jullie ouders. Make my day. Verder wens ik jullie een fantastische zonnige zomer en hoop jullie ook volgend seizoen bij de home coming weer allemaal te ontmoeten. Koen van Dinther, voorzitter AGENDA PUNT 2: NOTULEN ALV 8 JUNI 2010 ALGEMENE LEDEN VERGADERING: 8 JUNI 2010 AANWEZIG: JAN BONS, DAVEY HEESAKKERS, DENNIS V.D. ZANDE, THIJS BUSSER, TIM VAN RIEL, CHRIS PEEK, CARLO V. DINTHER, MAIKEL VORSTENBOSCH, KOEN V. DIN- THER, ROEL BEKKERS EN JOHN SCHASFOORT AFWEZIG M.K.: ANJA VAN BERKUM, DOMINIQUE SCHASFOORT, RIA TIMMERMANS, JOS TIMMER- MANS, ERIC V. WETTEN, JACOB TIELLEMANS EN ROB V. DONGEN. OPENING 19:45 UUR: DE VOORZITTER GEEFT EEN KORTE TERUGBLIK OP EEN SUCCESVOL SEIZOEN. ZOWEL QUA PRESTATIES ALS FINANCIEEL IS HET EEN GOED SEIZOEN GEWEEST. 1 OP DE 3 TEAMS IS KAMPIOEN GEWORDEN. EEN PRESTATIE VAN FORMAAT. NOTULEN ALV DE NOTULEN WORDEN ONDER DANKZEGGING AAN DE NOTULIST GOEDGEKEURD. INGEKOMEN STUKKEN: BONDSVOORSTELLEN DIE VOORGEDRAGEN ZIJN IN DE RAYON VERGADERING VAN 7 JUNI JL. TECHNISCHE COMMISSIE: ROEL GEEFT EEN KORTE SAMENVATTING VAN HET STUKJE ZOALS DAT TE LEZEN IS IN DE UITNODIGING. HET HOOFDDOEL VOOR DE TC IS MET PLEZIER BASKETBAL- LEN IN EEN PRETIIGE SFEER. AFGELOPEN JAAR ZIJN ER VEEL DINGEN GOED GE- GAAN, MAAR OOK FOUTEN GEMAAKT. HIERVAN MOETEN WE LEREN VOOR DE KO- MENDE JAREN EN NIET DEZELFDE FOUTEN BLIJVEN MAKEN. DE TC IS HIER HARD MEE BEZIG. BELANGRIJK HIERBIJ IS DAT DE TC DICHT BIJ DE LEDEN BLIJFT STAAN. ER KOMEN STEEDS MEER LEDEN DIE EEN BIJDRAGE WILLEN LEVEREN AAN DE VER- ENIGING. DE TRAINERS, TEAMINDELING EN TRAININGSUREN ZIJN OP DIT MOMENT ZO GOED ALS ROND. WEDSTRIJDSECRETARIAAT: JOHN SCHASFOORT HEEFT EEN STUKJE IN HET BOEKJE VAN DE ALV GEZET. HIER- OVER WORDEN GEEN VRAGEN GESTELD. LEDENSECRETARIAAT:

4 Jaarvergadering JOHN SCHASFOORT HEEFT EEN STUKJE IN HET BOEKJE VAN DE ALV GEZET. HIER- OVER WORDEN GEEN VRAGEN GESTELD. MET DE HUIDIGE TEAMINDELING ZAL HET NIET TE VOORKOMEN ZIJN EEN WACHTLIJST IN TE STELLEN. COMMUNICATIE COMMISSIE: THIJS GEEFT ALLE CREDITS VAN DE COMMUNICATIE COMMISSIE AAN SEGER, DIE DE DRIJVENDE KRACHT ACHTER DE WEBSITE IS. DE WEBSITE WORDT GOED BEZOCHT EN LAAT UP-TO-DATE INFORMATIE ZIEN. WEKELIJS IS ER EEN PRAATJE OP DE AVULO MET ONZE VOORZITTER OF THIJS. DE FOCUS HIER IS NOG MET NAME HEREN 1, WAARBIJ WE STEEDS MEER PROBEREN DE DAMES TE BETREKKEN. SPONSOR COMMISSIE: DEZE COMMISSIE WORDT VOORGEZETEN DOOR HANS VAN DE SNEPSCHEUT. AFGE- LOPEN JAAR HEEFT IN HET TEKEN GESTAAN IN DE VOORBEREIDING NAAR DE TOE- KOMST TOE EN MET NAME DE DEELNAME AAN EEN MASTERCLASS, GESUBSIDIEERD DOOR DE GEMEENTE. DE OPGEDANE IDEEEN ZULLEN VOLGEND JAAR WORDEN UIT- GEROLD. MET DE OPBRENGSTEN ZULLEN TRAINERS EN SCHEIDSRECHTERSOPLEIDIN- GEN WORDEN GEFINANCIEERD. PENNINGMEESTER: DE PENNINGMEESTER IS TEVREDEN OVER HET AFGELOPEN JAAR. DE LAATSTE JAREN WAS EEN DALING IN DE BOEKEN TE ZIEN. HET JUBILEUMJAAR HEEFT ONS TOEN GE- RED. DOOR IN DE BEGROTING INKOMSTEN LAAG EN UITGAVES HOOG IN TE SCHAT- TEN HEBBEN WE NU WEER EEN REDELIJK GEZONDE FINANCIELE HUISHOUDING. MAI- KEL LICHT DE REALISATIE EN BEGROTING TOE. DE CONTRIBUTIE ZAL WORDEN VERHOOGD MET DE INDEXERING. STEMVERHOUDING: 13 VOOR, 0 ONTHOUDINGEN, 0 TEGEN. KASCOMMISSIE: CHRIS DOET VERSLAG VAN DE KASCONTROLE OVER DE TERMIJN ER IS EEN STEEKSPROEFGEWIJZE CONTROLE OP DE UITGAVE EN BONNEN GEDAAN. HIER- UIT BLEEK DAT NIET BIJ ELKE UITGAVE EEN CORRESPONDERENDE BON AANWEZIG WAS. DE KASCOMMSSIE IS ECHTER VAN MENING DAT HIER GEEN SPRAKE IS VAN FRAUDE OF OPZET EN STELT VOOR OM DE PENNINGMEESTER DECHARGE TE VER- LENEN. HET VOORSTEL TOT HET VERLENEN VAN DECHARGE WORDEN MET ALGE- MENE STEM AANGENOMEN. HET LID CHRIS PEEK IS AFTREDEND. CHRIS WORDT BEDANKT VOOR DE BEWEZEN DIENSTEN. THIJS BUSSER MELDT ZICH AAN VOOR DE KASCOMMISSIE. BESTUURSVERKIEZING: STATUTAIR IS DE VOORZITTER EN SECRETARIS AFTREDEND. DE FUNCTIONARISSEN STELLEN ZICH HERKIESBAAR. VANUIT DE VERGADERING ZIJN GEEN TEGENKAN- DIDATEN GEMELD. RONDVRAAG: DENNIS: IS ER EEN MOGELIJKHEID OM DE IDEEEN DIE LEVEN ONDER DE LEDEN TE INVENTARISEREN EN HIER EEN BIJEENKOMST VOOR TE PLANNEN. ONDER DANKZEGGING WORDT DE VERGADERING GESLOTEN OM UUR. JOHN SCHASFOORT. AGENDAPUNT 3: INGEKOMEN STUKKEN AGENDAPUNT 4: COMMISSIES TECHNISCHECOMMISSIE : Het seizoen zit er inderdaad bijna op en onze voorzitter heeft een mooi voorwoordje in elkaar gezet. We mogen als vereniging blij zijn dat onze voorzitter geen verstand heeft van basketbal maar zich juist totaal wilt focussen op zijn rol als voorzitter. Een voorzitter die zich bevindt zich tussen de leden, das heel mooi en das wel eens anders geweest. We groeien nog steeds op het gebied van professionalisering binnen de vereniging. Regelmatig kijken we als TC naar ons hoofddoel; Om alle leden van E.V.B.V Octopus een optimale kans te bieden om met plezier te kunnen basketballen onder een prettige sfeer. Dit is voor ons als TC het allerbelangrijkste en hopelijk zijn we hier goed in geslaagd. We hebben weer enkele stappen voorwaarts gemaakt. De visie die we als TC hebben wordt langzaam maar zeker verwezenlijkt. Dit is zeer te danken aan jullie leden. Onze leden krijgen steeds meer de verantwoordelijkheid om samen aan de slag te gaan het gezamenlijke doel de bereiken. Ons trainerskader is nog nooit zo groot geweest, er hebben nog nooit zo veel leden meegeholpen aan het kamp, er zijn nog nooit zo veel commissies geweest, onze zaaltaken zijn nog nooit zo goed uitgevoerd en er zijn nog nooit zo weinig problemen geweest in de teams! We mogen hier met zijn alle erg blij mee zijn. Vooral Wendy is dit seizoen erg goed bezig geweest voor de vereniging. De terechte winnares van de Miss Octopus Award heeft zich bezig gehouden op vele facetten binnen de vereniging. Heel erg bedankt hiervoor! Ook zouden we graag Guido Pieters wil-

5 Jaarvergadering len bedanken die vele wedstrijden voor ons heeft gefloten waardoor onze heren en dames in de overgangsklasse mogen spelen. De Nieuwjaarsborrel was misschien wel tekenend voor dit seizoen. Heel veel leden waren aanwezig en iedereen had het naar zijn zin, net een thuisweekend. Natuurlijk speelde alcohol een rol tijdens dit feest maar, en/ of daardoor, hebben we heel wat gelachen met zijn allen! Ons Dames team heeft daar een perfect voorbeeld gegeven wat alleen maar gevolgd kan worden door de andere teams. Ook hebben dit seizoen zelfs enkele ouders van U14 ervoor gezorgd dat Eiffeltowers training is komen geven aan U14. Hartstikke bedankt hiervoor. Als we nu structuur kunnen bieden binnen de organisatie is het mogelijk om dit soort enkele initiatieven te koppelen binnen alle commissies. Hierdoor krijg je een goed samenwerking. Denk hierbij aan de communicatiecommissie, sponsorcommissie en evenementencommissie. In de toekomst moeten deze continu samenwerken. Natuurlijk lopen we ook tegen een hoop problemen aan gedurende een seizoen. Door de problemen op vele verschillende kanten te bekijken kun je proberen een meest geschikte oplossing te zoeken. Wat wij erg belangrijk vinden is de communicatie tussen alle partijen die betrokken zijn bij het probleem, met als doel er gezamenlijk uit te komen. We zijn nu al druk bezig met de teamindeling en het zoeken naar de meest geschikte coach bij elk team. Dit is voor komend seizoen erg lastig omdat er nu veel grote teams zijn, te groot misschien wel. De leeftijden bepalen voor een groot gedeelte de indeling maar we doen zeer ons best om elk lid goed in te delen. Komend seizoen hebben we waarschijnlijk 15 teams waaronder vier heren senioren teams, drie all-girls teams en waaronder misschien een meisjes hoofdklasse. Ook gaan er drie heren uit H2 zich toevoegen bij belangrijke functies binnen de vereniging. Dit is een mooie stap voorwaarts. Er zal meer structuur binnen de organisatie komen en de commissies zullen groeien; vele goedgeorganiseerde handen maken echter licht werk. Maar ons hoofddoel blijft hetzelfde en zal ook nooit veranderen. Om alle leden van E.V.B.V. Octopus een optimale kans te bieden om met plezier te kunnen basketballen onder een prettige sfeer. Elk team doet dit echter op zijn eigen wijze met ieder hun eigen doelen en prioriteiten. Dit onder leiding van hun trainer/ coach. Voor de komende paar maanden staat het volgende op de agenda: octopuskamp 2011 en het familietoernooi (14 mei of 11 juni). Roel Bekkers Voorzitter TC WEDSTRIJDSECRETARIAAT: Aan de successen reeks van Octopus lijkt geen eind te komen. Ook dit jaar mogen we weer een aantal kampioenschappen vieren. Het dames U20 is voor de tweede keer op rij kampioen geworden in hun klasse. Na vorig seizoen tevergeefs aan de deur van het kampioenschap te hebben geklopt is het dit seizoen onze jongens U18 ruim voor het einde van het seizoen gelukt de spreekwoordelijke beker te heffen en de champagne rijkelijk te laten vloeien. Naast de vreugde van het kampioenschap had het team nog een verassing voor het publiek in petto. Eindelijk werd getoond wat er al die jaren onder de gouden lokken verborgen was gebleven. Aandelen in de zonnebrand lijken het boven verwachting te doen. Hopelijk zijn de jongens weer toonbaar als ze bij onze burgervader Roderick worden verwacht, men kan immers niet met muts ten tonele verschijnen. Dames en heren gefeliciteerd. De senioren teams in de overgangsklasse en eerste klasse kern doen het boven verwachting goed. Met nog enkele rondes te spelen doen we weliswaar niet meer mee voor het kampioenschap maar promotiewedstrijden zijn nog steeds mogelijk. Ook onze andere teams hebben niet onverdienstelijk meegedraaid. De teams die halverwege de competitie opnieuw zijn ingedeeld hebben minder goede ervaringen. Naast al deze mooie woorden valt er ook een tweetal zaken te betreuren. Helaas heeft één team tijdens de competitie af moeten haken. Het tweede jongens U18 team heeft dermate veel moeten incasseren dat dit met inzet, motivatie en inspiratie niet meer te compenseren viel. Mogelijk dat komend seizoen dit team een nieuwe kans heeft. Daarnaast is het halverwege het seizoen bijna fout gegaan voor onze een van onze teams in de rayon competities. Zelf verwachten we scheidsrechters van andere verenigingen en balen ervan als ze er niet zijn. Deze verwachten hebben andere teams ook van ons. Door veelvuldig niet opkomen heeft men ons uit de competitie willen halen. De bond gaat niet snel over tot zo n besluit, maar schroomt ook niet hier gebruik van te maken. Laat het een wijze les zijn voor volgend seizoen. John Schasfoort LEDENSECRETARIAAT: Ledensecretariaat De heftige groei van de afgelopen jaren is gestopt. Het aantal leden is ten opzichte van vorig jaar met twee gegroeid. Op dit moment is de vereniging mooi in balans. De vereniging telt ongeveer evenveel

6 Jaarvergadering volwassenen als jeugdleden. Ongeveer 80 van elke categorie. Anders is het natuurlijk bij de verdeling van mannen en vrouwen. Hier zijn de vrouwen ver in de minderheid. Mogelijk dat de inspanningen om een nieuw meisjes team te creëren de balans enigszins zal herstellen in de toekomst. Om nieuwe aanwas van leden enigszins te reguleren hebben we met de trainers een proces afspraak gemaakt. Deze is terug te vinden op de website. Belangrijkste hierin is dat een lid zich eerst aan moet melden bij het ledensecretariaat en pas daarna informatie krijgt of en waar er plaats is. John Schasfoort AGENDAPUNT 5: FINANCIËN PENNINGMEESTER Beste Clubleden, Wanneer ik als penningmeester terug kijk op de afgelopen seizoenen, denk ik dat we weer op een goed spoor zitten. We krijgen steeds meer leden erbij en financieel begint er structuur te komen. Begrotingen worden steeds nauwkeuriger en we zijn weer op weg om een financieel gezonde club te worden. Het doet me deugd om te zien dat alle schulden van het afgelopen seizoen weggewerkt zijn en dat we vanaf nu kunnen focussen op wat er in de toekomst nodig is. Daarnaast zijn we als bestuur steeds meer op zoek naar hoe we nog meer controle kunnen krijgen op het financieel aspect binnen de vereniging. Hier zijn het afgelopen jaar al stappen in gemaakt maar hier zal in de toekomst nog meer stappen in gemaakt kunnen worden. We hebben als club namelijk beide voeten in het zand maar staan nog wankel. Wij gaan ervoor zorgen dat dit in de toekomst niet meer het geval zal zijn. AGENDAPUNT 6: BESTUURSZAKEN Conform het huishoudelijk reglement is de functies van penningmeester aftredend. De huidige functionaris stelt zich herkiesbaar. Bij het bestuur is op dit moment (15 mei 2011) geen andere kandidaat bekend. Het bestuur draagt Gertjan Hamers voor om de functie van Secretaris invulling te geven. Voor deze functie is al enkele jaren een vacature. Het bestuur draagt Rick Schuurmans voor om zitting te nemen in het bestuur als lid Algemene Zaken ter voorbereiding voor het over nemen van de functie van Wedstrijdsecretaris in het seizoen Het bestuur stelt voor om leden die meer dan één keer per week trainen (1,5uur per week), een extra bijdrage van 50,- te laten betalen. Dit geldt voor een totaal team zoals afgelopen seizoen voor Dames 1 en Heren 1, maar ook voor bankspelers of genodigden voor alleen trainen. AGENDAPUNT 7: RONDVRAAG AGENDAPUNT 8: SLUITING. Met sportieve groeten, Maikel Vorstenbosch Penningmeester EVBV Octopus KASCOMMISSIE Verslag van de commissie zal staande de vergadering worden gegeven