Hierbij nodig ik u uit voor het bijwonen van de Algemene Ledenvergadering. Deze vergadering vindt plaats op WOENSDAG 26 JUNI A.S.

Transcriptie

1 EVBV-Octopus Uitnodiging ALV Geachte leden, Hierbij nodig ik u uit voor het bijwonen van de Algemene Ledenvergadering. Deze vergadering vindt plaats op WOENSDAG 26 JUNI A.S. OM 19:30 UUR IN MARTINIHAL AAN DE MARTINILAAN TE VUGHT. Bij een aanwezigheid van minder dan 2/3 deel van het totaal aantal leden wordt voor dezelfde dag en plaats, om 19:45 uur een nieuwe vergadering met dezelfde agenda uitgeschreven. Om de kosten te drukken hebben we als bestuur besloten de notulen en stukken niet meer op papier te verspreiden, maar beschikbaar te stellen via de website Met vriendelijke groet, namens het bestuur van E.V.B.V. Octopus, Maikel Vorstenbosch, Secretaris

2 Voorwoord ALV Het seizoen zit er al weer op. Voor Octopus een heel lastig jaar. Zeker niet op sportief vlak, want alle teams hebben gepresteerd naar hun kunnen en ik heb enkele zeer mooie memorabele wedstrijden mogen zien. Bij heren 1 denk ik dan aan de bekerwedstrijd tegen Rotterdam waar Sander en Joost boven zichzelf uitstegen en de ene na de andere mooie bal in het netje wierpen, of de thuiswedstrijd tegen Agathos met een volgepakte tribune en een koelbloedige Roel die de twee vrije worpen in de laatste seconde van de wedstrijd er in kwakte met een blik van ik voel helemaal geen druk, het is maar een potje ballen. Ook heb ik erg genoten van de kwaliteit en groei die ik bij de kampioenswedstrijd van U 14 in Den Dungen heb mogen zien. Ook het nieuwe meisjesteam heeft voor hun eerste seizoen bovenverwachting gepresteerd. En last but not least de mogelijke promotie naar de hoofdklasse van Heren 1. (ten tijde van dit schrijven zitten we nog in de promotiewedstrijden) Ook de hernieuwde start van een recreantenuur is een mooi resultaat van afgelopen seizoen. Het seizoen begon zeker mooi met de ingebruikname van de door mij zo lang gewenste schotklok. Ik zie nu wel dat er op het einde van het seizoen iets te slordig met de schotklok om gegaan is, stekkers verbogen, spullen niet netjes in de kist etc. Ook hebben we aan het begin van het seizoen nieuwe ballen kunnen aanschaffen. Ik was echter zeer onaangenaam verrast dat een aantal van deze ballen al binnen enkele weken uit de kast waren verdwenen. We zullen allemaal dus extra alert moeten zijn op het goed opbergen van, en zuinig omspringen met ons materiaal. Organisatie Het wedstrijdsecretariaat is overgegaan van John naar Rick. Naast het gegeven dat alle begin moeilijk is hebben we dit jaar ook heel veel wedstrijdwijzigingen gehad die niet altijd goed in de beschikbare tijd in te plannen waren. De zaal Ouwerkerk is nagenoeg volgeboekt, door niet alleen Octopus maar ook andere sportverenigingen en de maandelijkse rommelmarkten. Te veel naar onze zin moesten we dan ook wedstrijden op de vrijdagavonden inhalen waardoor trainingen of het recreantenuur vervielen. John en Maikel hebben stuivertje gewisseld. John is onze nieuwe penningmeester en Maikel heeft het secretariaat op zich genomen. De begroting voor het seizoen zat goed in elkaar en voorzag in een kleine plus. Echter werden we gedurende het seizoen geconfronteerd met een scala aan financiële tegenvallers, waardoor onze financiële positie zeer wankel was. Door extra geld binnen te halen via de sponsorcommissie (met dank aan alle leden die hieraan hebben meegewerkt) en goed kritisch te kijken naar de uitgaven (sommige geplande uitgaven niet of minder te doen en sommige uitgaven door te schuiven) lijkt het erop dat we het seizoen financieel kunnen overleven. Het strategisch beleidsplan is klaar. Later dan we hadden gepland maar dit kwam omdat we tijdens bestuursvergaderingen veel tijd hebben moeten besteden aan de financiële problemen. Een strategisch beleidsplan goed doordacht opstellen vraagt tijd. Het plan voorziet in een aantal doelstellingen die we de komende tijd willen verwezenlijken.

3 1. Inventariseren en werven externe kennis We willen meer externe mensen werven die Octopus een warm hard toe dragen en zich voor onze club willen inzetten. Deze doelstelling heeft een zeer hoge prioriteit om andere doelstellingen te kunnen realiseren. 2. Versterken sponsorcommissie Op dit moment bestaat de sponsorcommissie uit slecht drie personen. Dit is echt te weinig. Er zullen meer mensen aan moeten sluiten. Dit kunnen eigen leden zijn maar misschien ook wel externe (zie 1) 3. Sponsor werving De financiële situatie van Octopus noopt ons om meer nieuw geld binnen te halen. Dit is gezien de economische crisis al een hele opgave. Maar dit betekend dat naast een grotere sponsorcommissie ook alle leden van Octopus gevraagd zal worden om bij activiteiten welke de sponsorcommissie organiseert medewerking te verlenen. 4. Samenwerking Bij samenwerking kun je denken aan samenwerking met andere Vughtste verenigingen, om problemen waar alle sportverenigingen mee te kampen hebben gezamenlijk op te lossen. Samen sta je sterker dan alleen. 5. Ledenwerving Er is nog steeds een groeipotentie aanwezig. Meer leden betekend enerzijds dat teams van een voldoende omvang zijn om met vertrouwen de competitie in te gaan. Wellicht is zelfs bij voldoende leden selectie in leeftijdscategorieën mogelijk waardoor iedereen kan spelen op zijn of haar niveau. Anderzijds zijn grotere teams ook financieel beter. Een team moet eigenlijk uit minimaal 10 spelers (dus zonder bankspelers) bestaan om de kosten van zaalhuur, bondsafdracht e.d. te betalen uit de contributie. 6. Opleidingen Er dient een opleidingsplan te komen voor trainers en scheidsrechter zodat we gericht met leden die dat willen een opleidingstraject kunnen starten. 7. Bestuurlijke organisatie De missie van Octopus bestaat uit drie kernpunten - Het stimuleren van het Octopus gevoel - Het basketbaltechnische gedeelte binnen de vereniging - Structuur van de vereniging Om deze missie uit te voeren en op orde te houden vraagt een stevige bestuurlijke organisatie die bestaat uit vrijwilligers. We hebben veel te doen en willen dit ook. Maar dat betekend wel dat we duidelijke afspraken moeten maken en taken en verantwoordelijkheden beter beleggen. Er valt nog te veel tussen wal en schip. 8. Vertrouwenspersoon Helaas komen de laatste tijd vaak misstanden aan het licht bij verenigingen, scholen, kinderdagverblijven, kerkelijke organisaties e.d. Bij deze misstanden gaat het vaak over pesten of zaken van seksuele aard. Gelukkig hebben wij hier binnen Octopus geen last van, en zijn er ook geen signalen die hierop wijzen. Maar we mogen onze ogen niet sluiten voor deze problematiek. We willen dus graag een of meerdere vertrouwenspersonen binnen onze

4 vereniging aan stellen en beleid ontwikkelen. Hiervoor is door de Vereniging Nederlandse Organisaties Vrijwilligerswerk in samenwerking met de overheid de toolkit In veilige handen ontwikkeld. Deze toolkit willen we als basis gaan gebruiken om beleid binnen Octopus op te zetten, samen met de te werven vertrouwenspersonen. 9. Media Octopus zal zich beter moeten positioneren in de media. De website en facebook zijn natuurlijk al prima tools. Maar er is meer (radio, televisie en kranten). Goede media kan bijdragen aan naamsbekendheid die kan helpen bij andere doelstellingen zoals leden- en sponsorwerving jarig bestaan oktober 2017 Op 21 oktober 2017 bestaat onze mooie vereniging 50 jaar. Door deze mijlpaal op te nemen als doelstelling zullen we, door de waan van de dag gedreven, niet te laat beginnen met de voorbereidingen. Maar niet alleen op tijd beginnen met de organisatie, maar ook zorgen voor financiële middelen om er een onvergetelijk feest van te maken is een mooie uitdaging. Het duurt nog wel een tijdje voordat het 2017 is en daarom hoeven we voor deze doelstelling op de korte termijn nog geen activiteiten te starten. Bij de ALV zal een exemplaar van het strategisch beleidsplan ter inzage liggen. Ik nodig iedereen leden en ouders van leden van dit strategisch beleidsplan kennis te nemen. Indien gewenst ben ik natuurlijk altijd beschikbaar om dit plan toe te lichten. Het beleidsplan zal t.z.t. ook op de website van Octopus geplaatst worden. NBB en Rayons Tot dit seizoen hadden wij als vereniging te maken met de Nederlandse Basketball Bond (NBB) en zelfstandige Rayons (voor ons Rayon Zuid). De belangrijkste taak van het Rayon was de competitie en alles wat daarmee te maken heeft (scheidsrechters, opleidingen etc). Onder druk van het NOC/NSF is er een reorganisatie doorgevoerd waarbij de zelfstandige Rayons ophouden te bestaan en alle Rayontaken overgaan naar de NBB. Dit betekend wel dat wij als vereniging het vertrouwde lijntje naar het Rayon en voor ons bekende personen kwijt raken en nu te maken krijgen met de NBB die tot nu toe verder van ons vandaan heeft gestaan. Voor de bondsafdracht gaat dit ook consequenties krijgen. Rayon Zuid was binnen Nederland het goedkoopste Rayon. We krijgen hierdoor zeker te maken met een hogere bondsafdracht. Al met al voor het bestuur van Octopus een bewogen en druk jaar. Sommige van de hierboven genoemde bestuursactiviteiten zijn wellicht buiten beeld gebleven van jullie als lid, maar er zijn ook zaken geweest (denk aan de wedstrijdwijzigingen en financiële perikelen) die jullie wel hebben meegekregen en waar jullie soms ook last van hebben gehad. Ik wil mijn medebestuursleden maar zeker ook alle leden die zich in hebben gezet voor onze club hartelijk bedanken voor hun inzet. Ik hoop ook volgend seizoen op jullie medewerking te mogen rekenen. Met vriendelijke groet Koen van Dinther

5 Technische Commissie Als we terugkijken naar afgelopen seizoen zijn we als TC redelijk positief. Ons beleid staat op papier, de taken zijn verdeeld en ieder TC- lid weet hoe hij of zij zijn taken wilt gaan verwezenlijken. Na dit seizoen zullen we als TC afscheid gaan nemen van Bram Gubbens. Bram, ook via deze weg, hartstikke bedankt voor je inzet en verantwoordelijkheid die je nam als TC-lid. De Moonen map is fier aanwezig bij elke TC-vergadering! Naast Bram zijn vertrek mogen we Wendy Vos verwelkomen binnen de TC voor komende jaren. Na de zaaltakencommissie, evenementencommissie en trainster is het nu de TC waarbij Wendy zich gaat aansluiten. Als TC hebben we afgelopen seizoen een redelijk geruisloos jaar achter de rug. Dit heeft met name te maken met de ervaring die onze trainers en trainsters krijgen van de afgelopen jaren. Bij U18-2 is het niet helemaal geruisloos gegaan. We hebben dit gezamenlijk besproken waardoor ze toch de tweede helft van de competitie wedstrijden konden spelen. We willen voor de komende seizoenen dit soort problemen voorkomen door nog beter te communiceren vanuit de TC naar de leden en- of ouders. We gaan dus nog beter kenbaar maken wat een TC-contactpersoon inhoudt en welk TC-lid gekoppeld is aan welk team. Communiceren is moeilijk in sommige situaties, maar hoe meer structuur hiervoor is, hoe makkelijker en duidelijker dit wordt. Door aan het begin van komend seizoen een gesprek aan te gaan tussen de spelers, ouders, trainers en de betreffende TC- contactpersoon willen we hierin duidelijkheid gaan creëren. Ook hebben we dit jaar geprobeerd een U8 team op de been te zetten. Hierin zijn we helaas niet geslaagd omdat er te weinig animo voor was, maar we blijven dit proberen dus ken je iemand die mogelijk in een U8 team wilt basketballen, dan horen wij dat graag! We zijn nu al druk bezig met komend seizoen. Zoals elk jaar moet er weer flink gepuzzeld worden omdat de teams helaas uit elkaar getrokken moeten worden vanwege de leeftijd. Als TC willen we dit zo min mogelijk doen, maar soms kunnen we niet anders. Ook doen we zeer ons best om de juiste trainer/ coach bij het juiste team te plaatsen. Gelukkig zijn er een hoop leden van onze vereniging die trainer/ coach ambities hebben. Wat voor andere verenigingen grote problemen creëren, zit onze vereniging redelijk gezond! Dit komt door de sfeer die we met elkaar creëren en daar mogen we erg trots en dankbaar voor zijn! Elk team heeft bij Octopus zijn eigen ambitie. Het ene team wilt kost wat kost kampioen worden en het andere team wil lekker lol maken als team. Sommige leden of teams willen meer dan een keer in de week trainen. De TC is erg bereidt te kijken wat hiervoor de mogelijkheden zijn. Enkele factoren die daarvoor van belang zijn: de kosten, beschikbaarheid trainer en genoeg leden. Neem zo snel mogelijk contact op met de TC-contactpersoon als je dit soort ambities wilt verwezenlijken. En als kers op de taart zijn we dit jaar begonnen met de mini-tc. Voorzitter Willem Swinkels zal proberen om samen met Hajk, Tommy, Freek en Gianni leuke dingen kunnen organiseren en de jeugd kan vertegenwoordigen. Heel veel succes heren!

6 Komend seizoen gaan we echt beginnen met de basketbalontwikkelingslijn die we als TC hebben gemaakt. Afgelopen seizoen hebben we er al wat mee gedaan, maar komend seizoen willen we dit binnen heel de vereniging gaan uitvoeren. Ook al gaat het nog zo goed binnen onze vereniging. We moeten oppassen dat we niet verslappen en altijd ons doel voor ogen blijven zien: Om alle leden van E.V.B.V. Octopus een optimale kans te bieden om met plezier te kunnen basketballen onder een prettige sfeer. Roel Bekkers voorzitter TC

7 Ledensecretariaat Onze vereniging telt op dit moment 152 leden. Dit is een groei van 4 leden. De groei vind met name plaats aan de uiteinden van de leeftijdscategorieën. Zowel aan de onderzijde bij de jeugdteams, als aan de bovenzijde bij een nieuw recreanten team is onze vereniging gegroeid. De balans tussen heren en dames maar ook tussen jeugd en senior is niet noemenswaardig veranderd. Een stabiele vereniging die het groeipotentieel nog waar moet maken. Ledensecretariaat John Schasfoort

8 Wedstrijdsecretariaat Zo, dat was met recht een bewogen jaar! Het eerste seizoen dat ik op eigen benen het wedstrijdsecretarisschap heb mogen uitvoeren en ik kan u vast verklappen dat, dat niet zonder slag of stoot is gegaan. Daarom wil ik eerst graag beginnen met het bedanken van de takencommissie omdat die het meeste last hebben gehad van mijn trage start, ook de heren van U20 en de dames 2 hebben helaas hun gewilde trainingsuur nogal eens af moeten staan op de vrijdag avond. Ook de gevallen van slechte communicatie of het regelmatig verzetten van wedstrijden heeft gezorgd voor soms vreemde situaties. Daarmee vergeet ik vast nog een heleboel mensen maar jullie begrijpen wat ik bedoel. Om ook wat begrip en wat onduidelijkheden uit de lucht te halen over de bijzondere wedstrijdindeling het afgelopen jaar zal ik de planning kort even toelichten. Ten eerste heb ik mijzelf vergist in de taken en het belang van de wedstrijdsecretaris van de bijbehorende onderdelen, dit moet uiteraard in de toekomst veel beter gaan, daarnaast kreeg ik te maken met de uitrol van een nieuw (ingewikkeld) programma waarmee alle wedstrijdsecretarissen landelijk werken met de bijbehorende opstartproblemen, ook een overvolle geliefde sporthal die de laatste jaren aan populariteit wint en nog wat andere (kleine) redenen hebben voor een ingewikkeld jaar geleid. Gecombineerd met het feit dat deze jongeman ook nog bezig is met afstuderen heeft ervoor gezorgd dat het afgelopen seizoen als niet geheel vlekkeloos de boeken in kan gaan. Maar ik kan toch concluderen aan het eind van het seizoen dat volgend jaar eigenlijk alleen maar beter kan gaan. Het afgelopen jaar heeft ervoor gezorgd dat ik in rap tempo elk mogelijk (moeilijk) scenario wel ben tegengekomen. Daar heb ik veel van geleerd en ik hoop dezelfde fouten niet nogmaals te gaan maken. Voor volgend seizoen geld dus eigenlijk vanuit mijn perspectief maar 1 ding, laat dat seizoen maar komen op zowel sportief als wedstrijd secretaris vlak. Komend seizoen moet ook het jaar worden dat de sponsor commissie (incl. ondergetekende) weer stappen gaat zetten en de financiële situatie van Octopus nog verder kan verbeteren. Maar omdat te doen hebben we ook komende seizoen de hulp van iedereen weer nodig waaronder ook de ouders. Om aan te sluiten op het verhaal van onze voorzitter wil ik even ingaan op het feit dat er voldoende mogelijkheden liggen bij de ouders in de vorm van kennis en dergelijke die we nu nog ongemoeid laten. Ik wil hierbij dus ook een oproep doen als u zelf denkt een bijdrage te kunnen leveren aan Octopus om u dan bekend te maken! De huidige bestuursleden, Technische commissie leden en alle andere actieve Octopussers hebben hun handen vol om de club te maken tot wat het nu is. We zijn altijd op zoek naar mensen die hun bijdrage hieraan kunnen leveren in welke vorm dan ook. Ook wil ik graag via deze weg de heren scheidsrechters bedanken voor het afgelopen seizoen, niet alleen de scheidsrechters die hebben gefloten tijdens onze thuisweekenden maar ook de heren die fluiten voor de Dames en Heren 1. Deze hebben afgelopen jaar een formidabel seizoen gefloten door er altijd te hebben gestaan voor Octopus. Waar andere clubs problemen hebben met het leveren van scheidsrechters hebben wij het afgelopen seizoen bijna aan al onze taken voldaan en zelfs extra gefloten voor de bond. Waar bij andere clubs is gesmeten met boetes, terugtrekkingen en andere consequenties heeft Octopus ruimschoots aan zijn verplichtingen voldaan. Tevens kan ik u melden dat aankomend seizoen er al verschillende scheidsrechters zijn die aankloppen bij de gevestigde orde om te gaan fluiten voor Octopus. Dit geeft aan dat iedereen zich betrokken voelt en dat Octopus het voor elkaar krijgt om dat familie gevoel te behouden ondanks zware en moeilijke tijden.

9 Daarmee wil ik dan ook iedereen bedanken voor de geweldige sfeer die binnen Evbv-Octopus hangt. Mensen hoeven niks te doen, maar willen graag iets doen. Dat kenmerkt denk ik een gezonde club. Met vriendelijke groet, Rick Schuurmans

10 Penningmeester Beste leden, Afgelopen jaar heb ik het penningmeesterschap van Maikel over mogen nemen. Dit was de laatste functie die ik binnen deze vereniging nog niet heb vervult. Het penningmeesterschap had het afgelopen jaar zowel op het vervullen van de functie als op financieel gebied enkele verassingen voor mij in petto. Deze verassingen betroffen met name nog openstaande facturen uit voorgaande seizoenen. Hierdoor hebben we vanaf de start van het seizoen tegen een begrotingstekort aangekeken. Het innen van de contributie in vier termijn, en een betalingsregeling met zowel Laco als de NBB heeft de pijn verzacht zodat onze liquiditeit niet in gevaar kwam en we andere binnenkomende facturen konden betalen. Tijdens de diverse bestuursvergaderingen hebben we gekeken waar we konden bezuinigen en geplande uitgaven niet door te voeren. Met name de evenementen commissie is gekort in hun begroting en ook het opleidingsbudget heeft hier onder moeten lijden. Ondanks al deze maatregelen is het resultaat van dit seizoen dat daar, waar we verwachtten te bouwen aan een financiële reserve met het oog op het jubileum, we bij het schrijven van dit verslag we geconfronteerd worden met een negatief saldo. Ondanks dit negatieve geluid voorzie ik wel een financieel gezonde toekomst. Zelf heb ik een redelijk beeld waarom we afgelopen jaren zijn ingeteerd op onze financiële reserves. Nu we deze kosten duidelijk in beeld hebben zijn we ook in staat om de financiën op termijn weer gezond te maken. Dit heeft mij dan ook doen besluiten me nog voor een nieuwe termijn van twee jaar beschikbaar te stellen. Deze financiële gezonde situatie zal niet zonder aanpassing in de contributie kunnen. Tijdens de ALV zal hierover dan ook een voorstel worden ingebracht om naast de indexering een aanpassing in de contributie door te voeren. Ook de NBB heeft een organisatie verandering ondergaan. In het kader van goed bestuurdersschap, opgedragen door het NOC/NSF, zijn vanaf 1 januari 2013 de rayons binnen de NBB komen te vervallen. De contributie afdracht wordt voortaan landelijk bepaald. Op dit moment is nog niet duidelijk welke consequenties dit heeft. Wel is duidelijk dat rayon Zuid het goedkoopste rayon was, een stijging van de bondscontributie is daarom aannemelijk. Met sportieve groeten Penningmeester John Schasfoort

11 Sponsorcommissie De sponsorcommissie bestaat momenteel uit drie personen. Dit is eigenlijk te weinig. We zijn dus naarstig op zoek naar uitbreiding. Dennis v.d. Zande heeft het met de gezinsuitbreiding en een nieuwe baan al erg druk. Rick Schuurmans is ook al wedstrijdsecretaris en Koen van Dinther is als voorzitter van Octopus eigenlijk niet de aangewezen persoon om ook nog zitting te hebben in de sponsorcommissie. Elk jaar heeft de sponsorcommissie een doelstelling. Samen met het bestuur kijken we naar welk bedrag wij denken te kunnen genereren. Voor het seizoen stonden wij aan de lat voor een bedrag van 1.250,--. Dit jaar is de vereniging geconfronteerd met financiële tegenvallers. Wij als sponsorcommissie hebben de oorspronkelijke doelstelling daarom los gelaten om te streven een zo maximaal mogelijke bijdrage te leveren aan het dempen van het financiële gat. Er zijn veel nieuwe initiatieven opgestart. Initiatieven die wat ons betreft structureel van aard zullen zijn en dus niet eenmalig. We hebben ook gekeken of we door het hele jaar door activiteiten te organiseren. De bestaande activiteit Octopus Culinair staat dit jaar gepland op 20 juni. Dit netwerk event is al jaren in goede handen van Hans v.d. Snepscheut en Jos Timmermans. Wat de opbrengst van Octopus Culinair 2013 zal zijn is dus nu nog niet bekend. De sponsorcommissie kent een drietal vormen van inkomsten namelijk. 1. Geld t.b.v. de algemene middelen van Octopus 2. Geld t.b.v. een specifiek doel 3. Materiële sponsoring Aangezien er nog zaken lopen, nog niet alles is afgerekend, is het moeilijk een exact bedrag te noemen wat we dit seizoen hebben weten te genereren. De activiteiten van het afgelopen seizoen: 1. Grote clubactie Jeugdleden hebben in september/oktober loten verkocht. Ook was het mogelijk om via internet loten te bestellen. Dit jaar heeft dat een bedrag van bijna 460,-- opgeleverd. Ook het komende seizoen gaan we met de grote clubactie verder. 2. Oliebollen Rond de jaarwisseling zijn oliebollen verkocht. Dit gaan we ook weer herhalen en waar mogelijk verder uitbreiden. Opbrengst 120,-- 3. Fan van Octopus Tot op heden is er dit seizoen een bedrag van 660,-- opgehaald. Hiervan is 310,-- eenmalig en 350,-- tot wederopzegging. Voor volgend jaar kunnen we in ieder geval rekenen op wederom een mooi vast bedrag. We willen aankomend jaar verder gaan met het werven van nog meer fans.

12 4. Zwerfvuildag In maart heeft U 14 deelgenomen aan de zwerfvuildag binnen de gemeente Vught. Hiervoor krijgt Octopus een bijdrage voor de clubkas. De hoogte van dit bedrag is nog niet bekend. Ook de komende jaren zullen we deelnemen aan deze zwerfvuildag. Dit zal een actie blijven voor de U-14 team(s) 5. Vriendenloterij Op 25 april hebben diverse leden o.a. vanuit U-20 deelgenomen aan de belactie voor de vriendenloterij. Elk verkocht lot kan de vereniging maximaal 70,-- per jaar opleveren. De vergoedingen worden per kwartaal overgemaakt. Dus de opbrengst vanuit de vriendenloterij zal voornamelijk vanaf volgend seizoen in beeld komen. 6. Steun mijn club Steun mijn club is een tool die leden de mogelijkheid biedt om een percentage als kick-back fee van aankopen die zij doen bij aangesloten webwinkels te goede te laten komen aan de vereniging. Deze mogelijkheid bestaat al geruime tijd maar hiervan is nog nauwelijk gebruik gemaakt. 7. Wedstrijdbal Sinds dit seizoen bestaat de mogelijkheid voor particulieren of bedrijven een wedstrijdbal te sponsoren. Dit jaar is een bedrag van bijna 130,-- hierbij opgehaald. Daarnaast is er door Burned Basketbal een wedstrijdbal t.w.v. 60,-- fysiek gesponsord. 8. Octopus culinair Zoals al aangegeven is Octopus Culinair pas 20 juni. De netto opbrengst is daarom nog niet bekend. 9. Burned Basketbal In september is een contract afgesloten met Burned Basketbal Boxtel. Leden krijgen een ledenpas waarmee zij 10 % korting krijgen op aankopen bij Burned. De vereniging krijgt van de omzet 5 % kick-back fee (2,5 % cash en 2,5 % materieel). Vanaf volgend seizoen is hierop resultaat te verwachten 10. Overige Door AV Infra is een bedrag van 500,-- overgemaakt. Hiervan is 310,-- geboekt als éénmalige bijdrage Fan van Octopus en is voor 190,-- nieuwe ballen aangeschaft. Samengevat zijn nu de volgende opbrengsten ingeboekt T.b.v. algemene middelen 1.370,-- T.b.v. specifiek doel 190,-- Materieel 60,--

13 Kijkend naar de opbrengst t.b.v. algemene middelen hebben we de doelstelling dus gehaald. Met de verwachte opbrengst van Octopus Culinair en de zwerfvuilactie schatten wij in dat we ongeveer 2.000,-- t.b.v. de algemene middelen zullen ophalen. De doelstelling van de sponsorcommissie voor het seizoen is vastgesteld op 1.750,-- Wij willen nogmaals een oproep plaatsen om ons en daarmee Octopus te helpen door je aan te sluiten bij de sponsorcommissie.

14 Communicatiecommissie Sinds een aantal jaar is de website van Octopus het belangrijkste medium om leden te informeren over het reilen en zeilen in onze vereniging. Van wedstrijdschema, tot teamfoto en van zaaltaak tot kamppagina. De website biedt te allen tijde up-to-date informatie over zaken die op dat moment spelen. De website in de huidige vorm is in opgezet door Seger Bekkers en wordt ook nog steeds accuraat bijgehouden door hem. Verzoeken van commissies, bestuur of leden om informatie te delen via de website kunnen rekenen op een snelle afhandeling. Dit seizoen is de communicatiecommissie versterkt door een derde lid; Ralf Schuurmans. Hij heeft zich gelijk gestort op de social media. Sinds kort heeft Octopus een Facebook-pagina en die wordt haast dagelijks gevuld met interessante content. De facebookpagina is een welkome aanvulling op de website. Aan het begin van het seizoen heeft de commissie zich ten doel gesteld meer in de (lokale media) te verschijnen. Daar is vanuit de commissie zelf helaas weinig opvolging aangegeven. Maar met dank aan o.a. inspanningen van onze voorzitter is er o.a. in het Brabants Dagblad een artikel over Octopus verschenen. En met dank aan de promotiewedstrijden van H1 tegen Akros Boxmeer een mooi stuk in de Gelderlander.

15 De Evenementencommissie Binnen de vereniging is een aantal mensen verantwoordelijk voor het organiseren van evenementen met betrekking tot de vereniging, oftewel de evenementencommissie. Deze commissie bestaat voor komend seizoen uit Wendy Vos(hoofd), Reinie Poelstra, Annoek van Opbergen, Jacob Tiellemans en Pim Vieleers. Tijdens het seizoen draagt de commissie zorg voor het organiseren van evenementen. Hiervoor zullen zij regelmatig, bijna wekelijks bijeen komen om te overleggen. Gedurende het seizoen zijn zij verantwoordelijk voor een aantal vaste evenementen: Homecoming, Sinterklaastraining, Nieuwjaarsfeest, Familie-/Mixtoernooi, Octopuskamp en het kaderfeest. Deze evenementen worden verspreid over het seizoen, waarbij de precieze datums aan het begin van het seizoen aan de leden bekend worden gemaakt. - Het eerste evenement, Homecoming, zal plaatsvinden tijdens het eerste thuisweekend van het seizoen. Hiermee willen we het seizoen openen, de teams welkom heten en voorstellen en teamfoto s maken. - De sinterklaastraining is gericht op U10, U12 en Mu12. Tijdens deze training zullen de oefeningen worden gegeven door de zwarte pieten en zal Sinterklaas een woordje doen en een chocoladeletter uitdelen. - Het nieuwjaarsfeest staat altijd gepland na de jaarwisseling. Dit is een gezellige borrel bij café D n Bol om het nieuwe jaar in het luiden. - Tijdens het familie-/mixtoernooi spelen verschillende teams een toernooi tegen elkaar. De teams kunnen hierbij bestaan uit leden en oud-leden, maar ook familie en vrienden. - Het Octopuskamp is het paradepaardje van de evenementencommissie. Dit weekend staat bekend om zijn gezelligheid. Er wordt geprobeerd dit evenement in het voorjaar te laten plaatsvinden. - Het kaderfeest is bedoeld als bedankje voor alle leden die in het afgelopen seizoen iets voor de club hebben gedaan. Hierbij kan worden gedacht aan trainers, coachen en leden van commissies (Bijv. TC). Het doel van de evenementencommissie is de samenhorigheid binnen de club te behouden en vergroten en het bij elkaar brengen van leden (van verschillende leeftijden). Het is dan ook de bedoeling dat met de verschillende evenementen rekening wordt gehouden met de leeftijdsverschillen binnen de club. Vooraf aan het seizoen wordt bekend gemaakt welk budget de commissie krijgt vanuit de club. De commissie zal er zelf zorg voor dragen dat zij met de budget alle evenementen financieel kunnen organiseren.

16 Voorstel: Vertrouwenspersoon Vanuit het nieuwe strategische beleidsplan is de wens naar voren gekomen om binnen EVBV Octopus een Vertrouwenspersoon aan te stellen. Gedrag en/of taalgebruik, dat als ongewenst of intimiderend wordt ervaren, kan niet worden getolereerd. Hieronder vallen pesten, (fysiek) geweld, discriminerend gedrag en (seksuele) intimidatie. De onafhankelijke vertrouwenspersoon zal samen met het bestuur een protocol gaan opstellen om ongewenst of intimiderend gedrag te helpen voorkomen. Als uitgangspunt zal hierbij de reeds bestaande gedragsregels gebruikt worden. Verder zal gebruik gemaakt gaan worden van de toolkit In veilige handen van de Vereniging Nederlandse Organisaties Vrijwilligerswerk (NOV). Daar waar wenselijk gaan we gebruik maken van expertise en diensten van de Stichting Welzijn Vught. Dit project wordt uitgevoerd door Anja van Berkum, Ralf Schuurmans en Koen van Dinther. Tijdens de ALV zal deze werkgroep aan de vereniging een voorstel doen voor het aanstellen van een onafhankelijke vertrouwenspersoon die zich voor deze functie beschikbaar heeft gesteld. De werkgroep zal verder in de eerste helft van het nieuwe seizoen de vorderingen van het project communiceren binnen de vereniging en naar (ouders van) leden.

17 ALGEMENE LEDEN VERGADERING: 16 JUNI 2012 AANWEZIG: JACOB TIELLEMANS, KARIN SMETS, ANJA V BERKUM, ANNE WILSENS, WENDY VOS, ERIC V WETTEN, ROEL BEKKERS, KOEN V DINTHER, MAIKEL VORSTENBOSCH, RICK SCHUURMANS, JOHN SCHASFOORT EN THIJS BUSSER AFWEZIG M.K.: CHRIST ARTS, ROB V DONGEN, BRAM GUBBENS, JOS V LIESHOUT EN DOMINIQUE SCHASFOORT OPENING DE VOORZITTER OPENT EN SLUIT DE VERGADERING VOOR 15 MINUTEN I.V.M. EEN TE LAGE OPKOMST. OPENING DE VOORZITTER BEGINT DE VERGADERING MET EEN KORT VERSLAG VAN HET AFGELOPEN SEIZOEN. HIJ BENADRUKT DAT DE DOELSTELLINGEN VAN HET TECHNISCH BELEIDSPLAN GEHAALD ZIJN. DAARNAAST MELD HIJ DAT HET NIEUWE TECHNISCH BELEIDSPLAN BIJNA AF IS. OP DIT MOMENT WACHT HIJ OP DE DEFINITIEVE INFORMATIE VAN DE GEMEENTE OMTRENT DE SPORTNOTA DIE ZIJ GAAN LANCEREN. TENSLOTTE FELICITEERT HIJ DE TEAMS DIE KAMPIOEN GEWORDEN ZIJN NAMELIJK U18-1 EN HEREN 3. HET BESTUUR IS TROTS DAT ER WEDEROM TEAMS KAMPIOEN GEWORDEN ZIJN. NOTULEN ALV ER WAREN GEEN OP/AANMERKING OVER DE NOTULEN VAN DE ALV VAN SEIZOEN DE NOTULEN IS HIERDOOR GOEDGEKEURD INGEKOMEN STUKKEN: DE OFFICIËLE BRIEF VAN DE KASCOMMISSIE OMTRENT DE KASCONTROLE TECHNISCHE COMMISSIE: ROEL GEEFT EEN SAMENVATTING VAN ZIJN STUKJE ZOALS TE LEZEN IN DE ALV UITNODIGING. HIJ BENADRUKT WAT DE DOELSTELLING VAN HET TC IS NAMELIJK: ALLE LEDEN MET PLEZIER TE KUNNEN LATEN BASKETBALLEN. HET TEAM MOET HET NAAR HUN ZIN HEBBEN DAARNAAST GAF HIJ AAN DAT DE TC 3 NEVENMISSIES HEEFT NAMELIJK: HET STIMULEREN VAN HET OCTOPUSGEVOEL, LEDEN BASKETBAL TECHNISCH MAKEN EN STRUCTUUR IN DE ORGANISATIE. HIER HEBBEN ZE HARD AAN GEWERKT EN ZE HEBBEN EEN PLAN OPGESTELD VOOR DE NEVENMISSIE BASKETBAL TECHNIEK. SAMENSPEL IS NAMELIJK VOOR HET TEAM HET BELANGRIJKST. DIT PLAN WILLEN ZE ZO SNEL MOGELIJK! DIT SEIZOEN IS ER OOK EEN NIEUWE COMMISSIE IN HET LEVEN GEROEPEN, NAMELIJK DE EVENEMENTEN COMMISSIE. DIT HEEFT GELEID NAAR GROTER OCTOPUSGEVOEL. ANDERE PUNTEN DIE ER GEREGELD WAREN AFGELOPEN JAAR ZIJN: TRAINERSBEGELEIDING, SCORINGSCURSUSSEN EN ALLE TEAMS HEBBEN EEN LEUK EN GOED SEIZOEN GEDRAAID.

18 KARIN SMETS: ROEL, JE GEEFT AAN DAT TEAMSPEL HET BELANGRIJKSTE IS. HOE SPREEK JE DE MENSEN AAN DIE ALLEEN AAN ZICHZELF DENKEN? ROEL BEKKERS: IK ZAL OP HET MOMENT DAT IK HET HOOR DIRECT IN GESPREK GAAN MET DEZE PERSONEN. KARIN SMETS: WELLICHT IS HET EEN IDEE OM DIT IN HET CLUBBLAD TE VERMELDEN ANJA V BERKUM: OOK DE OUDERS MOET JE HIER IN BETREKKEN EN TRAINERS AANSTUREN OM OP DIT SOORT GEDRAG IN TE GAAN. VAAK KOMT DIT SOORT GEDRAG VANUIT DE OUDERS OM DAT ZIJ EEN VOORBEELD FUNCTIE HEBBEN. ROEL: TRAINERSBEGELEIDERS KUNNEN MOGELIJK IN GESPREK GAAN MET DE OUDERS. HET WORDT BEAAMT ALS EEN GOED IDEE. DE TC WIL GAAN KIJKEN OF ER EEN TEAM OUDER INGEVOERD KAN WORDEN IN OVERLEG MET DE BEGELEIDERS NA DIT GESPREK GAF ROEL AAN DAT DE TEAMINDELING VOOR VOLGEND SEIZOEN ERG LASTIG WAS OM IEDEREEN ZIJN WENSEN TE VERVULLEN. BANKSPELERS ZULLEN MEER OVERLOOP KRIJGEN NA HUN NIVEAU MAAR OOK QUA MENSEN KENNEN. OOK WERD ER MET TROTS GEMELD DAT ER WEER EEN U12 MEISJES TEAM EN U10 JONGENS TEAM KLAAR STAAT VOOR VOLGEND SEIZOEN. TENSLOTTE VERTELDE ROEL DAT DAMES 2 WELLICHT TEGELIJK GAAT TRAINEN MET DAMES 1 ANJA V BERKUM: DIT IS NIET FAIR AANGEZIEN DAMES 2 RECHT HEEFT OP EEN EIGEN TRAININGSUUR. ROEL: ER ZAL SAMEN GEKEKEN WORDEN NAAR EEN OPLOSSING MET DE DAMES KARIN SMETS: U16 GAAT 2 KEER IN DE WEEK TRAINEN. KAN ELK TEAM DIT DOEN? ANJA: DIT MAG INDERDAAD WANNEER HET FINANCIEEL HAALBAAR IS. KOEN V DINTHER: ALLE U16 LEDEN BETALEN 50 EURO EXTRA EN DAARNAAST MOETEN ZE EEN SPONSOR VINDEN VAN MINIMAAL 250 EURO. DE OVERIGE 50 EURO ZAL DE CLUB GAAN BEKOSTIGEN. KARIN SMETS: ZIJN DE TRAININGSTIJDEN AL BEKEND. ROEL GEEFT AAN WAT DEZE TIJDEN GAAN WORDEN. ERIC V WETTEN: WAAROM GAAT U12 WEER IN DE KWEBBEN TRAINEN. ZE VONDEN HET HELEMAAL GEWELDIG OM IN OUWERKERK TE MOGEN TRAINEN. ROEL: DIT IS OMDAT ER ANDERS GEEN TRAINER AANWEZIG KON ZIJN OP DE TIJDSTIPPEN DAT ER IN OUWERKERK GETRAIND ZOU WORDEN. IN DE KWEBBEN IS ER WEL EEN TIJDSTIP DAT DE TRAINER AANWEZIG KAN ZIJN. SECRETARIAAT: GERT-JAN HAMERS HEEFT DIT JAAR HET SECRETARIAAT OVERGENOMEN VAN JOHN. HELAAS HEEFT HIJ HIERMEE MOETEN STOPPEN DOORDAT HIJ HET DRUK HEEFT MIJ ZIJN WERK EN DAARDOOR GEEN TIJD KON VRIJMAKEN OM DEZE FUNCTIE TE KUNNEN BEKLEDEN. TOCH IS HET VOOR DIT SEIZOEN REDELIJK RUSTIG VERLOPEN. DEZE OPENSTAANDE POST GAAT WELLICHT VERSCHUIVEN.

19 WENDY VOS: VOOR MIJ IS HET NIET DUIDELIJK WAT DEZE FUNCTIE INHOUD. KAN DIT TOEGELICHT WORDEN? KOEN VAN DINTHER: DEZE FUNCTIE HOUDT IN: NOTULEREN TIJDENS DE VERGADERING, CORRESPONDENTIE MET IEDEREEN, BIJHOUDEN INGEKOMEN STUKKEN. DEZE FUNCTIE MOET BINNEN HET DAGELIJKS BESTUUR AANWEZIG ZIJN OMDAT DIT ZO IS INGESCHREVEN BIJ DE KAMER VAN KOOPHANDEL. WEDSTRIJDSECRETARIAAT: RICK SCHUURMANS HEEFT DIT OVERGENOMEN VAN JOHN SCHASFOORT IN DE 2 E HELFT VAN HET SEIZOEN. DIT IS ALLEMAAL GOED VERLOPEN. ER KAN MET TROTS GEZEGD WORDEN DAT ER TWEE TEAMS KAMPIOEN ZIJN. DIT ZIJN HEREN 3 EN U18-1. HELAAS IS ER OOK EEN NEGATIEF PUNT VAN DIT SEIZOEN. ER IS NAMELIJK WEER EEN TEAM UIT DE COMPETITIE GEHAALD. HEREN 2 IS,WEGENS TE VAAK NIET OPKOMEN DAGEN VAN DE SCHEIDSRECHTERS, VERWIJDERD UIT DE COMPETITIE. ER IS DOOR JOHN OOK AANGEKONDIGD DAT MET INGANG VAN VOLGEND SEIZOEN DEZE BOETES DOORBELAST GAAN WORDEN RICHTING DE TEAMS. WENDY VOS: OVER WAT VOOR BOETES HEBBEN WE HET? JOHN SCHASFOORT: DIT ZIJN SCHEIDSRECHTERS NIET OPKOMEN DAGEN, COACH LICENTIE NUMMER KLOPT NIET, EN SPELERSNUMMERS KLOPPEN NIET. KOEN VAN DINTHER: AFGELOPEN JAREN ZIJN ER VEEL TEAMS BIJGEKOMEN DIE SCHEIDSEN MOETEN LEVEREN. DIT MAAKT VOORNAMELIJK DEZE HOGE BOETES. DIT WAS HET LAATSTE SEIZOEN VOOR JOHN SCHASFOORT ALS WEDSTRIJDSECRETARIS. RICK SCHUURMANS ZAL DIT KOMEND SEIZOEN OVERNEMEN. JOHN WENST RICK SUCCES! LEDENSECRETARIAAT: DE LEDENAANTAL IS VAN LEDEN GEGAAN EN IS DUS ONGEVEER GELIJK GEBLEVEN. ER IS OP DIT MOMENT VEEL AANWAS VANUIT DE WACHTLIJST. ER WORDT OOK BENADRUKT DAT TRAINERS LEDEN EERST DOORVERWIJST NAAR DE WACHTLIJST VOORDAT ZE MEE MOGEN TRAINEN. DE TC ZAL DAN AANGEVEN WIE ER MAG MEETRAINEN MET EEN TEAM. NU WORDT ER VAAK AL GETRAIND AAN HET EIND VAN HET SEIZOEN EN PASSEREN HIERMEE DE WACHTLIJST. PENNINGMEESTER: DE PENNINGMEESTER GEEFT AAN DAT ER NOG INKOMSTEN EN UITGAVEN ZULLEN GAAN KOMEN IN JUNI. WANNEER ER GEKEKEN WORDT NAAR HET RESULTAAT KOMT ER NAAR VOREN DAT WE EEN KLEINE PLUS MAKEN ONDANKS ALLE STRUBBELINGEN OMTRENT BLESSURES EN HET WEGVALLEN VAN LEDEN DOOR STUDIE. MAIKEL LICHT DE REALISATIE TOE EN HIER WORDEN GEEN VRAGEN OVER GESTELD. JOHN LICHT DE BEGROTING TOE. DIT OMDAT MAIKEL AAN HET EIND VAN HET SEIZOEN GAAT STOPPEN ALS PENNINGMEESTER WEGENS DE DRUK ZIJN MET ZIJN WERK. WENDY VOS: WAAROM KRIJGT DE ASSISTENT TRAINER GEEN BIJDRAGE VOOR ZIJN INZET MAIKEL: DE HOOFDTRAINER KRIJGT HET GELD. DE HOOFDTRAINER IS DAN VERANTWOORDELIJK VOOR HET DELEN VAN DEZE BIJDRAGE. DIT ZAL DUIDELIJKER GEMAAKT WORDEN RICHTING DE TRAINER.

20 KOEN LICHT TOE DAT HET BUDGET VAN DE COMMISSIES HOGER IS GEWORDEN DOORDAT ER GELD BESTEED GAAT WORDEN AAN EEN SCHOTKLOK. HET IS DUS NIET DE BEDOELING DAT EVENEMENTENCOMMISSIE MEER GELD GAAT BESTEDEN. DAARNAAST MOET DE EVENEMENTENCOMMISSIE EEN BEGROTING GAAN INLEVEREN VOORDAT ZE DAADWERKELIJK MOGEN GAAN BEGINNEN MET ORGANISEREN. ANJA: HOE KOMT HET DAT WE MEER LEDEN KRIJGEN MAAR MINDER INKOMSTEN HEBBEN JOHN: DIT HEEFT TE MAKEN MET DE TEAMS DIE GEEN COMPETITIE GAAN SPELEN. ZIJ BETALEN MINDER CONTRIBUTIE. ER WORDT IN DE BEGROTING EEN CONTRIBUTIEVERHOGING VOORGESTELD. DEZE IS IN STEMMING GEBRACHT EN AANGENOMEN MET 14 STEMMEN VOOR, 0 ONTHOUDING EN 3 TEGEN. DE BEGROTING IS IN STEMMING GEBRACHT EN IS AANGENOMEN MET 17 STEMMEN VOOR, 0 ONTHOUDING EN 0 TEGEN. THIJS: IK WIL NIET DAT DE CONTRIBUTIE DIE OMHOOG GAAT ALLEMAAL NAAR HET JUBILEUM GAAT DIE ER AAN ZAL KOMEN. JOHN: IK WIL NIET SUGEREREN DAT DIT VOOR HET JUBILEUM IS. WAT WE OVER HOUDEN WORDT OPZIJ GEZET. HET IS NIET DE BEDOELING DAT DE LEDEN HET JUBILEUM GAAN BETALEN. KASCOMMISSIE: WENDY VOS EN THIJS BUSSER HEBBEN 3 JUNI 2012 KASCONTROLE UITGEVOERD EN ZEGGEN HIERBIJ: NA CONTROLE BLEEK DAT ER NIET ALTIJD BONNEN AANWEZIG WAREN. DE TOELICHTING VAN DE PENNINGMEESTER EN VAN WENDY VOS WAREN GOED (WENDY WAS HIER OOK VEEL VOOR VERANTWOORDELIJK VOOR). ZE MAKEN ZICH WEL ZORGEN OM DE HET NEGATIEVE RESULTAAT DIE WE MOGELIJK GAAN KRIJGEN. VERDER WAS ALLES GOED DUS GEVEN ZE DE LEDEN AAN OM DECHARGE TE VERLENEN. DIT WORDT AANGENOMEN MET 17 VOOR, 0 ONTHOUDING EN 0 TEGEN. THIJS ZAL DE KASCOMMISSIE VERLATEN EN KOEN BEDANKT THIJS VOOR ZIJN INZET. JACOB TIELLEMANS STELT ZICH BESCHIKBAAR. ANNE WILSENS STELT ZICH BESCHIKBAAR ALS RESERVE LID. BESTUURSVERKIEZING: STATUTAIR IS DE SECRETARIS EN DE VOORZITTER AFTREDEND. DAARNAAST STOPT DE PENNINGMEESTER EN ZAL DEZE FUNCTIE OPEN STAAN. JOHN STELT ZICH BESCHIKBAAR OM HET LAATSTE JAAR OVER TE NEMEN ALS PENNINGMEESTER. DIT WORDT AANGENOMEN MET 17 VOOR, 0 ONTHOUDING EN 0 TEGEN. MAIKEL VORSTENBOSCH STELT ZICH BESCHIKBAAR ALS SECRETARIS. DIT WORDT AANGENOMEN MET 17 VOOR, 0 ONTHOUDING EN 0 TEGEN. TENSLOTTE STELT KOEN VAN DINTHER ZICH VERKIESBAAR VOOR NOG EEN TERMIJN VOORZITTER. OOK HIJ WORDT VERKOZEN MET 17 VOOR, 0 ONTHOUDING EN 0 TEGEN.