Werkafsprakenboek voor jeugdhulpaanbieders. Lekstroom regio. Lopik, Vianen, IJsselstein, Nieuwegein en Houten

Transcriptie

1 Werkafsprakenboek voor jeugdhulpaanbieders 2016 Lekstroom regio Lopik, Vianen, IJsselstein, Nieuwegein en Houten Versie 11 april 2016

2 Inhoudsopgave 1 Inleiding Jeugdhulp en Wmo in de Lekstroom regio Wijzigingen Communicatie Bereikbaarheid van de regionale backoffice en de sociale teams Contactgegevens van de jeugdhulpaanbieder Privacy Nieuwe berichtenstandaard in Het processchema Stap 1: verzoek om toewijzing (JW315) gevolgd door jeugdhulptoewijzing (JW301) Stap 2: melding start zorg (JW305) Stap 3: de facturatie (JW303 of JW321) Stap 4: het stop bericht (JW307) Gegevens uitwisselen in de stappen 1 t/m Verzoek om Toewijzing JW Jeugdhulptoewijzing JW Melding start zorg JW Facturatie JW303 en JW Melding stop zorg JW Papieren uitwisseling in Alternatief scenario voor gegevens uitwisseling Berichtenconverter van Ministerie VWS Productcodes Jaarovergang Bestanden versturen en ontvangen via veilig.houten.nl Inloggen Bestanden plaatsen (uploaden) Bestanden ophalen (downloaden) Bestanden verwijderen berichten Uitloggen Pagina 2

3 1 Inleiding De Lekstroomgemeenten Lopik, Vianen, IJsselstein, Nieuwegein en Houten werken samen bij de vormgeving van jeugdhulp in de regio. De individuele colleges van b. en w. hebben in de Lekstroom regio besloten tot de vorming van een regionale backoffice jeugd met daarin de administratieve processen van inkoop, contractbeheer, facturatie/declaratie en monitoring. De gemeente Houten heeft bij deze processen de rol van gastgemeente. Dit werkafsprakenboek is een nadere uitwerking van het proces waarbij de jeugdhulpaanbieder met de regionale backoffice jeugd in de gastgemeente Houten samenwerkt in de administratieve processen. Heeft u vragen over het werkafsprakenboek? Laat het ons weten via backofficelekstroom@houten.nl 1.1 Jeugdhulp en Wmo in de Lekstroom regio De gemeenten in de Lekstroom regio hebben zowel de Jeugdhulp als de Wmo gezamenlijk ingekocht. U bent wellicht op beide, dan wel één van beide gecontracteerd. Voor de administratieve processen rond de Jeugdhulp kunt u terecht bij de regionale backoffice Lekstroom. Voor de Wmo kunt u terecht in de vijf afzonderlijke gemeenten. 1.2 Wijzigingen De regionale backoffice zal regelmatig inventariseren of er aanpassingen nodig zijn. Via en via een eigen website zullen we met elkaar communiceren zodat we onze wederzijds processen en de administraties goed op elkaar kunnen laten aansluiten. U kunt ons vinden op 2 Communicatie 2.1 Bereikbaarheid van de regionale backoffice en de sociale teams Bereikbaarheid regionale backoffice Lekstroom Telefoon backofficelekstroom@houten.nl Postadres Regionale backoffice Lekstroom Postbus 30 Onderdoor 25, 3990 DA Houten Bereikbaarheid sociaal team Houten Telefoon (vragen naar sociaal team Houten) info@sociaalteamhouten.nl Postadres Sociaal team Houten Postbus 30 Onderdoor 25, 3990 DA Houten Bereikbaarheid sociaal team Nieuwegein Telefoon info@geynwijs.nl Postadres Stichting Geynwijs Postbus RA Nieuwegein Bereikbaarheid sociaal team Vianen Telefoon sociaalteam@vianen.nl Administratie backofficesociaaldomein@vianen.nl Postadres Sociaal Team Vianen Postbus 46 Pagina 3

4 Voorstraat 30, 4130 EA Vianen Bereikbaarheid sociaal team Lopik Telefoon Postadres Breed Sociaal Loket Postbus CB Lopik Bereikbaarheid sociaal team IJsselstein Telefoon b.g.g Postadres Jeugdteam IJsselstein Merkelbachlaan EX IJsselstein Pagina 4

5 2.2 Contactgegevens van de jeugdhulpaanbieder Heeft u de juiste contactgegevens al aan de regionale backoffice doorgegeven? Of wijzigt er iets in uw situatie? Geef het ons zo snel mogelijk door zodat we elkaar altijd goed kunnen bereiken. Kopieer en plak onderstaand formulier, en het naar backofficelekstroom@houten.nl Gegevens organisatie Juridische naam van uw organisatie Indien dochtermaatschappij, KvK nummer moedermaatschappij AGB code Inschrijvingsnummer KvK Vestigingsnummer KvK Vestigingsadres Postcode Huisnummer Toevoeging huisnummer Straatnaam Woonplaats Correspondentieadres Is het correspondentieadres gelijk aan het vestigingsadres? Postcode Huisnummer Toevoeging huisnummer Straatnaam Woonplaats Facturatieadres Is het facturatieadres gelijk aan het correspondentieadres? Postcode Huisnummer Toevoeging huisnummer Straatnaam Woonplaats Contactgegevens contractant Kwaliteitsregister (BIG, nummer uit kwaliteitsregister jeugd, dyslexie en/of NRD) Aanhef Voorletter(s) Tussenvoegsel(s) Achternaam Telefoonnummer 1 Telefoonnummer 2 adres Contactgegevens facturatie en berichtenverkeer JW berichten Zijn contactgegevens facturatie gelijk aan contractant? Aanhef Voorletter(s) Tussenvoegsel(s) Achternaam Telefoonnummer 1 Telefoonnummer 2 adres Bankrekeningnummer (kopie bankafschrift toevoegen) BTW nummer Overige informatie, belangrijk voor facturatie/declaratie en bereikbaarheid Opmerkingen Pagina 5

6 3 Privacy In de administratieve processen worden gegevens van jeugdigen uitgewisseld. Deze gegevens moeten op een zorgvuldige manier worden behandeld. De Wet Bescherming Persoonsgegevens, de Jeugdwet en de Baseline Informatiebeveiliging Gemeenten zijn van kracht. Er moeten afdoende procesafspraken en maatregelen zijn getroffen om ervoor te zorgen dat privacy van de jeugdige wordt beschermd. In de Lekstroom regio zijn bewerkingsovereenkomsten afgesloten tussen Lekstroom gemeenten en de regionale backoffice Lekstroom bij de gastgemeente Houten. Het proces van triage wordt toegepast waarbij de volgende vragen worden gesteld: Met welk doel wil ik gegevens delen? Welke afspraken zijn geldig? Welke gegevens zijn noodzakelijk gegeven het gestelde doel? Kan het ook met minder gegevens en is het proportioneel? 4 Nieuwe berichtenstandaard in 2016 Met ingang van 1 januari 2016 zal de regionale backoffice Lekstroom de nieuwe berichtenstandaard 2.0 ondersteunen. De belangrijkste reden van deze overstap is de invoering van een melding Verzoek om Toewijzing (ter vervanging van onze huidige melding Kind in Zorg). Tevens is van belang dat wij het JW303 bericht graag als een formele factuur beschouwen. Belangrijkste wijzigingen Voor de jeugdhulpaanbieder en regionale backoffice zal deze overstap de volgende veranderingen met zich meebrengen: Het werken met Verzoek om Toewijzing (JW315 via Vecozo) in plaats van melding Kind in Zorg (Excel bestand via veilig.houten.nl). Deze JW315 kan gebruikt worden als u berichtenstandaard 2.0 ondersteund. Lukt dat (nog) niet, dan blijft u de melding Kind in Zorg sturen. Meer productcategorieën Jeugd (van 8 naar 14) maar aanzienlijk minder productcodes (zie hoofdstuk 9) De tabel Eenheid is gesplitst in twee tabellen: Eenheid en Frequentie De invoering van een 303-Factuur bericht waarbij deze formeel herkenbaar is als een factuur, extra controle op juiste vulling van velden, extra BTW velden en crediteringsregels bij afkeur van factuurregels cq. de hele factuur Wat te doen als u (nog) geen berichtenstandaard 2.0 ondersteund? Voor u verandert er niets als de berichtenstandaard 2.0 nog niet wordt ondersteund. U blijft werken met melding Kind in Zorg en de facturatie zoals die in 2015 gold. Echter, u geniet daardoor ook niet van de voordelen van de nieuwe standaard. Minder administratieve werklast Het verminderen van de administratieve werklast bij zowel de jeugdhulpaanbieder als de regionale backoffice en sociale teams is in 2016 een prioriteit. Wij denken dat het samenwerken in een open proces met periodieke werkbijeenkomsten en het continueren van de 1-op-1 aansluitcampagne bijdraagt aan deze opgave. Meer informatie? Voor meer informatie over berichtenstandaard 2.0 verwijzen we u graag naar de website van istandaarden. Kijk op Pagina 6

7 Sociaal team Wijkteam Regionale backoffice Jeugdzorg aanbieder Huisarts JB/JR 5 Het processchema In de onderstaande procesplaat worden informatiestromen weergegeven van en naar de jeugdhulpaanbieder (aangegeven met de lichtgele kolom). Medische of juridische verwijzing Doelenplan/ beschikking bespreken Verzoek om toewijzing JW315 Ontvangen zorgtoewijzing JW301 Optioneel: Versturen melding start zorg JW305 Versturen declaratie JW303 Optioneel: Versturen melding stop zorg JW307 JW315/316 Vecozo JW301/302 Vecozo JW305/306 Vecozo JW303/304 Vecozo JW307/308 Vecozo Verzoek om Toewijzing JW315 van aanbieder of JW311 adviesbericht van sociaal team Versturen zorgtoewijzing JW301 Ontvangen JW305 Ontvangen declaratie JW303 Ontvangen JW307 Digikoppeling of veilig.houten.nl Regievoering Sociaal team JW311 adviesbericht Figuur 1 De overall procesplaat met informatiestromen van en naar de jeugdhulpaanbieder Deze procesplaat bevat vier stappen: 1. Het eerste contact, het verzoek om toewijzing, gevolgd door de jeugdhulptoewijzing 2. De melding start zorg (optioneel maar wel gewenst) 3. Het proces van de facturatie 4. De melding stop zorg (optioneel maar wel gewenst) Het uitgangspunt is dat we zoveel mogelijk digitaal werken met de landelijke standaarden en met zo weinig mogelijk administratieve ballast voor alle partijen. De stappen worden hierna beschreven. Pagina 7

8 Sociaal team Wijkteam Regionale backoffice Jeugdzorg aanbieder Huisarts JB/JR 5.1 Stap 1: verzoek om toewijzing (JW315) gevolgd door jeugdhulptoewijzing (JW301) In de overeenkomst voor 2015 was afgesproken dat de jeugdhulpaanbieder een melding Kind in Zorg stuurt. In 2016 is deze stap met het berichtenverkeer 2.0 een landelijke afspraak geworden met de naam Verzoek om Toewijzing en een bijbehorend nieuw bericht JW315. De melding Kind in Zorg komt daardoor te vervallen. Het nieuwe bericht is daarmee een cruciale stap in het proces van jeugdhulptoewijzing. Jeugdhulpaanbieder die (nog) geen software hebben om een JW315 te maken, kunnen gebruik maken van de berichtenconverter (zie hoofdstuk 7 van dit werkafsprakenboek). Op basis van afspraken van de lokale sociale teams met artsen zal een jeugdhulpaanbieder al dan niet een verwijsbrief ontvangen. In de gemeente Nieuwegein zijn afspraken gemaakt dat bij een jeugdhulptraject altijd eerst wordt doorverwezen naar het lokale sociale team. De jeugdhulpaanbieder mag ervan uitgaan dat binnen vijf werkdagen na aanlevering van een JW315 bericht een JW301 gestuurd zal worden. Volgens landelijke afspraak mag u op basis van de JW315 beginnen met het leveren van jeugdhulp. Medische of juridische verwijzing Doelenplan/ beschikking bespreken Verzoek om toewijzing JW315 Ontvangen zorgtoewijzing JW301 JW315/316 Vecozo JW301/302 Vecozo Verzoek om Toewijzing JW315 van aanbieder of JW311 adviesbericht van sociaal team Versturen zorgtoewijzing JW301 Digikoppeling of veilig.houten.nl Regievoering Sociaal team JW311 adviesbericht Figuur 2 verzoek om toewijzing, gevolgd door de jeugdhulptoewijzing Pagina 8

9 Het proces start als een cliënt met een verwijsbrief bij de jeugdhulpaanbieder komt. Deze verwijsbrief kan van een arts zijn, maar ook een verwijzing van JB/JR of anderzijds is mogelijk. Op basis van lokale afspraken met sociale teams kan er al dan niet meteen met de jeugdhulp worden gestart. Het sociale team Geynwijs uit Nieuwegein heeft afspraken met artsen dat zij altijd eerst doorverwijzen naar het sociale team. Het proces kan ook starten als het sociaal team contact heeft met de jeugdhulpaanbieder (bijvoorbeeld op basis van een doelenplan) en er wordt gesproken over de gewenste ondersteuning van de jeugdige. In dat geval kan het sociaal team bepalen wie het Verzoek om Toewijzing zal doen richting de regionale backoffice. A. Het Verzoek om Toewijzing is de vervolgstap. Er is wellicht al een diagnose gedaan door betrokken professionals waarbij er meer informatie is over de productcodes die men wil inzetten. Het Verzoek om Toewijzing (JW315) wordt door de jeugdhulpaanbieder óf het sociale team (middels een JW311) naar de regionale backoffice Lekstroom gestuurd via Vecozo. De regionale backoffice heeft een aantal gegevens nodig om de jeugdhulptoewijzing JW301 te kunnen doen. Het JW301 bericht bevat onder andere een beschikkingsnummer cq. toekenningsnummer. De minimale gegevens voor JW315 en JW301 zijn beschreven in paragraaf 6.1 en 6.2. B. De regionale backoffice ontvangt het Verzoek om Toewijzing via Vecozo en controleert of alle gegevens voorhanden zijn om een jeugdhulptoewijzing JW301 binnen vijf werkdagen retour te kunnen sturen via Vecozo. Zijn de gegevens niet compleet, dan is er wederzijds contact. De jeugdhulpaanbieder dient bij ontvangst van de toewijzing een retourbericht JW302 te sturen. Niet alle jeugdhulpaanbieders zullen dit type bericht ondersteunen vanuit hun software, maar de regionale backoffice kan het bericht wel ontvangen. Vanaf 2016 zullen wij aandringen op het implementeren van retourberichten, zowel bij de zorgaanbieder als vanuit onze eigen administratie. C. De regionale backoffice zal ook het lokale sociale team/wijkteam notificeren dat de jeugdhulptoewijzing heeft plaatsgevonden. DBC gerelateerde jeugdhulp Voor de DBC gerelateerde jeugdhulptoewijzingen (binnen de GGZ) wordt toegewezen op hoofdcategorie 51 of 52, zonder nadere specificatie van de productcode. De regionale backoffice stimuleert aanbieders om met ons samen te werken aan de versnelde overgang naar productcode systematiek. Dit in verband met de onzekerheid die de verplichtingen voor de gemeente met zich meebrengen. Er is een landelijke afspraak om DBC nog tot eind 2017 te ondersteunen. Bij de gemeente Nieuwegein (Lekstroom gemeente) zien we dat er afspraken zijn met verwijzers (huisarts, jeugdarts) dat zij eerst naar het sociaal team doorsturen. Van daaruit doen zij een melding naar de regionale backoffice en zodoende ontvangt u alsnog wel een JW301 met beschikkingsnummer. In de gemeenten IJsselstein, Vianen, Lopik en Houten bestaan dergelijke afspraken (nog) niet en zal de verwijzende instantie dus veelal ook huisartsen enz. kunnen zijn. U krijgt in dat specifieke geval dan geen JW301 van ons. Voor een goede werking van het proces willen we u echter graag een zorgtoewijzing JW301 geven. Dit is in het geval van verwijzing via zowel de huisarts als het sociaal team. Om een zorgtoewijzing JW301 te ontvangen dient u bij ons een Verzoek om Toewijzing in. Indien akkoord, dan ontvangt u van ons binnen vijf werkdagen een JW301. Pagina 9

10 Regionale backoffice Jeugdzorg aanbieder 5.2 Stap 2: melding start zorg (JW305) Al tijdens het proces van de intake en het Verzoek om Toewijzing en jeugdhulptoewijzing JW301 zal de jeugdhulpaanbieder afspraken maken met de cliënt (en eventueel met het sociale team) over de te leveren jeugdhulp. Op enig moment zal bekend zijn wanneer of het jeugdhulptraject daadwerkelijk gaat starten. Deze gegevens heeft de regionale backoffice nodig om een financiële verplichting te kunnen vastleggen in de financiële administratie. Hiervoor wordt een melding start zorg JW305 gebruikt. Het JW305 bericht was in 2015 optioneel en dat geldt ook nog voor Het argument hiervoor is dat het JW305 bericht op dit moment als administratieve ballast wordt ervaren als de zorgaanbieder geen wachtlijst heeft. Bovendien wordt gesteld dat men de JW301 kan gebruiken voor de melding start zorg. Het uitgangspunt hierbij is dat de JW301 voor u ook daadwerkelijk geldt als start levering. Indien de jeugdhulpaanbieder niet over een applicatie beschikt om een JW305 te maken, dan zal de Berichtenconverter 1 van ministerie van VWS kunnen worden gebruikt. De hierna volgende procesplaat visualiseert deze stap. Optioneel: Versturen melding start zorg JW305 A. De melding start zorg JW305 wordt via Vecozo of indien niet mogelijk via veilig.houten.nl naar de regionale backoffice Lekstroom gestuurd. Deze melding bevat een aantal minimale gegevens die in paragraaf 5.3 zijn beschreven. B. De regionale backoffice zal de melding aannemen, en retourneren met een JW306 retourbericht JW305/306 Vecozo Ontvangen JW305 Figuur 3 aanvang zorg JW305 1 Berichtenconverter: Jeugdwet.html Pagina 10

11 Regionale backoffice Jeugdzorg aanbieder 5.3 Stap 3: de facturatie (JW303) Het proces van de jeugdhulpfacturatie JW303 verloopt via Vecozo. Regio Lekstroom kan helaas niet de JW 321 systematisch verwerken. Met ingang van 1 januari 2016 stapt de regionale backoffice over naar het 303-Factuur bericht voor alle producten tussen de Lekstroom gemeenten en jeugdhulpaanbieders (uitgezonderd jggz, deze kunnen nog de JW321 blijven gebruiken). Indien de jeugdhulpaanbieder niet over een applicatie beschikt om een JW303 te maken, dan zal de Berichtenconverter 2 van ministerie van VWS kunnen worden gebruikt. De hierna volgende procesplaat visualiseert het proces. Versturen declaratie JW303 JW303/304 Vecozo A. De jeugdhulpaanbieder zal een factuurbericht JW303 sturen volgens de afspraken in de raamovereenkomst. Deze factuur moet een aantal minimale gegevens bevatten welke zijn beschreven in paragraaf 6.4. Het versturen van de factuur verloopt via Vecozo. B. De facturatie JW303 wordt ontvangen door de regionale backoffice Lekstroom en zal worden gecontroleerd op juistheid (matchen met de verplichting en controle of de hulp is geleverd conform de afspraak). Ontvangen declaratie JW303 Figuur 4 De facturatie Bij deze processtap vindt er een controle plaats of de zorgtarieven juist zijn gehanteerd. Bij een vermoeden van onjuiste facturatie zal er contact worden opgenomen met de jeugdhulpaanbieder. De regionale backoffice zal hiervoor een declaratie-retourbericht JW304 terugsturen om aan te geven wat er niet goed is. Echter, niet alle jeugdhulpaanbieders hebben een applicatie om dit bericht in te lezen, dus vandaar zal er ook telefonisch of afstemming via contact mogelijk zijn. 2 Berichtenconverter: Pagina 11

12 Regionale backoffice Jeugdzorg aanbieder 5.4 Stap 4: het stop bericht (JW307) In 2015 werd het JW307 bericht door de zorgaanbieder gebruikt als mutatie (afgeleid van het Wlz mutatiebericht). Voor 2016 geldt dat het alleen zal worden ingezet als Stop bericht. Het bericht kan via Vecozo worden gestuurd en wordt vanuit de regionale backoffice Lekstroom opgevolgd door een JW308 retourbericht. Het JW307 bericht was in 2015 optioneel en dat geldt ook nog voor Het argument hiervoor is dat het JW307 bericht in bepaalde gevallen als administratieve ballast wordt ervaren. Indien de jeugdhulpaanbieder niet over een applicatie beschikt om een JW307 te maken, dan zal de Berichtenconverter 3 van ministerie van VWS kunnen worden gebruikt. De hierna volgende procesplaat visualiseert deze stap. Optioneel: Versturen melding stop zorg JW307 A. Het Stop bericht wordt door de jeugdhulpaanbieder via JW307 aan de regionale backoffice Lekstroom doorgegeven. De minimale gegevens in dit bericht zijn beschreven in paragraaf 6.5. B. Bij ontvangst van het bericht zal de regionale backoffice Lekstroom een bevestiging geven. Dat gaat via een retourbericht JW308. JW307/308 Vecozo Ontvangen JW307 Figuur 5 Melding stop zorg Met behulp van een JW307 bericht kunt u een stop of onderbreking van de jeugdhulp doorgeven. Na een onderbreking kan er weer een start worden doorgegeven middels een start zorg JW305. Als er echter na een onderbreking toch definitief een stop dient te worden gecommuniceerd dan kan dit niet meer via het berichtenverkeer en zal het buiten de berichtenketen (lees: buiten Vecozo om) heen moeten worden gecommuniceerd. 3 Berichtenconverter: Pagina 12

13 6 Gegevens uitwisselen in de stappen 1 t/m Verzoek om Toewijzing JW315 Het Verzoek om Toewijzing (VOT) vervangt de Melding Kind in Zorg uit 2015 zodra u de berichtenstandaard 2.0 ondersteund. Bij deze VOT is het van belang dat u de juiste gemeente adresseert zodat de regionale backoffice weet waar de jeugdhulptoewijzing moet plaatsvinden. De gemeentecodes in de Lekstroom regio zijn als volgt: Lopik 0331 Vianen 0620 IJsselstein 0353 Nieuwegein 0356 Houten 0321 In het Verzoek om Toewijzing (JW315) verwachten we van u de volgende gegevens: IDENTIFICATIEGEGEVENS - De gemeentecode (zie hierboven) - Uw AGB-code (dus: de AGB code welke u bij de regionale backoffice bekend heeft gemaakt) CLIENTGEGEVENS - Burgerservicenummer van de jeugdige - Clientnummer (indien bij u bekend vanuit de regionale backoffice) - Geboortedatum (ter controle van het Burgerservicenummer) - Formele gezagsdrager bekend (Ja of Nee) RELATIEGEGEVENS - Burgerservicenummer van de gezagsdrager(s). Let op: alleen invullen als de gezagsdrager ánders is dan vader/moeder. PRODUCTGEGEVENS - De productcategorie die u verwacht te gaan inzetten en waarvoor u gecontracteerd bent. - De productcode die u verwacht te gaan inzetten en waarvoor u gecontracteerd bent. - De verwachte eenheid en frequentie (voorbeeld: x dagen per week) die u verwacht te gaan inzetten; - De verwachte startdatum en de verwachte einddatum (een schatting) - De verwijzer (huisarts, jeugdarts, medisch specialist, gecertificeerde instelling) - De naam van de verwijzer - Raamcontract VNG gecontracteerd (dit is een optionele keuze met mogelijkheid ja/nee waarmee u aangeeft beroep te doen op een landelijk raamcontract Het Verzoek om Toewijzing JW315 verloopt via Vecozo. Indien u niet de beschikking heeft over software die een dergelijk bericht kan maken, werkt u met een door ons verstrekt Excel werkblad met de naam melding Kind in Zorg. Dit werkblad is eenvoudig in te vullen. Op de website kunt u alle specificaties van het JW315 bericht nalezen. Een voorbeeldbericht is tevens op deze website beschikbaar. In paragraaf 5.1 is beschreven op welke wijze u het Verzoek om Toewijzing kunt doen. 6.2 Jeugdhulptoewijzing JW301 De jeugdhulptoewijzing JW301 die u van ons ontvangt zal via Vecozo gedownload kunnen worden. Op de website van kunt u alle specificaties van het JW301 bericht nalezen. Kijk op voor de details in berichten. Een voorbeeldbericht is tevens op deze website beschikbaar. Pagina 13

14 6.3 Melding start zorg JW305 Uw melding start zorg JW305 is voor de regionale backoffice een optionele, niet verplichte melding. Wij stimuleren jeugdhulpaanbieders om er desondanks mee te gaan werken. Immers; u bent dan al een tijdje in gesprek met de cliënt (en/of diens ouders of voogd) en heeft enige zekerheid over de verwachte startdatum van uw geleverde zorg, de productcode(s) die u inzet en het volume (eenheid/frequentie) daarvan. De melding start zorg dient binnen vijf werkdagen na start van de zorg met de regionale backoffice Lekstroom te worden gecommuniceerd. Dat betekent dat er dus pas ná aanvang van de ondersteuning een melding start zorg hoeft te worden gecommuniceerd. Op de website kunt u alle specificaties van het JW305 bericht nalezen. Een voorbeeldbericht is tevens op deze website beschikbaar. Paragraaf 5.2 beschrijft hoe u de melding start zorg JW305 kunt doen. 6.4 Facturatie JW303 Het facturatiebericht JW303 zal door de regionale backoffice worden vergeleken met de jeugdhulptoewijzing JW301 en/of de melding start zorg JW305. Immers; de opdrachtgever wil kunnen vaststellen of datgene wordt gefactureerd wat is toegewezen (met een JW301) dan wel met de melding start zorg JW305 door u is aangekondigd. Over het facturatiebericht zijn landelijke afspraken waarbij een aantal minimale gegevens door u moeten worden aangeleverd. Als uw applicatie nog geen facturatiebericht kan aanmaken dan kunt u de Berichtenconverter gebruiken zodat we zoveel mogelijk aansluiten bij de landelijke berichten en afspraken. Houdt u er rekening mee dat de regionale backoffice Lekstroom per 1 januari 2016 overstapt naar het facturatiebericht 303-F. Op de website kunt u alle specificaties van het JW303 bericht nalezen. Een voorbeeldbericht is tevens op deze website beschikbaar. De manier waarop u deze gegevens kunt aanleveren is beschreven in paragraaf 5.3. Wanneer wij met elkaar kunnen overeenkomen dat u een JW303-bericht gaat gebruiken voor de facturatie van Specialistische GGZ, kan gebruik gemaakt worden van de productcodetabel voor landelijke inkoop jeugd. Deze tabel wordt volledig ondersteund door de Lekstroom regio. 6.5 Melding stop zorg JW307 De melding stop zorg JW307 is voor de regionale backoffice een optionele, niet verplichte melding. Wij stimuleren jeugdhulpaanbieders om er desondanks mee te gaan werken. Het bericht wordt gebruikt voor het doorgeven van stop levering jeugdhulp. Op de website kunt u alle specificaties van het JW307 bericht nalezen. Een voorbeeldbericht is tevens op deze website beschikbaar. Paragraaf 5.3 beschrijft hoe u de melding stop zorg JW307 kunt doen. 6.6 Papieren uitwisseling in 2016 Naast de digitale uitwisseling van berichten werd in 2015 ook de uitwisseling met papier nog geaccepteerd maar alleen in uiterste nood. Vanaf 2016 zal het papieren circuit niet meer beschikbaar zijn voor de hiervoor genoemde berichten. Pagina 14

15 6.7 Alternatief scenario voor gegevens uitwisseling Indien u nog niet de beschikking heeft over Vecozo dan kunt u in 2016 nog wel terugvallen op een alternatieve verzending van berichten. U kunt aanleveren via veilig.houten.nl maar we gaan ervan uit dat de berichten gestandaardiseerd zijn. Om zeker te zijn dat de berichten juist zijn kunt u zelf gebruik maken van de landelijke validatiemodule van Zorginstituut Nederland en van Vektis: Validatiemodule Zorginstituut Nederland: Validatiemodule Vektis: Heeft u geen software voor het maken van berichten? Met de berichtenconverter kunt u de verschillende JW berichten ook genereren. Indien u overweegt om software aan te schaffen voor het maken van berichten dan wel voor het voeren van een elektronisch cliëntendossier wijzen we u graag op het bestaan van de zgn. Groene Vink lijst. Deze lijst zien wij als een kwaliteitswaarborg dat het berichtenverkeer niet tot uitval zal leiden. Houdt u de website van Zorginstituut Nederland in de gaten voor het laatste nieuws rond de ontwikkelingen Groene Vink: Wilt u met ons testen of berichten goed aankomen en of ze juist zijn? Maak dan zoveel mogelijk gebruik van de periodieke werkbijeenkomsten of van de 1-op-1 aansluitcampagne. We lopen samen met u door het proces en kunnen op die manier alle praktijksituaties bespreken. Pagina 15

16 7 Berichtenconverter van Ministerie VWS Het doel van de berichtenconverter is om berichten te maken en te lezen die volgens de landelijke standaarden zijn opgebouwd. Het is daarmee een extra service voor het geval dat er nog geen applicatie is om de noodzakelijke berichten te kunnen maken en lezen. De berichtenconverter van het Ministerie VWS kan worden gedownload op inclusief een handleiding. De berichtenconverter kan op uw computer worden geïnstalleerd en zal een signaal geven als er een software update is. Na een korte instructie bent u in staat om het gewenste (gestandaardiseerde) bericht zelf te maken. En dat bericht vervolgens via Vecozo of via veilig.houten.nl aan de regionale backoffice Lekstroom aan te bieden. Voor ondersteuning op het gebruik van de berichtenconverter kunt u terecht bij de helpdesk van Zorginstituut Nederland. Deze is te bereiken via op info@istandaarden.nl of per telefoon op Let op dat u altijd de laatste versie van de berichtenconverter gebruikt. Het versienummer kunt u controleren door op de witte i te klikken, rechtsboven in het hoofdscherm van de berichtenconverter Figuur 6 Berichtenconverter Wmo en Jeugdwet Pagina 16

17 8 Productcodes Per 2016 is de landelijke verwijsindex voor productcodes Jeugdwet niet meer beschikbaar. Tijdens de inkoopfase zijn productcodes, tarieven en aandachtspunten afgesproken. De gemeenten in de Lekstroom regio hebben ervoor gekozen om aan te sluiten bij de landelijke afspraken over de jeugdproductcodes. Raadpleegt u de website van de regionale backoffice voor de meest recente versie van de productcodetabel. Pagina 17

18 9 Jaarovergang Recht op zorgcontinuïteit bij Zorg in Natura (ZIN) vervalt voor overgangscliënten Met ingang van 1 januari 2016 vervalt het recht op zorgcontinuïteit voor cliënten met een indicatie die in of voor 2014 was vastgesteld. Deze indicatie was afgegeven door het CIZ (AWBZ), Bureau Jeugdzorg (Jeugdzorg en AWBZ) of een verwijzing van de huisarts of de medisch specialist (jggz/zvw). In 2015 hebben cliënten recht op zorg met een indicatie die voor 2015 was vastgesteld. Het recht op zorgcontinuïteit voor deze groep cliënten geldt alleen voor Het recht op zorgcontinuïteit eindigt voor alle cliënten, met een indicatie of verwijzing voor 2015, per 31 december 2015, of zoveel eerder als de indicatie afloopt. Pleegzorg is een uitzondering Voor pleegzorg geldt dat de indicatie, ook als deze voor 2015 is afgegeven, geldig is tot de 18 de verjaardag van het betreffende kind, tenzij anders is aangegeven. Indien de hulpverlening in 2016 wordt voortgezet, dient u een basis- en deelovereenkomst te sluiten met de regio Lekstroom. Jeugdigen die sinds 2014 in behandeling zijn, en/of begeleiding krijgen. Indien u jeugdigen in zorg heeft die al bij u in zorg waren op , vragen wij u om contact op te nemen met het sociaal team van de gemeente waar deze jeugdige vandaan komt. Het sociaal team zal in overleg met u en het gezin/de jeugdige bepalen of de hulpverlening in 2016 kan worden voortgezet en de wijze waarop. Indien de indicatie in 2015 al is verlengd, dan hoeft u niets te doen, de zorg kan dan gewoon doorgaan, tot de datum waarop de indicatie afloopt. Voor alle jeugdigen waarvan de behandeling/begeleiding in 2014 is gestart, gaan vanaf 1 januari 2016 de tarieven gelden uit de deelovereenkomst Jeugd regio Lekstroom Voor dyslexie geldt een specifieke afspraak: de totale behandeling mag per jeugdige maximaal 5.780,00 bedragen. Voor trajecten die al in 2014 zijn gestart geeft u aan de regionale backoffice door wat u al heeft gefactureerd in 2014 bij de zorgverzekeraar, en het totaalbedrag dat voor die jeugdige bij de gemeente in rekening is gebracht in U mag dan op uurbasis (tarieven 2016) nog declareren tot een maximum bedrag van 5.780,00 per jeugdige; de gemiddelde behandelvergoeding van alle jeugdigen mag maximaal 5.015,00 bedragen. Jeugdigen die vanaf 2015 in behandeling zijn genomen, en/of begeleiding krijgen. Voor jeugdigen die in 2015 in behandeling zijn genomen, is de indicatiedatum van belang: de hulpverlening loopt tot het moment dat is opgenomen in het ondersteuningsplan/beschikking, maar uiterlijk tot Voor de hulpverlening en verrekening van de overgangscliënten uit 2015 geldt het volgende: Voor J&O trajecten geldt dat het traject kan worden afgerond in 2016, tegen de trajectprijs die is overeengekomen in Bij een eventuele wijziging van het traject in 2016 gaat het tarief 2016 gelden. Voor begeleiding gaan de tarieven 2016 gelden, vanaf , ook voor de indicaties die zijn gestart in Voor jggz/behandeling geldt dat de DBC in 2016 afgerond kan worden (die kan maximaal 365 dagen duren), op basis van het tarief 2015; in de deelovereenkomst 2016 zijn plafonds opgenomen voor het maximaal aantal behandelingen door de jggz aanbieders, waarna ruggespraak met het sociaal team verplicht is (gemiddeld maximaal 10 in de basis jggz, maximaal 30 in de specialistische jggz). Deze beperking in het maximum aantal trajecten geldt ook voor de trajecten die in 2015 zijn gestart. Voor dyslexie geldt de afspraak die ook voor de overgangscliënten 2014 van toepassing is, dus maximaal 5.780,00 als trajectprijs over het gehele traject, en een gemiddelde behandelvergoeding van maximaal 5.015,00 voor alle jeugdigen. Jeugdigen die vanaf starten met een hulpverleningstraject Hiervoor gelden de contractafspraken uit de deelovereenkomst verwijzing altijd via het sociaal team. Alleen voor jggz is verwijzing via huisarts/specialist mogelijk, en voor crisishulp loopt de verwijzing via Veilig Thuis. In de gemeente Nieuwegein is Pagina 18

19 overeengekomen dat ook bij een verwijzing via de huisarts, eerst afstemming met de stichting Geynwijs nodig is. tarieven volgens de tarievenlijst 2016 (ook voor jeugdigen die in 2015 op de wachtlijst stonden geldt dat het moment van start van zorg leidend is voor het tarief). voor alle jeugdigen die u in zorg neemt, doet u of het sociaal team een Verzoek om Toewijzing (berichtenverkeer 2.0) of een Melding kind in zorg (berichtenverkeer 1.0). Facturen zonder één van beide voorafgaande meldingen nemen wij niet meer in behandeling. Op deze wijze kunnen we de facturen sneller afhandelen. Pagina 19

20 10 Bestanden versturen en ontvangen via veilig.houten.nl In de regionale backoffice Lekstroom worden bestanden met jeugdhulpaanbieders op een veilige manier uitgewisseld. Als Vecozo daarvoor niet gebruikt kan worden om welke reden dan ook dan zal veilig.houten.nl worden ingezet. Dit webportaal is een laagdrempelige en gebruikersvriendelijke toepassing vergelijkbaar met het bekende Dropbox-concept. Met het verschil dat alle data veilig in Nederland blijft en met een sterke beveiliging middels SMS. Via veilig.houten.nl kunt u zowel bestanden versturen als ontvangen. De geplaatste bestanden blijven maximaal 30 dagen staan, tenzij u, of één van de andere gebruikers van de werkruimte het betreffende bestand verwijderd. Wilt u bij het versturen van meerdere bestanden gebruik maken van de zip-functie? De gemeente moet namelijk afrekenen per gedownload bestand. Aanmelding voor veilig.houten.nl is eenvoudig: stuurt u ons een met een mobiel nummer, deze heeft u nodig om SMS te ontvangen. Wij sturen u dan de noodzakelijke gegevens via retour. Om van veilig.houten.nl gebruik te maken gaat u met uw browser (bijvoorbeeld Internet Explorer of Safari) naar Hierna verschijnt het volgende scherm: 10.1 Inloggen U logt nu in met uw adres en wachtwoord. De eerste keer, wanneer u door de beheerder bent aangemeld als gebruiker van het systeem, heeft u dat wachtwoord via ontvangen. Nadat u bent ingelogd wordt u gevraagd om een nieuw wachtwoord in te geven. Klik daarna op: Indien u uw wachtwoord vergeten bent kunt u via de link wachtwoord vergeten in dit scherm een nieuw tijdelijk wachtwoord opvragen via . Nadat u uw adres en wachtwoord correct hebt ingegeven komt u in het volgende scherm. Bij het aanmaken van u als gebruiker heeft de beheerder ook uw mobiele telefoonnummer opgegeven. U ontvangt nu via SMS een 8-cijferige code die u in dit scherm dient op te geven. De afzender van de SMS is msafe. Klik daarna nogmaals op: Pagina 20

21 U komt nu in uw werkruimte. Deze kan leeg zijn maar het kan ook zijn dat er bestanden staan van een vorige keer of bestanden die door een andere gebruiker zijn geplaatst. U kunt nu: - Eén of meer bestanden plaatsen (uploaden) - Eén of meer bestanden ophalen (downloaden) - Eerder geplaatste bestanden verwijderen 10.2 Bestanden plaatsen (uploaden) Om een bestand te plaatsen klikt u op het volgende icoon: Dit icoon bevindt zich aan de rechterkant van het scherm. Hierna opent zich het volgende scherm: U kunt op twee manieren een bestand toevoegen. De eerste methode is het slepen van een bestand met behulp van de verkenner naar het grote grijze vak. De tweede methode is het klikken op bladeren. Hierna opent zich een nieuw scherm waarmee u toegang heeft tot de bestanden op uw computer. Klik op het betreffende bestand en het wordt geplaatst. In eerste instantie zult u bij het bestand een oranje schildje zien staan. Het bestand wordt nu gecontroleerd op virussen of malware. Als deze controle klaar is ziet u een regel staan: Er zijn wijzigingen in deze werkruimte klik hier om de werkruimte te verversen. Indien het bestand veilig is zal, nadat u op de link heeft geklikt, het schildje groen worden en is het bestand definitief geplaatst in de werkruimte. Door te klikken op de naam van het bestand kunt u de eigenschappen, zoals de omschrijving of de categorie, bewerken. Heeft u het verkeerde bestand geplaatst dan kunt u het ook verwijderen met de rode knop rechts onderaan (zie het scherm hiernaast). Pagina 21

22 10.3 Bestanden ophalen (downloaden) Alle bestanden die u in uw werkruimte ziet staan kunt u naar uw eigen computer overhalen. Dat kan met één bestand tegelijk maar ook met meerdere bestanden. Als u één bestand wilt ophalen dan kunt u klikken op de naam van het bestand. U ziet nu het scherm zoals getoond op de vorige pagina. Klik vervolgens op de groene knop Download en het bestand zal op uw eigen computer worden geplaatst. U kunt ook één bestand tegelijk aanwijzen door met de muis op het vakje voor de bestandsnaam te klikken. U ziet dan in het vak een vinkje verschijnen en de knop om te downloaden verschijnt onderaan in uw scherm. Wilt u alle bestanden tegelijk selecteren dan klikt u op het bovenste vakje en vervolgens ziet u dat voor elke bestandsnaam het vinkje verschijnt. Ook in dit geval verschijnt onderaan het scherm nu de groene downloadknop. Let op: als u meerdere bestanden hebt geselecteerd die u in één keer wilt downloaden dan zal dit op uw computer als een zip bestand worden opgeslagen. U zult dus dat bestand eerst moeten uitpakken voordat u de ingepakte bestanden kunt gebruiken. Indien u niet weet hoe u een zip bestand uitpakt kunt u er dus beter voor kiezen om per bestand te downloaden. Zoals u kunt zien op het hierboven afgebeelde scherm kunt u ook in één keer de categorie van meerdere bestanden aanpassen. Om die wijziging door te voeren moet u na het ingeven van de categorie op de knop opslaan klikken Bestanden verwijderen Om bestanden die u niet meer nodig heeft op te ruimen kunt u op dezelfde manier als hiervoor beschreven bij het downloaden één bestand of meerdere bestanden selecteren. In plaats van de groene downloadknop gebruikt u voor het verwijderen de rode knop rechts onderaan berichten Zodra u, of een van de andere gebruikers van de werkruimte een bestand plaatst zullen alle gebruikers een krijgen dat er één of meerdere nieuwe bestanden zijn geplaatst. U hoeft dus niet steeds zelf te kijken of er berichten zijn Uitloggen Als u klaar bent met uw werkzaamheden dan kunt u uitloggen uit het systeem door op dit icoontje (rechtsboven in uw scherm) te klikken: Pagina 22