FUSIEDOCUMENT REGIONALE DIENST OPENBARE GEZONDHEIDSZORG HOLLANDS - MIDDEN

Transcriptie

1 FUSIEDOCUMENT REGIONALE DIENST OPENBARE GEZONDHEIDSZORG HOLLANDS - MIDDEN Inhoudsopgave 1. Aanleiding en meerwaarde Uitgangspunten en perspectief Uitwerking van de uitgangspunten Algemene conclusie Besluitvorming en vervolg... 8 Bijlage 1. Organogram RDOG Fusiedocument RDOG Besproken in AB dec 2005 Pagina 1 van 10

2 1. Aanleiding en meerwaarde De vorming van de RDOG behelst de samenvoeging van de beide GGD en in de regio Hollands Midden met het GHOR-bureau en de Regionale Ambulancedienst Hollands Midden. De vorming van de RDOG is ingegeven door: 1. Landelijke ontwikkelingen die congruentie van GGD en met veiligheidsregio veronderstellen; 2. Het aangaan van een Gemeenschappelijke Regeling Brandweer/GHOR Hollands Midden, waaraan de Gemeenschappelijke Regeling RDOG complementair is; 3. De meerwaarde van het op regionaal niveau uitvoeren van bepaalde activiteiten van beide GGD en; 4. Het onder één bestuur en één directie brengen van de coördinatie van de uitvoering van de deelplannen 12a, 12b, 13 en 24 en de daadwerkelijke uitvoering van deze deelplannen voor zover opgedragen aan GGD en en ambulancediensten. 2. Uitgangspunten en perspectief a. Feitelijke integratie vindt plaats voor zover er een meerwaarde aan te ontlenen is. Voor de GGD-activiteiten geldt als uitgangspunt: subregionaal waar mogelijk, regionaal waar nodig; b. De Bijdrage per inwoner voor GGD en, RAD 1 en GHOR blijft voor de respectieve gemeenten op hetzelfde niveau als nu is voorzien in de afzonderlijke begrotingen 2006; voor de Midden-Holland gemeenten betekent dit dat de som van de inwonerbijdrage GGD MH en de resterende ISMH organisatie op gelijk niveau blijft; c. De dienstverlening aan gemeenten blijft minimaal op hetzelfde niveau als nu is voorzien in de afzonderlijke begrotingen 2006; d. De bestuurlijke invloed van gemeenten blijft minimaal op hetzelfde niveau als in de huidige situatie; e. De overhead van het onderdeel Regionale Ambulance Dienst blijft zowel financieel als formatief op hetzelfde niveau als nu is voorzien in de afzonderlijke begroting 2006 van de CPA Hollands Midden, onderdeel Ambulancedienst; f. De nieuwe organisatie kent een overgangsperiode van 2 jaar. Gedurende 2007 zal een evaluatie worden uitgevoerd, die tot een meer definitief beeld leidt per 1 januari 2008; g. Ten behoeve van de externe verantwoording en het separate beleidskader (CTG) is de RAD binnen de RDOG te onderscheiden als een zelfstandige (zorginhoudelijke en financiële verantwoordelijke) eenheid. 1 Momenteel is de Bijdrage per inwoner RAD 0,00. 2

3 3. Uitwerking van de uitgangspunten 3.1. Contouren van de organisatie De organisatie kent een Algemeen Bestuur, bestaande uit een lid van het college van burgemeester en wethouders van iedere deelnemende gemeente. Uit het Algemeen Bestuur wordt een Dagelijks Bestuur samengesteld. Daarnaast kent de organisatie twee gebiedscommissies, die beraadslagen en besluiten over GGD-onderwerpen op het niveau van de gezondheidsregio Zuid-Holland Noord en Midden-Holland, inclusief de besluitvorming over de middelen die voor deze activiteiten worden ingezet. De bestuursstructuur is neergelegd in een gemeenschappelijke regeling en een afzonderlijk besluit over de gebiedscommissies ex artikel 25 Wet Gemeenschappelijke Regelingen. Activiteiten in het kader van de GHOR worden uitgevoerd op basis van een dienstverleningsovereenkomst tussen de GR RDOG en de GR Brandweer/GHOR. In deze dienstverleningsovereenkomst zijn ook afspraken over het gezag over de medewerkers RDOG ten tijde van opschaling in het kader van crisisbeheersing en rampenbestrijding opgenomen. Organisatiestructuur De organisatie kent een tweehoofdige directie, waaronder ressorteren: Sector GHOR Sector RAD Sector GGD Een afdeling financiële en algemene zaken; Een afdeling personeel en interne organisatie; Voor de GGD organisatie zal een bij de activiteiten passend organisatiemodel worden vastgesteld gebaseerd op de onderstaand beschreven regionale en subregionale taken. De RAD kent een Algemeen Manager RAD, die verantwoording aflegt aan de algemeen directeur van de RDOG. De bevoegdheden van de algemeen directeur ten aanzien van de RAD worden op basis van integraal management en binnen de kaders die worden gesteld door begroting, beleidsplan, treasury statuut en financiële verordening, volledig gemandateerd aan de Algemeen Manager RAD, inclusief de bevoegdheden om de RDOG in en buiten rechte te binden zolang het gaat om RAD aangelegenheden. Dit alles wil zeggen dat de bevoegdheid om het handelen van de Algemeen Manager te toetsen aan de gestelde kaders en de bevoegdheid om verantwoording af te leggen aan het dagelijks bestuur bij de algemeen directeur RDOG blijft. Werkzaamheden op het gebied van P&O, Financiën en ICT vallen binnen het principe van integraal management voor zover deze specifiek zijn voor de RAD. De betreffende medewerkers vallen hiërarchisch onder de centrale afdelingen. Het bovenstaande wordt weergegeven in een organogram, zie bijlage 1. Locatie Gouda en Leiden blijven hoofdvestigingen voor de GGD-activiteiten. Daarnaast kent de organisatie vestigingen voor het GHOR-bureau, de ambulancevoorzieningen en voor de subregionaal uit te voeren GGD-activiteiten. 3.2 Concernactiviteiten o Zoals bij de uitgangspunten beschreven kent met name de sector GGD van de organisatie regionale en subregionale taken. Het is de verwachting dat waar wenselijk of (wettelijk) noodzakelijk, de samenwerking in de nieuwe organisatie zal leiden tot een toename van de regionale taken. Als regionale taken wordt vooralsnog uitgegaan van de taken die als zodanig in het rapport van Naem worden genoemd: GHOR RAD Algemene infectieziektebestrijding Medische milieukunde 3

4 o o o o o TBC bestrijding SOA Aids-bestrijding Productvergelijking zal komende maanden leiden tot een meer definitief regionaal pakket, waarbij onderscheid wordt gemaakt tussen regionaal identieke inhoud en regionaal beheer. De subregionale taken zijn alle taken die niet regionaal zijn. De organisatie streeft naar de opstelling van één begroting met drie deelbegrotingen: GHOR, Ambulancezorg en GGD. Binnen de GGD-begroting worden producten onderscheiden die voor alle gemeenten worden uitgevoerd en producten die worden uitgevoerd voor de gemeenten in de gezondheidsregio Zuid-Holland Noord of Midden- Holland. Begrotingssystematiek en financiële administratie zullen op basis van deze indeling worden vorm gegeven; De organisatie kent één rechtspositie voor alle medewerkers. De inventarisatie van de huidige rechtsposities (gemeente Leiden, rechtspositie GGD ZHN en rechtspositie ISMH) heeft verschillen aan het licht gebracht, die eenvoudig in een gemeenschappelijke rechtspositie geabsorbeerd kunnen worden. Rechtspositioneel dient de ineenvlechting van het personeel te geschieden met inachtneming van de regelingen welke na de fusie van de verschillende ambulancediensten (welke in 2004 heeft plaatsgevonden), zijn afgesproken en overeengekomen; De organisatie kent één automatiseringsbeleid. Eén beleid betekent overigens niet dat er per 1 januari 2006 slechts één vorm van automatisering is. Bij vernieuwing of vervanging zal indien mogelijk worden gekozen voor één systeem; lokaal maatwerk blijft mogelijk indien voor de sector GHOR of RAD een koppeling aan de meldkamer of landelijke systemen te prefereren is. Versterking van de interne communicatie en aansluiting bij de veiligheidsregio zijn speerpunten bij het automatiseringsbeleid. De organisatie kent één kwaliteitsbeleid en hanteert de HKZ-systematiek. Certificering zal plaatsvinden door middel van deelcertificaten; De externe communicatie zal worden gestroomlijnd, onder andere door afstemming van de websites van de organisaties. Ten behoeve van de herkenbaarheid van de onderdelen behouden GGD, GHOR en RAD de eigen naam en website. De naam RDOG wordt vooralsnog niet als naam ingezet, wel zullen de diverse websites via een RDOG portal te benaderen zijn, naast de huidige ingangen van de diverse websites Formatie De formatie ten behoeve van het primaire proces van de onderdelen GGD, GHOR en RAD wijzigt niet ten opzichte van de begrotingen Voor wat betreft de overhead inclusief de staffuncties het volgende: RAD Zoals blijkt uit de bovenstaande uitgangspunten blijft de toerekening van overhead aan het onderdeel Regionale Ambulance Dienst op hetzelfde niveau als nu is voorzien in de afzonderlijke begroting 2006 van de CPA Hollands Midden, onderdeel ambulancedienst (met uitzondering van de gebruikelijke indexering en eventuele wijzigingen in de productieafspraken); GHOR De overhead van de GHOR ondergaat geen wijzigingen. GGD Vanwege budgettaire redenen bestaat de noodzaak dat het aandeel van de GGD Midden Holland in de formatie van het ISMH ook daadwerkelijk overgaat naar de RDOG. Tussen de kosten en de hoogte van de inwonerbijdrage bestaat immers een directe relatie. Uit de berekeningen blijkt dat het samenvoegen van de staf- en ondersteunende diensten past binnen de afgesproken inwonersbijdrage. 4

5 3.4 Financien RAD en GHOR Binnen de nieuw te vormen organisatie RDOG blijven de GHOR en de RAD op zichzelf staande organisatieonderdelen met een eigen deelbegroting, waarbij de beschikbare middelen voor de RAD op basis van de CTG-richtlijnen door de zorgverzekeraars en voor de GHOR door het AB brandweer/ghor worden vastgesteld. Toepassing van het principe van integraal management voor de sector RAD betekent dat de Algemeen Manager RAD het budget krijgt zoals vastgesteld voor de sector RAD en daarmee ook een eigen budget verantwoordelijkheid. Wat betreft de financiën vinden er ten gevolge van deze fusie dan ook geen wijzigingen plaats in deze beide begrotingen. GGD en Omdat de beide GGD organisaties samengevoegd worden tot 1 organisatie is het van belang om de financiën van beide GGD organisaties samen te voegen en onder te brengen in 1 begroting bestaande uit drie deelbegrotingen, te weten 1 deelbegroting voor de regionale taken en 2 deelbegrotingen voor de subregionale GGD organisatieonderdelen. De gevolgen van deze samenvoeging worden onderstaand verder uitgewerkt. Onderstaand is te lezen hoe de inwonerbijdrage voor zich verdeelt over de regionale GGD-taken en subregionale GGD-taken. Hierin zijn verwerkt: de effecten van de huisvestingsbijdrage ISMH de lasten van het subregionale deel van de GGD ZHN zijn met verlaagd. Deze verlaging betreft de egalisatie van de huisvestingskosten van de vestiging Leiden door een onttrekking aan de Algemene reserve. het samenvoegen van de stafafdelingen en de toerekening van de kosten automatisering, formatie facilitaire zaken m.b.t. archief en centrale inkoop en formatie van bestuurszaken Tevens is te zien hoe de inbreng van het eigen vermogen zich verhoudt tussen de twee GGD en. Het totaal overzicht laat zien dat binnen de huidige inwonerbijdrage de nieuwe RDOG op deze wijze haar werkzaamheden kan vormgeven. Inwonerbijdrage. De inwonerbijdrage ISMH bedraagt in ,11 en blijft na verwerking van de bovengenoemde effecten ongewijzigd. De inwonersbijdrage van de GGD ZHN is 13,77 en blijft ook ongewijzigd. JZG 0 4 jarigen In de bijdrage GGD MH is de bijdrage voor de JGZ 0-4 jarigen begrepen. Deze bijdrage bedraagt of per inwoner 13,22 en wordt budgettair neutraal doorbetaald aan de betreffende uitvoeringsorganisatie. In het verzorgingsgebied van de GGD ZHN wordt de JGZ bijdrage 0-4 jarigen rechtstreeks door de deelnemende gemeenten aan de uitvoeringsorganisatie ter beschikking gesteld. Voor de verdere vergelijking wordt deze bijdrage buiten beschouwing gelaten. 2 Het externe onderzoek heeft in het voorjaar 2005 plaatsgevonden op basis van de begroting De getallen uit de begroting 2006 zijn van vergelijkbare grootte. 5

6 De bijdrage is als volgt: ISMH ISMH na herverdeling GGD ZHN Bestuurszaken 5,43 5,20 Milieudienst 18,95 19,48 GGD 15,16 16,46 13,77 JGZ 0-4 jarigen 13,22 13,22 Ambulancedienst * 0,75 0,75 Huisvesting 1,60 0 Totaal 55,11 55,11 * betreft kosten in verband met de voormalige ambulancedienst ISMH. Kosten regionale en subregionale taken / producten. In het plan van aanpak voorbereiding Regionale Dienst Openbare Gezondheidszorg zijn de regionale en subregionale taken benoemd. Deze zijn ontleend aan het rapport van Naem. In grote lijnen is de uitvoering van de bovengenoemde regionale taken vergelijkbaar. De toerekeningsmethodiek van de overheadkosten is in de twee GGD n verschillend waardoor een verschil in kosten per inwoner ontstaat. Bij een eenduidige toerekening van de overheadkosten zijn de kosten van de taken als volgt per inwoner te specificeren: GGD ZHN GGD MH * Regionale taken 2,79 2,79 Subregionale taken 10,99 13,67 Totaal 13,77 16,46 * In de BPI-bijdrage van de GGD Middden-Holland zijn de BPI voor preventieve logopedie en inspectie kindercentra inbegrepen. De kosten van de subregionale taken verschillen inhoudelijk en in uitvoering per bestuurscommissie. De afspraken hierover worden met de deelnemende gemeenten van de bestuurscommissies gemaakt en verrekend. Eigen vermogen en voorzieningen. In deze paragraaf vergelijken wij de reserves en voorzieningen van beide GGD en. Het invoeren van het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) heeft geleid tot een aangepaste indeling van de reserves en voorzieningen in de jaarrekening Bij beide GGD en treffen wij aan: 1. Algemene reserves. Deze reserves zijn vrij aanwendbaar. 2. Bestemmingsreserves. Het algemeen bestuur heeft besloten tot het vormen van deze bestemmingsreserves. 3. Onderhoudsvoorzieningen. De onderhoudsvoorzieningen zijn gevormd ter egalisatie van de onderhoudskosten over een aantal jaren. Belangrijk is dat de stand van de voorziening toereikend is voor de toekomstige onderhoudsuitgaven. 4. Overige voorzieningen. Deze voorzieningen zijn gevormd van niet-bestede middelen van derden. Deze middelen zijn ontvangen voor een specifiek doel. Niet-bestede middelen moeten worden terugbetaald. In onderstaande tabel hebben wij de reserves en voorzieningen van beide GGD en weergegeven. De reserves en voorzieningen zijn ontleend aan de voorlopige jaarrekening Hierbij is de voorgestelde resultaatbestemming 2004 in de cijfers verwerkt. 6

7 Omschrijving Totaal GGD ZHN Totaal GGD MH Aantal inwoners Algemene / dienstreserves Bestemmingsreserves Onderhoudsvoorzieningen Overige voorzieningen De algemene/dienstreserves vormen een buffer voor het opvangen van eventuele tegenvallers in de bedrijfvoering. De bestemmingsreserves zijn bestemd voor doelen op lokaal gebied en dienen voor dit doel geoormerkt te blijven. Op dit moment weerspiegelen de algemene/dienstreserves van de GGD ZHN een bedrag van 1,00 per inwoner. De algemene/dienstreserves van de GGD MH weerspiegelen een lager bedrag per inwoner, namelijk 0,70. Het is belangrijk dat deze beide bedragen (per inwoner) bij de fusie gelijk zijn. Om dit te realiseren zijn de volgende vier (theoretische) mogelijkheden te onderscheiden waarbij het voorstel is om optie 3 en 4 te kiezen: 1. Een aanvullende bijdrage door de deelnemende gemeenten. Een contante verrekening verdient niet de voorkeur van de betreffende deelnemende gemeenten. 2. Restitutie van het verschil aan de betreffende deelnemende gemeenten. Voor de GGD ZHN is dit niet acceptabel in verband met begrootte onttrekkingen inzake de egalisering van de huisvestingskosten Gezien het feit dat bovenstaande twee opties niet de voorkeur verdienen wordt het onderstaande voorgesteld. 3. Het verschil toevoegen / onttrekken aan een lokaal geoormerkte bestemmingsreserve. 4. Een aanvullende bijdrage van de deelnemende gemeenten. Deze bijdrage wordt door middel van het niet verrekenen van de exploitatieresultaten verkregen Conclusie: Voorgesteld wordt een plafond voor de algemene reserve vast te stellen. Dit plafond kan bepaald worden door een percentage van het kostenbudget van de gerelateerde producten te nemen. Deze methode om het plafond vast te stellen kan ook voor de bestemmingsreserves van toepassing worden verklaard Het voorstel is om het berekende verschil in bedrag per inwoner tussen de GGD en van 0,30 via het niet uitkeren van resultaten aan te vullen (optie 4). Het is daarbij van belang de algemene reserve voor het inzichtelijk houden van het verloop hiertoe afzonderlijk te administreren. Overigens zal een op de nieuwe organisatie afgestemd beleid voor reserves en voorzieningen moeten worden opgesteld. Activa De termijnen waarop investeringen door de GGD en worden afgeschreven zijn niet aan elkaar gelijk. Het is niet mogelijk binnen de nieuwe organisatie verschillende afschrijvingstermijnen te hanteren voor een zelfde soort activa. Daarom is het noodzakelijk dat de verschillende afschrijvingstermijnen op elkaar worden afgestemd. Er zijn twee mogelijkheden met verschillende consequenties: 1. Hanteren van de kortste afschrijvingstermijnen. Het gevolg van het hanteren van de kortste afschrijvingstermijnen is dat één van de GGD éénmalig extra op de activa moet afschrijven (inhaalafschrijving op reeds 7

8 verstreken jaren). Voor de resterende nieuwe looptijd is de afschrijving bij deze GGD hoger dan waarmee op dit moment in de budgetten rekening is gehouden. 2. Hanteren van de langste afschrijvingstermijnen. Gevolg hiervan is dat één GGD éénmalig activa moet herwaarderen. Voor de resterende nieuwe looptijd is de afschrijving lager dan nu in de budgetten is begrepen. Conclusie Aangezien zowel de omvang van de boekwaarden als de resterende looptijd van de activa van de GGD MH laag zijn, wordt voorgeteld de afschrijvingstermijnen van de GGD ZHN aan te houden (dat zijn de kortere afschrijvingstermijnen, optie 1). 4. Algemene conclusie Uit de bovenstaande gegevens blijkt dat voor de vorming van de RDOG organisatie geen zwaarwegende personele of financiele bezwaren zijn. Duidelijk is geworden dat er geen consequenties zijn voor de huidige inwonerbijdrage. De aanleiding en meerwaarde van de nieuw te vormen RDOG is in dit document eerder genoemd bij punt 1. Aanvullend hierop kan gesteld worden dat uit de besprekingen met het management van de GHOR, RAD en de beide GGD organisaties duidelijk is geworden dat de samenwerking zowel op de korte termijn als op de lange termijn kan en ook zal leiden tot zowel meer efficiency in de samenwerking als een kwalitatieve verbetering van het productenaanbod. 5. Besluitvorming en vervolg De onderstaande besturen Algemeen bestuur ISMH d.d. 29 juni 2005; Algemeen bestuur GGD ZHN d.d. 30 juni hebben op basis van een eerdere versie van dit fusiedocument de ontwerpgemeenschappelijke regeling RDOG het ontwerpbesluit bestuurscommissies RDOG en de daarbij behorende bijlagen (financiele bijlage en organogram) besloten: 1. een principebesluit te nemen inzake de vorming van de Regionale Dienst Openbare Gezondheidszorg Hollands Midden. 2. De ontwerpgemeenschappelijke regeling RDOG en het ontwerpbesluit gebiedscommissie RDOG met een positief advies aan de gemeenten voor te leggen. En tevens de gemeenten te verzoeken toestemming te verlenen aan het AB van de RDOG om beide bestuurscommissies in te stellen. Vanwege de betrokkenheid van het Algemeen Bestuur CPA en het Algemeen Bestuur GHOR is dit fusiedocument ook ingebracht in de vergadering van het Algemeen Bestuur Veiligheidsregio d.d. 23 juni 2005 (algemeen deel). In deze vergadering is besloten dat het fusiedocument explicieter diende te zijn met betrekking tot de positionering van de RAD binnen de RDOG. In de onderhavige versie van dit fusiedocument is hieraan voldaan. Het in dit fusiedocument genoemde principebesluit is rechtens te kwalificeren als een vraag om een beleidsvoornemen in de zin van de wet tot ondernemingsraden vast te stellen. Hierop volgt de adviesaanvraag ten aanzien van de vorming van de RDOG aan de (B) OR. De adviesaanvraag behelst ook de personele effecten van het voornemen tot opheffing van 8

9 de bestaande gemeenschappelijke regelingen. Na verkrijging van advies van de (B) OR kunnen de noodzakelijke besluiten worden genomen. Tot slot wordt dit fusiedocument momenteel uitgewerkt in een bedrijfsplan voor de nieuwe organisatie. Dit bedrijfsplan zal in de maand november 2005 aan de algemene besturen worden voorgelegd. Managementstatuut De afspraken die door middel van deze overeenkomst voor wat betreft de positionering van de RAD worden overeengekomen, worden uitgewerkt in een managementstatuut, dat zal worden getoetst door vertegenwoordigers van de DB s van de huidige betrokken gemeenschappelijke regelingen en zal worden vastgesteld door het Dagelijks bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling RDOG. De positie van de RAD binnen de RDOG zal worden geëvalueerd bij de afloop van het vigerende Sociaal Plan voor de RAD, 1 juli september

10 Bijlage 1. Organogram RDOG Algemeen Bestuur Bestuurscommissies Zuid Holland Noord & Midden Holland Dagelijks Bestuur Directie RDOG RGF Algemeen directeur FAZ PIO sector GGD locatie Gouda * hfd JGZ * hfdagz * hfd EGB * hfd logopedie sector GGD locatie Leiden * hfd JGZ * hfd AGZ * hfd GB Sector GHOR bureauhoofd sector RAD Algemeen manager RAD 10