(3^ Nr. bilo b0s. gemeente Barneveld. Aan het college van burgemeester en wethouders

Transcriptie

1 gemeente Barneveld Nr. bilo b0s Aan het college van burgemeester en wethouders Onderwerp: Opzet en inrichting project regionaal knooppunt jeugdhulp 2015 FoodValley. Gevraagde beslissing: 1. Kennisnemen van de opzet van het Project regionaal knooppunt jeugdhulp 2015; 2. Taak facturatie formeel opdragen aan de gemeente Ede; 3. Taak inkoop formeel opdragen aan de gemeente Veenendaal; 4. Instemmen met en ondertekenen van de "nadere overeenkomst regionaal knooppunt jeugdwet gemeenten FoodValley". 5. Het budget voor de bekostiging van het Project regionaal knooppunt jeugdhulp 2015 zijnde 1-1,2% van het macrobudget jeugd beschikbaar stellen 6. Gemeenteraad informeren (ingekomen stukken, rubriek B) Akkoord/Aantekenip^en secretaris: Datum: Steller: R. Jongman Afd: OCJS Aantal bijlagen 3 Afd.horófc-J^ Akkoord EFINTE BMO/Jur. OR BMO/Com. DADF P&O Djer kennisname naar de raad Nummer beleidsproduct: Dop overzicht Bestaand beleid (website) Openbaarheid Besluit (voorblad) openbaar: 0 Ja O Nee, zie beslispunt: Groentje openbaar: Ja O Nee, zie beslispunt: Bijlagen openbaar: Ja O Nee, vermelden op bijlage Collegeleden Akkoord J Bespreken Aantekeningen Burgemeester Wethouder A. de Kruijf Wethouder P.J.T. van Daalen Wethouder G.J. van den Hengel Wethouder E. Fokkema f Beslissing burgemeester en wethouders 7 JAN Nummer op besluitenlijst: (3^

2 -2-1. Inleiding De algemeen directeuren van de samenwerkende gemeenten hebben op 28 oktober 2014 ingestemd met de opzet van het project regionaal knooppunt jeugdhulp FoodValley Het project heeft een looptijd van 1 jaar (2015) met de mogelijkheid van verlenging met 1 jaar. In het eerste jaar vindt een evaluatie plaats waarbij zal worden afgewogen of onderdelen regionaal moeten blijven of lokaal kunnen worden uitgevoerd. De kosten blijven ruim binnen het financiële kader van 4% van het macrobudget voor jeugdhulp, waarbij er financiële ruimte over blijft voor de lokale inrichting van de bedrijfsvoering. U bent hierover op 4 november 2014 geïnformeerd. Inmiddels heeft de projectleiding jeugdhulp FoodValley u een bijgestelde notitie m.b.t. de opzet van het project regionaal Knooppunt jeugdhulp FoodValley 2015 en een concept samenwerkingsovereenkomst ter ondertekening voorgelegd. Het takenpakket van het knooppunt betreft een voortzetting van het huidige project ten aanzien van de taken projectleiding, ondersteuning en inkoop. Dit zal worden aangevuld met monitoring & control en administratieve taken. Deze taken worden zoveel mogelijk uitgevoerd door eigen personeel en daar waar nodig aangevuld met gespecialiseerde externen. Omdat het knooppunt een projectorganisatie is van samenwerkende gemeenten en geen zelfstandige entiteit, zal de gemeente Ede (waar het knooppunt is gevestigd) optreden als formeel uitvoerende rechtspersoon op het gebied van de facturatie. De gemeente Veenendaal treedt formeel op ten aanzien van de taak inkoop. Op 11 december 2014 heeft wethouder P.J.T van Daalen namens het college in het bestuurlijk overleg van de samenwerkende gemeenten Barneveld, Ede, Nijkerk, Renswoude, Rhenen, Scherpenzeel en Veenendaal ingestemd met opzet van het Project regionaal knooppunt jeugdhulp Formeel dienen de colleges van B&W van de samenwerkende gemeenten een besluit te nemen op dit punt en dienen de burgemeesters de samenwerkingsovereenkomst te tekenen. 2. Door de raad gestelde kaders. N.v.t. 3. Effect a) Meetbaar effect: n.v.t. b) Maatschappelijk effect: n.v.t. 4. Argumenten De samenwerkingsovereenkomst vloeit voort uit de "Notitie opzet van het project regionaal knooppunt jeugdhulp FoodValley 2015". Voor de samenwerking, bevoorschotting en afrekening met zorgaanbieders is het onder meer noodzakelijk de overeenkomst te tekenen waardoor onder meer een juridische grondslag voor betaling door de gemeente Ede ontstaat. 5. Kanttekeningen Geen. 6. Uitvoering Planning: - ondertekening op bevoorschotting medio januari 2014 Communicatie: N.v.t. Evaluatie/controle Eind 2015 vindt een evaluatie over het knooppunt jeugdwet gemeenten FoodValley plaats. 7. Risico's, kosten, baten en dekking De bijdrage van Barneveld bedraagt maximaal per jaar. Dit blijft ruim binnen het percentage van 4% van het macrobudget. De samenwerkende gemeenten kunnen wanneer hiervoor de gelegenheid bestaat

3 -3- ook medewerkers plaatsen bij het knooppunt waarna een verrekening plaatsvindt. In het knooppunt is vanaf 1 december 2014 een medewerkster van de gemeente Barneveld als controller financiële bedrijfsvoering werkzaam. Bijlagen: Concept "Nadere overeenkomst regionaal knooppunt jeugdwet gemeenten FoodValley"; Voorstel aan het bestuurlijk overleg portefeuillehouders samenwerkende gemeenten over de opzet van het project regionaal knooppunt jeugdhulp FoodValley 2015 (besproken op ); Voortgangsrapportage regionaal knooppunt FoodValley.

4 Nadere overeenkomst regionaal knooppunt jeugdwet gemeenten FoodValley. Ondergetekenden PARTIJEN: 1. De publiekrechtelijke rechtspersoon GEMEENTE VEENENDAAL, zetelende te (3901 GA) Veenendaal aan het Raadhuisplein 1 (postbus 1100 (3900 BC) Veenendaal), ingeschreven in het handelsregister van de Kamers van Koophandel onder nummer , te dezen ingevolge het bepaalde in artikel 171 Gemeentewet rechtsgeldig vertegenwoordigd door haar burgemeester de heer mr. A.W. Kolff, handelend ter uitvoering van een besluit van burgemeester en wethouders d.d. *** 2014, hierna te noemen Gemeente Veenendaal; 2. De publiekrechtelijke rechtspersoon GEMEENTE BARNEVELD, zetelende te Barneveld, (3771ER) Raadhuisplein 2 (postbus 63 (3772AB) Barneveld), ingeschreven in het handelsregister van de Kamers van Koophandel onder nummer te dezen ingevolge het bepaalde in artikel 171 Gemeentewet rechtsgeldig vertegenwoordigd door haar burgemeester de heer dr. J.W.A. van Dijk, handelend ter uitvoering van een besluit van burgemeester en wethouders d.d. januari 2014, hierna te noemen Gemeente Barneveld; 3. De publiekrechtelijke rechtspersoon GEMEENTE EDE, zetelende te (***) *** aan het *** (postbus *** (***) ***), ingeschreven in het handelsregister van de Kamers van Koophandel onder nummer ***, te dezen ingevolge het bepaalde in artikel 171 Gemeentewet rechtsgeldig vertegenwoordigd door haar burgemeester de heer C. van der Knaap, handelend ter uitvoering van een besluit van burgemeester en wethouders d.d. *** 2014, hierna te noemen Gemeente Ede;

5 4. De publiekrechtelijke rechtspersoon GEMEENTE NIJKERK. zetelende te (***) *** aan het *** (postbus *** (***) ***), ingeschreven in het handelsregister van de Kamers van Koophandel onder nummer ***, te dezen ingevolge het bepaalde in artikel 171 Gemeentewet rechtsgeldig vertegenwoordigd door haar burgemeester de ***heer/mevrouw, handelend ter uitvoering van een besluit van burgemeester en wethouders d.d. *** 2014, hierna te noemen Gemeente Nijkerk; 5. De publiekrechtelijke rechtspersoon GEMEENTE RENSWOUDE. zetelende te (***) *** aan het *** (postbus *** (***) ***), ingeschreven in het handelsregister van de Kamers van Koophandel onder nummer ***, te dezen ingevolge het bepaalde in artikel 171 Gemeentewet rechtsgeldig vertegenwoordigd door haar burgemeester de ***heer/mevrouw, handelend ter uitvoering van een besluit van burgemeester en wethouders d.d. *** 2014, hierna te noemen Gemeente Renswoude; 6. De publiekrechtelijke rechtspersoon GEMEENTE RHENEN. zetelende te (***) *** aan het *** (postbus *** (***) ***), ingeschreven in het handelsregister van de Kamers van Koophandel onder nummer ***, te dezen ingevolge het bepaalde in artikel 171 Gemeentewet rechtsgeldig vertegenwoordigd door haar burgemeester de ***heer/mevrouw, handelend ter uitvoering van een besluit van burgemeester en wethouders d.d. *** 2014, hierna te noemen Gemeente Rhenen; 7. De publiekrechtelijke rechtspersoon GEMEENTE SCHERPENZEEL. zetelende te (***) *** aan het *** (postbus *** (***) ***), ingeschreven in het handelsregister van de Kamers van Koophandel onder nummer ***, te dezen ingevolge het bepaalde in artikel 171 Gemeentewet rechtsgeldig vertegenwoordigd door haar burgemeester de ***heer/mevrouw, handelend ter uitvoering van een besluit van burgemeester en wethouders d.d. *** 2014, hierna te noemen Gemeente Scherpenzeel;

6 hierna te noemen Partijen; nemen het volgende in overweging De gemeenten hebben met het oog op de uitvoering van de Jeugdwet de raamovereenkomst Jeugdwet FoodValley gesloten. De raamovereenkomst voorziet in het afsluiten van nadere overeenkomsten. Partijen hebben de gezamenlijke wil uitgesproken en vastgelegd in het Regionale beleidsplan (Jeugdhulp) Foodvalley om samen te werken op het gebied van zorginkoop en -aanbesteding ten behoeve van de gemeentelijke uitvoering van de Jeugdwet. De gemeenten in de regio Food Valley hebben bij de uitwerking van de decentralisatie Jeugd een aantal uitgangspunten geformuleerd. Vanuit de verschillende documenten geven we hier de meest relevante weer: Uitgangspunt is dat de uitvoering jeugdhulp zoveel mogelijk lokaal wordt belegd, tenzij het efficiënter of effectiever is om dit gezamenlijk te doen. Dit sluit aan bij het algemene principe 'lokaal wat kan, regionaal wat moet'. Bij samenwerking kiest Food Valley voor de inrichting van een projectorganisatie waardoor de betrokkenheid van gemeenten vergroot wordt en vooralsnog geen onherroepelijke keuzes worden gemaakt in het uitvoeringsniveau. - Gemeenten zijn zelf verantwoordelijk voor de lokale toegang. Daaronder valt ook de lokale jeugdhulp, het afgeven van beschikkingen, lokale budgetbewaking. In de gemeenten worden de inhoudelijke en budgettaire afwegingen bij elkaar gebracht (die liggen in het huidige systeem ver uit elkaar). De inkoop ten behoeve van 2016 wordt uitgevoerd door een multidisciplinair inkoopteam Jeugd, samengesteld uit medewerkers van alle gemeenten. Deze medewerkers nemen als accounthouder deel aan het regionale inkoopteam.. - Voor de uitvoering van een aantal regionale bedrijfsvoeringstaken werken de gemeenten in de regio eveneens op projectmatige wijze samen. Daaronder vallen in ieder geval de volgende taken: beheren van de regionale inkoopcontracten, monitoren van het gebruik van jeugdhulp en verstrekken voorschotten en betaling facturen aan aanbieders. Er komt één aanspreekpunt en loket voor zorgaanbieders in de regio - Om continuïteit te garanderen maakt Food Valley met grotere aanbieders op verzoek bevoorschottingsafspraken. Verklaren te zijn overeengekomen als volgt: Artikel 1 Het knooppunt zal functioneren binnen de kaders zoals aangegeven in de notitie Nadere uitwerking opzet project regionaal knooppunt jeugdhulp FoodValley 2015 (hierna: de Notitie) en het regionale beleidsplan FoodValley Artikel 2 1. Als formele uitvoerende rechtspersoon voor het doen van de betalingsopdrachten voor regionaal en bovenregionaal ingekochte jeugdhulp zal namens de partijen optreden de gemeente Ede. De

7 partijen machtigen daartoe de gemeente Ede om namens hen de daartoe benodigde (voorschot)betaling te verrichten. 2. Partijen nemen er kennis van dat de gemeente Ede voor deze handelingen namens partijen niet is verzekerd. Zij vrijwaren de gemeente Ede van aansprakelijkheid voor de uitvoering van betalingsopdrachten die zijn aangeleverd door het regionale project. Artikel 3 De verwerking en controle van facturen en declaraties en de voorbereiding van betalingsopdrachten voor regionaal en bovenregionaal ingekochte jeugdhulp zal feitelijk worden uitgevoerd door het regionale project onder de huidige regionale aansturing. De gemeenten zullen zorgdragèn voor de noodzakelijk bevoegdheidsverlening en gegevenstoegang van de medewerkers van het knooppunt c.q. de gemeente Ede. Artikel 4 Partijen zijn jegens elkaar verplicht alle vertrouwelijke gegevens die door hen ter uitvoering van deze overeenkomst zijn verstrekt, vertrouwelijk te behandelen en de voor partijen geldende wettelijke verplichtingen inzake deze gegevens na te leven. Artikel 5 Het knooppunt dat deel uitmaakt van de regionale projectorganisatie en de budgethouders van partijen hebben een gezamenlijke verantwoordelijkheid voor de regionale taakuitvoering als bedoeld in artikel 3. Zij informeren elkaar over en weer over de stand van zaken van de uitvoering, ontwikkeling van de daarmee samenhangende risico's en de daarmee samenhangende informatie. Onverminderd het bepaalde in artikel 3 worden de kosten van eventuele juridische procedures verdeeld over de deelnemende gemeenten naar rato van hun aandeel in de voorschotten van gemeenten aan het knooppunt. Artikel 6 Partijen verrekenen de kosten die voortvloeien uit deze overeenkomst via hun aandeel in het marcobudget op de wijze zoals die is bepaalt in de begroting van de Notitie. Artikel 7 Deze overeenkomst kan worden aangehaald als " Nadere overeenkomst regionaal knooppunt jeugdwet FoodValley". Deze overeenkomst treedt in werking op 1 januari 2015 en eindigt op 1 januari 2017 en wordt stilzwijgend verlengd met telkens een periode van een jaar, tenzij één of meer van de deelnemende partijen uiterlijk 2 maanden voor het einde van de looptijd hebben medegedeeld de overeenkomst op te zeggen. ALDUS ONDERTEKEND OP januari 2015 te Barneveld,

8 GEMEENTE VEENENDAAL Mr. A.W. Kolff, burgemeester G E M E E rdtwrn EVE LD GEMEENTE EDE Dr. J.W.A. van Dijk, burgemeester C. van der Knaap, burgemeester GEMEENTE NIJKERK GEMEENTE RENSWOUDE Mr. drs. G.D. Renkema, burgemeester A.E.H. van der Kolk, burgemeester (wnd.) GEMEENTE RHENEN GEMEENTE SCHERPENZEEL, burgemeester B. Visser, burgemeester "

9 transformatie jeugdzorg FoodValley BIJLAGE 3 Aan : Leden Bestuurlijk Overleg (BO) Datum : 11 december 2014 Van : regionale projectleiding, Gerrit Visser en Johanneke Smeding Ondenverp : Nadere uitwerking opzet project regionaal knooppunt jeugdhulp FoodValley 2015 Voorgesteld wordt in te stemmen met: het voorleggen van de opzet van het project regionaal knooppunt Jeugdhulp 2015 met het voorgestelde takenpakket ter kennisname aan de colleges; hierbij aan te geven dat het takenpakket van het knooppunt een voortzetting van het huidige project ten aanzien van de taken projectleiding, ondersteuning en inkoop betreft. Dit zal worden aangevuld met monitoring & control en administratieve taken. Deze taken worden zoveel mogelijk uitgevoerd door eigen personeel, daar waar nodig aangevuld met gespecialiseerde externen; - Te besluiten dat de taak facturatie formeel is opgedragen aan de rechtspersoon gemeente Ede. Deze taak zal feitelijk worden uitgevoerd door het regionale project onder de huidige regionale aansturing; hiertoe bijgaande samenwerkingsovereenkomst en mandaatregeling ter vaststelling aan de colleges voor te leggen; - Te besluiten dat de taak inkoop formeel is opgedragen aan de rechtspersoon gemeente Veenendaal. Deze taak zal feitelijk worden uitgevoerd door het regionale project onder de huidige regionale aansturing. Te constateren dat geen der partijen de raamovereenkomst en nadere overeenkomst regionale inkoop wil opzeggen en dat daarmee beide overeenkomsten ook voor 2015 gelden. Het budget met een bandbreedte tussen 1 en 1,2% van het macrobudget jeugd voor te stellen ter vaststelling aan de colleges. 1. Inleiding Voor 2015 is besloten om een aantal taken voor de uitvoering jeugdhulp in 2015 gezamenlijk projectmatig uit te voeren. Aanleiding hiervoor is het feit dat er regionaal is ingekocht, het invoeringstempo hoog ligt en er nog veel ervaring moet worden opgedaan. Samenwerking is een manier om het afbreukrisico te beperken. De vorm van samenwerking die door de werkgroep bedrijfsvoering wordt voorgesteld bouwt voort op de huidige samenwerking in het regionale project jeugd. De basis is dat lokale medewerkers gezamenlijk taken uitvoeren. Voor sommige taken is extra inzet nodig, door internen dan wel externen, daar is een projectbegroting voor opgezet. Door deze samenwerking wordt er niet 'van de gemeenten af georganiseerd' maar wordt efficiënt uitgevoerd en is er een snel leereffect.. In dit memo doen we een voorstel voor de inrichting van het tijdelijke knooppunt en bespreken we de relevante succesfactoren en risico's. We werken de mijlpalen, risico's en begroting op hoofdlijnen verder uit voor de inrichting per 1 januari Overigens blijft het inhoudelijke project Versterken Basisstructuur doorlopen tot en met De regionale samenwerking en de link met dit project zal nader worden uitgewerkt. De gemeenten in de regio Food Valley hebben bij de uitwerking van de decentralisatie Jeugd een aantal uitgangspunten geformuleerd. Vanuit de verschillende documenten geven we hier de meest relevante weer: Uitgangspunt is dat de uitvoering jeugdhulp zoveel mogelijk lokaal wordt belegd, tenzij het efficiënter of effectiever is om dit gezamenlijk te doen. Dit sluit aan bij het algemene principe 'lokaal wat kan, regionaal wat moet'. 1

10 Bij samenwerking kiest Food Valley voor de inrichting van een projectorganisatie waardoor de betrokkenheid van gemeenten vergroot wordt en vooralsnog geen onherroepelijke keuzes worden gemaakt in het uitvoeringsniveau. Gemeenten zijn zelf verantwoordelijk voor de lokale toegang. Daaronder valt ook de lokale jeugdhulp, het afgeven van beschikkingen, lokale budgetbewaking. In de gemeenten worden de inhoudelijke en budgettaire afwegingen bij elkaar gebracht (die liggen in het huidige systeem ver uit elkaar). De inkoop voor 2015 wordt uitgevoerd door een multidisciplinair inkoopteam Jeugd, samengesteld uit medewerkers van alle gemeenten. Deze medewerkers nemen als accounthouder deel aan het regionale inkoopteam.. Voor de uitvoering van een aantal regionale bedrijfsvoeringstaken werken de gemeenten in de regio eveneens op projectmatige wijze samen. Daaronder vallen in ieder geval de volgende taken: beheren van de regionale inkoopcontracten, monitoren van het gebruik van jeugdhulp en verstrekken voorschotten en betaling facturen aan aanbieders. Er komt één aanspreekpunt en loket voor zorgaanbieders in de regio Om continuïteit te garanderen maakt Food Valley met grotere aanbieders op verzoek bevoorschottingsafspraken. 2. Bedrijfsvoeringstaken decentralisatie Jeugd In onderstaande tabel geven we de belangrijkste taken weer die raken aan het bedrijfsvoeringsdomein Jeugd en geven wij aan waar deze taken het beste belegd kunnen worden. We gaan hierna verder in op de achterliggende argumentatie. Categorie Taak Regionaal Inkoop 1. contractmanagement en beheer 2015 Regionaal 2. relatiebeheer 3 inkopen 2016 Administratieve processen 4. controleren en verwerken declaraties en facturen 5. controleren op omzetplafonds van zorgaanbieders 6 uitvoeren betalingen bevoorschotten en afrekening 7. uitvoeren betalingen op facturen 8. 1 contactpunt met aanbieders 9. administratief verwerken beschikkingen 10. afhandeling PGB (SVB) en eigen bijdrage (CAK) Lokaal Monitoring & 11. budgetsturing en beheersing lokaal control 12. verstrekken van managementinformatie regionaal Nadere omschrijving taken lokaal: Budgetsturing en bewaking op basis van managementinformatie lokaal en regionaal Betalen voorschot aan regionaal knooppunt Opstellen, verlengen, beëindigen, herijken beschikkingen en registreren van deze beschikkingen Vertaalslag/ Boeking facturatie/declaratie naar grootboekadministratie. Verdere analyse van management informatie (groeimodel) versus lokaalbeleid en budgetten (monitoren lokaal budget). Deze analyse vindt lokaal plaats. Zorgproces cliënt/ statussen behandel trajecten (regie/ voortgangsbewaking). Contactverkeer met lokale huisartsen. Er is een zekere mate van samenhang tussen bovenstaande taken, maar elk kent andere afweging in de keuze om een taak lokaal of regionaal uit te voeren. Wij zien hierin de volgende overwegingen: Inkoop Op basis van een evaluatie van de inkoop voor het jaar 2015 zal, binnen de kaders van het regionaal beleidsplan, een nader beleid voor inkoop 2016 worden opgesteld. Uitgangspunt is dat gemeenten aangeven op basis van welke lokale beleidsaspecten zij jeugdhulp 2016 willen inkopen. Vervolgens wordt bezien hoe op basis van deze aspecten een regionale inkoop kan worden georganiseerd. Deze besluitvorming zal worden voorbereid door de beleidsmedewerkers jeugd lokaal, ondersteund door de regionale inkoopfunctie, en ter besluitvorming voorgelegd aan RO en BO. Om de inkoop goed uit te kunnen voeren is een zekere mate van expertise nodig bij de inkopers. Zowel ter voorbereiding op de inkoop van 2016 als bij het voeren van de tussentijdse contractbesprekingen dient de inkoopfunctie daarnaast gebruik te kunnen maken van betrouwbare managementinformatie vanuit zowel aanbieders als toegang. De 2

11 inkoopfunctie heeft daarnaast behoefte aan relevante harde en zachte informatie over aanbieders vanuit de lokale teams. Voorgesteld wordt om de inkoop 2016 voor te bereiden door trekkers met inkoopervaring, aangevuld met lokale medewerkers die de accounthoudersfunctie uitvoeren. Zij zullen de ervaringen van hun collega's in andere gemeenten met deze aanbieder bundelen en, aangevuld met hun eigen ervaring de gesprekken met de zorgaanbieder voeren. Dergelijke accounthouders werken samen in een regionaal inkoopteam. In regioverband zijn met de zorgaanbieders afspraken gemaakt over zowel de prijzen, budget en bevoorschotting als over de wijze waarop de regio Food Valley met hen samenwerkt. Informatie-uitwisseling en de wijze waarop het contractmanagement- en beheer plaatsvindt zijn ook onderdeel van de afspraken. De communicatie met aanbieders verloopt zoveel mogelijk via één kanaal. Dat vereenvoudigt de afstemming en zorgt voor integrale sturing op de uitvoering van de contracten. Op basis van het opgestelde beleid zal bij de inkoop voor 2016 worden bepaald welke transformatiethema's bij voorrang worden uitgewerkt. Er zal een jaaragenda met thema's worden opgesteld samen met de accounthouders en de aanbieders. Daarna moet worden bepaald welke aanbestedingsvorm wordt gekozen. Administratieve taken Voor de inrichting van de administratieve processen zien wij doelmatigheid als het voornaamste criterium. Deze doelmatigheid strekt zich ook uit tot de processen van de aanbieders. Ondoelmatige inrichting van de bedrijfsvoering van aanbieders vertaalt zich onherroepelijk in hogere kosten voor de gemeenten en dus minder budget voor de zorg. We kiezen daarom voor om de administratieve processen met aanbieders via één punt te laten verlopen. We richten de 'buikprocessen' op één punt regionaal in. Dat geldt met name voor de inrichting van de administratieve verwerking en beheersing van de declaraties en facturen en de betaling van de voorschotten. De aansluiting met het lokaal domein is met name in de toegang belangrijk. Gezien de lokale diversiteit is het logisch om de beschikkingenadministratie lokaal te houden. Door gebruik te maken van slimme koppelingen is het mogelijk om de toetsing van beschikkingen in het regionale facturatieproces automatisch te laten verlopen. Door de bevoorschotting van aanbieders op regionaal niveau te organiseren kan een aanzienlijk doelmatiger proces ingericht worden. Verrekening tussen gemeenten kan daarmee ook efficiënter ingericht worden. Continue afstemming tussen lokale en regionale administratieve processen blijft zo tot een minimum beperkt. Een wezenlijke karakteristiek van de afspraken met aanbieders is het feit dat een groot deel van de zorg en het budget (80%) zorg in natura betreft, die door grote aanbieders wordt geleverd en via declaraties wordt verantwoord. De betalingen aan de aanbieders zijn voorschotten waarbij de sturing plaats vindt in de contractbesprekingen met aanbieders op basis van de managementinformatie die daarvoor beschikbaar is. Sturing op de betaalstroom is dus van beperkte betekenis omdat slechts een gedeelte (20%) een directe factuur betreft. De betaalstroom is zeer beperkt verbonden aan de monitoring & controlfunctie en betreft in hoge mate een administratieve functie die efficiënt ingericht moet worden. Monitoring & control Budgetsturing en beheersing is een belangrijk aspect bij de uitvoering van de Jeugdwet. In het komende jaar is een groot deel van het succes van de transitie afhankelijk van de mate waarin gemeenten er in slagen om binnen de daarvoor gestelde budgetten voldoende jeugdigen op een goede wijze te helpen. De sturing op die budgetten vindt op twee niveaus plaats; 1. bij de inkoop en contractmanagement 2. bij de lokale toegang Voor beiden geldt dat sturing alleen mogelijk is met goede managementinformatie. Het eerste jaar van de decentralisatie zal in het teken staan van het leren en doorontwikkelen. In de eerste periode zal met betrekkelijk weinig informatie extrapolaties gemaakt moeten worden om een goede voorspelling te kunnen van budgetuitputting. Daarvoor is zowel expertise noodzakelijk als Food Vallev-benchmarkinformatie orrf signalen goed te kunnen duiden. Wij zien een belangrijke rol weggelegd voor het regionale knooppunt in het voorzien in managementinformatie. Hiervoor zoeken de analisten vanuit het knooppunt ook verbinding met het lokale veld. De budgetsturing gebeurt lokaal door een budgethouder die daarbij wordt ondersteund met bovengenoemde informatie uit het knooppunt. Periodiek zullen de betrokken budgethouders/managers gezamenlijk de inzet van de budgetten bespreken.

12 Ook in de inhoudelijke toets op de effectiviteit van de inzet van jeugdhulp zien we een rol voor het regionaal knooppunt. Door het meten van de in de beleidsnota's aangegeven prestatie-indicatoren en vertalen van bestaande beleidsinformatie kunnen zij beheer en sturing op de lokale toegang ondersteunen. De sturing op de toegang is een lokale verantwoordelijkheid. Dit onderdeel zal periodiek ambtelijk worden besproken en hierover wordt geadviseerd aan RO en BO. Conclusie takenpakket regionaal knooppunt Door gezamenlijk contractmanagement en beheer en het opzetten van een transformatieagenda wordt voor de inkoop 2016 de zorgvraag inhoudelijke geanalyseerd. Hiermee ligt er een steviger basis voor de inkoop Door gezamenlijk te monitoren en de facturen te verwerken kan het knooppunt maximaal de lokale budgethouders ondersteunen in hun taak om het budget te bewaken en te sturen op beleid. Samenwerking maakt ook benchmarking mogelijk (tussen gemeenten en zorgaanbieders). Daarnaast vermindert het hebben van één aanspreekpunt voor aanbieders het afbreukrisico. Deze taken worden gezamenlijk uitgevoerd door interne medewerkers, daar waar nodig aangevuld met gespecialiseerde externen. Voorstel: De opzet van het project regionaal knooppunt Jeugdhulp 2015 met het voorgestelde takenpakket ter kennisname voor te leggen aan de colleges; 3. Randvoorwaarden/ kritische succesfactoren De belangrijkste voorwaarden voor een succesvolle inrichting van het regionaal knooppunt zijn Afstemmen lokale taken en gezamenlijke regionale taken Door het knooppunt in te richten in een projectstructuur verbinden we het regionaal knooppunt aan de verschillende gemeenten. Deze verbinding komt ook tot uiting in de wijze waarop accounthouders vanuit lokale veld samenwerken in het contract en relatiebeheer op regionaal niveau. Het knooppunt kan wel kwetsbaar zijn voor politieke en bestuurlijke spanning. Het is daarom van groot belang om de samenwerking stevig te verankeren in een samenwerkingsovereenkomst FV gemeenten. ICT aansluitingen met lokale veld Het regionaal knooppunt dient aan te sluiten bij de lokale ICT systemen om gebruik te kunnen maken van die informatie en om voor hen administratie te kunnen voeren. Wij zien mogelijkheden om in het regionaal knooppunt gebruik te maken van de twee systemen die in de gemeenten benut worden; Suite4Jeugd en WMO-Ned. Het grote voordeel hiervan is dat koppelingen tussen regionale en lokale administratie goed in te richten zijn. Doordat medewerkers vanuit het lokale veld in het regionaal knooppunt werken nemen zij ook de kennis van de lokale systemen mee. Voor gemeenten is het van belang dat zij de informatie die het knooppunt aanlevert waar nodig vertaalt naar lokale grootboeksystemen. Informatie-uitwisseling met aanbieders Hiervoor is het regionaal knooppunt, net als alle andere regio's en gemeenten, voor een groot deel afhankelijk van de werking van het gemeentelijke gegevensknooppunt dat het berichtenverkeer van Vecozo gaat ondersteunen. Op dit moment is de planning dat het GGK op 1 januari actief is. Maar nog niet alle wenselijke berichten zullen op dat moment ontwikkeld zijn. Dat betekent dat een deel van de communicatie met aanbieders nog op een andere wijze moet plaatsvinden. De leveranciers van de applicaties Suite4Jeugd en WMONed ontwikkelen nu ook diverse bypasses om een gedeelte van deze communicatiestroom op te vangen. Juridische samenwerking project regionaal knooppunt Jeugd De samenwerking wordt gebaseerd op een juridische (privaatrechtelijke) overeenkomst voor de duur van maximaal 2 jaar. We constateren dat geen der partijen de raamovereenkomst en nadere overeenkomst regionale inkoop wil opzeggen en dat daarmee beide overeenkomsten ook voor 2015 gelden. Daarnaast wordt voorgesteld om de overeenkomst en mandaatregeling voor de samenwerking rond de taak facturatie (inclusief monitoring & control) ter vaststelling aan de colleges voor te leggen (zie tekst overeenkomst en mandaatregeling in Bijlage 2).

13 4. Inrichting van het regionaal knooppunt Jeugd Insteek van het project is samenwerking van gemeenten onderling, net als nu in het regionale project jeugd. Door met interne medewerkers te werken bevordert dit de notie dat de uitvoering als gezamenlijke taak wordt gezien in plaats van iets dat 'van de gemeenten af is georganiseerd. Wij gaan ervan uit dat het knooppunt beleidsarm is. Het inhoudelijke beleid wordt door de gemeenten gezamenlijk opgezet. Vanuit het knooppunt wordt hiervoor wel informatie geleverd. De financiering van de taken van het project knooppunt moeten passen binnen het totale uitvoeringsbudget die berekend zijn voor de uitvoering Jeugdwet Voorgesteld wordt om dit project voor maximaal 2 jaar op te zetten, met na 1 jaar een evaluatie. In 2016 kan op basis van de ervaringen in 2015 worden besloten hoe de uitvoering jeugdhulp structureel wordt opgezet en welke keuze wordt gemaakt ten aanzien van de verdeling van taken lokaal en regionaal. Op basis van besluitvorming in RO (van 28 oktober 2014) en BO (van 31 oktober 2014) zijn de werkzaamheden ter voorbereiding van de facturatie door de werkgroep bedrijfsvoering (waarin medewerkers bedrijfsvoering van alle gemeente deelnemen) en de gemeente Ede reeds opgepakt. Ook hebben de gemeentesecretarissen medewerkers van hun gemeenten voorgesteld voor de taak facturatie van het knooppunt. Deze medewerkers zijn inmiddels bekend en zullen per 1 januari gaan deelnemen in het project. De projectleiding decentralisatie jeugdhulp regio Foodvalley bestond uit twee functionarissen (uit Veenendaal en Ede) en is voor het project knooppunt teruggebracht tot 1 functionaris uit de gemeente Ede Aansturing Opzet: projectorganisatie voor max 2 jaar. Na 1 jaar evaluatie en op basis daarvan besluitvorming over structurele inrichting uitvoering Jeugdwet en daarbij de keuze verdeling taken lokaal en regionaal. Aansturing: bestuurlijke opzet handhaven van huidige project jeugdhulp met BO, RO en AO structuur. Het ambtelijk overleg kan worden geformeerd uit de lokale budgethouders dan wel beleidsmedewerkers jeugd (als opvolgers van de lokale projectleiders). Afstemming bevoegdheid project en taken inkoop en facturatie De huidige rol van de gemeente Veenendaal bij de regionale inkoop wordt voorgezet. De taak inkoop wordt formeel opgedragen aan de rechtspersoon gemeente Veenendaal en feitelijk worden uitgevoerd door het regionale project onder de huidige regionale aansturing. De bestaande raamovereenkomst en nadere overeenkomst regionale inkoop gelden ook voor 2015, doordat ze niet zijn opgezegd en daarmee stilzwijgend verlengd. De taak facturatie is formeel is opgedragen aan de rechtspersoon gemeente Ede. Deze zal feitelijk worden uitgevoerd door het regionale project onder de huidige regionale aansturing Personeelsomvang project 2015 Opzet van het knooppunt gaat uit van zwaluwstaarten met beleidsregisseurs en budgethouders die lokaal bij gemeenten werken. Daarnaast moet het knooppunt voldoende stevig worden opgezet om het proces voor 2015 goed op te zetten. De opzet van de inkoopfunctie zal, mede op basis van evaluatie inkoop voor 2015 nader moeten worden bepaald. Op basis van bovenstaande taken en uitgangspunten wordt het project regionaal knooppunt zo 'lean' mogelijk ingericht. Wij verwachten piekbelasting in het eerste halfjaar van 2015 bij het inregelen van alle nieuwe processen. Qua omvang zou dit neerkomen op een werklast van ongeveer 7,8 fte. Onder de voortzetting van het huidige project vallen de taken projectleiding (inclusief ondersteuning) en inkoop. De taken controller en administratie zullen zoveel mogelijk met eigen personeel worden opgezet. Verder zij opgemerkt dat de omvang voor administratie is gebaseerd op de huidige aannames van ICT systemen die gereed zijn en aanbieders die conform dit systeem gegevens aanleveren. Als dit begin.20.15_niet het geval blijkt te zijn, zal tijdelijk vanuit de gemeenten extra inzet nodig zijn om achterstand in de verwerking te voorkomen. Dit zal worden gemeld in het RO ICT Bij de ICT inrichting zijn de volgende uitgangspunten gebruikt: Organiseren waar nodig en automatiseren waar noodzakelijk. Het regionaal knooppunt moet per 1 januari 2015 operationeel zijn. De (financiële) gegevens op cliëntniveau, zorgaanbiedersniveau moeten regionaal als lokaal beschikbaar zijn.

14 De volgende ICT functionaliteiten moeten worden ingericht in het knooppunt: Aansluiten op centraal systeem met contracten Aansluiten op financiële applicatie van gemeente waar knooppunt wordt gehuisvest Mogelijkheid tot aanloggen op lokale applicaties Jeugdzorg (WMONed/Suite4Jeugd) Verwerking declaraties en facturen (aan de hand van lokale beschikkingen) Managementinformatie systeem (bijvoorbeeld Cognos) Standaard werkplek met kantoorautomatisering, , agenda, etc. Internet-toegang Print-, kopieer- en scanfaciliteiten De FoodValley gemeenten hebben de afgelopen maanden stappen gezet in de lokale inrichting van de fronten backoffice. Een groot gedeelte van de FoodValley gemeenten hebben voor de backoffice gedeelte gekozen voor WMONed en Suite4Jeugd. Het realiseren van één regionaal systeem dat gegevens kan uitwisselen met alle gemeenten en een digitale aansluiting heeft met de lokale backoffice applicaties is gezien de huidige doorlooptijd niet haalbaar. Hierdoor is er gezocht naar een oplossing waarbij het regionaal knooppunt, gezien de korte tijdsperiode, de taken efficiënt en effectief kan uitvoeren, zonder dat continuïteit van de zorg in gevaar komt. Besloten is om gebruik te maken van de huidige lokale backoffice applicaties voor Jeugdzorg. Dit zijn WMONed en Suite4jeugd. Door middel van autorisaties in deze applicaties kan worden geborgd welke informatie waar beschikbaar komt. Voordeel van deze werkwijze is: het regionale knooppunt kan aansluiten op bestaande applicaties (geen ontwikkelkosten); de lokale informatie is regionaal beschikbaar en anders om (bijvoorbeeld beschikkingen en declaraties); nauwe samenwerking tussen medewerkers gemeenten en knooppunt (kennis van de applicaties); het berichtenverkeer is direct vanuit GGK lokaal beschikbaar is. De taken in het kader van contractbeheer, monitoring en control en betalen van declaraties kunnen regionaal uitgevoerd worden. Hierbij is het regionaal knooppunt ondersteunend aan het primaire proces dat lokaal in elke gemeente plaatsvindt. Een voorwaarde is dat de backoffice applicaties binnen de lokale gemeenten uniform worden ingericht en dat regionaal analyse- en rapporteringstools (bijvoorbeeld Cognos) beschikbaar worden gesteld om de gegevens uit de applicaties te kunnen consolideren. De gemeente Ede werkt met zowel WMONed als Suite4Jeugd en dat is een belangrijk voordeel bij de huisvesting van de taak facturatie. Voorstel: Aan de colleges zal bij de opzet van het knooppunt worden aangegeven dat het takenpakket een voortzetting van het huidige project betreft ten aanzien van de taken projectleiding, ondersteuning en inkoop. Dit zal worden aangevuld met monitoring & control en administratieve taken. Deze taken zullen zoveel mogelijk worden uitgevoerd door eigen personeel, daar waar nodig aangevuld met gespecialiseerde externen; Te besluiten dat de taak facturatie formeel is opgedragen aan de rechtspersoon gemeente Ede. Deze taak zal feitelijk worden uitgevoerd door het regionale project onder de huidige regionale aansturing; hiertoe bijgaande samenwerkingsovereenkomst en mandaatregeling ter vaststelling aan de colleges voor te leggen; Te besluiten dat de taak inkoop formeel is opgedragen aan de rechtspersoon gemeente Veenendaal. Deze taak zal feitelijk worden uitgevoerd door het regionale project onder de huidige regionale aansturing. Te constateren dat geen der partijen de raamovereenkomst en nadere overeenkomst regionale inkoop wil opzeggen en dat daarmee beide overeenkomsten ook voor 2015 gelden.

15 5. Begroting De begroting is gebaseerd op de genoemde personeelsomvang voor 2015 en daarnaast kosten voor tijdelijke huisvesting en ICT. De basis is dat lokale medewerkers gezamenlijk taken uitvoeren. Voor sommige taken is extra inzet nodig, door internen dan wel externen. De begroting (zie toelichting bijlage 1) komt uit op een bandbreedte van 1 tot 1,2% van het macrobudget. Voor een verdeling van de kosten over de gemeenten is uitgegaan van het aandeel in het macrobudget per gemeente. De nader uitgewerkte begroting zal worden voorgelegd aan RO en BO. aandeel in totaal per Bijdrage bijdrage Macrobudget gemeente bij 1,0 % bij 1,2 % verschil Barneveld ,8% Ede ,1% Nijkerk ,6% Scherpenzeel ,9% Renswoude ,2% Rhenen ,3% Veenendaal ,1% TotaalFV ,0% ,00% 1,20% Voorstel: Het budget met een bandbreedte tussen 1 en 1,2% van het macrobudget jeugd voor te stellen ter vaststelling aan de colleges. Bijlage 1: Cijfers omvang aantallen Jeugdhulp Food Valley Omvang/ Aantallen jeugdhulp gemeenten Foodvalley Aantal inwoners per 1 januari 2014: Aantal jeugdigen van 0 tot 18 jaar: Aantal jeugdigen in zorg per 1 januari Inkoopbudget 2015: afgerond 65 miljoen trajecten (alle zorgvormen) facturen per jaar (afhankelijk van aantal facturen per behandeling) 30 grote aanbieders (80% van het inkoopbudget) 80 middelgrote en kleine aanbieders (20% van het inkoopbudget)

16 Bijlage 2: Inschatting indeling begrotingsposten W^Wü onderkant bandbfeedté pitè ;^'.'' ' schaal kosten, projectleider 0, project assistent 0, inkopers 1, business control (0,75) / informatiespecialist (0,75) 1, medewerker administratie flex schil ( per fte beschikbaar) huisvesting ( 6000/fte) ICT en onvoorzien afronding Totaal: 7, mmm IMhaalfl;; ' kósten.*'''' projectleider 0, project assistent 0, inkopers business control (0,75) / informatiespecialist (0,75) 1, medewerker administratie flex schil ( per fte beschikbaar) huisvesting ( 6000/fte) ICT en onvoorzien Totaal: 7,

17 Aan: leden Regieoverleg Van: Johanneke Smeding, projectleider knooppunt jeugdhulp Foodvalley Datum: 23 december 2014 Betreft: nadere invulling begroting en uitleen medewerkers knooppunt jeugdhulp Foodvalley Inleiding De inzet van medewerkers uit de gemeenten bij het knooppunt jeugdhulp is een belangrijke voorwaarde voor regionale samenwerking. Het is daarom positief dat de vraag naar inzet van medewerkers een goede verdeling over de gemeenten laat zien. In het RO van 31 oktober 2014 is een begroting met een bandbreedte van 1 tot 1,2% van het macrobudget jeugd opgesteld. In deze memo wordt een nadere begroting voorgesteld waarbij de concrete inzet van externen en eigen personeel is verwerkt. 1. Opzet Inkoopproces Tav de inkoopfunctie is besloten tot een voortzetting van de huidige structuur waarbij de externe inkopers die betrokken zijn geweest bij de inkoop tbv 2015 het eerste half jaar van 2015 worden ingezet voor evaluatie inkoop 2015 en voorbereiding proces inkoop tbv Voorwaarde voor deze opzet is dat accounthouders vanuit de gemeenten betrokken zijn bij de voorbereiding van het inhoudelijk beleid inkoop 2016, het voeren van de kwartaalgesprekken met grote aanbieders en (samen met inkopers) de inkoopgesprekken Ter vergelijking is vanuit de provincie aangegeven dat zij voor een accounthoudersfunctie 150 uur per jaar per zorgaanbieder rekende. Wij hebben ongeveer 30 grote zorgaanbieders. Deze zullen met de 7 accounthouders worden verdeeld (rekening houdend met de omvang van de gemeente). Dit betekent dat de invulling van deze accounthoudersfunctie voor de gemeenten een belangrijke tijdsinvestering vraagt. Bij de opzet van de inkoopfunctie (beleidsarm) bij het knooppunt is rekening gehouden met een duidelijke inbreng vanuit de lokale gemeenten. De daadwerkelijk benodigde omvat van inzet zal worden bepaald bij de vaststelling van het beleid ten behoeve van de inkoop Tot slot is het streven om de externe inkopers liefst in de loop van het komend jaar te vervangen door interne inkopers. In bijlage 1 is een overzicht opgenomen van de bemensing van de inkoop en in bijlage 2 de begroting. 2. Opzet administratieve taken Tav de administratie jeugdhulp wordt uitgegaan van de volgende hoofdtaken: betaalproces: controle facturen zorgaanbieders, bevoorschotten aanbieders en verrekening met zorgverbruik verevening kosten bovenregionale zorg en landelijke zorg. Managementinformatie tbv inkoop en lokale toegang Door voldoende aanmeldingen vanuit de gemeenten kan dit proces met eigen mensen vanuit de gemeenten worden uitgevoerd. Nadere afspraken uitleen medewerkers gemeenten

18 Voorstel is om de financiële verrekening van deze medewerkers als volgt op te zetten. Zie voor een overzicht van betrokken medewerkers en begroting de bijlagen. Verrekening loonkosten volgens indeling begroting knooppunt De kosten zullen worden verrekend op basis van de salarisschaal die in de begroting bij de memo RO dd 31 oktober 2014 is aangegeven. Hierbij wordt voorgesteld om uit te gaan van een procentuele inzet fte (bijv, 0,4 fte). Dit betekent dat daarmee geen daadwerkelijke uren hoeven worden afgerekend en dat de kosten van verlof en evt. ziekte naar rato worden verdeeld over knooppunt (alle gemeenten) en uitzendende gemeente. Overige kosten Voorgesteld wordt om de reiskosten van de medewerker voor rekening van de zendende gemeenten te houden. Dit is met name vanwege de fiscale aspecten van deze kosten die zijn verbonden aan het zijn van werkgever. Duur uitleen Uitgegaan wordt van een uitleen voor 2015 met een mogelijkheid tot verlenging met 1 jaar tot en met Daarna keert de medewerker in beginsel terug naar de zendende gemeente in zijn huidige dan wel vergelijkbare functie. Kwaliteit De medewerkers die zijn voorgesteld zijn allen ervaren op hun huidige werkplek. Mocht toch blijken dat een medewerker de werkzaamheden in het knooppunt kwalitatief niet voldoende kan uitvoeren, dan kan dit tot gevolg hebben dat de medewerker weer wordt teruggeplaatst naar de gemeente. De ambtelijk opdrachtgever treedt hierover in overleg met de betreffende gemeentesecretaris. 3. Voorstel besluit: Kennis te nemen van de bemensing ten aanzien van inkoop en administratie jeugdhulp In te stemmen met de voorgestelde verrekening van de kosten van uitgeleende medewerkers In te stemmen met de voorgestelde begroting van het knooppunt jeugdhulp

19 Bijlage 1 Overzicht medewerkers per gemeente en externen in project jeugd regio Foodvalley Projectleiding (12) Johanneke Smeding Ondersteuning (7) Pauline Jacobs gemeente Ede gemeente Ede Administratie en monitoring Business Control (12) Freerk Zandberg Financial Control Heidy ten Napel Administratie (7/8) Jan Bos Hester van Kreel Gerrit Achterberg gemeente Nijkerk gemeente Barneveld gemeente Nijkerk gemeente Rhenen gemeente Veenendaal Inkoop Inkopers Proces inkoop Analyse Inkoop Hieke van Haarst John Stevens Sander Otto Miranda de Boer Saskia v Aggelen David Smeets Extern adviseur gedetacheerd vanuit provincie Gelderland Extern adviseur gedetacheerd vanuit provincie Utrecht Extern adviseur gemeente Ede

20 Bijlage 2 Opbouw begroting project jeugd Foodvalley Projectleiding Projectleider en ondersteuning 1,5 fte 96000, ,00 Facturatie Controlfunctie inclusief juridische coördinatie inkoop ICT (incl data-analist) en huisvesting Administratie budget incl mogelijkheid voor 0,5 fte uitbreiding 1.5 fte , , fte , ,00 Inkoop externe inkopers voor 3 sectoren Analyse en procesbegeleiding inkoop 1 fte ,00 1,3 fte , ,00 Totaal: 7,9 fte (afgerond) ,00