Opdracht/ Plan van aanpak Alexanderhof Hapert. 19 maart 2009

Transcriptie

1 Opdracht/ Plan van aanpak Alexanderhof Hapert 19 maart 2009 Organisatie Opdrachtgever Opdrachtnemer / Datum projectleider opdrachtverlening Gemeente Bladel Gemeentesecretaris Cees van Hintum 19 maart

2 Inhoudsopgave Hoofdstuk 1 Inleiding blz. 3 Hoofdstuk 2 Projectdefinitie blz. 5 Hoofdstuk 3 Fasering en activiteitenplan blz. 6 Hoofdstuk 4 Beheersaspecten blz. 8 Hoofdstuk 5 Projectorganisatie blz. 9 Hoofdstuk 6 Informatie en communicatie blz. 10 Hoofdstuk 7 Risicoanalyse blz. 11 Vervolg blz. 12 2

3 1. Inleiding In het gebied Alexanderhof te Hapert is het gemeenschapshuis Den Tref gelegen. Verder zijn in het gebied ca. 20 seniorenwoningen aanwezig, die in eigendom zijn bij Woningstichting de Zaligheden (WSZ). Het plangebied wordt begrensd door de straten Oude Provincialeweg, van den Elsenstraat, Schoolstraat en Kerkstraat. Dit plan van aanpak is vooral van toepassing op het binnengebied. Het gebied Alexanderhof verdient een opknapbeurt, maar de wijze waarop en de functies die erbij betrokken moeten worden zijn nog niet helemaal duidelijk. Naast den Tref en de woningen zijn er bij dit project ook raakvlakken met onderwerpen / gebouwen gelegen buiten het plangebied. Dit betreft bijvoorbeeld de bibliotheek, steunpunt ouderen Kloostertuin, de basisscholen en project t Pleintje. Met voorliggend plan van aanpak wordt een aanzet gegeven om het project Alexanderhof projectmatig uit te werken. Het is niet zo dat Den Tref niet functioneert, integendeel zelfs, maar de ligging, de uitstraling en de kwaliteit van het gemeenschapshuis zijn voor verbetering vatbaar. Gesteld kan worden dat den Tref onvindbaar is en dat de hoofdingang prominenter in beeld moet komen. De WSZ heeft aangegeven dat de seniorenwoningen aan de Alexanderhof verouderd zijn en voor herstructurering in aanmerking komen. Een herstructurering is overigens alleen mogelijk als de bestaande woningen vrij kunnen worden gemaakt. Door de ontwikkeling van het plan t Pleintje (hoek van de Kerkstraat en de Lange Schoor) in Hapert (voorzien in 2009) wordt hier op korte termijn in voorzien. Het plan t Pleintje betreft de bouw van 32 serviceappartementen in de huursfeer en 8 patiobungalows in de koopsfeer. Naast samenhang met t Pleintje dient ook het Steunpunt De Kloostertuin betrokken te worden bij de planontwikkeling van de Alexanderhof. Bij dit Steunpunt wordt zorg aangeboden en is thans een ontmoetingsplek voor ouderen aanwezig. Een ander aandachtspunt betreft de bibliotheek, die thans samen met de kinderdagopvang gevestigd is aan de Kerkstraat in Hapert. Ook deze voorziening past in principe prima in het gemeenschapshuis. Wellicht zijn er nog meer zaken, die mogelijk in een vernieuwd gemeenschapshuis zouden passen. Op basis van een inventarisatie in de voorbereidingsfase wordt een potentieel aan functies op een rij gezet. Er moet in ieder geval worden nagedacht over welke functies op welke plek ontwikkeld moeten worden om in Hapert voorbereid te zijn op woon-, zorg- en welzijnsvragen van ouderen. Ook in Hapert neemt de vraag naar intensieve zorg toe. Uiteraard is de woningbouw een belangrijk onderwerp in de totale ontwikkeling van het Alexanderhof. De WSZ wil uiteraard weer nieuwe woningen realiseren in het plangebied. Voorts zijn ook zaken als parkeren en groen van belang om mee te nemen in het project. Relaties met andere trajecten Binnen de kern Hapert spelen op dit moment meerdere zaken. In de Toekomstvisie Leven in Bladel is hier zeker aandacht voor. In dit kader zullen keuzes gemaakt worden t.a.v. de ontwikkeling van Hapert op hoofdlijnen. De belangrijkste kenmerken voor Hapert zijn momenteel de Centrumontwikkelingen nabij de Markt en de ontwikkelingen van de basisscholen in Hapert. Hiervoor zullen na de vaststelling van de toekomstvisie eventueel ook projecten ontwikkeld moeten worden. 3

4 Er liggen tussen deze projecten en het huidige project Alexanderhof zeker dwarsverbanden. Voorbeelden van deze dwarsverbanden zijn: de bibliotheek, het parkeren, zorg, woningbouw, de markt en onderwijs. Ook ruimtelijke zijn er verbanden, alleen al gezien het feit dat de afstand tussen de genoemde ontwikkelingen klein is. Bij het project Alexanderhof wordt er voor gewaakt dat het project niet te groot wordt. Weliswaar liggen er verbanden met t Pleintje, de Kloostertuin, de Markt, de scholen en de bibliotheek, maar deze (nieuwe) ontwikkelingen spelen buiten het plangebied en maken als zodanig geen onderdeel uit van dit project. Het is erg belangrijk dat alle genoemde trajecten in voldoende mate aan de orde komen in de Toekomstvisie van de gemeente Bladel. Het Georganiseerd Burgeroverleg Hapert zal voor de drie genoemde trajecten ook visies aanleveren. Ook uit de enquête in het kader van de Toekomstvisie zullen aanknopingspunten te vinden zijn. 4

5 2. Projectdefinitie Probleemstelling Het probleem waarvoor het projectteam zich gesteld ziet, is als volgt: welke stappen zijn er nodig om te komen tot een verdere versterking, met eventuele nieuwe functies, en verbetering van de uitstraling van het gemeenschapshuis, een goede herstructurering van de seniorenwoningen en een betere inpassing van het parkeren en groen in het Alexanderhof. Wat is een reële tijdsplanning daarvoor? Doelstelling Het uiteindelijke doel is; - Prominentere hoofdingang van het gebouw; - Herstructurering van de seniorenwoningen; - Verbeteren van de verblijfsfunctie in het park middels herstructurering van groen en parkeervoorzieningen. Als nevendoelen zijn voorts nog te onderscheiden: een optimaal aanbod voor woon-, zorgen welzijnsvragen van ouderen in Hapert, verbeterd openbaar gebied en een optimale benutting van de overige welzijnsvragen (bibliotheek, ontmoetingsplek ouderen). Eindresultaat Eindresultaat van het onderhavige project is de feitelijke realisering van de noodzakelijke activiteiten in en rond het gemeenschapshuis, de (vervangende) woningbouw en een heringerichte openbare ruimte. 5

6 3. Fasering en activiteitenplan Gelet op de aard en de duur van dit project is het noodzakelijk om de werkzaamheden te structureren en in tijd te organiseren. Een hulpmiddel daarbij vormt een project- c.q. procesbeschrijving, waarin de werkzaamheden en voorwaarden zijn opgenomen. De procesbeschrijving wordt samengebracht tot een checklist aan de hand waarvan de projectteamleden te werk gaan om het gewenste resultaat te bereiken. Deze beschrijving wordt in de initiatieffase samen met de teamleden opgesteld. De hoofdstructuur van het project bestaat uit een aantal te doorlopen fases: - de initiatieffase (onderliggend document is daarvan het gevolg) - de definitiefase; - de ontwerpfase; - de voorbereidingsfase (incl. prijsvormings-/aanbestedingsfase); - de realisatiefase; - de nazorgfase. Voornoemde fases zijn in tabel 1 weergegeven. Bovendien is in de tabel een globale tijdsindicatie aangegeven. Van belang is dat er tijdens de definitiefase duidelijkheid komt over eisen die gesteld worden aan het vernieuwde gemeenschapshuis; welke onderdelen, die (nieuw) ondergebracht dienen te worden in het gemeenschapshuis en het te realiseren woningbouwprogramma. Deze zaken zijn van vitaal belang voor de concrete inhoud van het project, maar ook de financiële vertaling van het project. Binnen de hoofdstructuur van het project zijn een aantal deelprojecten te onderscheiden: Ruimtelijke ordening: Een procedure in het kader van de Wro (bestemmingsplan of projectbesluit) wordt gevolgd, die deels in eigen beheer en deels door een extern adviesbureau wordt begeleid. Onderwerpen die zeker in het bestemmingsplan aan de orde komen, zijn: volkshuisvesting, natuur en landschap, bodem, water, geluid, cultuurhistorie en archeologie. In principe worden alle onderzoeken door een extern adviesbureau uitgevoerd. Voor de opdrachtverlening wordt een aanbestedingsprocedure opgestart. Welzijn en zorg: Er wordt goed nagedacht over de al aanwezige en de mogelijke nieuwe functies voor het gemeenschapshuis. Van belang is dat de beheerders en het bestuur van d n Tref alsmede de bij de zorg in Hapert betrokken organisaties betrokken worden bij het planproces. Verkeer en openbare ruimte: De bereikbaarheid van het Alexanderhof is weliswaar prima in orde, maar het parkeren en het groen zijn niet optimaal ingericht. Met name de verblijfsfunctie in het park zouden verder versterkt moeten worden. Civiele en cultuurtechniek: Ontwerp/riolerings-, openbare verlichtings- en groenplan en het definitieve ontwerp worden uitbesteed. Exploitatie en grondverwerving: 6

7 Voor het plan zelf hoeven in principe geen gronden verworven te worden. Toch kan het zijn dat er particuliere grondeigenaren betrokken kunnen raken, vooral in de directe omgeving van het gemeenschapshuis (aan de Oude Provincialeweg). Bij de woningbouwontwikkeling zal de grondexploitatie van deze woningen onderzocht worden. Financiën: Een onderzoek naar de financiële consequenties wordt intern uitgevoerd. Tevens zal de exploitatie van WSZ van belang zijn voor het totale financiële plaatje. Voorlichting: Een communicatieplan wordt opgesteld en uitgevoerd. Onderdeel van het plan is de actoranalyse (welke partijen zijn of raken betrokken bij het project). Tabel 1: Beschrijving per fase Fasen Deelactiviteiten Tijd Initiatieffase initiatie / opdracht project 2009 kosten / baten analyse (financiële haalbaarheidsstudie) 2009 opstart project 2009 opstellen communicatieplan (uitvoering gedurende alle 2009 fases) Voorverkenning exploitatie en grondverwerving 2009 Go / No go Collegebesluit over financiële haalbaarheid 2009 Definitiefase programma van eisen t.a.v. cultureel centrum, 2009 woningbouw, verkeer en groen. onderzoek / inventarisatie noodzakelijke 2009 goedkeuringen Risicoanalyse en financiële doorberekening 2010 Go / No go Collegebesluit over Programma van eisen en financiën 2010 (Voor) ontwerpfase bestemmingsplannen + inspraak schets / conceptontwerp 2010 definitief ontwerp 2010 kredietraming 2010 kredietaanvraag en votering 2011 Go / No go Besluit gemeenteraad over krediet 2011 Voorbereidingsfase bestek 2011 Veiligheids- & Gezondsheidsplan 2011 vergunningen / ontheffingen 2011 Prijsvormings- / aanbestedingsfase Aanbesteding (verbouwing en openbare ruimte) 2011 Gunning 2011 Uitvoeringsfase werkplan 2012 uitvoeringswerkzaamheden 2012 toezicht en administratie technische oplevering Afwikkelingsfase Definitieve oplevering 2013 Definitieve afrekening 2013 Evaluatie / nacalculatie Nazorg en beheer

8 4. Beheersaspecten Tijd. Er dient rekening te worden gehouden met algemene voorbereidingstijd en procedures als gevolg van de Wet ruimtelijke ordening (Wro, zie bijlage 1), procedures met betrekking tot civieltechnische vergunningen en procedures als gevolg van de Wegenverkeerswet (WVW 1994). Bij elke procedure kan er ook sprake van zijn van bezwaar- en beroepsprocedures. Wellicht bestaan er mogelijkheden om middels de Wet Samenhangende Besluiten procedures te bundelen en dus minder bezwaar- en beroepsprocedures nodig te hebben. Deze opties worden nog nader onderzocht. De huidige tijdsinschatting m.b.t. projectrealisatie komt uit op totaal 5 jaar ( zie H.3). Middelen. Een financiële haalbaarheidsstudie inclusief risicoanalyse maakt onderdeel uit van de definitiefase; tevens worden de diverse subsidiemogelijkheden onderzocht. Bij het maken van kosten moet gedacht worden aan o.a. de volgende zaken: - renovatie cultureel centrum - herstructurering groen en parkeren - verplaatsing welzijnsactiviteiten. - herstructurering woningbouw. - kosten projectleider en ondersteuner - uren voor projectmedewerkers (bij Vervolg is een urenraming voor 2009 opgenomen) Het afdelingshoofd is budgethouder, maar mandateert de budgetzaken volledig aan de projectleider (als budgetbeheerder). De projectleider draagt zorg voor de bewaking van de overall kosten en rapporteert per kwartaal over de financiën. Inhoudelijk draagt de projectleider dus de budgetverantwoordelijkheid. Nadere invulling van de afspraken hieromtrent worden gemaakt in de initiatieffase. De projectteamleden blijven budgettair verantwoordelijk voor de eigen deelprojecten. Echter terugkoppeling naar de projectleider blijft noodzakelijk ten behoeve van de kwartaalrapportages en zeker in geval van dreigende financiële overschrijdingen. Exploitatie Voor het gehele project wordt een exploitatie opgesteld. Op basis van de Grondexploitatiewet zullen met de WSZ nadere overeenkomsten gesloten worden over de realisatie van de nieuwe servicewoningen. Kwaliteit Het resultaat dient een hoogwaardige kwaliteit te hebben. In de definitiefase wordt het programma van eisen opgesteld, dit geeft tevens de kwaliteitseisen aan voor het eindresultaat. 8

9 5. Projectorganisatie Het is wenselijk om diverse disciplines gezamenlijk te betrekken in de voorbereidingen en inzichtelijk te krijgen welke kansen er liggen en welke problemen aanwezig zijn om het tracé te realiseren. Daarom wordt er een projectteam ingesteld, waarin diverse disciplines zijn vertegenwoordigd. De meeste belangrijke zijn: Welzijn, Ruimtelijke Ordening, Verkeer, Grondzaken, Milieu en Openbare Werken. De leden van het projectteam zijn: Cees van Hintum (Projectleider); André van der Heijden (RO); Ad van de Ven (Welzijn); Roland Mallens (Verkeer); Anton van der Staak (Grondzaken); Jan Schilders (Milieu); Ad van Gestel (Planeconomie); Peter Anssems (Financiën, agendalid) Miep van de Goor (Communicatie, agendalid). Projectsecretaris PM Op een aantal beslismomenten komt het projectteam bijeen voor afstemming van taken, informatie over de voortgang, te volgen procedures en actuele planning. Dit is belangrijk om op deze momenten een gedragen advies aan het College te kunnen opstellen. Indien nodig wordt er gewerkt met een Stuurgroep, waarin ook bestuurders zitting hebben. Tijdens de initiatieffase wordt dit bezien. Incidenteel woont ook de medewerkster Communicatie de projectteamvergaderingen bij. Voor een aantal deelactiviteiten wordt externe advisering ingehuurd. Ten behoeve van de continuïteit van het project is het wenselijk om structureel overleg te voeren. De (nog te benoemen) projectleider stelt in samenspraak met de leden een vergaderschema op waarin aandacht wordt geschonken aan datum, locatie, tijdstip, onderwerpen en planning. Uiteraard wordt er alleen vergaderd, indien daar aanleiding toe is. De projectleider draagt zorg voor de verslaglegging (beknopte actielijst), waarin de afspraken worden opgenomen, en is verantwoordelijk voor het agendabeheer. Het managementteam wordt actief geïnformeerd door de projectleider. De portefeuillehouder VROM is bestuurlijk verantwoordelijk. De projectleider overlegt regelmatig met de portefeuillehouder, zodat deze de beleidscommissie en raad kan informeren over de gang van zaken. Een bestuurlijke interventie vindt alleen via de portefeuillehouder plaats; aangezien deze de bestuurlijke projectverantwoording draagt kan deze door de andere collega-bestuurders hierop worden aangesproken. Indien nodig of gewenst kan de portefeuillehouder ook aanschuiven bij het projectteam. De projectleider draagt voorts de zorg voor de bewaking van de voortgang en planning van het project. Bewaking van de procedures binnen de deelprojecten wordt toevertrouwd aan de projectteamleden die op hun beurt verantwoordelijk zijn voor de betreffende deelprojecten. De deelprojecten worden eerder in het stuk niet concreet benoemd. Dit zou je kunnen doen of anders de laatste zin weghalen. 9

10 6. Informatie en communicatie Informatie Het projectteam neemt standpunten in ten aanzien van adviezen en voorstellen, die vervolgens aan het college van burgemeester en wethouders en/of raad worden voorgelegd. De projectleider draagt hiervoor de eindverantwoording; voorafgaand hieraan wordt het voorstel met de portefeuillehouder doorgesproken. De projectleider onderhoudt een goede communicatie over coördinatie en afstemming met de lijnorganisatie. Dit is vooral van belang indien door andere collega s buiten het projectteam dus uit de lijnorganisatie - op verzoek van projectleider dan wel projectteamleden gegevens en informatie dienen te worden aangeleverd. Communicatie Binnen het projectteam Alexanderhof worden nadere afspraken gemaakt over externe communicatie. Het projectteam stelt daartoe in samenspraak met de afdeling Voorlichting en de projectleider Toekomstvisie een communicatieplan vast, waarin wordt beschreven op welke wijze, waar en op welk tijdstip belanghebbenden worden geïnformeerd over onderdelen van en beslismomenten binnen het project. Het project wordt uitgevoerd in een omgeving (Hapert) waar meerdere ontwikkelingen spelen. Ten eerste is de gemeente bezig met het ontwikkelen van een toekomstvisie waarbij burgers (GBO) worden betrokken. De ontwikkeling van de Alexanderhof speelt hierop in maar loopt tevens ook vooruit op nog te nemen besluiten t.a.v. de toekomstvisie. Het is van groot belang veel, helder en in onderlinge afstemming te communiceren met burgers van Hapert over deze twee trajecten. Archief Het is voor een project van groot belang dat alle documenten goed bewaard worden. Daarom wordt een projectarchief opgezet waarin gewenste documenten snel zijn terug te vinden. Binnen het archief worden twee dossiers aangelegd met elk een ander karakter. 1. Het projectdossier. In het projectdossier komen alle zaken die te maken hebben met de organisatie en de beheersing van het project. De documenten hierin hebben een tijdelijk karakter; dit zijn bijvoorbeeld het plan van aanpak, aantekeningen, planningen, notulen etc. 2. Het systeemdossier. In het systeemdossier staan zaken die betrekking hebben op de inhoudelijke informatie van het project. Ze hebben direct te maken met het projectdoel en het resultaat en hebben ook na afloop van het project nog een grote waarde. Dit zijn zaken als; inhoudelijke adviezen, beslisdocumenten, ontwerpen etc. Tijdverantwoording Om projecten te kunnen sturen op tijd en geld is het voor projectleiders belangrijk om inzicht te hebben in het daadwerkelijke aantal uren dat aan een project besteed wordt door een projectmedewerker. Bij afwijkingen t.a.v. de urenplanning kan de projectleider hierop sturen en dit eventueel bespreekbaar maken bij het verantwoordelijke afdelingshoofd. Het project dient te worden opgenomen in de TIM registratie. Alle projectmedewerkers schrijven hun daadwerkelijk gemaakte projecturen op het betreffende project. De projectleider rapporteert aan de projectmanager eens per kwartaal over de urenbesteding binnen het project. De projectmanager geleid deze rapportage (tezamen met mogelijke andere projectrapportages) door aan het MO. 10

11 7. Risicoanalyse Bij het organiseren en uitvoeren van een project zijn er allerlei risico s die het succes van het project kunnen bedreigen. Tijdens de initiatieffase worden deze risico s besproken en in het projectplan opgenomen. Het handelt dan om interne, externe en financiële risico s. Het is belangrijk om tijdig deze risico s in beeld te hebben. Als lerende organisatie zijn dit voor de gemeente Bladel belangrijke zaken om te groeien en te verbeteren. 11

12 Vervolg Na goedkeuring van het projectplan door de opdrachtgever wordt gestart met de uitvoering van het project. Alvorens een daadwerkelijke start te kunnen maken worden de volgende stappen doorlopen: Formeren van de (deel)projectteam(s); Het organiseren van een startoverlg met het projectteam; Projectplan ter kennisname voorleggen aan het college; Gemeentebrede communicatie over het de projectopdracht en de te ondernemen vervolgacties. Urenraming 2009 Cees van Hintum (Projectleider); Miranda Huijbregts (RO); Ad van de Ven (Welzijn); Roland Mallens (Verkeer); Anton van der Staak (Grondzaken); Jan Schilders (Milieu); Ad van Gestel (Planeconomie); Peter Anssems (Financiën, agendalid) Miep van de Goor (Communicatie, agendalid). Projectsecretaris 80 uur 25 uur 50 uur 25 uur 25 uur 25 uur 40 uur 25 uur 25 uur PM 12