Geclusterde voorziening voor zorg en opvang. van verslaafden en daklozen te Zwolle. Programma van eisen Deel 2, Projectorganisatie

Transcriptie

1 Geclusterde voorziening voor zorg en opvang van verslaafden en daklozen te Zwolle Programma van eisen Deel 2, organisatie

2 Inhoudsopgave 01 PROJECTORGANISATIE Inleiding Algemeen organisatie Beslissingsbevoegdheid 2 02 ORGANEN Stuurgroep Planteam Ontwerpteam Klankbordgroep Bouwvergadering Werkbespreking 7 03 PROJECTFASERING Algemeen Indicatieve planning Initiatieffase Definitiefase Ontwerpfase Voorbereidingsfase c.q. bestekfase Uitvoeringsfase Nazorgfase 10 Blad i 1

3 01 PROJECTORGANISATIE Inleiding De geclusterde voorziening voor zorg en opvang van verslaafden en daklozen is onderdeel van het herontwikkelingsproject Burgemeester Roelenweg Oost te Zwolle, waarin ook 450 wooneenheden voor studenten van het Windesheim Honours College en bijbehorende parkeervoorziening zijn opgenomen. Het project is een ontwikkeling van Volker Wessels. De studentenwoningen zullen door Windesheim worden gehuurd. In de geclusterde voorziening zullen het Leger des Heils en Tactus Verslavingszorg zorg en opvang verlenen aan dak- en thuislozen, al dan niet verslaafd. Vanaf het moment dat het vastgestelde programma van eisen voor de geclusterde voorziening wordt overgedragen aan Volker Wessels is de verdere uitwerking van het programma van eisen de verantwoordelijkheid van die partij. Het Leger des Heils en Tactus Verslavingszorg willen echter wel invloed houden op het uiteindelijke plan en kunnen waarborgen dat het vastgestelde programma van eisen in voldoende mate wordt gerealiseerd Algemeen In overleg met het Leger des Heils en Tactus Verslavingszorg is een projectorganisatie samengesteld om de huisvestingsplannen voor de geclusterde voorziening aan de Roelenweg Oost te Zwolle te begeleiden en te verwezenlijken. Het belang van een goede projectorganisatie is gelegen in het waarborgen van de gewenste kwaliteit van het huisvestingsplan en de inspraak hierover, alsmede het bewaken van de voortgang, informatieoverdracht en financiën. Tevens partij in het ontwerptraject is Windesheim Honours College. Zeker in het ontwerptraject worden keuzes gemaakt en kunnen oplossingen worden gevonden in het belang van alle drie de partijen (denk hierbij aan situering van de entrees, beperking eventuele overlast vice versa, fietsenstallingen, etc.). Dit belang speelt voornamelijk in de ontwerpfase en voorbereidingsfase. Zodra de realisatiefase is aangebroken is toezicht op het daadwerkelijk realiseren van de afspraken van belang. In de projectorganisatie is Windesheim Honours College ook opgenomen, zodat partijen reeds in een vroeg planstadium met elkaar in gesprek komen en een buur -relatie kan worden opgebouwd. Om de gewenste planningsdoelstelling te halen, dienen taken en verantwoordelijkheden van alle partijen concreet en eenduidig te worden opgeschreven, bewaakt en waar nodig per omgaande bijgestuurd. Binnen het project wordt een aantal fasen onderscheiden. Deze fasering is nader omschreven in hoofdstuk 03 fasering. Blad 1

4 De projectorganisatie is zodanig vormgegeven dat het Leger des Heils en Tactus Verslavingszorg het gehele project kunnen volgen teneinde de nodige beslissingen te kunnen nemen organisatie In onderstaand schema is de projectorganisatie in de ontwerp- en voorbereidingsfase alsmede in de realisatiefase weergegeven. Stuurgroep Stuurgroep Klankbordgroep Klankbordgroep Planteam Bouwvergadering Ontwerpteam Werkbespreking tijdens ontwerpfase en voorbereidingsfase tijdens realisatiefase Beslissingsbevoegdheid Binnen de projectorganisatie zijn verschillende niveaus te onderscheiden, waarop met betrekking tot het project beslissingen worden genomen. Deze niveaus zijn in volgorde van aflopende bevoegdheid: stuurgroep; planteam/bouwvergadering; ontwerpteam/werkbespreking. Alvorens over voorstellen te beslissen, wordt door het planteam en later door de bouwvergadering, daar waar nodig, de klankbordgroep gevraagd om instemming dan wel advies. Blad 2

5 02 ORGANEN Stuurgroep De stuurgroep vertegenwoordigt de besturen van de drie partijen. Globale taakstelling stuurgroep De taken van de stuurgroep kunnen in hoofdlijnen als volgt worden omschreven: het op hoofdlijnen aansturen van inhoud en proces; goedkeuren en vaststellen fasedocumenten (voorlopig ontwerp, definitief ontwerp, bestek). Samenstelling stuurgoep Stuurgroep: Volker Wessels (voorzitter) beslisser Tactus beslisser Leger des Heils beslisser Windesheim Secretariaat en verslaglegging: Volker Wessels Agenda: verslag vorige vergadering afhandeling actiepunten informatieverstrekking planning en voortgang te nemen besluiten; Vergaderfrequentie: uitgangspunt éénmaal per acht weken en zo nodig op beslismomenten Locatie: nader te bepalen Planteam Het planteam is verantwoordelijk voor de realisatie van de huisvestingsplannen, zodanig dat het project binnen de gestelde eisen ten aanzien van tijd, kwaliteit en geld wordt gerealiseerd. De voorzitter van het planteam zorgt voor de nodige terugkoppeling naar de stuurgroep. Doelstelling planteam Binnen de projectorganisatie is het planteam verantwoordelijk voor de algehele afstemming met betrekking tot de voortgang, coördinatie, integrale kwaliteit en informatieverstrekking. Het doel is de voortgang van de gehele projectrealisatie te waarborgen. Hiertoe is een planning van het totale project opgesteld met daarin de mijlpalen en beslismomenten aangegeven. Blad 3

6 Zodra een fase is afgerond, wordt een toets aan het programma van eisen gedaan en een fasedocument opgesteld dat wordt besproken in het planteam en ter goedkeuring en vaststelling wordt voorgelegd aan de stuurgroep. Globale taakstelling planteam Voorbereiden van voorstellen ter besluitvorming of informatie voor de stuurgroep. Vaststellen en bewaken van de tijdsplanning van het gehele project, de taakstellende budgetten en de te realiseren kwaliteit. Bespreken van de fasedocumenten en het bewaken van de fasedocumenten, na goedkeuring en vaststelling van de fasedocumenten door de stuurgroep. Initiëren van kritieke bestuurlijke, organisatorische en/of juridische procedures. Afstemming met de klankbordgroep wat het voorlopig ontwerp en definitief ontwerp betreft. Coördineren en afstemmen met belanghebbenden tijdens de realisatiefase. Samenstelling planteam Planteam: Volker Wessels (voorzitter) vertegenwoordiging Tactus *1) vertegenwoordiging Leger des Heils *1) vertegenwoordiging Windesheim architect andere adviseurs (op uitnodiging) *1) Tactus en Leger des Heils kunnen, indien gewenst, een onafhankelijke adviseur inschakelen die bewaakt dat het vastgestelde programma voor de geclusterde voorziening wordt gerealiseerd. Secretariaat en verslaglegging: Volker Wessels Agenda: verslag vorige vergadering afhandeling actiepunten informatieverstrekking planning en voortgang kwaliteit en programma van eisen financiële stand van zaken contracten communicatie Vergaderfrequentie: uitgangspunt éénmaal per vier weken Locatie: nader te bepalen Blad 4

7 02.03 Ontwerpteam Het ontwerpteam vertaalt het programma van eisen in een ontwerp (voorlopig ontwerp (VO) en definitief ontwerp (DO) en vervolgens in bestekstukken. Doelstelling ontwerpteam Het ontwerpteam is verantwoordelijk voor de vertaling van het programma van eisen in een ontwerp en bestek, op basis waarvan het project overeenkomstig de uitgangspunten in het programma van eisen kan worden gerealiseerd. Binnen het ontwerpteam worden de te realiseren voorzieningen en installaties gecoördineerd. Globale taakstelling ontwerpteam Het ontwerpteam bewaakt de voortgang en de uitgangspunten. Het team staat onder leiding van de architect. De architect rapporteert in het planteam. Nadat de stuurgroep een fasedocument heeft goedgekeurd, kan met de volgende fase worden gestart. Afwijkingen van de in het programma van eisen vastgestelde uitgangspunten dienen aan het planteam te worden voorgelegd. Indien nodig, wordt hierover door de stuurgroep een besluit genomen. Elk lid van het ontwerpteam kent een eigen taakomschrijving. Samenstelling ontwerpteamvergadering Ontwerpteam: architect (voorzitter) installatieadviseur adviseur constructies overige adviseurs (bijvoorbeeld bouwfysica en akoestiek, brandpreventie) Secretariaat en verslaglegging: namens architect Agenda: verslag vorige vergadering afhandeling actiepunten ingekomen/uitgegane stukken stand van zaken disciplines mutaties op programma van eisen planning en voortgang procedures financiën Vergaderfrequentie: uitgangspunt éénmaal per vier weken Locatie: nader te bepalen Blad 5

8 02.04 Klankbordgroep Alvorens over voorstellen te beslissen, wordt door het planteam en later door de bouwvergadering, daar waar nodig, de klankbordgroep gevraagd om instemming dan wel advies. Onder klankbordgroep kan bijvoorbeeld worden verstaan het inwinnen van advies bij de Zwolse Raad voor gehandicapten, of het afstemmen met cliënten van Tactus dan wel Leger des Heils, maar ook het afstemmen met omwonenden op noodzakelijke momenten. Doel van de klankbordgroep is gedurende het proces betrokkenen te informeren over de inhoud en voortgang van het proces, input vanuit de praktijk te ontvangen zodanig dat een kwalitatief beter en goed afgewogen product ontstaat, en het creëren van draagvlak. Globale taakstelling klankbordgroep kennis nemen van het voorlopig ontwerp en het definitief ontwerp (praktische) beoordeling ontwerp en inrichtingsplannen instemming dan wel advies Bouwvergadering Tijdens de uitvoeringsfase gaat het planteam over in de bouwvergadering. Doelstelling bouwvergadering De bouwvergadering bewaakt de realisatie van het werk binnen de gestelde kaders van kwaliteit, geld en tijd. Globale taakstelling bouwvergadering De bouwvergadering coördineert de uitvoeringswerkzaamheden opdat het werk wordt uitgevoerd zoals aangegeven in de tekeningen, conform de overeengekomen contracten. De bouwvergadering bewaakt de voortgang en de uitgangspunten. Samenstelling bouwvergadering Bouwvergadering: Volker Wessels (voorzitter) uitvoerende partijen opzichter namens Tactus *1) opzichter namens Leger des Heils *1) opzichter namens Windesheim architect andere adviseurs op uitnodiging *1) Tactus en Leger des Heils kunnen, indien gewenst, een onafhankelijke opzichter inschakelen die bewaakt dat de afspraken zoals vastgelegd in de bestekstukken worden gerealiseerd. Secretariaat en verslaglegging: Volker Wessels Blad 6

9 Agenda: verslag vorige vergadering afhandeling actiepunten stand van het werk/planning bouwkundige/constructieve/installatietechnische zaken interieurzaken (vast interieur) Vergaderfrequentie: vierwekelijks Secretariaat en verslaglegging: Volker Wessels Locatie: nader te bepalen Werkbespreking Tijdens de uitvoeringsfase gaat het ontwerpteam over in de werkbespreking. In de werkbespreking worden werkafspraken gemaakt tussen de aannemers (bouwkundig aannemer en installateurs) en de leveranciers van diverse interieuronderdelen. Lopende zaken gedurende de uitvoering worden besproken, daar waar geen besluiten inzake kwalitatieve, financiële, esthetische of tijdsaspecten hoeven te worden genomen. Volker Wessels koppelt in de bouwvergadering terug hoe de voortgang in de werkbespreking verloopt en waarover besluiten dienen te worden genomen. Samenstelling werkbespreking Werkbespreking: Volker Wessels (voorzitter) uitvoerende partijen opzichters op uitnodiging Secretariaat en verslaglegging: Volker Wessels Agenda: verslag vorige vergadering afhandeling actiepunten stand van het werk/planning bouwkundige/constructieve/installatietechnische zaken Vergaderfrequentie: vierwekelijks Secretariaat en verslaglegging: Volker Wessels Locatie: nader te bepalen Blad 7

10 03 PROJECTFASERING Algemeen Een project wordt verdeeld in een zestal fasen. In elke fase worden de in het totale proces duidelijk herkenbare werkzaamheden gegroepeerd en op elkaar afgestemd. Hierdoor blijft de planuitwerking voor alle aspecten op een vergelijkbaar niveau van gedetailleerdheid, waardoor onderlinge afstemming, toetsing en bijsturing op de juiste wijze kunnen plaatsvinden. Elke fase wordt met een vorm van presentatie of rapportage aan en met goedkeuring van de stuurgroep afgesloten. De volgende fasen worden gehanteerd: 1. initiatieffase - het idee (gereed); 2. definitiefase - wat (met vaststelling van het PvE gereed); 3. ontwerpfase - hoe; 4. voorbereidingsfase - hoe te maken; 5. uitvoeringsfase - het maken; 6. nazorgfase - ingebruikneming en in stand houden. De fases 3 tot en met 6 zijn in een overallplanning weergegeven, waarbij aan de activiteiten doorlooptijden zijn toegekend. Dit resulteert in het hierna opgenomen balkenschema Indicatieve planning De opgenomen planning betreft een indicatie op basis van een gedetailleerde totale planning die tijdens de definitiefase is gehanteerd. Concrete verdere afspraken over de planning worden vastgelegd in de ontwikkelrealisatie overeenkomst met Volker Wessels. Ontwikkeling Roelenweg Indicatieve planning Voorlopig ontwerp Definitief ontwerp Bestek (bouwvoorbereiding) Realisatie Nazorg J F M A M J J A S O N D J F M A M J J A S O N D J F M A M J J A S O N D J F M A M J J A S O N D J F M A M J J A S O N D Op het moment dat er onteigening van de taxicentrale moet plaatsvinden, zal er bijna 2 jaar vertraging in de planning optreden. Blad 8

11 03.03 Initiatieffase De centrale doelstelling van deze fase is tweeledig. Enerzijds moet in deze fase worden nagegaan of alle betrokkenen, globaal gezien, hetzelfde (project-)resultaat nastreven en anderzijds of alle partijen de ervoor benodigde activiteiten projectmatig willen aanpakken. De aard en omvang van alle relevante invloedsfactoren dienen te zijn verkend. De initiatieffase is nagenoeg doorlopen Definitiefase Het centrale thema van de definitiefase bestaat uit het zo concreet en eenduidig mogelijk formuleren van het projectresultaat. Van belang is alle soorten eisen en wensen op te stellen. Om tot duidelijke afspraken te komen met betrekking tot de inhoudelijkheid van datgene wat wordt verwacht, is het van belang dat een gedetailleerd programma van eisen wordt opgesteld. De definitiefase is beëindigd nadat besloten is tot goedkeuring van het programma van eisen over te gaan. Volker Wessels krijgt vervolgens dit programma van eisen ter verdere uitwerking aangeboden. Hiervoor zal Volker Wessels een architect, alsmede andere benodigde adviseurs, inschakelen en aansturen Ontwerpfase Coördinatie voorlopig ontwerp/definitief ontwerp Het programma van eisen zal in deze fasen worden uitgewerkt tot een voorlopig ontwerp (VO) en vervolgens een definitief ontwerp (DO). Hiervoor zal een aantal planteamvergaderingen worden gehouden. Het is noodzakelijk de ontwerpen van alle deelaspecten binnen dat plan op de juiste wijze op elkaar af te stemmen. De architect is verantwoordelijk voor de ruimtelijke coördinatie en initieert de hiertoe benodigde overleggen met bijvoorbeeld een installatietechnisch adviseur en een constructeur. Nadat het voorlopig ontwerp en vervolgens het definitief ontwerp gereed zijn, zal dit aan het programma van eisen worden getoetst. Eventueel ontbrekende zaken dienen te worden verwerkt, zodanig dat het definitief ontwerp volledig is afgerond en dat de bouwvoorbereiding kan worden gestart. Goedkeuring definitief ontwerp/besluit opdrachtgever De ontwerpfase wordt beëindigd met het besluit van de stuurgroep omtrent het definitief ontwerp (op basis van een presentatie en fasedocument) Voorbereidingsfase c.q. bestekfase In de voorbereidingsfase wordt aangegeven hoe het in de ontwerpfase vervaardigde definitief ontwerp kan worden gerealiseerd. Volker Wessels zal, in overleg en afstemming met de architect, het definitief ontwerp (laten) uitwerken tot bestektekeningen waarna tot realisatie kan worden overgegaan. Hiervoor zullen tijdens de Blad 9

12 voorbereiding de nodige planteamvergaderingen worden gehouden. In deze fase is de coördinatie tussen de partijen van groot belang. De nodige ruimtelijke coördinatiebesprekingen zullen door de ontwikkelaar worden belegd. Gegevens over specifieke materiaaltoepassingen worden aangeleverd en besproken. De definitieve discussie vindt plaats over alle materiaalkeuzen. Het is van belang dat aan het eind van deze fase de benodigde vergunningen aanwezig zijn Uitvoeringsfase In de uitvoeringsfase wordt het ontwerp op de wijze, die is bepaald in de voorbereidingsfase, gerealiseerd. In de bouwvergaderingen worden de kwaliteit en de voortgang van het werk besproken en vastgelegd. Zodra het werk gereed is, kan een opname plaatsvinden. De eventuele lijst van tekortkomingen, herstellingen en aanpassingen (mancolijst) wordt opgesteld en als bijlage aan het proces-verbaal van oplevering toegevoegd. Deze mancolijst dient binnen een vooraf vastgestelde termijn door de desbetreffende partij te worden afgehandeld Nazorgfase Na formele oplevering dienen de mancolijsten van de partijen binnen de vastgestelde termijnen te worden afgehandeld. Van het totale werk ontvangen de drie toekomstige gebruikers de verzamelde set tekeningen van de architect, waarin de laatste wijzigingen zijn verwerkt. Tevens ontvangen de toekomstige gebruikers van de partijen alle garanties, onderhoudsvoorschriften en gebruiksinstructies die op het werk van toepassing zijn. Blad 10