Plan van Aanpak. Nieuwbouw uitrukpost brandweer Helvoirt met huisvesting WSD

Transcriptie

1 Plan van Aanpak Nieuwbouw uitrukpost brandweer Helvoirt met huisvesting WSD Omschrijving van de fasering, organisatie, communicatie, beheersing en risico s van het project Versie: definitief Datum: 22 december 2009

2 Opdrachtgever: Contactpersoon: Gemeente Haaren De heer ing. H.C.M. Meijs Postadres: Postbus 44 Plaats: 5076 ZG Haaren Telefoonnummer: (0411) Bouwmanagement Project: Nieuwbouw uitrukpost brandweer Helvoirt met huisvesting WSD Projectnummer: 04 Auteur: Document: Versie: ing. M. van Weelden Plan van Aanpak definitief Datum: 22 december 2009 Paraaf voor akkoord projectmanager ing. M. van Weelden Paraaf voor akkoord opdrachtgever: ing. H.C.M. Meijs 04 Helvoirt, Plan van Aanpak Pagina 2 van 20

3 Inhoudsopgave 1. INLEIDING Doel van het Plan van Aanpak Inhoud van het Plan van Aanpak PROJECTDEFINITIE Uitgangspunten Projectdoelstelling PROJECTFASERING Projectmatig werken Fasering Initiatieffase Plan van Aanpak Projectdefinitie Programma van Eisen Ontwerpfasen Technisch Ontwerp / Bestek Prijs- en contractvorming Uitvoering Gebruik en exploitatie PROJECTORGANISATIE EN COMMUNICATIE Organisatieschema Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden Communicatie PROJECTBEHEERSING Kwaliteitsborging Budgetbewaking Voortgangsbewaking RISICOBEHEERSING...20 Bijlagen Bijlage 1 taken en verantwoordelijkheden ontwerp partners Bijlage 2 taken en verantwoordelijkheden bouwpartners Bijlage 3 planning Bijlage 4 risicobeheersing 04 Helvoirt, Plan van Aanpak Pagina 3 van 20

4 1. INLEIDING De brandweer Haaren maakt deel uit van het Veiligheidscluster van de gemeente Haaren. De brandweer is belast met de het beperken en bestrijden van brand, het voorkomen en beperken van ongevallen bij brand en het beperken en bestrijden van gevaar voor mensen en dieren bij ongevallen. De brandweer Haaren heeft 2 blusgroepen: in Helvoirt en in Haaren. De Helvoirtse blusgroep is momenteel, samen met de buitendienst van de afdeling Ruimtelijk Beheer en het Werkvoorzieningschap De Dommel, gehuisvest aan de Sint Jorisstraat in Helvoirt. De huidige uitrukpost is gedateerd en voldoet niet meer aan de geldende (Arbo) eisen en gebruikerswensen. De gemeente Haaren is derhalve voornemens om op locatie Stationsweg in Helvoirt een nieuwe uitrukpost te voorzien. Naast een uitrukpost wordt voorzien in huisvesting voor de WSD Groen, Bouw en Dienstverlening. WSD is een werkbedrijf voor mensen met een arbeidshandicap in de driehoek s-hertogenbosch - Tilburg - Eindhoven. WSD-Groep begeleidt mensen die hulp nodig hebben bij het vinden en behouden van werk. Om het ontwerp- en bouwproces adequaat te kunnen begeleiden, is het van belang dat er goede afspraken worden gemaakt over wie welke taken verricht en wie welke verantwoordelijkheid draagt. Daarnaast is het in verband met de gewenste kwaliteit van belang dat de communicatie tussen de verschillende partijen (partners) goed verloopt, om zodoende zeker te zijn van een juiste afstemming binnen het ontwerp- en bouwproces. 1.1 Doel van het Plan van Aanpak Het Plan van Aanpak is een instrument om gedurende het gehele project koers te houden doordat het een duidelijk en gestructureerd beeld geeft van de projectdoelstellingen en de methoden waarop deze worden gerealiseerd. Daarnaast dient het Plan van Aanpak de betrokkenen inzicht te geven in de projectorganisatie, de uit te voeren werkzaamheden per fase en de doorlooptijd van de deelprojecten zodat de projectvoortgang bewaakt kan worden en politieke besluitvorming tijdig kan plaatsvinden. Beheersing van deze aspecten gebeurt middels de aspecten organisatie en informatie. Uitgangspunten hiervoor worden in eerste instantie bepaald door de projectleider en vastgelegd in onderliggend Plan van Aanpak. Gedurende het project worden de aspecten geld, tijd en kwaliteit beheerd, uitgangspunten hiervoor worden vastgelegd in een Programma van Eisen (PvE). Het Plan van Aanpak zal voor alle partijen, opdrachtgever en derden, waaronder de architect, adviseurs en projectmanagement, de leidraad zijn voor de realisatie van de projectdoelstelling. 1.2 Inhoud van het Plan van Aanpak Om het project op gestructureerde wijze te laten verlopen en om overeenstemming met de opdrachtgever te verkrijgen omtrent de wederzijdse taken en verantwoordelijkheden, worden in dit Plan van Aanpak de kaders voorgesteld, alsmede de te verrichten werkzaamheden verder uitgewerkt. Hoofdstuk twee beschrijft de achtergrond, uitgangspunten en doelstellingen van het project. Om deze doelen te bereiken, wordt in hoofdstuk drie het proces gefaseerd in op zichzelf staande stappen. De organisatie van deze stappen wordt beschreven in hoofdstuk vier door de opzet van een projectorganisatie- en overlegstructuur. Om het handelen van de projectorganisatie te beheersen, bevat hoofdstuk vijf een projectbeheersingsstructuur voor de beheersfactoren tijd, geld en kwaliteit. Naast deze interne beheersfactoren hebben ook externe factoren invloed op het projectresultaat. De beheersing en inventarisatie van deze risico s wordt in hoofdstuk zes beschreven. 04 Helvoirt, Plan van Aanpak Pagina 4 van 20

5 2. PROJECTDEFINITIE Op locatie Stationsweg in Helvoirt wordt een nieuwe uitrukpost met huisvesting voor WSD ontwikkeld. Het streven is deze post medio 2011 in gebruik te nemen. 2.1 Uitgangspunten De locatie is gelegen aan het spoor Tilburg De Bosch en is in eigendom van de gemeente. De nieuwbouw van de uitrukpost is gerelateerd aan de nieuwe ontwikkeling van het Centrumplan Helvoirt. Naast de post dienen circa 100 parkeerplaatsen te worden gerealiseerd met een voetpad richting het centrum. 2.2 Projectdoelstelling Doelstelling van het project is een huisvesting van de blusgroep die voldoet aan de huidige regelgeving ten aanzien van bijvoorbeeld arbeidsomstandigheden en de technische, functionele en ruimtelijke eisen die moeten worden gesteld aan de huisvesting van een blusgroep als dat Helvoirt (personeel, materieel en takenpakket) en WSD. De ontwikkeling van de uitrukpost moet worden gerealiseerd binnen het taakstellend budget en de planning. 04 Helvoirt, Plan van Aanpak Pagina 5 van 20

6 3. PROJECTFASERING 3.1 Projectmatig werken werkt projectmatig. Om te waarborgen dat het eindresultaat, de gerealiseerde huisvesting, aan de verwachtingen van de opdrachtgever voldoet, worden vóóraf de vijf belangrijkste beheersaspecten tijd, kwaliteit en financiën, informatie en organisatie, in kaart gebracht en vastgelegd in een Plan van Aanpak. Dit plan is gedurende het gehele project leidraad voor alle betrokkenen. Gedurende het hele project zal de beheersaspecten toetsen, aan- en bijsturen ten opzichte van de vastgestelde normen en uitgangspunten. leidt daarbij binnen deze kaders het team van opdrachtgever, gebruiker(s), ontwerpers en bouwers op een doelmatige wijze naar de realisatie van de projectdoelstellingen. Voor wat betreft de beleidsmatige beheersing van het project wordt door per fase een slotdocument opgesteld. Hierin zijn de toetsing per beheersaspect en resultaten van de betreffende fase vastgelegd. Dit document dient op Stuurgroepniveau (nader toegelicht op pagina 11) te worden vastgesteld, waarmee het ontwerpteam decharge krijgt voor de doorlopen fase. De vastgestelde documenten dienen tevens als startdocument voor de daarop volgende fase. Op deze wijze houdt u optimaal grip en betrokkenheid bij het project, uw huisvesting. Dit is schematisch weergegeven in onderstaand figuur. Plan van Aanpak Programma van Eisen Ontwerp Prijsvorming Uitvoering GOTIK GOTIK GOTIK GOTIK GOTIK Figuur 1: Projectmatig werken G = geld O = organisatie T = tijd I = informatie K = kwaliteit 04 Helvoirt, Plan van Aanpak Pagina 6 van 20

7 3.2 Fasering Het project wordt in een aantal fasen verdeeld. Onderstaand volgt een overzicht van de te volgen fasen en de werkzaamheden die daar bij horen. De volgorde van de diverse stappen komt overeen met een traditionele organisatie van de bouwvoorbereiding. Het voordeel van deze organisatievorm is dat de gebruikers en de opdrachtgever inbreng en sturing houden tijdens het ontwerp- en bouwproces. Dit is schematisch weergegeven in onderstaand figuur. Plan van Aanpak Programma van Eisen Ontwerp Prijsvorming Uitvoering Wie? Wat? Hoe? Welke prijs? Fasering Organisatie Beheersing Planning Risico s Uitgangspunten - ruimtelijk - functioneel - techniek - financieel Voorontwerp Definitief Ontwerp Vergunningen Bestek Aanbesteding Uitvoering Ingebruikname Figuur 2: projectfasering 3.3 Initiatieffase Plan van Aanpak Het doel van deze fase is het inventariseren en analyseren van een huisvestingsbehoefte en het onderzoeken van de planologische, functionele, economische en juridische haalbaarheid van een project. De gemeente Haaren heeft inmiddels de keuze gemaakt voor de nieuwbouw van een uitrukpost op locatie Stationsweg. stelt in deze fase het Plan van Aanpak op. 3.4 Projectdefinitie Programma van Eisen Het doel van deze fase is het zodanig inventariseren en vastleggen van de ambities, eisen, wensen, verwachtingen en voorwaarden van de opdrachtgever en toekomstige gebruikers, dat op basis daarvan een ontwerpproces kan worden gestart. zal hiertoe, in overleg met de gebruikers, de ruimtebehoefte en functionele wensen en eisen verder uitwerken in het reeds opgestelde concept ruimtelijk, technisch en functioneel Programma van Eisen (PvE). Hierin worden ook de bouwkundige en installatietechnische eisen die aan de nieuwe huisvesting worden gesteld, eenduidig weergegeven. Ook worden hierin de logistieke processen van de organisatie verwerkt. Het Programma van Eisen wordt voorzien van een overall planning en een financiële paragraaf. De Gemeenteraad heeft de investering reeds opgenomen in de begroting voor Met de Stuurgroep dient te worden afgestemd waneer de kredietaanvraag in de Raad wordt gebracht. In deze fase heeft in samenwerking met de opdrachtgever overleg met overheidsinstanties teneinde de bestemmingsplantechnische en stedenbouwkundige randvoorwaarden vast te stellen. Na beoordeling en vervolgens goedkeuring van het Plan van Aanpak en het Programma van Eisen door de Stuurgroep, het College van B&W wordt overgegaan naar de ontwerpfase. In deze fase zal een Ontwerpteam worden samengesteld waaraan ontwerppartners worden toegevoegd. Deze zullen een concreet ontwerp ontwikkelen op basis van het samenwerkingsverband en het PvE. 04 Helvoirt, Plan van Aanpak Pagina 7 van 20

8 3.5 Ontwerpfasen Voorontwerp Het doel van deze fase is om aan de hand van het Programma van Eisen een globale voorstelling van het bouwwerk te ontwikkelen, zodanig dat deze een goed beeld geeft van de situering, de functionele en ruimtelijke opbouw, bestemmingen, gebruiksvoorzieningen, de architectonische verschijningsvorm en de integratie van constructieve en installatietechnische aspecten. Hierbij worden ook de logistiek en functionaliteit bewaakt. Dit Voorontwerp, met kostenraming, wordt ter beoordeling aan de opdrachtgever voorgelegd. Gedurende het ontwerpproces worden overige adviseurs aan het Ontwerpteam toegevoegd. De hoofdconstructeur werkt een constructieve hoofdopzet uit en de installatietechnische uitgangspunten worden door de adviseur installaties uitgewerkt. Daar waar nodig worden overige adviseurs ingeschakeld, zoals adviseur brandveiligheid, en bouwfysisch adviseur (geluid, warmte, vocht, akoestiek, licht). Met name de positionering van het gebouw ten opzichte van de spoorlijn verdient hierin zijn aandacht. stuurt het Ontwerpteam aan op tijd, kwaliteit, informatie, organisatie en geld en toetst de ontwerpresultaten aan de met de opdrachtgever vastgestelde uitgangspunten. In deze fase heeft overleg met overheidsinstanties teneinde de benodigde vergunningen te inventariseren en vergunningsprocedures voor te bereiden. Deze fase wordt afgerond met een fase-einddocument. Dit document geeft een vertaling van het Programma van Eisen (PvE) naar een Voorontwerp. Onderdeel is opnieuw een financiële toets. Tevens worden afwijkingen ten opzichte van het PvE formeel vastgelegd. Besluitvorming hieromtrent vindt plaats in de Stuurgroep. Op basis van het Voorlopig Ontwerp kan de bestemmingsplanprocedure worden opgestart Definitief ontwerp / aanvraag vergunningen Na goedkeuring van het Voorontwerp wordt deze verder uitgewerkt tot een Definitief Ontwerp. Het doel van deze fase is het ontwikkelen van een gedetailleerde voorstelling van de uitrukpost, zodanig dat deze een goed beeld geeft van de verschijningsvorm, de interne en externe structuur, het materiaalgebruik, de afwerking en detaillering. De stedenbouwkundige inpassing van het bouwwerk, het ontwerp voor de buitenruimte ruimtelijke indeling en de architectonische verschijningsvorm worden definitief vastgelegd De constructieve definitieve hoofdopzet van de draagconstructies wordt, inclusief ontwerpberekeningen verder uitgewerkt. Ook wordt in deze fase het mechanisch grondonderzoek en funderingsadvies opgestart. Verder worden de hoofdopzet van de installaties, inclusief definitieve installatieberekeningen en capaciteitsbepalingen, definitief uitgewerkt. De installatieadviseur zal zich, naast de algemene gebouweigenschappen van de uitrukpost, in deze fase ook richten op de specifieke uitrukprotocollen e.d.. In deze fase vindt opnieuw overleg met overheidsinstanties plaats. Het ontwerp wordt door de installatieadviseur aan de Nutsbedrijven voorgelegd. Daar waar nodig worden overige adviseurs ingeschakeld, bijvoorbeeld t.a.v. de brandveiligheid. De randvoorwaarden, zoals bouwfysische en klimatologische eisen worden in deze fase zodanig gecombineerd dat het gebouwontwerp op een technisch en economisch verantwoord niveau wordt gerealiseerd. Aan het eind van de definitieve ontwerpfase wordt het plan door financieel getoetst door middel van een elementenbegroting welke door een kostendeskundige wordt opgesteld. Op basis van het Definitief Ontwerp kan de aanvraag bouwvergunning worden uitgewerkt en ingediend. Deze fase wordt afgerond met een fase-einddocument en ter goedkeuring voorgelegd aan de Stuurgroep. 04 Helvoirt, Plan van Aanpak Pagina 8 van 20

9 3.6 Technisch Ontwerp / Bestek De volgende stap is de technische uitwerking van het Definitief Ontwerp naar een bestek (= werkbeschrijving en tekeningen). Het doel van deze fase is het zodanig uitwerken en specificeren van de uitrukpost in al zijn facetten, dat op basis daarvan prijsvorming voor de uitvoering (de aanbesteding) kan plaatsvinden. De werkzaamheden in deze fase omvatten in hoofdzaak het uitwerken van het Definitief Ontwerp in technische tekeningen met definitieve indelingen, inrichting en aanzichten, inclusief buitenruimte, ruimten- en bouwdeelspecificaties, maatvoeringen en detailleringen. De constructeur werkt het constructieve ontwerp uit in een funderingsplan, plattegronden en doorsneden van de draagstructuur, inclusief maatvoeringen van constructiedelen en principedetailleringen. Daaraan worden de constructieve hoofdberekeningen toegevoegd. De installatie adviseur werkt maakt installatietekeningen met o.a. dimensionering en maatvoering van alle leidingen en eindtoestellen, schema s waarin werking en capaciteit van installaties eenduidig worden vastgelegd en klimaatcondities per ruimte en gedetailleerde installatieberekeningen. Het bestek wordt ter goedkeuring aan de Stuurgroep voorgelegd. 3.7 Prijs- en contractvorming Het doel van deze fase is om op basis van de bestekstukken een aannemer en instalateur(s) te selecteren en te contracteren. Een voorstel voor de procedure en selectiecriteria voor de selectie van een aannemer en installateur(s), zal aan de Stuurgroep worden voorgelegd. Hierbij wordt rekening gehouden met het inkoopbeleid van de gemeente. Nadat de aanbestedingsprocedure heeft plaatsgevonden zal een gunningadvies worden opgesteld. Uitgaande van een positief aanbestedingsresultaat zullen vervolgens de concept aannemingsovereenkomsten worden voorbereid en kunnen opdrachten worden verstrekt. Na selectie van de bouwpartners en het verkrijgen van de benodigde vergunningen, start de uitvoeringsfase. 04 Helvoirt, Plan van Aanpak Pagina 9 van 20

10 3.8 Uitvoering Uitvoering - Uitvoeringsgereed ontwerp Het doel van deze fase is het zodanig uitwerken van het ontwerp, dat aan de hand daarvan de productie van bouw- en installatiecomponenten, alsook de daadwerkelijke uitvoering op de bouwplaats kan plaatsvinden. De werkzaamheden van adviseurs omvatten in deze fase in hoofdzaak het maken van bouwuitvoeringstekeningen ( werktekeningen ) voor bouwkundig werk, constructies en installaties, inclusief de onderlinge afstemming daarvan. Op basis van deze werktekeningen wordt de uitvoering voorbereid en gerealiseerd. stuurt deze werkzaamheden aan Uitvoering - Directievoering De uitvoeringsfase wordt door een directievoerder van begeleid. De projectmanager / directievoerder stuurt het bouwproces voornamelijk op de beheersaspecten kwaliteit, geld en tijd aan en ziet er op toe dat het werk wordt uitgevoerd conform de gesloten overeenkomsten. oefent incidentele controles op de uitvoering uit. Budget- kwaliteit- en voortgangbewaking lopen als een rode draad door deze fase. Voorkomende meer- en minder werken en invulling van stel- en verrekenposten worden door de directievoerder beoordeeld en ter goedkeuring aan de opdrachtgever voorgelegd. Voorafgaand aan de oplevering wordt het werk door gecontroleerd en opgenomen. Ten behoeve van de formele oplevering wordt een proces verbaal van oplevering opgesteld. De uitvoering van het herstel van de geconstateerde gebreken wordt gecontroleerd. 3.9 Gebruik en exploitatie Als afsluiting van de uitvoering wordt de gerealiseerde uitrukpost aan de opdrachtgever opgeleverd. Het project eindigt na een garantie- en onderhoudstermijn van de bouwpartners op de geleverde producten. Na de oplevering kan de opdrachtgever/gebruiker worden begeleid bij de afronding van het project. Hierbij valt te denken aan het laten verzorgen van de revisietekeningen en het begeleiden van de uitvoering van de opleverpunten. treedt hierbij sturend op. Het project is nu in overzichtelijke stappen opgedeeld. Om deze stappen te organiseren, omschrijft het volgende hoofdstuk de projectorganisatiestructuur. 04 Helvoirt, Plan van Aanpak Pagina 10 van 20

11 4. PROJECTORGANISATIE EN COMMUNICATIE Voor het ontwerpen en uitvoeren van de projectdoelen is een projectorganisatie nodig die de samenwerking tussen de verschillende partijen structureert. Deze structuur bestaat in eerste instantie uit een projectorganisatie met een communicatie- en overlegstructuur. Daarnaast heeft elke partij in het samenwerkingsproces zijn eigen taken en bevoegdheden. 4.1 Organisatieschema Het Ontwerpteam is het hart van de projectorganisatie. Deze groep is het afstemmingsplatform tussen de verschillende partijen. Het Ontwerpteam bereidt stukken voor die ter besluitvorming worden aangeboden aan de Stuurgroep. Voorzitter van de Stuurgroep is de portefeuillehouder en verantwoordelijke voor veiligheid binnen de gemeente: de burgemeester. Daarnaast wordt de voor het centrumplan Helvoirt verantwoordelijke wethouder toegevoegd. De architect is op uitnodiging aanwezig bij de Stuurgroep. Door het installeren van een Klankbordgroep kan het Ontwerpteam ideeën en opvattingen uit de Klankbordgroepen genereren. Het kenmerk van een Klankbordgroep is dat zij het Ontwerpteam denkt mee over het desbetreffende onderwerp. Daarnaast fungeert zij als klankbord namens de toekomstige gebruikers, waarmee de betrokkenheid en het draagvlak worden gewaarborgd. Tijdens het opstellen en ontwikkelen van plannen zal het Ontwerpteam regelmatig de Klankbordgroep en de Stuurgroep consulteren. Figuur 3 geeft de verschillende partijen en hun rol tijdens de voorbereiding schematisch weer. Gemeenteraad College van B&W Stuurgroep Burgemeester Wethouder (Centrumplan) Architect Ontwerpteam Opdracht en beleid Klankbordgroep Ondercommandant Vertegenwoordiging gebruikers Klankbord en Interne afstemming WSD (op uitnodiging) Architect Constructeur Installatieadviseur Coördinatie en ontwikkeling 04 Helvoirt, Plan van Aanpak Pagina 11 van 20

12 Het uiteindelijke resultaat van de voorbereidingsfase is een bestek en bestektekeningen die het uitgangspunt zijn voor de aanbesteding en gunning van het werk. Na gunning van de opdracht start de uitvoeringsfase. In deze fase zal de projectorganisatie aangevuld worden met aannemer en installateurs en (eventueel) een toezichthouder. Figuur 4 geeft de verschillende partijen en hun rol tijdens de uitvoering schematisch weer. Gemeenteraad College van B&W Stuurgroep Burgemeester Wethouder (Centrumplan) Uitvoeringsteam Architect Opdracht en beleid Klankbordgroep Ondercommandant Vertegenwoordiging gebruikers Klankbord en Interne afstemming (Hoofd)aannemer Installateur(s) WSD (op uitnodiging) Architect Constructeur (ad hoc) Installatieadviseur Coördinatie en ontwikkeling Figuur 4: projectorganisatie uitvoering 04 Helvoirt, Plan van Aanpak Pagina 12 van 20

13 4.2 Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden Alle deelnemers binnen de projectorganisatie hebben tot taak, met handhaving van eigen verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid, de plannen voor de realisatie van het project, binnen de gestelde tijd, gestelde budgetten, volgens de beschreven procedures, ontwerpuitgangspunten en kwaliteit uit te werken en zorg te dragen voor het behalen van de omschreven doelstellingen. De taken en verantwoordelijkheden van de externe partijen zijn weergegeven in bijlage 1 taken en verantwoordelijkheden ontwerp partners (DNR). De taken en verantwoordelijkheden van de bouwpartners zijn weergegeven in bijlage 2 taken en verantwoordelijkheden bouwpartners Onderstaande figuur 5 beschrijft per groep de deelnemers, taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden in een overlegstructuur tot en met de ontwerpfase. Vergadering Deelnemers Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden Stuurgroep Frequentie: Na afronding van een fase Burgemeester Wethouder Architect T: Het contracteren van de ontwerpende partijen. V: Het tijdig nemen van beslissingen omtrent middelen, tijd, organisatie en kwaliteit m.b.t. het gehele voorbereiding- en realisatietraject. B: Beslissingsbevoegd t.a.v. alle beheersaspecten. Ontwerpteam Frequentie: 2-wekelijks Klankbordgroep Frequentie: Ad hoc WSD (op uitnodiging) Architect Constructeur Installatieadviseur Specialisten (ad hoc) Ondercommandant Gebruikers T: Het realiseren van een bouwkundig en installatietechnisch ontwerp. Afstemmen welke stukken ter besluitvorming aan de Stuurgroep moeten worden voorgelegd; V: Ontwerpen binnen kaders van het (bijgestelde) Programma van Eisen; Het integraal benaderen van het ontwerp t.a.v. planning, kwaliteit en financiën. B: Het adviseren van de Stuurgroep t.a.v. de goedkeuring van ontwerpfasen door een optimale afstemming tussen gebruikerswensen, planning, kwaliteit en financiën. T: Het onderzoeken en inbrengen van gebruikerswensen in het Ontwerpteam (bijvoorbeeld inrichtingszaken); Het adviseren van het Ontwerpteam vanuit een specifieke deskundigheid V: Het informeren en creëren van (algemeen) draagvlak. B: Het aansturen van eventuele werkgroepen. Figuur 5: taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden tot en met de ontwerpfase. De bouwvoorbereiding en bouwuitvoering worden gezien als opeenvolgende fases in het bouwproces en daarmee een kantelpunt voor wat betreft de projectorganisatie. In de uitvoeringsfase wordt de overlegstructuur aangevuld met bouw- en werkvergaderingen. De deelnemers, taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van deze vergaderingen worden beschreven in figuur 6: taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden uitvoeringsfase 04 Helvoirt, Plan van Aanpak Pagina 13 van 20

14 Vergadering Deelnemers Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden Stuurgroep Frequentie: Na afronding van een fase Burgemeester Wethouder Architect (ad hoc) T: Het contracteren van de uitvoerende partijen. V: Het tijdig nemen van beslissingen omtrent middelen, tijd, organisatie en kwaliteit m.b.t. het gehele voorbereiding- en realisatietraject. B: Beslissingsbevoegd t.a.v. alle beheersaspecten. Bouwvergadering Frequentie: 4-wekelijks Werkvergadering Frequentie: 2-wekelijks Coördinatievergadering Frequentie: 2-wekelijks WSD (op uitnodiging) Architect Hoofdaannemer Adviseur installaties Constructeur (ad hoc) Specialisten (ad hoc) Hoofdaannemer Installateurs Toezichthouder (evt.) (ad hoc) Adviseur installaties (ad hoc) Specialisten (ad hoc) Hoofdaannemer Installateurs T: De bouwvergadering vormt het afstemmings- en sturingsplatform voor de oprichting van de gebouwen m.b.t.: Voortgangsbewaking, kwaliteitsbewaking; Veiligheid en milieu op de bouwplaats; V: Aansturing proces meer en minder werk; Informatie-uitwisseling; Bewaking tekeningstromen, beslissingsschema; Behandelen notulen werkvergaderingen; B: Goedkeuring bemonsterde materialen; Goedkeuring onderaannemers; Goedkeuring keuzes m.b.t. uitwerking contract. T: Planning in detail; Personeelsbezetting (onder-) aannemer(s); Verwerken opmerkingen en commentaar; Bewaken beslissingsschema; Kwaliteitsbewaking; ARBO, Milieu en Veiligheid (VGWM). V: tijdig signaleren van afwijkingen en voorleggen aan de bouwvergadering. B: geen. T: De coördinatievergadering verzorgt de onderlinge afstemming en coördinatie van de uitvoerende partijen en de bewaking van de routing van commentaar op de tekeningen. V: tijdig signaleren van afwijkingen en voorleggen aan de werkvergadering. B: geen. Klankbordgroep Frequentie: Ad hoc Ondercommandant Gebruikers T: Het onderzoeken en inbrengen van gebruikerswensen in het Uitvoeringsteam (bijvoorbeeld inrichtingszaken); Het adviseren van het Uitvoeringsteam vanuit een specifieke deskundigheid V: Het informeren en creëren van (algemeen) draagvlak; B: Het aansturen van eventuele werkgroepen. Figuur 6: taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden uitvoeringsfase 04 Helvoirt, Plan van Aanpak Pagina 14 van 20

15 4.3 Communicatie Voordat een nieuwe uitrukpost daadwerkelijk gebouwd is, is het medio Voor veel mensen is de procedure die doorlopen moet worden ondoorzichtig en langdradig. Om ervoor te zorgen dat mensen zich betrokken voelen bij de kazerne, dient op tijd en persoonlijk gecommuniceerd te worden over het proces en de stand van zaken. Waar staan we ergens, welke stappen worden gezet, welke keuzes zijn of worden gemaakt en wat is er nog wel en niet mogelijk? Dit geldt vooral voor de vrijwilligers, direct omwonenden en raadsleden. Zij moeten zich serieus genomen voelen Communicatie organisatie en ontwerp- en uitvoeringspartners Voor de nieuwbouw van de uitrukpost is een formele projectorganisatie opgezet (zie hoofdstuk 3). De formele communicatie van alle bouwpartners verloopt via deze organisatiestructuur. De externe projectmanager van coördineert de communicatie naar alle ontwerp- en bouwpartners. De vertegenwoordiger van de opdrachtgever (commandant) coördineert de communicatie van de interne organisatie en derden naar de extern projectmanager. Dit laatste is schematisch weergegeven in figuur 8. De voorzitter van de Stuurgroep, de burgermeester, zal naast zijn rol als voorzitter, daar waar nodig als mediator optreden naar de ontwerp- en uitvoeringspartners. 04 Helvoirt, Plan van Aanpak Pagina 15 van 20

16 Gemeenteraad Korps Vrijwillige Brandweer College van B&W Stuurgroep Burgermeester Wethouder Architect Klankbordgroep Ondercommandant Vertegenwoordiging gebruikers Interne afdelingen Ruimtelijk Beheer Ruimtelijke Ordening Centrum Plan Ontwerpteam WSD (op uitnodiging) Architect Constructeur Installatieadviseur Uitvoeringsteam (Hoofd)aannemer Installateur(s) WSD (op uitnodiging) Architect Constructeur (ad hoc) Installatieadviseur figuur 8 routing communicatie tussen organisatie en partners. 04 Helvoirt, Plan van Aanpak Pagina 16 van 20

17 4.3.2 Interne communicatie Het is van groot belang dat het leden van de vrijwillige brandweer voortdurend op de hoogte worden gehouden van de actuele stand van zaken met betrekking tot de hoofdlijnen van het project. Deze informatie moet gemakkelijk toegankelijk zijn en moet voldoende frequent worden verstrekt. Doelstelling van deze communicatie is dat de vrijwilligers zicht serieus genomen en betrokken voelen bij de ontwikkeling van het proces. Middelen zijn bijvoorbeeld een periodiek bulletin en in later stadium planpresentaties of informatiebijeenkomsten. De commandant verzorgt deze communicatie Communicatie met het College en de Gemeenteraad Doelstelling van de overige communicatie met de Raad is dat zij op de hoogte is van de ontwikkelingen en het proces en weten wat stand van zaken is Externe communicatie naar omwonenden De inpassing van het project in de omgeving is zodanig, dat een goede communicatie met de omgeving bijzondere aandacht verdient. Het is belangrijk dat de externe communicatie naar omwonenden correct en tijdig plaatsvindt. Doelstelling van de externe communicatie naar omwonenden is dat zij op de hoogte zijn van de ontwikkelingen en het proces en weten wat stand van zaken is. Omwonenden voelen zich serieus genomen en betrokken bij de ontwikkeling van de uitrukpost. De verantwoordelijke voor deze communicatie is commandant danwel een medewerker Communicatie van de gemeente Externe communicatie naar de media Een speciale doelgroep voor de externe communicatie vormen de media. Over het algemeen kan dit door persberichten. Dit kan na het bereiken van mijlpalen of belangrijke (beleids)beslissingen. Ook de nodige communicatie in relatie tot de vergunningsprocedures zijn hierbij van belang. Voor de contacten met de pers is de medewerker Communicatie verantwoordelijk. Voorafgaand aan perscontacten zal overleg plaatsvinden. Overleg over tijdstippen en momenten van communicatie naar de media worden zorgvuldig gecoördineerd door commandant danwel de medewerker Communicatie van de gemeente Communicatiemiddelen Middel Doelgroep Uitwerking Nieuwsbrief Vrijwilligers Voor en na alle belangrijke processtappen Personeel gemeente en besluiten. Gesprekken Direct omwonenden Informeren over nieuwe kazerne Raadsnotitie Gemeenteraad Voor en na alle belangrijke processtappen en besluiten. Informatieavond Direct omwonenden Rondom ontwerpplan ter inzage Direct omwonenden uitnodigen met brief, Inspraak / Stukken Direct omwonenden???? ter inzage leggen Website gemeente Overige inwoners Voor en na alle belangrijke processtappen en besluiten. Publicatie in lokale media Overige inwoners Voor en na alle belangrijke processtappen en besluiten. Verschijnt nadat brief bij doelgroepen bezorgd is. 04 Helvoirt, Plan van Aanpak Pagina 17 van 20

18 4.3.7 Communicatiemomenten Er zijn een aantal belangrijke communicatiemomenten: - Rondom beslissingen (in gemeenteraad, B&W, provincie); - Bij de keuze van de architect; - Na vaststelling van het ontwerp - Bij vaststelling bestemmingsplan door de gemeenteraad en start procedure; - Zichtbare mijlpalen in het bouwproces: legging eerste steen, bereiken hoogste punt etc. Alle partijen die betrokken zijn bij de ontwikkeling en realisatie van het project hebben nu een plaats in de projectorganisatie. Om het gezamenlijk handelen van deze tijdelijke organisatie met een specifiek doel te beheersen beschrijft het volgende hoofdstuk de projectbeheersingstructuur. 04 Helvoirt, Plan van Aanpak Pagina 18 van 20

19 5. PROJECTBEHEERSING De beheersing van een project omvat de bewaking van tijd, geld en kwaliteit. Binnen een bepaald tijdsbestek (tijd) dient met beperkte middelen (geld) te komen tot het beoogde eindresultaat (kwaliteit). Gedurende het hele project zal deze beheersfactoren controleren, aan- en bijsturen ten opzichte van de vastgestelde normen, marges en uitgangspunten volgens de hieronder beschreven procedures. Voor wat betreft de beleidsmatige beheersing van het project wordt per fase een slotdocument opgesteld. 5.1 Kwaliteitsborging De kwaliteit van de te realiseren huisvesting ten behoeve van de brandweer wordt vastgelegd in een Programma van Eisen (PvE). Dit PvE geldt als toetsingskader voor het gehele ontwerpen realisatieproces. Planwijzigingen of afwijkingen op het PvE ten gevolge van voortschrijdend inzicht worden ter goedkeuring voorgelegd aan de Stuurgroep. Naast het vastleggen van de kwaliteit in het PvE, tekeningen en bestek wordt in de verslagen van de verschillende vergaderingen het kwaliteitsniveau vastgesteld. Afspraken en beslissingen in projectgroepvergaderingen zijn van contractuele waarde. In de uitvoeringsfase heeft de directievoerder (en de opzichter) een sleutelrol bij de bewaking van de kwaliteit. Zij toetsen op hoofdlijnen de kwaliteit bij de daadwerkelijke uitvoering van de bouwwerkzaamheden. 5.2 Budgetbewaking bewaakt het projectbudget door de registratie van alle handelingen die een relatie hebben met financiën. De basis voor de bewaking van het budget is het door de opdrachtgever beschikbaar gestelde krediet. Dit krediet is opgebouwd uit alle kosten die nodig zijn voor de ontwikkeling en oprichting. verzorgt de financiële verslaglegging door periodiek een financieel rapport uit te brengen aan de Stuurgroep. 5.3 Voortgangsbewaking Het uitgangspunt voor de bewaking van tijd is de planning, zie bijlage 3 planning. De planning geeft per activiteit de doorlooptijd en de relatie met andere activiteiten schematisch weer. In werkelijkheid kan dit tijdschema uitlopen door externe factoren zoals inspraak tijdens planologische procedures, de verwerving van grond, enzovoort. Om de voortgang van de voorbereidingsfase te bewaken, wordt het tijdschema uitgewerkt in een gedetailleerde planning. Tijdens het Ontwerpteamoverleg zal aan de hand van deze planning de voortgang van de voorbereidingsfase controleren en bijsturen. Hierbij wordt, indien nodig, de planning tussentijds geactualiseerd en bijgesteld. Tijdens de realisatie zal de hoofdaannemer op basis van de werkzaamheden een planning voor de uitvoeringsfase maken. Deze planning wordt bewaakt in de bouwvergadering. Tot slotte is het belangrijk om te beseffen dat bovenstaande beheersfactoren niet op zichzelf staande aspecten zijn. De aspecten tijd, geld en kwaliteit beïnvloeden elkaar wederzijds. Alleen door een integrale benadering kan de projectbeheersing gestalte krijgen. 04 Helvoirt, Plan van Aanpak Pagina 19 van 20

20 6. RISICOBEHEERSING Risicobeheersing is de omgang met onzekerheden en onvoorziene omstandigheden door deze hanteerbaar te maken. Wanneer risico s hanteerbaar zijn kan de projectorganisatie vroegtijdig maatregelen treffen om negatieve invloeden te beperken of te voorkomen. Binnen de projectomgeving is een aantal risico s te onderkennen welke in de risicoanalyse bijlage 4 risicoanalyse verder uitgewerkt worden. De risicofactoren zijn gecategoriseerd in de risicogebieden: organisatie, markt, juridisch, ontwerp en uitvoering. In onderstaande figuur 8 zijn deze partijen schematisch weergegeven. Besluiten Draagvlak Afstemming Bestuurlijk Uitvoering Ontwerp Maatschappelijk Omwonenden PROJECT Aannemers Markt Organisatie Gebruikers Adviesbureaus Juridisch Communicatie Regelgeving Vergunningen Figuur 8: risico projectomgeving 04 Helvoirt, Plan van Aanpak Pagina 20 van 20