Memo. aan. De Raad van de gemeente Gouda Dossier financiële afwikkeling HvdS. van. Burgemeester en wethouders,, mei 2013

Transcriptie

1 Memo aan onderwerp van directie afdeling telefoon datum De Raad van de gemeente Gouda Dossier financiële afwikkeling HvdS Burgemeester en wethouders,, mei 2013 Geachte leden van de raad, In de jaarrekening 2012 wordt u geïnformeerd over de financiële afronding van het project Huis van de Stad. Graag willen wij u nader informeren over het doorlopen traject en u uitnodigen kennis te nemen van het gevormde dossier met openbare stukken over het project. Inleiding Sinds 4 juni 2012 biedt het Huis van de Stad onderdak aan de ambtenaren van de gemeente Gouda, is het de plek waar de externe dienstverlening voor de Goudse burgers plaatsvindt en tevens de vaste vergaderlocatie voor bijeenkomsten en vergaderingen van de gemeenteraad. Om zover te komen is een traject doorlopen, dat gestart is in de zomer van 2005 met een raadsbesluit voor de realisatie van nieuwbouw in de Spoorzone. Gedurende dit traject is de Goudse gemeenteraad op diverse momenten geïnformeerd over de voortgang en heeft de raad diverse besluiten genomen. Inmiddels is financiële afronding van het project mogelijk. Deze vindt plaats in de jaarrekening In het afgelopen halfjaar heeft de fractie van GBG op diverse momenten vragen gesteld over de financiële afwikkeling van het dossier Huis van de Stad, waaronder art.38-vragen. Uiteindelijk heeft dit geresulteerd in een verzoek om het dossier Huis van de Stad in te mogen zien. In de raadsvergadering van december 2012 is door wnd. burgemeester Mans hieraan alle medewerking toegezegd. Op 25 maart 2013 is aan de fractievoorzitter en een burgerraadslid van GBG een dossier met openbare stukken ter inzage gegeven. Omdat wij u graag zo transparant mogelijk willen informeren over de financiële afwikkeling van het Huis van de Stad wijzen wij u er op dat het dossier voor alle raadsleden en andere belangstellenden, voorzien van een toelichting, in te zien is bij de griffie in het Huis van de Stad. Wij willen u graag extra faciliteren door de informatie in de jaarrekening 2012 vergezeld te laten gaan van een meer algemene schets van het traject. Dit laatste gebeurt met dit document en kan tevens gezien worden als een toelichting bij de financiële afwikkeling van het krediet Huis van de Stad in de jaarrekening Proces en historische schets Tot de uiteindelijke ingebruikname van het Huis van de Stad op 4 juni 2012 zijn vele stappen gezet.

2 In de raadsvergadering van 27 juni 2005 heeft de toenmalige gemeenteraad het college van burgemeester en wethouders opdracht gegeven tot de ontwikkeling van één nieuw gebouw voor de gemeentelijke organisatie. Om dit te kunnen realiseren heeft de gemeenteraad in 2005 een taakstellend budget vastgesteld van 49,5 miljoen. In januari 2006 is door u opdracht gegeven om een specifieke controlgroep Kostenmonitoring samen te stellen om de door de Raad gewenste control op kostenbeheersing te regelen en mogelijke risico s beheersbaar te maken. Deze controlgroep heeft onafhankelijk van het project Huis van de Stad geopereerd en heeft haar bevindingen gedurende het gehele traject, meestal via de documenten van de planning en controlcyclus, met u gedeeld. In maart 2006 is een samenwerkingsovereenkomst (SOK) met de ontwikkelaar NS Poort (NSP) afgesloten. De SOK voorzag in een rechtsvorm waardoor verdere projectmatige en gefaseerde ontwikkeling van een kantoorgebouw door NSP voor de gemeente Gouda mogelijk werd. Tevens werden hierin afspraken gemaakt over de aanbestedingsprocedure waarbij Gouda een voorbehoud maakte voor het geval het aanbestedingsresultaat de begroting te boven zou gaan. Hierover hebben wij u indertijd geïnformeerd. Door gebruik te maken van burgerparticipatie is in september 2006 gekozen voor het schetsontwerp van architectenbureau Soeters en Van Eldonk. Gedurende de jaren 2007, 2008 en voorjaar 2009 heeft in een samenspel van NSP, Soeters van Eldonk, gemeentelijke vertegenwoordiging en technische expertise de ontwikkeling van het ontwerp invulling gekregen. Dit heeft geresulteerd in een definitief ontwerp na aanpassingen (DO+) als basis voor de aanbesteding. Bij de bepaling van een realistische prognose van de aanneemsom heeft Gouda zich in deze fase laten adviseren door diverse adviesbureaus met elk hun eigen expertise voor wat betreft procesbegeleiding maar ook voor wat betreft waardering van vastgoed, installaties en gebieden. Lopende het traject is het ontwerp een aantal malen bijgesteld om binnen de gestelde randvoorwaarden en financiële kaders te blijven. Er zijn onder meer keuzes gemaakt in het vloeroppervlak en de gebouwstructuur. De ambities van de gemeente: Ontmoeten, Samenwerken en Dienstverlenen hebben hierin een duidelijke en herkenbare plaats gekregen. Hetzelfde geldt voor het Programma van Eisen uit 2005 dat begin 2008 is herijkt, waarin ook rekening gehouden is met het gebruik van werkplekken en nieuwe inzichten in de organisatieomvang. In juni 2008 is de toenmalige raad in een informatieve bijeenkomst geïnformeerd over de stand van zaken. Hierbij is ook aandacht besteed aan het kantoorconcept, de duurzaamheid, de vereisten aan de raadzaal, de multifunctionaliteit en ook de vervolgplanning, aanbestedingsprocedure en de uiteindelijk de keuze van de aannemer. Op 23 december 2008 is een belangrijke stap in de richting van de bouw van het Huis van de Stad gezet, namelijk de ondertekening van de ORO. Met het sluiten van deze ORO heeft de gemeente opdracht aan NS Poort, als exploitant, gegeven om het Huis van de Stad verder te ontwikkelen en te realiseren overeenkomstig het programma van eisen. Tevens is hierin geregeld dat NSP gedurende pagina 2

3 het eerste halfjaar van 2009 het ontwerp in de markt zou aanbesteden en de gemeente Gouda binnen de financiële, programmatische en technische kaders zou afnemen. Vanaf de acceptatie van de aanbestedingsuitkomst door de gemeente Gouda, die indien er sprake zou zijn van een overschrijding van het budget expliciete toestemming van de raad vereiste, neemt NSP vervolgens de risico s van de realisatie van het verdere ontwerp over. Over de ondertekening van de ORO, de implicaties hiervan en de voortgang van de bouw hebben wij u middels een raadsmemo in januari 2009 geïnformeerd. In juni 2009 is het aanbestedingsresultaat van bekend geworden. Dit bleef binnen de kaderstellende maximale aanneemsom van en daarmee binnen de financiële kaders. Op 1 juli 2009 heeft de gemeenteraad ingestemd met de start van de gunningsprocedure aan Zublin. Binnen de financiële kaders is eveneens de oorspronkelijk niet meegenomen inhuizing van Stadstoezicht gerealiseerd. Daarbij werden nadere afspraken over WarmteKoudeOpslag (WKO), fietsenstalling en omgang met het semi-statisch archief toegezegd. De uiteindelijke uitwerking van het definitief ontwerp in een bestek is afgerond in februari Vervolgens is een bouwvergunning aangevraagd en verleend zodat juli 2010 gestart kon worden met de bouw van het Huis van de Stad. Gedurende het gehele traject zijn door het organiseren van gebruikersoverleggen de wensen en ideeën van de ambtelijke organisatie en gebruikers van het gebouw geïnventariseerd. Uw Raad heeft hiertoe onder meer bezoeken gebracht aan enkele gemeenten om ideeën op te doen over de vormgeving en inrichting van de raadzaal. Tevens heeft onder meer een informatiebijeenkomst over het definitief ontwerp in aanwezigheid van de binnenhuisarchitect in 2011 plaatsgevonden. De uitkomsten hiervan zijn gebruikt zowel bij de vaste inrichting die meer gericht is op de bouwkundige aspecten van het gebouw als bij de losse inrichting. Bij de nadere invulling van de inrichting zijn eveneens de organisatorische gevolgen en het gewenste dienstverleningsniveau betrokken. Dit alles is opgepakt en vrijwel volledig gerealiseerd binnen de staande organisatie en binnen de beschikbare middelen. De ingebruikname heeft geheel volgens planning op 4 juni 2012 plaats gevonden. Op 31 mei 2012 heeft de sleuteloverdracht plaatsgevonden waarmee de gemeente Gouda definitief eigenaar is geworden van het pand. Na inhuizing moesten nog diverse opleverpunten afgewikkeld worden. Derhalve vindt definitieve oplevering van het Huis van de Stad naar verwachting plaats in de zomer van Naast op de eerder al geschetste momenten bent u over de verdere voortgang van het project geïnformeerd op de geëigende momenten in de planning- en controlcyclus. Financiën Door de gemeenteraad is een taakstellend budget beschikbaar gesteld van 49,5 miljoen, waarvan 3 miljoen aan inkomsten uit de verkoop van het pand aan het Buytenerf worden gedekt. De lasten mochten volgens afspraak niet hoger zijn dan het kostenniveau van Hoewel er nog een aantal financiële verplichtingen openstaat, zal het positieve saldo op het project Huis van de Stad minimaal bedragen. Voor deze laatste openstaande financiële verplichtingen is in de jaarrekening 2013 een bedrag van afgezonderd. Afwikkeling hiervan pagina 3

4 vindt plaats bij de jaarrekening Hiermee is het project binnen tijd en budget gerealiseerd zonder dat aanvullende middelen noodzakelijk bleken. Binnen budget is eveneens zoals afgesproken een WKO van gerealiseerd en is eveneens middels een erfpachtovereenkomst afgesloten met Pro Rail een deel van de fietsenstalling afgezonderd voor de Gemeente Gouda. Tevens is zoals eerder aangegeven Stadstoezicht alsnog gehuisvest in het Huis van de Stad. De bestedingen inclusief de nog lopende en te verwachten verplichtingen en het uiteindelijke resultaat per kostensoort over de gehele projectperiode zien er, naar verwachting, als volgt uit: Kostensoort Begroot Besteed Resultaat Plan-, VAT- en rentekosten Inrichtingskosten Bouwkosten Grondkosten Totaal Plan, VAT- en rentekosten Deze post kent de externe advisering/ondersteuning en de doorbelasting van de kostenplaats als belangrijkste componenten. Met name de inzet van extern advies in de ontwerpfase is bepalend voor de uitgaven. Extern advies heeft een bijdrage geleverd op bouwkundig gebied in het beschrijven van het programma van eisen en de toetsing van het bestek en in de projectleiding tot gunning in Verder is met name na gunning, het project zoveel mogelijk uitgevoerd door eigen personeel binnen de eigen middelen. Een deel van deze kosten is via de kostenplaats doorbelast aan de plankosten. Inrichtingskosten Met de beschikbare middelen is de huidige inrichting binnen budget gerealiseerd. Een en ander is mogelijk gebleken door goed doorlopen aanbestedingstrajecten voor de diverse percelen. Bouwkosten De bouw van het Huis van de Stad is voor een aanneemsom van gegund aan Züblin. Hiermee werd binnen het geprognosticeerde budget van gebleven. Inclusief de aanneemsom maken ook onder meer de bijkomende kosten van NSP deel uit van het begrote bedrag. De ontwikkelkosten bestaan hoofdzakelijk uit de directievoering, de ontwikkelwinst van NSP en de honoraria aan derde partijen die door NSP gecontracteerd zijn zoals de architect van het gebouw en constructeurs. In deze kosten is ook de post reserve bouwkosten begrepen, ook wel post onvoorzien genoemd. In de realisatiecijfers zijn eveneens de eenmalige aansluitkosten voor de WKO en de koopsom voor de fietsenstalling betrokken. Tevens is rekening gehouden met nog lopende verplichtingen met name als gevolg van meerwerk na oplevering. Na intrek in het gebouw bleken er nog enkele bouwkundige onvolkomenheden. Dit heeft geleid tot aanvullende aanpassingen aan het gebouw. Grondkosten pagina 4

5 Om het Huis van de Stad te kunnen vestigen op de huidige locatie was de aankoop van een perceel grond van NSP noodzakelijk. Op deze aankoop is een positief resultaat van bijna gerealiseerd. Overigens zijn er bij de controle van de jaarrekening 2012 door de accountant geen opmerkingen gemaakt betreffende de financiële afwikkeling Huis van de Stad. Onderliggende stukken In het openbare dossier dat ter inzage ligt bij de griffie is over de volgende onderwerpen meer gedetailleerde informatie opgenomen: - De grondtransactie - Begrotingsdocumenten mbt de bouw inclusief inrichting - Meer- en minderwerk na ingebruikname pand - Alle (geanonimiseerde) boekingen per begrotingspost - Collegebesluiten bij afwijkingen van begroting pagina 5