De noodzaak tot transparantie over de gunningscriteria en de beoordelingsmethodiek in het bestek

Transcriptie

1 De noodzaak tot transparantie over de gunningscriteria en de beoordelingsmethodiek in het bestek Dag van de overheidsopdrachten 11 december 2015 Johan Geerts

2 Inhoud 1. Gunningscriteria en weging 2. Subgunningscriteria 3. Beoordelingsmethodiek 4. Conclusie KWALITEIT PRIJS

3 1. Gunningscriteria en weging Juridische basisprincipes GC moeten duidelijk zijn en verband houden met het voorwerp van de opdracht GC moeten objectief zijn. objectief vb: kantoor in Antwerpen Transparantie: alle gunningscriteria (en hun relatieve weging) in het bestek GC gedurende de gunningsprocedure op eenzelfde manier uitleggen Gunningscriteria selectiecriteria kwaliteit voorstel kwaliteit inschrijver Flexibiliteit bij o.a. intellectuele diensten: kwaliteit van het team

4 1. Gunningscriteria en weging Gunningsprocedure Artikel Gunningscriteria Offerteaanvraag 25 WOO EMVO Economisch meest voordelige offerte Weging verplicht boven EU Drempels Opsomming is niet limitatief Aanbesteding 24 WOO PRIJS Onderhandelingsprocedure met bekendmaking 107 KB Pl EMVO Weging verplicht boven EU Drempels Onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking 107 KB Pl EMVO Diverse uitzonderingen

5 1. Gunningscriteria en weging Mogelijke gunningscriteria (art. 25 woo) Prijs Kwaliteit Technische waarde Esthetische en functionele kenmerken Milieukenmerken Sociale overwegingen Gebruikskosten (total cost of ownership) Rentabiliteit Nazorg en technische bijstand Leveringsdatum Leverings- en uitvoeringstermijn Waarborgen inzake wisselstukken Bevoorradingszekerheid

6 1. Gunningscriteria en weging Welke verhouding prijs-kwaliteit? % prijs: Gestandaardiseerde prestaties Specifiek omschreven technische voorschriften => weinig ruimte om kwalitatieve meerwaarde te bieden % kwaliteit Indien grote marge tot meerwaarde. Let op! Hoog belang aan kwaliteit geeft meestal aanleiding tot hogere prijs. Vb: dienstvoertuig: 80% kwaliteit => Porche= EMVO 100% kwaliteit: prijs is vastgelegd in het bestek

7 1. Gunningscriteria en weging Werking van EMVO-principe Eisen (minimale technische vereisten) wensen (ruimte om te scoren). Een offerte technische eisen => onregelmatig (knock-out) Vb laptop: eis: max 2 kg wens: zo licht mogelijk. Meer punten naarmate lichter Vb verkeerde toepassing: GC: mate waarin voldaan is aan de technische specificaties (= eis, geen wens). Volledigheid van de documentatie ( inhoudelijke beoordeling van het voorstel) Strenge technische voorschriften => hogere prijs Kwaliteitscriteria prestatiecriteria Kwaliteit: klassieke leveringen Prestatie: diensten/ onderhoud volgens raamovereenkomst: Service Level Agreement (SLA). SMART-principe: specifiek-meetbaar-acceptabel-realistisch-tijdsgebonden Relevantie van de gunningscriteria tijdens de uitvoering Vb: indien veel punten voor korte leveringstermijn => tijdens uitvoering ook controleren of deze termijnen worden gehaald (HvJ C-496/99, Succhi di Frutta)

8 1. Gunningscriteria en weging Boordtabel Vraag Houdt het GC verband met de opdracht? Verboden GC Indien neen Is het GC duidelijk/ begrijpelijk? Leidt het criterium tot discriminatie van een of meer potentiële inschrijvers? Is van tevoren te bedenken wat belangrijk is om een goede score op het criterium te behalen? Kunnen we het GC beoordelen? Weten we hoe we dit GC gaan beoordelen? Heeft het GC een voldoende onderscheidend karakter? Verboden GC/ schending transparantieverplichting Verboden GC Niet verboden, maar kan aanleiding geven tot willekeur en het GC heeft geen zin omdat het de kwaliteit van het voorstel niet verbetert Niet verboden, maar het GC is wellicht niet nuttig/ niet geschikt Achteraf vaststellen beoordelingsmethode kan in strijd zijn met transparantieverplichting Het GC is irrelevant of zal alleszins weinig doorwegen als alle inschrijvers er goed tot zeer goed op scoren. Dit vertekent het gewicht va het GC

9 1. Gunningscriteria en weging Nieuwe EU richtlijn klassieke sectoren: richtlijn 2014/24/EU Geen onderscheid tussen aanbesteding en offerteaanvraag: enkel nog openbare en niet-openbare procedure (art. 27 en 28) Centraal principe: Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI) (art. 67) Prijs of kosten en kosteneffectiviteit/ levenscycluskosten (art. 68) Prijs-kwaliteitsverhouding Alleen prijs kan ook nog, maar vooral inzet op EMVI GC moeten objectief zijn (art, 67, lid4): Gunningscriteria mogen er niet toe leiden dat de aanbestedende dienst onbeperkte keuzevrijheid heeft. Zij waarborgen de mogelijkheid van daadwerkelijke mededinging en gaan vergezeld van specificaties aan de hand waarvan de door de inschrijvers verstrekte informatie daadwerkelijk kan worden getoetst om te beoordelen hoe goed de inschrijvingen aan de gunningscriteria voldoen. In geval van twijfel, controleren de aanbestedende diensten effectief de juistheid van de door de inschrijvers verstrekte informatie en bewijsmiddelen

10 2. Subgunningscriteria HvJ Lianakis 24 januari 2008 (c-532/06) Klassieke interpretatie: alle GC + sub-gc (+ weging) in het bestek RvS Interior Projects nr : niet toegestaan om achteraf de GC verder onder te verdelen in sub-gc RvS bvba Buccinum nr : alle in het bestek vermelde GC en sub-gc moeten ook beoordeeld worden (patere legem-beginsel) Juiste interpretatie RvS TNS Dimarso nr : niet toegestaan achteraf sub-gc én afwegingsregels vast te stellen. Afwegingsregels = beoordelingsmethodiek?

11 2. Subgunningscriteria HvJ ATI-EAC 24 november 2005 (c-331/04) Achteraf vaststellen van een weging van sub-gc toegestaan onder 3 voorwaarden De GC blijven ongewijzigd Geen invloed op de opmaak van de offerte Niet-discriminerend Arrest vaak onterecht opgeworpen Concrete situatie: vaststelling weging NA indieningstermijn maar VOOR opening van de offertes Lianakis lijkt hier toch van af te wijken Conclusie: vermeld de weging van de GC en de sub-gc in het bestek!

12 2. Subgunningscriteria HvJ Evropaiki Dynamiki 21 juli 2011 (C-252/10) Nader specifiëren van vooraf ter kennis gebrachte GC is niet absoluut verboden Beoordelingselementen sub-gc Beoordelingselement: gunstige of minder gunstige elementen die de beoordeling van een gunningscriterium ondersteunen (ihkv de motiveringsplicht) Sub-GC: voorafgaand aan de toetsing bedacht gegeven waarmee de offertes min of meer stelselmatig worden vergeleken of om een enigszins planmatige toetsing Conclusie: maak een duidelijk onderscheid tussen beoordelingselementen en gunningscriteria. Bij twijfel => vermeldt als sub-gc

13 3. Beoordelingsmethodiek Klassieke rechtspraak en rechtsleer Geen verplichting tot bepaling van de beoordelingsmethodiek in het bestek Ruime discretionaire bevoegdheid van de AO bij keuze methodiek De verschillen tussen de offertes moeten voldoende weerspiegeld worden in de punten (Gebruik van een ordinale schaal geeft niet altijd voldoende het verschil weer) Raad van State arrest TNS Dimarso 6 januari 2015 (nr ) Nieuwe lezing van Lianakis => Vermeld ook de beoordelingsmethodiek in het bestek Transparantie = duidelijk maken hoe de offertes zullen worden beoordeeld/ wat de inschrijvers moeten doen om een goede score te behalen Keerzijde: inschrijvers stemmen hun offerte te veel af op de methodiek

14 3. Beoordelingsmethodiek Technieken Prijs De regel van 3: Score (S)= (prijs laagste offerte (L) / prijs offerte (P) * gewicht van het criterium prijs (G) S= L/P * G Kritiek: relatieve formules worden beïnvloed door extremen. NL: enkel absolute formules Ondervangen van de kritiek Prijsonderzoek: weren van extreem hoge en extreem lage offertes Mogelijkheid tot bepalen van een minimum/maximumprijs

15 3. Beoordelingsmethodiek Technieken kwaliteit Puntensysteem= rapportcijfer op 10 en herleiden naar score op basis van gewicht GC Een rapportcijfer op 10 kan gevoelsmatig beter gegeven worden dan een hogere schaal Een zekere mate van subjectiviteit is niet noodzakelijk foutief Niet steeds rekenkundig beoordelen. Een score drukt uiteindelijk altijd een waardeoordeel uit Vb: esthetische waarde van het ontwerp levertermijn GC Gewicht Punten (op 10) Score Berekening Prijs 60% Regel van 3 60% Kwaliteit 30% 8 24% (8/10)*30% Plan van aanpak 10% 6 6% (6/10)*10% TOTAAL 90%

16 3. Beoordelingsmethodiek Technieken kwaliteit Puntensysteem met ordinale schaal Geen meerwaarde 0 Goed 3 Beperkte meerwaarde 1 Zeer goed 4 Gemiddelde meerwaarde 2 Uitstekend 5 GC Gewicht Punten Score Berekening Prijs 60% Regel van 3 60 Kwaliteit 30% 3/5 18 (3/5)*30% Plan van aanpak 10% 4/5 8 (4/5)*10% TOTAAL 86

17 3. Beoordelingsmethodiek Technieken kwaliteit Beoordeling per beoordelingselement van gelijk gewicht: punten /5 voor elk beoordelingselement => totaal herleiden naar 5 Vb: laptop: GC kwaliteit op 50% GC kwaliteit Punten Berekening gewicht 5/5 schermgrootte 4/5 batterij 3/5 Gemiddelde 4/5 12/3 Score 40% (4/5)*50% Nadeel: goede en slechte punten vlakken elkaar uit

18 3. Beoordelingsmethodiek Technieken kwaliteit Consensusmodel: jury geeft 1 punt Gemiddelde: gemiddelde van alle beoordelingen Jurylid 1 9/10 Jurylid 2 7/10 Jurylid 3 8/10 gemiddelde 8/10 24/3 Weging aan 60% 48% (8/10)*60%

19 4. Conclusie Bad Practice Na ontvangst offertes bedenken welke beoordelingsmethodiek zal worden toegepast Overdreven rekenkundige beoordeling van inhoudelijk/kwalitatieve GC => hou het eenvoudig: Rapportcijfersysteem of ordinale 5-puntenschaal. Te hoge technische (prestatie)eisen/ te veel gewicht op kwaliteit => hoge prijzen Verwarren van wensen eisen en beoordeling kwaliteit regelmatigheid

20 4. Conclusie Best Practice Wat zijn mijn wensen/ minimale eisen? Werk met duidelijke GC, zodat inschrijvers weten wat verwacht wordt Vermeld alle GC, sub-gc en de weging van beide in het bestek Stel vooraf de beoordelingsmethode vast en stel deze transparant in het bestek Maak vooraf een beoordeling van fictieve offertes Vertrek vanuit kennis van de markt (evt. marktverkenning art. 5 KB Plaatsing)

21 Meer lezen? Johan Geerts, Naar een volledige transparantie over de gunningscriteria, de subgunningscriteria én de beoordelingsmethodiek in het bestek, Jaarboek overheidsopdrachten , Brussel, EBP, 2015, blz Hoe pas je EMVI toe? Handreiking voor inkopers Handleiding EMVI Rijkswaterstaat 2014

22 Vragen? Johan Geerts Website