Handelswetenschappen en bedrijfskunde. De essentie van Chinese communicatie en bedrijfscultuur

Transcriptie

1 Bachelorproef Studiegebied Bachelor Afstudeerrichting Handelswetenschappen en bedrijfskunde Office management Management assistant Academiejaar Examenkans 1 Studente Jolien Verhaeghe De essentie van Chinese communicatie en bedrijfscultuur Wat kan je, als Personal assistant, doen om de communicatie met een Chinese zakenpartner vlotter te laten verlopen? Interne begeleider Ludo Schoukens Externe begeleider Wim Polet

2

3 Bachelorproef Studiegebied Bachelor Afstudeerrichting Handelswetenschappen en bedrijfskunde Office management Management assistant Academiejaar Examenkans 1 Studente Jolien Verhaeghe De essentie van Chinese communicatie en bedrijfscultuur Wat kan je, als Personal assistant, doen om de communicatie met een Chinese zakenpartner vlotter te laten verlopen? Interne begeleider Ludo Schoukens Externe begeleider Wim Polet 1

4 Voorwoord Ik ben derdejaarsstudente in de opleiding Office management. In het laatste semester kreeg ik de opdracht een bachelorproef te schrijven over een onderwerp dat verband heeft met de opleiding. De vele opzoekingen, bibliotheekbezoeken, interviews en gesprekken met specialisten resulteren in dit eindwerk. Mijn doel is om leidinggevenden, personal assistants en anderen informatie te geven over de do s en dont s om zaken te doen met China. Vooreerst mijn oprechte dank aan mevrouw Lieselot Longueville voor de uitleg, de hulp en de motivatie voor het realiseren van deze bachelorproef. Daarnaast wil ik de heer Ludo Schoukens, mijn interne begeleider, bedanken voor de vele hulp en kritische feedback. Ook aan de heer Wim Polet, mijn externe promotor, een woord van dank. Hij gaf mij de nodige feedback en hield mij op het juiste spoor tijdens het schrijven. Een speciaal woord van dank gaat uit naar de heer Ronny Verlet. Hij geeft coaching aan bedrijven die in China opereren. De heer Verlet stuurde mij in de juiste richting om mijn bachelorproef te schrijven. Door zijn goede kennis en ervaringen kon hij mij heel wat informatie bijbrengen. Ook de verschillende bedrijven zoals Bombardier, Brouwerij De Halve maan, Case New Holland, Deknudt Frames verdienen een woord van dank. De personen van deze firma s stonden klaar om hun eigen ervaringen met mij te delen. Ik dank graag de heer Gianni Girolami, die als vertaler en marketing & sales professional werkt bij het Confucius instituut voor de nuttige feedback en de richtlijnen. Ten slotte nog een speciaal woord van dank aan de collega s op mijn stageplaats, Packo Inox nv. Ook zij hielpen mij om de nodige informatie te vinden en om contacten te leggen met hun bedrijf in China. Jolien Verhaeghe Handzame, 25 mei

5 Abstract Als we gaan communiceren met iemand uit een andere cultuur, ondervinden we vaak verschillen. Om zo goed mogelijk zaken te doen met een andere cultuur, is het van essentieel belang om enige achtergrond en kennis te hebben van deze cultuur. Hierna volgt eerst een hoofdstuk over communicatie. Daarna wordt het begrip cultuur toegelicht. Aansluitend op het hoofdstuk cultuur, vind je enkele persoonlijke getuigenissen. Om inzicht te krijgen in de Chinese gewoontes en de Chinese communicatie heb ik enkele opmerkelijke zaken neergeschreven in het vierde hoofdstuk. 3

6 Inhoudsopgave Voorwoord... 2 Abstract... 3 Inhoudsopgave... 6 Lijst met figuren... 8 Lijst met tabellen... 9 Lijst met afkortingen Inleiding Communicatie Definitie communicatie De verschillende communicatieniveaus Communicatiemodellen Verbale communicatie Non-verbale communicatie Conflicten Thomas-Killman-model Etnocommunicatie Een cultuur Wat is een cultuur Symboliek Rituelen Helden Een cultuurverschil Cultuurmodellen Het model van Richard Lewis Het Topoi-model Het model van Hofstede Het model van cultuur David Pinto Christopher Earley en Elaine Mosakowski: Cultural intelligence Toepassing op China Eigen getuigenissen Personal assistant vs. buitenwereld Hoe komt een PA in contact met China? China

7 4.1 De Speciale Economische zones (SEZ) Bedrijfsvormen State Owned Enterprise (SOE) Privately Owned Enterprise (POE) Joint Venture (JV) Wholly Foreign Owned Enterprise (WFOE) Persoonlijk contact met Chinezen Communicatieverschillen De taal Stemvolume Intonatie Aansprekingen Lachen Oogcontact Handdruk Zakendoen met Chinezen Hiërarchie Aanwerving Verwelkoming Chinees geld Onderhandelen Gevoelige onderwerpen Zakenlunch Zakengeschenken Een Chinese consument Tijd / gebeurtenissen Reisdocumenten Filosofieën Yin en Yang Terugblik Oplossingen Oplossing om beter te communiceren Conclusie Referentielijst Bijlage 1 - Aanvraagformulier voor een Visum Bijlage 2 - Vragenlijst Bijlage 3 - Chinees geld

8 Lijst met figuren Figuur 1: Shannon-Weaver's Model of Communication (Shannon en Weaver, 1949) Figuur 2: Conflictstijlen (Kilmann, 1977) Figuur 3: Het Richard Lewis-model (Lewis, 1930) Figuur 4: De roos van Leary (Leary, 1957) Figuur 5: Een model van cultuur (Trompenaars, 1998) Figuur 6: Visitekaartje Figuur 7: Yin en yang (Boden, 2006)

9 Lijst met tabellen Tabel 1: Verwachtingspatronen (Schroevers, 2010)

10 Lijst met afkortingen JV Joint Venture PA Personal assistant POE Privately Owned Enterprise RO Representative office SEZ Speciale economische zone SOE State Owned Enterprise WFOE Wholly Foreign Owned Enterprise 10

11 Inleiding Iedereen weet wellicht dat communicatie vandaag de dag heel belangrijk is. Waar zouden we zijn zonder communicatie? De afzetmarkten breiden uit, maar ook de transportmogelijkheden worden alsmaar beter. Door de verkleinde wereld is het noodzakelijk om met heel veel andere landen en culturen te communiceren. Daar komt natuurlijk heel wat bij kijken. Vaak worden problemen ondervonden als bedrijven communiceren met andere culturen. Uit mijn onderzoek blijkt dat heel wat organisaties moeilijkheden ondervinden als ze communiceren met een Chinese zakenpartner. Er ontstaat miscommunicatie, ze begrijpen elkaar niet, enzoverder. Daarom besloot ik om de verschillen met China eens onder de loep te nemen. Chinezen hebben moeite om Engels te spreken of te schrijven. Dit zorgt dus voor hele grote problemen tijdens een conversatie. Conversaties worden vaak nog moeilijker omdat er een derde persoon tussen de twee actoren zit. Dit kan ofwel een tolk ofwel een vertaler zijn. Het is belangrijk dat de bedrijfsleiders en Personal assistants zelf een goede achtergrond hebben van de Chinese cultuur en niet blindelings op een tolk vertrouwen. Chinezen zijn mensen zoals wij met basisnoden. Ze hebben andere gewoontes en deze moeten we, als zakenpartner, proberen te begrijpen en te respecteren. Deze bachelorproef baseert zich op enkele belangrijke bronnen. De essentie van China (Boden, 2012), Werken met andere culturen (Garten, 2011) en Intercultureel communiceren (Schroevers, 2010) zijn hier enkele voorbeelden van. De inhoud van deze bachelorproef steunt op 4 grote pijlers. De communicatie zelf, de cultuur, persoonlijke getuigenissen en voorbeelden van verschillen tussen China en België. Het eerste hoofdstuk geeft algemene informatie weer over communicatie. Wat is communicatie? Hoe moet communicatie zijn? Dit lijkt vanzelfsprekend maar dat is het nochtans niet. Communicatie is het begin van alles. In dit hoofdstuk licht ik ook enkele communicatiemodellen toe. Na het algemeen hoofdstuk volgt informatie over cultuur. Wat wordt begrepen onder het woord cultuur? Wat is het verschil tussen een Cultuur en een cultuur? In het derde hoofdstuk ga ik specifieker in op China, het land waarover deze bachelorproef gaat. Hier kom je de waarden en normen van de cultuur te weten. Daarnaast komen de do s en don ts met betrekking tot China aan bod. In het voorlaatste hoofdstuk leert de zakenpartner de Chinese manier van onderhandelen kennen. 11

12 Daarnaast vindt de PA of andere gesprekspartner enkele basiszinnen zodat hij/zij zich in het Chinees kan uitdrukken. Ten slotte behandel ik enkele concrete voorbeelden van communicatieproblemen tussen Belgische en Chinese actoren. Hoe kunnen we deze problemen aanpakken en eventueel oplossen? 12

13 1 Communicatie Vooraleer we dieper ingaan op communicatie met China, is het belangrijk om eerst te weten wat communicatie precies is. Communicatie is een verzamelwoord. Maar wat houdt het allemaal in? In dit hoofdstuk zien we wat communicatie is. Welke niveaus en modellen bestaan er? We staan ook stil bij de soorten communicatie zoals verbale en non-verbale communicatie. 1.1 Definitie communicatie Er zijn heel wat definities die het begrip communicatie verklaren. Maar wat is het nu precies? Wat zeker is, communicatie heeft invloed op mensen. Het treft de mens persoonlijk en het brengt een boodschap over. Op elk ogenblik communiceren we, ook al denken we vaak van niet. Communicatie wordt meestal voorgesteld als een lineair proces. Dit wil zeggen dat de boodschapper en de ontvanger wisselen van rol. Hier wordt gesproken over circulaire beïnvloeding. Er is voortdurend feedback. Communicatie is eigenlijk een bewuste en onbewuste uitwisseling van informatie. Het is een proces waarbij een boodschap wordt overgebracht van een of meerdere personen naar een of meerdere ontvangers. Hoe we onze boodschap overbrengen hangt af van het doel en de doelgroep. Wil je gewoon iets overbrengen, of wil je iets te weten komen? We stemmen onze communicatie af op de doelgroep. Daarnaast passen we ook onze woordenschat aan als we praten met kinderen of volwassenen De verschillende communicatieniveaus We kunnen een gesprek ontleden in verschillende niveaus. Ten eerste is er de inhoud. Waarover gaat het gesprek? Het tweede niveau is het proces. Volgens welke regels gaan we communiceren? Ten derde is er de interactie. Hoe gaan we om met onze gesprekspartner? Het laatste niveau is de sfeer. Met welke gevoelens hebben we te kampen tijdens het overbrengen van het bericht (Garten, 2011)? Communicatiemodellen Om efficiënt te communiceren en de manier waarop we moeten communiceren beter te begrijpen, zijn er heel wat communicatiemodellen terug te vinden. Ieder model geeft ongeveer hetzelfde weer want een bericht wordt altijd op dezelfde manier verstuurd en ontvangen. Hieronder vind je een beschrijving van het model van Shannon-Weaver. 13

14 Daarna volgt een opsomming en korte beschrijving van enkele modellen. Vervolgens komt de PA of een andere communicator te weten hoe hij/zij hoort te communiceren. Met andere woorden wat is SMART? Als laatste verklaar ik een regel die overeenstemt met de SMART-doelstellingen. De regel om te communiceren volgens de C s gaat dieper in op de SMART-doelstellingen. Shannon-Weaver model Er bestaan verschillende modellen om het communicatieproces weer te geven. Een van de modellen is het Shannon-Weaver communicatiemodel. Dit model geeft de weg van het bericht duidelijk weer. De zender brengt een bericht over. Hiervoor gebruikt hij een bepaald kanaal, bijvoorbeeld een telefoon. De bestemmeling of ontvanger krijgt de boodschap. Dit proces Figuur 1: Shannon-Weaver's Model of Communication (Shannon en Weaver, 1949) herhaalt zich telkens want daarna wisselen zender en ontvanger van rol. SMART-doelstellingen De doelstelling of boodschap moet SMART zijn. SMART staat voor specifiek, meetbaar, aanvaardbaar, realistisch maar ook tijdsgebonden. Specifiek betekent dat de boodschapper duidelijk aantoont wat hij/zij wil overbrengen en hij/zij is rechtuit. Meetbaar wil zeggen dat je een systeem of een methode moet voorzien om de stand van zaken op te volgen. Bij de derde term, aanvaardbaar, moet de communicator zelf de doelstellingen accepteren en ervoor zorgen dat de gesprekspartner ook toestemt. Daarna gaat de persoon, die de boodschap overbrengt, na of de doelstelling haalbaar is. Is het realistisch wat de gesprekspartners willen bereiken? Ten slotte houdt de gesprekspartner rekening met de tijd. Wanneer beginnen we aan de doelstelling en wanneer zal deze af zijn? Communicatie volgens de verschillende C s Naast de SMART-doelstellingen is er nog een gelijkaardig model om efficiënt te communiceren, namelijk de 7 c s. 14

15 Completeness, conciseness, consideration, clarity, concreteness, courtesy, correctness zijn de voorwaarden om zo efficiënt mogelijk te communiceren. We kunnen nog drie andere termen bijvoegen, namelijk creativity, credibility en consistency (Murphy, 2000). Completeness. Zoals het woord zelf zegt, is het belangrijk dat de boodschap compleet en juist is (Murphy, 2000). Conciseness. Het is belangrijk dat de boodschap beknopt is. Een boodschap moet altijd to the point zijn (Murphy, 2000). Consideration. De communicator hoort zich te richten tot de doelgroep. Hij/zij houdt dus rekening met de kennis van de groep maar ook met een mogelijk vakjargon (Murphy, 2000). Clarity. Het is noodzakelijk dat de essentie van de boodschap duidelijk is. Dit kan je vergelijken met conciseness. Bij clarity gaat het vooral om de taal (Murphy, 2000). Concreteness. Ook dit onderdeeltje valt terug op clarity en conciseness. Bij deze term is het vooral belangrijk dat je argumenteert en je boodschap ondersteunt. De communicator kan gebruik maken van feiten, cijfers of tabellen (Murphy, 2000). Courtesy. Het is van essentieel belang om de personen op een vriendelijke en aangename manier aan te spreken. Dit maakt het eenvoudiger om tot het gewenste resultaat te komen (Murphy, 2000). Correctness. Zorg ervoor dat, wat je zegt of schrijft juist is. Vermijd hierbij spel- of taalfouten (Murphy, 2000). Creativity. Als de communicator zijn boodschap op een creatieve manier overbrengt, wordt het bericht anders geïnterpreteerd dan als het op een eentonige manier wordt overgebracht (Murphy, 2000). Credibility. Als de spreker zelf gelooft in wat hij/zij zegt, zal het gewenste resultaat sneller bereikt worden (Murphy, 2000). Consistency. Zorg ervoor dat de mening en uitspraken overal doorgevoerd worden. Het is belangrijk dat het gesprek consistent is (Murphy, 2000). 15

16 1.1.3 Verbale communicatie Verbale communicatie omvat het taalregister (woordenschat) en de taalstructuur (spraakkunst). Kortom alle woorden en geluiden die we gebruiken als we onze boodschap overbrengen behoort tot verbale communicatie. Hier kunnen we nog onderscheid maken tussen geschreven en gesproken taal Non-verbale communicatie Onder non-verbale communicatie kunnen we heel wat aspecten plaatsen. Non-verbale communicatie omvat alle niet-gesproken taal (Hoffman, 2002). Fysiek contact en fysieke kenmerken zoals zien, ruiken en voelen behoren tot non-verbale communicatie. Hoe personen eruit zien, heeft ook te maken met communicatie. Erg gelovige personen dragen vaak een gebedskrans. Anderen dragen sieraden of bepaalde kledij. Ook dat valt onder non-verbale communicatie (Hoffman, 2002). HE LIKED TO OBSERVE EMOTIONS; THEY WERE LIKE RED LANTERNS STRUNG ALONG THE DARK UNKNOWN OF ANOTHER S PERSONALITY, MARKING VULNERABLE POINTS -AYN RAND Non-verbale communicatie zorgt vaak voor problemen tijdens conversaties. Iedere cultuur heeft zijn eigen manier van handelen. In de ene cultuur tonen ze snel hun emoties om hun mening te verduidelijken. In andere culturen proberen ze hun emoties weg te steken om zo confrontaties te voorkomen (Garten, 2011). Lichaamstaal, gebaren en gelaatsuitdrukking zijn een eerste onderdeel van non-verbale communicatie. Ook het paralinguïstische zoals stemhoogte, ritme, intonatie behoren hiertoe. Laten we nu enkele Chinese-Westerse verschillen van lichaamstaal onder de loep nemen. De lichaamstaal in China wijkt af van onze lichaamstaal. Als wij tijdens een vergadering of conversatie geeuwen of staren, komen we onbeleefd over (China Cross Culture, 2015). Er wordt vaak beweerd dat geeuwen of staren in China een positieve betekenis heeft. Volgens China Cross Culture betekent het dat je nieuwsgierig of verrast bent. Dit is echter niet het geval. Ik ging dit na bij een Chinees die uit Sichuan komt maar al jaren in Beijing woont. Hij kent dus verschillende regionale gewoontes. Hij verklaarde dat geeuwen en staren toch een teken van desinteresse is. Het kan natuurlijk wel zijn dat een Chinees geïnteresseerd is en tegelijkertijd geeuwt, maar dan is deze persoon gewoon vermoeid. Staren of geeuwen is dus net zoals bij ons ongepast. 16

17 Chinezen appreciëren stiltes tijdens een conversatie. Anderen, zoals Westerlingen, voelen zich snel ongemakkelijk bij zo n stiltes. Een van de Chinese gezegdes luidt als volgt: Stilte is luidruchtiger dan woorden. In het Chinees Cǐ shí wúshēng shèng yǒushēng ( 词是无声胜有声 ) (China Cross Culture, 2015). Ook spreken terwijl de ander spreekt wordt bij ons als onbeleefd gezien. In China is dit een teken van dank (China Cross Culture, 2015). 1.2 Conflicten Conflicten zijn er sneller dan gedacht. Omgaan met conflicten en onderhandelen bestaat uit twee onderdelen: opkomen voor je eigen mening en rekening houden met de wil van de ander (Garten, 2011) Thomas-Killman-model Conflicten kunnen we oplossen met behulp van het Thomas-Killman-model: Vermijden Deze fase is misschien wel de beste fase. Niemand wint, niemand verliest. De partners leggen zich neer bij het feit dat ze het oneens zijn met elkaar (Garten, 2011). Competitie Hierbij gaat elk voor zijn eigen belang. Er wordt geen rekening gehouden met wat de ander wil of denkt. Elke deelnemer vecht voor zijn eigen goed. Figuur 2: Conflictstijlen (Kilmann, 1977) Compromis Bij dit kwadrant vinden we het besluit in het midden. Er wordt niets gewonnen, maar ook niets verloren. Het kan handig zijn een compromis te sluiten om verdere en grotere conflicten uit te sluiten. 17

18 Accommodatie Accommodatie wil zeggen dat de een zich zal neerleggen bij de keuze van de ander. Hijzelf wint niets en zal er verder geen energie aan besteden (Garten, 2011). Dit kwadrant wordt niet in elke cultuur gebruikt. In China, een masculiene cultuur, zullen ze niet tevreden zijn met accommodatie. Zij zijn voornamelijk ingesteld op winnen en doorzetten (Garten, 2011). Coöperatie Het laatste kwadrant is de coöperatie. Hierbij gaan beide partijen winnen (Garten, 2011). Ze halen samen voordeel binnen en staan uiteraard samen sterk (Garten, 2011). 1.3 Etnocommunicatie Etnocommunicatie is communicatie tussen verschillende culturen. Hier wordt extra aandacht besteed aan de verschillende waarden en normen. Ook de behoeften en wensen worden onder de loep genomen. 18

19 2 Een cultuur 2.1 Wat is een cultuur Een cultuur kan op twee manieren worden geschreven. Er bestaat een cultuur en een Cultuur. Een Cultuur omvat kunst en wetenschap. Attitude, visie, waarden en normen worden een cultuur genoemd. Hieronder vallen ook de eetgewoontes en taal. Een echte beschrijving van een cultuur bestaat niet. Er worden vaak verschillende definities gegeven aan deze term. Het begrip cultuur wordt gezien als een beschrijvende term. Een cultuur geeft meer informatie over levensgeschiedenis, opvoeding, socialisatie, gewoontes, tradities maar ook over opvattingen, waarden en normen. Ook de manier van samenleven vinden we hieronder terug. Een andere opvatting van het begrip kunnen we omschrijven als de som van ervaringen, symbolen, praktijken en kennis die een bepaald sociaal systeem kenmerkt. De definitie die de Nederlander Geert Hofstede, de theoreticus die andere culturen bestudeert, gaf, klinkt als volgt: Culture is the collective programming of the mind (Hofstede, 2001). Dit betekent dat ons brein mensen uit een groep onderscheidt van mensen uit een andere groep door collectieve programmering (Gartner, 2011). CULTURE IS THE ACCUMULATED WISDOM OF A GROUP OF PEOPLE. BUT THEN ALSO, IS THE ACCUMULATED STUPIDITY OF A GROUP OF PEOPLE STEVE ANDREAS Een cultuur kunnen we op drie manieren ordenen: De eerste manier gaat van macrosociale systemen tot meso- en microsociale systemen: werelddelen, naties, staten, regio s, organisaties, steden, dorpen, buurten, families, enzovoort. Daarnaast hebben we groepen en categorieën: sporters, treinreizigers, volwassenen. Als laatste is er het interpersoonlijke of professionele aspect, bijvoorbeeld zakendoen. 19

20 Een cultuur omvat vier elementen: Het eerste element is de taal die gesproken wordt binnen het sociaal systeem. Ieder systeem kent een eigen taal, het kan ook een vakjargon zijn. Het volgende onderdeel is de kennis die die mensen over een bepaalde cultuur hebben. Dit wordt onderverdeeld in sociale kennis: de maatschappelijke regels, de rechten en plichten van plaatselijke burgers. Het volgende aspect is de wetenschappelijke kennis: geloof, relatie, gezondheid, opvoeding, onderwijs en arbeid. Daarnaast vinden we de waarden en normen terug die belangrijk zijn in deze cultuur. Waarden zijn zaken die het handelen van de mens beïnvloedt. Ten slotte zijn er nog de symbolen, rituelen en helden. Deze licht ik in de volgende subhoofdstukken verder toe Symboliek Symbolen zijn woorden, gebaren, afbeeldingen of voorwerpen met een bepaalde betekenis. In China is er zowel kleurensymboliek, getallensymboliek als dierensymboliek. Dierensymboliek In China komen we vaak dezelfde afbeeldingen tegen. Ze refereren naar de Chinese oudheid. Een draak is het symbool voor de Keizer. Het betekent mannelijke kracht en vitaliteit (Boden, 2012). Een feniks vind je vaak terug met een draak. Het staat voor eenheid. Je kan het vergelijken met yin en yang (Boden, 2012). Een eenhoorn is het symbool voor een grote familie (Boden, 2012). Een vleermuis is het symbool voor geluk (Boden, 2012). Een vis staat voor overvloed en rijkdom. Een kraanvogel betekent lang leven. Getallensymboliek Zoals bij ons het nummer 13 als ongeluksgetal wordt gezien, worden ook in China getallen met een bepaalde betekenis geassocieerd. De nummers 6, 8 en 9 staan voor geluk (Chinois, 2013). Het eerste getal betekent dat alles goed gaat. Het cijfer 8 betekent dat er iets positiefs zal gebeuren. Het laatste getal staat voor eeuwigheid, zoals een eeuwigdurende zakenrelatie (Chinois, 2013). 20

21 Het nummer 4 is een ongeluksgetal in China. Zo is er in vele gebouwen geen vierde verdieping terug te vinden (Boden, 2006). De uitspraak van dat nummer is sì wat lijkt op de uitspraak van dood sì. Kleurensymboliek Ook kleuren hebben een bepaalde betekenis. Rood gebruiken Chinezen bij feesten. Als er rood in zakelijke communicatie wordt gebruikt, voorspelt het meestal niet veel goeds. Het kan het einde van de relatie betekenen. Geel staat voor welvaart (Chinois, 2013). De dood wordt, in tegenstelling tot bij ons, aangeduid met wit (Chinois, 2013) Rituelen Rituelen zijn voor buitenstaanders minder belangrijk dan voor personen die zich in een bepaalde cultuur bevinden. Om een goede indruk te maken bij je zakenpartner is het dus goed om kennis te hebben van hun gewoontes en rituelen. Sta rechtover elkaar bij de eerste ontmoeting. Geef een hand en buig lichtjes voorover. Meestal wordt er ook een klein geschenk overhandigd als de leidinggevende een Chinese zakenpartner voor de eerste keer ontmoet. Hoewel Chinezen het niet onmiddellijk gaan aannemen is het goed om aan te dringen. Een ander ritueel is thee drinken. Chinezen drinken de hele dag door thee. Ze doen dit niet alleen omdat ze dorst hebben, maar thee drinken is een teken van een belangrijke sociale bezigheid. Als een interculturele zakenpartner op zakenreis gaat naar China, zal de Chinees altijd een kopje thee aanbieden. Zo tonen ze aan dat ze de relatie met jou heel belangrijk vinden Helden Helden zijn personen die hoog aanzien worden in een cultuur. Zij worden beschouwd als modellen aan wie ze zich moet spiegelen. Enkele voorbeelden hiervan zijn Jezus, Mohammed en Gandhi. China is door de eeuwen heen een keizerrijk geweest. De Keizer was de link tussen de aarde en de hemel. De Keizer is de vader van alle Chinezen. Door de komst van het communisme, werd de Keizer verjaagd. De partij van de Communisten verving het keizerrijk. De sterkste partijleider in de historie is Mao Zedong. Hij was jarenlang het gezicht van de Volksrepubliek China. Mao nam de rol en het beeld van de Keizer over. Chinezen kunnen echter niet zonder dat beeld. Er zijn nog altijd foto s van Mao op de taxi s in China terug te vinden. Mao is vergelijkbaar met onze Christus figuur. Vandaar dat een Chinees ook in een bedrijf of in de gemeenschap een sterke leider nodig heeft. 21

22 2.2 Een cultuurverschil Wie met een andere cultuur in contact komt, ondervindt altijd een contrast. Dit kan variëren van kleine tot grote verschillen, van verontwaardiging tot appreciatie. Elke persoon is een mens van vlees en bloed. Dat wil zeggen dat ieder van ons nood heeft aan opvoeding, zorg, huisvestiging, voedsel, Ieder van ons heeft dezelfde basiservaringen zoals pijn, verdriet, geluk, gezondheid en dood (Garten, 2011). Op de tweede plaats komt zinvol handelen. Iedere persoon kan een taal gebruiken, communiceren en een doel of wens nastreven. Maar de manier waarop een persoon zich gedraagt, is enkel voor deze persoon zelf logisch. Door deze gedachte te bewaren, kunnen we een persoon van een andere cultuur beter begrijpen (Garten, 2011). Het is belangrijk om de anderen te begrijpen in hun gedachtegang ook al is er een meningsverschil. Het is mogelijk om een andere cultuur te begrijpen zonder daarvan een onderdeel te zijn. Laat de gewoontes, begrippen en perspectieven zoals ze zijn en probeer deze niet aan te passen aan het eigen stelsel (Garten, 2011). 2.3 Cultuurmodellen Om een cultuur te leren kennen en te ontdekken zijn er heel wat cultuurmodellen. Deze helpen ons de cultuur beter te begrijpen en te respecteren. Het is belangrijk dat de PA of leidinggevende kennis heeft van de cultuur waarmee hij/zij communiceert. Wat zijn hun belangen, waarden, normen, behoeften en wensen? Waar hecht de Chinese zakenpartner belang aan? Als er zaken zijn waar de zakenpartner niet wil over spreken, zorg dan ook dat ze niet aangehaald worden tijdens een onderhandeling. Daarnaast is het belangrijk dat de PA of andere communicator correct, objectief, neutraal en compleet communiceren. Ze informeren zich dus best over de culturele gevoeligheden. Wat is de etiquette? Wat mogen ze doen? Wat mogen ze niet doen? Hieronder volgt een overzicht van enkele belangrijke modellen. Het eerste model dat ik toelicht is het model van Richard Lewis, daarna volgt het Topoi-model met uitgebreide informatie over de vijf dimensies. Het derde model is het model van Hofstede gevolgd door het model van Trompenaars. Het voorlaatste model is dat van David Pinto. Als laatste licht ik het model toe van Christopher Earley en Elaine Mosakowksi. In deze verschillende modellen vinden we soms overlappende dimensies terug. Dit helpt ons des te meer een cultuur te ontcijferen. 22

23 2.3.1 Het model van Richard Lewis Het Richard Lewis-model is een hulpmiddel om uw boodschap over te brengen. Hoewel iedere persoon anders is, is het Richard Lewis model handig om de verschillende culturen te classificeren. Het model toont het persoonlijk raamwerk van een persoon en hoe deze tegenover een andere cultuur staat. Het model geeft ook inzicht in verschillende communicatiestijlen en hoe deze verbonden zijn met de culturele achtergrond (Human dimensions, 2015). Het model is in drie types verdeeld. De cultuurtypen zijn: lineair actief, multi-actief en reactief (Human dimensions, 2015). Figuur 3: Het Richard Lewis-model (Lewis, 1930) Culturen van het type lineair-actief, zijn culturen die zich baseren op feiten. Ze communiceren direct en de leidinggevende en medewerkers voelen zich gelijkwaardig. Daarnaast zijn gevoelens ook minder belangrijk dan de theorie. Een synoniem van lineairactief is taak georiënteerd. Multi-actief daarentegen staat voor mens georiënteerd. Hierbij zijn relaties en emoties belangrijk. Planning is in tegenstelling tot lineair-actief wel belangrijk. Er is nood aan een sterke hiërarchie. Het laatste aspect is reactief. Respect georiënteerd is een synoniem van deze term. Stiltes zijn belangrijk in deze culturen. In tegenstelling tot lineair-actieve culturen, zijn reactieve culturen meer gericht op indirecte communicatie. Zo worden ook vaak confrontaties vermeden (Zoutwelle, 2013). Met behulp hiervan kan je de nationale culturen vergelijken (Human dimensions, 2015). Het is mogelijk dat je een cultuur bij elk type kan plaatsen. Normaal is er altijd een overheersend type (Human dimensions, 2015). 23

24 2.3.2 Het Topoi-model Om cultuurverschillen op te merken en aan te pakken, gebruiken we het Topoi-model. Taal, ordening, personen, organisatie en inzet zijn de vijf onderdelen waarmee we best rekening houden. Aan de hand van deze onderdelen kunnen we misverstanden of problemen oplossen (Hoffman, 2002). Bij elke dimensie horen 3 kernvragen. We gaan telkens na wat het eigen aandeel is, wat het aandeel van de ander is en wat de impact is op de waarden, normen, gewoontes en opvattingen (Hoffman, 2002). Taal Het belangrijkste aspect van communicatie is vaak de taal. Als we communiceren met personen die een andere taal spreken, ondervinden we geregeld moeilijkheden, problemen of verschillen. We merken zowel bij verbale als non-verbale communicatie verschillen op. Ook bij verschillende culturen is taal dus zeker een struikblok. De woordenschat verduidelijkt de visie van de mens. We kunnen ten eerste de waardering van de werkelijkheid achterhalen. Ten tweede worden de opvattingen over taal en het taalgebruik zelf ook duidelijk. Daarnaast is het verwantschapssysteem op te merken. Ten slotte worden ook sociale structuren logisch (Hoffman, 2002). Hoewel we heel wat kunnen afleiden, is een cultuur toch niet volledig te achterhalen. We kunnen de communicatie in twee delen opsplitsen. Enerzijds is er de directe communicatiestijl, anderzijds is er de indirecte communicatiestijl. China kunnen we plaatsen onder de indirecte communicatiestijl. Het volk dat op deze wijze communiceert, hecht veel waarde aan groepsconformisme, empathie en groepsbelang (Hoffman, 2002). Ordening Ordening is het inhoudsniveau van communicatie. Het omvat vooral de visie van de werkelijkheid. Hoe neemt de gesprekspartner de werkelijkheid op? Iedereen heeft een andere interpretatie van de realiteit. Het gaat hier vooral om de manier waarop we kijken naar bepaalde situaties en hoe we ze waarderen of opnemen (Hoffman, 2002). Hoe we situaties interpreteren hangt af van de manier waarop we naar het leven kijken en welke invalshoek we hebben (Hoffman, 2002). CREATIVITY INVOLVES BREAKING OUT OF ESTABLISHED PATTERNS IN ORDER TO LOOK AT THINGS IN A DIFFERENT WAY EDWARD DE BONO 24

25 Iedere cultuur heeft zijn eigen manier van ordenen, dus een eigen manier van waarnemen. Het is van belang dat de Personal assistant en haar leidinggevende zich van deze verschillen bewust zijn. Houd er natuurlijk rekening mee dat niet iedereen gelijk is. Iedere persoon is uniek en legt dus een andere waarde op een situatie. Personen Personen zijn het betrekkingsaspect in de communicatie (Hoffman, 2002). Zoals eerder al vermeld, communiceert iedere persoon op elk moment. Communicatie gebeurt vaak via gedrag of mimiek. Personen roepen tijdens een gesprek bepaalde gevoelens of wendingen op. Ook al is iemand niet betrokken bij een gesprek en vangt hij/ zij enkel maar een paar woorden op, toch voelt deze persoon zich betrokken. Het gevoel dat bij de gesprekspartner opgeroepen wordt, hangt af van zijn/haar status. Deze status kan worden weergegeven door de Roos van Leary. De Roos van Leary toont het gedrag van een persoon. Het model geeft weer welk Figuur 4: De roos van Leary (Leary, 1957) gedrag de ene persoon toont en hoe de andere persoon hierop reageert. De communicator kan dus duidelijk de gedragsreactie ontcijferen. Met behulp van de Roos van Leary kunnen we snel achterhalen hoe de persoon zich voelt als de onderhandeling minder vlot verloopt. Gesprekspartners kunnen door dit model nagaan wat de persoon wil zeggen met zijn/haar gedrag. Organisatie Zoals het woord zelf zegt, heeft het onderdeel organisatie betrekking op al het organisatorische en de verschillende structuren. Ook dit hoofdstuk kunnen we weer in verschillende niveaus indelen. Het eerste niveau is het macroniveau. Dit niveau heeft betrekking op onderwijs, arbeid, wonen, welzijn en gezondheid. Maar ook wet- en regelgeving en overheidsbeleid horen hierbij (Hoffman, 2002). Daarna is er het mesoniveau. Hieronder vallen de procedures, functies en bevoegdheden. 25

26 Het derde niveau is het microniveau. Hieronder vinden we de organisatorische aspecten zoals tijdsbesteding en agendabeheer (Hoffman, 2002). Voor gesprekspartners is het interpersoonlijke niveau van de organisatie heel belangrijk. Een gebrek aan uitleg op interpersoonlijk niveau zorgt vaak voor heel wat problemen. Gesprekspartners moeten bijvoorbeeld weten met welk soort instelling ze te maken hebben en wat ze mogen verwachten. De agenda, het doel en het verloop van het gesprek spelen hierbij ook een belangrijke rol (Hoffman, 2002). Het is belangrijk om binnen een organisatie rekening te houden met diversiteit. Iedere cultuur heeft bepaalde feestdagen of dagen die voor hen belangrijk zijn. Inzet Het laatste onderdeel inzet steunt op het axioma van Watzlwick (Hoffman, 2002). Het axioma van Watzlwick leert ons dat iedereen invloed heeft op hun gesprekspartner (Hoffman, 2002). Daarnaast is een gesprek een lineair proces. Elke gesprekspartner heeft een invloed op de andere ook al zegt hij/zij niets. Personen brengen ook boodschappen over met hun gedrag. De gesprekspartner leidt de ander zijn gedachten af uit het gedrag (Hoffman, 2002). Dit kan zowel positief als negatief zijn. Het is belangrijk om eigen moed en inzet te behouden. Dit zorgt ervoor dat de zakenpartner zich sterker zal voelen (Hoffman, 2002) Het model van Hofstede Culturen worden door Geert Hofstede in vijf dimensies ingedeeld (Hoffman, 2002). De eerste dimensie is de machtsafstand. Dit verwijst naar de ongelijke machtsverdeling. Zwakkere leden verwachten dat de macht ongelijk verdeeld is. In een cultuur waar grote machtsafstand heerst, is er grote ongelijkheid. Er is behoefte aan een sterke hiërarchie, top-down en centralisatie (Hoffman, 2002). Er is weinig respect en gezag terug te vinden in deze cultuur. Dit geldt vooral voor Aziatische landen (Goal trainingen, 2015). In culturen die laag scoren bij machtsafstand, en dus te maken hebben met kleine machtsafstand, is er gelijkheid op te merken. Hier spreken we over decentralisatie en gelijke rechten (Hoffman, 2002). Deze machtsafstand vinden we vooral terug in Europese landen. 26

27 De tweede dimensie maakt onderscheid tussen individualisme en collectivisme. Individualisten staan alleen heel sterk. Zij hebben nood aan waardering, tijd en vrijheid. Daarnaast is respect en beloning erg belangrijk (Goal trainingen, 2015). Personen in een collectivistische samenleving hebben elkaar nodig. In groep staan deze personen sterker. Ze helpen elkaar om door te groeien. Loyaliteit en respect zijn kenmerken die bij collectivisten niet weg te denken zijn (Goal trainingen, 2015). De volgende dimensie gaat over masculiniteit en feminiteit. Als de sociale sekserollen opvallend gescheiden zijn, spreken we van masculiniteit. Hierbij zijn mannen assertief en hard. Ze zijn vooral gericht op succes. Het zijn ook meestal de mannen die zakendoen. Vrouwen horen bij een masculiene staat bescheiden en teder te zijn (Goal trainingen, 2015). In een feministische samenleving vinden we een gelijke waardering terug. Zowel vrouwen als mannen moeten bescheiden en teder zijn. Beide geslachten staan hier professioneel zeer sterk. De voorlaatste dimensie is de onzekerheidsvermijding. Hoe onzeker voelt een persoon zich als hij in een onbekende situatie terechtkomt (Hoffman, 2002)? Hoe gaan mensen om met risico s en hoe proberen ze die te vermijden? Als een cultuur hierbij hoog scoort, lossen ze hun onzekerheid op door orde en regels. Als ze laag scoren, gebruiken ze nieuwe stappen en initiatieven. De vijfde en laatste dimensie van het model van Hofstede is het Confuciaans dynamisme. Deze dimensie omvat twee onderdelen. Het eerste onderdeel is de langetermijngerichtheid. In culturen die gericht zijn op lange termijn vinden we personen met volharding, gevoel voor status, spaarzaamheid, zuinigheid, schaamtegevoel en doorzettingsvermogen (Hoffman, 2002). In culturen met een kortetermijngerichtheid hebben ze oog voor creativiteit en individualisme. Ook kalmte, evenwichtigheid en snelle resultaten vinden we terug in dergelijke culturen (Hoffman, 2002). 27

28 2.3.4 Het model van cultuur Het model van Fons Trompenaars, een cultuurspecialist, leert ons dat we eerst in aanraking komen met het expliciete deel van cultuur. De artefacten en producten zijn de dingen die we kunnen zien. Enkele voorbeelden hiervan zijn eetgewoontes, gebouwen en klederdracht. Daarna komen we in contact met de normen en waarden. Vervolgens leren we de impliciete basisaannames kennen (Boden, 2006). Trompenaars deelt relaties op in 5 punten: Figuur 5: Een model van cultuur (Trompenaars, 1998) Ten eerste maakt Trompenaars onderscheid tussen universalisme en particularisme. In een universalistische cultuur is er een regel om goed en fout te onderscheiden. Hier gaat het dus vooral om regels (Boden, 2006). In een cultuur waar particularisme een hoofdrol speelt, hechten ze meer belang aan relaties. Hierbij is er oog voor persoonlijke situaties. Het tweede punt is het individualisme en collectivisme. Deze dimensie kunnen we vergelijken met het model van Hofstede. Individualisten komen op voor zichzelf. Collectivisten daarentegen staan samen sterk (Boden, 2006). Vervolgens wordt er een verschil gemaakt tussen neutraal en emotioneel. Bij een neutrale cultuur gaan ze zich vooral richten op feiten en gebeurtenissen. Een cultuur die gericht is op emoties, houdt rekening met gevoelens en laat zich hierdoor vaak leiden (Boden, 2006). Het laatste onderdeel is de prestatie en toeschrijving. Prestatieculturen zijn culturen waar de status afhangt van wat je reeds gepresteerd hebt David Pinto Volgens David Pinto (1994) moeten we elkaars normen en waarden in het achterhoofd houden om correct te communiceren. Hierbij houden we rekening met elkaar. Pinto gebruikt hiervoor een driestappenplan. De eerste vraag luidt als volgt: Welke waarden en normen hebben invloed op eigen denken, handelen en communiceren (Boden, 2006). Ten tweede gaat Pinto na welke waarden en normen de ander heeft (Boden, 2006). 28

29 De laatste vraag die hij zichzelf stelt is op welke grens we elkaar kunnen accepteren (Boden, 2006). Pas als we deze drie stappen volgen, kunnen we spreken van correcte interculturele communicatie. Communiceren is een proces van geven en nemen. De ene persoon kan zich niet helemaal aanpassen aan de ander. Het komt van beide kanten Christopher Earley en Elaine Mosakowski: Cultural intelligence Om vlot te communiceren met een interculturele zakenpartner, moeten we ons kunnen aanpassen. De ene persoon kan zich beter afstemmen dan de andere. Het vraagt natuurlijk heel wat inspanning. Volgens Christopher Earley, professor aan de London Business School, en Elaine Mosakowski, professor aan de universiteit van Colorado moeten we de nadruk leggen op drie elementen. Namelijk het hoofd, het hart en het lichaam (Boden, 2006). We moeten ons inleven in de andere cultuur (hoofd) (Boden, 2006). Daarnaast moeten we kunnen omgaan met de lichaamstaal (lichaam) (Boden, 2006). Ten slotte moeten we ook willen communiceren met de ander, er moet dus enige motivatie zijn (hart) (Boden, 2006). 2.4 Toepassing op China China laat een interessant resultaat zien bij het model van Hofstede. Als we dit model toepassen op het land, kunnen we zeggen dat China laag scoort op machtsafstand. China kent een grote machtsafstand. Werknemers kijken op naar hun leidinggevende. Ze hebben nood aan hiërarchie want niets wordt beslist zonder toestemming te krijgen van een leidinggevende. Dit geldt ook voor kleinere opdrachten. Het is dus van belang dat wij, als Westerlingen, geduld uitoefenen en begrip tonen voor dit soort gedrag. Collectivisme scoort ook heel hoog. Als we spreken over een collectivistische staat, kunnen we zeker China als voorbeeld aanhalen. In China staat iedereen samen sterk, ze zijn samen één. Iedere persoon is uniek en draagt zijn eigen steentje bij. Chinezen denken altijd terug aan het feit dat iedereen nodig is om tot het gewenste resultaat te komen. Hoewel de rechten in China tussen man en vrouw gelijk zijn, spreken we toch nog van masculiniteit. Niettegenstaande dat meer en meer vrouwen in de zakenwereld treden, worden de zaken meestal nog onder mannen geregeld. China is een van de landen waar er een grote onzekerheid heerst. Chinezen zijn erg onzeker over zichzelf. 29

30 Daarnaast zijn ze ook niet altijd overtuigd van de zaken die ze doen. Dit zorgt ervoor dat het voor Westerlingen erg moeilijk is om te onderhandelen met Chinezen. Als een Westerse zakenman of zakenvrouw geen kennis of achtergrond heeft van de Chinese cultuur, denkt hij dat de Chinees geen zaken wil doen omdat ze zo onzeker overkomen. Gezien collectiviteit en masculiniteit heel hoog scoren, is China een cultuur die openstaat voor innovatie en nieuwe ideeën. Ten slotte is langetermijngerichtheid een van de kenmerken van het Chinese volk. Ze vinden een relatie heel erg belangrijk. Vaak wordt gezegd dat een relatie belangrijker is dan het product of het bedrijf met wie ze zaken doen (Chinois, 2013). Chinezen zijn zeker en vast ook geïnteresseerd in uw product en uw bedrijf. Ze nemen geen beslissingen die goed zijn voor een korte periode. Ze maken de onderhandelingen liever op het moment zelf iets moeilijker om er in de toekomst voordeel uit te halen. Westerlingen kunnen hierop inspelen door ten eerste respect te tonen voor hun cultuur. Begrijpen en respecteren hoe zij communiceren en handelen, ligt aan het begin van een succesvolle relatie. Het is niet noodzakelijk om ons hieraan aan te passen. Als we ons spiegelen aan de Chinese cultuur, veranderen we onze eigen cultuur. Als bedrijf kunnen we ons natuurlijk een beetje schikken naar de andere cultuur. Als er bijvoorbeeld een Chinese zakenpartner op bezoek komt, zorg er dan voor dat hij verwelkomt wordt door een mannelijke medewerker. Het zijn vooral mannen die in China zakendoen dus op deze manier zullen ze zich al meer thuis voelen. Daarnaast is het belangrijk dat wij hun langetermijngerichtheid respecteren. De communicator hoeft de Chinees niet op te dringen maar moet hem/haar de tijd geven om te ontplooien en beslissingen te nemen. In toeschrijvingsculturen hangt je status af van je afkomst en relaties. Gezien relaties in China heel belangrijk zijn, spreken we ook hier van een toeschrijvingscultuur. Als we het model van Trompenaars toepassen op China, kunnen we zeggen dat Chinezen vooral particularistisch ingesteld zijn. Ze besteden meer aandacht en tijd aan de relaties zelf. De regels komen pas later. Chinezen laten zich sneller leiden door hun gevoelens dan door de waarheid. Ze zijn erg emotioneel ingesteld. Hierdoor zien ze vaak de realiteit niet onder ogen. De dimensie collectivisme overlapt hierbij met het model van Hofstede. In een collectivistische staat is iedere burger een deel van een groter geheel. 30

31 Maar dat wil niet zeggen dat het individu niet belangrijk is. Iedereen is nodig om tot het gewenste resultaat te komen. Als groep staan ze sterker. Ten slotte kunnen we zeggen dat de jobfuncties/posities in China toegekend worden aan de hand van prestatie en kennis. Hierbij speelt status geen rol. Dit geldt enkel voor commerciële bedrijven. Voor staatsbedrijven bijvoorbeeld geldt dit niet. In China kun je, in een staatsbedrijf, jobfuncties afkopen door je toekomstige baas om te kopen. 31

32 3 Eigen getuigenissen Om te weten met welke culturen een Personal assistant in contact komt, nam ik met verschillende bedrijven contact op. Enkele bedrijven hiervan zijn o.a. Bombardier, Brouwerij De Halve Maan, Case New Holland, Deknudt Frames, Barco, Sadef, Deceuninck, bematrix, Picanol, Agristo, Beaulieu International Group, Alpina, Dujardin, Bayer, Packo Inox, Billiet Trading. In eerste instantie kwam ik te weten met welke culturen de bovenvermelde bedrijven zakendoen. Daarnaast wisten ze mij ook te vertellen dat er heel wat problemen door bijvoorbeeld miscommunicatie ontstaan. Ik nam bij verschillende Personal assistants een interview af zodat ik de precieze problemen kon verduidelijken. De vragen die ik stelde vind je terug als bijlage. 3.1 Personal assistant vs. buitenwereld Uit mijn onderzoek blijkt dat Personal assistants vooral in contact komen met alledaagse culturen. Landen zoals Duitsland, Frankrijk en Nederland komen hierbij in aanmerking. Maar wat opvalt is, dat PA s ook meer en meer in contact komen met China. De markt breidt alsmaar verder uit. Gezien de PA optreedt als een buffer tussen de buitenwereld en de leidinggevende, wordt zij met allerlei aspecten van een cultuur geconfronteerd. Hierdoor kan ze de leidinggevende aanvullen, informeren en misschien ook wel corrigeren om een zo goed mogelijke zakenrelatie op te bouwen. Ze is dus de ideale persoon om in te grijpen bij problemen en haar leidinggevende attent maken voor bepaalde zaken zoals waarden, normen, wensen en behoeften. Dit geldt ook voor hiërarchische communicatie. Wat willen leidinggevenden van elkaar en hoe is hun manier van zakendoen? Het is de taak van de PA om attent te zijn voor de manier waarop de klanten, leveranciers of andere partners handelen. Ze voelt aan wat belangrijk is voor de persoon met wie ze communiceert. Willen de zakenpartners erg formeel zijn of voelen ze zich beter bij informeel handelen? Andere belangrijke aspecten zijn zakengeschenken, zakenlunchen, attenties. Hoe reageren andere culturen hierop? De taak van de PA is dus om een goede basiskennis te hebben van de vreemde culturen. Een goede zakenrelatie ligt aan de basis van de toekomstige verkopen. 32

33 3.2 Hoe komt een PA in contact met China? Uit mijn interviews blijkt dat Personal assistants en leidinggevenden zowel face-to-face als via of telefoon met een Chinese partner in contact komen. Ze gaan op zakenreis, regelen vergaderingen, enzovoort. Hierdoor merken ze heel wat verschillen op. Zowel verbaal als non-verbaal. 33

34 4 China Iedere maatschappij functioneert anders. Iedere cultuur heeft zijn eigen waarden en normen. Het wordt zo normaal dat we hier niet meer bij stilstaan. Ook voor anderen is het moeilijk om zich aan te passen aan onze Belgische stijl. Toch heeft ieder van ons zijn basisbehoeften. China verschilt in meerdere aspecten van andere landen. Ze handelen totaal anders dan Westerse culturen. Het is bijna onmogelijk om te communiceren of zaken te doen met Chinezen zonder enige achtergrond te hebben van het land, de waarden, de normen, de noden, de behoeften, enzoverder. Om hiervan een beetje kennis te hebben, heb ik hieronder een opsomming gemaakt met enkele opvallende kenmerken van het land en de Chinees zelf. 4.1 De Speciale Economische zones (SEZ) Om een bedrijf op te richten in China, zijn er heel wat wetten en controles. Er zijn zelfs aparte gebieden om Westerse bedrijven te ontvangen (Boden, 2006). Deze gebieden worden de Speciale Economische Zones genoemd. Er is een vertegenwoordiger nodig om daar een bedrijf te starten (Boden, 2006). Hiervoor kan er gebruik gemaakt worden van een Representative Office (RO). Deze RO s staan onder toezicht van de Chinese overheid (Boden, 2006). 4.2 Bedrijfsvormen De meest voorkomende vormen van bedrijven in China zijn: State owned Enterprise, Privately Owned Enterprise, Joint venture en Wholly Foreign Owned Enterprise (Boden, 2012) State Owned Enterprise (SOE) Een State Owned Enterprise of staatsbedrijf is een firma die volledig eigendom is van de Chinese regering. Zij zijn dus ook baas van het Management (Boden, 2012) Privately Owned Enterprise (POE) Een Privately Owned Enterprise wordt ook vaak een familiebedrijf genoemd. Deze bedrijven zijn heel erg flexibel. Ze houden rekening met wat de markt wil en werken meestal met netwerken voor zowel klanten als personeel (Boden, 2012). 34

35 4.2.3 Joint Venture (JV) Joint ventures zijn bedrijven die samenwerken met elkaar. Het kan gaan om buitenlandse bedrijven die samenwerken met een Chinees privébedrijf of een buitenlands bedrijf dat al in China actief is. De partners geven zowel geld als machines en gebouwen (Boden, 2012). Het is aan te raden een Joint Venture op te richten. Zo kom je als bedrijf moeiteloos in contact met de Chinese overheid. Het bedrijf is namelijk niet volledig vreemd want er is al een samenwerking met een Chinese onderneming (Boden, 2012) Wholly Foreign Owned Enterprise (WFOE) Een Wholly Foreign Owned Enterprise is, zoals de term zelf zegt, een onderneming die volledig bestaat uit kapitaal van het buitenland (Boden, 2012). 4.3 Persoonlijk contact met Chinezen We kunnen wel enkele kenmerken en gewoontes opnoemen, maar niet iedere Chinees is gelijk. Iedere persoon is uniek en heeft andere visies. Hieronder volgen enkele punten waarmee we best rekening houden als we gaan samenwerken met China. IT S LIKE PEOPLE WHO ASK EACH OTHER WHERE THEY COME FROM EVERYONE COMES FROM SOMEWHERE, BUT SO WHAT? RICHARD P. FEYNMAN Communicatieverschillen Het is vaak moeilijk om als Westerse te begrijpen wat een Chinese zakenpartner wil. Ook omgekeerd bestaat deze moeilijkheid. Misverstanden zijn vaak te wijten aan opvoeding of opleiding. Chinezen leggen het accent anders dan Westersen. In China wordt er geen grote nadruk gelegd op spreken. Daarom is communicatie vaak een struikelblok bij zakendoen. In een collectivistische cultuur zoals China is de communicatie indirect. De gesprekspartner leidt de kern af uit de context (Garten, 2011). Alles wat iemand doet wordt geïnterpreteerd. Als de zakenpartner bijvoorbeeld te laat komt bij een meeting, zullen Chinezen daar een boodschap achter zoeken. Om te weten met wie de PA of leidinggevende te maken heeft, stelt hij/zij beter geen directe vragen. Chinezen vinden de persoon vaak respectloos als hij/zij aanvalt. Chinezen maken grote omwegen om iets te achterhalen in plaats van het op de man af te vragen. 35

36 Het is niet omdat ze bang zijn om hun gesprekspartner te kwetsen maar ze willen zoveel mogelijk begrijpen. In China zijn de slagzinnen because so terwijl het bij ons if then is. Dit is ook de reden waarom vergaderingen vaak lang duren in China. Om te weten met wie de zakenpersoon te maken heeft, kan hij/zij kijken op het visitekaartje. Zo hoeft hij/zij niet te vragen welke positie de zakenpartner heeft. Natuurlijk is de PA of leidinggevende niet veel wijzer met enkel een titel. Het is aangeraden om indirecte vragen te stellen en zo te weten te komen wie je zakenpartner is (Garten, 2011). De PA of leidinggevende kan bijvoorbeeld vragen stellen over het bedrijf en zo proberen de positie of het belang van de persoon in het bedrijf te achterhalen De taal Chinees is erg moeilijk om te leren en om te begrijpen. Het vraagt jaren om het Chinees onder de knie te hebben en een gesprek op niveau te kunnen voeren. Gezien het Engels ook niet voldoende gekend is bij Chinezen, moeten we ons zo goed mogelijk redden met allerlei middeltjes. Gebaren en tekens kunnen hierbij helpen. Ook de applicatie van Google is een handig hulpmiddeltje. De smartphone kunnen we gebruiken voor simpele zinnen, bijvoorbeeld in een taxi. We kunnen deze applicatie gebruiken om te zeggen waar we naartoe willen gaan. Natuurlijk is deze vertaalmachine niet geschikt voor lange conversaties (Guppy, 2013). De taal in China bestaat uit Chinees en Pin Yin. Pin Yin is de tekst die we kunnen lezen, het Chinees zijn de karakters zelf. Zonder Pin Yin kunnen wij geen Chinees lezen of spreken. Een van de invoermethodes die nodig zijn om te kunnen schrijven, is Pin Yin. Er bestaan geen klavieren met meer dan 9000 karakters. Chinezen gebruiken dus Pin Yin om s en sms en te versturen. Het Chinees is een verzamelnaam van 10 andere Chinese talen. Onder Chinees valt onder andere het Mandarijn, het eigenlijke standaard Chinees. We kunnen dit vergelijken met algemeen Nederlands. Daarnaast heb je nog Wu, Min, Yue, Xiang, Gan, Jin, Pinghue en Hui. Hierna volgt een lijst met enkele basiszinnetjes in het Mandarijn. 36

37 Begroeten Goeiedag. Nín hǎo. 您好 Goeiemorgen. Zǎo shàng hǎo. 早上好 Goeieavond. Wǎn shàng hǎo. 晚上好 Welkom. Huān yíng 欢迎 Leuk je te ontmoeten. Hěn gāo xīng néng rèn shí nin. 很高兴认识您 Hoe gaat het? Nǐ hǎo ma? 你好吗 Goed, dank u. Hǎo, xiè xiè. 好, 谢谢 Jezelf voorstellen of iemand anders zich laten voorstellen Hoe heet je? nǐn jiào shèn mé míng zì? 怎么称呼您 Ik heet Wŏ jiào... 我叫... Ik werk bij (naam bedrijf) in (stad). Wǒ zài. gōngzuò. 我在 工作 Waar komt u vandaan? Nǐn cōng nă lǐ lāi? 您从哪里来 In welk bedrijf werkt u? Nǐn wèi nǎ gè gǒng sī gòng zuó? 您为哪个公司 工作 Wat is uw functie? Nǐn dè zhī wéi shì shèn mè? 您的职位是什 Ik ben de Management assistant van Wǒ shì de jīnglǐ zhùlǐ. 我是 的经 Telefoongesprek voeren Hallo, u spreekt met Nǐn hǎo, nǐn zài hē tǎn huá. 么 理助理 您好, 您在 和 谈话 Een ogenblikje a.u.b Qǐng sháo dēng. 请稍等 Ik verbind u door met Wǒ qí dài nín dè 我期待您的... Wie mag ik aanmelden? Shuí néng hé wǒ qiān hétóng? 谁能和我签合同 Van welk bedrijf bent u? Nín láizì nǎge gōngsī? 您来自哪个公司 Wat kan ik voor u doen? Wǒ néng bāng nín shén me? 我能帮您什么 Spreekt u Engels? Nǐ shuō yīng yǔ ma? 你说英语吗 37

38 Ik begrijp u niet, kunt u het nog eens herhalen. Wǒ bù míng bái, nǐ néng chóng fù yī biàn ma? 我不明白, 你 能重复一遍吗 Onthalen Mag ik u iets aanbieden om te drinken? Wǒ kē yì qǐng nì hé yī bei yǐn liáo mā? 我可以请你喝 一杯饮料吗 Ik zou graag een water drinken. Wǒ xiǎng yào hě shuǐ. 我想要喝水 Basiswoordjes Ik. Wǒ. 我 Jij. Nǐ. 你 Alstublieft. Qǐng. 请 Danku. Xìe xìe nǐ. 谢谢你 Afscheid nemen Tot ziens. zài jiàn. 再见 Goede terugreis. Yīlù píng'ān. 旅途回来愉快 Tot ziens. Zài jiàn. 再见 Ik begrijp je niet. Wǒ bù mǐng bái. 我不明白 Ik spreek geen Chinees Wǒ bù hùi shuǒ zhǒng wén. 我不会说中文 Ja. Shǐ dè. 是的 Neen. Bù xǐng. 不行 Het spijt me Duì bù qǐ. 对不起 Kunt u mij helpen? Nǐ nèng báng wǒ yì xiá mā? 你能帮我一下 吗 38

39 Nummers Pin Yin Uitspraak 0 Ling Ling 1 Yi Ie 2 Er Ar 3 San Saan 4 Si Se 5 Wu Woe 6 Liu Liejoe 7 Qi Tsie 8 Ba Baa 9 Jiu Zjio 10 Shi Sje Stemvolume In vele landen waarderen de burgers niet dat hun gesprekspartner te luid of te stil praat. Ook daar wordt een betekenis aan gegeven. Velen vinden het een gebrek aan respect of interesse als de gesprekspartner heel luid of heel snel praat. Landen zoals China vinden dat, hoe belangrijker het onderwerp, hoe stiller de persoon moet praten (Hoffman, 2002). Andere culturen denken daar dan weer anders over Intonatie Iedereen praat en gebruikt hun stem op een andere manier. Gesprekspartners kunnen vaak merken aan de intonatie hoe de persoon zich voelt of wat hij/zij wil overbrengen. Intonaties hangen af van culturen. Als Westerlingen luider gaan praten, betekent het vaak dat ze boos zijn. Als ze op een normale manier hun stem gebruiken, praten ze neutraal. In China daarentegen heeft de stemhoogte niet echt een invloed op het bericht dat ze willen overbrengen. De betekenis van de woorden hangt in China af van de toonhoogte (Hoffman, 2002) Aansprekingen Er heerst een bijzonder formele vorm van interpersoonlijke communicatie in China. Er worden officiële titels en volledige namen gebruikt. Shi Fu, 师傅, wordt vaak gebruikt om mensen die je niet kent aan te spreken. Enkele voorbeeldjes hiervan zijn een buschauffeur, taxichauffeur of schoenmaker. 39

40 Een andere term die gebruikt wordt, is Xiao Jie, 小姐 (China Cross Culture, 2015). Dit wordt gebruikt om jonge vrouwen aan te spreken (China Cross Culture, 2015). Westerlingen gebruiken hiervoor mejuffrouw. Door de verwestering van Chinese steden heeft xiaojie de betekenis van gezelschapsdame gekregen. In Chinese steden wordt een dienster aangesproken met fuwuyuan. Xian Sheng is een term om een onbekende man op een beleefde manier aan te spreken. In het Chinees 先生 (China Cross Culture, 2015). Om een leraar aan te spreken wordt Lao Shi gebruikt 老师 (China Cross Culture, 2015). Zoals wij een lector aanspreken als de heer Devos, wordt deze persoon in China aangesproken als Devos Lao Shi (China Cross Culture, 2015). Zakenpartners worden aangesproken met een titel en een familienaam, bijvoorbeeld Manager Hoefkens. Vice en assistant worden in China niet vernoemd. Als de werknemer de functie niet kent, gebruikt hij/zij gewoon meneer of mevrouw Lachen Ook de betekenis van lachen is anders in China. Wij lachen om een totaal andere reden dan Chinezen. In China lachen ze als ze iets niet begrijpen of als ze vragen hebben (Hoffman, 2002). Zo is het vaak moeilijk om te weten of een Chinese zakenpartner nu wel of niet serieus is. Iets anders wat ook opvalt is, dat Chinezen niet graag neen zeggen of toegeven dat ze iets niet weten. Dat maakt het soms moeilijk om informatie serieus te nemen. Tinghua Chinezen staan gekend als het volk met de luistergerichte communicatie, Tinghua. Ze praten niet veel. Dit zorgt er ook voor dat het Engels onvoldoende gekend is. Chinezen willen vooral begrijpen wat hun gesprekspartner zegt en nemen daar zeer veel tijd voor Oogcontact Iemand in de ogen kijken staat bij ons symbool voor openheid en eerlijkheid (Hoffman, 2002). In andere culturen, zoals China, is het belangrijk om de gesprekspartner in het gezicht te kijken maar niet onmiddellijk in de ogen. Een Chinees voelt zich onmiddellijk aangevallen als hij door een vreemde in de ogen wordt gekeken. Hij zal zijn gesprekspartner onbeleefd en brutaal vinden. 40

41 Het is dus goed om te weten dat interculturele zakenpartners het niet verkeerd bedoelen als ze jou niet recht in de ogen kijken. Dat is een teken van respect en het heeft dus niets te maken met neerbuigendheid. Ook tijdens onderhandelingen gaan Chinezen hun gesprekspartner niet recht in de ogen kijken. Precies daarom zitten ze tijdens vergaderingen of onderhandelingen naast elkaar in plaats van recht over elkaar (Schroevers, 2010) Handdruk Onze cultuur verschilt op dit gebied heel sterk van de Chinese cultuur. Bij ons is het de gewoonte een hand te geven bij een ontmoeting (Boden, 2012). Persoonlijke ruimte is voor Chinezen heel belangrijk. Het is niet gebruikelijk om collega s aan te raken of heel dicht bij hen te staan. Meestal wordt er in China geen hand geschud met een persoon die niet gekend is. Als dit toch gebeurt, is het belangrijk om zacht en rustig de hand te schudden. De andere hand houd je nooit op je rug (Boden, 2012). 4.4 Zakendoen met Chinezen Er worden heel wat communicatieproblemen ondervonden tijdens een conversatie met een Chinese zakenpartner. Chinezen hebben een compleet andere methode van zakendoen en communiceren. Wat bij ons ja is, is ja. Als ze in China ja zeggen tijdens een vergadering, betekent dat niet onmiddellijk dat ze akkoord gaan. Het wil eerder zeggen dat de gesprekspartner de inhoud begrepen heeft. Chinezen hebben moeite om neen te zeggen. Dit zorgt vaak voor miscommunicatie. De gesprekspartners weten niet wat wel en niet gemeend is. Daarnaast is het educatief niveau erg verschillend. De meeste Chinezen kennen onvoldoende Engels. Dit maakt het moeilijk om te onderhandelen en elkaar te begrijpen. Het is de gewoonte om een tussenpersoon in te schakelen als er zaken worden gedaan. Om een goede relatie op te bouwen is het van essentieel belang dat de personen goed geïntroduceerd zijn (Boden, 2012). Het eerste gesprek is altijd een kennismaking. Zaken worden nooit geregeld tijdens de introductie want voor een Chinees is de manier van zakendoen veel belangrijker dan het resultaat zelf. De methode waarop zaken worden gedaan, bijvoorbeeld eerlijk en juist handelen, hechten ze veel belang aan (Feeney, 2013). Chinezen zijn erg loyaal en ijverig en schamen zich niet als het resultaat niet is zoals gewenst (Feeney, 2013). 41

42 Een zakenpartner is erg belangrijk in de Aziatische landen. Hoewel ze misschien meer voordelen hebben bij een andere zakenpartner, zijn ze toch geneigd om met hun vertrouwde zakenpartner verder te werken (Feeney, 2013). Om een goede zakenrelatie op te bouwen, starten ze voorzichtig. Ze plaatsen bijvoorbeeld eerst kleinere bestellingen om zo na te gaan of alles loopt zoals gewenst Hiërarchie In Chinese bedrijven en organisaties heerst een sterke hiërarchie. De baas is de echte leider en staat boven iedereen. Een werknemer spreekt hem niet tegen en is loyaal (Garten, 2011). Chinezen communiceren alleen maar via tussenpersonen en leidinggevenden. Deze persoon verspreidt dan de informatie naar de werknemer in kwestie. Niets komt het bedrijf binnen of gaat het bedrijf buiten zonder een kopie aan de leidinggevende te geven. Iedere werknemer in China weet precies wat hij/zij moet doen. Chinezen zullen niet snel een taak op zich nemen als ze daarvoor niet verantwoordelijk zijn. Ze nemen niet snel een initiatief. Als hen iets gevraagd wordt, zullen ze altijd eerst naar de baas stappen om daar duidelijke instructies te krijgen. Ze vinden de voorbeeldfunctie belangrijk. In de collectivistische cultuur zijn ze zich ervan bewust dat ze amper een deel van een groter geheel zijn (Boden, 2012). Hiervan maken werknemers geen probleem want, wat zij bijdragen helpt om tot het gewenste resultaat te komen. Een regel in China is dat de werknemer het bedrijf niet kan of mag verlaten vooraleer hun baas naar huis gaat. Dit is een teken van respect (Feeney, 2013). Chinezen hebben de neiging om snel van werk te veranderen. Dit fenomeen wordt jobhopping genoemd. Zodra ze enig pluspunt zien bij een ander bedrijf, stappen ze over (Boden, 2012). Vooral de tijd rond Chinees Nieuwjaar veranderen veel mensen van job. Ze gaan het nieuwe jaar vieren bij familie kilometers verderop en keren niet meer terug. Een van de redenen om te veranderen van bedrijf kan bijvoorbeeld het loon zijn. Ook de bekendheid en de naam van het bedrijf spelen een grote rol bij deze keuze. Werkgevers proberen dit te voorkomen door extra s te geven zoals een woning, sociale zekerheid, verzekeringen, enzovoort. Leidinggevenden zijn zelfs in staat het hele gezin te verzekeren om toch maar hun werknemers te kunnen behouden Aanwerving Vroeger was er geen sprake van human resources. Vandaag vinden Chinezen het toch belangrijk om zo n beleid te hebben. Werknemers worden op verschillende manieren aangeworven. Een belangrijke manier is het Guanxi-systeem. 42

43 Hierbij worden personen aangeworven via familie of vrienden. Andere manieren om aan te werven zijn beurzen of het internet. Ook onmiddellijk contact met het bedrijf kan hiervan een voorbeeld zijn. Guanxi Een echte verklaring voor het woord Guanxi is er niet. Guanxi gaat vooral over de methode waarop Chinezen met elkaar omgaan. Guanxi is een relatie die wordt opgebouwd door samen te werken. Relaties zijn heel belangrijk in deze cultuur. Onder Guanxi verstaan we vooral de interpersoonlijke relatie met de gesprekspartner. Ook verplichtingen vallen onder deze term (Boden, 2012). De achtergrond van Guanxi kan het best begrepen worden vanuit de Westerse religieuze invalshoek. Wij, Westerlingen, zijn opgegroeid in een wereld waar God het begin en einde is. Als je braaf bent ga je naar de hemel, dat is een beloofde zekerheid. De enige zekerheid die Chinezen hebben is dat je iets nastreeft met andere mensen en de gevolgen draagt als het fout loopt. Chinezen zijn vaak afhankelijk van elkaar in plaats van afhankelijk te zijn van een regering. Een echte wetgeving wordt er niet gevolgd, er is wel een wetgeving maar dit is vooral om alles onder controle te houden (Boden, 2012). Chinezen zijn erg gevoelig en sociaal. Zodra ze iets geven of krijgen, wordt ook hetzelfde van de andere persoon verwacht (Boden, 2012). De interpersoonlijke relaties zijn gebaseerd op verschillende componenten: - Trouw: zhong - Filiale piëteit: xiao - Menslievendheid: ren - Geloofwaardigheid: xin - Gerechtigheid: yi - Harmonie: he Verwelkoming Als de leidinggevende of zijn PA op zakenreis gaat naar China, zal hij/zij zeker en vast goed ontvangen worden. De ideale begroetingsmethode is het hoofd heel licht buigen of een kort knikje geven met het hoofd. De Chinees en de interculturele zakenpartner hebben altijd dezelfde functie. Het is goed om hiermee rekening te houden als de Chinese zakenpartner naar uw bedrijf komt. Als jij hetzelfde doet, zal dat gerespecteerd worden. Als de zakenpersoon in China ontvangen wordt, schenken ze onmiddellijk thee uit. Dit is een van de symbolen van gastvrijheid (Boden, 2012). 43

44 4.4.4 Chinees geld In China wordt betaald met de Chinese Yuan (CNY). 1 euro is gelijk aan 6,9194 CNY (zaterdag 23 mei 2015). De munteenheid in China is onderverdeeld in briefjes van 100, 50, 20, 10, 5, 2, 1 Yuan. Daarnaast heb je de kleinere munteenheid, de Jiao. Hieronder vinden we briefjes van 5, 2 en 1 Jiao terug. In China gebruiken ze voornamelijk munten van 5 Fen, 2 en 1 Fen. Als bijlage vind je afbeeldingen van de verschillende briefjes en munten Onderhandelen We kunnen op twee manieren onderhandelen. Ofwel kiest de gesprekspersoon voor een competitieve aanpak ofwel voor een geïntegreerde aanpak. Als de onderhandelaar gaat voor de competitieve aanpak, gaat hij/zij voor het beste resultaat. We kunnen deze strategie voorstellen als een win-lose situatie (Schroevers, 2010). Dit betekent hard voor de inhoud. Kiezen de gesprekspartners voor de tweede aanpak, dan zijn ze solidair met hun partner. We kunnen deze stijl voorstellen als een win-win situatie (Schroevers, 2010). De keuze van deze stijlen, hangt af van de bedoeling van de zakenpartner. Dit verschilt van land tot land en van cultuur tot cultuur. Volgens verschillende onderzoeken (Schroevers, 2010) blijkt dat het bij Chinezen eigenlijk vooral gaat om de relatie zelf. Ze willen in eerste instantie een goede en langdurige zakenrelatie opbouwen. Pas later komen de zaken aan bod. Chinezen zijn vooral gericht op lange termijn, dit geldt ook voor de voordelen die uit beslissingen gehaald kunnen worden. Logisch redeneren en argumenteren zijn naast spreekvaardigheid ook aspecten die de communicatie erg moeilijk maken. Als zakenpartner moet je niet overtuigen met logica maar met inzicht. Chinezen redeneren inductief. Inductief betekent dat de boodschap gebaseerd is op feiten. Chinezen starten met theorie en gaan pas later over tot de kern van de zaak (Schroevers, 2010). 44

45 Tabel 1: Verwachtingspatronen (Schroevers, 2010) Land Inhoud Redenatie Opening Taalgebruik Nederland Feiten Inductief Samenvatting Helder Verenigd Koninkrijk Grote lijn Deductief Grapje Indirect Frankrijk Duitsland China Feiten, ranking Feiten, tabellen Feiten, tabellen Inductief Metafoor Indirect Inductief Samenvatting Helder Inductief Dankwoord Indirect Gevoelige onderwerpen Er zijn, zoals bij elke cultuur, onderwerpen waarover Chinezen niet graag praten. Hieronder vind je een overzicht van dergelijke thema s. Politieke thema s Een gesprekspartner kan enkel over politiek praten als het raakt met het zakendoen. Hierbij wordt altijd rekening gehouden met de Guanxi en er wordt niet over doctrines gepraat. Mensenrechten kunnen hiervan een voorbeeld zijn. De Westerse zakenpartner kan eisen dat de arbeiders van zijn leverancier volgens internationale normen worden behandeld die de commerciële belangen niet schaden. Dit gaat dan over een gemeenschappelijk belang. Tijdens een conversatie met een Chinese zakenpartner is het best om de 3 T s te vermijden (China Cross Culture, 2015). Ze liggen heel gevoelig bij onze Chinese zakenpartners en kunnen dus invloed hebben op de toekomstige relatie. De 3 woorden zijn Tiananmen Square, Tibet en Taiwan. De 3 T s zijn amper 1 voorbeeld van de verboden gespreksthema s. Hiernaast heb je uiteraard nog andere. Democratie is een van de andere onderwerpen. Dit woord is een doctrine, maar je kunt er natuurlijk altijd omheen Dit wil niet zeggen dat Chinezen geen persoonlijke mening hebben, maar ze nemen geen afstand van het collectieve standpunt. Chinezen hebben een eigen systeem dat even performant is als democratie. De gesprekspersoon kan bijvoorbeeld altijd vragen hoeveel vrienden of familie ze in het buitenland hebben en waarom ze misschien niet terugkomen. Dit kan een mogelijke optie zijn om het privéleven te weten te komen. 45

46 4.4.7 Zakenlunch Er wordt in China een onderscheid gemaakt tussen een zakenlunch om kennis te maken en een vervolgzakenlunch. Lunchen en samen ontspannen is belangrijk gebeuren voor de Chinees. Het is een teken van samenwerking. Bij een eerste keer lunchen wordt nooit over zaken gesproken. Het doel van zo n lunch is voornamelijk om elkaar te leren kennen. Ze leren de manier van denken en het gedrag kennen. Daarnaast onderzoeken ze ook of hun zakenpartner al dan niet te vertrouwen is. Chinese zakenpartners leren zo elkaars cultuur kennen en leren die later ook te respecteren. Ze gaan vooral na of de zakenrelatie iets bijdraagt aan hun eigen opbrengst. Bij een tweede lunch kan er over zaken gesproken worden. Toch moeten de gesprekspartners oppassen dat het geen vergadering wordt. De belangrijkste persoon, de gastheer, nodigt de betrokken personen uit. Dit is vaak de directeur of de hoogste in rang in een organisatie of deelorganisatie. Deze persoon neemt de hoofdplaats in aan een ronde tafel. Een ronde tafel staat symbool voor samenhorigheid. De gastheer bepaalt wie waar zit. Het is gebruikelijk dat de hoofdgast rechts naast hem zit. Iedereen wacht tot hij een plaats toegewezen krijgt en gaat pas neerzitten op het signaal van de gastheer. De gastheer bestelt alles en heeft de gehele regie gedurende de lunch in handen. Bijvoorbeeld begin en einde en ook eventuele bestellingen van sterke drank. Volgens de FengShui, een filosofie die de relatie tussen de mens en de leef- en werkomgeving omschrijft, zal de gastheer steeds met zijn gezicht naar de deur van het restaurant zitten. Zo kan hij overzicht houden van wie binnenkomt en weggaat. Een zakenlunch is meestal beperkt in tijd want de meeste restaurants sluiten om uur. Daarna kan er uiteraard nog iets anders gepland worden, bijvoorbeeld een karaoke. Hieraan participeert de gastheer nooit. Het gaat er vaak losjes aan toe met de hostesses. Westerlingen moeten hier echt alert zijn want Chinezen kunnen dit gebruiken om te testen hoe de zakenpartner omgaat met zo n gebeuren. Het is natuurlijk bedoeld als ontspanning en daarna is het afgelopen. De tafelmanieren zelf verschillen enorm van de tafelmanieren in het Westen. Als het over de manier van eten gaat, vinden wij de Chinezen vaak onbeleefd. Noedels bijvoorbeeld worden opgeslurpt. Noedels snijden is niet aanvaardbaar in China. Het is ook niet zoals bij ons dat we elk ons eigen bord hebben, maar in China eet iedereen uit gezamenlijke borden (Boden, 2012). Als er iets in de mond zit, halen wij het er met onze handen uit. 46

47 In China raken ze geen eten aan met de handen. Chinezen spuwen het gewoon uit, ook aan tafel. De zakenlunch is, naast zakengeschenken, een teken van een belangrijke relatie. Chinezen hebben de neiging om hun zakenpartners te overdonderen met lekkers. Natuurlijk wordt dan verwacht dat hetzelfde gedaan wordt als hij/zij naar het Westerse bedrijf komt. Als een Chinees wordt uitgenodigd op restaurant, neemt hij nooit het initiatief om zelf te betalen. Chinezen verwachten dat degene die uitnodigt ook betaalt. Persoonlijke gesprekken over bijvoorbeeld familie of vrienden zijn de ideale onderwerpen tijdens het eten Zakengeschenken Met geschenken moeten interculturele zakenpartners vooral voorzichtig en bescheiden zijn. Het is aangeraden een cultureel geschenkje voor de gastheer mee te brengen. Als de zakenpartner toch iets wil overhandigen zorg er dan voor dat het geschenk geen grote waarde heeft (Boden, 2012). Een cadeau van grote waarde overhandigen vatten de Chinezen vaak verkeerd op. Ze voelen zich omgekocht en hebben de gewoonte om het geschenk af te wijzen. Chinezen zijn erg tevreden met echte Belgische producten zoals chocolade of wijn. Ook geschenken met het logo van het bedrijf krijgen ze graag. Cadeaus worden overhandigd en aangenomen met beide handen. Het is niet gepast om het geschenk onmiddellijk te openen in het bijzijn van iedereen. Enkel op uitdrukkelijk aandringen en als er een boodschap aan verbonden is voor de groep zal de Chinees zijn geschenk openen. Anders gebeurt dit pas als iedereen weg is. Er worden heel veel cadeaus uitgewisseld in China. Als zakenpartners op zakenreis gaan, zorg er dan voor dat ze voor iedereen iets kleins meehebben. Een voorbeeld van zo n geschenkje kan bijvoorbeeld een balpen of een USB-stick zijn met het logo van het bedrijf. Het is een teken dat hij/zij de relatie belangrijk vindt. Pas natuurlijk op met wat hij/zij geeft want ook achter een geschenk schuilt een bepaalde symboliek. Als de zakenpartner bijvoorbeeld een horloge geeft, betekent het dat hij/zij iemand de dood toewenst. Dit geldt enkel voor oudere mensen. De uitspraak van horloge zhong is hetzelfde als de uitspraak van zhong wat het einde betekent. 47

48 Als de leidinggevende zijn visitekaartje wil geven, zorg dan zeker dat het vertaald is in het Chinees. De achterkant van het kaartje mag in het Engels zijn. Als hij/zij het kaartje overhandigt, geef het dan met de Chinese tekst naar boven zodat ze het onmiddellijk kunnen bestuderen (Boden, 2012). Chinezen gaan het onmiddellijk intensief lezen, dit is een teken van respect (Boden 2012). Zoals eerder al vermeld, hebben Chinezen een ander educatief niveau (Boden, 2012). Op zo n visitekaartje wordt zoveel mogelijk informatie vermeld. Alle mogelijke titels worden erop geplaatst. We moeten wel rekening houden dat de functies in China vaak anders omschreven worden als in het Westen. Figuur 6: Visitekaartje Wat bij ons secretaresse is, betekent in China administratief manager (Boden, 2012). Het belangrijkste van de visitekaartjes is de juiste vertaling van de Westerse naam. In de vertaling steken de Chinezen vaak tekens die een andere naam vormen. Omdat ze weten dat wij het niet kunnen lezen, komt het vaak voor dat ze een bepaalde connotatie toevoegen. Voorbeelden hiervan zijn onder andere onbetrouwbaar, eerlijke persoon, moeilijke persoon. Het is belangrijk om de naam steeds door iemand te laten vertalen die de leidinggevende vertrouwt en niet door een verkoper van visitekaartjes. Als de PA of leidinggevende een visitekaartje krijgt, bestudeer het dan grondig. Ook als hij/zij aan het converseren is mag het regelmatig bekeken worden. Dit is teken van respect en interesse Een Chinese consument Chinezen gaan niet onmiddellijk over tot kopen. Ze wikken en wegen vooraleer ze toestemmen. Een Chinees kijkt grondig rond en vergelijkt alle mogelijke prijzen. Ze willen het beste en mooiste product tegen de laagste prijs (Boden, 2012). 48

49 4.5 Tijd / gebeurtenissen China is een land met 10 miljoen vierkante kilometer en vijf tijdzones. Als we zakendoen met China, moeten we er ons van bewust zijn, dat het in China 6 uur later is. Als we in België dus beginnen werken om uur is het in China al uur. Tijdens de winterperiode is er 7 uur verschil. Het is ook belangrijk dat we rekening houden met hun feestdagen en vakanties. Dit betekent dat bedrijven tijdens deze periodes geen zakendoen. Het nieuwe jaar begint in China tussen 21 januari en 20 februari. Het hangt af van de tweede nieuwe maan na de zonnewende van 21 december. Hierna volgt een korte samenvatting van de officiële feestdagen in het jaar 2016 in China. Datum Zondag 17 januari Donderdag 4 februari Maandag 8 februari Zondag 14 februari Dinsdag 16 februari Maandag 22 februari Dinsdag 5 april Zondag 27 maart Zondag 1 mei Woensdag 4 mei Zaterdag 14 mei Woensdag 1 juni Donderdag 9 juni Zondag 19 juni Dinsdag 9 augustus Woensdag 17 augustus Donderdag 15 september Dinsdag 27 september Gebeurtenis Verlichting van Boeddha Li Chun Chinees Nieuwjaar Ieders Verjaardag, Yan Yat Verjaardag van de Jade Keizer Lantaarnfestival (Deng Jie) Qing Ming (Gravenfeest) Verjaardag Kwan Yin Dag van de arbeid Nationale jongerendag Geboorte van Boeddha Internationale dag van het Kind (Kinderdag) Drakenbootfestival Vaderdag Chinese Valentijnsdag (Zeven Zusters Dag) Chung Yuan (Hellefeest) Midherfstfeest (Chinees Maanfeest) Geboortedag van Confucius 49

50 Zaterdag 1 oktober Zondag 9 oktober Donderdag 15 december Donderdag 22 december Stichting van de Volksrepubliek China Chung Yeung feest Verjaardag van O-me-t o-fo Winterzonnewende 4.6 Reisdocumenten Wie op zakenreis gaat naar China moet, zoals in vele andere landen, bepaalde documenten kunnen voorleggen. Hieronder valt onder andere een visum. Een visum kan worden aangevraagd via Hierop vinden de reizigers ook welke documenten ze moeten voorleggen om een visum te verkrijgen. Als bijlage een voorbeeld van een aanvraagformulier. 4.7 Filosofieën Confucianisme, Boeddhisme en Daoïsme zijn heel belangrijk in China (Garten, 2011). In het Confucianisme wordt weinig belang gehecht aan macht (Garten, 2011). Liefde, respect, wijsheid en goedheid daarentegen zijn dé kernwoorden die bij China horen. Chinezen moeten dus loyaal zijn tegenover hun leider. Dit geldt ook bij families. Hoewel in China mannen en vrouwen gelijk zijn, staat de man vaak boven de vrouw en kinderen (Garten, 2011). In vriendschap daarentegen zijn ze allemaal gelijk aan elkaar. Collectiviteit heerst boven individualisme. Chinezen zijn personen die alles doen voor elkaar en weinig voor zichzelf. In een groep voelen zijn ze slechts een klein onderdeel. Hier hebben ze geen probleem mee want ze dragen elk hun eigen kennis bij (Garten, 2011). Enkel het hoofd van de groep of organisatie kan beslissingen nemen. Ze moeten wel bijdragen tot het welzijn van het individu (Garten, 2011). Als de werknemers iets willen bekomen is het dus wel essentieel om zich te richten tot de leider (Garten, 2011). Het Daoïsme (oude transcriptie: Taoïsme) steunt op dao wat de weg betekent (Boden, 2006). Het legt de nadruk op de weg van alles Yin en Yang Yin en yang is in China overal terug te vinden. Het feit dat alles is samengesteld uit twee complementaire krachten yin en yang ligt aan de basis van de Chinese filosofie (Boden, 2006). Elk aspect van de natuur bestaat uit tegengestelde krachten om de wereld goed te laten verlopen (Boden, 2006). 50

51 Vrouwelijk kan niet zonder mannelijk, negatief en positief horen samen. Koud kan niet zonder warm. Het tegengestelde van de maan is zon. Zonder licht is er geen schaduw. Passief vult actief aan (Boden, 2006). Dit concept vind je overal in de Chinese cultuur terug (Boden, 2006). Zowel in tuinen, gebouwen, maaltijden herken je yin en yang. Figuur 7: Yin en yang (Boden, 2006) 4.8 Terugblik Samenvattend kunnen we dus zeggen dat, wat wij denken, niet is wat Chinezen denken. Als er bijvoorbeeld een stilte is, zal onze Chinese zakenpartner zich, in tegenstelling tot Westersen, rustiger gaan voelen. Het is beter om af te spreken in plaats van zaken te doen op afstand. Chinezen hechten heel veel belang aan persoonlijke communicatie. Let dus heel goed op het gedrag van de zakenpartner. Wees geen leek tijdens een onderhandeling. Informeer je, als zakenpartner, over de zaken in China. Wees niet te positief. Een Chinees zal verbloemd zeggen dat hij/zij niet akkoord is in plaats van onmiddellijk af te wijzen. Wees dus op je hoede voor de Chinese uitvluchten. 51