Evaluatie provinciale subsidie IVN Consulentschap Bijlagenrapport. Opdrachtgever Provincie Gelderland

Transcriptie

1 Referentie Rapport Van Postbus 60055, 6800 JB Arnhem Velperplein 8, 6811 AG Arnhem Telefoon (026) Fax (026) Evaluatie provinciale subsidie IVN Consulentschap Bijlagenrapport Opdrachtgever Provincie Gelderland Arnhem, 22 september 2009

2 Inhoud 1 Inleiding 1 2 Onderzoeksvraag 1: de resultaten en effecten van activiteiten Doelgroep NME-(vrijwilligers-) organisaties Doelgroep NME-centra Doelgroep bezoekerscentra Doelgroep gemeenten en regio's 9 3 Onderzoeksvraag 2: de professionalisering en kwaliteitsbewaking 11 4 Onderzoeksvraag 3: de kwaliteit van de (financiële) verantwoording 15 5 Overzicht interviews 20

3 1 Inleiding Dit is het bijlagenrapport van het evaluatieonderzoek naar de provinciale subsidie aan het IVN Consulentschap Gelderland Het bevat de achtergronden van het in opdracht van de provincie Gelderland uitgevoerde onderzoek. De evaluatie van de provinciale subsidieverlening aan het IVN Consulentschap is uitgevoerd aan de hand van een vooraf opgesteld toetsingskader. In het toetsingskader zijn de vier hoofdonderzoeksvragen uitgewerkt en gedetailleerd: 1. Worden de beoogde resultaten en effecten behaald? 2. Wat is de stand van zaken met betrekking tot de professionalisering en kwaliteitsbewaking van het Consulentschap zelf? 3. Voldeed de (financiële) verantwoording aan de gestelde eisen? 4. Hoe kan het beleidskader worden verbeterd? De vier onderzoeksvragen zijn ter illustratie opgenomen in onderstaand processchema. Vraag 4: verbetering beleidskader Jaarlijkse subsidie Beleidskader IVN Consulentschap Algemene subsidieverordening Doelgroepen: 18 IVN-Afdelingen 18 NME-Centra 20 Bezoekerscentra 56 Gemeenten en 6 regio s Input Processen IVN Consulent- Schap Gelderland Output Effecten Vraag 2: professionalisering Vraag 1: effecten/activiteiten Vraag 3: juiste verantwoording Figuur 1.1 Procesmodel met onderzoeksvragen Dit bijlagenrapport bevat het toetsingskader en per toetsingscriterium zijn de bevindingen uit het onderzoek weergegeven. In de volgende hoofdstukken komen de onderzoeksvragen 1 tot en met 3 achtereenvolgens aan de orde. Onderzoeksvraag 4, de aanbevelingen voor het beleidskader, wordt behandeld in het hoofdrapport. Het laatste hoofdstuk van dit bijlagenrapport bevat een overzicht van de geïnterviewde instanties en personen. Pagina 1

4 2 Onderzoeksvraag 1: de resultaten en effecten van activiteiten Hoofdonderzoeksvraag: Worden de beoogde resultaten en effecten behaald? Deelonderzoeksvragen over de prestaties zijn onderzocht per doelgroep 2.1 Doelgroep NME-(vrijwilligers-) organisaties 1. Waarborg samenhang en continuïteit van de IVN-vrijwilligers "Heeft de ondersteuning en advisering van het IVN-districtsbestuur aan de IVN-afdelingen en de kadervorming en deskundigheidsbevordering geleid tot kwaliteitsverbetering en uitbreiding van het netwerk van IVN-vrijwilligers?" Ja, het IVN Consulentschap heeft hierin een reguliere rol en deze wordt naar tevredenheid vervuld. 1.1 Hoe groot is het netwerk van IVN-vrijwilligers? Is het netwerk in de periode gegroeid? Is er meer bereidheid tot het doen van vrijwilligerswerk? Verloop van het ledenaantal is weergegeven in onderstaande tabel Apeldoorn Arnhem Ede Eerbeek Groenlo Eibergen Neede Lunteren Barneveld Maas en Waal Montferland N.W. Veluwe i.o Nijkerk Noord-Midden Achterhoek Oost Veluwezoom Oude IJsselstreek Rijk van Nijmegen RijnWaal Tiel e.o Zuidwest Veluwezoom Zutphen Warnsveld Totaal Gelderland Het ledental is in de afgelopen jaren gestegen laat een lichte terugval zien die niet nader valt te verklaren (anders dan vanuit de algemene tendens dat mensen scherper naar hun lidmaatschappen kijken). Het natuurlijk verloop in leden wordt aangevuld met deelnemers van de Natuurgidscursussen die het IVN Consulentschap organiseert. Pagina 2

5 De ledenwerving is een zaak van de afdelingen. Werving en binding van leden is een onderwerp in de bestuurscursussen van het IVN Consulentschap. De bereidheid tot het doen van vrijwilligerswerk stijgt. De vraag naar inzet van vrijwilligers voor onderhoudswerk ook. Cijfers ontbreken echter. Sommige afdelingen lopen tegen de grenzen aan van wat zij kunnen organiseren (met eigen leden). Het Consulentschap treedt waar nodig op als adviseur van de afdelingen. Het werven van vrijwilligers doen de afdelingen zelf. 1.2 Aan welke ondersteuning en/of advisering hebben de IVN-bestuurders en vrijwilligers behoefte? In hoeverre heeft het Consulentschap hierop ingespeeld? Het Consulentschap ondersteunt de vrijwilligersorganisatie op diverse manieren. In hoofdzaak betreft het: cursussen voor IVN-leden; cursussen, trainingen en excursies voor IVN-bestuurders; advisering over organisatorische zaken, financiering van projecten, e.d.; redactie nieuwsvoorziening (meerdere media); ondersteuning van het districtsbestuur; aanspreekpunt / coördinator / vertegenwoordiger van de IVN-afdelingen op provinciaal niveau. De IVN-vrijwilligersconsulent van het IVN Consulentschap is de spin in het web en tevens voor de afdelingen het belangrijkste aanspreekpunt. De afdelingen vinden dat ze goed ondersteund worden (zie ook vraag 1.5). Ze wijzen op het karakter van een vrijwilligersorganisatie: de drijfveren van de leden in de afdelingen zijn bepalend. Iedere afdeling heeft zijn eigen accenten in locale activiteiten. Het top - down uitrollen van programma's of het introduceren van nieuwe items is binnen het IVN moeizaam als daar geen draagvlak (in de afdelingen) voor is. Echte wensen voor wijziging van ondersteuning of dienstverlening zijn niet geuit. Wel zijn een aantal suggesties opgetekend: het Consulentschap zou op deelterreinen zelf kennis kunnen opbouwen om deze in te zetten in de cursussen (bijvoorbeeld didactische vaardigheden); bij de afdelingen leven ook vragen die niet gesteld worden: maak ze assertiever in het aanhangig maken van vragen en neerleggen op de juiste plek. Betrek het districtsbestuur hierbij; claim meer tijd en middelen voor deskundigheidsbevordering van de IVN-afdelingen In hoeverre is relevante kennis bij IVN-bestuurders en vrijwilligers toegenomen? Het IVN Consulentschap levert met de diverse cursussen een belangrijke bijdrage aan het up to date houden van de kennis in de IVN-organisatie. De kennis moet adequaat zijn om het publiek goed te kunnen informeren. In die zin is de kennis toegenomen Wat is de bijdrage van het Consulentschap geweest in het kader van de beoogde kwaliteitsverbetering (kennisontwikkeling) en uitbreiding van het IVN-netwerk? De bijdrage van het IVN Consulentschap aan de beoogde kwaliteitsverbetering / kennisontwikkeling is indirect, via cursussen, trainingen en excursies voor IVN-leden en -bestuurders. Het Consulentschap heeft een uitbreiding van het netwerk op provinciaal niveau gerealiseerd. De afdelingen zien dit nadrukkelijk als verdienste. Pagina 3

6 1.5. Hoe tevreden zijn IVN-bestuurders en -vrijwilligers over de ondersteuning en / of advisering vanuit het Consulentschap? De IVN-bestuurders zijn tevreden. De goede rol van de vrijwilligersconsulent wordt expliciet genoemd. Voor de IVN-leden en vrijwilligers is het IVN Consulentschap minder zichtbaar Hoe kijken IVN-bestuurders en vrijwilligers naar de rol en positie van het Consulentschap? Wordt het Consulentschap gezien als de centrale ondersteuningsorganisatie? Het IVN Consulentschap is aanspreekpunt / coördinator / vertegenwoordiger van de IVNafdelingen op provinciaal niveau. Lokale contacten, waaronder die met de gemeenten, hebben de afdelingen zelf. Verder wordt het consulentschap vooral gezien als adviseur die gevraagd en ongevraagd advies levert en ondersteuner van de kennisfunctie binnen het IVN. Het provinciale IVN Consulentschap is een logisch aanspreekpunt. De landelijke centrale organisatie in Amsterdam is minder zichtbaar en wordt door sommigen als 'meer ambtelijk' ervaren. Het Consulentschap heeft een belangrijke rol in het vertalen van landelijke en provinciale ontwikkelingen naar de afdelingen en het matchen van vraag en aanbod op dit punt. De suggestie is gedaan om hier het districtsbestuur meer bij in te schakelen. De IVN-afdelingen ervaren het IVN Consulentschap als centrale ondersteuningsorganisatie Wordt het Consulentschap door de vrijwilligers gezien als logische projectmanager van samenwerkingsprojecten? Het projectmanagement van samenwerkingsprojecten doen de afdelingen zelf. Het IVN Consulentschap treedt op, of wordt zo nodig ingezet als, adviseur Weten de vrijwilligersorganisaties het Consulentschap te vinden? Het IVN Consulentschap is goed bereikbaar, vragen worden direct beantwoord of intern doorgeleid. Door één van de afdelingen is aangeven dat er voor het Consulentschap meer tijd zou moeten zijn voor onderzoek naar 'de vraag achter de vraag'. 2. Ondersteuning en versterking overige NME-vrijwilligersorganisaties (niet IVN) "Heeft de facilitering van het Gelders Servicepunt vrijwilligers en het organiseren van (trainings)bijeenkomsten voor vrijwilligersorganisaties en het provinciaal trainingsteam en de informatievoorziening via de website en nieuwsbrief geleid tot kwaliteitsverbetering en uitbreiding van de overige NME-vrijwilligers?" Gedoeld wordt op de vrijwilligersorganisaties die zich via het forum Natuurwerk (Gelderland) gezamenlijk presenteren. Binnen deze pluriforme groep van organisaties zijn geen interviews gehouden. Uit informatie die het IVN Consulentschap hierover heeft verstrekt volgt dat de activiteiten binnen natuurwerk zich vooral richten op het afstemmen en kruisbestuiven van de activiteiten van de deelnemende organisaties. Dit voorziet in een belangrijke behoefte. De deelname aan natuurwerk is in de afgelopen jaren gegroeid tot 215 Gelderse vrijwilligersorganisaties. Pagina 4

7 2.2 Doelgroep NME-centra 3. Samenwerking tussen de NME-centra "Heeft de facilitering van het samenwerkingsverband van NME-centra, de facilitering van relevant kennismanagement en training en de promotie van NME-centra bij overheden, bedrijven en maatschappelijke organisaties door het IVN een actieve deelname aan NMEactiviteiten door volwassenen en jongeren bevorderd?" Het IVN Consulentschap heeft de (samenwerkende) NME-centra vooral secretarieel en administratief ondersteund en als zodanig en spilfunctie vervuld. De centra zijn over het algemeen tevreden over deze ondersteuning. Een relatie tussen de geboden ondersteuning en de deelname aan NME-activiteiten is niet één op één gelegd. De NME-centra hebben daarnaast behoefte aan een sterkere netwerkfunctie en relatiemanagement door het IVN Consulentschap Wat is het aantal deelnemers per jaar aan NME-activiteiten? De NME-centra bedienen (bijna) alle basisscholen in hun gebied. Slechts 2 van de 5 NMEcentra met wie is gesproken bedient tevens enkele scholen VO. Cijfers die bekend zijn: leerlingen worden per jaar bereikt ( leerlingen in Beuningen, Druten en Wijchen worden 1,5 keer per jaar bereikt); kinderen in Doetinchem en omstreken op 120 basisscholen en twee scholen voor VO; in Winterswijk e.o. worden door het NME-centrum per jaar zo'n 1300 activiteiten voor het primair onderwijs aangeboden, waaraan gemiddeld 25 leerlingen per activiteit deelnemen Is er voor de periode een trend te onderkennen in het aantal deelnemers? Alle NME-centra geven aan dat het aantal deelnemers aan activiteiten ongeveer gelijk is gebleven Wat is relevante informatie en kennis voor NME-medewerkers? In hoeverre is deze informatie en kennis toegenomen? Wat is de bijdrage van het Consulentschap in dit verband? De bijdrage van het IVN Consulentschap zit hem met name in de tweedelijns advisering van NME-centra. Denk aan: specifieke ontwikkelingen en trends binnen het werkveld en informatie over positionering en professionalisering van NME-centra. Aangegeven wordt dat het Consulentschap informatie vergaart, maar dat de grote stroom aan algemene informatie gescreend en concreter kan worden gemaakt door het Consulentschap. NME-centra verwachten dat het IVN Consulentschap een link legt naar doelgroepen, financiers, etc. en de ontwikkelingen en trends die daar spelen vertalen naar kansen voor de centra zodat deze daar pro-actief op in kunnen spelen. Daarnaast geeft één NME-centrum aan dat de informatie die het IVN Consulentschap doorgeeft meer moet inspelen op landelijke en politieke trends In hoeverre zijn de NME-centra bekend bij overheden, bedrijfsleven en organisaties? Bekend bij lokale en provinciale overheden, nog veel te weinig bekend bij bedrijfsleven en organisaties Hoe kijken de NME-centra aan tegen de rol en positie van het Consulentschap? Het Consulentschap heeft de rol van initiatiefnemer, coördinator en ondersteuner voor de NMEcentra. Zo organiseert het Consulentschap vergaderingen tussen de NME-centra en notuleert deze vergaderingen. Daarnaast verzorgt het Consulentschap cursussen voor de NMEmedewerkers. Pagina 5

8 De NME-centra omschrijven de ondersteuning van het Consulentschap als consciënties en accuraat. De kanttekening wordt geplaatst dat de kwaliteit die het IVN Consulentschap levert erg afhangt van de deskundigheid van medewerkers en dat deze als wisselend wordt ervaren. Een ander punt van kritiek is dat het IVN Consulentschap zijn Netwerk (doelgroepen, financiers) breder beschikbaar moet maken voor de NME-centra. Enkele NME-centra geven aan dat de rol van het Consulentschap sinds de start van de versnellingsagenda en oprichting van het NMEnetwerk een andere is. De NME-centra zijn 'volwassener' geworden en zien voor het Consulentschap een partnerrol weggelegd In hoeverre is het Consulentschap een spil als het gaat om regionale inbedding van NME? Consulentschap heeft de rol van centrale spil vervuld. Met name kleinere NME-centra geven aan dat de meerwaarde van het IVN Consulentschap is dat zij de regio middels het organiseren van vergaderingen en het bieden van ondersteuning bij elkaar brengt. Veel NME-centra ontbreekt het de mankracht om deze organisatie op zich te nemen. Spilfunctie blijft beperkt tot initiatiefnemer omdat het Consulentschap niets kan afdwingen (geen middel tot sancties). Dit betekent dat initiatieven kunnen stranden In hoeverre is het Consulentschap trekker van het samenwerkingsverband NME-GOS? Wat is de meerwaarde van dit samenwerkingsverband? NME-GOS bestaat niet meer, is overgegaan in NME-netwerk (vereniging van NME-centra) Hoe verhoudt het NME-GOS zich tot het in maart 2009 opgerichte NME-netwerk? Zie Versterking NME binnen het primair onderwijs "Heeft de kwaliteitsverbetering en borging van NME-producten in het primair onderwijs, de begeleiding van NME-centra bij de invoering van het ontwikkelde basispakket primair onderwijs en de organisatie van kennismanagement en trainingen de kennis en aandacht voor natuur en milieu bij kinderen bevorderd?" Aan de hand van de gehouden interviews is deze vraag niet te beantwoorden. Aangegeven is dat de rol van het IVN Consulentschap louter indirect en daarmee moeilijk te bepalen is In hoeverre zijn de NME-producten bekend bij onderwijsinstellingen? (% van het potentieel) De NME-centra zijn zeer bekend bij de onderwijsinstellingen. Alle basisscholen krijgen het NME-aanbod toegestuurd en nagenoeg alle scholen maken hier gebruik van In hoeverre wordt door onderwijsinstellingen gebruik gemaakt van de NME-producten, specifiek het basispakket primair onderwijs (aantallen, trend / ontwikkeling)? NME-centra bedienen (bijna) alle basisscholen in hun gebied. Slechts 2 van de 5 NME-centra met wie is gesproken bedienen tevens enkele scholen VO. Bekende aantallen zijn: Beuningen, Druten en Wijchen wordt gemiddeld per jaar per kind 1,5 product afgenomen; Heerewaarden bedient 95% van de in totaal 38 basisscholen. Doetinchem bedient bijna alle 120 basisscholen in de regio Hoe wordt de kwaliteit van de NME-producten door het primair onderwijs beoordeeld (in termen van bruikbaarheid, afgestemd op behoeften doelgroep)? Een enkel NME-centrum, bijvoorbeeld het centrum in Winterswijk, voert klanttevredenheidsonderzoeken uit. Hieruit komt een goede score voort m.b.t. waardering van bruikbaarheid en kwaliteit. Een andere graadmeter is dat alle NME-centra aangeven weinig klachten te krijgen over de kwaliteit van de producten. Pagina 6

9 4.4. Wat is de rol en bijdrage van het IVN Consulentschap in relatie tot versterking van NME binnen het primair onderwijs? De rol en bijdrage van het IVN Consulentschap is een indirecte rol: het Consulentschap coördineert regionale bijeenkomsten en ondersteunt NME-centra in administratieve en secretariële zin bijv. door het zorg dragen van materiaalverzendingen. Wel speelt het Consulentschap een expliciete rol als het gaat om het beheer en doen van onderzoek naar NME-producten aan de hand van de Kwaliteitsmeter en het bijhouden ervan. 5. Versterking NME binnen het voortgezet onderwijs "Heeft de facilitering van VOLD (samenwerkingsverband van NME-centra t.b.v. voortgezet onderwijs), de promotie van VOLD bij scholen, gemeenten, waterschappen, bedrijven en andere relevante organisaties en de begeleiding van extra projectmatige activiteiten gericht op de versterking van NME binnen het Gelders voortgezet onderwijs de kennis, aandacht en het handelingsperspectief m.b.t. natuur en milieu bij jongeren bevorderd?" Ja, echter in beperkte mate omdat NME-centra het voortgezet onderwijs nauwelijks oppakken. Zij maken vooral afspraken met gemeenten over het bedienen van het basisonderwijs Welke partijen participeren in het VOLD? Is dit netwerk in de periode gegroeid? Wat is de rol van het IVN Consulentschap in dit verband? Bij VOLD speelt het IVN een voortrekkersrol, NME-centra pakken het voortgezet onderwijs nauwelijks zelf op. Dit heeft met name te maken met de beleidsdoelstellingen, en overeengekomen subsidievoorwaarden, van gemeenten die veelal betrekking hebben op het basisonderwijs In hoeverre zijn de NME-producten, specifiek het programma Scholen voor Duurzaamheid, bekend bij onderwijsinstellingen? In zeer beperkte mate bekend. Slechts 2 van 5 NME-centra doet wel eens op afroep een project in het kader van Scholen voor Duurzaamheid. Door één NME-centrum wordt aangegeven dat met name de NME-centra in Nijmegen en Apeldoorn actief zijn richting de doelgroep voortgezet onderwijs In hoeverre wordt door onderwijsinstellingen gebruik gemaakt van de NME-producten (aantallen, trend / ontwikkeling)? In zeer beperkte mate wordt gebruik gemaakt door het Voortgezet Onderwijs van NMEproducten Hoe wordt de kwaliteit van de NME-producten door het voortgezet onderwijs beoordeeld (in termen van bruikbaarheid, afgestemd op behoeften doelgroep)? Voor NME-centra lastig om aan te geven omdat ze weinig doen voor het VO Wat is de rol en bijdrage van het IVN Consulentschap in relatie tot de versterking van NME binnen het voortgezet onderwijs? De rol van het IVN Consulentschap met betrekking tot versterking van NME binnen het VO is (in potentie) groot. Aangegeven wordt dat het voortgezet onderwijs nog veel zogenaamde "witte vlekken" bevat. Het Consulentschap treedt op als trekker voor Scholen van Duurzaamheid. Het Consulentschap ondersteunt NME-centra door besturen voor te lichten, trainingen te geven aan NME-medewerkers, en te helpen bij het uitvoeren van projecten op de scholen. Pagina 7

10 2.3 Doelgroep bezoekerscentra 6. Ondersteuning en versterking van de kring van Gelderse bezoekerscentra "Heeft de versterking van de samenwerking tussen de bezoekerscentra, de facilitering van gezamenlijke promotie van de centra en de facilitering van het kennismanagement door het IVN geleid tot versterking van de bezoekersaantallen van bezoekerscentra?" Genoemde facilitering heeft plaatsgevonden en de bezoekerscentra zijn over het algemeen tevreden over de ondersteuning door het IVN Consulentschap. De centra zelf schatten in dat de onderlinge samenwerking geen directe invloed heeft op de bezoekersaantallen In hoeverre is er sprake geweest van een versterking van de samenwerking tussen centra? Wat is er gezamenlijk ondernomen (bijvoorbeeld op het terrein van gezamenlijke promotie)? In 2001 is, op initiatief van de centra zelf, de Kring van Gelderse bezoekerscentra opgericht. Dit netwerk heeft de samenwerking tussen de 20 centra versterkt. Met de samenwerking wordt door de centra beoogd: kennis uit te wisselen, ervaringen te delen, te klankborden en de deskundigheid te bevorderen. Binnen de kring wordt onder meer gesproken over professionalisering. Zo hebben 2-3 bijeenkomsten in het kader van marketing gestaan. Er is hierbij een lijn uitgezet over de wijze waarop de Kring beter bekend kan worden gemaakt Hoe hebben de bezoekersaantallen in de periode zich ontwikkeld? Heeft de samenwerking (via de kring van bezoekerscentra) geleid tot hogere bezoekersaantallen? In 2006 hebben de 20 centra circa bezoekers ontvangen. In 2007 groeide dit aantal naar circa bezoekers. Voor 2008 zijn nog niet alle cijfers bekend bij het IVN Consulentschap. Op basis van extrapolatie van de cijfers van 2007 lijkt voor 2008 sprake te zijn van een lichte groei. Niet duidelijk is in hoeverre deze groei van de bezoekersaantallen een gevolg is van initiatieven vanuit de kring van bezoekerscentra. Door de centra zelf wordt ingeschat dat de samenwerking binnen de kring niet direct leidt tot hogere bezoekersaantallen In hoeverre is er sprake van een actieve samenwerking in de kring van bezoekerscentra? Worden door de bezoekerscentra nieuwe natuurrecreatie en educatiemogelijkheden gezamenlijk aangeboden? Hoe worden de centra door het Consulentschap gefaciliteerd? Er is sprake van actieve samenwerking in de kring van bezoekerscentra. Deze samenwerking heeft zoals gezegd vooral een platformfunctie: uitwisselen van kennis, klankborden etc. Eens per kwartaal komt de kring bijeen en wordt gesproken over professionalisering van de centra en inhoudelijke thema's. Door enkele centra worden gezamenlijke initiatieven ontplooid, bijvoorbeeld doorwisseltentoonstellingen op te zetten. Een voorbeeld hiervan is de tentoonstelling 'Beken en Sprengen'. Het Consulentschap speelt net als bij de NME-centra een faciliterende rol: organiseren en voorzitten van de kringbijeenkomsten, doorgeefluik van landelijke ontwikkelingen, het aandragen van thema's en (landelijke) contacten. De centra zijn over het algemeen tevreden over de facilitering door het IVN Consulentschap Zijn er jaarlijks een of meer gezamenlijke (regionale) projecten uitgevoerd? Wat is de rol en bijdrage van het IVN Consulentschap in dit verband? Zie 6.3. Pagina 8

11 6.5. In hoeverre zijn de bezoekerscentra tevreden over de informatievoorziening, ondersteuning en/of advisering door het IVN Consulentschap? Bezoekerscentra zijn in algemene zin tevreden met de dienstverlening door het IVN-C en de facilitering van de Kring. Functioneren van de Kring zonder het IVN Consulentschap zou een aderlating zijn: gebrek aan organisatiemiddelen, informatie en (landelijke) contacten bij de individuele bezoekerscentra. Kritische noot is dat het Consulentschap nog meer dan nu het geval is landelijke thema's, mogelijkheden voor nieuwe product-marktcombinaties (innovaties) en contacten kan aanreiken. 2.4 Doelgroep gemeenten en regio's 7. Bevordering gemeentelijk NME-beleid "Heeft de advisering en begeleiding van gemeenten en regio's door het IVN en de stimulering van effectieve samenwerkingsverbanden de lokale NME-activiteiten bevorderd?" Nee, niet zichtbaar vanuit het IVN Consulentschap In hoeverre zijn gemeenten en regio's bekend met de NME-centra en het Consulentschap? Gemeenten zijn bekend met de NME-centra, in mindere mate met het IVN Consulentschap. In de Achterhoek hebben alle gemeenten een 'budgetovereenkomst' afgesloten met een van de twee NME-centra (Doetinchem of Winterswijk). Hierin staan werkafspraken over aantal en kosten van te leveren activiteiten voor het basisonderwijs. Daarnaast is het mogelijk om per gemeente accenten te zetten. In de Regio Rivierenland is sprake van een wisselend beeld, waarbij de ambitie van gemeenten bepalend is In hoeverre is er sprake van een gemeentelijk NME-beleid? Is het beleid in de periode door het College / de Raad geactualiseerd? Staat NME op de politieke agenda? NME was voorheen een taak van de regio (zowel in Rivierenland als in de Achterhoek). In beide regio's is ervoor gekozen het NME-beleid weer bij de gemeenten te plaatsen. Het gemeentelijk NME-beleid bestaat bij de Achterhoekse gemeenten primair uit de subsidierelatie via de budgetovereenkomsten die met de NME-centra zijn afgesloten. Er is geen door de raad vastgesteld beleidskader. Het lijkt erop dat gemeenten in Achterhoek meer tevreden zijn over de dienstverlening vanuit de NME-centra dan de gemeenten in Rivierenland. In Rivierenland wordt aangegeven dat de NME's de banden met gemeenten willen aanhalen, maar de behoefte aan diensten vanuit de gemeenten niet goed kennen en minder professioneel opereren In hoeverre heeft het IVN Consulentschap de rol van natuurlijke partner voor gemeenten? Hoe vaak is er sprake van overleg en ondersteuning en in welk verband? Het IVN Consulentschap vervult, zowel in de Achterhoek als in Rivierenland, geen rol als natuurlijke partner voor gemeenten. Het NME-centrum is de natuurlijke partner voor gemeenten voor wat betreft de realisatie van het gemeentelijk NME-beleid. Daarnaast hebben de IVNvrijwilligers (lokale afdelingen) een relatie met de gemeente. Gemeenten verwachten van het Consulentschap dat zij deze twee gemeentelijke partners goed ondersteunen en faciliteren door middel van tweedelijns activiteiten In hoeverre maken gemeenten en regio's gebruik van de diensten van het Consulentschap? Hoe tevreden is men over de kwaliteit van de dienstverlening? Gemeenten maken geen gebruik van de diensten van het IVN Consulentschap. Gemeenten maken gebruik van de NME-centra en IVN-vrijwilligersorganisaties. Pagina 9

12 IVN kan een meerwaarde hebben als verbindende schakel tussen NME-centra en IVNvrijwilligers (helpen bij het maken van keuzes). IVN Consulentschap moet niet zelfstandig NME- producten in de markt gaan zetten, maar verbindende rol op de achtergrond pakken In hoeverre participeert het Consulentschap in gebiedsgerichte projecten en / of gemeentelijke beleidsontwikkeling? En in welke fase van het proces (voorbereiding, uitvoering)? IVN Consulentschap participeert niet in projecten en/of beleidsontwikkeling. Gemeente mist deze directe relatie ook niet; IVN Consulentschap moet vooral de NME's en de IVN's ondersteunen (facilitering, relatiemanagement, tweedelijns advisering). NME's en IVN's richten zich beiden op gemeenten en regio's; een goede afstemming is derhalve gewenst. Hiervoor is een goede facilitering vanuit het IVN Consulentschap van belang. Pagina 10

13 3 Onderzoeksvraag 2: de professionalisering en kwaliteitsbewaking Hoofdonderzoeksvraag: Wat is de stand van zaken met betrekking tot de professionalisering en kwaliteitsbewaking van het Consulentschap zelf? Deelonderzoeksvragen over de professionalisering: "Zijn de professionalisering en de kwaliteitsbewaking en borging van het Consulentschap in de afgelopen subsidieperiode toegenomen en is er sprake van innovatie?" Ja. Mede naar aanleiding van de evaluatie van de subsidieperiode is de professionalisering en de kwaliteitsbewaking van de eigen organisatie in gang gezet. Het IVN Consulentschap kan zich hierin nog verder ontwikkelen. Vragen voor het IVN Consulentschap 1. "Plan" 1.1. Wordt binnen het Consulentschap gewerkt met een planningssysteem? Het Consulentschap voert een projectadministratie waarin planning en realisatie worden bijgehouden. Het jaarlijkse werkplan wordt vertaald in persoonlijke planningen van de medewerkers die gedurende het jaar worden gemonitoord In hoeverre is in de periode een actief kwaliteitsbeleid gevoerd? (wijze van borging van de werkprocessen stap 1-4)? In 2006 is gestart met de introductie van een kwaliteitszorgsysteem op landelijk niveau. Uit de eerste analyse volgden een aantal ontwikkelpunten: het meer expliciet stellen van prioriteiten in de werkzaamheden; de klanttevredenheid gestructureerd meten; de medewerkertevredenheid gestructureerd meten; de communicatie intern en extern verbeteren; het relatiebeheer beter afstemmen; een klachtenprocedure introduceren. Op alle punten is actie ondernomen, de realisatie loopt door in de komende jaren. De prioriteit heeft tot nu toe gelegen bij: verbeteringen in de administratie, introductie van de kwaliteitsmeter, trainingen projectmatig werken en ook een screening op de kennis en ervaring met projectmatig werken (e.d.) bij het selecteren van nieuw personeel In hoeverre wordt daarbij gebruik gemaakt van een kwaliteitszorgsysteem? (bijv. via certificering, klanttevredenheid, interne doorlichtingen). Er wordt gebruik gemaakt van het landelijk opgezette kwaliteitszorgsysteem (niet gecertificeerd). In 2008 is een klanttevredenheidsonderzoek uitgevoerd. Dit onderzoek heeft een aantal verbeterpunten opgeleverd die zeer divers van aard zijn Resultaatgericht werken: "Het IVN Consulentschap Gelderland werkt met meetbare resultaten. ( ) Methodieken voor het formuleren en ontwikkelen van meetbare resultaten zijn verder ontwikkeld." Hoe is hier in de periode invulling aan gegeven? Pagina 11

14 Dit heeft vooral vorm gekregen door de doelstellingen uit het Meerjarenplan jaarlijks te vertalen in SMART-resultaten in het werkplan. Zie verder ook onderzoeksvraag 3 over de kwaliteit van de verantwoording. 2. "Do" 2.1. Werden in de periode de activiteiten systematisch geregistreerd? De realisatie van uren en kosten is een onderdeel van de projectadministratie In hoeverre wordt geïnvesteerd in de opleiding van medewerkers? (opleidingsbudget, aantal deelnemers aan cursussen) Jaarlijks is een budget van ca beschikbaar voor opleidingen van personeel, exclusief eigen uren. Projectmatig werken en projectmanagement hebben veel aandacht gehad in de afgelopen jaren. De opleidingen zijn verder divers (pr, projectacquisitie, e.d.). Het kennisniveau is een jaarlijks aandachtspunt in de functioneringsgesprekken. Individueel worden afspraken gemaakt met medewerkers over deskundigheidsbevordering In hoeverre wordt actief werk gemaakt van kennismanagement (in termen van het ontwikkelen, borgen en overbrengen van relevante kennis)? Kennismanagement wordt ingevuld als het signaleren van kennisvragen, het verbinden van vraag en aanbod en het organiseren van kennisuitwisseling (al dan niet vraaggestuurd). Het consulentschap wil meer optreden en zichtbaar zijn als kennismakelaar. Daartoe worden diverse instrumenten ingezet Kwaliteitsbewaking en -borging: "Het op peil houden van inhoudelijke en methodische deskundigheid wordt onder andere gerealiseerd via uitwisselingsbijeenkomsten en kennisteams. ( ) Deze zijn in de komende jaren ook bij de IVN Consulentschappen gerealiseerd." Hoe is hier in de periode invulling aan gegeven? Er worden uitwisselingsbijeenkomsten georganiseerd, bijvoorbeeld in de vorm van de Netwerkbijeenkomst Gelderse Ontmoeting (tweejaarlijks) voor alle doelgroepen. 3. "Check" 3.1. Werden in de periode de uitkomsten van de activiteiten gemonitoord? De voortgang en planning van de werkzaamheden wordt één keer per twee maanden doorgesproken met de medewerkers. Ook de voortgang van de projecten wordt op deze wijze bewaakt en waar nodig wordt bijgestuurd Wordt de geleverde kwaliteit bij de doelgroepen getoetst (klantonderzoek) waarbij niet alleen naar de inhoud van de activiteiten wordt gekeken, maar ook naar de effecten en resultaten? Per vier jaar worden de doelgroepen meer uitgebreid bevraagd op hun wensen en bevindingen. Aandachtspunt is de (soms) beperkte assertiviteit van de doelgroepen: niet alle vragen en opmerkingen worden zomaar op tafel gelegd. In 2008 is een meer algemeen klanttevredenheidsonderzoek uitgevoerd. Een expliciete check op de kwaliteit van de producten en diensten is geen onderdeel van de reguliere bedrijfsvoering (opgenomen in de bedrijfsprocessen). Er vindt op dit punt geen gestructureerd extern onderzoek van de klanttevredenheid plaats. Pagina 12

15 3.3. Wordt de ondersteuningsbehoefte bij doelgroepen periodiek onderzocht (marktonderzoek)? Hoe en hoe vaak? Er is de afgelopen jaren geen specifiek marktonderzoek uitgevoerd. Wel wordt jaarlijks via de diverse contactpersonen de wensen van doelgroepen geïnventariseerd. 4. "Act" 4.1. Werden in de periode gerichte verbeteracties geïnitieerd? Welke? Er zijn ontwikkeltrajecten ingezet naar aanleiding van de evaluatie van de vorige subsidieperiode en het introduceren van het kwaliteitssysteem. Voor een deel lopen de verbeteracties nog Is er sprake van vernieuwing / innovatie in de dienstverlening aan de doelgroepen? Welke? Hieronder zijn de voor het Consulentschap meest aansprekende nieuwe diensten / producten weergegeven. Het betreft een breed scala waarbij digitalisering bij elke doelgroep een item is. Algemeen Kennismanagement NME-Gelderland website verder ontwikkeld en aangevuld met FAQ, nieuwsrubriek en persberichten van de netwerken. contacten met omroep Gelderland (Buitengewoon) voor beter PR bereik van doelgroepen / netwerken. Netwerkbijeenkomst Gelderse Ontmoeting (tweejaarlijks) voor alle doelgroepen / netwerken. De eerste bijeenkomst in Watermuseum, tweede bijeenkomst in Openluchtmuseum. Digitale ondersteuning breder, betere doorstroming van stukken naar alle doelgroepen / netwerken. IVN-vrijwilligers Website ivn.nl/gelderland, Mijn ivn.nl diensten voor IVN-vrijwilligers, automatische weergave van alle lokale activiteiten. Contact met allochtonen organisaties in Arnhem en Nijmegen (eerst gericht op Turkse organisaties). Natuurwerk (partnership met alle groene organisaties in Gelderland en website is gezamenlijk dienst / product. Gezamenlijk deskundigheidsbevordering zoals ruimtelijke ordening, bosbeheer etc. Afstemming met de Gelderse Troef organisaties. Onderwijs Kwaliteitsmeter voor primair onderwijs producten landelijk opgeschaald (die is ontwikkeld door het netwerk van gezamenlijke NME-centra in Gelderland). Samen opzetten van materiaalzendingen en basispakket (in ontwikkeling). Scholen voor Duurzaamheid als programma voor het voortgezet onderwijs met modules rondom beleidsthema s zoals zwerfvuil, gezamenlijk nieuw merk naar scholen en training en ondersteuning van NME-centra. Module Zwerfafval als uitglijder ontwikkeling, evaluatie en aanpassing en opschaling binnen Gelderland (Culemborg, Apeldoorn, Zutphen, Ermelo, Harderwijk, Wijchen, Zaltbommel, planning Renkum). Module Jongereninspraak in de kaderrichtlijn water (Arnhem, Warnsveld, Bemmel, Dieren). Ontwikkelingen website, (digitale) nieuwsbrieven etc. Pagina 13

16 Kring Gelderse Bezoekerscentra Onderzoek Adviesrapport voor de toekomstige invulling van het samenwerkingsverband Kring van Gelderse Bezoekerscentra. Met hierin een evaluatie van de implementatie van de marketingstrategie (2007). Inventarisatie van mogelijkheden tot het plaatsen van tentoonstellingen en evaluatie van ervaringen met tentoonstellingen. Gezamenlijke projecten met derden: Beken en Sprengen, (met daarin de coördinatierol) Veluws Verleden, inbreng in Kring en ontwikkeling en logistiek van routes. Gratis product voor Kring, GOBT als opdrachtgever. Kring als partner van Nieuwe promotiekaart voor Kring. Gemeenten en regionale overheden Duurzamere relatie met waterschappen mede in projectuitvoering zoals WATCH, Educatieve grondwatermeters en anno 2009 Tentoonstelling Beken en Sprengen en KRW project voor het voortgezet onderwijs. We zijn pleitbezorger geweest om binnen het PMJP een paragraaf NME in te voegen waardoor NME een integraal beleidsinstrument is. Beleidsbijeenkomsten voor ambtenaren Worden gerichte marketingacties ondernomen? Zijn er nieuwe product-marktcombinaties ontwikkeld? Welke? Het Consulentschap heeft in de afgelopen periode vooral aan de kwaliteit van bestaande producten en diensten gewerkt. PR en digitalisering van informatie naar doelgroepen en netwerken hebben extra aandacht gekregen. Verder zie 4.2. Pagina 14

17 4 Onderzoeksvraag 3: de kwaliteit van de (financiële) verantwoording Hoofdonderzoeksvraag: Voldeed de (financiële) verantwoording aan de gestelde eisen? Deelonderzoeksvragen over de (financiële) verantwoording: "Voldoet het IVN Consulentschap aan de voorwaarden van de Algemene Subsidieverordening Gelderland 1998? Zijn de verstrekte (financiële) gegevens voor subsidieverlening en subsidievaststelling van voldoende kwaliteit? Voldoet de (financiële) administratie aan de gestelde voorwaarden en is er een egalisatiereserve?" Het gaat hier uitdrukkelijk niet alleen om sec de financiële verantwoording, maar ook om de inhoudelijke verantwoording van de activiteiten. Achterliggende vraag: wordt op basis van de financiële en andere verantwoording van het Consulentschap de relatie tussen de provinciale subsidie en de uitgevoerde activiteiten inzichtelijk? In de verantwoording zijn aanpassingen nodig, deze zijn voor een belangrijk deel al in gang gezet middels de afspraken die zijn gemaakt tussen provincie en IVN Consulentschap naar aanleiding van de verslaglegging over Als achtergrond bij de beantwoording van de onderzoeksvragen volgt hieronder een korte beschrijving van de planning en de verantwoording van de activiteiten in 2007, de meest recente, complete plannings- en verantwoordingscyclus die beschikbaar is. 1. Meerjarenplan Hierin zijn per doelgroep: integrale werkzaamheden; NME-vrijwilligers; Gelderse Bezoekerscentra; NME-centra en onderwijs; gemeenten en regionale overheden en daarnaast voor de interne organisatie Resultaten en effecten geformuleerd. Deze sluiten aan bij het beleidskader van de provincie. Verder is per doelgroep een opsomming van werkzaamheden opgenomen. 2. Werkplan 2007 In het werkplan 2007 zijn de Resultaten en effecten uit het meerjarenplan vertaald in beoogde resultaten voor De formulering van de beoogde resultaten is: Specifiek: duidelijk en concreet is aangegeven wat het doel is. Meetbaar: er worden in de meeste gevallen kwantiteiten genoemd. Acceptabel / ambitieus: dit is een inhoudelijke beoordeling (onderzoeksvraag 1), het aantal geformuleerde resultaten is in elk geval omvangrijk, 75 stuks. Realistisch: dit is wederom een inhoudelijke beoordeling. Tijdgebonden: alle beoogde resultaten gelden voor Pagina 15

18 Taakveld / doelgroep Aantal resultaten Aantal beoogde resultaten Meerjarenplan Werkplan 2007 Aantal gerapporteerde resultaten jaarverslag 2007 Integrale werkzaamheden NME-vrijwilligers Gelderse Bezoekerscentra NME-centra en onderwijs Gemeenten en reg.ov Interne organisatie Tabel 4.1 Overzicht resultaten IVN-C in Meerjarenplan en Werkplan 2007 Het is niet duidelijk in hoeverre de beoogde resultaten samenhangen met de provinciale subsidie. Is dit geheel of gedeeltelijk het geval (en voor welk gedeelte dan)? In het Werkplan 2007 wordt ook de input, het aantal gebudgetteerde uren per taakveld, in beeld gebracht. Zie onderstaande tabel. Taakveld / doelgroep Uren gepland Uren gerealiseerd (% van planning) Aantal beoogde resultaten Werkplan 2007 NME Netwerk Gelderland (99%) 13 Vrijwilligers (105%) 17 Gelderse Bezoekerscentra (99%) 7 NME-centra en onderwijs (108%) 22 Politiek en gemeenten (101%) 7 Inhoudelijk management (100%) 9 Tabel 4.2 Overzicht inzet uren IVN-C in Werkplan (103%) Jaarverslag 2007 In bijlage 1 van het jaarverslag 2007 komen de geplande resultaten uit het Werkplan 2007 weer terug met een korte toelichting over de realisatie. De belangrijkste bevindingen zijn hieronder weergegeven. Vijf geplande resultaten uit het werkplan komen niet terug in het jaarverslag. De resultaten uit het werkplan en het jaarverslag kennen een verschillende onderverdeling. Dit maakt een snelle vergelijking lastig. De toelichting bij de geplande resultaten sluit lang niet altijd aan op het SMART-doel. Uit de toelichting valt niet altijd te destilleren of het doel gehaald is. Vaak bevat de toelichting meer informatie dan relevant is voor het SMART-doel. Een vergelijking van SMART-doel en toelichting resulteert in de volgende score: Doel gerealiseerd 43% Doel min of meer gerealiseerd 27% Doel niet gerealiseerd 30% Pagina 16

19 Taakveld / doelgroep Aantal beoogde resultaten Werkplan 2007 Doel gehaald Doel min of meer gehaald Doel niet gehaald NME Netwerk Gelderland Vrijwilligers Gelderse Bezoekerscentra NME-centra en onderwijs Politiek en gemeenten Inhoudelijk management Tabel 4.3 Overzicht realisatie doelen IVN-C volgens jaarverslag De gerealiseerde uren komen grosso modo overeen met de geplande uren, de afwijking op onderdelen is beperkt en over de gehele linie minder dan 10%. De items uit het toetsingskader 1. Beleidskader 1.1. Worden jaarplannen (werkplannen) en jaarverslagen tijdig en conform de vereisten uit het beleidskader opgesteld en aangeleverd? Jaarplannen per 31 augustus en jaarverslagen voor 1 juli Het indienen van de stukken geschiedt meestal niet tijdig, in de meeste gevallen wordt uitstel gevraagd. Van de zijde van het Consulentschap is aangegeven dat indiening van het jaarplan voor 31 augustus erg krap is. Daarvoor vindt ook nog consultatie van de provincie plaats. Ook de snelheid van de consultatieronde bepaalt of de deadline van 31 augustus wordt gehaald. Subsidieaanvraag / jaarplan 2006 Ingediend op 10 oktober 2005, goedkeuring PS 14 december Ingediend op 29 september 2006, akkoord GS d.d. 12 december Ingediend op 11 oktober 2007 (na uitstel), akkoord GS d.d. 18 december Ingediend op 2 april 2009, tijdens bestuurlijk overleg. Nog geen bevestiging Provincie. De subsidieaanvraag dient te bevatten: 1. Activiteitenplan: bevat activiteiten, doelstellingen en benodigde personele inzet. Is door het IVN Consulentschap geleverd. 2. Begroting: overzicht van geplande uren met tarief is geleverd. Er is echter geen inzicht in totale kosten en opbrengsten. Geen koppeling met doelstellingen. 3. Omvang egalisatiereserve: niet opgegeven bij aanvraag, wel formeel vereist. Jaarverslag 2006 Ingediend op 2 juli Akkoord zonder opmerkingen Provincie Gelderland, vaststelling d.d. 5 juli Jaarverslag ingediend op 29 juli 2008, financieel jaarverslag ingediend op 30 september Opmerkingen Provincie Gelderland bij vaststelling d.d. 5 juni 2009(!): Pagina 17

20 Geconstateerd is dat de jaarverslagen een aantal onvolkomenheden bevatten. Van de in het Jaarverslag 2007 aangegeven resultaten is een deel niet uitgevoerd of is de uitvoering daarvan niet te toetsen. Dit geldt in hoge mate voor de kerntaak 'politiek en gemeenten'. daarvan geeft u zelf al aan dat deze taak beperkt is uitgevoerd. Daarnaast laat het financiële jaarverslag geen transparant onderscheid zien tussen de financiering van de kerntaken en de extern gefinancierde eenmalige projecten. Ook vermeldt de jaarrekening geen resultaat op de door de provincie gefinancierde kerntaken Uitstel indiening tot 1 september Termijn valt buiten dit onderzoek Worden de activiteiten in de jaarplannen (werkplannen) conform de afspraken uitgevoerd? Dit is deels het geval. Het verslag over 2007 levert de volgde score ten aanzien van 70 voorgenomen doelen: Doel gerealiseerd 43% Doel min of meer gerealiseerd 27% Doel niet gerealiseerd 30% Daarbij wordt opgemerkt dat de SMART doelen in het werkplan van het IVN Consulentschap een detailniveau hebben die naar onze mening meer past bij de verantwoording bij het Consulentschap intern (op medewerker niveau) dan bij de verantwoording richting de provincie als subsidieverlener Is er een Meerjarenplan en wordt dit plan conform de afspraken uitgevoerd? Het meerjarenplan wordt conform de afspraken uitgewerkt in de jaarplannen (werkplannen). 2. Algemene Subsidieverordening Gelderland verplichtingen ontvanger 2.1. Wordt door het Consulentschap rekening gehouden met relevante EG regels? Hoe? Subsidie wordt niet aangemerkt als steunmaatregel in de zin van artikel 87 en 88 van het EG- Verdrag noch wordt de subsidie hiertoe aangewend. Er zijn op dit punt geen EG regels van toepassing Wordt op adequate wijze invulling gegeven aan administratieve verplichtingen? Hoe? Cyclus van planning en verantwoording wordt doorlopen. gegeven wordt bijgehouden in de projectadministratie van het Consulentschap. Het Consulentschap levert jaarlijks een financieel verslag en een activiteitenverslag Wordt rekening gehouden met een vergoeding voor vermogensvorming (opbouw van financiële reserves), uitgewerkt in: 2.3.a Is de regeling voor vermogensvorming wel / niet van toepassing? De subsidie wordt door het Consulentschap ingezet voor exploitatiedoeleinden (mensuren en materialen). Er worden geen investeringsgoederen mee bekostigd. De regeling voor vermogensvorming is dus niet van toepassing. Pagina 18