Definitiefase fase 2

Transcriptie

1 Definitiefase fase 2 Nu dat jullie als projectteam de startnotitie af hebben, kunnen jullie beginnen met de volgende fase: jullie gaan de startnotitie uitbreiden tot een projectplan en jullie gaan de rollen die in ieder project team thuishoren, verdelen onder elkaar. Tijdens deze fase denken jullie dus uitgebreid na over hoe jullie het project verder vorm gaan geven en hoe jullie aan het project gaan werken. De definitiefase wordt ook wel de wat? fase genoemd. Tijdens deze fase denken jullie na over hoe het projectresultaat er uit moet zien: wat is het resultaat?. Dit staat ook in de startnotitie maar tijdens de definitiefase wordt het resultaat heel precies beschreven. Daarvoor moet het projectteam een wensen en eisen onderzoek doen en een planning en taakverdeling maken. Aan het begin van de definitiefase moet duidelijk zijn wie er in het projectteam zitten en hoe de rollen binnen het team verdeeld gaan worden. Tijdens de initiatiefase hebben jullie als team al samen gezeten bij de briefing door de opdrachtgever en om de startnotitie te maken. Op jullie stageof werkplek is dat echter niet het geval. Als de initiatiefase is afgerond, worden de teamleden door de uitgenodigd om deel uit te maken van het projectteam. In deze fase komen alle leden van het projectteam en de opdrachtgever weer bij elkaar om een planning te maken en afspraken over de manier van werken. Dit heet de kick-off. Dit is een belangrijke bijeenkomst omdat hier de eerste stappen worden gezet om een projectplan te maken. Het projectplan is een belangrijk document met daarin de volgende criteria: De startnotitie. Wat zijn de eisen en wensen voor het resultaat? Wat komen het projectteam en de opdrachtgever overeen over de planning van de fasen van het project (ontwerp/voorbereiden/realisatie/nazorg): jullie maken een grove planning: een planning in grote lijnen en zonder details. Wat gaat het projectteam doen om de risico s te beheersen en om de organisatie en de planning te bewaken? Wat is de rol van ieder teamlid? Leerdoelen Jullie kunnen de rollen die binnen een projectteam horen, benoemen en vertellen welke verantwoordelijken daarbij horen. Jullie kunnen afspraken over de manier waarop jullie willen samenwerken en dit opschrijven. Jullie kunnen vertellen wat een kick-off is en waarom een kick-off belangrijk is. Jullie kunnen vertellen uit welke onderdelen een projectplan bestaat en welke informatie jullie in het projectplan moeten opnemen en jullie kunnen zelfstandig een projectplan maken. Nut en belang Tijdens de definitiefase wordt met het hele projectteam en de opdrachtgever en soms ook met de 1

2 mensen die het product moeten gebruiken besproken wat de bedoeling is van het project. De details, wensen en eisen worden besproken zodat de opdrachtgever en de gebruikers krijgen wat zij willen. De planning die jullie maken zal ervoor zorgen dat alle activiteiten die jullie verrichten om het project uit te voeren, op tijd plaatsvinden zodat het project op de afgesproken datum gerealiseerd kan worden. Door goede afspraken te maken over hoe jullie gaan samenwerken kan veel ruzie en miscommunicatie worden voorkomen. Daardoor blijft het leuk en is de kans groter dat jullie elkaar helpen en ondersteunen als er iets tegen zit tijdens het werken aan jullie project. Het is daarnaast ook belangrijk om te weten dat je elkaar kan vertrouwen en op elkaar kan rekenen om het werk af te krijgen. Voorbeeld 1: de kerstborrel. De opdrachtgever wil het feest krijgen waar hij om gevraagd heeft. De opdrachtgever wil dat de medewerkers genieten van het feest, zij zijn de gebruikers van het project, zij gaan namelijk naar de kerstborrel. Daarom is het handig dat er in ieder geval een paar medewerkers bij de kick-off aanwezig zijn om te vertellen waar zij en hun collega s wel en niet van houden. Bijvoorbeeld welke hapjes iedereen lekker vindt, of er voedselallergieën zijn of van welke muziek ze houden. Een speciale kerst BBQ is niet geschikt voor een groep mensen met veel vegetariërs in de groep. Voorbeeld 2: jullie maken geen afspraken over wie de notulen maakt tijdens vergaderingen en dus worden er soms wel en soms niet notulen gemaakt. Op een gegeven moment weten jullie bijvoorbeeld niet meer hoeveel mensen geen vis lusten en denken jullie dit in de notulen in de notulen terug te kunnen lezen. Helaas zijn die er niet en moet een van jullie de opdrachtgever bellen. Dit maakt geen professionele indruk. Opdrachten en projectdocumenten Aan het einde van de definitiefase moeten jullie de volgende documenten inleveren: 1. Overzicht van wie er in het projectteam zit en wat hun rol is (opdracht 4). 2. Lijst met afspraken over de manier van samenwerken van het projectteam (opdracht 6). 3. Projectplan: inleveren en goed laten keuren door de opdrachtgever/de docent (opdracht 10). Er zijn 7 opdrachten waar jullie aan moeten werken: 1. Opdracht 4: stel een projectteam samen: verdeel de rollen en taken, 2. Opdracht 5: zakelijke uitnodiging schrijven voor een kick-off, 3. Opdracht 6: afspraken maken over het samenwerken, 4. Opdracht 7: een eisen en wensen onderzoek doen, 5. Opdracht 8: een grove planning maken, 6. Opdracht 9: een beheersplan opstellen 7. Opdracht 10: het projectplan schrijven. 2

3 Informatie voor docenten Informatie voor docenten Als studenten weten wat ze moeten kennen en kunnen, (de leerdoelen) kunnen zij gericht aan de slag. De leerdoelen uitleggen helpt studenten om deze beter te begrijpen en om gericht aan het werk te gaan met de leerstof en de opdrachten. Het nut en belang van de verschillende fasen van projectmatig werken uitleggen aan studenten, zal studenten helpen om te begrijpen waarom ze dit moeten doen. Dit vergroot de kans op het succesvol afronden van het project omdat : informatie verstrekt tijdens de instructie beter zal beklijven, studenten doorgaans gemotiveerder zijn om te werken als zij weten waarom zij moeten werken en welk eindresultaat/einddoel zij moeten behalen. Werken aan de opdrachten voor de definitiefase Studenten moeten aan het einde van de definitiefase een projectplan inleveren waarvoor zij een go/ no go van de opdrachtgever moeten krijgen. Als zij een go hebben gekregen, kunnen zij verder met de ontwerpfase. Als zij een no go hebben gekregen, is het belangrijk om met de studenten te gaan zitten en te kijken wat er nog ontbreekt of wat er niet duidelijk is. Neem de tijd om met studenten te zitten en geef gericht feedback. Tijdens de ontwerpfase en de voorbereidingsfase moeten studenten weer een vergelijkbaar plan maken en het is belangrijk dat zij weten wat zij moeten doen. De opdrachten 4, 7, 8 en 9 zijn onderdeel van het projectplan. Door niet meteen te vragen aan studenten om een projectplan te schrijven met een korte instructie maar door studenten de opdrachten 4, 7, 8 en 9 te laten doen en de resultaten te controleren en te bespreken (wat ging er goed/wat niet), werken studenten in stappen aan het projectplan. Daarbij hebben ze het eerste deel, de startnotitie (opdracht 3) tijdens het werken aan de initiatiefase, al gemaakt. Dit maakt een groot document als een projectplan een overzichtelijke en haalbare taak. Differentiëren tijdens de definitiefase Eerstejaars MBO studenten hebben wisselende opleidingen en leerervaringen en het is goed om te beseffen dat je als docent structuur en overzicht moet bieden om bij studenten met weinig onderwijservaring, paniek te voorkomen. Bij studenten die wat verder zijn in een opleiding, kan het mogelijk zijn om sneller en in grotere stappen door de definitiefase te gaan. Ook hier is het echter belangrijk om na te gaan of studenten de basis van het projectmatig werken tot nu toe beheersen om latere problemen en frustraties te voorkomen. 3

4 Stap 1: de rollen en taken in een projectteam Ieder team heeft: Opdrachtgever Projectleider Projectmedewerkers Projectbureau Adviseurs: soms zijn er externe adviseurs bij een project betrokken: zij worden van buitenaf ingehuurd omdat zij speciale kennis hebben, die de leden van het projectteam niet bezitten. Voor de kerstborrel zou dit bijvoorbeeld een diëtist kunnen zijn omdat sommige medewerkers die naar de borrel komen een allergie hebben voor koemelkeiwit. De diëtist heb je maar een keer nodig: op het moment dat jullie kiezen welke hapjes jullie willen. Gebruikers: soms zijn de gebruikers bij het project betrokken omdat zij met het resultaat moeten gebruiken. Bij iedere rol horen specifieke taken. Rol Opdrachtgever Taken Beslissingen nemen Budget ter beschikking stellen Beschikbaar zijn voor overleg en vragen Voor capaciteit zorgen: ervoor zorgen dat er genoeg geld, menskracht en materialen zijn om het project uit te voeren Voorzitter/ projectleider Projectmedewerker Projectbureau Adviseur Gebruikers Communiceren met opdrachtgever Met opdrachtgever het resultaat afstemmen Team samenstellen en instrueren (taken uitleggen) Voorgang van het project bewaken (planning in de gaten houden) Beheersen van tijd/geld en kwaliteit (ervoor zorgen dat het budget niet overschreden wordt, dat er niet te veel uren gewerkt worden en ervoor zorgen dat er goed werk geleverd wordt) Leveren van deelresultaat (eigen deel van het project af hebben) Samenwerken Voorkoppelen (aangeven als je ziet dat iets niet goed zal gaan) Budget bewaken Uren bewaken Informeren als aantal uren en/of budget overschreden wordt (eroverheen gaan) Project documenten bijhouden Projectdocumenten en andere documenten archiveren Advies geven Meedenken over het eindresultaat Bijwonen van vergaderingen als dat nodig is De rollen moeten duidelijk omschreven zijn zodat ieder teamlid weet wat hij of zij moet doen en zodat ieder teamlid van elkaar weet wat hij of zij doet. Zo kunnen jullie voorkomen dat jullie per 4

5 ongeluk elkaars werk gaan doen en dus dubbel werk doen. Dit is zonder van de vaak kostbare tijd. Het verdelen van de rollen Het is niet altijd makkelijk om de rollen te verdelen. Soms kom je erachter dat jouw rol toch niets voor jou is. Dat is niet erg. Bespreek het met je teamleden en kijk of jij met iemand van rol kan ruilen. Opdracht 4 Verdeel de rollen en schrijf op welk teamlid welke rol op zich neemt. Jullie kunnen de rollen en namen in de tabel opschrijven. De rollen en taken staan er al in. Vul zelf de namen in maar ook waarom dat teamlid die rol gekregen heeft in de kolom motivatie. Rol Naam Motivatie Voorzitter/ projectleider projectmedewerker projectmedewerker projectmedewerker projectmedewerker Projectbureau Adviseur Indien van toepassing Adviseur Indien van toepassing Gebruiker Indien van toepassing 5

6 Stap 2: de kick-off Informatie voor docenten : Differentiëren: alleen instructie geven of instructie geven en uitvoeren. Het uitvoeren van de kick-off en het schrijven van een zakelijke kunnen eventueel overgeslagen worden. In de setting op school is het niet per se noodzakelijk. Het is echter wel handig om tijdens de instructie te vertellen wat een kick-off is, waarom het gehouden wordt en waarom het zinvol is. Oefenen met een kick-off biedt een aantal voordelen: studenten maken kennis met overleggen: een belangrijk onderdeel van samenwerken. Als studenten samen aan opdrachten werken, moeten zij ook in staat zijn om taken te verdelen, een planning te maken en om te bespreken hoe zij willen werken aan de opdracht; ook moeten zij bespreken hoe een opdracht er wat betreft lay-out, inhoud en kwaliteit uit moet zien. op hun stage- en werkplek zullen studenten ook regelmatig moeten overleggen. Daar is een overleg overslaan geen optie. Voor studenten die meer moeite hebben met projectmatig werken hebben, kan een kick-off zinvol zijn omdat dat extra structuur biedt. Het kan ook zo zijn dat studenten het leuk vinden om een kick-off te houden. Voor het schrijven van een zakelijke , kan een docent Nederlands tijdelijk als extern adviseur bij het vak projectmatig werken betrokken zijn. Dit is een mooie gelegenheid om te demonstreren hoe een externe adviseur voor korte tijd zijn kennis en vaardigheden kan delen met het projectteam. 6

7 In de definitiefase is dit jullie eerste bijenkomst als projectteam. Het is belangrijk om ervoor te zorgen dat iedereen die hierbij aanwezig moet zijn, weet wanneer en waar hij/zij moet zijn. Degenen die bij de kick-off aanwezig moeten zijn, zijn: de opdrachtgever, de gebruikers van het resultaat of product als dit mogelijk is, de teamleden. De gebruikers kunnen er niet altijd bij zijn maar het is zinvol om aan de opdrachtgever te vragen of hij/zij dat een goed idee vindt en zo ja: wie hij/zij erbij zou willen hebben. Vraag om een lijst met namen en adressen om ook deze mensen uit te kunnen nodigen. Tijdens de kick-off gaan jullie een aantal belangrijke onderdelen bespreken. De onderdelen staan in de agenda voor de kick-off, die jullie hieronder kunnen vinden. Deze onderdelen vormen de basis van jullie project, daarom is het belangrijk om hier aandacht aan te besteden. Notulen maken Opschrijven wat er tijdens de kick-off besproken wordt is nodig zodat jullie onthouden wat er besproken is. De notulist schrijft op wat er besproken is per agendapunt. Het is nodig om het hele gesprek op te schrijven. Schrijf alleen op wat er afgesproken is. Dat is namelijk de basis van jullie project. De Agenda voor de kick-off De kick-off bestaat uit een vast aantal onderdelen die jullie met elkaar moeten bespreken. Dit worden de agendapunten. De agenda kan ook met de uitnodiging meegestuurd worden. De agendapunten zijn: 1. Iedereen verwelkomen, uitleggen wat het doel van de kick-off is, vertellen hoe lang het gaat duren. 2. Kennismaken en rollen binnen het team aangeven. 3. Het project: de opdrachtgever vertelt over het project dat hij georganiseerd wil hebben. 4. Een grove planning maken voor wanneer iedere fase afgerond moet zijn (ontwerpen/voorbereiden/realisatie/nazorg). 5. Brainstormen over de risico s. Jullie kunnen de startnotitie erbij halen als geheugensteuntje. Nu gaan jullie hier dieper op in. Jullie kunnen het haalbaarheidsonderzoek uit de startnotitie gebruiken. 6. Afspraken maken over de spelregels: hoe willen jullie samenwerken? 7. Een datum en tijdstip bepalen voor het volgende overleg. 7

8 Opdracht 5 Een uitnodiging voor de kick-off moet zakelijk zijn, het gaat namelijk om werk en niet om een feestje. 1: Kijk eerst naar hoe een zakelijke en uitnodiging voor de kick-off eruit moet zien. Kijk voor s 1 naar het werkblad hieronder (opdracht 5). 2: Schrijf de uitnodiging voor de kick-off nadat jullie de vragen van de opdracht in stap 1 hebben beantwoord. 8

9 Informatie voor docenten Print het werkblad uit op A3 formaat zodat de studenten naar elkaars werk kunnen kijken en van elkaar kunnen leren (denken delen doen). Een korte instructie over aanhef en zakelijk taalgebruik kan nodig zijn om studenten verder te helpen. Zij zullen veelal op het voortgezet onderwijs les hebben gehad in het schrijven van een zakelijke brief. Het is ook mogelijk om studenten eerst zelf te laten uitzoeken hoe zij een zakelijke moeten schrijven. Zij kunnen daarvoor op internet zoeken naar informatie. Tijdens de lessen Nederlands maar ook tijdens de lessen Moderne Vreemde Talen, zullen studenten dit ook moeten doen. Het is een vaardigheid die zij op hun stageplek en later op hun werkplek nodig zullen hebben. Na de instructie moeten studenten zelf aan de slag met wat er net verteld is. Dit helpt om de informatie te verwerken: het is belangrijk dat studenten actief bezig zijn met de leerstof, zo beklijft het beter. Opdrachten zijn altijd groepsopdrachten: studenten moeten in hun team samenwerken om tot een oplossing te komen, net als bij projectmatig werken. Vaak moeten zij hun resultaten delen of vergelijken met anderen en daar weer een notitie van maken. Het leert ze om kritisch naar hun eigen werk te kijken, zonder dat zo direct te benoemen, het is een actieve manier om te leren reflecteren. De werkvorm denken delen doen is een eenvoudig toe te passen werkvorm om studenten op een actieve en zelfstandige manier van elkaar te laten leren en naar het eigen werk en eigen kennis en ervaring te kijken. Denken delen doen is een stap naar het leren overleggen en het is een belangrijk onderdeel van samenwerken, een van de belangrijke pijlers van het MBO. Studenten werken aan hun kennis, houding en vaardigheden door het inzetten van: Present Practice Produce. Present: studenten krijgen instructie van de docent, alle informatie wordt gepresenteerd en studenten consumeren. Practice: door het werken aan een opdracht oefenen zij met de leerstof, het is een vorm van oefenen op het droge, net als piloten die in een flight simulator oefenen voordat ze echt de lucht in mogen. Produce: studenten komen daadwerkelijk met aantekeningen, een startnotitie en een haalbaarheidsonderzoek waar zij mee moeten werken. Ze zijn klaar om echt te vliegen. Alle werkbladen zijn steeds los toegevoegd en zijn via de website te downloaden, zodat je ze uit kan printen. 9

10 Stap 3: afspraken maken over manier van werken en samenwerken Goede afspraken zijn afspraken waar het team het mee eens is. Het is niet genoeg om afspraken alleen mondeling te bespreken en dan er vanuit gaan dat ieder teamlid zich aan de afspraken houdt. Daarom is het belangrijk om afspraken op papier te zetten. Het voordeel hiervan is: Iedereen weet welke afspraken er zijn gemaakt, De opdrachtgever weet welke afspraken er zijn gemaakt, Er kunnen geen discussies over afspraken ontstaan. Er is een formule om ervoor te zorgen dat alle afspraken duidelijk en werkbaar (je kan er mee werken) zijn: Duidelijk: het moet duidelijk zijn waarover de afspraak gaat. Je moet achteraf kunnen controleren of je je aan de afspraak hebt gehouden. Acceptabel: iedereen is het met de afspraak eens. Uitvoerbaar: je hebt wat je nodig hebt om afspraken uit te voeren, bijvoorbeeld een agenda die iedereen kan inzien. Voorbeelden van onderwerpen voor afspraken Op tijd komen Op tijd werk afhebben Op tijd ziekmelden Naar anderen luisteren Op een niet-kwetsende manier feedback geven Luisteren als jij feedback krijgt Hoe je met elkaar omgaat Enz. 10

11 Informatie voor docenten Samenwerken op het MBO Samenwerken is een belangrijke vaardigheid op het MBO. Het wordt in veel kwalificatiedossiers benoemd en in veel beroepen, waar MBO-studenten voor worden opgeleid, wordt samenwerken of kunnen werken in een team als noodzakelijk beschouwd. De termen komen in vrijwel alle teksten voor vacatures voor. Het is mogelijk om meer tijd aan het samenwerken te besteden dan alleen werken aan opdracht 6 door klassikaal te bespreken wat samenwerken inhoudt en waarom het belangrijk is. Bij bronnen en literatuur kunt u de titel van een handzaam boekje over samenwerken en communiceren op het MBO terugvinden. Plannen op het MBO Op het MBO moeten studenten zelfstandig kunnen werken en dat vereist vaak een goede planning. Bij projectmatig werken besteden studenten veel tijd aan planning. Als docent kan je stilstaan bij het feit dat planning een belangrijke vaardigheid is op het MBO maar ook tijdens de stageperiode en later op hun werkplek. Informatie voor docenten Stap voor stap alle opdrachten maken en ervoor zorgen dat studenten de opdrachten zorgvuldig doen is belangrijk. Opdracht 4,7 en 8 zijn allemaal onderdeel van opdracht 9. Opdracht 4,7,8 en 9 worden in opdracht 10 opgenomen: het projectplan. Op deze manier werken studenten stap voor stap aan een projectplan. In een keer een projectplan voorleggen aan studenten kan soms overweldigend zijn. Voor ouderejaars studenten of de 23+ groepen, is het mogelijk om op tempo te differentiëren door ze de instructie over de functie en over het maken van een projectplan te geven en ze vervolgens zelf aan het werk te laten gaan. Uiteindelijk werken zij dan zelfstandiger aan de bovengenoemde opdrachten. 11

12 Opdracht 6 Maak afspraken over hoe jullie samen willen werken. Zorg ervoor dat ze volgens de DAU-formule opgeschreven worden. Afspraken voor het samenwerken Handtekeningen voor akkoord: Datum/plaats: 12

13 Informatie voor docenten Samenwerken levert op het MBO (maar ook op de werkvloer en op het HBO/WO) regelmatig grote problemen op. Heldere afspraken maken kan veel leed voorkomen omdat voor iedere student duidelijk is wat er verwacht wordt. Welles-nietes discussies kunnen zo vermeden worden. Dit scheelt veel tijd maar heeft ook andere voordelen: studenten moeten wennen aan het idee dat zij rekening moeten houden met anderen en dat het teambelang soms boven eigen belang moet gaan. Dat is soms heel erg moeilijk. Tenslotte draagt het bij aan het ontwikkelen van een goede beroepshouding. Werkvormen voor het maken van afspraken Studenten kunnen in groepjes samenwerken om afspraken te maken en om ze goed te formuleren, het is echter ook mogelijk om klassikaal op te starten en als klas een mind map te maken. De mind map kan op het whiteboard geschreven worden en de hele klas kan bijdragen: studenten geven aan wat ze te binnen schiet en de docent schrijft het op. Na afloop kunnen de groepjes selecteren wat zij belangrijk vinden en dat invullen op hun afsprakenblad. Tussentijdse aanpassingen Studenten hebben doorgaans weinig ervaring met het maken van afspraken over hoe zij samen willen werken. Het is mogelijk om terug te komen op de lijst en afspraken aan te passen en toe te voegen. Dat moet dan wel in overleg met het hele team. Dit kan je aan de klas uitleggen voordat zij aan de slag gaan. 13

14 Stap 4: eisen en wensen onderzoek De opdrachtgever wil graag het resultaat waarom hij gevraagd heeft. De gebruikers moeten ook met het resultaat kunnen werken, ervan kunnen genieten of echt kunnen gebruiken. Daarom is het belangrijk om na te vragen bij de opdrachtgever wat hij precies wil. Voor de startnotitie is alleen een korte omschrijving van het eindresultaat gemaakt. Voorbeeld: de kerstborrel Voor het eisen en wensen onderzoek kan het projectteam vragen stellen over welke hapjes en drankjes, welke locatie, welke versiering enz. leuk zijn voor de kerstborrel. Informatie voor docenten Het resultaat van het eisen en wensen onderzoek is belangrijk, en dus het goed uitvoeren van een eisen en wensen onderzoek, omdat studenten dit nodig hebben tijdens de ontwerpfase. Als zij aan de slag gaan met het vormgeven van het resultaat of eindproduct, is het belangrijk dat het voldoet aan de eisen en wensen van de opdrachtgever. Als studenten hun eigen plannen gaan bedenken, zal de opdrachtgever het ontwerp afkeuren met als gevolg dat studtenen weer terug kunnen naar de initiatiefase. Opdracht 7 Voer een eisen en wensen onderzoek uit. Maak een lijst met vragen en maak een afspraak met de opdrachtgever en eventueel de gebruikers. Stel alle vragen en zorg ervoor dat de opdrachtgever ook met eigen ideeen en voorstellen kan komen: vergeet niet te vragen aan de opdrachtgever welke ideeën hij/zij al heeft voordat jullie de van te voren bedachte vragen stellen. 14

15 15

16 Stap 5: grove planning voor de fases Een grove planning voor de fases is een planning waarin je bepaalt wanneer iedere fase af moet zijn. De planning is grof omdat er geen details gepland worden. Dat komt pas in een later stadium tijdens de ontwerpfase en de voorbereidingsfase. Als eerste vullen jullie in op welke datum jullie elke fase af willen ronden: dit is de deadline. Jullie moeten als projectteam het eens zijn over de datum, maar de opdrachtgever kan ook meebeslissen over de deadlines. Daarna is er ruimte om de go/no go in te vullen: het projectdocument dat erbij hoort moet goedgekeurd worden door de opdrachtgever, voordat jullie als projectteam aan de volgende fase kunnen beginnen. De projectleider heeft als taak het bewaken van de voortgang. Hij/zij kan ook een paraaf zetten als duidelijk is dat de go/ no go door de opdrachtgever gegeven is. Opdracht 8 Maak een grove planning. Vul in op welke datum iedere fase afgerond moet zijn. fase Definitiefase Ontwerpfase Voorbereidingsfase Realisatiefase Nazorgfase Afronden Datum: Go/no go Ontvangen Paraaf Projectleider Let op: de initiatiefase staat hier niet bij omdat jullie die fase al afgerond hebben. 16

17 Informatie voor docenten De zin grove planning voor de fases kan voor wat verwarring zorgen omdat het niet tot ons dagelijks taalgebruik (DAT: Dagelijkse Algemene Taalvaardigheden die men thuis en in de sociale situatie leert) behoort. Leg als docent duidelijk uit wat dit betekent. Dat geldt voor alle vaktaal dat tijdens deze lessen voorbijkomt. Vaktaal omzetten in dagelijkse taal is niet altijd wenselijk omdat studenten deze vaktaal alleen op school zullen leren. Cognitieve Academische Taalvaardigheid (CAT) 1.3.6; Cognitieve Academische Taalvaardigheid (CAT) Omschrijving De vaardigheid om taal op een abstract niveau te kunnen gebruiken om zo in een schoolse context nieuwe informatie te kunnen verwerven en verwerken. Toelichting In schoolse situaties moeten leerlingen kunnen beschikken over meer abstracte taal (Cognitieve Academische Taalvaardigheid (CAT) dan in dagelijkse situaties, waarin vaak meer concrete taal volstaat (Dagelijks Algemeen Taalgebruik (DAT)). Deze twee typen taal onderscheiden zich vooral op de dimensies cognitieve complexiteit (rapporteren is bijvoorbeeld gemakkelijker dan argumenteren) en contextuele steun (de uitleg van de werking van een sluis is bijvoorbeeld gemakkelijker te volgen als illustraties of filmbeelden worden gebruikt). Bron: 17

18 Stap 6: beheersing van het project Als je een project beheerst, dan houd je een aantal punten in de gaten: Het budget: hoeveel geld hebben jullie om aan het project uit te geven. Meer geld uit geven dan dat er is kan niet. Dan moet er contact gezocht worden met de opdrachtgever die voor het project betaalt. Uren: iedere projectmedewerker krijgt uren om zijn/haar taken uit te voeren. Als projectmedewerkers te veel uren aan een taak besteden, kan dat ten koste gaan ander taken: dat kan beteken dat een andere taken minder goed uitgevoerd worden. Het is echter ook zo dat als een projectmedewerker eerder klaar is en het werk is goed, dat deze projectmedewerker een collega kan helpen. De kwaliteit die projectmedewerkers leveren moet goed zijn omdat anders het eindresultaat niet zal zijn zoals de opdrachtgever verwacht. Het beheersplan voor de definitiefase In een beheersplan wordt beschreven hoeveel tijd er aan de fasen besteed mag worden, tijdens de definitiefase gaat het alleen maar om de grote lijnen: wanneer moet iedere fase afgerond zijn. Het gaat hier dus nog niet om de uren die projectmedewerkers besteden aan de taken. Details komen tijdens de ontwerpfase en tijdens de voorbereidingsfase aan bod. Hoeveel geld er beschikbaar is voor het project is nu wel bekend, dat weet de opdrachtgever vanaf het eerste moment namelijk. Uit het eisen en wensen onderzoek is naar voren gekomen wat de opdrachtgever precies wil en waar het projectresultaat aan moet voldoen. Dit zijn de kwaliteitseisen. In het beheersplan schrijven jullie op hoe jullie als projectteam ervoor gaan zorgen dat jullie als team het project uitvoeren zoals tijdens het eisen en wensen onderzoek besproken is. In het beheersplan schrijven jullie ook hoe de rollen en taken verdeeld zijn. Dit vullen jullie in onder het kopje organisatie. 18

19 Opdracht 9 Maak een beheersplan voor jullie project. BEHEERSING PROJECTPLAN Grove planning Geld Kwaliteit Informatie Organisatie Vul in: Die hebben jullie al voor opdracht 8 dus copypaste is voldoende hier Het budget Eisen en wensen in het kort: het eisen en wensen onderzoek hebben jullie al uitgevoerd. Wie wordt op de hoogte gehouden van de voortgang van het project: dit kunnen jullie overleggen met de opdrachtgever. Hij/zij wil misschien sommige dingen wel en sommige dingen niet weten. Dat geld ook voor de gebruikers. Het is goed om dit nu te checken zodat jullie niemand teleurstellen. Lijst van project medewerkers en hun rol Voorbeeld: Opdrachtgever: Projectleider: Beleid: Logistiek: Ideeën ontwikkelen Communicatie Secretariële ondersteuning Projectbureau Inkopen Jullie kunnen zelf rollen bedenken die bij jullie project passen In een klein team, heeft iedereen meerdere rollen. In een groot team, kan een rol gedeeld worden. 19

20 Stap 7: het projectplan Na de kick-off kan het projectteam het projectplan schrijven. Het projectplan geeft een overzicht van het hele project en is de basis voor het project. Het is belangrijk dat alle teamleden een bijdrage leveren en dat ieder teamlid, de opdrachtgever en soms de gebruikers het eens zijn over de inhoud. Pas als de opdrachtgever akkoord is, kan het projectteam beginnen aan de volgende fase. Informatie voor het projectplan hebben jullie al verzameld: Algemene informatie: naam van het project en naam van de opdrachtgever De startnotitie uit de eerste fase (de initiatie- of startfase) kan helemaal overgenomen worden in het onderdeel resultaat. Programma van eisen en wensen: wat willen de opdrachtgever en de gebruikers maar ook het projectteam voor het resultaat: het gaat nu om de details. Grove fasering en planning (de planning wanneer iedere fase afgerond moet zijn) Beheersing (hoe ga je om met tijd, geld en andere middelen) Organisatie : hier staan de namen van de teamleden en hun rollen binnen het projectteam PROJECTPLAN De startnotitie Programma van eisen en wensen Grove fasering en planning Beheersing Deze kunnen jullie overnemen uit de initiatiefase Zie opdracht 3 Schrijf hier de eisen en wensen van de opdrachtgever en van de gebruikers als die ok hebben meegedacht Zie opdracht 7 Deze kunnen jullie overnemen Zie opdracht 8 Geld Kwaliteit Informatie Organisatie Zie opdracht 9 20

21 Organisatie GO/NO GO OPDRACHTGEVER : De namen en rollen van alle teamleden Opdrachtgever: Projectleider: Projectmedewerkers met specifieke (eigen) taken: Voeg meer projectmedewerkers toe als dat nodig is Projectbureau: Adviseurs: Gebruikers : Zie opdracht 4 Datum: Handtekening: Opdracht 10 maak als projectteam jullie projectplan : deze leveren jullie bij de docent/opdrachtgever in. Pas na een GO kunnen jullie verder kunnen naar de ontwerpfase. PROJECTPLAN De startnotitie Programma van eisen en wensen Grove fasering en planning Beheersing Organisatie GO/NO GO OPDRACHTGEVER : 21

22 Hoe rond je de definitiefase af? Je bent klaar om de definitiefase af te ronden als jullie: 1. Een team samen hebben gesteld (opdracht 4), 2. Een lijst met afspraken hebben gemaakt (opdracht 6), 3. Een compleet projectplan hebben gemaakt (opdracht 10), 4. Een go van de opdrachtgever hebben gekregen voor het projectplan, 5. Het beslisdocument is ondertekend door de docent/opdrachtgever. Informatie voor docenten Als studenten de bovenstaande punten succesvol hebben afgerond, dan hebben zij de leerdoelen behaald. Als docent kan je de leerdoelen hier nog een keer behalen en uitleggen wat zij nu kennen en kunnen. Kleine succesmomenten vergroten het zelfvertrouwen en de motivatie van studenten en daardoor ook het vermogen om zelfstandig te kunnen werken, omdat zij het gevoel hebben competent genoeg te zijn om het werk aan te kunnen. De volgende stap Je kan pas aan de volgende fase beginnen als de definitiefase is afgerond. Deze fase heet de ontwerpfase. Het is net als de initiatiefase en definitiefase weer een denk fase. De ontwerpfase is de laatste denkfase die nodig is om jullie project uit te kunnen gaan voeren. Informatie voor docenten Vooruitblikken naar de volgende fase is altijd zinvol. Het biedt structuur en helpt studenten om het overzicht te bewaren. Dit bevordert het zelfstandig werken en vergroot het gevoel dat zij verantwoordelijk zijn voor hun eigen werk en leerproces. Daarbij benadrukt het voortuitblikken het feit dat men tijdens het projectmatig werken in een vaste volgorde moet werken ( de 6 fasen). 22