Voorbereidingsfase fase 4

Transcriptie

1 Voorbereidingsfase fase 4 Tijdens deze fase beginnen jullie met het uitvoeren van jullie project. Jullie gaan van denken naar doen. Jullie hebben besproken wat jullie wilden, een ontwerp gemaakt en nu is het tijd om met de voorbereidingen te beginnen om jullie ontwerp uit te gaan voeren. Om te beginnen hebben jullie een goed plan nodig. Dit heet een plan van aanpak. Nadat jullie het plan af hebben, gaan jullie er voor zorgen dat jullie alle middelen in huis hebben die jullie nodig hebben. Voorbeeld 1: Al het eten en drinken voor de kerstborrel inkopen. Jullie weten immers precies wat jullie nodig hebben, omdat jullie dit in het ontwerp beschreven hebben. Voorbeeld 2: De versieringen en het servies en de glazen bestellen. Ook hier geldt: jullie weten precies wat jullie nodig hebben omdat dit in het ontwerp staat. Leerdoelen Jullie kunnen vertellen waarom jullie een plan van aanpak moeten maken tijdens de voorbereidingsfase. Jullie kunnen vertellen wat er in een plan van aanpak hoort te staan. Jullie kunnen een plan van aanpak maken. Jullie kunnen met jullie ontwerp en plan van aanpak de middelen kopen en bestellen die jullie nodig hebben om jullie project uit te voeren. Nut en belang Om het ontwerp succesvol uit te kunnen voeren en de kans op fouten en het verspillen van tijd en geld zo klein mogelijk te houden is er een plan nodig. Hiermee kunnen jullie verder werken aan het uitvoeren van het product. Dit plan wordt een plan van aanpak genoemd. Opdrachten en projectdocumenten Het gehele projectteam werkt tegelijkertijd aan de opdrachten: er zijn opdrachten voor de projectmedewerkers en er zijn opdrachten voor de projectleider. Er is zijn 3 opdrachten waar jullie aan gaan werken: 1. Opdracht 14: maak een plan van aanpak voor ieder ontwerp (projectmedewerkers) 2. Opdracht 15: maak van alle plannen van aanpak een compleet plan van aanpak (projectleider) 3. Opdracht 16: leg het complete plan van aanpak voor aan de opdrachtgever/docent voor een GO (projectleider). 4. Opdracht 17: zorg ervoor dat alle middelen die jullie nodig hebben besteld of gekocht zijn (projectmedewerkers). 5. Opdracht 18: houdt een checklist bij van alle middelen (projectleider). 1

2 Stap 1 Plan van aanpak (zie afbeelding 1, pg. 4) In een plan van aanpak staan een aantal belangrijke aspecten die jullie zullen helpen bij het uitvoeren van jullie ontwerp: 1. Ten eerste: Wat jullie gaan ontwerpen. Dit moet heel helder en duidelijk zijn, zodat je de volgende stappen van het plan van aanpak goed uit kan voeren. 2. Wat ga je doen en wie / wat heb je nodig om dat te gaan doen. Dit wordt een lijst van activiteiten en mensen die jullie nodig hebben om het project uit te voeren. De lijst met wat je nodig hebben wordt in feite een boodschappenlijst. Dat kunnen hapjes voor een borrel zijn, maar bijvoorbeeld ook versieringen voor de feestzaal of materiaal om een folder te maken. 3. Hoe gaan jullie om met het beschikbare budget, de uren en alle middelen die jullie nodig hebben om het ontwerp uit te voeren. 4. De planning is het laatste onderdeel van het plan van aanpak. Dit is ook wel de activiteitenplanning. Hier staat wat ieder teamlid gaat doen en op welk tijdstip (dag, datum. tijd, ochtend, middag enz.) Het plan van aanpak laat dus zien wat iedere projectmedewerker gaat doen en hoe hij/zij dat gaat doen. Het is een soort routekaart om de eindbestemming te halen. Het is een belangrijk document omdat het de rode draad is voor deze en de volgende fase. Als iedere projectmedewerker zich aan het plan van aanpak houdt, heeft dit een aantal belangrijke voordelen: Iedereen weet wat hij/zij moet doen De projectleider weet wat iedereen moet doen De projectmedewerkers weten van elkaar wat zij doen Jullie voorkomen dat jullie dingen dubbel bedenken of juist dingen ontwerpen die niet te combineren zijn. Een plan van aanpak helpt dus om een project soepel te laten verlopen. Jullie werken in deze fase van projectmatig werken alleen, met zijn tweeën of samen met een aantal anderen aan jullie ontwerp. Omdat jullie niet (steeds) samen zitten met de andere teamleden, weten jullie niet van elkaar wat jullie doen. Het is belangrijk om dat wel te weten, omdat alle delen bij elkaar moeten passen om een mooi eindresultaat te vormen. Voorbeeld: Voor een personeelsfeest bedenkt een teamlid een BBQ. Een ander teamlid is verantwoordelijk voor het uitzoeken van een locatie en die heeft juist voor een grote feestschuur op een boerderij gekozen. Daar mag niet ge BBQ-ed worden van de eigenaar. De locatie en het eten gaan dus niet goed samen. De bedoeling is dat alle projectmedewerkers hun eigen plan van aanpak maken of in een groepje een plan van aanpak maken. Voor ieder ontwerp moet een plan van aanpak komen. Als alle plannen van aanpak gemaakt zijn, moeten zij gebundeld worden in een groot plan van aanpak. Als ieder plan van aanpak een puzzelstukje is om een groot plan te maken, dan is het grote 2

3 plan van aanpak de complete puzzel waarmee het gewenste resultaat (zoals in de startnotitie en in het projectplan staat beschreven) uitgevoerd kan worden. Een plan van aanpak maken Iedere projectmedewerker of groepje van projectmedewerkers maakt een eigen plan van aanpak voor zijn/haar deel van het ontwerp. In ieder plan van aanpak moeten wel dezelfde onderwerpen aan de orde komen. Als iedereen klaar is, moeten alle verschillende plannen van aanpak samengebracht worden in een groot plan van aanpak. Dit wordt het plan van aanpak dat de opdrachtgever goed moet keuren: een GO geven dus. 3

4 Een plan van aanpak maken afbeelding 1 4

5 Opdracht 14 projectmedewerkers Maak jullie eigen plan van aanpak. Projectmedewerkers vullen kolom 1 en 2 in. De 3e kolom: Check met datum / invullen door de projectleider, vult de projectleider pas tijdens de realisatiefase in. Het is belangrijk om het resultaat en de eisen en wensen van de opdrachtgever hier over te nemen uit het projectplan: de projectleider kan de verschillende ontwerpen dan vergelijken met de eisen en wensen. Dan wordt meteen duidelijk of een ontwerp voldoet aan de eisen en wensen van de opdrachtgever. PLAN VAN AANPAK Naam/namen projectmedewerkers: Check met datum Invullen door de projectleider Startvraag Met eisen en wensen van de opdrachtgever Hier vul je in wat jouw/jullie deel van het ontwerpen is. Eindresultaat Met eisen en wensen van de opdrachtgever Dit moet in ieder plan van aanpak hetzelfde zijn, omdat dit in de startnotitie en in het projectplan staat, maar ook omdat het is wat de opdracht gever wil. Het kan niet meer veranderd worden! Activiteiten Wat ga ja doen? Wat heb je nodig Wie heb je nodig Beheersing Planning Externe adviseurs? Hulp van andere projectmedewerkers? Tijd Geld Overige middelen Informatie verstrekken Wees realistisch 5

6 Opdracht 15 projectleider Leg alle plannen van aanpak naast elkaar en let op de volgende punten: 1. Heeft iedereen alle onderwerpen ingevuld? 2. Passen alle ontwerpen bij elkaar? 3. Wordt het eindresultaat zoals jullie dat in de startnotitie en in het projectplan hebben afgesproken? 4. Maak van alle plannen van aanpak een groot plan van aanpak. 5. Zijn alle puzzelstukjes gelegd om de puzzel compleet te kunnen maken. Opdracht 16 projectleider 1. De projectleider legt het complete plan van aanpak voor aan de docent/ opdrachtgever voor een GO. 2. De projectleider laat het beslisdocument door de opdrachtgever ondertekenen. 6

7 Stap 2 De eerste voorbereidingen alle middelen in huis halen Om jullie eindproduct tijdens de realisatiefase te maken of te bouwen, hebben jullie middelen nodig. Middelen kunnen uit artikelen bestaan maar ook uit de hulp of expertise van andere mensen. Voorbeeld: Om een boerenmarkt in te richten hebben jullie kraampjes nodig, Om een borrel te organiseren hebben jullie eten en drinken nodig, Om de borrelhapjes klaar te maken hebben jullie iemand van een catering bedrijf of iemand met kookervaring nodig. De middelen zijn dus de zaken die jullie nodig hebben om jullie ontwerp uit te voeren. Jullie hebben in het plan van aanpak, in het groende, deel al opgeschreven wat jullie nodig hebben. Hier hebben jullie ook opgeschreven wie jullie nodig hebben. Tijdens de realisatiefase gaan jullie het eindproduct in elkaar zetten, daarvoor moeten jullie alle middelen in huis hebben en jullie moeten afspraken maken over wanneer anderen (bijv. de man van de catering) jullie komen helpen. Projectmedewerkers zorgen ervoor dat zij de middelen op tijd in huis halen. De projectleider houdt het overzicht door na te gaan of alle middelen op tijd in huis zijn. Opdracht 17 projectmedewerkers Bestel en koop alle middelen die jullie nodig hebben om jullie ontwerp uit te voeren tijdens de realisatiefase. 1. Gebruik een lijst om op te schrijven wat jullie voor het ontwerp nodig hebben. Dit is in feite een boodschappenlijst (zie onderstaande voorbeelden). 2. Geeft een kopie van de lijst aan de projectleider. 3. Haal de middelen in huis. 4. Controleer of jullie alle middelen in huis hebben : de lijst is meteen een checklist om ervoor te zorgen dat je niets vergeet, anders kan het ontwerp niet uitgevoerd worden. Jullie vinken telkens iets af als jullie deze boodschappen in huis hebben. 7

8 Middelen Voorbeeld: Wanneer kopen/halen en in huis hebben Waar kopen/halen Checklist: het middel is in huis Vlees voor de BBQ Ochtend van de BBQ Slagerij de Vleeschman Ja/nee Voorbeeld: Als het mogelijk is: Tijd opschrijven Maak afspraken met de slager over ophaaltijden, dozen om het te vervoeren en betaling enz. Belang check: Als het vlees er niet is, is er geen eten. Als het vlees te vroeg is, kan het bederven en wordt iedereen ziek. Ja/nee Papier voor de folder Een week voordat de folder geprint wordt Papier handel of Conciërge op school Als het papier er nier op tijd is, kan er niet op tijd geprint worden en zijn de folders niet op tijd af om uit te kunnen delen. 8

9 Rol van de projectleider: het project beheersen De projectleider helpt in principe niet mee tijdens het voorbereiden. De projectleider zorgt er voor dat: alle projectmedewerkers op schema lopen: de planning bewaken, alle projectmedewerkers hebben wat nodig is om hun deel van het ontwerp uit te kunnen voeren: middelen, uren en geld bewaken, de ontwerpen worden uitgevoerd zoals afgesproken in het projectplan: de kwaliteit bewaken, de juiste mensen geïnformeerd worden over de voortgang en mogelijke problemen: informatie verzorgen. De projectleider beheerst op deze manier de voorbereiding van het project. Dit is een belangrijke taak: als projectmedewerkers zich niet aan afspraken houden of er gaan dingen mis, kan dat vervelende gevolgen hebben: het project kan uitlopen en veel meer tijd kosten. Dan is het product of de activiteit niet op tijd af, het eindresultaat kan anders zijn dan dat de opdrachtgever had verwacht: dit kan tot klachten leiden. Het plan van aanpak is de handleiding van de projectleider. In het plan van aanpak staat alles wat de projectleider moet weten om het project te beheersen en in goede banen te leiden. De risicoanalyse en de planning in het plan van aanpak, die elke projectmedewerker of team van projectmedewerkers heeft gemaakt, zijn handige hulpmiddelen om te controleren of de projectmedewerkers wel alles doen om risico s uit te schakelen en zich aan het schema te houden Opdracht 18 projectleider Als projectleider ben je eindverantwoordelijke. De projectmedewerkers maken een lijst van alle middelen die zij nodig hebben om hun ontwerp uit te voeren. Zie opdracht 17. Zij maken een uitgebreide boodschappenlijst. De vierde kolom van de boodschappenlijst wordt door de projectleider en de projectmedewerkers gebruikt. Hier kunnen jullie afvinken wat jullie al in huis hebben. 1. Verzamel de boodschappenlijsten van de projectmedewerkers 2. Vink in de vierde kolom af wat al in huis is 3. Ga na of alle projectmedewerkers op schema lopen: kijk in de tweede kolom, daar staat wanneer de middelen gehaald moeten worden. 9

10 4. Als projectmedewerkers niet op schema lopen, zoek dan naar de oorzaak en bedenk een oplossing. Middelen Projectmedewerkers vullen dit in Wanneer kopen/halen en in huis hebben Projectmedewerkers vullen dit in Waar kopen/halen Projectmedewerkers vullen dit in Checklist: het middel is in huis Ja / nee Probleem? Opschrijven met oplossing 10

11 Hoe rond je de voorbereidingsfase af? Jullie zijn klaar om de voorbereidingsfase af te ronden als jullie: 1. Individuele plannen van aanpak hebben gemaakt. 2. Een compleet plan van aanpak hebben genaakt. 3. Alle middelen in huis hebben om jullie ontwerp te realiseren. 4. Een GO voor jullie plan van aanpak hebben van de opdrachtgever. De volgende stap Jullie ontwerpen zijn nu klaar om gerealiseerd te worden. Jullie hebben nu een plan waarmee jullie het product kunnen uitvoeren. Jullie gaan van voorbereiden naar creëren in de realisatiefase. Dit is de tweede doe-fase. Jullie ontwerpen nemen nu concrete vormen aan met het plan van aanpak als handleiding. 11