Processen stroomlijnen met e-facturatie

Transcriptie

1 Pfizer Global Financial Shared Services The Watermarque Ringsend Road Dublín 4, Irlanda Tel Fax: April 2009 Processen stroomlijnen met e-facturatie Geachte Heer/Mevrouw, Als onderdeel van onze strategie om het overbodige gebruik van papier een halt toe te roepen, implementeert Pfizer een elektronisch facturatieprogramma. Alle leveranciers aan Pfizer zijn verplicht dit systeem te gebruiken voor hun facturen. Op basis van een analyse naar factureringsactiviteiten die vorig jaar uitgevoerd is, werd uw bedrijf in het programma opgenomen. Met e-facturatie geniet u van een veilige en gegarandeerd snelle levering van uw facturen. Hierdoor kunnen wij uw facturen nog sneller en accurater verwerken én op tijd betalen. Zoals gezegd is deelname aan dit programma verplicht. De crediteurenadministratie van Pfizer zal met ingang van 15 Juni 2009 geen papieren facturen van uw bedrijf meer aanvaarden. We zullen uitsluitend nog uw elektronische facturen aanvaarden en betalen. Om de overgang naar e-facturatie en het daarbij behorende proces soepel te laten verlopen werkt Pfizer samen met de firma OB10, een onafhankelijke dienstverlener voor e-facturatie. OB10 biedt talrijke flexibele opties voor de verzending van e-facturen afgestemd op verscheidene leverformaten, -systemen en verwerkingsbehoeften. Pfizer heeft OB10 gevraagd in de komende 10 dagen contact met u op te nemen, om u een toelichting te geven over de verschillende opties en om de overstap te maken naar elektronische facturatie. Bovendien kunt u, wanneer u eenmaal deel uitmaakt van het OB10-netwerk, OB10 ook gebruiken om elektronische facturen naar andere klanten binnen het OB10-netwerk te sturen. Zo stroomlijnt en verbetert u ook uw eigen processen. Aan het verzenden van e-facturen via OB10 zijn kosten verbonden. We zijn er echter van overtuigd dat u dankzij de voordelen van het systeem uiteindelijk kostenneutraal zult werken. Op het bijgevoegd informatieblad vindt u een overzicht van de opties en de kosten voor de OB10-dienstverlening. Voor meer informatie over het netwerk en de voordelen die het gebruik voor uw bedrijf kunnen opleveren, kijkt u op /Pfizer. De OB10-medewerker zal alles nauwkeurig toelichten wanneer deze contact met u opneemt. Hartelijk dank bij voorbaat voor uw medewerking in deze belangrijke onderneming. We hopen binnenkort uw facturen te mogen ontvangen via OB10. U kunt ook een naar OB10 sturen via clientservices@ob10.com. Gelieve uw vragen te en naar OB10@pfizer.com indien u Pfizer wenst to contacteren in verband met deze brief. Met vriendelijke groeten, Dean Mullane Director Pfizer Global Financial Shared Services Pfizer Global Financial Shared Services, Reg. Oficina: The Watermarque, Ringsend Road, Dublín 4. Inscrita en Dublín, Irlanda según Nº

2 OB10 FAQs Ben ik verplicht om een contract met OB10 te ondertekenen? Ja. Als u ervoor kiest om de Geïntegreerde oplossing te gebruiken, dient u een speciale overeenkomst met OB10 te ondertekenen. Als u ervoor kiest het Webformulier te gebruiken, dient u de standaard meegeleverde Algemene Voorwaarden te aanvaarden. Waarom betaalt Pfizer deze kosten niet? Aangezien zowel Pfizer als ook u van deze dienst profiteert, worden de kosten voor het gebruik van de OB10-service door zowel u als Pfizer gedragen. Onze analyses tonen aan dat wanneer u de kosten voor het afdrukken en het versturen van facturen in aanmerking neemt, het goedkoper is om deze elektronisch via OB10 te versturen. Is de facturering via OB10 een vereiste om zaken met Pfizer te doen? Ja. Vanaf 15 Juni 2009, zal de crediteurenadministratie van Pfizer geen papieren facturen meer van uw bedrijf aanvaarden. We zullen uitsluitend elektronische facturen van u aanvaarden en betalen. Heb ik deze service nodig, ook wanneer mijn rekening nu al op tijd wordt betaald? Ja. Wanneer u gebruikmaakt van de OB10-service, kunt u er zeker van zijn dat we u op tijd blijven betalen. Wat gebeurt er als ik papieren facturen blijf versturen? Zolang uw registratie bij OB10 nog niet is afgerond, zullen we met alle plezier uw papieren facturen blijven ontvangen. Wij hebben aan leveranciers een deadline tot 15 Juni 2009 gegeven om op het netwerk over te stappen. Als u uw facturen eenmaal via het OB10-netwerk verstuurt, zorgt u er dan voor dat u geen papieren kopieën meer verstuurt. Let op: Papieren facturen, ontvangen nadat u met het versturen via OB10 bent begonnen, zullen niet aanvaard worden. Gaat Pfizer betalingen verrichten via OB10? OB10 is geen platform voor het verrichten van betalingen. Pfizer zal zijn huidige betalingsmethode blijven gebruiken. Moet ik speciale software installeren? Neen. Software installeren is niet nodig. OB10 biedt een gebruiksvriendelijke oplossing. OB10 hanteert de "ANY-TO-ANY" DATACONVERSIE-functionaliteit, waarmee facturen in elk formaat en in elke bestandsstructuur geaccepteerd worden. Ik stuur al bepaalde factuurgegevens rechtstreeks naar andere klanten; kan ik mijn EDI/XML-facturen direct naar Pfizer sturen? EDI en XML zijn wat OB10 betreft slechts data formaten. Wanneer u kiest voor de Geïntegreerde oplossing kunt u dit voorkeursformaat gebruiken om gegevens naar OB10 te sturen. Pfizer aanvaardt geen elektronische gegevens rechtstreeks van leveranciers, omdat wij enkel één geconsolideerd factuurbestand van OB10 ontvangen dat de facturen van al onze leveranciers bevat. Ik heb reeds de mogelijkheid om facturen via het internet aan mijn klanten ter beschikking te stellen - zo kunnen ze een afbeelding van de factuur op het web bekijken. Kan ik deze voorziening gebruiken in plaats van OB10? Neen, het OB10-netwerk garandeert dat Pfizer de door u verstuurde gegevens ontvangt in een formaat dat compatibel is met onze boekhoudsoftware en, indien van toepassing, overeenkomt met het ontvangstbewijs van de goederen. Het aanbieden van een afbeelding van de factuur aan Pfizer of een optie om de gegevens in een vast formaat te downloaden voldoet niet aan de bedrijfsprocessen van Pfizer.

3 Wat als ik geen systeem heb dat elektronische facturen kan aanmaken? u kunt inloggen op de beveiligde website van OB10 en gebruikmaken van het Webformulier om online facturen aan te maken. Software installeren is niet nodig. Het enige dat u nodig hebt is een internetaansluiting en een standaard browser. Kan ik OB10 gebruiken om elektronische facturen naar al mijn klanten te sturen? Ja. Als u eenmaal lid bent van het OB10-netwerk, kan OB10 u in staat stellen elektronische facturen te sturen. Ik ben van plan om mijn factureringssoftware binnenkort te vernieuwen, kan ik daarmee wachten? Ons doel is dat alle leveranciers aangemeld zijn en facturen kunnen versturen vanaf 15 Juni Het OB10-netwerk aanvaardt alle binnenkomende dataformaten, dus u kunt op het netwerk inloggen en uw facturen nu versturen. Op het moment dat u uw nieuwe software gaat gebruiken, stelt U OB10 dan op de hoogte van de veranderingen qua gegevensuitvoer. We zullen vervolgens de noodzakelijke wijzigingen aan het netwerk uitvoeren, waardoor u van een soepele overgang en een ononderbroken aflevering van facturen verzekerd bent. Kan OB1O U in meerdere talen helpen? Ja, OB10 biedt Verkoop-, Implementatie- en Supportdiensten aan in het Engels, Frans, Duits, Nederlands, Spaans en Italiaans. OB10 heeft tevens het lokale klantendienst nummer voor de volgende landen: Australië +61 (0) België +32 (0) Denemarken +45 (0) Finland +358 (0) Frankrijk +33 (0) Duitsland +49 (0) Ierland +353 (0) Italië Maleisië +60 (0) Nederland +31 (0) Nieuw-Zeeland +64 (0) Singapore +65 (0) Spanje +34 (0) Zweden +46 (0) Is er meer informatie beschikbaar over de OB10-service? Ja. Voor meer informatie kunt u kijken op / Pfizer Als ik een inkoper wil worden die de OB10-service gebruikt, waar kan ik daarover meer te weten komen? Kijk op

4 OB10 Opties Overzicht In ons voortdurend streven naar een betere efficiency in onze dienstverlening en om de papierberg van facturen te verkleinen zijn we bij Pfizer begonnen aan de volgende implementatiefase van elektronische facturering. Om dit proces soepel te laten verlopen gaan we samen werken met een derde partij, OB10, een dienstverlener op het gebied van e-facturering. Meld u nu aan en profiteer van: Veilige en gegarandeerde factuuraflevering binnen enkele uren Snellere verwerking van uw facturen minder tijdverlies bij het verwerken van facturen en dus een snellere betaling ANY-TO-ANY DATACONVERSIE u hebt geen extra hardware of software nodig Transparante afhandeling en verbeterd Cash Flow Management dankzij de 24/7 toegang en rapportage Btw-conform, ongeacht vanwaar de facturen worden verzonden of ontvangen Eenvoudig en kostenefficiënt facturen versturen op ieder willekeurig tijdstip Er bestaan twee primaire methodes om facturen en creditnota's via OB10 te versturen. U stuurt uw gegevensbestand direct naar OB10 met behulp van de Geïntegreerde oplossing, of u maakt online facturen aan via het Webformulier. De kosten worden rechtstreeks door OB10 berekend en variëren afhankelijk van de service die u gebruikt. Lees het document zorgvuldig alvorens te besluiten welke optie voor uw bedrijf het beste is. Hoe werkt OB10 en wat zijn de kosten? OB10 biedt u twee opties voor het versturen van uw elektronische facturen: de Geïntegreerde oplossing en het Webformulier. Zie volgende pagina voor meer informatie. Portal Traduce Enriquece Valida Firma Imagen de la Factura Formulario Online Solución Integrada Formato Preferido Formato Preferido Comprador Om een automatische en snelle verwerking te garanderen en ervoor te zorgen dat facturen op tijd worden betaald, controleert OB10 alle facturen op duplicaten, volledigheid en correctheid. Zodra de facturen zijn gevalideerd, maakt OB10 een elektronisch ondertekende afbeelding van de factuur aan en stuurt deze vervolgens als gegevens- en beeldbestand naar Pfizer. Pfizer plaatst het gegevensbestand in diens crediteurenadministratie en betaalt de factuur volgens de gebruikelijke methode. Het beeldbestand wordt als back-up opgeslaan. Via de OB10-Portal hebt u toegang tot het beeldarchief en de diverse rapportagefuncties.

5 1. Een gegevensbestand versturen met de Geïntegreerde oplossing U profiteert van een volledig geautomatiseerd proces; de factuurgegevens worden rechtstreeks uit uw factureringssysteem opgevraagd. Het formaat, de inhoud en structuur van uw keuze blijven bewaard. OB10 maakt uw account op het netwerk aan en zorgt ervoor dat dit in uw bestaand systeem wordt geïntegreerd. OB10 aanvaardt uw factuur en gegevens en vertaalt deze rechtstreeks naar het formaat dat door ons of door een van uw klanten op het netwerk opgevraagd wordt. Gegevensbestanden kunnen naar het netwerk verzonden worden via de beveiligde OB10-website, EDI of FTP. Wanneer u bij het aanmaken van gegevensbestanden de richtlijnen van OB10 opvolgt, is het aanbrengen van wijzigingen niet nodig omdat nieuwe klanten uw facturen via OB10 opvragen. Indien u voor de Geïntegreerde oplossing kiest vragen wij u een test gegevensbestand aan OB10 te sturen vóór 15 Mei Kosten voor de Geïntegreerde oplossing Jaarlijks lidmaatschap Transactiekosten per factuur 1 20 facturen per maand 1, facturen per maand 0, facturen per maand 0, facturen per maand 0, facturen per maand 0,32 * De jaarlijkse kosten gelden voor één belastbare bedrijfsentiteit. Wanneer meervoudige belastbare bedrijfsentiteiten voor u gelden, worden mogelijkerwijs extra kosten in rekening gebracht. Deze extra kosten zijn afhankelijk van het aantal verschillende formaten, het aantal afzonderlijke verbindingen etc. Neem voor meer informatie contact op met uw OB10- vertegenwoordiger. Opmerking: Transactiekosten worden per maand aangerekend afhankelijk van het volume. 2. Elektronische facturen versturen via het Webformulier Het OB10 Webformulier is bedoeld voor bedrijven die per jaar en per klant slechts een beperkt aantal facturen versturen. OB10 biedt een geavanceerde webservice waarmee u uw facturen online kunt verzenden; altijd via een veilige verbinding. OB10 garandeert dat uw factuur binnen hooguit enkele uren bij ons bezorgd wordt, zodat we deze kunnen verwerken en meteen tot betaling kunnen overgaan. Kosten voor het Webformulier Voor deze dienst gelden geen opstartkosten. U betaalt slechts een transactievergoeding per factuur. Transacties kunnen als batch worden gekocht. Bij het aanmelden vragen we u een eerste partij van 25 facturen te kopen. U betaalt transactiekosten voor elke factuur of krediet nota dat verwerkt wordt, ongeacht het aantal regels of het factuurbedrag. Pre-purchase tarieven Niveau Facturen Het Webformulier gebruiken Om OB10 te kunnen gebruiken hoeft u enkel contact op te nemen met OB10, zodat OB10 uw account kan activeren. Tijdens de aanmeldingsprocedure vragen we u een eerste partij van 25 facturen te kopen. Nadat u uw gegevens hebt verstuurd, ontvangt u per uw login-gegevens. Dit is tevens de bevestiging dat u elektronische facturen via OB10 kunt versturen.