woensdag, juli 6, 2016 E-INVOICING Veelgestelde vragen Tungsten Network

Transcriptie

1 woensdag, juli 6, 2016 E-INVOICING Veelgestelde vragen Tungsten Network

2 Inhoud Wat is Tungsten Netwerk?... 3 Wat verwacht Unilever van de leverancier met betrekking tot verplicht elektronisch factureren?... 3 Is er een alternatieve manier voor het indienen van facturen, anders dan via elektronisch factureren?... 3 Wat is de laatste datum of de deadline voor registratie voor het Tungsten Netwerk?... 3 Wie kan gebruikmaken van de dienst?... 3 Hoe werkt het?... 3 Hoe kan ik starten?... 3 Wat er als ik al ingeschreven ben op het Tungsten Netwerk?... 4 Is factureren via Tungsten Netwerk een vereiste om zaken te doen met UNILEVER?... 4 Wat zijn de voordelen van Tungsten Netwerk?... 4 Moet ik extra hardware of software installeren?... 4 Moet ik deze dienst gebruiken als mijn account momenteel op tijd wordt betaald?... 4 Wat als ik geen systeem heb dat in staat is om elektronische facturen te maken?... 4 Wat gebeurt er als ik papieren facturen blijf versturen?... 4 Welke opties voor elektronisch factureren biedt Tungsten aan leveranciers die gebruikmaken van het netwerk?... 4 Kunnen we ondersteunende documenten bijvoegen in Tungsten Netwerk tijdens het indienen van facturen? En hoe?... 5 Welke kosten zijn er verbonden aan deelname aan het Tungsten Netwerk?... 5 Wat wordt door het abonnementsgeld van de geïntegreerde oplossing gedekt?... 5 Betaalt Unilever de kosten?... 6 Moet ik een overeenkomst tekenen met Tungsten Netwerk?... 6 Is de vereiste van elektronische facturatie van toepassing op alle UNILEVER-entiteiten?... 6 Is elektronisch factureren ook verplicht voor contracten en PO T&C?... 6 Met wie kan ik contact opnemen binnen UNILEVER?... 6 Wat als ik geen systeem heb dat in staat is om elektronische facturen te maken?... 6 Ik heb al een aantal factuurgegevens rechtstreeks verstuurd naar andere klanten; kan ik EDI/XMLfacturen direct naar Unilever sturen?... 6

3 Ik heb al de mogelijkheid om facturen beschikbaar te stellen aan mijn klanten via internet - waardoor ze een afbeelding van een factuur op het web kunnen bekijken. Kan ik deze functionaliteit gebruiken in plaats van Tungsten Netwerk?... 7 Verricht Unilever betalingen via Tungsten Netwerk?... 7 Hoe wordt de overstap van papier naar elektronisch factureren beheerd?... 7 Kan ik elektronische facturen versturen met Tungsten Netwerk naar al mijn klanten?... 7

4 Veelgestelde vragen Wat is Tungsten Netwerk? Tungsten Netwerk is een internationaal elektronisch factureringsnetwerk. Via het elektronisch factureringssysteem van Tungsten kunnen leveranciers factuurgegevens direct vanaf hun boekhoudsystemen in elke indeling sturen aan klanten die zijn aangemeld bij het Tungsten Netwerk. Wat verwacht Unilever van de leverancier met betrekking tot verplicht elektronisch factureren? Unilever heeft elektronisch factureren verplicht gesteld voor al onze leveranciers die factureren aan Unilever Europa, Noord-Amerika en Supply Chain-entiteiten. We verwachten en dringen er ten sterkste op aan dat alle leveranciers zich aanmelden voor elektronisch factureren om het betalingsproces van facturen te verbeteren en optimaliseren. Is er een alternatieve manier voor het indienen van facturen, anders dan via elektronisch factureren? Nee, u kunt vanaf 1 oktober 2016 alleen nog elektronisch facturen indienen bij Unilever. Wat is de laatste datum of de deadline voor registratie voor het Tungsten Netwerk? Gezien het voordeel voor zowel de leverancier als de klant, zal elektronisch factureren de standaard worden en wordt de verwerking van papieren facturen afgebouwd. Na ontvangst van het communicatiepakket wordt van leveranciers van Unilever Noord-Amerika, Europa en de Supply Chain-entiteiten verwacht dat zij klaar zijn om elektronisch te factureren vanaf 1 oktober Unilever zou u dan ook willen aanmoedigen om dit initiatief zo vroeg mogelijk te initiëren. Wie kan gebruikmaken van de dienst? Unilever-leveranciers aan wie inkooporders worden verstrekt. Vergoeding op basis van honoraria en facturen betaald met een creditcard vallen buiten het toepassingsgebied. Hoe werkt het? Tungsten ontvangt factuurgegevens van u via internet en verifieert bepaalde gegevensvelden namens Unilever die belangrijk zijn voor AP-routing en goedkeuring, en stuurt een bevestigingsrapport naar een contactpersoon (of groepsmail) van uw keuze. Tungsten maakt dan een factuur-pdf van deze gegevens en levert de gegevens en de PDF-afbeelding aan het Unilever-crediteurensysteem. De certificerende ambtenaar op de post heeft dan de gegevens en afbeeldingen beschikbaar voor certificering. Dit proces duurt meestal niet langer dan 30 minuten. Hoe kan ik starten? Uw account is uit uw naam gemaakt door Unilever op het Tungsten Netwerk. Hierna neemt Tungsten contact met u op om u kennis te laten maken met het programma en uw setup voor Tungsten Netwerk te regelen. Als u niets hoort van Tungsten of als u het proces wilt versnellen, stuurt u een naar e-invoicing@unilever.com

5 met de naam van uw bedrijf om het proces te versnellen. Na de setup ontvangt u een klaar voor transactie - mail van Tungsten, waarna u kunt beginnen met het factureren van Unilever. Wat er als ik al ingeschreven ben op het Tungsten Netwerk? Als u al een account bij Tungsten hebt, kunt u zich aanmelden met uw gegevens en een ticket indienen waarin u Unilever vraagt om u toe te voegen als nieuwe koper aan uw account. Tungsten werkt uw account vervolgens bij om factureren na verificatie door Unilever toe te staan. Is factureren via Tungsten Netwerk een vereiste om zaken te doen met UNILEVER? UNILEVER is actief bezig om de verwerking van papieren facturen uit te bannen, om zo te profiteren van de voordelen van elektronisch factureren voor ons bedrijf en onze leveranciers. Wat zijn de voordelen van Tungsten Netwerk? Veilige en gegarandeerde factuurlevering- nooit meer zoekgeraakte facturen U kunt de status van uw factuur online controleren - van levering tot betaling Kortere verwerkingstijd - wij ontvangen uw facturen sneller, wat betekent dat we u op tijd betalen Onmiddellijke factuurvalidatie - minder vertragingen als gevolg van ontbrekende informatie Allesomvattende gegevenstechnologie - geen extra software of hardware nodig Hogere verwerkingstransparantie en beter cash flow management dankzij dag en nacht toegang en rapportering Btw-naleving - ongeacht waar de facturen vandaan of naartoe worden gestuurd Eenvoudig en kostenbesparend - stuur facturen wanneer u wilt Moet ik extra hardware of software installeren? Tungsten Netwerk is webgebaseerd, het enige wat u nodig hebt voor toegang tot het platform voor elektronisch factureren is een browser en internettoegang. Moet ik deze dienst gebruiken als mijn account momenteel op tijd wordt betaald? Als u Tungsten Netwerk gebruikt, kunt u er zeker van zijn dat we u op tijd blijven betalen. Daarnaast ontvangt u een melding wanneer uw factuur door ons is ontvangen, samen met de status van uw factuur. Wat als ik geen systeem heb dat in staat is om elektronische facturen te maken? Alles wat u nodig hebt is een internetverbinding en een standaard internetbrowser. Wat gebeurt er als ik papieren facturen blijf versturen? Unilever zal geen papieren facturen meer accepteren vanaf 1 oktober 2016 Zodra u facturen verstuurt via Tungsten Netwerk, moet u stoppen met het versturen van papieren facturen Welke opties voor elektronisch factureren biedt Tungsten aan leveranciers die gebruikmaken van het netwerk? Tungsten Netwerk biedt flexibele elektronische opties voor het indienen van facturen, waarbij rekening wordt gehouden met de verschillende groottes van leveranciers, systemen en verwerkingsbehoeften. Daarnaast is het

6 niet nodig dat leveranciers hardware of software installeren of de manier wijzigen waarop hun systeem is geconfigureerd. Er zijn twee voornaamste methoden/opties om factureren en creditnota's te versturen via het Tungsten Netwerk: via de geïntegreerde oplossing en het webformulier: Geïntegreerde oplossing: Deze optie is het meest geschikt voor leveranciers die een groot aantal facturen indienen en het stelt hen in staat om een bestand met facturatiegegevens (factuur of creditnota) rechtstreeks van hun financieel systeem naar Tungsten te sturen. Webformulier: Deze optie is het meest geschikt voor leveranciers die een laag volume aan facturen indienen en het stelt hen in staat om hun facturen en/of creditnota's direct in het online Tungsten-portaal te maken en elektronisch bij hun klanten in te dienen. Kunnen we ondersteunende documenten bijvoegen in Tungsten Netwerk tijdens het indienen van facturen? En hoe? De vereisten voor het certificeren van de factuur worden bepaald door de lokale certificerende ambtenaar. In sommige gevallen is het bijvoegen van ondersteunende documenten bij de factuur verplicht. U kunt dit doen door een elektronisch bestand te maken, hetzij met behulp van printerdrivers op uw computer of door de papieren te scannen. De momenteel ondersteunde bestanden zijn beperkt tot TIF (of TIFF) bestanden, maar in de toekomst ondersteunt Unilever PDF-bestanden, gegenereerd door gratis PDF-printerdrivers die beschikbaar zijn op het web, of als een directe uitvoer van een scanner. Zodra de ondersteunende documenten zijn geüpload samen met de in Tungsten ingevoerde factuur, blijven deze documenten voorgoed bevestigd aan de elektronische factuur en worden ze naar de certificerende ambtenaar van Unilever gestuurd. Welke kosten zijn er verbonden aan deelname aan het Tungsten Netwerk? Tungsten Netwerk biedt twee soorten factuurlevering; een geïntegreerde oplossing en een webformulieroplossing. Via de geïntegreerde oplossing kunnen leveranciers hun factuurgegevens in elke indeling rechtstreeks naar ons boekhoudsysteem sturen. Deze integreert uw huidige facturatiesysteem in het netwerk voor elektronisch factureren van Tungsten, zodat gegevens worden overgedragen zonder handmatige tussenkomst; deze oplossing kent jaarlijkse abonnementskosten plus transactiekosten als u het aantal gratis facturen die deze oplossing biedt overschrijdt. Via de webformulieroplossing kunt u handmatig gegevens invoeren in het beveiligde online formulier van Tungsten Netwerk. Als u ervoor kiest om de webformulieroplossing te gebruiken, bent u niet verplicht om setupkosten of inschrijfgeld te betalen om te beginnen met het gebruik van deze service. U ontvangt 52 gratis transacties per jaar; als u het aantal gratis transacties overschrijdt, kunt u er meer kopen. Raadpleeg de prijslijst van het Tungsten Network via deze koppeling: Wat wordt door het abonnementsgeld van de geïntegreerde oplossing gedekt? De abonnementskosten dekken de setupkosten voor het Tungsten Netwerk en de algemene kosten voor het onderhoud van het netwerk. De abonnementskosten zijn jaarlijks, ongeacht het aantal klanten dat u factureert via het netwerk.

7 Betaalt Unilever de kosten? Unilever betaalt geen kosten voor rekening van leveranciers. Benchmarking-onderzoeken hebben aangetoond dat de overstap naar elektronisch factureren competitieve kosten voor de factuuradministratie biedt. Tungsten Netwerk helpt u om de meest kosteneffectieve optie te selecteren voor uw bedrijf gebaseerd op omvang, complexiteit en het volume, en de frequentie van de verwachte facturen. Moet ik een overeenkomst tekenen met Tungsten Netwerk? Als u de geïntegreerde oplossing kiest, tekent u een leveranciersspecifieke overeenkomst met Tungsten Netwerk. Als u de webformulieroplossing kiest, moet u akkoord gaan met de standaard voorwaarden en bepalingen van Tungsten Netwerk. Is de vereiste van elektronische facturatie van toepassing op alle UNILEVER-entiteiten? Elektronische facturatie geldt voor alle landen in Europa (met uitzondering van Griekenland), Noord-Amerika (VS en Canada) en Supply Chain (UASCC en USCC). Is elektronisch factureren ook verplicht voor contracten en PO T&C? Ja, alle contracten met leveranciers en PO T&C's moeten worden gewijzigd om alleen elektronische facturen te verzenden vanaf 1 oktober 2016 Met wie kan ik contact opnemen binnen UNILEVER? De implementatie van elektronisch factureren wordt door Tungsten Netwerk beheerd uit naam van UNILEVER. In eerste instantie moet u contact opnemen met Tungsten Netwerk om uw vragen voor de geïntegreerde oplossing te bespreken; als Tungsten Netwerk uw vragen niet kan beantwoorden, kunt u contact opnemen met het team voor elektronisch factureren van Unilever: e-invoicing@unilever.com Wat als ik geen systeem heb dat in staat is om elektronische facturen te maken? Als u facturen afdrukt die worden gegenereerd door een facturatiesysteem, kunt u factuurgegevensbestanden naar het Tungsten Netwerk sturen met behulp van de geïntegreerde oplossing. Als u facturen handmatig (Word, Excel etc.) opmaakt, hebt u toegang tot Tungstens platform voor elektronisch factureren via de beveiligde website en kunt u online facturen maken via het webformulier. Er is geen software-installatie vereist; alles wat u nodig hebt is een internetverbinding en een standaardbrowser. Ik heb al een aantal factuurgegevens rechtstreeks verstuurd naar andere klanten; kan ik EDI/XML-facturen direct naar Unilever sturen? Nee, EDI en XML zijn alleen maar bestandsindelingen wat Tungsten betreft; u kunt daarom de voorkeursindeling gebruiken om gegevens naar Tungsten te sturen. Unilever kan geen elektronische facturen rechtstreeks van leveranciers aanvaarden (ook als deze leveranciers al informatie voor andere leverancierintegratieprogramma's, zoals e4us, uitwisselen).

8 Ik heb al de mogelijkheid om facturen beschikbaar te stellen aan mijn klanten via internet - waardoor ze een afbeelding van een factuur op het web kunnen bekijken. Kan ik deze functionaliteit gebruiken in plaats van Tungsten Netwerk? Nee, het Tungsten Netwerk zorgt ervoor dat de gegevens die u verstuurt, kunnen worden geüpload naar het Unilever-betalingsverwerkingssysteem (DCIW), en indien van toepassing kunnen worden gekoppeld aan een ontvangen goederenrecord. Het aanbieden aan Unilever van een afbeelding van de factuur of een optie om de gegevens in een vaste indeling te downloaden, voldoen niet aan deze eis. Verricht Unilever betalingen via Tungsten Netwerk? Tungsten Netwerk is geen betalingsplatform. Unilever blijft het huidige betalingsproces gebruiken. Hoe wordt de overstap van papier naar elektronisch factureren beheerd? Zodra uw setup is voltooid en u klaar bent voor transacties via het netwerk, stuurt Tungsten Netwerk u een bericht om u te melden dat u klaar bent om facturen in te dienen bij onze administratie. Kan ik elektronische facturen versturen met Tungsten Netwerk naar al mijn klanten? Met Tungsten Netwerk kunt u, zodra u bent aangemeld, elektronische facturen naar alle klanten te sturen die gebruikmaken van het netwerk. Kan ik transacties voor meer dan één klant in één bestand verzenden? Voor de geïntegreerde oplossing accepteert Tungsten Netwerk alle bestandsindelingen, met zo veel klanten als u wenst. Tungsten Netwerk spreekt met u af hoe elke klant wordt geïdentificeerd in uw dossier en bezorgt vervolgens elke transactie bij de juiste klant. Welke contractduur wordt aangeboden en wat gebeurt er als ik stop met leveren aan Unilever in die periode? Tungsten Netwerk biedt standaard een contract voor 3 jaar. U kunt ook om een kortere contractduur van 1 jaar vragen. In het geval dat uw zakelijke relatie met Unilever eindigt, kunt u uw contract met Tungsten Netwerk op elk moment annuleren. Zodra u stopt met uw transacties, zullen geen verdere transactiekosten in rekening worden gebracht en geen verdere abonnementskosten worden gerekend vanaf het moment van annulering.

9 Mijn organisatie is van plan om de factureringssoftware binnenkort te wijzigen, moet ik wachten voordat ik me abonneer? Tungsten Netwerk accepteert alle inkomende bestandsindelingen. Sluit u daarom zo snel mogelijk aan bij het netwerk en verstuur uw facturen om te voorkomen dat uw betalingen worden onderbroken. U kunt Tungsten op de hoogte brengen van de wijzigingen als u klaar bent om de nieuwe software te gebruiken. Zij zullen de nodige wijzigingen doorvoeren zonder de levering van de facturen te onderbreken. Kan Tungsten Netwerk samenwerken met technisch personeel dat geen Engels spreekt? Als u taalondersteuning nodig heeft voor de setup van uw account, kunt u bellen met +44 (0) /7430 en om hulp vragen in de volgende talen; Frans, Duits, Nederlands en Spaans. Tungsten Netwerk heeft ook lokale klantenservicenummers voor de volgende landen: Frankrijk Duitsland Nederland Spanje Ierland Zweden Finland Denemarken Als ik op dit moment consignatiefacturen indien, kan ik dit straks nog steeds doen via Tungsten Netwerk? Ja, zolang het standaard Europese Unilever-consignatieproces wordt gevolgd. Vraag de implementatiemanager van Tungsten Netwerk of de helpdesk naar specifieke details. Als ik op dit moment gebruikmaak van self-billing als deel van mijn bedrijfsproces voor facturering aan Unilever, kan ik dat straks elektronisch doen via Tungsten Netwerk? Nee, self-billing wordt nog niet ondersteund in de Unilever Tungsten Netwerk setup. Wanneer en hoe betaal ik de abonnementskosten? Geïntegreerde oplossing: De betaling van het initiële jaarlijkse abonnementsgeld voor de geïntegreerde oplossing is verschuldigd bij de ondertekening van het contract. Tungsten begint pas met de implementatie van de leverancier als de creditcard, ACH of andere betalingsmethode is bevestigd. De jaarlijkse kosten omvatten setup, mapping, onderhoud en dekken de ondersteuning voor de dienst. Prijzen zijn onderhevig aan wijzigingen met 30 dagen voorafgaande schriftelijke kennisgeving. Alle tarieven zijn exclusief belastingen, die de exclusieve verantwoordelijkheid van de geïntegreerde leverancier zijn.

10 Webformulier: Na voltooiing van de webformulierregistratie krijgt elke leveranciersaccount kosteloos 52 transacties. Deze 52 transacties zullen worden verlengd na 12 maanden vanaf de datum van registratie, tenzij ze volledig worden gebruikt en extra transacties nodig zijn binnen de periode van 12 maanden. Vanaf dat moment is een partij van 25 de minimale hoeveelheid die u kunt kopen Is er overige informatie beschikbaar over de Tungsten Netwerk-service? Ja, u kunt terecht op Biedt Tungsten Netwerk ook tutorialvideo's om meer te weten te komen over het proces? Ja, zie de video-koppelingen hieronder. Hoe kan ik me registreren voor het Tungsten Netwerk-portaal? Hoe kan ik in verbinding komen met Unilever? Hoe kan ik een factuur en creditnota maken? Hoe kan ik een supportticket openen en de voortgang ervan controleren? Hoe kan ik de status van de facturen op het Tungsten-portaal bekijken?