E-INVOICING Vereiste actie: Registratie bij OB10

Transcriptie

1 E-INVOICING Vereiste actie: Registratie bij OB10 April Geachte heer/mevrouw, Unilever heeft een strategische beslissing genomen om alle leveranciers aan te moedigen om over te stappen op elektronische facturering. Unilever Europe ontvangt duizenden facturen per maand in elektronische vorm via OB10, van honderden leveranciers, met bewezen voordelen van snellere, effectievere factuurverwerking voor zowel leveranciers als Unilever. Tot op heden heeft Unilever meer dan een miljoen facturen ontvangen via OB10, hetgeen heeft geresulteerd in de volgende uitgebreide en bewezen voordelen voor onze leveranciers; Verbeterde tijdige betalingen aan u, als leveranciers van Unilever Geen ontbrekende facturen en de noodzaak om facturen opnieuw te sturen Geen vertraging vanwege papieren die per post moeten worden verzonden Minder factuurfouten en betere automatische afstemming vanwege verbeterde factuurkwaliteit Snellere feedback van OB10/IBM als er factuurproblemen zijn De vermindering van de handmatige verwerking van facturen heeft onze efficiëntie doen toenemen Zichtbaarheid van factuurstatus binnen het betalingssysteem van Unilever op de OB10-portal Wij adviseren u dringend van deze gelegenheid gebruik te maken om onze manier van samenwerken te verbeteren. In de bijlagen bij deze brief vindt u de beschikbare opties voor het verzenden van elektronische facturen naar Unilever via OB10. Wij willen u graag herinneren aan onze bedrijfsstandaard Geen PO, geen betaling. Zorg ervoor dat er een Purchase Order (PO) beschikbaar is voordat u goederen of diensten levert aan Unilever. Tevens moet in facturen naar PO's worden verwezen om het betalingsproces te vergemakkelijken. Tijdsplanning voor verdere stappen: Komende 5 dagen OB10 neemt contact met u op om u te helpen inzicht te krijgen in het elektronische factureringsproces en de opties die beschikbaar zijn, zodat u een geïnformeerde beslissing kunt nemen. Als u kiest voor het webformulier, kunt u zich onmiddellijk registreren en beginnen met het indienen van elektronische facturen 31 Mei 2013 U moet bij OB10 bevestigen aan welke optie voor e-invoicing u de voorkeur geeft Als u kiest voor de geïntegreerde oplossing, zal OB10 contact met u opnemen om de integratie met uw systeem mogelijk te maken. 30 Juni 2013 U kunt beginnen met het versturen van elektronische facturen naar Unilever.

2 Aanvullende informatie is beschikbaar op Als u contact wilt opnemen met Unilever over deze verandering in onze manier van werken of als u een probleem hebt met het halen van de genoemde datums, kunt u contact opnemen met uw Procurement Manager bij Unilever. Met vriendelijke groet, Alan Cane Purchase to Pay Operations Director

3 Veelgestelde vragen Wat verwacht Unilever van de leverancier met betrekking tot e-invoicing? Elektronische facturering is de geprefereerde en aanbevolen methode van Unilever voor het initiëren van het betalingsproces door onze leveranciers. Wij verwachten en adviseren alle leveranciers dringend zich te registreren voor e-invoicing om het proces voor factuurbetaling te verbeteren en optimaliseren en accepteren alleen geldige redenen voor niet-deelname die moeten worden goedgekeurd door de supply manager. Zal elektronische facturering ertoe bijdragen dat mijn rekening op tijd wordt betaald? Het gebruik van de OB10-service zal helpen waarborgen dat wij u op tijd kunnen betalen doordat de tijd die nodig is voor het invoeren van een factuur in onze systemen drastisch wordt verkort, waardoor de oplossing van eventuele fouten of weglatingen in de gegevens op de factuur kan worden versneld, en het risico dat de factuur verloren gaat in de post wordt vermeden. Zijn er kosten verbonden aan deze service? Ja, er is een jaarlijks abonnementsbedrag als voor de geïntegreerde oplossing wordt gekozen en er is tevens een transactiebedrag dat in rekening wordt gebracht voor elke factuur of creditnota die wordt verwerkt door het OB10-netwerk. Het transactiebedrag is vast ongeacht het aantal factuurregels of de waarde van de factuur, maar neemt wel af volgens een glijdende schaal naarmate u meer elektronische facturen via het netwerk verstuurt. Betaalt Unilever de kosten? Unilever betaalt niet voor uw kosten voor het verzenden van papieren facturen (afdrukken, posten, enz.) en betaalt ook niet voor de kosten voor e-invoicing. Vergelijkende studies hebben aangetoond dat overschakeling op e-invoicing resulteert in concurrerende kosten voor factuuradministratie. OB10 zal u assisteren bij de selectie van de meest kosteneffectieve optie voor uw bedrijf op basis van grootte, complexiteit en het volume en de frequentie van de verwachte facturen. Wat valt er onder het abonnementstarief voor de geïntegreerde oplossing? Het abonnementstarief omvat de kosten die OB10 moet maken om u op te nemen in hun netwerk en de algemene kosten van het onderhouden van het netwerk. Dit is een jaarlijks bedrag ongeacht het aantal klanten dat u bedient via het netwerk of het aantal facturen dat u verstuurt. Ik stuur bepaalde factuurgegevens al rechtstreeks naar andere klanten; kan ik EDI/XML-facturen rechtstreeks naar Unilever versturen? Nee, EDI en XML zijn voor OB10 slechts gegevensindelingen; u kunt derhalve deze voorkeursindeling gebruiken om de gegevens naar OB10 te versturen. Unilever kan geen elektronische facturen rechtstreeks van leveranciers aannemen (zelfs als deze leveranciers al informatie uitwisselen voor andere integratieprogramma's voor leveranciers zoals e4us). Ik heb al de mogelijkheid om facturen via het internet aan mijn klanten ter beschikking te stellen, waardoor ze in staat zijn om een afbeelding van de factuur op het web te bekijken. Kan ik deze optie gebruiken in plaats van OB10? Nee, het OB10-netwerk zorgt ervoor dat de gegevens die u verstuurt kunnen worden geüpload naar het betalingsverwerkingssysteem van Unilever (DCIW) en kunnen, indien van toepassing, vervolgens worden afgestemd op een goederenontvangstrecord. Het aanbieden aan Unilever van een afbeelding van de factuur of de mogelijkheid om de gegevens in een vaste indeling te downloaden strookt niet met dit vereiste. Moet ik speciale software installeren? Nee. De enige vereiste 'software' zijn digitale certificaten dat de service gebruikt voor het verifiëren van gebruikers (één voor elke computer waarmee u toegang tot het netwerk wilt verkrijgen). U hebt de optie om een standaard internetbrowser te gebruiken

4 voor het uploaden van elektronische bestanden die zijn gemaakt met uw bestaande boekhoudsysteem. Uw klanten gebruiken de browser om uitstaande facturen te verzamelen. Indien nodig kan OB10 optionele software leveren waarmee het afleveringsproces volledig wordt geautomatiseerd. Wat moet ik doen indien ik geen systeem heb dat elektronische facturen kan aanmaken? U kunt naar de beveiligde website van OB10 gaan en online facturen creëren, waarbij u gebruikmaakt van de Invoice Generator (IG) op het web. Installatie van software is niet nodig. U heeft alleen een internetverbinding en een standaard browser nodig. Kan ik OB10 gebruiken om elektronische facturen naar al mijn klanten te sturen? Ja. Zodra u zich heeft aangemeld bij het OB10-netwerk, kunt u elektronische facturen sturen naar alle andere klanten die aangesloten zijn op het OB10-netwerk. Voert Unilever betalingen uit met behulp van OB10? OB10 is geen platform voor betalingsverkeer. Unilever zal haar huidige betalingsmethode blijven gebruiken. Ben ik verplicht om een overeenkomst met OB10 aan te gaan? Ja, als u ervoor kiest bestanden aan te leveren, gaat u een specifieke overeenkomst met OB10 aan. Als u ervoor kiest gebruik te maken van de IG op het web, moet u de standaardvoorwaarden accepteren die worden gepresenteerd. Welke contractduur wordt aangeboden en wat gebeurt er als u stopt met leveren aan Unilever gedurende die periode? OB10 biedt een standaardcontract voor 3 jaar aan. U kunt ook vragen om een kortere contractduur van 1 jaar. Als uw zakelijke relatie met Unilever eindigt, kunt u uw contract met OB10 op elk gewenst tijdstip opzeggen. Wanneer u stopt met het uitvoeren van transacties, worden geen verdere transactiekosten meer in rekening gebracht vanaf het moment van opzegging. Ik ben van plan om mijn factureringssoftware binnenkort te vernieuwen, kan ik daarop wachten? We hebben ons tot doel gesteld om alle leveranciers binnen 3-6 maanden na het begin van de overschakeling geregistreerd te hebben en zo snel als redelijkerwijs mogelijk is te beginnen met het ontvangen van elektronische facturen. Het OB10-netwerk accepteert alle inkomende gegevensindelingen (zie ook de Desktopoptie). U kunt een abonnement op het netwerk nemen en nu beginnen met het verzenden van facturen. Op het moment dat u uw nieuwe software gaat gebruiken, hoeft u dan OB10 alleen maar te informeren over de veranderingen in de uitvoer van factuurgegevens. OB10 zal vervolgens de noodzakelijke wijzigingen doorvoeren in het netwerk, zodat u verzekerd bent van een soepele overgang en een probleemloze verzending van facturen. Kan OB10 met technisch personeel werken dat geen Engels spreekt? Indien u hulp nodig heeft in uw taal bij het instellen van uw account, bel dan naar +44 (0) en vraag om hulp in de volgende talen: Frans, Duits, Nederlands en Spaans. OB10 heeft bovendien lokale klantenservicenummers in de volgende landen: Frankrijk Duitsland Nederland Spanje Ierland Zweden Finland Denemarken Als ik momenteel consignatiefacturen indien, kan ik dat dan nog steeds in elektronische vorm doen via OB10?

5 Ja, zolang het Europese standaardproces voor consignatiefacturen van Unilever wordt gevolgd. Vraag de implementatiemanager of support desk van OB10 om specifieke details. Als ik momenteel zelffacturering gebruik als onderdeel van mijn bedrijfsproces voor het factureren van Unilever, kan ik dat dan nog steeds in elektronische vorm doen via OB10? Nee, zelffacturering wordt nog niet ondersteund in de Unilever-OB10-structuur. Is er meer informatie beschikbaar over de OB10-service? Ja, breng een bezoek aan

6 1 / 4 Elektronische facturering en een overzicht van de opties Meld u nu aan bij OB10 en profiteer van de volgende voordelen: Veilige en gegarandeerde factuurverzending: geen papieren facturen meer die zoekraken in de post Tijdige betaling: uw klanten kunnen uw facturen sneller verwerken Geen vertragingen meer: facturen kunnen niet worden verstuurd met ontbrekende informatie of op het verkeerde bureau belanden en er is geen noodzaak tot handmatig ingrijpen Beveiligde internetverbinding: eenvoudig facturen versturen zonder dat u extra software of hardware hoeft te installeren 24/7 toegang en rapportage: profiteren van hogere verwerkingstransparantie en een verbeterd cashflowbeheer Naleving van belastingwetgeving: gegarandeerde naleving van wettelijke en fiscale eisen Gemakkelijk en kostenefficiënt factureren op ieder moment OB10 biedt twee basismethodes voor het verzenden van facturen en creditnota's. U kunt ofwel een gegevensbestand rechtstreeks naar OB10 versturen via onze Geïntegreerde Oplossing of facturen online aanmaken door gebruik te maken van het Webformulier via het OB10-portaal. Dit document legt uit hoe elektronisch factureren werkt en welke opties u hierbij hebt. Overzicht opties_eu, NL, 4/12 Copyright 2012 OB10. OB10 en het OB10-logo zijn wettelijk beschermde handelsmerken van OB10.

7 2 / 4 Hoe het werkt Leverancier Koper Door te controleren op dubbele facturen en ervoor te zorgen dat uw facturen de door uw klant vereiste informatie bevatten, verzekeren wij u van een geautomatiseerde, rechtstreekse verwerking en tijdige betaling van uw facturen. Via het OB10-portaal heeft u toegang tot het OB10-archief en verschillende rapportagefuncties. Lees dit document zorgvuldig door voordat u besluit of de Geïntegreerde Oplossing of het Webformulier (verzending via het OB10-portaal) de beste optie is voor uw bedrijf om facturen te verzenden. 1. Geïntegreerde Oplossing: versturen van een opgehaald gegevensbestand Deze optie past het best bij organisaties die een groot aantal facturen verzenden. De Geïntegreerde Oplossing biedt u een volledig geautomatiseerd proces waarbij de factuurgegevens direct uit uw factureringssysteem worden opgehaald en rechtstreeks naar de financiële systemen van uw kopers worden verstuurd. Dit betekent: Wij verwerken gegevens in vrijwel elk bestandsformaat en zetten de gegevens om conform de eisen van uw klant. U hoeft geen extra software of hardware te installeren U kunt al uw facturen in één gegevensbestand versturen Zodra u eenmaal op het netwerk bent, kunt u eenvoudig verbinding maken met andere klanten en facturen aan hen versturen Overzicht opties_eu, NL, 4/12 Copyright 2012 OB10. OB10 en het OB10-logo zijn wettelijk beschermde handelsmerken van OB10.

8 3 / 4 Kosten van de geïntegreerde oplossing Jaarlijks lidmaatschap 1100* Kosten per factuurtransactie 1 20 facturen per maand 1, facturen per maand 0, facturen per maand 0, facturen per maand 0,44 > facturen per maand 0,32 * Exclusief verbindingskosten klant. De kosten van het jaarlijks lidmaatschap omvatten het aanmaken en onderhouden van uw account voor één enkele fiscale entiteit. Indien u meerdere fiscale entiteiten hebt, worden er mogelijk extra kosten in rekening gebracht. Deze kosten zijn onder meer afhankelijk van het aantal bestandsformaten en afzonderlijke verbindingen etc. Voor meer informatie kunt u contact opnemen met uw OB10-contactpersoon. Let op: transacties worden maandelijks in rekening gebracht op basis van volume. Aan de slag met de Geïntegreerde Oplossing Zodra uw klant u uitnodigt om bij OB10 te registreren, neemt een van onze medewerkers contact met u op om het registratieproces met u door te lopen. 2. Webformulier: versturen van elektronische facturen via het OB10- portaal Het OB10-webformulier is bedoeld voor bedrijven die jaarlijks een beperkt aantal facturen aan hun klanten versturen. Het portaal biedt u een beveiligde verbinding en zorgt ervoor dat uw facturen binnen enkele uren aan uw klanten worden verzonden. Hierdoor kunnen zij uw facturen snel verwerken en u tijdig betalen. Kosten voor het gebruik van het webformulier Er zijn verschillende prijsopties voor het versturen van facturen via het webformulier. Bij registratie ontvangen alle nieuwe leveranciers die van deze optie gebruikmaken automatisch 12 gratis transacties. Mocht u aan het einde van uw eerste jaar niet al uw gratis transacties hebben gebruikt, dan vullen wij het tegoed op uw account weer aan tot 12 facturen die u in de daaropvolgende 12 maanden kunt gebruiken. Als u alle 12 gratis facturen gebruikt en tijdens deze periode van 12 maanden nog meer facturen nodig hebt, dient u eerst een hoeveelheid transacties te kopen (minimaal 25 facturen). U kunt vanaf dat moment niet meer gebruikmaken van de optie voor het gratis verzenden van facturen. Overzicht opties_eu, NL, 4/12 Copyright 2012 OB10. OB10 en het OB10-logo zijn wettelijk beschermde handelsmerken van OB10.

9 4 / 4 Prijsopbouw webformulier** Transactieniveau Transacties 1 12 Gratis* , , ,00 * De eerste 12 gratis transacties zijn automatisch beschikbaar en kunnen gedurende een periode van 12 maanden worden gebruikt. Na afloop van deze periode wordt het tegoed aan gratis transacties weer aangevuld. Als er in de loop van het jaar meer dan 12 transacties nodig zijn, dient u minimaal 25 transacties bij te kopen. Zodra u uw eerste aankoop doet, kunt u niet meer gebruikmaken van de optie voor het gratis verzenden van facturen. ** Betaalmogelijkheden: u kunt betalen via PayPal of creditcard. Wij accepteren Visa, Visa Electron, MasterCard, Maestro, Solo en American Express. Wij kunnen u ook een factuur sturen. U dient dan minimaal 125 transacties te kopen. Ook zullen u in dat geval administratiekosten (15%) in rekening worden gebracht. Aan de slag met het verzenden van het Webformulier via het OB10-portaal In het kader van uw uitnodiging om u te registreren bij het OB10-netwerk ontvangt u een met instructies hoe u zich kunt registreren. Zodra uw registratie is voltooid, sturen wij u per uw inloggegevens zodat u kunt beginnen met het versturen van elektronische facturen via OB10. Kijk voor meer informatie over OB10, elektronisch factureren en de opties waaruit u kunt kiezen op of stuur een naar info@ob10.com. Overzicht opties_eu, NL, 4/12 Copyright 2012 OB10. OB10 en het OB10-logo zijn wettelijk beschermde handelsmerken van OB10.