Processen stroomlijnen met OB10 e-facturering

Transcriptie

1 Processen stroomlijnen met OB10 e-facturering Datum: 10 october Geachte heer/mevrouw, Een deel van onze algemene strategie is naar een papierloze omgeving bewegen en darmee efficiëntieverbeteringen aan bedrijf te brengen als onderdeel van onze algemene BioPharma strategie. Bristol-Myers Squibb voert de tweede golf van elektronische facturatie programma uit voor alle facturen voorgelegd aan Bristol-Myers Squibb door zijn leveranciers. Met e-facturering bent u verzekerd van een beveiligde en gegarandeerde factuurverzending binnen enkele uren, waardoor wij uw facturen sneller en efficiënter kunnen verwerken. Bovendien kunt u de status van uw factuur online bekijken via uw beveiligde account op Op basis van een analyse van factureringsactiviteiten in het afgelopen jaar, is uw bedrijf in dit strategische programma van Bristol-Myers Squibb opgenomen en is uw deelname derhalve vereist. Met ingang van 23 december 2011 zal de crediteurenadministratie van Bristol-Myers Squibb niet langer papieren facturen van uw bedrijf accepteren. Vanaf dat moment kunnen facturen uitsluitend nog elektronisch bij Bristol-Myers Squibb worden ingediend. Om de overgang naar e-facturering en het daarbij behorende proces soepel te laten verlopen, heeft Bristol-Myers Squibb de firma OB10, een onafhankelijke dienstverlener voor e-facturering, in de arm genomen. OB10 biedt flexibele opties voor het verzenden van e-facturen, afgestemd op de verschillende leveranciersgroottes, systemen en verwerkingsbehoeftes. We hebben OB10 gevraagd in de komende 10 dagen contact met u op te nemen om u een toelichting te geven op de verschillende opties en u te ondersteunen bij de overstap naar elektronische facturering. Bovendien kunt u, wanneer u eenmaal deel uitmaakt van het OB10- netwerk, OB10 ook gebruiken om elektronische facturen naar andere klanten binnen het OB10- netwerk te sturen. Zo stroomlijnt en verbetert u ook uw eigen processen. Om het bovengenoemde doel te behalen, vragen wij u onderstaande tijdbalken in acht te nemen. Tijdbalk-opties Einddatum Actie Welke actie moet u ondernemen in samenwerking met Bristol-Myers Squibbs strategische partner OB10 Niet later dan 11 november 2011 (een maand na versturen brief) Niet later dan 30 november 2011 (anderhalve maand na versturen brief) Niet later dan 23 december 2011 (twee maanden na versturen brief) Eens optie Testbestand aangeleverd met bepaalde Eerste factuur Verstuurd/Live Overeenkomst dient te worden ondertekend en overlegd. Werkschema voor de implementatie invullen, testbestanden aanleveren en in samenwerking met de OB10- implementatiespecialist het uitlezen van gegevensbestanden testen en goedkeuren. Verstuur uw eerste factuur voor Bristol-Myers Squibb via OB10

2 Wat betekent dit voor u? Veilige en gegarandeerde factuurverzending binnen enkele uren, inclusief bevestiging van factuurontvangst Snelle factuurverwerking er is minder tijd nodig om facturen te verwerken waardoor facturen sneller kunnen worden betaald "ANY-TO-ANY" DATACONVERSIE-technologie het is niet nodig extra software of hardware te installeren Hogere verwerkingstransparantie en betere cashflow-management dankzij continue toegang en rapportage Eliminering van veel onderliggende oorzaken die betalingsvertragingen veroorzaken Btw-conform, ongeacht waar de facturen zijn verzonden of worden ontvangen Leveranciersportaal voor facturen en betalingsstatus Milieuvriendelijke oplossing bespaart bomen en transport Aan het verzenden van e-facturen via OB10 zijn kosten verbonden. Onze verwachting is echter dat de voordelen van het systeem deze kosten zullen compenseren. Op bijgevoegd informatieblad vindt u een overzicht van de opties en de kosten voor de OB10-dienstverlening. Voor meer informatie over het netwerk en de voordelen voor uw bedrijf, kunt u terecht op Dit alles zal u ook uitgebreid worden uitgelegd door een medewerker van OB10 wanneer deze contact met u opneemt. Wij danken u alvast hartelijk voor uw medewerking bij dit belangrijke initiatief. Wij hopen uw facturen binnenkort via OB10 te mogen ontvangen. Mocht u contact willen opnemen met OB10, dan kunt u een sturen naar clientservices@ob10.com. Met vriendelijke groet, George Matsagas Hoofd Global Expenditures Bristol-Myers Squibb Alan Goring Hoofd Indirect Sourcing EMEA Bristol-Myers Squibb

3 OB10 FAQ's Ben ik verplicht om een contract met OB10 te ondertekenen? Ja. Als u ervoor kiest om de "geïntegreerde oplossing" te gebruiken, dient u een speciale overeenkomst met OB10 te ondertekenen. Als u ervoor kiest het webformulier te gaan gebruiken, dient u de verstrekte Algemene Voorwaarden te aanvaarden. Waarom betaalt Bristol-Myers Squibb deze kosten niet? Aangezien wij beiden zullen profiteren van de dienst, worden de kosten voor het gebruik van de OB10-service door zowel u als Bristol-Myers Squibb gedragen. Onze analyse toont aan dat, gelet op de print- en verzendkosten, het goedkoper is om een factuur elektronisch via OB10 te versturen. Is facturering via OB10 een vereiste om zaken met Bristol-Myers Squibb te doen? Ja. Met ingang van 23 december 2011 zal de crediteurenadministratie van Bristol- Myers Squibb niet langer papieren facturen van uw bedrijf accepteren. We zullen vanaf die datum uitsluitend nog elektronisch facturen in behandeling nemen en betalen. Heb ik deze service nodig, ook wanneer mijn rekening nu al op tijd wordt betaald? Ja. Wanneer u gebruikmaakt van de OB10-service, kunt u er zeker van zijn dat we u op tijd blijven betalen. Wat gebeurt er als ik papieren facturen blijf versturen? Zolang uw registratie bij OB10 nog niet is afgerond, zullen we met alle plezier uw papieren facturen blijven ontvangen. Wij hebben aan leveranciers een termijn tot 23 rd december 2011 gesteld om op het netwerk over te stappen. Als u uw facturen eenmaal via het OB10-netwerk verstuurt, ontvangen wij liever geen papieren exemplaren meer. Let op: papieren facturen die nog bij ons binnenkomen nadat u begonnen bent met het versturen van facturen via OB10, zullen niet in behandeling worden genomen. Ik gebruik al de BMS PCard. Moet ik OB10 te gebruiken? Ja, Pcard zal niet meer door onze BMS leveranciers in Europa gebruikt worden, dus alle leveranciers wordt verwacht naar OB10 te overdragen. Ik gebruik al JPM Xign. Moet ik OB10 te gebruiken? Ja, JPM Xign zal niet meer beschikbaar zijn voor BMS leveranciers in Europa. Voert Bristol-Myers Squibb betalingen uit met gebruikmaking van OB10? OB10 is niet bedoeld voor betalingsverkeer. Bristol-Myers Squibb blijft zijn huidige betalingmethode gebruiken. Moet ik speciale software installeren? Nee. Software installeren is niet nodig. OB10 stelt een gebruiksvriendelijke oplossing ter beschikking. In plaats van het voorschrijven van dataformaten, accepteert de "ANY-TO- ANY" DATACONVERSIE-technologie van OB10 facturen in elk formaat en van elk bestandstype. Ik stuur al bepaalde factuurgegevens rechtstreeks naar andere klanten; kan ik EDI/XML facturen direct naar Bristol-Myers Squibb sturen? EDI en XML zijn wat OB10 betreft slechts dataformaten, daarom kunt u dit voorkeursformaat gebruiken om de gegevens naar OB10 te versturen als u ervoor kiest om de "geïntegreerde oplossing" te gebruiken. Bristol-Myers Squibb accepteert geen

4 elektronische gegevens rechtstreeks van leveranciers daar wij enkel één geconsolideerd factuurbestand van OB10 ontvangen dat de facturen van al onze leveranciers bevat. Ik heb reeds de mogelijkheid om facturen via het internet aan mijn klanten ter beschikking te stellen - hetgeen hen in staat stelt om een afbeelding van de factuur op het web te bekijken. Kan ik deze voorziening gebruiken in plaats van OB10? Nee, het OB10-netwerk verzekert dat Bristol-Myers Squibb de door u verstuurde gegevens ontvangt in een formaat dat compatibel is met onze boekhoudsoftware en, indien van toepassing, overeenkomt met het ontvangstbewijs van de goederen. Het aanbieden aan Bristol-Myers Squibb van een afbeelding van de factuur of de mogelijkheid om de gegevens in een vast formaat te downloaden, sluit niet aan bij de bedrijfsprocessen van Bristol-Myers Squibb. Wat als ik geen systeem heb dat elektronische facturen kan aanmaken? Neem a.u.b contact op met uw OB10-contactpersoon om te kijken of er andere oplossingen mogelijk zijn. Kan ik OB10 gebruiken om elektronische facturen naar al mijn klanten te sturen? Ja. Zodra u zich heeft aangemeld bij het OB10-netwerk, kunt u elektronische facturen sturen naar alle andere klanten die lid zijn van het netwerk. Ik ben van plan om mijn factureringssoftware binnenkort te vernieuwen, kan ik daarmee wachten? Onze doelstelling is dat alle leveranciers zich voor 23 december 2011 aanmelden en facturen inzenden. Het OB10-netwerk accepteert alle binnenkomende gegevensformaten, dus u kunt zich zonder problemen aansluiten bij het netwerk en uw facturen versturen. Op het moment dat u uw nieuwe software gaat gebruiken, stelt u OB10 dan op de hoogte van de veranderingen qua gegevensuitvoer. Zij zullen vervolgens de noodzakelijke wijzigingen aan het netwerk uitvoeren, waardoor u van een soepele overgang en een ononderbroken aflevering van facturen verzekerd bent. Kan OB1O in meerdere talen ondersteuning bieden? Ja, OB10 biedt verkoop-, implementatie- en supportdiensten aan in het Engels, Frans, Duits, Nederlands, Spaans en Italiaans. OB10 beschikt tevens over lokale klantenservicenummers voor de volgende landen: Australië +61 (0) België +32 (0) Denemarken +45 (0) Finland +358 (0) Frankrijk +33 (0) Duitsland +49 (0) Ierland +353 (0) Italië Maleisië +60 (0) Nederland +31 (0) Nieuw-Zeeland +64 (0) Singapore +65 (0) Spanje +34 (0) Zweden +46 (0) Verenigd Koninkrijk +44 (0) Is er meer informatie beschikbaar over de OB10-service? Ja, voor meer informatie kunt u terecht op

5 Als ik een inkoper wil worden die de OB10-service gebruikt, waar kan ik er dan meer over te weten komen? Bezoek de site

6 1 / 3 Hoe het werkt en overzicht van opties Meldt u aan en profiteer van: Veilige factuurverzending met meer zekerheid, geen facturen meer die zoekraken in de post. Het kost uw klant minder tijd om uw facturen te verwerken en daardoor is er een grotere kans om tijdig betaald te worden. Snelle, en geautomatiseerde afhandeling; geen ontbrekende informatie meer, gegevens belanden niet langer op het verkeerde bureau. OBconnect -Technologie een portal waar geen extra software of hardware voor nodig is. Transparantie van de afhandeling en een verbeterde Cashflow-management dankzij 24/7 bereikbaarheid en de rapportering functionaliteit BTW-conform, ongeacht waar de facturen worden verzonden of worden ontvangen. Eenvoudig en kostenefficiënt facturen versturen - ongeacht het tijdstip OB10 biedt u twee methodes om facturen en creditnota's te versturen. U stuurt uw gegevensbestand direct naar OB10 met behulp van de Geïntegreerde oplossing, of u maakt online facturen aan via het Webformulier. Kosten worden rechtstreeks door OB10 berekend en variëren afhankelijk van de service die u gebruikt. Lees het document zorgvuldig door alvorens te besluiten welke optie voor uw bedrijf het beste is. Hoe het werkt: Supplier Buyer OptionsOverview_NL, 10/10 Copyright 2010 OB10. OB10 and the OB10 logo are trade marks of OB10 and protected by law.

7 2 / 3 Facturen worden op duplicaten gecontroleerd en gevalideerd. Zo weet uw klant zeker dat elke factuur de gevraagde informatie bevat opdat dezeautomatisch verwerkt én tijdig uitbetaald kan worden. Via de OBPortal heeft u toegang tot het beeldarchief en de diverse rapporteringsfuncties. OB10 biedt u twee opties om elektronische facturen te versturen: de Geïntegreerde oplossing en het Webformulier. U treft additionele informatie aan op de volgende pagina s. 1. Een gegevensbestand versturen met de Geïntegreerde oplossing U profiteert van een volledig geautomatiseerd proces; de factuurgegevens worden rechtstreeks uit uw factureringssysteem opgevraagd. Het formaat, de inhoud en de structuur van uw keuze blijven bewaard. OB10 maakt uw account op het netwerk aan, en zorgt ervoor dat dit in uw bestaande systeem wordt geïntegreerd. OB10 accepteert uw factuur en gegevens, en vertaalt deze rechtstreeks naar het formaat dat door ons, of door een van uw klanten op het netwerk opgevraagd wordt. Gegevensbestanden kunnen naar het netwerk verzonden worden via de beveiligde OB10-website, EDI of FTP. Wanneer u bij het aanmaken van gegevensbestanden de richtlijnen van OB10 opvolgt, is het aanbrengen van wijzigingen niet noodzakelijk, omdat nieuwe klanten uw facturen via OB10 opvragen. Kosten voor de Geïntegreerde oplossing Jaarlijks lidmaatschap 1.100* Transactiekosten per factuur 1 20 facturen per maand 1, facturen per maand 0, facturen per maand 0, facturen per maand 0, facturen per maand 0,32 * Koper verbindingskosten van toepassing. De jaarlijkse vergoeding heeft betrekking op de creatie en het onderhoud van uw account voor één fiscale eenheid. Wanneer meervoudige fiscale eenheden voor u gelden, worden mogelijkerwijs extra kosten in rekening gebracht. Deze extra kosten zijn afhankelijk van het aantal verschillende data formaten, het aantal afzonderlijke verbindingen etc. Neem voor meer informatie contact op met uw OB10-vertegenwoordiger. Opmerking: Transactiekosten worden per maand in rekening gebracht. OptionsOverview_NL, 10/10 Copyright 2010 OB10. OB10 and the OB10 logo are trade marks of OB10 and protected by law.

8 3 / 3 2. Elektronische facturen versturen via het Webformulier Het OB10 Webformulier is bedoeld voor bedrijven die per jaar, en per klant slechts een beperkt aantal facturen versturen. OB10 biedt een geavanceerde webservice waarmee u, uw facturen via een veilige verbinding online kunt verzenden. OB10 garandeert dat uw factuur binnen hooguit enkele uren, bij ons bezorgd wordt, zodat we deze kunnen verwerken en meteen tot betaling kunnen overgaan. Kosten voor het Webformulier Voor deze dienst gelden geen opstartkosten. U hoeft alleen op voorhand een partij transacties te kopen. U betaalt transactiekosten voor elke factuur, of tegoed dat verwerkt wordt, ongeacht het aantal regels of het factuurbedrag. Voorafaankooptarieven Niveau Transacties , ,00 3* ,00 * Indien u wenst op rekening te betalen, dan dient u niveau 3 te selecteren. In dat geval worden eenmalige administratiekosten van 15% in rekening gebracht. **Uw eerste bundel van transacties zal 12 maanden geldig zijn, van af de datum van aanschaf. Het gebruik van de Webformulier Om het OB10 Webformulier te gebruiken zal een vertegenwoordiger van OB10 u via een registratie link toesturen. Tijdens het registratieproces zal u worden gevraagt om de eerste batch facturen in te kopen. Zodra u uw details hebt verzonden zult u de inloggegevens ontvangen via waarin vermeld wordt dat u kunt beginnnen met het versturen van electronische facturen via OB10. OptionsOverview_NL, 10/10 Copyright 2010 OB10. OB10 and the OB10 logo are trade marks of OB10 and protected by law.