Nigel Coffey. Service Delivery Director. Geachte mevrouw, Geachte heer,

Transcriptie

1 Geachte mevrouw, Geachte heer, Met dit schrijven willen wij U graag informeren dat Pfizer met succes een elektronisch facturatieprogramma geïmplementeerd heeft. Dit programma zal U toelaten uw facturen elektronisch te versturen (e-invoicing). Het is onze globale strategie voor 2010 om al onze leveranciers dit elektronisch facturatieprogramma te laten gebruiken. Eens de transitie van papieren naar elektronische facturatie afgerond is, zal Pfizer geen papieren facturen meer aanvaarden. De streefdatum voor het implementeren van dit nieuw proces is 29 October Deze wijziging ondersteunt Pfizers strategie om de financiële verwerking te optimaliseren. De wijziging heeft ook toegevoegde waarde voor de leveranciers. Voordelen van E- invoicing zijn bijv. een vermindering van sorterings- en administratieve kosten, een vergemakkelijking van tijdige en voorspelbare betalingen en het wegvallen van de papieren facturen. Aan e-invoicing is een minimale kost verbonden voor U en voor Pfizer. Het is echter de verwachting dat de voordelen van het systeem zullen opwegen tegen de kost. Om uw overgang naar e-invoicing te vergemakkelijken en om de vooruitgang van het proces te beheren werkt Pfizer samen met OB10, een derde-partij dienstverlener. OB10 biedt voor de indiening van facturen flexibele opties, die tegemoetkomen aan een grote verscheidenheid van omvang, systemen en procesbehoeften van leveranciers. OB10 zal U in de komende dagen contacteren om beschikbare opties uit te leggen en om U te helpen met de transitie naar e-invoicing. Ondertussen kan U verdere informatie verkrijgen via de volgende informatiebladzijden en online via U kan OB10 contacteren op Indien U Pfizer rechtstreeks wenst te contacteren naar aanleiding van dit verzoek, gelieve een mail te sturen naar OB10@pfizer.com. Bij voorbaat bedankt voor uw steun aan e-invoicing. Wij kijken ernaar uit uw facturen in de toekomst via OB10 te ontvangen. Met vriendelijke groeten, Nigel Coffey Service Delivery Director

2 OB10 FAQs Is de facturering via OB10 een vereiste om zaken met Pfizer te doen? Ja. Vanaf 29 October, zal de crediteurenadministratie van Pfizer geen papieren facturen meer van uw bedrijf aanvaarden. We zullen uitsluitend elektronische facturen van u aanvaarden en betalen Heb ik deze service nodig, ook wanneer mijn rekening nu al op tijd wordt betaald? Ja. Wanneer u gebruikmaakt van de OB10-service, kunt u er zeker van zijn dat we u op tijd blijven betalen. Wat gebeurt er als ik papieren facturen blijf versturen? Zolang uw registratie bij OB10 nog niet is afgerond, zullen we met alle plezier uw papieren facturen blijven ontvangen. Wij hebben aan leveranciers een deadline tot 29 October gegeven om op het netwerk over te stappen. Als u uw facturen eenmaal via het OB10-netwerk verstuurt, zorgt u er dan voor dat u geen papieren kopieën meer verstuurt. Let op: Papieren facturen, ontvangen nadat u met het versturen via OB10 bent begonnen, zullen niet aanvaard worden. Ben ik verplicht om een contract met OB10 te ondertekenen? Ja. Als u ervoor kiest om de Geïntegreerde oplossing te gebruiken, dient u een speciale overeenkomst met OB10 te ondertekenen. Als u ervoor kiest het Webformulier te gebruiken, dient u de standaard meegeleverde Algemene Voorwaarden te aanvaarden Waarom betaalt Pfizer deze kosten niet? Aangezien zowel Pfizer als ook u van deze dienst profiteert, worden de kosten voor het gebruik van de OB10-service door zowel u als Pfizer gedragen. Onze analyses tonen aan dat wanneer u de kosten voor het afdrukken en het versturen van facturen in aanmerking neemt, het goedkoper is om deze elektronisch via OB10 te versturen. Gaat Pfizer betalingen verrichten via OB10? OB10 is geen platform voor het verrichten van betalingen. Pfizer zal zijn huidige betalingsmethode blijven gebruiken. Moet ik speciale software installeren? Neen. Software installeren is niet nodig. OB10 biedt een gebruiksvriendelijke oplossing. OB10 hanteert de "ANY-TO-ANY" DATACONVERSIE-functionaliteit, waarmee facturen in elk formaat en in elke bestandsstructuur geaccepteerd worden. Ik stuur al bepaalde factuurgegevens rechtstreeks naar andere klanten; kan ik mijn EDI/XML-facturen direct naar Pfizer sturen? EDI en XML zijn wat OB10 betreft slechts data formaten. Wanneer u kiest voor de Geïntegreerde oplossing kunt u dit voorkeursformaat gebruiken om gegevens naar OB10 te sturen. Pfizer aanvaardt geen elektronische gegevens rechtstreeks van leveranciers, omdat wij enkel één geconsolideerd factuurbestand van OB10 ontvangen dat de facturen van al onze leveranciers bevat. Ik heb reeds de mogelijkheid om facturen via het internet aan mijn klanten ter beschikking te stellen - zo kunnen ze een afbeelding van de factuur op het web bekijken. Kan ik deze voorziening gebruiken in plaats van OB10? Neen, het OB10-netwerk garandeert dat Pfizer de door u verstuurde gegevens ontvangt in een formaat dat compatibel is met onze boekhoudsoftware en, indien van toepassing, overeenkomt met het ontvangstbewijs van de goederen. Het aanbieden van een afbeelding van de factuur aan Pfizer of een optie om de gegevens in een vast formaat te downloaden voldoet niet aan de bedrijfsprocessen van Pfizer

3 Wat als ik geen systeem heb dat elektronische facturen kan aanmaken? u kunt inloggen op de beveiligde website van OB10 en gebruikmaken van het Webformulier om online facturen aan te maken. Software installeren is niet nodig. Het enige dat u nodig hebt is een internetaansluiting en een standaard browser. Kan ik OB10 gebruiken om elektronische facturen naar al mijn klanten te sturen? Ja. Als u eenmaal lid bent van het OB10-netwerk, kan OB10 u in staat stellen elektronische facturen te sturen. Ik ben van plan om mijn factureringssoftware binnenkort te vernieuwen, kan ik daarmee wachten? Ons doel is dat alle leveranciers aangemeld zijn en facturen kunnen versturen vanaf 29 October Het OB10-netwerk aanvaardt alle binnenkomende dataformaten, dus u kunt op het netwerk inloggen en uw facturen nu versturen. Op het moment dat u uw nieuwe software gaat gebruiken, stelt U OB10 dan op de hoogte van de veranderingen qua gegevensuitvoer. We zullen vervolgens de noodzakelijke wijzigingen aan het netwerk uitvoeren, waardoor u van een soepele overgang en een ononderbroken aflevering van facturen verzekerd bent. Kan OB1O U in meerdere talen helpen? Ja, OB10 biedt Verkoop-, Implementatie- en Supportdiensten aan in het Engels, Frans, Duits, Nederlands, Spaans en Italiaans. OB10 heeft tevens het lokale klantendienst nummer voor de volgende landen: Australië +61 (0) België +32 (0) Denemarken +45 (0) Finland +358 (0) Frankrijk +33 (0) Duitsland +49 (0) Ierland +353 (0) Italië Maleisië +60 (0) Nederland +31 (0) Nieuw-Zeeland +64 (0) Singapore +65 (0) Spanje +34 (0) Zweden +46 (0) Is er meer informatie beschikbaar over de OB10-service? Ja. Voor meer informatie kunt u kijken op Pfizer Als ik een inkoper wil worden die de OB10-service gebruikt, waar kan ik daarover meer te weten komen? Kijk op

4 Hoe het werkt en overzicht van opties Meld u aan en profiteer van: Veilige en gegarandeerde factuurverzending, geen facturen meer die zoekraken in de post. Het kost uw klant minder tijd om uw facturen te verwerken en daardoor is er een grotere kans om tijdig betaald te worden. Snelle, automatische afhandeling; geen ontbrekende informatie meer, gegevens belanden niet langer op het verkeerde bureau. "ANY-TO-ANY" DATACONVERSIE -Technologie - geen extra software of hardware nodig Verbeterde transparantie van de afhandeling en beter cashflow-management dankzij 24/7 bereikbaarheid en rapportage Btw-conform, ongeacht waar de facturen zijn verzonden of worden ontvangen. Eenvoudig en kostenefficiënt facturen versturen - ongeacht het tijdstip OB10 biedt u twee methodes om facturen en creditnota's te versturen. U stuurt uw gegevensbestand direct naar OB10 met behulp van de Geïntegreerde oplossing, of u maakt online facturen aan via het Webformulier. Kosten worden rechtstreeks door OB10 berekend en variëren afhankelijk van de service die u gebruikt. Lees het document zorgvuldig door alvorens te besluiten welke optie voor uw bedrijf de beste is. Hoe het werkt: Portaal Vertalen Verrijken Valideren Digitaal ondertekenen Factuurafbeelding Webformulier Voorkeursformaat Geïntegreerde oplossing Voorkeursformaat Klant Beeldarchief Facturen worden op duplicaten gecontroleerd en gevalideerd. Zo weet uw klant zeker dat elke factuur de gevraagde informatie bevat en dus automatisch verwerkt én tijdig uitbetaald kan worden. Via het OB10-portaal heeft u toegang tot het beeldarchief en de diverse rapportagefuncties. OB10 biedt u twee opties om elektronische facturen te versturen: Geïntegreerde oplossing en Webformulier. Zie volgende pagina voor meer informatie. Copyright OB La dicitura OB10 ed il logo OB10 sono marchi comunitari Registrati di OB10 Limited e sono protetti dalle norme comunitarie e nazionali

5 1. Een gegevensbestand versturen met de Geïntegreerde oplossing U profiteert van een volledig geautomatiseerd proces; de factuurgegevens worden rechtstreeks uit uw factureringssysteem opgevraagd. Het formaat, de inhoud en de structuur van uw keuze blijven bewaard. OB10 maakt uw account op het netwerk aan en zorgt ervoor dat dit in uw bestaande systeem wordt geïntegreerd. OB10 accepteert uw factuur en gegevens en vertaalt deze rechtstreeks naar het formaat dat door ons of door een van uw klanten op het netwerk opgevraagd wordt. Gegevensbestanden kunnen naar het netwerk verzonden worden via de beveiligde OB10-website, EDI of FTP. Wanneer u bij het aanmaken van gegevensbestanden de richtlijnen van OB10 opvolgt, is het aanbrengen van wijzigingen niet nodig omdat nieuwe klanten uw facturen via OB10 opvragen. Kosten voor de Geïntegreerde oplossing Jaarlijks lidmaatschap * Transactiekosten per factuur 1 20 facturen per maand 1, facturen per maand 0, facturen per maand 0, facturen per maand 0, facturen per maand 0,32 * De jaarlijkse kosten gelden voor één belastbare bedrijfsentiteit. Wanneer meervoudige belastbare bedrijfsentiteiten voor u gelden, worden mogelijkerwijs extra kosten in rekening gebracht. Deze extra kosten zijn afhankelijk van het aantal verschillende formats, het aantal afzonderlijke verbindingen etc. Neem voor meer informatie contact op met uw OB10- vertegenwoordiger. Opmerking: Transactiekosten worden per maand in rekening gebracht. 2. Elektronische facturen versturen via het Webformulier Het OB10/webformulier is bedoeld voor bedrijven die per jaar en per klant slechts een beperkt aantal facturen versturen. OB10 biedt een geavanceerde webservice waarmee u uw facturen online kunt verzenden; altijd via een veilige verbinding. OB10 garandeert dat uw factuur binnen hooguit enkele uren bij ons bezorgd wordt, zodat we deze kunnen verwerken en meteen tot betaling kunnen overgaan. Kosten voor het Webformulier De flexibiliteit van deze service wordt weerspiegeld in de tarieven van het Webformulier. Wanneer u zich heeft geregistreerd, dient u uw eerste partij transacties te kopen. Deze omvat uw aanmelding en toegang tot het OB10/webformulier. Voorafaankooptarieven Niveau Transacties , ,00 3* ,00 *Het minimum aantal transacties dat u kunt kopen is 25. Indien u ervoor kiest om op rekening te betalen, dient u minimaal 125 transacties te kopen en de administratiekosten van 15% voor deze 125 transacties te betalen. **De eerste partij transacties blijft 12 maanden geldig vanaf de datum van aankoop van deze eerste partij transacties. Het gebruik van het Webformulier Om het OB10/webformulier te gebruiken, zal een vertegenwoordiger van OB10 u een registratielink toesturen via . Wanneer u zicht heeft geregistreerd, wordt u gevraagd om de eerste partij facturen in te kopen. Zodra u uw gegevens heeft verzonden, zult u de inloggegevens ontvangen via waarin vermeld wordt dat u kunt beginnen met het versturen van elektronische facturen via OB10. Copyright OB La dicitura OB10 ed il logo OB10 sono marchi comunitari Registrati di OB10 Limited e sono protetti dalle norme comunitarie e nazionali