Meer informatie over het netwerk en de voordelen kunt u lezen op:

Transcriptie

1 Onderwerp: Van papier naar elektronische facturatie Geachte heer/mevrouw, Sinds 2011 werkt KPN samen met Tungsten Network (voormalig OB10 Ltd.), een wereldwijd netwerk voor elektronische uitwisseling van orders en facturen. KPN heeft al ruim 500 leveranciers succesvol aangesloten bij het netwerk van Tungsten. Graag zouden wij uw bedrijf ook meenemen in deze ontwikkeling en KPN vraagt u daarom om zich aan te sluiten bij Tungsten. KPN zal uw facturen volgens de huidige methode blijven betalen, Tungsten zorgt alleen voor de elektronische uitwisseling van de order- en factuurstroom. KPN hecht veel waarde aan duurzame relaties met leveranciers waarmee we onze dienstverlening verder willen optimaliseren. De overstap naar e-invoicing is dan ook een bewuste keuze en levert een belangrijke bijdrage aan onze doelstellingen op het vlak van maatschappelijk verantwoord ondernemen. Uw voordelen van e-invoicing voor u op een rijtje: - KPN ontvangt uw elektronische factuur drie dagen eerder dan een papieren factuur; - U ontvangt direct bericht wanneer en waarom een factuur niet door KPN is ontvangen; - Lagere kosten (zie het informatieblad in de bijlage voor de volledige specificatie); - Elektronische facturatie is mogelijk bij al uw klanten die gebruikmaken van het Tungsten-netwerk; Tungsten Factuurstatus Service Naast de optie e-invoicing kunt u bij Tungsten registratie ook kosteloos gebruik maken van de module Factuurstatus Service. Met deze selfservice kunt u online op uw Tungsten account de goedkeuring en betaalstatus van al uw facturen gericht aan KPN raadplegen. Hoe werkt e-invoicing? Binnen 10 dagen na ontvangst van deze brief neemt Tungsten contact met u op, om de verschillende beschikbare opties toe te lichten. Tungsten begeleidt u verder met de overstap naar elektronisch factureren. Om bovengesteld doel te bereiken verzoeken wij u om u vóór 1 mei 2014 te registreren bij Tungsten. Na 31 mei 2014 neemt KPN uitsluitend nog elektronische facturen in behandeling. Papieren facturen worden na deze datum niet meer geaccepteerd. Meer informatie over het netwerk en de voordelen kunt u lezen op: Wilt u contact opnemen met Tungsten? Mail naar NLClientServices@tungsten-network.com of bel In de bijlage leest u alles over de mogelijkheden, voordelen en kosten van Tungsten-diensten. Heeft u aanvullende vragen? Neem dan contact op met onze Servicedesk: Bij voorbaat dank voor uw medewerking. We hopen hiermee een verdere bijdrage te leveren aan onze duurzame relatie. Met vriendelijke groet, Pieter Swarts Chief Procurement Officer KPN NL Peter Aalbers Directeur Shared Service Organization KPN NL Attachments: 1. Information, options and costs 2. FAQ s

2 Veelgestelde vragen Wat is e-invoicing? E-Invoicing is voor KPN een manier om de administratieve afhandeling van de factuurverwerking verder te verbeteren. Het Tungsten Netwerk maakt het mogelijk voor leveranciers om factuur gegevens te verzenden in een door hun geprefereerde formaat. Tungsten Netwerk valideert vervolgens de factuurgegevens om er zeker van te zijn, dat alle benodigde informatie aangeleverd is. Vervolgens zet Tungsten Netwerk dit formaat om naar het gewenste formaat om het vervolgens aan te bieden aan het ERP-systeem van KPN. Dit proces zal het aantal papieren facturen dat wij ontvangen, drastisch verminderen. Waarom zou ik mijn facturen elektronisch versturen via Tungsten Netwerk? KPN hecht veel waarde aan een duurzame relatie met leveranciers. Wij gaan er daarom vanuit dat u als leverancier van KPN hieraan uw medewerking zult verlenen. Voor bestaande contracten kan KPN geen onmiddellijke betaling garanderen, indien leveranciers facturen op papier blijven sturen. Wat zijn de voordelen van het gebruik van Tungsten Netwerk? - Veilige en gegarandeerde factuurverzending; facturen raken niet langer zoek in de post - Directe communicatie; geen ontbrekende informatie meer, gegevens belanden niet langer op het verkeerde bureau. - "ANY-TO-ANY" DATACONVERSIE-Technologie - geen extra software of hardware nodig - Verbeterde transparantie van de verwerking en beter management dankzij 24/7 bereikbaarheid en rapportering Cashflow- - BTW-conform, ongeacht waar de facturen zijn verzonden of worden ontvangen - Gemakkelijk en kostenefficiënt facturen versturen - ongeacht het tijdstip Wordt elektronische facturering een voorwaarde voor nieuwe offertes en leveranciers? Ja. Elektronische facturering via Tungsten Netwerk is onderdeel van het evaluatieproces voor nieuwe leveranciers en offertes. Voor nieuwe contracten zal KPN algemene voorwaarden bijsluiten voor toekomstige transacties, waarvoor leveranciers het Tungsten Netwerk dienen te gebruiken. Hoe registreer ik mijn bedrijf bij Tungsten Netwerk? Registreren bij het Tungsten Netwerk is de eerste stap op weg naar de e-invoicing. Tungsten Netwerk neemt contact op met uw bedrijf om de mogelijkheden te bespreken en om de gewenste elektronische facturatie oplossing te vinden die voldoet aan uw behoefte. U kunt ook zelf contact opnemen met Tungsten Netwerk: Tungsten Netwerk Client Services NL: +31 (0) UK: +44 (0) Tungsten Netwerk Support NL: +31 (0) UK:+44 (0)

3 Hoe verstuur ik mijn facturen aan KPN? KPN heeft contact opgenomen met Tungsten Netwerk om e-invoicing mogelijk te maken. Tungsten Netwerk is het succesvolle wereldwijde e-invoicing netwerk waarmee leveranciers facturen elektronisch kunnen leveren aan hun klanten, zonder de installatie van hardware of software. Tungsten Netwerk biedt u twee methodes om facturen en creditnota's te versturen. Zie bijgesloten opties document voor meer informatie. Zijn er kosten verbonden aan deze service? Ja, er zijn kosten verbonden aan het gebruik van Tungsten Netwerk, net zoals er kosten verbonden zijn aan het verzenden van papieren facturen. De tarieven zijn afhankelijk van de gewenste oplossing, zie het bijgevoegde optie document voor de geldende tarieven. Waarom zou ik voor Tungsten Netwerk moeten betalen? KPN verwacht dat e-invoicing kostenbesparend is voor de leveranciers, aangezien er ook voor leveranciers kosten verbonden zijn aan het versturen van papieren facturen, in de vorm van kosten voor briefpapier, enveloppen, postzegels e.d. Wat is inbegrepen bij het lidmaatschap voor de Geïntegreerde oplossing? Hieronder vallen de kosten voor aansluiting op het netwerk van Tungsten Netwerk en de algemene onderhoudskosten daarvan. De lidmaatschapskosten betaalt u per jaar ongeacht het aantal klanten dat u via het Tungsten Netwerk factureert. Ben ik verplicht om een contract met Tungsten Netwerk te ondertekenen? Ja als u deelneemt aan e-invoicing. Tungsten Netwerk is de intermediair die KPN hiervoor heeft geselecteerd. Als u ervoor kiest om de Geïntegreerde oplossing te gebruiken, dient u een speciale overeenkomst met Tungsten Netwerk ondertekenen. Als u kiest voor de Webformulier oplossing, dient u de verstrekte Algemene Voorwaarden te aanvaarden. Is het nodig om nieuwe software te installeren? Nee. Software installeren is niet nodig. Tungsten Netwerk biedt een gebruiksvriendelijke oplossing. In plaats van vaste datastandaarden te hanteren gebruikt Tungsten Netwerk de "ANY-TO-ANY" DATACONVERSIE functionaliteit, waarmee facturen in elk formaat en in elke bestandsstructuur geaccepteerd worden. Wat gebeurt er als ik niet over een administratiesysteem beschik? U krijgt toegang tot de Tungsten Netwerk beveiligde website en tot de locatie voor het maken van online facturen via het Webformulier. U heeft alleen een internetverbinding nodig. Ik maak al gebruik van EDI invoicing via sommige van mijn andere klanten. Kan ik deze ook gebruiken om direct te factureren aan KPN? Nee. Verzoeken voor nieuwe EDI-facturatie rechtstreeks aan KPN worden niet aanvaard. Echter, Tungsten Netwerk kan alle formaten ondersteunen inclusief EDI 810, zodat leveranciers die dit formaat willen blijven gebruiken, die via Tungsten Netwerk kunnen versturen. In persoonlijk contact met Tungsten Netwerk worden de technische details besproken.

4 Ik maak al gebruik van de mogelijkheid om facturen online beschikbaar te stellen voor mijn klanten. Kan ik deze optie gebruiken in plaats van Tungsten Netwerk? Nee, het Tungsten Netwerk garandeert dat KPN de door u verstuurde gegevens ontvangt in een formaat dat compatibel is met het ERP-systeem. Het aanbieden aan KPN van een afbeelding van de factuur of een optie om de gegevens in een vast formaat te downloaden voldoet niet aan deze eis. Wat moet ik doen als ik zaken doe met meerdere entiteiten van KPN? U vindt hieronder de lijst met KPN entiteiten die via Tungsten Netwerk facturen kunnen ontvangen. Met het oog op het versturen van facturen aan onderstaande entiteiten, is het nodig om een relatie te creëren in het Tungsten Netwerk -systeem tijdens de set-up fase van zowel de Geïntegreerde oplossing als de Webformulier oplossing. Entity Address Chambre of commerce VAT KPN B.V. Maanplein 55 TP5/6.25, 2516CK 's-gravenhage NL B01 KPN EuroRings B.V. Maanplein 55 TP5/6.25, 2516CK 's-gravenhage NL B01 KPN Mobile International B.V. Maanplein 55 TP5/6.25, 2516CK 's-gravenhage NL B01 KPN Contact B.V. Maanplein 55 TP2/4.34, 2516CK 's-gravenhage NL B01 XS4All Internet BV Teleportboulevard 121, 1043EJ Amsterdam NL B01 KPN Mobile International Networ Maanplein 55 TP5/6.25, 2516CK 's-gravenhage NL B01 Ortel Mobile Holding BV Maanplein55,Gravenhage, 2516 CK Nederlands NL B01 Kan ik er vanuit gaan dat mijn facturen vertrouwelijk worden behandeld? Ja. De afspraken tussen KPN en Tungsten Netwerk zijn contractueel vastgelegd en Tungsten Netwerk heeft een geheimhoudingsverklaring ondertekend. Kan ik bijlagen verzenden via Tungsten Netwerk? De attachment functionaliteit is beschikbaar. Zodra uw account is geactiveerd kunt u extra documenten (bijlagen) aan uw facturen toevoegen, en worden automatisch doorgestuurd aan KPN. Er zijn geen extra kosten verbonden voor de leverancier voor het gebruik maken van deze faciliteit. Kan ik Tungsten Netwerk gebruiken om elektronische facturen naar al mijn klanten te sturen? Ja. Als u eenmaal lid bent van het Tungsten Netwerk, kan Tungsten Netwerk u in staat stellen elektronische facturen te sturen aan andere klanten die ook lid zijn van het netwerk. Ik ben van plan om mijn factureringssoftware binnenkort te vernieuwen, kan ik daarmee wachten? Ons streven is dat op korte termijn alle leveranciers aangemeld zijn en facturen elektronisch kunnen versturen. Het Tungsten Netwerk accepteert alle binnenkomende dataformaten, dus u kunt op het netwerk inloggen en uw facturen nu versturen. Op het moment dat u uw nieuwe software gaat gebruiken, stelt u Tungsten Netwerk dan op de hoogte van de veranderingen qua gegevensuitvoer. We zullen vervolgens de noodzakelijke wijzigingen aan het netwerk uitvoeren, waardoor u van een soepele

5 overgang en een ononderbroken aflevering van facturen verzekerd bent. Kan Tungsten Netwerk mij in meerdere talen helpen? Ja, Tungsten Netwerk biedt Verkoop-, Implementatie- en Supportdiensten aan in Engels, Frans, Duits, Nederlands, Spaans en Italiaans. Tungsten Netwerk biedt tevens lokale klantenservicenummers voor de volgende landen: Australië +61 (0) België +32 (0) Denemarken +45 (0) Finland +358 (0) Frankrijk +33 (0) Duitsland +49 (0) Ierland +353 (0) Italië Maleisië +60 (0) Nederland +31 (0) Nieuw-Zeeland +64 (0) Singapore +65 (0) Spanje +34 (0) Zweden +46 (0) Is er meer informatie beschikbaar over de Tungsten Netwerk-service? Voor meer informatie kunt u kijken op Als ik een inkoper wil worden die de Tungsten Netwerk-service gebruikt, waar kan ik er dan meer over te weten komen? Bezoek

6 Elektronische facturering en een overzicht van de opties Meld u nu aan bij het Tungsten Network en profiteer van de volgende voordelen: Veilige en gegarandeerde factuurverzending: geen papieren facturen meer die zoekraken in de post Tijdige betaling: uw klanten kunnen uw facturen sneller verwerken Geen vertragingen meer: facturen kunnen niet worden verstuurd met ontbrekende informatie of op het verkeerde bureau belanden en er is geen noodzaak tot handmatig ingrijpen Beveiligde internetverbinding: eenvoudig facturen versturen zonder dat u extra software of hardware hoeft te installeren 24/7 toegang en rapportage: profiteren van hogere verwerkingstransparantie en een verbeterd cashflowbeheer Naleving van belastingwetgeving: gegarandeerde naleving van wettelijke en fiscale eisen Gemakkelijk en kostenefficiënt factureren op ieder moment Tungsten biedt twee basismethodes voor het verzenden van facturen en creditnota's. U kunt ofwel een gegevensbestand rechtstreeks naar het Tungsten Network versturen via onze Geïntegreerde Oplossing of facturen online aanmaken door gebruik te maken van het Webformulier via het Portaal. Dit document legt uit hoe elektronisch factureren werkt en welke opties u hierbij hebt. Hoe het werkt MEDEDELING: De informatie in dit document is eigendom van Tungsten en is bedoeld voor gebruik door medewerkers, zakenpartners en klanten. Deze informatie mag op geen enkele manier worden gekopieerd, gedupliceerd of gebruikt, en mag niet worden doorgegeven aan derden zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Tungsten. 1 / 4 Copyright 2014 Tungsten. Tungsten is een handelsmerk van Tungsten Corporation Plc en is wettelijk beschermd. Tungsten-logo.

7 Archive Door te controleren op dubbele facturen en ervoor te zorgen dat uw facturen de door uw klant vereiste informatie bevatten, verzekeren wij u van een geautomatiseerde, rechtstreekse verwerking en tijdige betaling van uw facturen. Via het Portaal heeft u toegang tot het archief en verschillende rapportagefuncties. Lees dit document zorgvuldig door voordat u besluit of de Geïntegreerde Oplossing of het Webformulier (verzending via het Portaal) de beste optie is voor uw bedrijf om facturen te verzenden. 1. Geïntegreerde Oplossing: versturen van een opgehaald gegevensbestand Deze optie past het best bij organisaties die een groot aantal facturen verzenden. De Geïntegreerde Oplossing biedt u een volledig geautomatiseerd proces waarbij de factuurgegevens direct uit uw factureringssysteem worden opgehaald en rechtstreeks naar de financiële systemen van uw kopers worden verstuurd. Dit betekent: Wij verwerken facturen in vrijwel elk coherent bestandsformaat en zetten de gegevens om conform de eisen van uw klant U hoeft geen extra software of hardware te installeren U kunt al uw facturen in één gegevensbestand versturen Zodra u eenmaal op het netwerk bent, kunt u eenvoudig verbinding maken met andere klanten en facturen aan hen versturen Kosten van de geïntegreerde oplossing Jaarlijks lidmaatschap * Kosten per factuurtransactie 1 20 facturen per maand 1, facturen per maand 0, facturen per maand 0, facturen per maand 0,44 > facturen per maand 0,32 * Exclusief verbindingskosten klant. De kosten van het jaarlijks lidmaatschap omvatten het aanmaken en onderhouden van uw account voor één enkele fiscale entiteit. Let op: transacties worden maandelijks in rekening gebracht op basis van volume. MEDEDELING: De informatie in dit document is eigendom van Tungsten en is bedoeld voor gebruik door medewerkers, zakenpartners en klanten. Deze informatie mag op geen enkele manier worden gekopieerd, gedupliceerd of gebruikt, en mag niet worden doorgegeven aan derden zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Tungsten. 2 / 4 Copyright 2014 Tungsten. Tungsten is een handelsmerk van Tungsten Corporation Plc en is wettelijk beschermd. Tungsten-logo.

8 Aan de slag met de Geïntegreerde Oplossing Zodra uw klant u uitnodigt om bij het Tungsten Network te registreren, neemt een van onze medewerkers contact met u op om het registratieproces met u door te lopen. 2. Webformulier: versturen van elektronische facturen via het portaal Het webformulier is bedoeld voor bedrijven die jaarlijks een beperkt aantal facturen aan hun klanten versturen. Het Portaal biedt u een beveiligde verbinding en zorgt ervoor dat uw facturen binnen enkele uren aan uw klanten worden verzonden. Hierdoor kunnen zij uw facturen snel verwerken en u tijdig betalen. Kosten voor het gebruik van het webformulier Er zijn verschillende prijsopties voor het versturen van facturen via het webformulier. Bij registratie ontvangen alle nieuwe leveranciers die van deze optie gebruikmaken automatisch 12 gratis transacties. Mocht u aan het einde van uw eerste jaar niet al uw gratis transacties hebben gebruikt, dan vullen wij het tegoed op uw account weer aan tot 12 facturen die u in de daaropvolgende 12 maanden kunt gebruiken. Als u alle 12 gratis facturen gebruikt en tijdens deze periode van 12 maanden nog meer facturen nodig hebt, dient u eerst een hoeveelheid transacties te kopen (minimaal 25 facturen). U kunt vanaf dat moment niet meer gebruikmaken van de optie voor het gratis verzenden van facturen. Prijsstructuur webformulier* Transactieniveau Transacties 1 12 Gratis* * Betaalmogelijkheden: u kunt betalen via PayPal of creditcard. Wij accepteren Visa, Visa Electron, MasterCard, Maestro, Solo en American Express. Wij kunnen u ook een factuur sturen. U dient dan minimaal 125 transacties te kopen. Ook zullen u in dat geval administratiekosten (15%) in rekening worden gebracht. MEDEDELING: De informatie in dit document is eigendom van Tungsten en is bedoeld voor gebruik door medewerkers, zakenpartners en klanten. Deze informatie mag op geen enkele manier worden gekopieerd, gedupliceerd of gebruikt, en mag niet worden doorgegeven aan derden zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Tungsten. 3 / 4 Copyright 2014 Tungsten. Tungsten is een handelsmerk van Tungsten Corporation Plc en is wettelijk beschermd. Tungsten-logo.

9 Aan de slag met het verzenden van het Webformulier via het Portaal In het kader van uw uitnodiging om u te registreren bij het netwerk ontvangt u een met instructies hoe u zich kunt registreren. Zodra uw registratie is voltooid, sturen wij u per uw inloggegevens zodat u kunt beginnen met het versturen van elektronische facturen via het Tungsten Network. Kijk voor meer informatie over Tungsten, elektronisch factureren en de opties waaruit u kunt kiezen op of stuur een naar info@tungsten-network.com. MEDEDELING: De informatie in dit document is eigendom van Tungsten en is bedoeld voor gebruik door medewerkers, zakenpartners en klanten. Deze informatie mag op geen enkele manier worden gekopieerd, gedupliceerd of gebruikt, en mag niet worden doorgegeven aan derden zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Tungsten. 4 / 4 Copyright 2014 Tungsten. Tungsten is een handelsmerk van Tungsten Corporation Plc en is wettelijk beschermd. Tungsten-logo.