Celanese gaat de acceptatie van papieren facturen uitfaseren.

Transcriptie

1 6 december 2011 Celanese gaat de acceptatie van papieren facturen uitfaseren. Geachte heer/dame, Wij schrijven u om u te informeren dat de Celanese Corporation met succes een elektronisch facturatieprogramma heeft geïmplementeerd waardoor u ons uw facturen elektronisch kunt toesturen. Onze globale strategie voor 2011/2012 is het omzetten van onze leveranciers naar electronische facturatie. Deze verandering ondersteunt de strategie van Celanese om onze financiële processen te optimaliseren en daarnaast een hogere servicekwaliteit aan te kunnen bieden aan onze leveranciers. e-invoicing brengt verschillende voordelen met zich mee waaronder het reduceren van collectieve en administratieve kosten, het faciliteren van tijdige en voorspelbare betalingen en het elimineren van papieren facturen voor uw bedrijf en voor Celanese. Wij verwachten dat de kosten van e-facturatie niet opwegen tegen de besparingen. Om uw omschakeling naar e-facturatie te faciliteren en het proces in de toekomst te managen, is Celanese in zee gegaan met OB10, een externe service provider. OB10 biedt flexibele opties aan voor het opsturen van facturen die geschikt zijn voor een grote verscheidenheid aan leveranciers, bedrijven, systemen en bedrijfsprocessen. OB10 zal u in de komende dagen contacteren om de opties uit te leggen en om te assisteren bij de overstap naar e-invoicing. Ondertussen kunt u verdere informatie verkrijgen via de bijgevoegde informatie en online: Om onze transitie datum van 16 maart 2012 te halen en om onze doelstellingen met betrekking tot electronische facturen te halen vragen wij u om in zee te gaan met OB10 en te starten met de implementatie en testen voor 27 januari U kunt te allen tijde contact opnemen met OB10 via +31 (0) of klantnl@ob10.com. Als u contact wilt opnemen met Celanese met betrekking tot deze verandering stuur dan uw vraag naar E-invoicing@celanese.com. Alvast bedankt voor uw steun voor electronische facturatie. Wij zien er naar uit om uw facturen via OB10 te ontvangen in de toekomst. Met vriendelijke groet, CELANESE International Corporation Tom Scheetz Vice President, Global Procurement John Howard Vice President, Global Tax and Treasury Operations

2 Veel gestelde vragen: Waarom zou ik OB10 gebruiken om mijn facturen te versturen? Na ingebruikname van OB10 zal dit de enige manier zijn voor Celanese om facturen van leveranciers te verwerken. Voor bestaande contracten kan Celanese de betaling niet garanderen als er papieren facturen verstuurd worden op of na de implementatiedatum. Is OB10 een eis om verdere zaken te doen met Celanese? Ja. Voor bestaande contracten kan Celanese een prompte betaling niet garanderen als de leverancier doorgaat met het versturen van papieren facturen. Wat zijn mijn voordelen van het gebruik van OB10? Veilige en gegarandeerde aflevering van facturen, geen verlies van facturen in de post meer. Het kost Celanese minder tijd om uw factuur te verwerken waardoor wij u op tijd kunnen betalen. Geen vertragingen vanwege ontbrekende informatie, het op een verkeerd bureau terechtkomen van de factuur of handmatige interventie. Formattering van alle soorten data mogelijk. Er is geen extra software of hardware nodig. Grotere transparantie en een beter cash flow management vanwege 24/7 toegang tot de website en rapportagemogelijkheden. Voldoet aan de BTW-regels, ongeacht waar de factuur vandaan komt of naartoe wordt gestuurd. Te allen tijde gemakkelijk en kostenbesparend om facturen in te sturen. Wat is de planning voor dit project? De inschrijving voor elektronische facturatie wordt volgens de volgende deadlines gemeten met het doel papieren facturen te elimineren na 16 maart 2012: Leveranciers moeten hun bereidheid hebben getoond om een contract aan te gaan m.i.v. 27 januari 2012 Alle facturen worden in een elektronische vorm gegoten en door OB10 verwerkt na 16 maart Wat gebeurt er als ik de gestelde termijn niet haal? Als u de gestelde termijn van 27 januari 2012 niet haalt, wordt u terugverwezen naar uw Celanese Corporate vertegenwoordiger. Als u na 16 maart 2012 nog papieren facturen verstuurt, zullen deze worden geweigerd en naar uw bedrijf worden teruggestuurd. Zal elektronische facturatie een vereiste zijn voor nieuwe leveranciers en inschrijvingen? Ja. Elektronische facturatie via OB10 zal worden meegenomen in het evaluatieproces voor nieuwe leveranciers en inschrijvingen. Nieuwe contracten van Celanese zullen voorwaarden bevatten die toekomstige leveranciers verplichten OB10 te gebruiken. Moet ik deze service gebruiken als mijn facturen op dit moment op tijd betaald worden? Als u OB10 gebruikt, zal dat garanderen dat uw facturen ook in de toekomst op tijd zullen worden betaald. Wat gebeurt er als ik papieren facturen blijf versturen? Tijdens het registratie- en het implementatieproces met OB10 zal Celanese uw papieren facturen nog accepteren. Wij hebben de datum van 16 maart 2012 als uiterste deadline gesteld voor leveranciers om over te stappen op het OB10-netwerk. Nadat u bent gestart met het versturen van elektronische facturen dient u geen papieren facturen meer te versturen. Gaan er kosten gepaard met dit systeem? Als u voor de geïntegreerde versie kiest, is er een verplichte jaarlijkse bijdrage en een contributie per transactie. Als u voor het webformulier kiest, bent u niet verplicht om een contributiedeelname te betalen voor de set-up en het in gebruik nemen van deze service. U zult alleen een contributie per transactie betale Wat is er inbegrepen in het lidmaatschap voor de geïntegreerde versie? Het lidmaatschap voor de geïntegreerde versie van OB10 dekt de kosten voor het definiëren en structuren van uw digitale file op het OB10-netwerk en de algemene kosten voor het onderhoud van uw account op het netwerk. Deze kosten zijn jaarlijks ongeacht het aantal klanten dat u factureert via het netwerk.

3 Waarom betaalt Celanese de kosten niet? Om gebruik te maken van de services van OB10 zullen u en Celanese beiden bijdragen aangezien het voor beide partijen voordelen met zich meebrengt. Momenteel betaalt Celanese niet de kosten van uw papieren facturen. Bedenkt u a.u.b. dat uw bedrijf de kosten voor het printen en versturen van papieren facturen kan besparen als u overschakelt naar e-facturatie. Onze analyses tonen aan dat het overschakelen naar elektronische facturatie kosten bespaart door het stroomlijnen van de processen en het reduceren van de tijd die het kost om facturen te betalen. Celanese werkt zo ook aan een betere manier om facturen op tijd te betalen en te voldoen aan de eisen van het Better Payment Practice Code programma. Zal Celanese betalingen maken via OB10? OB10 is geen betalingsplatform. Celanese zal doorgaan met het gebruiken van de bestaande betalingsmethoden. Moet ik een contract afsluiten met OB10? Ja, als u kiest voor de geïntegreerde oplossing dient u een specifiek contract voor uw bedrijf te ondertekenen. Als u voor de op het web gebaseerde versie kiest, dient u de standaardvoorwaarden en -condities te accepteren. Moet ik software installeren op mijn eigen systeem? Nee. Er is geen software nodig. OB10 biedt een gemakkelijk te gebruiken oplossing. In plaats van het verplichten tot data lay-outs, accepteert OB10 via de formule van op maat gemaakte formattering facturen in verschillende digitale formats en volgens een op maat gemaakte structuur. Wij sturen nu al sommige van onze klanten factuurinformatie rechtstreeks toe; kunnen wij EDI/XML facturen direct naar Celanese sturen? EDI and XML zijn slechts dataformats wat OB10 betreft. Als u voor de geïntegreerde versie kiest, kunt u daarom de digitale factuurdata direct naar OB10 sturen. Celanese zal geen elektronische data accepteren van leveranciers aangezien wij een enkel geconsolideerd bestand van OB10 zullen ontvangen met daarin facturen van al onze leveranciers. Ik heb momenteel al de mogelijkheid voor onze klanten om onze facturen beschikbaar te stellen via het internet, wat hen de mogelijkheid geeft om een voorbeeld van de factuur te bekijken. Kan ik deze mogelijkheid gebruiken in plaats van OB10? Nee, het OB10-netwerk garandeert dat Celanese de data ontvangt die u verstuurt in een format dat wordt geupload naar ons boekhoudsysteem en, waar mogelijk, gekoppeld wordt aan de ontvangst van de goederen. Het aanbieden van een kopie factuur of de mogelijkheid om te downloaden in een bepaald format voldoet niet aan de Celanese bedrijfsprocessen. Wat te doen als ik geen systeem heb dat de mogelijkheid heeft om elektronische facturen te creëren? U kunt toegang verkrijgen tot de beveiligde website van OB10 en daar uw facturen creëren door middel van het webformulier. Installatie van software is daarvoor niet nodig. Het enige wat u nodig heeft, is een internetverbinding en een standaard browser. Kan ik gebruik maken van OB10 om elektronische facturen naar al mijn klanten te sturen? Ja. Als u bent aangesloten bij het OB10-netwerk, kan OB10 u in staat stellen om elektronische facturen naar al uw klanten te sturen, zolang ze lid zijn van het OB10-netwerk. Ik ben van plan om mijn facturatiesoftware te veranderen. Kan ik wachten? Onze verwachting is dat na 16 maart 2012 alle leveranciers geregistreerd zijn en hun facturen via OB10 naar ons versturen. Het OB10-netwerk accepteert diverse digitale dataformatten. Dus u kunt toetreden tot het netwerk en beginnen met het insturen van uw facturen zodra uw nieuwe software is geïnstalleerd. U dient OB10 te informeren over de veranderingen in de data output en zij zullen de nodige veranderingen maken om een veilige overgang en een ononderbroken factuurstroom te garanderen. Kan OB10 in meerdere talen assisteren?

4 Ja, OB10 biedt verkoop-, implementatie- en ondersteuningsdiensten aan in het Engels, Frans, Duits, Nederlands, Spaans en Italiaans. OB10 heeft ook lokale helpdesks in de volgende landen: Australië: +61 (0) België: +32 (0) Denemarken: +45 (0) Finland: +358 (0) Frankrijk: +33 (0) Duitsland: +49 (0) Ierland: +353 (0) Italië: Maleisië: +60 (0) Nederland: +31 (0) Nieuw-Zeeland: +64(0) Singapore: +65 (0) Spanje: +34 (0) Zweden: +46 (0) Engeland: +44 (0) V.S. +1 (0) alle andere landen: +44 (0) Is er meer informatie beschikbaar over de services van OB10? Ja, bezoek: Hoe kan ik meer te weten komen over het gebruiken van de OB10 services als koper? Bezoek:

5 1 / 3 Hoe het werkt en overzicht van opties Meldt u aan en profiteer van: Veilige factuurverzending met meer zekerheid, geen facturen meer die zoekraken in de post. Het kost uw klant minder tijd om uw facturen te verwerken en daardoor is er een grotere kans om tijdig betaald te worden. Snelle, en geautomatiseerde afhandeling; geen ontbrekende informatie meer, gegevens belanden niet langer op het verkeerde bureau. OBconnect -Technologie een portal waar geen extra software of hardware voor nodig is. Transparantie van de afhandeling en een verbeterde Cashflow-management dankzij 24/7 bereikbaarheid en de rapportering functionaliteit BTW-conform, ongeacht waar de facturen worden verzonden of worden ontvangen. Eenvoudig en kostenefficiënt facturen versturen - ongeacht het tijdstip OB10 biedt u twee methodes om facturen en creditnota's te versturen. U stuurt uw gegevensbestand direct naar OB10 met behulp van de Geïntegreerde oplossing, of u maakt online facturen aan via het Webformulier. Kosten worden rechtstreeks door OB10 berekend en variëren afhankelijk van de service die u gebruikt. Lees het document zorgvuldig door alvorens te besluiten welke optie voor uw bedrijf het beste is. Hoe het werkt: Supplier Buyer OptionsOverview_NL, 10/10 Copyright 2010 OB10. OB10 and the OB10 logo are trade marks of OB10 and protected by law.

6 2 / 3 Facturen worden op duplicaten gecontroleerd en gevalideerd. Zo weet uw klant zeker dat elke factuur de gevraagde informatie bevat opdat dezeautomatisch verwerkt én tijdig uitbetaald kan worden. Via de OBPortal heeft u toegang tot het beeldarchief en de diverse rapporteringsfuncties. OB10 biedt u twee opties om elektronische facturen te versturen: de Geïntegreerde oplossing en het Webformulier. U treft additionele informatie aan op de volgende pagina s. 1. Een gegevensbestand versturen met de Geïntegreerde oplossing U profiteert van een volledig geautomatiseerd proces; de factuurgegevens worden rechtstreeks uit uw factureringssysteem opgevraagd. Het formaat, de inhoud en de structuur van uw keuze blijven bewaard. OB10 maakt uw account op het netwerk aan, en zorgt ervoor dat dit in uw bestaande systeem wordt geïntegreerd. OB10 accepteert uw factuur en gegevens, en vertaalt deze rechtstreeks naar het formaat dat door ons, of door een van uw klanten op het netwerk opgevraagd wordt. Gegevensbestanden kunnen naar het netwerk verzonden worden via de beveiligde OB10-website, EDI of FTP. Wanneer u bij het aanmaken van gegevensbestanden de richtlijnen van OB10 opvolgt, is het aanbrengen van wijzigingen niet noodzakelijk, omdat nieuwe klanten uw facturen via OB10 opvragen. Kosten voor de Geïntegreerde oplossing Jaarlijks lidmaatschap 1.100* Transactiekosten per factuur 1 20 facturen per maand 1, facturen per maand 0, facturen per maand 0, facturen per maand 0, facturen per maand 0,32 * Koper verbindingskosten van toepassing. De jaarlijkse vergoeding heeft betrekking op de creatie en het onderhoud van uw account voor één fiscale eenheid. Wanneer meervoudige fiscale eenheden voor u gelden, worden mogelijkerwijs extra kosten in rekening gebracht. Deze extra kosten zijn afhankelijk van het aantal verschillende data formaten, het aantal afzonderlijke verbindingen etc. Neem voor meer informatie contact op met uw OB10-vertegenwoordiger. Opmerking: Transactiekosten worden per maand in rekening gebracht. OptionsOverview_NL, 10/10 Copyright 2010 OB10. OB10 and the OB10 logo are trade marks of OB10 and protected by law.

7 3 / 3 2. Elektronische facturen versturen via het Webformulier Het OB10 Webformulier is bedoeld voor bedrijven die per jaar, en per klant slechts een beperkt aantal facturen versturen. OB10 biedt een geavanceerde webservice waarmee u, uw facturen via een veilige verbinding online kunt verzenden. OB10 garandeert dat uw factuur binnen hooguit enkele uren, bij ons bezorgd wordt, zodat we deze kunnen verwerken en meteen tot betaling kunnen overgaan. Kosten voor het Webformulier Voor deze dienst gelden geen opstartkosten. U hoeft alleen op voorhand een partij transacties te kopen. U betaalt transactiekosten voor elke factuur, of tegoed dat verwerkt wordt, ongeacht het aantal regels of het factuurbedrag. Voorafaankooptarieven Niveau Transacties , ,00 3* ,00 * Indien u wenst op rekening te betalen, dan dient u niveau 3 te selecteren. In dat geval worden eenmalige administratiekosten van 15% in rekening gebracht. **Uw eerste bundel van transacties zal 12 maanden geldig zijn, van af de datum van aanschaf. Het gebruik van de Webformulier Om het OB10 Webformulier te gebruiken zal een vertegenwoordiger van OB10 u via een registratie link toesturen. Tijdens het registratieproces zal u worden gevraagt om de eerste batch facturen in te kopen. Zodra u uw details hebt verzonden zult u de inloggegevens ontvangen via waarin vermeld wordt dat u kunt beginnnen met het versturen van electronische facturen via OB10. OptionsOverview_NL, 10/10 Copyright 2010 OB10. OB10 and the OB10 logo are trade marks of OB10 and protected by law.