Beste leverancier, Pagina 1 van 2. Vanderlande Industries B.V. BIC: RABONL2U IBAN: NL63 RABO Kamer van Koophandel

Transcriptie

1 Beste leverancier, Wij sturen u deze brief om u te informeren over het elektronisch factureringsprogramma van Vanderlande voor alle facturen die leveranciers van goederen en diensten aan Vanderlande versturen. Uw deelname aan dit programma is essentieel om aan Vanderlande verstuurde facturen succesvol te kunnen betalen. Het is ons streven om onze leveranciers per 13 oktober 2014 over te laten stappen naar e-facturering, met als doel uiteindelijk te stoppen met het verwerken van papieren facturen. Om uw overstap naar e-facturering te vergemakkelijken en dit proces te begeleiden, heeft Vanderlande wereldwijd Tungsten Network, de nieuwe naam voor de wereldwijde leverancier van e-facturatie OB10, als partner gekozen. Tungsten biedt flexibele opties voor de verzending van e-facturen, afgestemd op de verschillende leverformaten, - systemen en verwerkingsbehoeften. Verbeteren van tijdige betaling E-facturering zal ons vermogen om u op tijd te betalen verhogen. Het verbeteren van tijdige betaling is een van de hoofddoelstellingen van Vanderlande en door te kiezen voor Tungsten helpt u ons en profiteert uw bedrijf ook. Bovendien zullen in de post zoekgeraakte facturen of facturen die naar de verkeerde afdeling zijn gestuurd, tot het verleden behoren. Er zijn minimale kosten verbonden aan e- facturering voor zowel u als Vanderlande. Het is echter onze verwachting dat de voordelen van het systeem deze kosten zullen compenseren. Andere voordelen zijn onder anderen: Een nauwere en sterkere relatie met Vanderlande. Een ecologisch duurzame oplossing, die bomen redt en transport uitspaart. Beveiligde en gegarandeerde factuurverzending binnen enkele uren. U wordt door Tungsten gewaarschuwd als er problemen zijn met factuurdata voordat de factuur naar Vanderlande wordt verstuurd, zodat u problemen snel kunt oplossen. Een hogere kwaliteit van de factuur qua inhoud, die onnodige vertragingen bij betaling voorkomt. Hoge mate van transparantie in het verwerkingsproces door middel van online toegang tot factuur-statusinformatie. Naleving BTW regels, ongeacht waar facturen worden verzonden of ontvangen. De mogelijkheid om e-facturen te sturen naar andere klanten op het Tungsten netwerk. Wat moet u doen? Tungsten neemt in de komende 5-10 dagen contact met u op om de beschikbare opties te bespreken en u te ondersteunen bij de overstap naar e-facturering. In de tussentijd vindt u meer informatie in de bijgaande documentatie en online via Om tijdig de overstap te kunnen maken, vragen wij u om uiterlijk 15 september 2014 uw voorkeur wat betreft verzendmethode aan Tungsten te laten weten. Als u direct met Tungsten contact wilt opnemen, kunt u dit doen op +31 (0) of via clientservice@tungsten-network.com. Als u contact wilt opnemen met Vanderlande over deze brief, stuurt u dan een naar electronic-invoicing@vanderlande.com. Pagina 1 van 2 Vanderlande Industries B.V. BIC: RABONL2U IBAN: NL63 RABO Kamer van Koophandel

2 Dit project heeft de volledige ondersteuning van het management team van Vanderlande. Wij danken u bij voorbaat en kijken er naar uit om uw facturen spoedig via Tungsten te mogen ontvangen. Met vriendelijke groet, Edgar Beers CPO Ruud Wilgenkamp Manager Shared Services Pagina 2 van 2

3 Veelgestelde vragen Wie is Tungsten? Tungsten bundelde zijn krachten met OB10, het wereldwijde e-invoicing netwerk, in oktober Tungsten versnelt wereldwijde handel voor klanten via: Tungsten Network: elektronische facturering voor verbonden toeleveringsketens Tungsten Network Analytics: realtime informatie voor betere aankoopbeslissingen Tungsten Network Finance: financiering van de toeleveringsketen voor bedrijfsgroei OB10, opgericht in het jaar 2000, is een pionier op het gebied van elektronische facturering en verbindt s werelds grootste bedrijven en overheidsinstanties met hun duizenden leveranciers over de hele wereld. OB10 heeft zijn naam veranderd in Tungsten Network. Ben ik verplicht om een contract met Tungsten Network te ondertekenen? Ja, als u ervoor kiest om de Geïntegreerde oplossing te gebruiken, dient u een speciale overeenkomst met Tungsten Network ondertekenen. Als u ervoor kiest het Webformulier te gaan gebruiken, dient u de verstrekte Algemene Voorwaarden te aanvaarden. Waarom betaalt Vanderlande de kosten niet? Aangezien wij beiden zullen profiteren van de dienst, worden de kosten voor het gebruik van de Tungsten Network - service door zowel u als Vanderlande gedragen. Onze analyse toont aan dat, gelet op de print- en verzendkosten, het goedkoper is om een factuur elektronisch via Tungsten Network te versturen. Is facturering via Tungsten Network een vereiste om zaken met Vanderlande te doen? Ja. Met ingang van 13 Oktober 2014 zal de crediteurenadministratie van Vanderlande niet langer papieren facturen van uw bedrijf accepteren. We zullen uitsluitend nog uw elektronische facturen in behandeling nemen en betalen. Heb ik deze service nodig, ook wanneer mijn rekening nu al op tijd wordt betaald? Ja. Wanneer u gebruikmaakt van de Tungsten Network -service, kunt u er zeker van zijn dat we u op tijd blijven betalen. Wat gebeurt er als ik papieren facturen blijf versturen? Zolang uw registratie bij Tungsten Network nog niet is afgerond, zullen we met alle plezier uw papieren facturen blijven ontvangen. Wij hebben voor leveranciers de einddatum 13 Oktober 2014 gesteld om over te stappen naar het netwerk. Als u uw facturen eenmaal via het Tungsten Network verstuurt, ontvangen wij liever geen papieren exemplaren meer. Let op: papieren facturen die nog bij ons binnenkomen nadat u begonnen bent met het versturen van facturen via Tungsten Network, zullen niet in behandeling worden genomen. Gaat Vanderlande betalingen verrichten via Tungsten Network? Tungsten Network is geen platform voor betalingsverkeer. Vanderlande zal zijn huidige betalingsmethode blijven gebruiken. Moet ik speciale software installeren? Nee. Software installeren is niet nodig. Tungsten Network biedt een gebruiksvriendelijke oplossing. In plaats van vaste datastandaarden te hanteren gebruikt Tungsten Network de "ANY-TO-ANY" DATACONVERSIE-functionaliteit, waarmee facturen in elk formaat en in elke bestandsstructuur geaccepteerd worden. Ik stuur al bepaalde factuurgegevens rechtstreeks naar andere klanten; kan ik EDI/XML-facturen direct naar Vanderlande sturen? EDI en XML zijn wat Tungsten Network betreft slechts dataformaten. Wanneer u kiest voor de Geïntegreerde oplossing kunt u dit voorkeursformaat gebruiken om gegevens naar Tungsten Network te sturen. Vanderlande accepteert geen elektronische gegevens rechtstreeks van leveranciers. omdat wij enkel één geconsolideerd factuurbestand van Tungsten Network ontvangen dat de facturen van al onze leveranciers bevat. Page 1 of 2 Reference ID:

4 Ik heb reeds de mogelijkheid om facturen via het internet aan mijn klanten ter beschikking te stellen - zo kunnen ze een afbeelding van de factuur op het web te bekijken. Kan ik deze voorziening gebruiken in plaats van Tungsten Network? Nee, het Tungsten Network garandeert dat Vanderlande de door u verstuurde gegevens ontvangt in een formaat dat compatibel is met onze boekhoud-software en, indien van toepassing, overeenkomt met het ontvangstbewijs van de goederen. Het aanbieden aan Vanderlande van een afbeelding van de factuur of een optie om de gegevens in een vast formaat te downloaden voldoet niet aan de bedrijfsprocessen van Vanderlande. Wat als ik geen systeem heb dat elektronische facturen kan aanmaken? Neem a.u.b contact op met uw Tungsten Network -contactpersoon om te kijken of er een andere oplossing mogelijk is. Kan ik Tungsten Network gebruiken om elektronische facturen naar al mijn klanten te sturen? Ja. Als u eenmaal lid bent van het Tungsten Network, kan Tungsten Network u in staat stellen elektronische facturen te sturen aan andere klanten die ook lid zijn van het netwerk. Ik ben van plan om mijn factureringssoftware binnenkort te vernieuwen, kan ik daarmee wachten? Ons streven is dat alle leveranciers aangemeld zijn en facturen kunnen versturen per 13 Oktober Het Tungsten Network accepteert alle binnenkomende dataformaten, dus u kunt op het netwerk inloggen en uw facturen nu versturen. Op het moment dat u uw nieuwe software gaat gebruiken, stelt u Tungsten Network dan op de hoogte van de veranderingen qua gegevensuitvoer. We zullen vervolgens de noodzakelijke wijzigingen aan het netwerk uitvoeren, waardoor u van een soepele overgang en een ononderbroken aflevering van facturen verzekerd bent. Kan Tungsten Network u in meerdere talen helpen? Ja, Tungsten Network biedt Verkoop-, Implementatie- en Supportdiensten aan in Engels, Frans, Duits, Nederlands, Spaans, Portugees en Italiaans. Tungsten Network biedt tevens lokale klantenservicenummers voor de volgende landen: Australië +61 (0) België +32 (0) Denemarken +45 (0) Finland +358 (0) Frankrijk +33 (0) Duitsland +49 (0) Ierland +353 (0) Italië Maleisië +60 (0) Nederland +31 (0) Nieuw-Zeeland +64 (0) Singapore +65 (0) Spanje +34 (0) Zweden +46 (0) UK +44 (0) Is er meer informatie beschikbaar over de Tungsten Network -service? Ja, voor meer informatie kunt u kijken op Als ik een inkoper wil worden die de Tungsten Network -service gebruikt, waar kan ik er dan meer over te weten komen? Bezoek Page 2 of 2 Reference ID:

5 e-invoicing and an overview of your options Join the Tungsten Network and benefit from: Secure and guaranteed invoice delivery: no more paper invoices getting lost in the mail On-time payment: your customers can process your invoices faster No more delays: invoices cannot be sent with missing information, cannot land on the wrong desk and do not need manual intervention Secure online connection: send invoices easily with no need for additional software or hardware 24/7 access and reporting: enjoy higher processing transparency and better cash-flow management Tax compliance: we enable compliant e-invoicing Easy and cost-efficient invoicing at any time Tungsten offers two primary methods for sending invoice and credit transactions. You can either send a data file directly to the Tungsten Network using our Integrated Solution or create invoices online using the Web Form through the Portal. This document explains how e-invoicing works and the options available to you. How it works By checking invoices for duplicates and ensuring they contain the information required by your customer, we ensure automated, straight-through processing and enable on-time payment. Through the Portal you have access to the invoice archive and a number of reporting functions. Please read this document thoroughly before deciding whether Integrated Solution or Web Form submission through the Portal is the best option for your company. NOTICE: The information within this document is proprietary to Tungsten and is intended for use by employees, business partners and customers. It may not be copied, duplicated, used in any way, or passed to any third party without the prior written consent of Tungsten. 1 / 3 Copyright 2014 Tungsten. Tungsten is a trademark of Tungsten Corporation Plc and protected by law. Tungsten logo.

6 1. Integrated Solution: sending an extracted data file The Integrated Solution gives you a fully automated process where invoice data is extracted directly from your billing system and delivered directly into your buyers finance systems. This means: We process invoices in any consistent data file format and handle the data transformation based on your customers requirements No need to install additional software or hardware You can send one consolidated data file for all your invoices Once on the network, you can easily connect and send invoices to other customers Costs for the Integrated Solution Every Integrated Solution account receives 520 free invoice transactions per year. Once you have used these transactions, the prices below will apply. We will replenish the free invoices back to 520 on your renewal date. Annual membership 1,250* Free Per invoice transaction costs for additional invoices 1 20 invoices per month invoices per month invoices per month ,000 invoices per month invoices per month 0.32 * Buyer connection fees will apply. The annual fee covers the creation and maintenance of your account for a single tax entity. Please note: transactions are charged on a monthly basis according to volume. Getting started with the Integrated Solution Once your customer invites you to join the Tungsten Network, one of our onboarding experts will walk you through the registration process. NOTICE: The information within this document is proprietary to Tungsten and is intended for use by employees, business partners and customers. It may not be copied, duplicated, used in any way, or passed to any third party without the prior written consent of Tungsten. 2 / 3 Copyright 2014 Tungsten. Tungsten is a trademark of Tungsten Corporation Plc and protected by law. Tungsten logo.

7 2. Web Form: sending electronic invoices using the Portal The Web Form is designed for companies who send a low volume of invoices to their customers each year. The Portal offers you a secure connection and guarantees delivery of your invoice to your customers within hours, which allows them to process your invoice and pay you promptly. Costs for the Web Form Once registered, all new suppliers using this option automatically receive 52 free transactions. At the end of your first anniversary (one year after registration), we will replenish your account, at no charge, back to 52 free invoices for you to use during the next 12 months. If you use all 52 free invoices and need more during this 12-month period, you will be required to purchase additional transactions (minimum 25 invoices), priced at 2.00 per invoice. You can purchase transactions as you need them. Any unused, paid-for invoice transactions will expire 12 months from the date of purchase. If you have paid credit on your account you will still receive 52 free invoices at each anniversary Annual per-invoice transaction costs 1 52 invoices per year Free Each invoice (minimum purchase of 25) 2.00 * Payment options: You can pay by PayPal or credit card. We accept Visa, MasterCard and Visa Debit. You can also pay by direct debit. Getting started with the Web Form submission through the Portal As part of your invitation to join the network, you will receive an with instructions on how to register. Once your registration is complete, we will send you your login credentials by so you can start sending electronic invoices via the Tungsten Network. For more information on Tungsten, e-invoicing and the options available to you, visit or us at info@tungsten-network.com. NOTICE: The information within this document is proprietary to Tungsten and is intended for use by employees, business partners and customers. It may not be copied, duplicated, used in any way, or passed to any third party without the prior written consent of Tungsten. 3 / 3 Copyright 2014 Tungsten. Tungsten is a trademark of Tungsten Corporation Plc and protected by law. Tungsten logo.