maandag, augustus 8, 2016 E-INVOICING Veelgestelde vragen Ariba Network

Transcriptie

1 maandag, augustus 8, 2016 E-INVOICING Veelgestelde vragen Ariba Network

2 Inhoud Wat is Ariba Netwerk? Ik ben nieuw bij Ariba. Hoe kan ik me registreren voor het Ariba Netwerk?... 3 Wat verwacht Unilever van de leverancier met betrekking tot verplicht elektronisch factureren?... 3 Is er een alternatieve manier voor het indienen van facturen, anders dan via elektronisch factureren?... 3 Wat is de laatste datum of de deadline voor registratie voor het Ariba Netwerk?... 4 Wie kan gebruikmaken van de dienst? Hoe werkt het? Hoe kan ik starten? Wat als ik al ben ingeschreven bij het Ariba Netwerk? Is factureren via Ariba Netwerk een vereiste om zaken te doen met UNILEVER?... 4 Wat zijn de voordelen van Ariba Netwerk?... 4 Moet ik extra hardware of software installeren?... 5 Moet ik deze dienst gebruiken als mijn account momenteel op tijd wordt betaald?... 5 Wat als ik geen systeem heb dat in staat is om elektronische facturen te maken?... 5 Wat gebeurt er als ik papieren facturen blijf versturen?... 5 Welke opties voor elektronisch factureren biedt Ariba aan leveranciers die gebruikmaken van het netwerk? Hoe kan ik mijn ERP integreren met Ariba Netwerk?... 5 Kunnen we ondersteunende documenten bijvoegen in Ariba tijdens het indienen van facturen? En hoe?.. 6 Welke kosten zijn er verbonden aan deelname aan het Ariba Netwerk? Zal Unilever de kosten betalen? Is de vereiste van elektronische facturatie van toepassing op alle UNILEVER-entiteiten?... 7 Is elektronisch factureren ook verplicht voor contracten en PO T&C?... 7 Met wie kan ik contact opnemen binnen UNILEVER?... 7 Ik heb al een aantal factuurgegevens rechtstreeks verstuurd naar andere klanten; kan ik EDI/XMLfacturen direct naar Unilever sturen??

3 Ik heb al de mogelijkheid om facturen beschikbaar te stellen aan mijn klanten via internet - waardoor ze een afbeelding van een factuur op het web kunnen bekijken. Kan ik deze functionaliteit gebruiken in plaats van Ariba Netwerk? Verricht Unilever betalingen via Ariba Netwerk?... 8 Hoe wordt de overstap van papier naar elektronisch factureren beheerd?... 8 Kan ik elektronische facturen versturen met Ariba Netwerk naar al mijn klanten?... 8 Kan ik transacties voor meer dan één klant in één bestand verzenden?... 8 Mijn organisatie is van plan om de factureringssoftware binnenkort te wijzigen, moet ik wachten voordat ik me abonneer? Kan ik contact opnemen met het supportteam van Ariba Netwerk?... 8 Is er overige informatie beschikbaar op over de Ariba Netwerk-service?... 9 Biedt Ariba Netwerk ook tutorialvideo's om meer te weten te komen over het proces?... 9 Waar kan ik Unilever-specifieke leverancierslesmaterialen voor Ariba Netwerk vinden?... 10

4 Wat is Ariba Netwerk? Ariba Netwerk is een internationaal elektronisch factureringsnetwerk. Het Ariba Netwerk is 's werelds grootste webgebaseerde handelscommunity en verbindt toonaangevende internationale organisaties met hun handelspartners. Daarnaast biedt het een breed platform voor alle belangrijke zakelijke samenwerkingsbehoeften. Het ondersteunt alles, van handelspartners zoeken tot elektronisch(e) inkopen en factureren, en het beheer van werkkapitaal, waarbij deelnemers kunnen kopen, verkopen en snel en effectief geld kunnen beheren. Het Ariba Netwerk levert ongeëvenaarde ROI, zoekopties, flexibiliteit en waarde voor zowel kopers als verkopers, waardoor zakelijke commercie net zo eenvoudig wordt als die voor consumenten. Vandaag de dag gebruiken meer dan 2 miljoen bedrijven - waaronder meer dan de helft van de internationale top gebruik van Ariba voor de stroomlijning en automatisering van hun gezamenlijke bedrijfsprocessen. Ik ben nieuw bij Ariba. Hoe kan ik me registreren voor het Ariba Netwerk? Ariba Netwerk is het toonaangevende netwerk met meer dan een miljoen handelspartners in 190 landen, en heeft jaarlijks meer dan 450 miljard Amerikaanse dollar aan transacties. Sluit u aan bij Ariba Netwerk om elektronische transacties met uw klanten aan te gaan en om nieuwe zakelijke kansen te ontdekken. Volgende stappen Registreren voor het Ariba Netwerk. Volg de instructies in het bericht E-Commerce Trading Relationship Request. Maak verbinding met Unilever via uw Ariba-account. Nadat de registratie is voltooid, moet u controleren of u het relatieverzoek met Unilever hebt geaccepteerd in het gedeelte Klantrelaties van uw account. Configureer uw Ariba-account. Zorg ervoor dat uw account is geconfigureerd om inkooporders te ontvangen en facturen te verzenden op de manier die wordt ondersteund door uw organisatie. Maak een testaccount. Met een testaccount kunt u bekend raken met de processen van Unilever in een testomgeving voordat u overschakelt naar de (productie)omgeving. Bekijk het trainingsmateriaal. Hieronder vindt u Unilevers trainingsmateriaal om u te helpen met de hierboven genoemde taken. U wordt de komende weken uitgenodigd voor trainingenn als u meer hulp nodig hebt met deze processen. Wat verwacht Unilever van de leverancier met betrekking tot verplicht elektronisch factureren? Unilever heeft elektronisch factureren verplicht gesteld voor al onze leveranciers die factureren aan Unilever Europa, Noord-Amerika en Supply Chain-entiteiten. We verwachten en dringen er ten sterkste op aan dat alle leveranciers zich aanmelden voor elektronisch factureren om het betalingsproces van facturen te verbeteren en optimaliseren. Is er een alternatieve manier voor het indienen van facturen, anders dan via elektronisch factureren? Nee, u kunt vanaf 1 oktober 2016 alleen nog elektronisch facturen indienen bij Unilever.

5 Wat is de laatste datum of de deadline voor registratie voor het Ariba Netwerk? Gezien het voordeel voor zowel de leverancier als de klant, zal elektronisch factureren de standaard worden en wordt de verwerking van papieren facturen afgebouwd. Na ontvangst van het communicatiepakket wordt van leveranciers van Unilever Noord-Amerika, Europa en de Supply Chain-entiteiten verwacht dat zij klaar zijn om elektronisch te factureren vanaf 1 oktober Unilever zou u dan ook willen aanmoedigen om dit initiatief zo vroeg mogelijk te initiëren. Wie kan gebruikmaken van de dienst? Unilever-leveranciers aan wie inkooporders worden verstrekt. Vergoeding op basis van honoraria en facturen betaald met een creditcard vallen buiten het toepassingsgebied. Hoe werkt het? Zodra u bent geregistreerd voor Ariba Netwerk en de bestelmethode is gewijzigd naar online. Alle nieuwe PO's die worden uitgevaardigd door Unilever worden naar uw Ariba Netwerk-account gestuurd. Zodra u de PO in uw postvak ontvangt (AN-inbox) kunt u de PO omzetten in een factuur en het factuurnummer en de datum bijwerken, en het geheel indienen via het Ariba Netwerk. Hoe kan ik starten? Uw account is uit uw naam gemaakt door Unilever op het Ariba Netwerk. Hierna neemt Ariba Netwerk contact met u op om u kennis te laten maken met het programma en uw setup voor Ariba Netwerk te regelen. Als u niets hoort van Ariba of als u het proces wilt versnellen, stuurt u een naar e-invoicing@unilever.com met de naam van uw bedrijf om het proces te versnellen. Na de setup ontvangt u een klaar voor transactie -mail van Ariba, waarna u kunt beginnen met het factureren van Unilever. Wat als ik al ben ingeschreven bij het Ariba Netwerk? Als u al een account bij Ariba hebt, kunt u zich aanmelden met uw gegevens en een ticket indienen waarin u Unilever vraagt om u toe te voegen als nieuwe koper aan uw account. Ariba werkt uw account vervolgens bij om factureren na verificatie door Unilever toe te staan. Is factureren via Ariba Netwerk een vereiste om zaken te doen met UNILEVER? UNILEVER is actief bezig om de verwerking van papieren facturen uit te bannen, om zo te profiteren van de voordelen van elektronisch factureren voor ons bedrijf en onze leveranciers. Wat zijn de voordelen van Ariba Netwerk? Veilige en gegarandeerde factuurlevering- nooit meer zoekgeraakte facturen U kunt de status van uw factuur online controleren - van levering tot betaling Kortere verwerkingstijd - wij ontvangen uw facturen sneller, wat betekent dat we u op tijd betalen Onmiddellijke factuurvalidatie - minder vertragingen als gevolg van ontbrekende informatie Allesomvattende technologie - geen extra software of hardware nodig Hogere verwerkingstransparantie en beter cash flow management dankzij dag en nacht toegang en rapportering Btw-naleving - ongeacht waar de facturen vandaan of naartoe worden gestuurd

6 Eenvoudig en kostenbesparend - stuur facturen wanneer u wilt Moet ik extra hardware of software installeren? Ariba Netwerk is webgebaseerd, het enige wat u nodig hebt voor toegang tot het platform voor elektronisch factureren is een browser en internettoegang. Moet ik deze dienst gebruiken als mijn account momenteel op tijd wordt betaald? Als u Ariba Netwerk gebruikt, kunt u er zeker van zijn dat we u op tijd blijven betalen. Daarnaast ontvangt u een melding wanneer uw factuur door ons is ontvangen, samen met de status van uw factuur. Wat als ik geen systeem heb dat in staat is om elektronische facturen te maken? Alles wat u nodig hebt is een internetverbinding en een standaard internetbrowser. Wat gebeurt er als ik papieren facturen blijf versturen? Unilever zal geen papieren facturen meer accepteren vanaf 1 oktober 2016 Zodra u facturen verstuurt via Ariba Netwerk, moet u stoppen met het versturen van papieren facturen Welke opties voor elektronisch factureren biedt Ariba aan leveranciers die gebruikmaken van het netwerk? PO-omzetting: De PO-omzetting is ontworpen voor bedrijven die de inkooporders (PO's) ontvangen via Ariba. U kunt de PO omzetten naar een factuur door slechts een paar details aan te passen in Ariba Netwerk. Het portaal of Netwerk biedt een veilige verbinding en garandeert de bezorging van de factuur bij de klanten binnen een paar uur. Geïntegreerde oplossing: De geïntegreerde oplossing biedt een volledig geautomatiseerd proces waarbij factuurgegevens rechtstreeks via het factureringssysteem van leveranciers wordt ingelezen en rechtstreeks wordt geleverd aan de financiële systemen van klanten. CSV-oplossing: Via de CSV-oplossing kunnen leveranciers meerdere facturen laden via kommagescheiden bestanden. Deze optie wordt over het algemeen gebruikt wanneer grote leveranciers niet de onmiddellijke middelen hebben om de geïntegreerdee oplossing te implementeren Hoe kan ik mijn ERP integreren met Ariba Netwerk? Het Ariba Netwerk biedt de mogelijkheid om te integreren met uw back-end ERP-systeem voor automatische uitwisseling van elektronische documenten. Raadpleeg voor meer informatie onderstaande handleidingen. Technische specificaties, documentatiee en voorbeelden: Snelstartgids integratie Vragenlijst integratie cxml Transactierichtlijn NAMER EDIFACT Transactierichtlijn NAMER Handleiding uploaden CSV-factuur NAMER

7 Ga naar voor de huidige cxml-gebruikershandleiding. De Handleiding cxml-oplossing Ariba vindt u in het productdocumentatiegedeelte onder Help in uw leveranciersaccount. Integratietests Alle leveranciers die transacties afhandelen via het Ariba Netwerk en daarbij een van de volgende integratiemethoden gebruiken, worden geacht om het volgende te testen bij Unilever: cxml-transacties EDI-transacties Ontdek meer over het maken van een testaccount in de Handleiding voor accountconfiguratie. Kunnen we ondersteunende documenten bijvoegen in Ariba tijdens het indienen van facturen? En hoe? De vereisten voor het certificeren van de factuur worden bepaald door de lokale certificerende ambtenaar. In sommige gevallen is het bijvoegen van ondersteunende documenten bij de factuur verplicht. U kunt dit doen door een elektronisch bestand te maken, hetzij met behulp van printerdrivers op uw computer of door de papieren te scannen. Zodra de ondersteunende documenten zijn geüpload samen met de in Ariba ingevoerde factuur, blijven deze documenten voorgoed bevestigd aan de elektronische factuur en worden ze naar de certificerende ambtenaar van Unilever gestuurd. Welke kosten zijn er verbonden aan deelname aan het Ariba Netwerk? Het leveranciersabonnement voor Ariba (Supplier Membership Program, SMP) helpt leveranciers om de zakelijke inkomsten te maximaliseren door waardetoevoegende functionaliteit te combineren met services die zijn afgestemd op het leveranciersniveau van deelname aan het Ariba Netwerk. Er zijn twee onderdelen van het leveranciersabonnement: het netwerktransactieservice-abonnement en de pakketabonnementen. Leveranciers die nieuw zijn bij het Ariba Netwerk beginnen over het algemeen met gratis transacties, gebaseerd op het aantal transacties - met Unilever en met andere kopers in het Netwerk -, maar er kunnenn naar verloop van tijd wel kosten verbonden zijn aan uw gebruik. Deze kosten worden in rekening gebracht door en betaald aan Ariba. Bij hogere abonnementsniveaus worden de functies en voordelen uitgebreid - om u te helpen om elektronisch meer verkopen te realiseren, samen te werken, automatisering mogelijk te maken, evenals competitieve onderscheiding, via: Waardetoevoegende functionaliteit Commerciële beheermiddelen en training Catalogus- en verbindingsoplossingen Technische ondersteuning Projectmanagementbronnen Er zijn twee onderdelen van het leveranciersabonnement: de netwerktransactieservice-kosten en de abonnementskosten

8 Voor meer informatie over het leveranciersabonnement voor Ariba en regionale prijzen, gaat u naar de website Leveranciersabonnement, of bekijkt u dit gegevensoverzicht. Zal Unilever de kosten betalen? Unilever betaalt geen kosten voor rekening van leveranciers. Benchmarking-onderzoeken hebben aangetoond dat de overstap naar elektronisch factureren competitieve kosten voor de factuuradministratie biedt. Ariba Netwerk helpt u om de meest kosteneffectieve optie te selecteren voor uw bedrijf gebaseerd op omvang, complexiteit en het volume, en de frequentie van de verwachte facturen. Is de vereiste van elektronische facturatie van toepassing op alle UNILEVER-entiteiten? Elektronische facturatie geldt voor alle landen in Europa (met uitzondering van Griekenland), Noord-Amerika (VS en Canada) en Supply Chain (UASCCC en USCC). Is elektronisch factureren ook verplicht voor contracten en PO T&C? Ja, alle contracten met leveranciers en PO T&C's moeten worden gewijzigd om alleen elektronische facturen te verzenden vanaf 1 oktober 2016 Met wie kan ik contact opnemenn binnen UNILEVER? De implementatie van elektronisch factureren wordt door Ariba Netwerk beheerd uit naam van UNILEVER. In eerste instantie moet u contact opnemen met Ariba Netwerk om uw vragen voor de geïntegreerde oplossing te bespreken; als Ariba Netwerk uw vragen niet kan beantwoorden, kunt u contact opnemen met het team voor elektronisch factureren van Unilever: e-invoicing@unilever.com

9 Ik heb al een aantal factuurgegevens rechtstreeks verstuurd naar andere klanten; kan ik EDI/XML-facturen direct naar Unilever sturen? Nee, EDI en XML zijn alleen maar bestandsindelingen wat Ariba betreft; u kunt daarom de voorkeursindeling gebruiken om gegevens naar Ariba te sturen. Unilever kan geen elektronische facturen rechtstreeks van leveranciers aanvaarden (ook als deze leveranciers al informatie voor andere leverancierintegratieprogramma's, zoals e4us, uitwisselen). Ik heb al de mogelijkheid om facturen beschikbaar te stellen aan mijn klanten via internet - waardoor ze een afbeelding van een factuur op het web kunnen bekijken. Kan ik deze functionaliteit gebruiken in plaats van Ariba Netwerk? Nee, het Ariba Netwerk zorgt ervoor dat de gegevens die u verstuurt, kan worden geüpload naar het Unileverontvangen betalingsverwerkingssysteem (DCIW), en indien van toepassing kan worden gekoppeld aan een goederenrecord. Het aanbieden aan Unilever van een afbeelding van de factuur of een optie om de gegevens in een vaste indeling te downloaden, voldoen niet aan deze eis. Verricht Unilever betalingen via Ariba Netwerk? Ariba Netwerk is geen betalingsplatform. Unilever blijft het huidige betalingsproces gebruiken. Hoe wordt de overstap van papier naar elektronisch factureren beheerd? Zodra uw setup is voltooid en u klaar bent voor transacties via het netwerk, stuurt Ariba Netwerk u een bericht om u te melden dat u klaar bent om facturen in te dienen bij onze administratie. Kan ik elektronische facturen versturen met Ariba Netwerk naar al mijn klanten? Met Ariba Netwerk kunt u, zodra u bent aangemeld, elektronische facturen naar alle klanten te sturen die gebruikmaken van het netwerk Kan ik transacties voor meer dan één klant in één bestand verzenden? Voor de geïntegreerde oplossing/csv-oplossing accepteert Ariba Netwerk alle bestandsindelingen, met zo veel klanten als u wenst. Ariba Netwerk spreekt met u af hoe elke klant wordt geïdentificeerd in uw dossier en bezorgt vervolgens elke transactie bij de juiste klant. Mijn organisatie is van plan om de factureringssoftware binnenkort te wijzigen, moet ik wachten voordat ik me abonneer? Ariba Netwerk accepteert alle inkomende bestandsindelingen. Sluit u daarom zo snel mogelijk aan bij het netwerk en verstuur uw facturen om te voorkomen dat uw betalingen worden onderbroken. U kunt Ariba op de hoogte brengen van de wijzigingen als u klaar bent om de nieuwe software te gebruiken. Zij zullen de nodige wijzigingen doorvoeren zonder de levering van de facturen te onderbreken. Kan ik contact opnemen met het supportteam van Ariba Netwerk? Ja, hieronder vindt u de manieren waarop u contact kunt opnemen met het Ariba-supportteam.

10 Registratie- of configuratieondersteuning Neem contact op met het Ariba SupplierEnablement-team voor vragen over registratie, configuratie, kosten, catalogi of algemene Ariba Netwerk-vragen. Leveranciers EMEA en Leveranciers o o o Ondersteuning na live gaan (voor transactieleveranciers) Ga naar of naar uw account. Klik op de koppeling van het Help Center rechts bovenin. Zoek naar een onderwerp waarover u meer te weten wilt komen, of klik op Support Klik op Telefonische hulp en vul het formulier in voor toegang tot het telefoonnummer van de helpdesk. Herstel van gebruikersnaam en wachtwoord Ga naar en klik op de koppeling Gebruikersnaam vergeten of Wachtwoord vergeten in het aanmeldingsgedeelte. Ariba stuurt een naar het e- mailadres dat is bewaard in het Ariba Netwerk nadat het verzoek om herstel van de gebruikersnaam/het wachtwoord is ingediend, ter bescherming van uw bedrijfsinformatie. Supportcontract EDI/cXML Als u inkooporders (PO's) uitvaardigt aan Unilever via EDI of cxml, kunt u rechtstreeks hulp krijgen van Ariba. Stuur een naar Ariba's technische team viaaskaribatech@ariba.com. Ariba beantwoordt uw onmiddellijk. Zorg ervoor dat u in het onderwerpveld Unilever vermeldt. Is er overige informatie beschikbaar op over de Ariba Netwerk-service? Ja, ga naar Gebruiksvoorwaarden Ariba Netwerk Gegevensbeleid Kennisgeving beveiliging Wettelijke kennisgevingen Biedt Ariba Netwerk ook tutorialvideo's om meer te weten te komen over het proces? Ja, zie de video-koppelingen hieronder. Trainingsvideo's activering o Uw leveranciersaccount maken en configureren o Transacties via het Ariba Netwerk Inleiding op de console voor verkoperssamenwerking Een PO-gebaseerde factuur maken (inleiding) Een factuur maken (geavanceerde onderwerpen)

11 Waar kan ik Unilever-specifieke leverancierslesmaterialen voor Ariba Netwerk vinden? De volgende handleidingen bevatten verplichte instructies, plus tips over het beheer van uw Ariba Netwerk- account tijdens transacties met Unilever: Snelstartgids Registratiehandleiding Handleiding accountconfiguratie (EMEA/APAC-versie, NAMER-versie) Factureringshandleiding (EMEA/APAC-versie, NAMER-versie) SMP-handleiding