Conclusies verkenningen samenwerking UWV en G4 april 2012

Transcriptie

1 Conclusies verkenningen samenwerking UWV en G4 april 2012 Inleiding Eind 2011 tot begin 2012 hebben verkenningen plaatsgevonden op de mogelijke samenwerking tussen de G4 en UWV. De verkenning ten aanzien van de betaalfunctie is gestart met het bepalen van de scope. De afbakening van de betaalfunctie is gevisualiseerd met de groene, rode en felblauwe vlakken in figuur 1. Vervolgens is gekeken welke samenwerkingsmodellen in aanmerking kunnen komen, rekening houdend met de wens om zelf de klantinteractie te blijven uitvoeren en dit niet over te laten aan een samenwerkingspartij, of samenwerkingsverband. Dit resulteert in de groene en felblauwe vlakken in figuur 1. Aanvullend heeft een verkenning plaatsgevonden op de mogelijkheden voor logische samenwerking van de G4 en UWV in processen en systemen. De verkenning hiervan is gestart met een analyse van de processen op hoofdlijnen, waarbij doelgroepen en wetslijnen eveneens zijn meegenomen. Mede hieruit voortkomend is verkend op welke wijze de G4 en UWV systeemtechnisch en organisatorisch kunnen samenwerken. Eindconclusie Samenwerking op de betaalfunctie met geautomatiseerde en handmatige activiteiten leidt tot grote investeringen in de systemen die niet binnen redelijke termijn worden terugverdiend. Samenwerking op alleen de handmatige activiteiten is mogelijk, maar geeft de partijen weinig besparingsmogelijkheden en biedt geen eenvoud voor de burger. Daarmee leidt samenwerking op de betaalfunctie met de huidige systemen niet tot besparing en eenvoud, terwijl er procesmatig, doelgroepmatig en wetstechnisch veel overeenstemming is en grote besparingen mogelijk zijn als buiten de huidige systemen en met een ruimere tijdsscope kan worden gerekend. Bij de verkenning in breder perspectief is een logische samenwerking op de processen en systemen goed mogelijk gebleken doordat procesritme en doelgroepen veel overeenkomsten vertonen, waarbij de mate en vorm wetafhankelijk is. Een logisch systeemmodel vloeit hier vanzelf uit voort t.b.v. hergebruik van gegevens bij intake en overdracht. Hergebruik wordt versterkt als gebruik gemaakt wordt van hedendaagse systemen waarin beslisbomen en workflowmanagement worden gedeeld. Het leidt tot verdere kostenbesparingen en meer eenvoud voor de burger. Conclusie samenwerkingsmodellen betaalfunctie De verkenning van de processen rond de betaalfunctie heeft inzicht gegeven in de overeenkomsten en verschillen tussen de G4 onderling en die met UWV op de geautomatiseerde en handmatige activiteiten. Hiertoe is de betaalfunctie uitgewerkt in drie hoofdfuncties: Geautomatiseerde activiteiten Betaalproces (de groene vlakken in figuur 1) Handmatige activiteiten betaalstroom (deel van de felblauwe en rode vlakken in figuur 1) Handmatige activiteiten debiteurenstroom (deel van de de felblauwe vlakken in figuur 1) De betaalfunctie kent een hoge mate van automatisering. Bij de inventarisatie van de geautomatiseerde activiteiten is gebleken dat dit de verwerking van de generieke fiscale en boekhoudkundige regels betreft, die daarbij veel overeenkomsten kennen. Op een aantal punten verschillen deze activiteiten. Dit is het gevolg van de uitvoeringswetten (gebruik bruto en netto) en systeemkeuzes (interactie tussen backofficefuncties en betaalfuncties). Naast de geautomatiseerde activiteiten, vinden er handmatige activiteiten plaats tbv de betaal- en debiteurenstroom, waarbij de systemen een ondersteunende rol spelen. Na toepassing van de beleidswens om klantinteractie in eigen hand te houden zijn alleen handmatige activiteiten voor de debiteurenstroom overgebleven, te weten: & Verhaal Incasso 1

2 Er zijn twee typen samenwerkingsmodellen onderzocht: Bij de modellen waarbij wordt samengewerkt op de geautomatiseerde én handmatige activiteiten blijken vanuit systeemperspectief beperkingen te ontstaan t.a.v. logische gegevensuitwisseling en dubbele functionaliteiten. Om deze op te lossen zijn vergaande software-aanpassingen nodig in zowel de zendende als de ontvangende systemen. Bij de modellen waarbij alleen wordt samengewerkt op de handmatige activiteiten ( & Verhaal en Incasso) en men het eigen systeem openstelt voor de andere partij of het samenwerkingsverband, zijn geen beperkingen aangetroffen. Dit model kan als groeimodel dienen, met variatie per gemeente en in de tijd, door uitbreiding van autorisaties. Dit type modellen brengt op korte termijn geen positieve businesscase voort. Verkenning van de Betaalfunctie gepositioneerd in geheel Verrichten Voorbereiden Innemen (voor)onderzoek beslissing aanvraag recht aanvraag (incl. huisbezoek) (registreren) stelling Ontvangen mutatie bij klant Mutatie Voorbereiden Herbeoordelen beslissing recht (registreren) Betalingsregeling klant Vordering klant Verwerken Verrekeningen Betalingsregeling vordering Aanmanen Beslag Betaling derden, Machtigingen, Beslagen en verhaal (niet )klant Betaalfunctie Verrekenen / Toekenningen Financiële verantwoording (rek.courant) (naar boekhouding) Gegevens Verstrekking & Incasso CBS, SZW Betalingen derden, Opstellen beslagen, Betaalbestand machtigingen Loonadministratie Uitkerings (bruto/netto) specificatie Loonheffing BD Financiën ontvangsten debiteuren en matching Retourontvangsten bank Geldverkeer Boekhouding Aanbieden betaling aan bank Printen, verzenden, berichtenbox Aangifte aan BD Figuur 1: De scope van de betaalfunctie en de samenwerkingsmodellen in het geheel van de processen en organisatieinrichting Legenda: Rood vlak: Grijs vlak: Felblauw vlak: Groen vlak: activiteit die, na verkenning, vanwege klantinteractie buiten scope samenwerkingsmodellen valt activiteit buiten scope verkenning, ongeacht de onderlinge gelijkenissen tussen UWV en de G4 activiteit die binnen scope van de verkenning en / of samenwerkingsmodellen valt geautomatiseerde activiteit betaalproces, binnen scope van verkenning en samenwerkingsmodellen 2

3 Conclusie logische samenwerking op procesniveau De verkenning van de processen in een breder perspectief heeft inzicht gegeven in de overeenkomsten en verschillen tussen de G4 (WWB) en UWV (WW, Wajong, WIA). Met de komst van de Wwnv nemen de overeenkomsten verder toe. Vanaf ontstaat de volgende situatie, die in figuur 2 en 3 als logisch procesmodel en vanuit doelgroeprelaties is gevisualiseerd: Procesmatig houden de WW (UWV) en de Wwnv (Gemeenten) veel overeenkomsten t.a.v. werkwijze, procesvolgorde en doelgroepen. De gezamenlijke (digitale) intake, de re- en het procesritme t.a.v. de administratief-juridische activiteiten zorgen hiervoor. De Wsw-indicatiestelling bij UWV geeft op doelgroepenniveau een blijvende overdrachtsrelatie Procesmatig hebben de Wajong en WIA weinig overeenkomsten met de WWB, noch met de Wwnv. In de UWV-processen geven de indicatiestelling en de dubbele uitvoering van de administratiefjuridische activiteiten een afwijkend procesritme en werkwijze. Met de komst van de Wwnv neemt op doelgroepniveau de relatie tussen de Wwnv en de Wajong 2013 toe bij de intake. De Loondispensatieregeling van de Wwnv zorgt voor een doelgroeprelatie doordat bij een werkgever WW, ZW en WIA-rechten worden opgebouwd en de gemeentelijke aanvulling, ook bij gebruikmaking van deze UWV-wetten bij de gemeente blijft (samenloop). De Loondispensatieregeling kan tot slot zorgen voor een relatie bij het uitvoeren van de toegangstoets en de loonwaardebepaling. Conclusie logische samenwerking op systeemniveau Bij de verkenning in breder perspectief is op procesniveau geconstateerd dat er procesmatig en t.a.v. de doelgroepen veel overeenkomsten en relaties zijn tussen UWV en de Gemeenten. De huidige praktijk laat een intensieve samenwerking op systeemniveau zien bij de digitale intake en de re- voor WWB ers (Gemeenten) en WW ers (UWV). Uitwisseling van klant- en procesgegevens wordt hiermee gerechtvaardigd en leidt tot besparingen voor de partijen en eenvoud voor de burger (o.a. hergebruik gegevens). Met de hedendaagse systemen, die modulair en flexibel van opzet zijn, is een intensievere samenwerking mogelijk. Daarmee wordt het mogelijk om gezamenlijk beslisbomen en workflowmanagement te ontwikkelen. Dit zorgt ervoor dat burgers bij de intake naadloos worden doorverwezen naar de juiste partij, eenvoudig kunnen worden overgedragen aan een andere partij en bij samenloop een goede afstemming plaats kan vinden tussen de (wets-)processen. In figuur 4 is dit gevisualiseerd. Bij een groot aantal ondersteunende processen kan gebruik gemaakt worden van gedeelde systemen. Dit versterkt het besparingspotentieel voor de samenwerkende partijen en biedt verdere eenvoud voor de burger. Bijvoorbeeld op het gebied van klantcommunicatie, klantdossier en digitaal archief, zie figuur 4. 3

4 Logisch procesmodel Gemeenten en UWV Gem + UWV E Gemeente Werkplein Gemeente + UWV Werkgever benadering Aanvragen en mutaties Gemeente Gemeente Inkomen Preventie Recht Onderzoek Betaling uitkering Betalen / Klant communicatie Uitgaande post UWV Uitkeren E aanvraag Recht RHD bepaling Betaling Muteren en Betalen / UWV SMZ Bezwaar en Beroep Handhaven E aanvraag UWV Werkbedrijf Geldstromen Informatie management Overdrachtsmoment, gegevensuitwisseling Figuur 2: Logisch procesmodel Gemeenten en UWV voor alle wetten; Wwnv, WW, ZW, WIA en Wajong Relatie populatie UWV en gemeenten arbeidsverleden werkzoekend huishoudtoets ca WW + 7% uitstroom naar WWB / Wwnv < ca ZW WIA Wajong Wsw Loondispensatie Re- naar arbeidsmarkt ca. 15% vanuit WW Wsw Loondispensatie > % WWB < Wwnv > ca ca Wajong 2013 > ca geen arbeidsvermogen jonggehandicapt arbeidsbeperking > ca wel arbeidsvermogen Figuur 3: Relatie tussen doelgroepen UWV en Gemeenten, gezien vanuit twee klanttypen; werkzoekenden en mensen met een arbeidsbeperking (inclusief jonggehandicapten) 4

5 Schema logisch systeemmodel Digitale Intake alle wetten Scannen & Printen K3CR (CRM) (klantvolgsysteem) Digitaliseren UWS Sonar Gezamenlijke beslisbomen Gezamenlijk Workflowmanagement RMW Socrates UZS SMF GWS4ALL ResaFasa CBBS Uitwisseling gegevens Civision WIZ Excasso Uitwisseling autorisaties tbv inkijk + procesuitvoering voor elkaar Suwinet / DKD Polis / GBA Workflow management EAED (digitaal archief) Rule Engine Figuur 4: Schematische weergave van UWV en gemeentelijke systemen met de mogelijkheid van gezamenlijke systemen voor naadloze samenwerking bij hergebruik van gegevens, beslisbomen en workflowmanagement. 5