Verslag OPR-vergadering, gehouden op 21 januari 2015

Transcriptie

1 Verslag OPR-, gehouden op 21 januari 2015 Bestuur Aanwezig Afwezig Geleding Functie ASOJ Ilona van Egmond Ouder Voorzitter VCOV Rianne Doop Personeel Vice-voorzitter VCOV Wouter Schröder Ouder Aftr.Secretaris ASOJ Marianne van der Voort Personeel PCBO R Mariska Ravensbergen Ouder PCBO R Daniëlle Hasenoot Personeel PCOK Arie Guijt Ouder PCOK José Termond Personeel PCPO Macha van Delft Ouder PCPO Marieke Kardol Personeel OBO DB Suzanne Deutekom Ouder OBO DB Petra van Oorschot Personeel Sophia Patricia van Seggelen Ouder Sophia Carla Boset Personeel s Herenloo Ouder s Herenloo Frederieck v.d. Ploeg Personeel Ithaka Matthijs van Dijk Ouder Ithaka Caroline Mast Personeel Lid MT SWV Jack Duivenvoorden Notulist Lid MT SWV Dir(ai) SWV Dick Rasenberg Tineke Tjalma 1. Opening en vaststelling agenda De voorzitter opent de. Er zijn aardig wat afzeggingen deze. Dit is jammer. Voor volgende staat alleen gepland het ondersteuningsplan en de doorontwikkeling hiervan. Het is belangrijk om hierbij te zijn. Agendapunten 6, 8 en 9 worden na het verslag als eerste behandeld i.v.m. aanwezigheid van Dick. 2. Verslag 3 november 2014 n.a.v.: er is verwarring over een jaarplanning, het activiteitenplan van het SWV en het op te stellen activiteitenplan van de OPR. Het samenwerkingsverband heeft een activiteitenplan. Dit is te vinden op de website. Vanaf volgend schooljaar gaat het SWV met een jaarplan werken. Doel van het activiteitenplan OPR is aan te geven welke activiteiten de OPR inplant. (scholing, informatiebijeenkomst, veldraadpleging enz.) Het activiteitenplan van de OPR wordt opgesteld op basis van behoefte van de OPR. Voor de tijdsplanning en het beleggen van OPR en is het tijdspad doorontwikkeling ondersteuningsplan van belang. Hierdoor vervalt in het verslag van 3 november actiepunt 36 en wijzigt de tekst bij agendapunt 5. Foto OPR nog niet beschikbaar via het internet. Foto naar Ilona. Tekst bij agendapunt 6 achter profilering wijzigen. Tekst agendapunt 7 wijzigen en wijze van afvaardiging op laten nemen in HR. Tekst over dienstverleningsovereenkomsten actualiseren Verslag niet vastgesteld, aanpassen en zo spoedig toesturen aan de voorzitter. 1

2 Actielijst: Punt 7 afgehandeld. Er is inmiddels een contactpersoon voor de HSK en zij hebben een afvaardiging voor de OPR. Punt 11 evaluatie is geagendeerd Punt 23 afgehandeld. Antwoord bestuur als bijlage bij agenda. Punt 26 afgehandeld. Bedoeld document is vervangen door evaluatie proeftuinen. Punt 39 afgehandeld. Nieuwsbrief uitgegaan Punt 41 afgehandeld. Verslagen bijgevoegd bij agenda Punt 42 afgehandeld. Besproken en tekst in vorig verslag geactualiseerd 3. Privacy Beleid ( informeren) De beschikbaar gestelde privacy document, opgesteld door de PO- en VO Raad biedt houvast en richting bij het formuleren van het privacy beleid voor het SWV. Hieraan wordt momenteel gewerkt. Daarnaast wordt de verbinding gelegd met de privacyreglementen voor gemeenten en zorginstellingen. Er wordt momenteel ook gewerkt aan een oplegger voor ouders. Uiteraard geldt ook voor onze scholen en het samenwerkingsverband de wet bescherming persoonsgegevens en het privacyreglement van de afzonderlijke school of het bevoegd gezag. Hierop gebaseerd is de privacy geregeld bij gegevensuitwisseling middels een onderwijskundig rapport of een groeidocument. 4. Begroting ( Informeren) Er is een (school)jaarbegroting opgesteld, gebaseerd op de meerjarenraming zoals opgenomen bij het ondersteuningsplan. Deze jaarbegroting is niet in de OPR besproken. De definitieve versie wordt toegezonden aan de OPR. De jaarbegroting voor wordt opgenomen bij het volgende ondersteuningsplan. Deze begroting komt terug op een latere OPR. In de meerjarenraming wordt gesproken over een post reserve. Dit is verwarrend omdat het SWV geen grote reserve of weerstandsvermogen nodig heeft. Een betere benaming is: Onbenoemd. Leerlingen die ter observatie op een van de SBo voorzieningen zitten blijven ingeschreven op de basischool. De financiering hiervoor is terug te vinden onder post IV-3. De ontwikkeling van de observatieheden binnen het SWV kan volgende keer geagendeerd worden. De toelichting bij de begroting geeft veel duidelijkheid. Over de managementstructuur van het SWV en de invulling van het interim directeurschap (Dick) is de OPR niet geraadpleegd. Dit heeft te maken met de bestuurlijke ontwikkeling in het SWV. Deze ontwikkeling is wel beschreven in de memo managementstatuut met daarin de organisatorische visie. Dit managementstatuut wordt aan de OPR gezonden. Daarnaast spreekt de OPR zorg uit over e.v.t. belangenverstrengeling omdat de interim directeur betrokken is uit een organisatie (OOG) die meerdere advies-, ondersteunings- en administratieve werkzaamheden verricht voor het SWV. Omdat hierover geen enkele onduidelijkheid mag bestaan is in overleg met het bestuur een audit commissie samengesteld om hier toezicht op te houden. 5. Doorontwikkelen ondersteuningsplan(punt 24 actielijst: informeren /discussie) In een extra bijeenkomst zal de OPR alleen het ondersteuningsplan en de memo over de doorontwikkeling bespreken. 2 weken vóór de vragen naar Ilona sturen, die inventariseert de vragen. Vergadering plannen medio februari. 1 ste deel alleen OPR leden, 2 de OPR met afvaardiging van het SWV. (Tineke en/of Dick) Het is van belang de OPR mee te nemen inzake alle informatie betreffende de doorontwikkeling. Afspraak: n.a.v. tijdspad data plannen voor volgende OPR en en agenda graag samen voorbereiden. 6. Mededelingen Jeroen Went, ouder van de Duinpieper, is gestopt met de OPR, erg jammer en we hopen dat Frederieck en de school iemand anders kan vinden. 2

3 We kunnen ook 2 nieuwe leden verwelkomen vanuit de Hervormde Scholen Katwijk, Johan Haasnoot is hiervoor de contactpersoon. Het medezeggenschapsreglement van het SWV was een jaar geldig. Dit eerste jaar is voorbij en het zal (al dan niet aangepast) bestuurlijk moeten worden vastgesteld door het bestuur van het SWV. 7. Ingezondenstukken Zijn geagendeerd 8. Huishoudelijk Regelement(Besluiten) Het huishoudelijk reglement blijkt nog steeds een onaangepast voorbeeld te zijn. (zie actiepunt 8) Dit voorbeeld moet herzien worden naar de afspraken binnen onze OPR. Suzanne-Petra en Ilona maken hier een voorstel voor dat wordt ingebracht in de ter bespreking / besluitvorming in maart. Opnemen in huishoudelijk reglement: (Actiepunt 1, 2 en 3., communicatieplan, schema van aftreden(als bijlage), afvaardiging OPR lid bij projectgroep) 9. Schema van Aftreden( Besluiten) Toevoegen als bijlage bij huishoudelijk reglement 10. Jaarplan ( informeren) Door verwarring over een jaarplan en het op te stellen activiteitenplan van de OPR is dit nog niet gebeurd. Het bestuur geeft in haar antwoord aan de OPR aan dat zij in het kader van facilitering een activiteitenplan wil ontvangen. Doel van het activiteitenplan OPR is aan te geven welke activiteiten de OPR inplant (scholing, informatiebijeenkomst, veldraadpleging enz.) en welke faciliteiten zij daarvoor vraagt. 11. Evaluatie Voorzitter en secretaris ( besluiten) Na een evaluatieronde was iedereen van mening dat de huidige voorzitter (Ilona) haar taak naar tevredenheid heeft vervuld. De secretaris (Wouter) heeft te kennen gegeven deze taak neer te leggen. Besluit: Ilona blijft voor 1 volgend jaar voorzitter, er was geen aanmelding voor secretaris. Rianne wordt door Ilona benaderd voor deze functie. 12. Terugkoppeling PO/VO (actiepunt 28 actielijst : discussie/informeren) komt terug tijdens het bespreken van het ondersteuningsplan en de door ontwikkeling. 13. Afvaardiging Projectgroep Als Opr hebben wij een vraag gesteld aan het bestuur of zowel een ouder als een personeelslid van uit de OPR groep mag deelnemen aan de projectgroep als dit nodig blijkt te zijn. Het bestuur vraagt hier voor een motivatie. Ilona zal deze opstellen en rondsturen voor Feedback. Het is wellicht handig om de wijze van afvaardiging op te nemen in het HR. 14. Communicatieplan (punt 33 actielijst: informeren/besluiten) Opnemen in huishoudelijk reglement 15. Stemweging OPR regelement ( informeren ) Stemweging OPR ; Verzoek voor herzien stemweging moet via een schriftelijk verzoek richting bestuur.(zie actiepunt 31) Ilona zal dit schrijven. 16. Sluiting. 3

4 Agendapunten volgende : Februari: Doorontwikkeling ondersteuningsplan Maart: Ondersteuningsplan Observatieheden binnen het SWV Huishoudelijk reglement Plan Activiteiten OPR Verslag OPR SWV PO DB d.d. 21 januari 2015 Vergaderdata OPR voor schooljaar 2014/2015: 3 november januari 2015 Medio februari 2015 (ondersteuningsplan) Eerste week maart 2015 Zie (Jack) (locatie: Don Boscoschool, Don Boscostraat 1, Lisse; tijd: 19.30) 4

5 ACTIELIJST Nr Sinds: Omschrijving: Door: Gereed / bespreken: Vastgesteld verslag vorige plaatsen op website Verslag toesturen aan voorzitter+secretaris Conceptagenda volgende toesturen aan Sonja (opnemen in HR) Vastgesteld verslag en/of conceptagenda volgende plaatsen op website (opnemen in HR) Opstellen agenda volgende. (in samenspraak met voorzitter en conceptagenda sturen naar Sonja en Jack) Checken inkomende mail op oprbollenstreek@icloud.com Bericht van ontvangst naar de afzender sturen. Mail opnemen bij de ingekomen stukken op de eerstvolgende OPR- ter bespreking. Bijeenroepen, verzending agenda, verslag en e.v.t. bijlagen aan leden OPR (opnemen in HR) Huishoudelijk reglement met voorstel voor wijziging artikel 2 doornemen + opstelling rooster van aftreden agenderen. Wouter voert de aanpassingen en aanvullingen door en zendt het huishoudelijk reglement door aan de OPR leden. Toevoeging in HR Communicatieplan (Ilona) Rooster van aftreden ter invulling opstellen en agenderen volgende. Agendering ter vaststelling volgende Opstellen definitief HR Sonja Jack Wouter Sonja Wouter Wouter Wouter + Ilona Suzanne, Petra en Ilona opnemen in HR opnemen in HR opnemen in HR Volgende Vergadering maart Opstellen activiteitenplan OPR agenderen OPR Volgende Hoogbegaafdheid ontwikkeling in ondersteuningsplan Projectgroep + OPR Uitwerken ICT aansluiting en uitwisseling Ondersteuningsteam en Jeugd en Gezinsteam. Op basis ontwikikelagenda OP Projectgroep + OPR regeling voor kinderen met een rugzak die volgend jaar naar het VO agenderen voor een volgende. 5 november op PO VO informatieverstrekking. Agenderen volgende voor terugkoppeling info Vraag over stemweging in OPR reglement schriftelijk inbrengen in bestuur. Vraag alsnog indienen bij bestuur Communicatie met achterban voorbereiden en opnemen in HR en agenderen Uitzoeken mailadressen afzonderlijke MR-en i.v.m. directe communicatie vanuit OPR. OPR Volgende Wouter Ilona Vóór volgende Ilona Frederieck Vóór volgende Verslag 3 november aanpassen en zenden aan voorzitter Jack n.a.v. tijdspad data plannen voor volgende OPR Jack en SWV Tot aan en en agenda graag samen voorbereiden. zomervakantie Foto OPR nog niet beschikbaar via het internet. Foto naar Wouter Ilona Definitieve (school)jaarbegroting en Jack Met verslag directiestatuut sturen aan OPR observatieheden binnen het SWV OPR Maart Voorstel OPR voor afvaardiging opnemen in huishoudelijk reglement OPR Rianne vragen om secretariaat op zich te nemen Ilona Nieuwe datum OPR medio februari en begin maart Jack Februari - maart (afspreken.nl) 5

6 BESLUITENLIJST Nr Datum Besluit: Het verslag van de van 6 januari 2014 wordt goedgekeurd De OPR stemt in met het (gewijzigde) medezeggenschapsreglement. Dit zal worden voorgelegd aan het bestuur De OPR stemt in met het (gewijzigde) medezeggenschapsstatuut. Dit zal worden voorgelegd aan het bestuur Het verslag van de van 23 januari 2014 wordt goedgekeurd OPR maakt geen gebruik van afgeschermd gedeelte website SWV Het verslag van de van 3 februari 2014 wordt goedgekeurd Het verslag van de van 27 februari 2014 wordt goedgekeurd OPR stemt in met het concept ondersteuningsplan maart Vergadering 14 april vervalt Verslag 31 maart 2014 vastgesteld Na doorvoering wijzigingen huishoudelijk reglement vastgesteld HERROEPEN Wouter afvaardiging namens OPR in projectgroep. Suzanne e.v.t. vervanging HERROEPEN Het verslag van de van 19 mei 2014 wordt vastgesteld Suzanne participeert in werkgroep Hello Monday Ilona blijft voor 1 volgend jaar voorzitter