Risicomanagement bij onder toezicht gestelde kinderen. Onderzoek bij Bureau Jeugdzorg Groningen

Transcriptie

1 Risicomanagement bij onder toezicht gestelde kinderen Onderzoek bij Bureau Jeugdzorg Groningen Inspectie jeugdzorg Utrecht, januari 2010

2 2 Inspectie jeugdzorg

3 Samenvatting De Inspectie jeugdzorg heeft op verzoek van de Minister voor Jeugd en Gezin in de tweede helft van 2009 landelijk onderzoek gedaan naar risicomanagement bij de afdeling jeugdbescherming van de vijftien bureaus jeugdzorg en de drie landelijk werkende instellingen William Schrikker Groep, Leger des Heils Jeugdzorg en Reclassering en de Stichting Gereformeerd Jeugdwelzijn. De onderzoeksvraag die hierbij centraal stond was of de instellingen risicomanagement systematisch toepassen bij de kinderen die onder hun toezicht zijn gesteld. Aanleiding voor dit onderzoek waren de resultaten uit eerdere onderzoeken van de inspectie naar risicomanagement (in 2007 en 2008). Uit deze onderzoeken kwam naar voren dat risicomanagement binnen de jeugdbescherming nog onvoldoende systematisch en professioneel wordt toegepast. Met het huidige onderzoek is nagegaan of de aanbevelingen van de inspectie hebben geleid tot een betere kwaliteit van risicomanagement. Het onderzoek richt zich op vier thema s: - deskundigheidsbevordering van medewerkers met betrekking tot risicomanagement; - risico s inschatten; - risico s beperken; - interne en externe overdrachten. De inspectie verwacht van bureaus jeugdzorg en landelijk werkende instellingen dat medewerkers geschoold zijn in het uitvoeren van risicomanagement, dat zij systematisch risico s voor de veiligheid van onder toezicht gestelde kinderen inschatten en dat zij deze vervolgens beperken. Daarnaast dient er systematisch informatie-overdracht plaats te vinden bij zowel interne overdrachten van een ondertoezichtstelling (binnen een instelling) als bij externe overdrachten (tussen instellingen). Het eindoordeel van de inspectie luidt dat BJZ Groningen risicomanagement onvoldoende systematisch toepast voor de kinderen die onder haar toezicht zijn gesteld. Binnen de thema s risico s inschatten en risico s beperken is verbetering nodig. Bij deze thema s ziet de inspectie risico s voor de veiligheid van de ondertoezicht gestelde kinderen. De thema s deskundigheidsbevordering en overdracht voldoen aan de verwachtingen van de inspectie. De inspectie is van oordeel dat de bureaus jeugdzorg en landelijk werkende instellingen op operationeel niveau dienen te functioneren wat betreft de toepassing van risicomanagement. Aangezien dit bij BJZ Groningen nog niet bij alle indicatoren het geval is (7 van de 12 indicatoren zijn operationeel), beveelt de inspectie BJZ Groningen aan om ervoor te zorgen dat alle indicatoren (zoals aangegeven in het beoordelingskader) binnen een jaar operationeel zijn. De inspectie beveelt de provincie Groningen aan erop toe te zien dat BJZ Groningen hieraan voldoet. 3

4 4 Inspectie jeugdzorg

5 INHOUDSOPGAVE Samenvatting...3 Hoofdstuk 1 Inleiding...7 Hoofdstuk 2 Oordeel en onderbouwing Deskundigheidsbevordering Risico's inschatten Risico's beperken Overdracht...17 Hoofdstuk 3 Eindoordeel en aanbevelingen Eindoordeel Aanbevelingen...20 Bijlage 1 Beoordelingskader Risicomanagement

6 6 Inspectie jeugdzorg

7 Hoofdstuk 1 Inleiding Aanleiding Het is van belang dat de jeugdbescherming zicht heeft op risico s voor de veiligheid van het onder toezicht gestelde kind en alert blijft op mogelijke nieuwe risico s die zich tijdens de ondertoezichtstelling kunnen voordoen. Dit proces wordt aangeduid met de term risicomanagement. Onder risicomanagement wordt verstaan: alle activiteiten die zijn gericht op het onderzoeken, taxeren en beperken van het risico op voor de jeugdige ernstig bedreigende gebeurtenissen 1. Bij risicomanagement gaat het in de eerste plaats om de veiligheid van het kind. In 2007 en 2008 heeft de Inspectie jeugdzorg onderzoek gedaan naar risicomanagement bij onder toezicht gestelde kinderen. 2 Op basis van deze onderzoeken kwam de inspectie tot het oordeel dat risicomanagement binnen de jeugdbescherming nog onvoldoende systematisch en professioneel wordt toegepast (oktober 2008). De Minister voor Jeugd en Gezin heeft de Tweede Kamer laten weten het beeld uit de inspectie-onderzoeken zorgwekkend te vinden. De resultaten bij bureaus jeugdzorg die bezig waren om volgens de Deltamethode te gaan werken, bleken positiever. De Deltamethode is een landelijke methode voor de uitvoering van de ondertoezichtstelling, waarin de ontwikkeling en de veiligheid van het kind centraal staat. Uitgangspunt hierbij is dat gezinsvoogden een lagere caseload hebben dan voorheen (gemiddeld 15 tot 17 onder hun toezicht gestelde kinderen). De ondertoezichtstelling wordt volgens het 4-stappenmodel uitgevoerd (inventariseren, analyseren van bedreigingen, formuleren van gewenste ontwikkelingsuitkomsten en opstellen van een actie-agenda). Een belangrijk aspect van de Deltamethode is risicomanagement. De gezinsvoogd moet vanaf de start van de ondertoezichtstelling zicht krijgen op de bedreigingen voor het kind, in de gaten houden welk risico het kind loopt en hier actie op ondernemen. De Deltamethode onderscheidt zogeheten kernbeslissingen. Dit zijn belangrijke beslissingen, die een gezinsvoogd niet alleen mag nemen. Tijdens de uitvoering van de OTS gaat het om de volgende vier kernbeslissingen: de reactie op nieuwe signalen of meldingen, de beslissing om een machtiging uithuisplaatsing te vragen, de beslissing om een uithuis geplaatst kind terug naar huis te laten gaan, en de beslissing om een verlenging van de OTS te vragen, de OTS te laten beëindigen dan wel een verder strekkende maatregel te bevorderen. De minister heeft met de provincies en stadsregio s afgesproken dat het onderdeel risicomanagement uit de Deltamethode versneld wordt ingevoerd bij alle bureaus jeugdzorg. 1 Definitie uit het Handboek Deltamethode Gezinsvoogdij: De nieuwe methode voor de uitvoering van de ondertoezichtstelling, Utrecht: MOgroep (januari 2007). 2 De inspectie heeft een schriftelijk onderzoek uitgevoerd bij alle bureaus jeugdzorg en een verdiepend onderzoek naar de praktijk in de provincies Utrecht, Noord-Brabant en Zeeland en de stadsregio Amsterdam. Dit heeft onder andere geresulteerd in de notitie Risicomanagement bij onder toezicht gestelde kinderen: Een notitie naar aanleiding van onderzoek van de Inspectie jeugdzorg (oktober 2008). 7

8 Op verzoek van de minister heeft de inspectie het oorspronkelijk in 2010 beoogde onderzoek naar de Deltamethode gezinsvoogdij voor wat betreft het onderdeel risicomanagement in de tweede helft van 2009 uitgevoerd bij de vijftien bureaus jeugdzorg (BJZ) en de drie landelijk werkende instellingen; William Schrikker Groep (WSG), Leger des Heils Jeugdzorg en Reclassering (LJ&R) en de Stichting Gereformeerd Jeugdwelzijn (SGJ). Verwachtingen inspectie De inspectie heeft met dit onderzoek getoetst of risicomanagement binnen de jeugdbescherming systematisch wordt toegepast. Hierbij is zij nagegaan of de aanbevelingen van de inspectie (oktober 2008) hebben geleid tot een betere kwaliteit van risicomanagement. De inspectie verwacht van instellingen dat zij systematisch aan risicomanagement doen door te zorgen voor scholing van medewerkers in de uitvoering van risicomanagement, door te zorgen voor beleid van voldoende kwaliteit, én door te zorgen dat medewerkers dit beleid adequaat in de praktijk brengen. Daarom heeft de inspectie zowel de deskundigheidsbevordering, het beleid als de praktijk van de instellingen in het onderzoek betrokken. Het onderzoek De inspectie heeft de volgende onderzoeksvraag geformuleerd: Passen de bureaus jeugdzorg en de landelijk werkende instellingen risicomanagement systematisch toe bij de kinderen die onder hun toezicht zijn gesteld? Het onderzoek is verricht aan de hand van een beoordelingskader (zie bijlage 1). In het beoordelingskader zijn de verwachtingen van de inspectie die in het toetsingskader zijn geformuleerd, uitgewerkt aan de hand van vier criteria: - de instelling voorziet in deskundigheidsbevordering van medewerkers met betrekking tot risicomanagement; - de instelling voert risico-inschattingen systematisch uit; - de instelling handelt systematisch bij het beperken van risico s; - de instelling gaat systematisch om met interne en externe overdrachten. De criteria zijn nader uitgewerkt in indicatoren. Bij het oordeel van de inspectie is gebruik gemaakt van een driepuntsschaal: "afwezig", "aanwezig" en "operationeel". Deze scores houden kort gezegd in: - afwezig: er is geen beleid of het aanwezige beleid is te onvolledig/onduidelijk om de medewerkers van de instelling informatie te geven die hen kan leiden; - aanwezig: er is volledig/duidelijk beleid, dat de medewerkers van de instelling voldoende informatie geeft die hen kan leiden; - operationeel: het beleid is aanwezig én de medewerkers in de instelling kennen het beleid en handelen ernaar. 8

9 De inspectie verwacht in dit onderzoek voor elke indicator een score operationeel. Het onderzoek is uitgevoerd in twee fasen: een beleidsanalyse en een praktijkonderzoek. De inspectie heeft via een schriftelijke vragenlijst in juli 2009 het beleid van alle bureaus jeugdzorg en landelijk werkende instellingen voor risicomanagement opgevraagd en dit beleid vervolgens geanalyseerd. Onder beleid is zowel specifieke instellingsbeleid gerekend als het Handboek Deltamethode Gezinsvoogdij (januari 2007). In overleg met de instelling is afgesproken op welke locatie het praktijkonderzoek zou plaatsvinden. Vervolgens heeft de inspectie in september 2009 het praktijkonderzoek bij BJZ Groningen, locatie Groningen uitgevoerd, waarin de toepassing van het beleid in de praktijk is getoetst. Het praktijkonderzoek bestond uit de volgende onderdelen: twee groepsinterviews met twee gezinsvoogden, een interview met een praktijkbegeleider en twee inhoudelijk leidinggevenden (gedragsdeskundige en teamleider), een analyse van een zestal recente dossiers en het bijwonen van multidisciplinair overleg. Voor alle onderdelen van het praktijkonderzoek zijn gestructureerde vragenlijsten gebruikt. Leeswijzer Dit rapport geeft de resultaten weer van het onderzoek van de Inspectie jeugdzorg bij BJZ Groningen. In Hoofdstuk 2 staan de bevindingen van de inspectie over het toepassen van risicomanagement door BJZ Groningen bij onder toezicht gestelde kinderen. In Hoofdstuk 3 geeft de inspectie haar eindoordeel en doet zij aanbevelingen aan BJZ Groningen en de provincie Groningen. In Bijlage 1 staat het beoordelingskader, waarin de vier thema s worden beschreven waarop de inspectie toetst (deskundigheidsbevordering, risico s inschatten, risico s beperken en overdracht). 9

10 10 Inspectie jeugdzorg

11 Hoofdstuk 2 Oordeel en onderbouwing Inleiding Dit hoofdstuk bevat vier paragrafen die gewijd zijn aan de vier criteria uit het beoordelingskader: deskundigheidsbevordering, risico s inschatten, risico s beperken en overdracht. Elke paragraaf begint met een tabel, met daarin de uitwerking van het criterium in indicatoren en de scores van de inspectie per indicator, hierna volgt steeds een onderbouwing van de scores. In de onderstaande paragrafen wordt de reguliere werkwijze met betrekking tot risicomanagement bij ondertoezichtstellingen beschreven. Door groot verloop van medewerkers worden zaken die niet direct kunnen worden verdeeld door BJZ Groningen ondergebracht bij een pool van een vijftal ervaren jeugdbeschermers. Ten tijde van het onderzoek (oktober 2009) gold dit voor 140 zaken, wat voor de jeugdbeschermers een gemiddelde caseload van 28 zaken betekent. In deze zaken reageren de jeugdbeschermers, ondersteund door een gedragswetenschapper, alleen op externe signalen. 2.1 Deskundigheidsbevordering Criterium De instelling voorziet in deskundigheidsbevordering van medewerkers m.b.t. risicomanagement Indicator Scholing medewerkers in de uitvoering van risicomanagement Afwezig Aanwezig Operationeel Onderbouwing Medewerkers zijn geschoold in de uitvoering van risicomanagement BJZ Groningen heeft een strategisch opleidingsplan 2009 waarin de Deltatraining (waar het onderdeel risicomanagement deel van uitmaakt) is opgenomen voor gezinsvoogden, gedragswetenschappers, praktijkbegeleiders en teamleiders. In 2009 ligt de nadruk volgens het opleidingsplan op "afsluiting en implementatie". In de praktijk heeft ongeveer tachtig procent van de gezinsvoogden de Deltatraining afgerond (peildatum 1 juli 2009). Aangezien het verloop van gezinsvoogden binnen de locatie Groningen de afgelopen zomermaanden vrij groot was, wordt er momenteel een inhaalslag gemaakt. De gedragswetenschappers, praktijkbegeleiders en teamleiders ronden dit najaar de Deltatraining af. Nieuwe medewerkers volgen de Deltatraining als onderdeel van hun inwerkprogramma. De praktijkleiders zijn verantwoordelijk voor de methodische casuïstiekbesprekingen per team, waarbij de implementatie van de Deltamethode in de dagelijkse praktijk centraal staat. 11

12 2.2 Risico's inschatten Criterium De instelling voert risico-inschattingen systematisch uit Indicatoren Risico-inschattingen volgens standaard werkwijze Vaste momenten waarop risico-inschattingen plaatsvinden Criteria om risico s opnieuw in te schatten buiten de vaste momenten Multidisciplinaire besluitvorming bij risico-inschattingen Vastleggen van risico-inschattingen Afwezig Aanwezig Operationeel Onderbouwing Risico-inschattingen volgens standaard werkwijze BJZ Groningen heeft een conceptplan "veiligheidsbeleid en risicomanagement" 3. Onderdeel hiervan is de implementatie van risicomanagement volgens de Deltamethode en het gebruik van een risicotaxatie instrument. Ten tijde van het onderzoek is de werkinstructie Delta veiligheidslijsten 4 net vastgesteld. De veiligheidslijst is een hulpmiddel om gesystematiseerd informatie te verzamelen en te beoordelen. De gezinsvoogd dient zijn bevindingen te toetsen bij ouders en met hen te bespreken hoe de veiligheid van het kind gewaarborgd kan worden. In de praktijk blijkt dat het beleid deels wordt uitgevoerd. Bij de start van een ondertoezichtstelling gaat elke gezinsvoogd op huisbezoek om de ouders en het kind te ontmoeten en wordt het netwerk betrokken om relevante gegevens te verzamelen. Risico s worden ingeschat door de ontwikkelingsbedreigingen vast te stellen in een VOB-overleg (vaststellen ontwikkelingsbedreigingen) met de gedragswetenschapper (zie verder multidisciplinaire besluitvorming bij het inschatten van risico s). De vastgestelde ontwikkelingsbedreigingen worden vervolgens besproken met ouders. De gezinsvoogden geven aan dat zij bij het inschatten van risico s geen taxatielijst gebruiken. Volgens het middenkader zijn de aanpassingen die BJZ Groningen doet in de Delta veiligheidslijst in conceptversie gereed en wordt de lijst al incidenteel ingezet bij een "niet-pluis gevoel" om risico s op een systematische manier te verzamelen en te beoordelen. In de dossiers zijn nog geen veiligheidslijsten aangetroffen. 3 In augustus 2008 heeft de MOgroep het document Veiligheidsbeleid en risicomanagement in Bureau Jeugdzorg" uitgebracht. Dit document biedt de bureaus jeugdzorg een kader om hun eigen veiligheidsbeleid verder vorm te geven. Binnen de MOgroep is afgesproken dat ieder bureau jeugdzorg aan de hand van een door de MOgroep opgesteld format uiterlijk 1 januari 2010 een eigen veiligheidsbeleidsplan heeft opgesteld. 4 Het invullen van de vragen uit box 1 (risicofactoren) en box 2 (veiligheidsindicatoren) van de Delta veiligheidslijst, geeft inzicht in de veiligheid van het kind en de factoren die deze veiligheid kunnen bedreigen. De lijst heeft betrekking op de situatie van de biologische ouders van het ondertoezicht gestelde kind, ook als het kind uit huis is geplaatst. 12

13 Vaste momenten waarop risico-inschattingen plaatsvinden BJZ Groningen geeft aan wat betreft de vaste momenten waarop risico s worden ingeschat te werken conform de Deltamethode. Deze stelt dat het inschatten van risico s met behulp van het vierstappenmodel standaard plaats dienen te vinden onder andere bij aanvang (als onderdeel van het plan van aanpak) van de ondertoezichtstelling en bij verlenging of beëindiging van de ondertoezichtstelling. De werkinstructie Delta veiligheidslijsten van BJZ Groningen stelt dat de veiligheidslijst regelmatig ingevuld dient te worden, in ieder geval bij elke VOB. In de praktijk worden conform het beleid bij aanvang van de ondertoezichtstelling risico s ingeschat door ontwikkelingsbedreigingen vast te stellen van in een VOB. Hierbij gebruiken de gezinsvoogden in de praktijk echter niet de Delta veiligheidslijst. Het secretariaat plant standaard een multidisciplinaire vergadering (MDV) in bij het verlopen van de ondertoezichtstelling (3 maanden voor afloop van de termijn). De gezinsvoogden geven aan dat zij dan de vastgestelde ontwikkelingsbedreigingen evalueren en beoordelen of er nieuwe bedreigingen zijn. Criteria om risico's opnieuw in te schatten buiten deze vaste momenten De Deltamethode omschrijft dat naast de start en verlenging of beëindiging van een ondertoezichtstelling ook bij de overige kernbeslissingen (de reactie op nieuwe signalen of meldingen, een uithuisplaatsing, beëindiging van de uithuisplaatsing) risico s opnieuw moeten worden ingeschat. Het beleid van BJZ Groningen beschrijft dat de gezinsvoogd bij "escalatie binnen het traject (de omstandigheden veranderen in positieve of negatieve zin)" een MDV dient aan te vragen. Ook kan de gezinsvoogd de Delta veiligheidslijst invullen als de situatie is veranderd en de lijn gewijzigd moet worden. Ten slotte kan tijdens een MDV de gedragswetenschapper om een ingevulde veiligheidslijst vragen. In de praktijk wordt niet geheel gewerkt volgens het beleid. Het blijkt dat niet voor alle gezinsvoogden duidelijk is wat wel en niet een kernbeslissing is waarbij zij een MDV moeten aanvragen (bijvoorbeeld wijziging van een bezoekregeling). Wel geven de gezinsvoogden aan dat zij risico s opnieuw inschatten wanneer er iets verandert in een gezin, zoals het beleid beschrijft. Dit doen ze door een MDV aan te vragen bij afwijking van de lijn die in het plan van aanpak is bepaald. Ook vragen ze een MDV aan als de gezinsvoogd hulpverlening wil inzetten binnen het gezin. Het aanvragen van een MDV gebeurt op initiatief en eigen inzicht van de gezinsvoogd. De gezinsvoogden geven aan dat deze aanpak wisselt per gezinsvoogd. Multidisciplinaire besluitvorming bij risico-inschattingen In de werkinstructie Delta veiligheidslijsten van BJZ Groningen staat dat in elk geval bij elk VOBoverleg de Delta veiligheidslijst ingevuld dient worden. Ook omschrijft het beleid dat bij escalatie de gezinsvoogd een overleg met de gedragswetenschapper dient in te plannen. 13

14 Conform het beleid schat de gezinsvoogd aan de start van de ondertoezichtstelling samen met de gedragswetenschapper risico s in door de ontwikkelingsbedreigingen vast te stellen tijdens het VOBoverleg. Op basis van de verzamelde informatie bepalen de gezinsvoogd en de gedragswetenschapper op deze manier waar de grootste risico s zitten. Voor het VOB-overleg hanteert de gedragswetenschapper geen vaste agenda en de Delta veiligheidslijst wordt niet gebruikt. Tijdens de ondertoezichtstelling is er een MDV op initiatief van de gezinsvoogd en standaard bij het verlopen van een ondertoezichtstelling of uithuisplaatsing. Bij een MDV bespreekt de gedragswetenschapper de casuïstiek aan de hand van de aanvraag van de gezinsvoogd. Tijdens de bijgewoonde MDV s viel op dat er bij deze bespreking geen expliciete aandacht was voor het inschatten van risico s. Reden voor de inspectie om niet de score operationeel te geven is dat er verder geen vaste momenten zijn waarop de gezinsvoogd en de gedragswetenschapper de gehele caseload inhoudelijk doorspreken. Hierdoor kan het voorkomen dat een zaak alleen bij de start en de evaluatie inhoudelijk wordt besproken. In de teams zijn verder verschillende overleggen. Deze zijn gericht op de casuïstiek en/of de methode. De gezinsvoogden geven aan dat het inschatten van risico s tijdens deze overleggen niet standaard aan bod komt. Vastleggen van risico-inschattingen Volgens het beleid dienen gezinsvoogden de Delta veiligheidslijst handmatig in te vullen en is deze terug te vinden in het dossier. De eindconclusie dient naar aanleiding van de bespreking opgenomen te worden in het contactjournaal in het registratiesysteem IJ. In het beleid staat niets over de vertaling van de Delta veiligheidslijst naar de ontwikkelingsbedreigingen in het plan van aanpak. In de praktijk wordt niet gewerkt conform het beleid. In de bestudeerde fysieke dossiers is geen Delta veiligheidslijst aangetroffen. De gedragswetenschapper registreert de uitkomsten van de overleggen, waaronder de vastgestelde ontwikkelingsbedreigingen, in IJ. Hieraan verbindt BJZ Groningen geen expliciete eindconclusie. De vastgestelde ontwikkelingsbedreigingen neemt de gezinsvoogd vervolgens op in het plan van aanpak dat wordt goedgekeurd door de gedragswetenschapper en ondertekend door de teamleider. Een ondertekende versie van het plan van aanpak maakt onderdeel uit van het fysieke dossier. De teamleider bewaakt in zijn regulier overleg met een gezinsvoogd dat de gezinsvoogd voor elke casus een plan van aanpak heeft waarin de ontwikkelingsbedreigingen zijn opgenomen. 14

15 2.3 Risico's beperken Criterium De instelling handelt systematisch bij het beperken van risico's Indicatoren Richtlijnen hoe te handelen bij een verhoogd risico voor de veiligheid Maken en vastleggen van afspraken/ eisen t.a.v. de veiligheid van het kind Bewaken van het nakomen van gemaakte afspraken/ veiligheidseisen Multidisciplinaire afspraken/ veiligheidseisen Afwezig Aanwezig Operationeel Onderbouwing Richtlijnen hoe te handelen bij een verhoogd risico voor de veiligheid BJZ Groningen voert het onderdeel risico beperken uit aan de hand van de Deltamethode. Volgens de Deltamethode dienen op basis van de risico-inschatting besluiten te worden genomen en indien nodig eisen te worden geformuleerd. Het vier-stappenmodel van de Deltamethode dient te worden gehanteerd om tot kernbeslissingen te komen. Intern overleg is volgens de Deltamethode cruciaal bij het beslissen hoe te handelen bij signalen van of geconstateerde veiligheidsrisico s. In het eigen beleid staat dat bij een escalatie (de omstandigheden binnen het traject veranderen in positieve of negatieve zin) de gezinsvoogd eerst zelf een inschatting dient te maken van de "veranderde omstandigheden" en welke "verandering in de inzet van middelen" er moet plaatsvinden. Op basis hiervan dient de gezinsvoogd een consultvraag neer te leggen bij het MDV. In de praktijk geven alle gezinsvoogden conform het beleid aan dat zij bij een verhoogd risico voor de veiligheid van een kind een consultvraag neerleggen bij het MDV. Dit gebeurt naar eigen inzicht van de gezinsvoogd. In het MDV bepalen de gezinsvoogd en de gedragswetenschapper gezamenlijk wat de vervolgstappen zijn. Ook geven gezinsvoogden aan dat ze altijd met de ouders in gesprek gaan over een verhoogd risico, ouders worden hiermee geconfronteerd. Maken en vastleggen van afspraken/eisen t.a.v. de veiligheid van het kind BJZ Groningen geeft aan ook op dit punt te werken middels de Deltamethode en heeft hier geen eigen beleid voor opgesteld. Afspraken met betrekking tot de veiligheid worden waar mogelijk samen met het gezin bedacht en besproken. In een actie-agenda dient de gezinsvoogd afspraken over in te zetten middelen op te stellen en vast te leggen. Deze actie-agenda is onderdeel van het plan van aanpak en vloeit voort uit de gewenste ontwikkelingsuitkomsten, waar beschreven staat wie wat doet om deze doelen te bereiken. 15

16 In de praktijk is in alle dossiers een plan van aanpak gevonden, met een actie-agenda. In de actieagenda zijn concrete afspraken of eisen geformuleerd. De gezinsvoogden geven aan dat zij deze bij de start van een ondertoezichtstelling samen met ouders opstellen, zoals het beleid omschrijft. De gedragswetenschapper keurt het plan van aanpak altijd inhoudelijk goed en het wordt vervolgens ondertekend door de teamleider. De teamleider ziet er tijdens regulier overleg op toe dat gezinsvoogden voor alle gezinnen een plan van aanpak hebben. Afspraken die tussentijds gemaakt worden in een MDV over bijvoorbeeld in te zetten hulp legt de gedragswetenschapper vast in de contactjournaals. Ook dit blijkt uit de dossiers. Bewaken van het nakomen van gemaakte afspraken/veiligheidseisen In de Deltamethode staat omschreven hoe gezinsvoogden kunnen werken met het "plan op tafel" om gemaakte afspraken met ouders te bewaken. Afspraken met betrekking tot de veiligheid van het kind bewaakt middels de actie-agenda. Uitgangspunt is dat de gezinsvoogd concrete afspraken met de ouders noteert en een afschrift achterlaat bij het gezin. Bij een volgend bezoek dient de gezinsvoogd samen met de ouders na te gaan welke acties al dan niet zijn ondernomen. In de praktijk wordt conform de Deltamethode gewerkt. Medewerkers geven aan in contact met de ouders de gemaakte afspraken te bespreken. Ook nemen de gezinsvoogden regelmatig contact op met hulpverleners rondom het gezin. Beide is in de contactjournaals terug te lezen. In de actie-agenda is per actiepunt een kopje "doel bereikt" opgenomen, de gezinsvoogd vult dit regelmatig aan. De praktijkbegeleider geeft aan dat het de bedoeling is dat de gezinsvoogden nog meer gaan werken met het "plan op tafel", conform de Deltamethode. Nu laten de gezinsvoogden niet altijd de afspraken achter bij het gezin. Intern kijkt de gedragswetenschapper bij een aanvraag voor een MDV altijd terug in het contactjournaal welke afspraken er in een vorig MDV zijn gemaakt. Ook laten gedragswetenschappers zaken waarin een hoog risico is vastgesteld opnieuw agenderen in een MDV. Echter, doordat de gedragswetenschappers geen vast overleg hebben met de gezinsvoogd kunnen zij de afspraken die de gezinsvoogden tussentijds maken niet bewaken. De teamleider ziet er tijdens regulier overleg op toe dat gezinsvoogden voor alle gezinnen een plan van aanpak hebben, inclusief een actie-agenda. Multidisciplinaire afspraken/veiligheidseisen In het beleid staat dat wanneer de omstandigheden tijdens het traject veranderen, de gezinsvoogd een consultvraag dient neer te leggen bij het MDV om tot een inschatting van de veranderde omstandigheden en de gewijzigde middelen te komen. In de praktijk geven alle medewerkers aan dat zij bij een verhoogd risico voor de veiligheid van een kind een consultvraag neerleggen bij het MDV. Dit gebeurt naar eigen inzicht van de gezinsvoogd. Er zijn echter geen vaste momenten waarop de gezinsvoogd en de gedragswetenschapper de gehele caseload inhoudelijk doorspreken. Hierdoor is het multidisciplinair bespreken van afspraken of 16

17 veiligheidseisen afhankelijk van de individuele gezinsvoogd en kan het voorkomen dat een zaak alleen bij de start en de evaluatie inhoudelijk wordt besproken. 2.4 Overdracht Criterium De instelling gaat systematisch om met interne en externe overdrachten Indicatoren Schriftelijke informatie-uitwisseling over de risico s bij (interne en externe) overdracht Mondelinge/telefonische informatie-uitwisseling bij een verhoogd risico Afwezig Aanwezig Operationeel Onderbouwing Schriftelijke informatie-uitwisseling over de risico's bij (interne en externe) overdracht BJZ Groningen heeft een protocol voor zowel interne- en externe overdracht van de ondertoezichtstelling. In het beleid staat dat bij interne en externe overdracht van lopende ondertoezichtstellingen het dossier (inclusief het plan van aanpak met vastgestelde ontwikkelingsbedreigingen) wordt overgedragen. In het protocol voor interne overdracht staat verder dat een besluit tot interne overdracht in een MDV wordt genomen. Ook wordt het besluit geregistreerd en gemotiveerd in het contactjournaal. In de praktijk wordt gehandeld conform het beleid. Zaken worden zowel intern als extern altijd schriftelijk overgedragen. Overdrachten tijdens bijvoorbeeld vakanties zijn terug te vinden in de contactjournaals. De teamleider houdt toezicht op het overdragen van zaken en spreekt met een vertrekkende gezinsvoogd een caseload door. Als BJZ Groningen de uitvoering van een ondertoezichtstelling overdraagt naar een ander bureau jeugdzorg, dan dragen zij het hele dossier over. Mondelinge of telefonische informatie-uitwisseling bij een verhoogd risico In het beleid staat dat bij interne overdracht van lopende ondertoezichtstellingen de casus warm moet worden overgedragen. Zo nodig wordt de casus mondeling toegelicht en wordt er een overdrachtgesprek met cliënten gepland. Bij externe overdracht vindt de overdracht bij voorkeur plaats in een overdrachtsgesprek tussen de gezinsvoogden. In het beleid staan geen expliciete richtlijnen voor overdracht in hoog risicozaken beschreven. Er dient in alle gevallen, zonodig of bij voorkeur, een warme overdracht van de ondertoezichtstelling plaats te vinden. In de praktijk streven gezinsvoogden naar een mondelinge overdracht van zaken met een verhoogd risico maar door bijvoorbeeld tijdgebrek geven zij aan dat dit niet altijd te realiseren is. De wijze van interne overdracht is mede afhankelijk van de situatie waarin een gezinsvoogd vertrekt en van de 17

18 casus. In het overdrachtsgesprek dat de teamleider heeft met een vertrekkende medewerker komt men tot een prioriteitslijst, op basis van risico s voor het kind. Zaken met een verhoogd risico worden in principe direct overgedragen. Externe overdrachten vinden in de praktijk veelal schriftelijk plaats, soms met aanvullend telefonisch contact. 18

19 Hoofdstuk 3 Eindoordeel en aanbevelingen In dit hoofdstuk geeft de Inspectie jeugdzorg haar eindoordeel over de mate waarin BJZ Groningen systematisch risicomanagement toepast bij onder toezicht gestelde kinderen. Daarna volgt een aanbeveling aan BJZ Groningen en aan de provincie Groningen. 3.1 Eindoordeel De inspectie verwacht van bureaus jeugdzorg en landelijk werkende instellingen dat medewerkers geschoold zijn in het uitvoeren van risicomanagement, dat zij systematisch risico s voor de veiligheid van onder toezicht gestelde kinderen inschatten en dat zij deze vervolgens beperken. Daarnaast dient er systematisch informatie-overdracht plaats te vinden bij zowel interne overdrachten van een ondertoezichtstelling (binnen een instelling) als bij externe overdrachten (tussen instellingen). Het eindoordeel van de inspectie luidt dat BJZ Groningen risicomanagement onvoldoende systematisch toepast voor de kinderen die onder haar toezicht zijn gesteld. BJZ Groningen scoort 7 van de 12 indicatoren "operationeel" en voldoet daarmee onvoldoende aan de verwachting van de inspectie. Binnen de thema s risico s inschatten en risico s beperken is verbetering nodig. Bij deze thema s ziet de inspectie risico s voor de veiligheid van de onder toezicht gestelde kinderen. De thema s deskundigheidsbevordering en overdracht voldoen aan de verwachtingen van de inspectie. Verbetering is nodig binnen de volgende thema s: - het systematisch inschatten van risico s BJZ Groningen hanteert in de praktijk nog geen instrument om risico s in te schatten in een bepaalde casus. Hierdoor kan het zijn dat de veiligheid van de jeugdige niet gestructureerd en objectief wordt ingeschat. Daarnaast is het voor de gezinsvoogden niet duidelijk bij welke kernbeslissingen risico s opnieuw moeten worden ingeschat en is binnen de instelling geen vast overleg tussen de gezinsvoogd en de gedragswetenschapper. Hierdoor is teveel van de gezinsvoogd afhankelijk wanneer een casus multidisciplinair wordt besproken tijdens de ondertoezichtstelling en kan het voorkomen dat belangrijke beslissingen over de veiligheid van kinderen alleen genomen worden. - het systematisch beperken van risico's Binnen BJZ Groningen zijn geen vaste momenten waarop de gezinsvoogd en de gedragswetenschapper de gehele caseload inhoudelijk doorspreken. Hierdoor is het multidisciplinair bespreken en bewaken van afspraken of veiligheidseisen afhankelijk van de individuele gezinsvoogd. 19

20 Bij de 140 ondertoezichtstellingen die ten tijde van het onderzoek zijn ondergebracht bij de pool van vijf jeugdbeschermers kan door een verhoogde caseload slechts deels gewerkt worden conform de Deltamethode. Hier bestaat de kans dat veiligheidsrisico s van de kinderen op de wachtlijst in de praktijk onvoldoende worden beperkt. Positief is dat het vastleggen en bewaken van gemaakte afspraken met ouders systematisch gebeurt. Gezinsvoogden werken standaard met de actie-agenda van de Deltamethode en uit de contactjournaals blijkt dat zij de afspraken met ouders bewaken. De inspectie is positief over de volgende thema s: - deskundigheidsbevordering met betrekking tot risicomanagement Het merendeel van de gezinsvoogden en het middenkader zijn geschoold in risicomanagement via de Deltamethode. De praktijkbegeleiders zijn onder andere verantwoordelijk voor een methodische casuïstiekbespreking om de Deltamethode in de praktijk te ondersteunen. - systematische overdracht van ondertoezichtstellingen Bij zowel interne als externe overdracht wordt schriftelijk informatie uitgewisseld over de risico s, door middel van een overdracht van het dossier met daarin een risicotaxatie. In de praktijk streven gezinsvoogden ernaar mondeling/telefonisch informatie uit te wisselen, met name in zaken met een verhoogd risico. 3.2 Aanbevelingen De inspectie is van oordeel dat de bureaus jeugdzorg en landelijk werkende instellingen op operationeel niveau dienen te functioneren wat betreft de toepassing van risicomanagement. Aangezien dit bij BJZ Groningen nog niet bij alle indicatoren het geval is (7 van de 12 indicatoren zijn operationeel), beveelt de inspectie BJZ Groningen aan om ervoor te zorgen dat alle indicatoren (zoals aangegeven in het beoordelingskader) binnen een jaar operationeel zijn. De inspectie beveelt de provincie Groningen aan erop toe te zien dat BJZ Groningen hieraan voldoet. 20

21 Bijlage 1 Beoordelingskader Risicomanagement Op basis van het toetsingskader komt de inspectie tot haar oordeel over de kwaliteit van het handelen van de instellingen op de onderzochte thema s per indicator. De instelling krijgt een score voor elke indicator in één van de volgende drie categorieën 5 : - Afwezig; dit wil zeggen dat er geen beleid is of dat het aanwezige beleid zo onvolledig/onduidelijk is dat het beleid geen informatie geeft aan de medewerkers van de instelling die hen kan leiden; - Aanwezig; dit wil zeggen dat er volledig/duidelijk beleid is dat voldoende informatie geeft aan de medewerkers van de instelling die hen kan leiden; - Operationeel; dit wil zeggen dat het beleid voldoende is (zie hierboven onder "aanwezig") en dat de medewerkers in de instelling het beleid kennen en ernaar handelen; de score operationeel vooronderstelt dus dat het beleid voldoet aan de omschrijving onder "aanwezig". Toelichting op scoreclassificaties per indicator6 Thema Deskundigheidsbevordering Criterium; BJZ/LWI voorziet in deskundigheidsbevordering van medewerkers m.b.t. risicomanagement Indicator Afwezig Aanwezig Operationeel Minimale criteria 1. Medewerkers zijn geschoold in de uitvoering van risicomanagement. Het beleid beschrijft niet dat medewerkers geschoold worden in het uitvoeren van risicomanagement, dan wel de omschrijving is onvolledig/onduidelijk. In het beleid staat dat medewerkers geschoold worden in het uitvoeren van risicomanagement. Medewerkers zijn geschoold in het uitvoeren van risicomanagement. Minimaal 90% van de gezinsvoogden die langer dan een jaar in dienst zijn. Er is een opleidingsplan. 5 De inspectie verwacht niet dat de instellingen het niveau geborgd hebben bereikt voor de toepassing van risicomanagement. De implementatie van risicomanagement (meestal als onderdeel van de implementatie van de Deltamethode) is bij de meeste instellingen namelijk nog gaande of pas recent afgerond. Geborgd houdt in dat leidinggevenden in de instelling zorgen voor informatie, controle en bijsturing van de medewerkers én zorgen dat het beleid en de uitvoering periodiek geëvalueerd en zo nodig verbeterd wordt, dus dat de instelling op instellingsniveau leert van haar ervaringen; hiervoor is het nodig dat op onderdelen geregistreerd wordt wat er gebeurt. De score geborgd vooronderstelt dat het beleid voldoet en dat de medewerkers het beleid in de praktijk brengen. 6 De score van BJZ Groningen per criterium is vetgedrukt. 21

22 Thema Risico s inschatten Criterium: De instelling voert risico-inschattingen systematisch uit Indicator Afwezig Aanwezig Operationeel Minimale criteria 1.Risico-inschattingen volgens standaard werkwijze 2. Vaste momenten waarop risicoinschattingen plaatsvinden 3. Criteria om risico s opnieuw in te schatten buiten de vaste momenten 4. Multidisciplinaire besluitvorming bij risicoinschattingen Het beleid beschrijft niet hoe risico-inschattingen standaard plaatsvinden tijdens de ots, en hoe hierbij een gestandaardiseerd instrument te gebruiken, dan wel de omschrijving is onvolledig/ onduidelijk. Het beleid beschrijft niet op welke vaste momenten risicoinschattingen plaatsvinden tijdens de ondertoezichtstelling, dan wel de omschrijving is onvolledig/onduidelijk. Het beleid beschrijft niet de criteria op grond waarvan risico s opnieuw moeten worden ingeschat buiten deze vaste momenten dan wel de omschrijving is onvolledig/ onduidelijk. Het beleid beschrijft niet hoe bij risico-inschattingen multidisciplinaire besluitvorming plaatsvindt, dan wel de omschrijving is onvolledig/ onduidelijk. Het beleid beschrijft hoe risico-inschattingen standaard plaatsvinden tijdens de ots, in ieder geval hoe hierbij een gestandaardiseerd instrument te gebruiken. Het beleid beschrijft op welke momenten risico-inschattingen standaard plaatsvinden tijdens de ots. Het beleid beschrijft de criteria op grond waarvan risico s opnieuw moeten worden ingeschat buiten de vaste momenten. Het beleid beschrijft hoe bij risico-inschattingen multidisciplinaire besluitvorming plaatsvindt Medewerkers weten hoe risicoinschattingen tijdens de ots moeten plaatsvinden en hoe hierbij een gestandaardiseerd instrument te gebruiken en werken overeenkomstig. Medewerkers weten op welke momenten risicoinschattingen tijdens de ots moeten plaatsvinden en werken overeenkomstig. Medewerkers kennen deze criteria en werken overeenkomstig. Medewerkers weten hoe bij risico-inschattingen multidisciplinaire besluitvorming plaatsvindt en werken overeenkomstig. - Actief informatie verzamelen: in ieder geval betrekken (formeel en informeel) netwerk - Kind zelf zien - Gestandaardiseerd instrument Vaste momenten, in ieder geval: - Bij aanvang ots - Bij aanvraag verlenging of beëindiging ots/ bij evaluatie pva - Bij life-events, (bijvoorbeeld wisseling samenstelling gezin; verhuizing). - Bij signalen, meldingen van onveiligheid, kindermishandeling - Bij aanvraag en beëindiging uhp Gezinsvoogden: brengen iedere risicoinschatting in mdo in. Gedragsdeskundigen/ teamleiders/ praktijkleiders bewaken dat: - Risico-inschattingen multidisciplinair worden besproken 22 Zichtbaar in kinddossiers: - Minimaal: risico-inschatting besproken met praktijkleider/ teamleider, naast de gezinsvoogd - Bij voorkeur: risico-inschatting

23 besproken met een gedragsdeskundige, naast de gezinsvoogd 5. Vastleggen van risicoinschattingen Het beleid beschrijft niet hoe uitkomsten van risicoinschattingen in de dossiers worden vastgelegd, dan wel de omschrijving is onvolledig/ onduidelijk. Het beleid beschrijft hoe uitkomsten van risicoinschattingen in de dossiers worden vastgelegd. Medewerkers weten hoe de uitkomsten van de risicoinschattingen vastgelegd moeten worden in de dossiers en werken overeenkomstig. Gezinsvoogden leggen risicoinschattingen, inclusief een eindoordeel, vast in de dossiers. Gedragsdeskundigen/ teamleiders/ praktijkleiders: bewaken dat risicoinschattingen, inclusief een eindoordeel, in de dossiers worden vastgelegd Zichtbaar in kinddossiers: - Welke risico s - Eindoordeel: hoe bedreigend Thema Risico s beperken Criterium: De instelling handelt systematisch bij het beperken van risico s Indicator Afwezig Aanwezig Operationeel Minimale criteria 1. Richtlijnen hoe te handelen bij verhoogd risico voor de veiligheid Het beleid beschrijft niet hoe te handelen bij een verhoogd risico voor de veiligheid van het kind en/of (een vermoeden van) kindermishandeling, dan wel de omschrijving is onvolledig/ onduidelijk. Het beleid beschrijft hoe te handelen bij een verhoogd risico. De medewerkers weten hoe te handelen bij een verhoogd risico en werken overeenkomstig. Gezinsvoogden handelen conform de richtlijnen bij een verhoogd risico voor het kind en/of (een vermoeden van) kindermishandeling. Gedragswetenschappers/teamleiders/ praktijkleiders bewaken het handelen bij een verhoogd veiligheidsrisico conform richtlijnen. Conform richtlijnen: - Handelen bijstellen nav risicotaxatie. - Actief betrekken en activeren opvoeders en (formeel en informeel) netwerk. 23

24 2. Maken en vastleggen van afspraken/eisen t.a.v. de veiligheid kind Het beleid beschrijft niet dat bij geconstateerde veiligheidsrisico s afspraken/eisen t.a.v. de veiligheid van het kind worden gemaakt/gesteld en worden vastgelegd in de dossiers, dan wel de omschrijving is onvolledig/onduidelijk. Het beleid beschrijft dat bij geconstateerde veiligheidsrisico s afspraken/eisen t.a.v. de veiligheid van het kind worden gemaakt/gesteld en worden vastgelegd in de dossiers. Medewerkers weten dat bij geconstateerde risico s afspraken moeten worden gemaakt/eisen moeten worden gesteld t.a.v. de veiligheid van het kind, dat deze moeten worden vastgelegd in de dossiers en werken overeenkomstig. Gezinsvoogden maken concrete afspraken/stellen concrete eisen t.a.v. de veiligheid van het kind en leggen deze vast in het dossier. Gedragswetenschappers/ teamleiders/ praktijkleiders bewaken dat concrete afspraken worden gemaakt/ concrete eisen worden gesteld t.a.v. de veiligheid van het kind en dat deze worden vastgelegd in dossiers. Opvoeders (schriftelijk) informeren over afspraken. 3. Bewaken van het nakomen van gemaakte afspraken/veiligheidseisen Het beleid beschrijft niet dat gemaakte afspraken/eisen t.a.v. de veiligheid van het kind worden bewaakt, dan wel de omschrijving is onvolledig/ onduidelijk Het beleid beschrijft dat gemaakte afspraken/eisen t.a.v. de veiligheid van het kind worden bewaakt. Medewerkers weten dat gemaakte afspraken/eisen t.a.v. de veiligheid van het kind moeten worden bewaakt en werken overeenkomstig. Gezinsvoogden bewaken het nakomen van de gemaakte afspraken/eisen. Gedragswetenschappers/ teamleiders/ praktijkleiders zien hier op toe. 4. Multidisciplinaire afspraken/veiligheidseisen Het beleid beschrijft niet hoe bij geconstateerde veiligheidsrisico s afspraken over het handelen multidisciplinair gemaakt moeten worden, dan wel de omschrijving is onvolledig/onduidelijk. Het beleid beschrijft hoe bij geconstateerde veiligheidsrisico s afspraken multidisciplinair gemaakt worden. Medewerkers weten hoe bij geconstateerde veiligheidsrisico s afspraken over het handelen multidisciplinair gemaakt moeten worden en werken overeenkomstig. Gezinsvoogden betrekken de gedragswetenschappers/teamleiders/ praktijkleiders bij de besluitvorming. Gedragswetenschappers/ teamleiders/ praktijkleiders bewaken dat bij geconstateerde veiligheidsrisico s afspraken/eisen t.a.v. de veiligheid van het kind multidisciplinair worden gemaakt. 24

25 Thema Overdracht Criterium: De instelling gaat systematisch om met interne en externe overdrachten Indicator Afwezig Aanwezig Operationeel Minimale criteria 1. Schriftelijk informatie uitwisseling over de risico s bij interne en externe overdracht Het beleid beschrijft niet dat bij interne of externe overdracht schriftelijk informatie moet worden uitgewisseld over risico s en wat er gedaan is om deze te beperken, dan wel de omschrijving is onvolledig/ onduidelijk. Het beleid beschrijft dat bij interne of externe overdracht schriftelijk informatie moet worden uitgewisseld over de risico s en wat er gedaan is om deze te beperken. Medewerkers weten dat bij interne/externe overdracht schriftelijk informatie moet worden uitgewisseld over de risico s en wat er gedaan is om deze te beperken en werken overeenkomstig. Gezinsvoogden weten dat bij overdracht schriftelijk informatie moet worden uitgewisseld over de risico s en wat er gedaan is om die te beperken en handelen overeenkomstig. Gedragswetenschappers/ teamleiders/ praktijkleiders bewaken dat bij overdracht schriftelijk informatie wordt uitgewisseld over de risico s en wat er gedaan is om deze te beperken. 2. Mondelinge of telefonische informatieuitwisseling over de risico s bij een verhoogd risico Het beleid beschrijft niet dat bij een verhoogd risico mondeling/ telefonisch informatie over de risico s en de ondernomen/te ondernemen acties wordt uitgewisseld, dan wel de omschrijving is onvolledig/ onduidelijk. In het beleid staat dat bij een verhoogd risico mondeling/ telefonisch informatie over de risico s en de ondernomen/te ondernemen acties wordt uitgewisseld. Medewerkers weten dat bij een verhoogd risico mondeling/ telefonisch informatie moet worden uitgewisseld over de risico s en de ondernomen/te ondernemen acties en werken overeenkomstig. Gezinsvoogden weten dat bij een verhoogd risico mondeling of telefonisch informatie over de risico s en de ondernomen/te ondernemen acties moet worden uitgewisseld en handelen overeenkomstig. Gedragswetenschappers/ teamleiders/ praktijkleiders bewaken dat bij een verhoogd risico mondeling of telefonisch informatie over de risico s en de ondernomen/te ondernemen acties wordt uitgewisseld. 25