Referentiewerkmodel. Samenwerking Raad voor de Kinderbescherming en Bureaus Jeugdzorg rond het Casusoverleg Bescherming (COB)

Transcriptie

1 Referentiewerkmodel Samenwerking Raad voor de Kinderbescherming en Bureaus Jeugdzorg rond het Casusoverleg Bescherming (COB) Vastgesteld in het Bestuurlijk Overleg Beter Beschermd op 6 mei 2009

2 Inhoud 1. Algemene toelichting op dit document 3 2. Mijlpaal 1 Start keten 6 3. Mijlpaal 2 Start casusoverleg bescherming 9 4. Mijlpaal 3 Start onderzoek Mijlpaal 4 Start rechtsgang Mijlpalen 5 en 6 Start maatregel en einde keten 15 Samenwerking Raad, BJZ rond Casusoverleg Bescherming. Referentiewerkmodel, 6 mei

3 1 Algemene toelichting op dit document 1.1 Doel van dit document Het casusoverleg bescherming (COB) is het cruciale instrument van het programma Beter Beschermd. Het COB levert een belangrijke bijdrage aan de doelen van het programma Beter Beschermd, namelijk het verkorten van de doorlooptijden binnen de keten en het garanderen van de bescherming tijdens deze fase. Doel van dit document is het verlenen van een eenduidige, inhoudelijke basis voor implementatie van het COB. Hiertoe worden schematisch weergegeven en beschreven: de mijlpalen, termijnen, samenwerkingsmomenten in en rond het COB. Het gaat hierbij om de beschrijving van het reguliere casusoverleg Bescherming: vanaf het moment van het spoorbesluit tot en met het contact tussen cliënt en gezinsvoogd. VOTS en crisiszaken zijn in deze procedure niet meegenomen omdat daarover niet op het COB wordt besloten. Wel is het wenselijk dat wanneer zo n zaak speelt of heeft gespeeld, dit in aansluiting op het COB wordt gemeld. Ook kan het moment van samenkomst worden benut voor consultatie, voorafgaand aan of aansluitend op het COB. Het COB zelf is vooral bedoeld om snel en effectief te beslissen over het in onderzoek nemen van een zaak en duidelijkheid te krijgen over welke informatie nog nodig is, in het kader van parallel werken. Het COB wordt ondersteund door het informatiesysteem COBOS. In dit document wordt globaal ingegaan op de plaats die COBOS inneemt in het proces, voor de werking van COBOS wordt verwezen naar de daarvoor specifiek opgestelde en beschikbare handleidingen. Dit document is in de vergadering van het Bestuurlijk Overleg Beter Beschermd op 6 mei 2009 vastgesteld. Het is nadrukkelijk de bedoeling om bijstellingen in dit document in deze fase van de implementatie mogelijk te maken aan de hand van de ervaringen met het COB. Zo zijn in dit document nog niet beschreven of, en zo ja welke specifieke rol het COB (voorzitter en/of secretaris) moet hebben bij het bewaken van de planning en de termijnen rond de aansluitingsmomenten, hoe de optimale personele invulling eruit zou kunnen zien en op welke wijze kwaliteitsnormen in het referentiewerkmodel moeten terugkomen. Deze ontwikkelingen moeten de komende maanden hun beslag krijgen onder meer op basis van input vanuit de casusoverleggen zelf. Besluitvorming hierover zal plaatsvinden in het Bestuurlijk Overleg Beter Beschermd. Daarna zal op basis van de besluitvorming dit referentiewerkmodel zo nodig worden bijgesteld. Samenwerking Raad, BJZ rond Casusoverleg Bescherming. Referentiewerkmodel, 6 mei

4 1.2 Wijze van vastleggen (in de bijlage is dit schema op groot formaat weergegeven) Overzicht met termijnen, op basis van document werkwijze in de jeugdbeschermingsketen 1 Start keten Start COB Start onderzoek 2 3 Start rechtsgang 4 start maatregel 5 6 Einde keten BJZ 1 Spoorbesluit/ Start keten < 1 week 2 Persoonlijk contact Spoorbes 5 dagen 6 Contact met client RvdK COB < 1 week Uitvoeren casusoverleg 1 Besluit wel/geen onderzoek Samenwerking begeleiding client 6 weken Uitvoeren onderzoek 4 Indienen rekest 5 rechter < 2 maanden = 8,5 weken < 3 weken Uitspraak rechter In bovenstaand schema zijn weergegeven de beslismomenten, mijlpalen, de samenwerkingsmomenten en de termijnen rond en tijdens het Casusoverleg bescherming. Mijlpalen indiceren begin en einde van belangrijke termijnen en zijn weergegeven Start COB in de vorm van: Actie/beslismomenten zijn acties of beslissingen van één actor binnen de keten en zijn weergegeven als: Samenwerkingsmomenten zijn acties die door actoren binnen de keten uitgevoerd Bespreken in COB moeten worden. Ze zijn aangegeven in de vorm van: 3 Samenwerking Raad, BJZ rond Casusoverleg Bescherming. Referentiewerkmodel, 6 mei

5 Termijnen zijn de tijdperiodes tussen de mijlpalen, waarover wettelijke richtlijnen bestaan, of waarover afspraken zijn gemaakt. De termijnen zijn weergegeven als groene pijlen: 5 dagen Het schema en beschrijvingen zijn gebaseerd op: - Afstemming Werkwijze Werkt in de Jeugdbeschermingsketen; project Afstemming werkwijze in de keten, januari Gesprekken met betrokken medewerkers van de Raad en de MOgroep jeugdzorg. Alle termijnen, eisen etc. in dit document zijn in lijn met hetgeen beschreven is in het document afstemming Werkwijze werkt in de jeugdbeschermingsketen. Uitzondering hierop zijn 2 termijnen, waarover aanvullende afspraken in het BOBB zijn gemaakt: - De termijn tussen besluit tot onderzoek en afronden onderzoek kan 6 weken zijn. In het document afstemming Werkwijze werkt in de jeugdbeschermingsketen staat nog genoemd maximaal 4 weken. - Voor de termijn tussen onderzoek afgerond en uitspraak rechter staat in het document afstemming Werkwijze werkt in de jeugdbeschermingsketen maximaal 2 weken genoemd, dat moet 3 weken zijn. In de volgende hoofdstukken worden alle onderdelen van bovenstaand schema beschreven en toegelicht. Samenwerking Raad, BJZ rond Casusoverleg Bescherming. Referentiewerkmodel, 6 mei

6 2 Mijlpaal 1: Start keten Mijlpaal 1 valt samen met: Actie/beslismoment 1: het spoorbesluit/start keten Tussen mijlpaal 1 en 2 valt: Actie/beslismoment 2: persoonlijk contact spoorbesluit Algemene toelichting. Het spoorbesluit is een besluit genomen door Bureau Jeugdzorg. Het nemen van het spoorbesluit valt gelijk met de start van de keten. Zo snel mogelijk daarna dient BJZ de cliënt persoonlijk op de hoogte te hebben gesteld van het spoorbesluit. Het persoonlijk contact spoorbesluit dient plaats te vinden: - voordat informatie over cliënt in COBOS is ingevoerd of op andere wijze aan de Raad is verstrekt; - voordat bespreking in het COB plaatsvindt; - maximaal binnen één week na het nemen van het spoorbesluit. Onafhankelijk van het spoorbesluit/casusoverleg zal een onderzoek door de Raad ook gestart worden wanneer: - een VOTS is uitgesproken; - de Raad besluit broers/zussen in het lopende onderzoek op te nemen; - de Raad ambtshalve besluit een zaak in onderzoek te nemen. Een VOTS en ambtshalve besluit onderzoek door de Raad zijn geen onderwerp van bespreking in het casusoverleg; het is wel wenselijk dat de Raad een melding naar BJZ doet dat het onderzoek is gestart, zodat de BJZ op de hoogte is van de laatste status van een jeugdige. Er zal nog besluitvorming in het BOBB plaatsvinden of deze zaken zullen worden ingevoerd in COBOS. In het schema met termijnen is, ten behoeve van de overzichtelijkheid, alleen het proces via het spoorbesluit BJZ getoond. Nummer: 1 Naam: Spoorbesluit BJZ Algemene toelichting Actor Het spoorbesluit is een besluit van BJZ, dat direct moet worden genomen nadat BJZ heeft vastgesteld dat de jeugdige zich in een voor zijn ontwikkeling bedreigende situatie bevindt. In het kader van de afspraken over doorlooptijden wordt het spoorbesluit zo mogelijk nog op dezelfde dag genomen. Landelijk voorgeschreven Medewerker BJZ die hiervoor mandaat heeft. Het spoorbesluit wordt genomen door BJZ op grond van: Signaal derden of ouders/verzorgers zelf; Samenwerking Raad, BJZ rond Casusoverleg Bescherming. Referentiewerkmodel, 6 mei

7 Informatie verkregen tijdens traject vrijwillige hulpverlening of JR of een JB maatregel voor leden gezin van cliënt. Alternatieve stroom Ambtshalve besluit tot onderzoek door Raad; Ambtshalve besluit tot onderzoek door Raad inzake broer/zus(sen) van jeugdige; VOTS. Precondities /eisen aan kwaliteit Input - Postcondities - Output COBOS/IJ 1 Risicotaxatie uitgevoerd conform VIB. Indien een LWI reeds betrokken is in het gezin of bij de cliënt, of het duidelijk is dat het een cliënt zal gaan worden van een LWI, wordt contact gelegd met de betreffende LWI en een medewerker van de instelling uitgenodigd voor het COB 1. Spoorbesluit ingevoerd in IJ casus wordt aangemaakt in COBOS 2. Spoorbesluit (datum + aard + door wie genomen ) wordt vastgelegd in COBOS Relaties - Specifieke eisen Eisen BJZ: Spoorbesluit wordt binnen BJZ genomen in multidisciplinair overleg, waar minimaal aanwezig is één leidinggevende en /of gedragswetenschapper. Het spoorbesluit omvat in ieder geval de volgende gegevens/documenten/informatie: de minimale set gegevens uit het landelijke toetsingkader van de Raad voor de Kinderbescherming. Overige zaken Spoorbesluit is het startpunt van de Jeugdbeschermingsketen Beslismoment 2 Naam Persoonlijk contact spoorbesluit Algemene toelichting Definitie: persoonlijk contact spoorbesluit is het contact dat plaatsvindt zo snel mogelijk na het nemen van het spoorbesluit met het doel om de cliënt te informeren over: - het genomen spoorbesluit en - de procedure die volgt en - om te vragen of cliënt eventueel bereid is vrijwillig hulp te aanvaarden. Actor Alternatieve stroom - Precondities - Input - Het persoonlijk contact spoorbesluit is zo mogelijk face to face, anders telefonisch, als dat niet mogelijk is schriftelijk. Het persoonlijk contact spoorbesluit moet worden gelegd door: - medewerker BJZ, contactpersoon van cliënt of - medewerker LWI, contactpersoon van de cliënt Landelijk Contactpersoon van cliënt, medewerker BJZ of LWI Contact indien mogelijk face to face, anders telefonisch, Indien face to face of telefonisch contact niet mogelijk is, kan het op de hoogte stellen van cliënt schriftelijk gebeuren. Postcondities - Output Wordt geregistreerd in IJ, in het contactjournaal. 1 In COBOS wordt het moment van aanmelding van een jeugdige als mijlpaal 0 geregistreerd; het moment van het spoorbesluit is in COBOS opgenomen onder gebeurtenis 2. Samenwerking Raad, BJZ rond Casusoverleg Bescherming. Referentiewerkmodel, 6 mei

8 Relaties - Specifieke eisen - Overige zaken - Samenwerking Raad, BJZ rond Casusoverleg Bescherming. Referentiewerkmodel, 6 mei

9 3 Mijlpaal 2: Start casusoverleg bescherming (COB) Mijlpaal 2: start COB is zo snel mogelijk na het spoorbesluit BJZ, in elk geval binnen een week daarna. Tussen mijlpaal 2 en mijlpaal 3 vallen: Samenwerkingsmoment 1: uitvoeren casusoverleg Termijn: start keten en start COB Termijn: start keten en persoonlijk contact spoorbesluit Samenwerkingsmoment 1 Naam Uitvoeren Casusoverleg Algemene toelichting Termijn: Start keten start COB Termijn: Start keten persoonlijk contact spoorbesluit Met uitvoeren Casusoverleg wordt bedoeld het bespreken in de bijeenkomst van het casusoverleg Vanaf de start keten (nemen spoorbesluit) wordt de zaak besproken in de eerstvolgende bijeenkomst van het casusoverleg. Maximaal mag tussen start keten en deze bijeenkomst een week tijdsduur zitten. - BJZ dient de cliënt over het spoorbesluit onmiddellijk te informeren. In elk geval moet vermeden worden dat de zaak van de cliënt besproken wordt in het COB voordat de cliënt over het spoorbesluit geïnformeerd is. Doelen - het gezamenlijk eens worden over de vraag wel of geen besluit tot onderzoek; het bespreken van de vraag hoe de veiligheid van de jeugdige geborgd kan worden tot einde keten; - maken planning die ertoe leidt, dat de bedreigde jeugdige zo snel mogelijk beschermd wordt; - het gezamenlijk bezien en afspraken maken over wie welke informatie aanlevert en wanneer (in het kader van parallel werken). Hoewel dit geen doel is van het casusoverleg, is altijd overwogen de urgentie van een justitiële interventie (wel of geen crisis /VOTS); in crisisgevallen gaat de zaak niet (eerst) langs het casusoverleg. Actoren Alternatieve stroom Precondities Landelijk voorgeschreven regionaal nader in te vullen In elke bijeenkomst van het COB zijn aanwezig: - één of meer vertegenwoordigers van de Raad, - één of meer vertegenwoordigers van BJZ of daartoe door BJZ of Raad uitgenodigd, een medewerker van een LWI, Waarbij minimaal één vertegenwoordiger van de Raad gemandateerd is om de beslissing tot onderzoek te nemen. Acceptatie Verzoek tot raadsonderzoek Bespreken aanleiding tot beschermingstraject (casus op kindsignalen, context, risico s en bedreigingen) Casus retour BJZ (wordt daarmee afgesloten in COBOS). Eén vertegenwoordiger van de Raad in het casusoverleg is gemandateerd om Samenwerking Raad, BJZ rond Casusoverleg Bescherming. Referentiewerkmodel, 6 mei

10 de beslissing tot onderzoek te nemen Voorbereiding en Input BJZ levert de volgende informatie aan op of zo mogelijk vóór het casusoverleg: 1. informatie die behoort tot het spoorbesluit i.c. ingevuld meldingsformulier volgens model Verzoek Raadsonderzoek (zie landelijk toetsingskader); 2. Alle aanvullende informatie die beschikbaar is over de cliënt of -systeem. Deze informatie wordt via COBOS beschikbaar gesteld; zo mogelijk in PDF-format met handtekening. Postcondities -- COBOS 2 Agendering van de casus voor de COB via COBOS en in COBOS de uitkomst van het COB Relaties Specifieke eisen Overige zaken 2 In COBOS wordt het agenderen van de casus voor het COB onder gebeurtenis 3 en het besluit van het COB onder gebeurtenis 4 geregistreerd. Samenwerking Raad, BJZ rond Casusoverleg Bescherming. Referentiewerkmodel, 6 mei

11 4 Mijlpaal 3: Start onderzoek Mijlpaal 3, start onderzoek valt samen met het besluit wel geen onderzoek door de Raad. (Actie/beslismoment 3): Tussen mijlpaal 3 en mijlpaal 4 vallen: Samenwerkingsmoment 2: samenwerking begeleiding cliënt. Actie/beslismoment 3: uitvoeren onderzoek (door de Raad) Termijn: de duur van het onderzoek is maximaal 6 weken. Beslismoment 3 Naam Besluit wel /geen onderzoek Algemene toelichting Mijlpaal en termijn Doelen Actoren Alternatieve stroom Precondities Input Postcondities COBOS Relaties Specifieke eisen Overige zaken Op grond van de beschikbare informatie neemt de Raad tijdens de bijeenkomsten van het COB het een besluit wel/geen onderzoek. Vanaf het moment besluit onderzoek, start de periode uitvoeren onderzoek Het doel van het besluit onderzoek is het starten van de onderzoeksfase. Landelijk de medewerker van de Raad die gemandateerd is tot het nemen van het besluit wel geen onderzoek. Er wordt besloten tot het niet uitvoeren van een onderzoek; zaak gaat retour BJZ (wordt daarmee afgesloten in COBOS). In het geval later alsnog in de betreffende casus een raadsonderzoek wenselijk is, wordt deze zaak door BJZ opnieuw d.m.v. een nieuw spoorbesluit aanhangig gemaakt. Het besluit wordt geregistreerd in COBOS. Samenwerkingsmoment 2 Naam Samenwerking begeleiding cliënt Samenwerking begeleiding client 2 Algemene toelichting Tijdens de periode samenwerking begeleiding cliënt is BJZ verantwoordelijk voor begeleiding en borgen van de veiligheid van de cliënt: Samenwerking Raad, BJZ rond Casusoverleg Bescherming. Referentiewerkmodel, 6 mei

12 Mijlpaal en termijn Doelen Actoren Alternatieve stroom 3 Precondities Input Postcondities COBOS Tijdens de onderzoekfase is het uitvoeren van het onderzoek en het verzamelen van informatie hiervoor eenduidig de verantwoordelijkheid van de Raad. De periode samenwerking begeleiding cliënt begint bij start keten en loopt door tot einde keten, vanaf de uitspraak rechter. Deze periode duurt 2 maanden (8,5 weken) en zo nodig langer Het borgen van de veiligheid van de cliënt in de periode vanaf de start tot einde keten. Landelijk BJZ of LWI en Raad Indien de veiligheid van de cliënt in gevaar is kan op elk moment besloten worden tot het aanvragen van een VOTS met uithuisplaatsing bij de rechter (zie alternatieve stroom bij 2. start keten). Het onderzoek van de Raad gaat in dat geval meteen van start of indien al gestart, wordt afgerond zoals gepland. De Raad zal hiervan melding maken in het COB. In COBOS worden aanvullende afspraken mbt verdeling verantwoordelijkheid tussen Raad en BJZ/LWI vastgelegd. Relaties Specifieke eisen Overige zaken Actie/beslismoment 3 Naam Uitvoeren onderzoek Algemene toelichting Nadat op het COB is besloten tot een onderzoek, zal de Raad een onderzoek naar de noodzaak van een maatregel uitvoeren. Mijlpaal en termijn Volgens afspraak heeft de Raad voor het onderzoek een periode van 6 weken. Doelen Actoren Alternatieve stroom Het doel van onderzoek door de Raad is vaststellen of er wel of geen gronden zijn voor het indienen van een rekest voor een maatregel. Landelijk De Raad Uitvoeren onderzoek van de Raad. Alternatieve stromen zijn: - onderzoek tijdens VOTS/crisis-situaties - Ambtshalve kinderen 3 In het landelijk toetsingskader is afgesproken dat BJZ tijdens het onderzoek van de Raad verantwoordelijk is voor de veiligheid van het kind; mocht dit op enig moment tijdens het onderzoek in het geding zijn dan meldt BJZ dit aan de raad en kan de Raad besluiten tot een (V)OTS. Samenwerking Raad, BJZ rond Casusoverleg Bescherming. Referentiewerkmodel, 6 mei

13 Precondities Input Postcondities COBOS Relaties Specifieke eisen Overige zaken Voor het onderzoek maakt de Raad gebruik van de informatie verzameld tijdens de voorliggende fases (vanaf start keten tot start onderzoek). Indien deze informatie feitelijk en actueel is, wordt deze zonder check overgenomen. Indien de Raad tijdens het onderzoek tot de conclusie komt dat een gezinsvoogd van een LWI passender is voor de betrokken cliënt, neemt de Raad daartoe contact op met de LWI en meldt dit aan BJZ. Samenwerking Raad, BJZ rond Casusoverleg Bescherming. Referentiewerkmodel, 6 mei

14 5 Mijlpaal 4: Start rechtsgang Mijlpaal 4 valt samen met actie/beslismoment: 4. indienen rekest Actie/beslismoment 4 Naam Indienen rekest Algemene toelichting Mijlpaal en termijn Doelen Actoren Alternatieve stroom Precondities Input Postcondities COBOS 5 Relaties Specifieke eisen Overige zaken Doel van het onderzoek van de Raad is het nemen van de beslissing wel of niet indienen rekest voor een maatregel. Met het afronden van het onderzoek zal de Raad, bij een positief besluit, meteen een rekest indienen bij de rechter. Doel van het afgeronde onderzoek van de Raad is te komen tot een gewogen beslissing voor wel of niet indienen rekest voor een maatregel bij de rechtbank. Het afgeronde onderzoek bevat voor de rechtbank relevante achtergrond informatie op basis waarvan de rechtbank het rekest al dan niet zal toewijzen landelijk De Raad neemt de beslissing wel of niet indienen van een rekest voor een maatregel. Indienen rekest 4 De Raad neemt de beslissing tot niet indienen van een rekest en stelt BJZ daarvan in kennis. Wordt ingevoerd in COBOS 4 In het kader van het vervolgtraject zal worden bezien of in de aansluiting Raad ZM mogelijkheden zijn om de appointering van zaken te vergemakkelijken; deze mogelijkheden zullen alsdan worden opgenomen in de beschrijving van het proces. 5 In COBOS wordt het rapport en het indienen van het rekest onder de gebeurtenissen 6 en 5 geregistreerd. Samenwerking Raad, BJZ rond Casusoverleg Bescherming. Referentiewerkmodel, 6 mei

15 6 Mijlpalen 5 en 6: Start maatregel en einde keten Mijlpaal 5 valt samen met Actie/beslismoment 5: uitspraak rechter. Maximaal 5 dagen na de uitspraak van de rechter dient Actie/beslismoment 6: contact met cliënt door BJZ plaats te vinden. Op het moment dat BJZ contact heeft met de cliënt is de keten geëindigd. Actie/beslismoment 5 Naam Uitspraak rechter Algemene toelichting Mijlpaal en termijn Doelen Actoren Alternatieve stroom Precondities Input Postcondities COBOS 6 Relaties Specifieke eisen Overige zaken Op basis van het rekest wordt de zaak op de zitting geplaatst en de cliënten opgeroepen voor een zitting. Op de zitting beslist de rechter over het verzoek. Voor de periode tussen het indienen van een rekest en de uitspraak van de rechter kan een periode van 3 weken zitten. Deze termijn van 3 weken hangt samen met de wettelijke plicht dat een cliënt 2 weken voorafgaand aan de rechtszitting een oproep ontvangen moet hebben. Hierdoor is deze termijn minimaal 2 weken en zal zelden korter zijn dan 3 weken. Rechterlijk vonnis op basis waarvan BJZ een gezinsvoogd kan toewijzen aan de cliënt landelijk De rechter beslist tot het al dan niet toewijzen van het verzoek De rechter wijst het verzoek af De datum van de zitting, de uitspraak en de datum van de beschikking worden in COBOS ingevoerd. Actie/beslismoment 7 Naam Contact met cliënt Algemene toelichting Indien de rechter besluit tot een maatregel wordt de hulpverlening gestart volgens protocol BJZ. 6 Deze data worden in COBOS geregistreerd onder de gebeurtenissen 7, 8 en 9. Samenwerking Raad, BJZ rond Casusoverleg Bescherming. Referentiewerkmodel, 6 mei

16 Mijlpaal en termijn Doelen Actoren Alternatieve stroom Precondities Input Postcondities COBOS Relaties Specifieke eisen Overige zaken De keten is hiermee ten einde. Binnen 5 dagen na de uitspraak van de rechter heeft een medewerker BJZ persoonlijk contact met cliënt. Start van de hulpverlening Landelijk BJZ, medewerker die is aangewezen als contactpersoon voor cliënt. Indien cliënt niet traceerbaar is. Is hier nog registratie in COBOS? Samenwerking Raad, BJZ rond Casusoverleg Bescherming. Referentiewerkmodel, 6 mei

17 Overzicht met termijnen, op basis van document werkwijze in de jeugdbeschermingsketen 1 Start keten Start COB Start onderzoek 2 3 Start rechtsgang 4 start maatregel 5 Einde keten 6 BJZ 1 Spoorbesluit/ Start keten < 1 week 2 Persoonlijk contact Spoorbes 5 dagen 6 Contact met client RvdK COB < 1 week Uitvoeren casusoverleg 1 Besluit wel/geen onderzoek Samenwerking begeleiding client 6 weken Uitvoeren onderzoek 4 Indienen rekest 5 rechter < 2 maanden = 8,5 weken < 3 weken Uitspraak rechter Samenwerking Raad, BJZ rond Casusoverleg Bescherming. Referentiewerkmodel, 6 mei