Handreiking gemeentelijke informatiepositie

Transcriptie

1 oktober 2015, RIEC Den Haag Regionaal Informatie en Expertise Centrum (RIEC) Den Haag

2 1. Handreiking gemeentelijke informatiepositie Doel van deze handreiking is gemeenten handvatten te bieden op welke wijze de informatiehuishouding en informatiepositie het meest effectief kan worden georganiseerd en waar nodig worden versterkt. Op basis van het in deze handreiking opgenomen stappenplan kan door gemeenten naar een gestructureerde informatiehouding en -positie worden toegewerkt. Voorgesteld wordt om dit stappenplan thematisch uit te werken en te beginnen met een versterking van de informatiepositie op het terrein van (on)veiligheid. Indien de werkwijze praktisch toepasbaar blijkt, kan deze worden uitgebreid naar andere gemeentelijke sectoren. Inleiding Gemeenten hebben met allerlei aspecten van veiligheid te maken, waaronder de verschillende verschijningsvormen van sociale veiligheid, zoals criminaliteit en problemen op het terrein van de openbare orde. Om vormen van de betreffende onveiligheid effectief aan te pakken, is informatie een noodzakelijk middel. De gemeente beschikt over veel informatie die verspreid is binnen de organisatie, die kan bijdragen aan het herkennen en vervolgens aanpakken van sociale onveiligheid. In november 2014 is in het Regionaal Bestuurlijk Overleg (RBO) de Bestuurlijke Criminaliteitsbeeldanalyse (B-CBA) op het thema hennep in relatie tot vastgoed en het daaruit voortvloeiende actieprogramma vastgesteld. In het actieprogramma is puntsgewijs aangegeven wat van elke (keten)partner wordt verwacht met het oog op een geïntegreerde aanpak. Het versterken van de bestuurlijke informatiepositie is één van de actiepunten die door de gemeenten moet worden opgepakt. Uiteraard dient dit niet te worden beperkt tot het thema hennep, maar ook tot de andere vormen sociale onveiligheid. Genoemd actiepunt was voor het RIEC aanleiding onderzoek te doen naar de mogelijkheden met betrekking tot versterking van de gemeentelijke informatiepositie, waarbij de vraag centraal stond: Op welke wijze kan de informatiepositie van gemeenten vorm krijgen, om zodoende een bijdrage te leveren aan de openbare orde en veiligheid en de integrale samenwerking? 2 oktober RIEC Den Haag

3 Informatiehuishouding Voor gemeenten is het van belang dat de informatiehuishouding op orde is, omdat deze onder meer de basis vormt voor de uitvoering van de gemeentelijke taken, waaronder de dienstverlening aan burgers en het houden van toezicht op en de handhaving van wet- en regelgeving. Daarnaast is de gemeente partner in diverse samenwerkingsverbanden, waaronder het Veiligheidshuis en het RIEC. In het kader van de integrale aanpak is het van belang dat de gemeente de noodzakelijke informatie adequaat aan de ketenpartners kan leveren. Daarbij geldt dat het geheel aan informatie van alle partners meer is dan de som der delen. Ditzelfde geldt overigens ook voor de binnen de diverse gemeentelijke diensten en afdelingen beschikbare informatie. De gemeentelijke organisatie bestaat immers uit een groot aantal diensten en afdelingen. Ieder met eigen informatiestromen. Een overall informatie-huishouding ontbreekt. Afzonderlijke informatiestromen zijn effectief voor de uitvoering van de eigen taken van de betreffende afdeling / dienst, maar onvoldoende voor de uitvoering van gemeentelijke taken, waarbij meerdere afdelingen en / of diensten betrokken zijn. Dit is niet alleen van belang voor de uitvoering van de eigen gemeentelijke taken, maar ook voor de externe partners, zoals politie en Belastingdienst. Uitgangspunt is geen organisatieverandering, maar juist een herijking van de werkprocessen. Uitwerking van het stappenplan vereist het aanwijzen van een projectleider, die belast is met het schrijven van een projectplan met bijbehorend tijdpad en eventuele begroting. De aan te stellen informatiecoördinator is vervolgens verantwoordelijk voor de inhoudelijke uitvoering van het stappenplan, zoals het inventariseren van de aanwezige informatiebronnen, het opbouwen van een portfolio en het verspreiden en up to date houden ervan. Stappenplan De stappen 1-4 richten zich op de WAT-vraag: over welke informatie (systeeminformatie / straatkennis) beschikt de gemeentelijke organisatie over specifieke beleidsterreinen. In de stappen 5-10 wordt ingegaan op de HOE-vraag: op welke wijze kan de informatiehuishouding worden gestructureerd en daarmee de informatiepositie worden versterkt. Toepassing van de wet Bibob vereist bijvoorbeeld onder meer, dat de data met betrekking tot vergunningen, (gemeentelijke) belastingen en uitkeringen volledig en inzichtelijk zijn. Integrale Informatiepositie Met het oog op de integrale aanpak van concrete casuïstiek is het van belang dat elke partner de eigen informatiehuishouding op orde heeft, zodat er een adequate gezamenlijke informatiepositie ontstaat. Politie, Openbaar Ministerie en Belastingdienst beschikken over landelijke informatiesystemen met landelijk raadpleegbare databases. Gezien de gemeentelijke autonomie, is een landelijk raadpleegbaar gemeentelijk informatiesysteem uiteraard niet haalbaar. Een versterking van de gemeentelijke informatiepositie per individuele gemeente of cluster van gemeenten levert een positieve bijdrage aan de integrale samenwerking. Handreiking versterking gemeentelijke informatiepositie Met behulp van hierop volgend stappenplan wordt beoogd de gemeenten handvatten te bieden om de informatiehuishouding te structureren en daarmee de informatiepositie te versterken. oktober RIEC Den Haag 3

4 2. Stappenplan tot een versterking van de gemeentelijk informatiepositie WAT - over welke informatie (systeeminformatie / straatkennis) beschikt de gemeentelijke organisatie over specifieke beleidsterreinen. Stap 1 Visie-ontwikkeling Ontwikkelen van een visie t.a.v. de gemeentelijke informatiepositie, waarbij de volgende taken en verantwoordelijkheden centraal staan: 1) dienstverlening aan de burger alsmede toezicht op en handhaving van wet- en regelgeving; en 2) informatieleverancier aan de ketenpartners in het kader van de integrale samenwerking. De vastgestelde visie (bestuurlijk/ambtelijk; dit verschilt per gemeente) vormt de basis voor het gewenste eindresultaat, dat via concrete stappen uiteindelijk moet worden bereikt. Gestart wordt vanuit de discipline sociale veiligheid. Stap 2 Kennis-inventarisatie Inventariseren van de bronnen, die binnen de gemeentelijke organisatie beschikbaar zijn ten behoeve van een op te stellen kennisportfolio. Zowel systeeminformatie als straatkennis moeten worden geïnventariseerd en vormen de input voor genoemd kennisportfolio. Deze bestaat uit een beschrijving van de aanwezige bronnen met contactgegevens van afdelingen en/of personen, die de informatie kunnen leveren en/of met wie kennis kan worden uitgewisseld. Stap 3 Kennisontwikkeling Gedurende de kennisinventarisatie wordt duidelijk waar een kenniskloof bestaat. Deze kan tweeledig zijn: Enerzijds het ontbreken van concrete kennis van uiteenlopende verschijningsvormen van onveiligheid, bijvoorbeeld ondermijnende criminaliteit. Door een awareness training zoals meervoudig kijken kan dit kennisniveau worden verhoogd. Anderzijds kan er sprake zijn van het ontbreken van systeeminformatie. Met andere woorden: het niet beschikken over specifieke gegevens, omdat daar niet eerder aandacht aan is besteed. Door in te zetten op het vergaren van nieuwe informatie wordt de kennisportfolio van de gemeente breder. Stap 4 Kennisportfolio verspreiden Verspreiden van de kennisportfolio beoogt dat alle medewerkers op de hoogte zijn van de binnen de organisatie aanwezige systeeminformatie en straatkennis. Hierbij is van belang dat de kennisportfolio primair wordt verspreid onder alle relevante ambtenaren en desgewenst onder samenwerkingspartners, zoals RIEC en Veiligheidshuis. De verspreiding van de kennisportfolio heeft als positief neveneffect dat hiermee wordt bijgedragen aan de opbouw en verdere uitbouw van een informatie- en kennisnetwerk. Dit hoeft niet altijd geformaliseerd te zijn, maar juist een informele sfeer vergemakkelijkt de overdracht van systeeminformatie en straatkennis. 4 oktober RIEC Den Haag

5 HOE - op welke wijze kan de informatiehuishouding worden gestructureerd en daarmee de informatiepositie worden versterkt. Stap 5 Kennis activeren Activeren van de kennis, door het delen van de door de vaksectoren gevulde databases (geautomatiseerd dan wel handmatig) met de informatiecoördinatoren van andere afdelingen / sectoren, die hier belang bij hebben. Hierbij gaat het om reguliere registratiesystemen die binnen de gemeentelijke organisatie reeds van toepassing zijn, zoals BRP, BAG, Bedrijvenregister, vergunningen, enz. De geschetste werkwijze gebeurt op structurele basis door een aangewezen persoon of afdeling, of met behulp van een daarvoor ontwikkeld systeem. Tussen de informatieontvanger en -leverancier worden concrete afspraken gemaakt over de wijze van samenwerking, waaronder het tijdig (mede)delen van nieuwe systeeminformatie en straatkennis. Stap 6 Kennis verwerven en verwerken Verwerven en verwerken van de informatie en kennis dient te gebeuren in een database c.q. gegevensmagazijn. Dit kan handmatig en/of geautomatiseerd met behulp van uiteenlopend een eenvoudige spreadsheet tot geavanceerde programmatuur. Er zijn enkele voorbeelden hoe dit vorm kan krijgen, zoals toegepast in Den Haag, Tilburg en Eindhoven. In deze gemeenten is de ontwikkeling nog in volle gang, maar geven inzicht in de mogelijkheden. Stap 7 Kennis interpreteren Het analyseren en interpreteren van de verzamelde informatie en kennis gebeurt door analisten of specialistische afdelingen. ICT-programmatuur kan uitkomst bieden in het vinden van relaties tussen de verschillende gegevens, die in het systeem zijn verwerkt. De analyses en interpretaties van die gegevens vormen de basis van de informatiepositie van de gemeente. Vanwege personele capaciteit is deze stap met name interessant voor de grotere gemeenten. Voor kleinere gemeenten kan dit aanleiding zijn om hierin samen te werken of eventueel aan te sluiten bij een grotere gemeente. Stap 8 Kennis delen Kennis delen van de resultaten van de analyses draagt bij aan een integrale aanpak van gesignaleerde vormen van sociale onveiligheid. Deze kennisdeling vindt plaats zowel intern binnen de gemeentelijke organisatie als extern onder de samenwerkingspartners, zoals binnen het RIEC of Veiligheidshuis. Stap 9 Terugkoppelen Terugkoppelen naar aanleiding van een signaal aan de melder. De informatiecoördinator ziet er op toe dat aan de melder wordt teruggekoppeld wat met zijn/haar signaal is gebeurd, bijvoorbeeld het treffen van een bestuurlijke maatregel (intrekken vergunning, sluiting pand). Terugkoppeling draagt bij aan de intrinsieke motivatie van medewerkers om misstanden te melden. Stap 10 Evalueren en borgen Evalueren en borgen van alle genoemde stappen in de versterking van de gemeentelijke informatiepositie is een cyclisch proces. Op basis van de actualiteit en maatschappelijke ontwikkelingen moet continu worden getoetst of bijstelling in de informatiehuishouding en de hiervan afgeleide positie noodzakelijk is. oktober RIEC Den Haag 5

6 3. De gemeentelijke informatiepositie Door een structurering van de informatiehuishouding binnen de gemeentelijke organisatie kan de informatiepositie worden versterkt. Deze kan op verschillende manieren vorm krijgen, waarbij de hieronder genoemde elementen een rol kunnen spelen. Informatiecoördinator De informatiecoördinator is verantwoordelijk voor de uitvoering van het stappenplan. Deze persoon weet welke informatie binnen de organisatie beschikbaar is en waar een eventuele kenniskloof zit. De coördinator verspreidt de kennisportfolio binnen de gemeentelijke organisatie en eventuele samenwerkingspartners ten behoeve van de integrale aanpak. Daarnaast draagt deze persoon er zorg voor, dat de binnen de sector aanwezige straatkennis wordt ontsloten en verwerkt tot systeeminformatie en vervolgens waar nodig tussen sectoren gedeeld. Dit laatste geschiedt door informatie-uitwisseling tussen informatiecoördinatoren van diensten en afdelingen. Informatie- en analysecentrum Een kleine afdeling, waar relevante informatie samenkomt en waarbij de input wordt geleverd door de (sectorale) informatiecoördinatoren. Taak van deze afdeling is allereerst het verwerken van de door de informatiecoördinatoren aangeleverde systeeminformatie door deze met elkaar te koppelen tot een database. Vervolgens wordt deze informatie geanalyseerd en geïnterpreteerd, hetgeen (onder meer) kan leiden tot bijstelling van gemeentelijk beleid, opleggen van bestuurlijke maatregelen, inzet van boa s etc. Het informatie- en analysecentrum kan een viertal producten opleveren 1 : 1. Dashboard: Met elkaar samenhangende kwantitatieve gegevens worden periodiek (wekelijkse/maandelijks/ per kwartaal) aan elkaar gekoppeld. Hiermee heeft de gemeente de beschikking over een sturingsmechanisme voor bijvoorbeeld de lokale driehoek. Op overzichtelijke en hanteerbare wijze kunnen ontwikkelingen met veiligheidspartners worden besproken. 2. Verwijsindex: Dit betekent dat op basis van risicoindicatoren een risicoanalyse wordt uitgevoerd met als effect dat kan worden ingeschat of een bepaald risico zich kan voordoen. Op basis van deze inschatting wordt een keuze worden gemaakt over eventuele te treffen maatregelen. 3. Verdiepende analyse: Dit kan leiden tot een fenomeenstudie, bijvoorbeeld de toegankelijkheid van de zorg voor de inwoners van een gemeente, specifieke criminologische verschijnselen en verkeersincidenten. 4. Operationele informatie: Op casusniveau kunnen op basis van risico-indicatoren onregelmatigheden zichtbaar worden, welke aanleiding kunnen geven voor nadere analyse. De resultaten daarvan kunnen leiden tot het plegen van interventies. Samenwerkingsverband Om een mogelijk capaciteitsprobleem voor met name kleine(re) gemeenten te ondervangen, is het aanbevelenswaardig dat gemeenten samenwerken. Dit kan op verschillende niveaus en in verschillende vormen. De eerder genoemde informatiecoördinator en informatie- en analysecentrum kunnen worden gedeeld door bijvoorbeeld meerdere (kleine) gemeenten in een district. Als positief bijkomend effect kan worden genoemd dat hierdoor een uniforme werkwijze ontstaat, hetgeen voor samenwerking praktisch is. Eventuele juridische voetangels en klemmen dienen te worden onderzocht. 4. Gezamenlijke informatiepositie In de Leidraad Georganiseerde Ondermijnende Criminaliteit (GOC): met als titel Integraal, tenzij zijn vier werkprocessen omschreven, die aan de geïntegreerde aanpak ten grondslag liggen. Als eerste wordt genoemd de gezamenlijke informatiepositie. Deze beperkt zich niet tot de aanpak van ondermijnende criminaliteit, maar richt zich op het brede scala van onveiligheid. Een gezamenlijke informatiepositie kan tot stand komen op het moment dat de individuele partners de eigen informatiehuishouding op orde hebben. 1. RIEC Zuid-West Nederland. (2012). Streefbeeld bestuurlijke informatiepositie. 6 oktober RIEC Den Haag

7 Colofon Tekst: RIEC Den Haag Vormgeving: Hans Dienaar bno/vormunicatie.nl Oplage : 100 RIEC Den Haag Postbus BL Den Haag (070) Oktober 2015