In dit hoofdstuk wordt uiteengezet welke taken en verantwoordelijkheden de verschillende actoren binnen de gemeente Spijkenisse hebben.

Transcriptie

1 7 Taken en verantwoordelijkheden In dit hoofdstuk wordt uiteengezet welke taken en verantwoordelijkheden de verschillende actoren binnen de gemeente Spijkenisse hebben. 7.1 Gemeenteraad De Gemeenteraad bepaalt de kaders waarbinnen wordt toegepast. Dat doet zij door de vaststelling van de financiële beheersverordening en de daaruit voortvloeiende nota Risicomanagement en Weerstandsvermogen. Tevens houdt de Gemeenteraad toezicht op de uitvoering binnen de kaderstelling. In de cyclische jaarstukken worden risico s benoemd en verantwoord aan de Gemeenteraad. Met de instemming van de jaarstukken, stemt de Gemeenteraad impliciet in met de daarin genoemde risico s en de voorgestelde wijze van beheersing. Gemeenteraad Vaststellen kaders en weerstandsvermogen Vaststellen paragraaf weerstandsvermogen Eén keer in de 4 jaar Twee keer per jaar (bij begroting en bij jaarrekening) 7.2 Raadscommissie Algemene Zaken De raadscommissie Algemene Zaken adviseert de Gemeenteraad over het beleid ten aanzien van het. Voorts besteedt deze commissie ten minste een keer per jaar extra aandacht aan waarbij met de vertegenwoordiger van het college de algemene gang van zaken rondom wordt doorgelicht. Een goed moment hiervoor is bij het behandelen van de jaarrekening in de Raadscommissie algemene Zaken. Raadscommissie Algemene Zaken Advisering raad over kaders en weerstandsvermogen Bespreken binnen gemeente Eén keer in de 4 jaar Eén keer per jaar (bij behandeling jaarrekening) 7.3 College van Burgemeester en Wethouders Bestuurlijke verantwoordelijkheid voor het uitvoeren van overeenkomstig de kaders van de Gemeenteraad ligt bij het College van Burgemeester en Wethouders. Het College ziet er op toe dat wordt uitgevoerd door de afdelingen overeenkomstig de wijze van organisatie, planning en beheersing van risico s zoals bedoeld Gemeente Spijkenisse, nota en weerstandsvermogen

2 in deze nota. Daarnaast zorgt het College er voor dat er verantwoording aan de Gemeenteraad plaatsvindt. College van Burgemeester en Wethouders Verantwoordelijk voor uitvoeren beleid Bespreken gemeentebrede top 25 Informeren van de Gemeenteraad over risico s bij belangrijke raadsvoorstellen Via de begroting en de jaarrekening 7.4 Managementteam Het Managementteam zorgt er voor dat afgesproken werkzaamheden voor worden nageleefd in de organisatie en dat de doelstellingen worden gehaald. Het Managementteam let tevens op de samenhang van de risico s tussen de sectoren. Sectoroverschrijdende risico s vallen onder de verantwoordelijkheid van het Managementteam. Voor de verwerking en toezicht op dat risico wijst het Managementteam een verantwoordelijke aan. Afdelingoverschrijdende risico s vallen onder de verantwoordelijkheid van de sectordirecteur. Voor de verwerking en toezicht op dat risico wijst de sectordirecteur een verantwoordelijke aan. Managementteam Verantwoordelijk voor behalen doelstellingen Verantwoordelijk voor gemeentebreed risicoprofiel Monitoren risicoprofielen van de afdelingen Aanpakken afdeling- en sectoroverstijgende risico s Via de begroting en de jaarrekening Rapporteren aan college over gemeentebrede top 25 Via de jaarrekening 7.5 Afdelingshoofden De afdelingshoofden zijn verantwoordelijk voor het risicoprofiel van hun afdeling. Binnen de afdeling bedenkt het afdelingshoofd welke risico s er spelen en welke maatregelen getroffen zullen worden. Het afdelingshoofd zorgt er voor dat de onderkende risico s worden opgenomen in het systeem. Voor de uitvoering van de werkzaamheden van (registreren en actualiseren) kan het afdelingshoofd een medewerker Gemeente Spijkenisse, nota en weerstandsvermogen

3 (risicobeheerder) binnen de afdeling aanwijzen. De werkzaamheden binnen de afdeling omvatten: 1. Twee keer per jaar het proces doorlopen. Dit vindt plaats bij het opstellen van de begroting en bij het opstellen van de jaarrekening. Daarbij worden de kaders gevolgd die in dit document worden geschetst. 2. Het registreren van risico s in het softwarepakket. 3. Er voor zorgen dat de risico s worden geïdentificeerd, gekwalificeerd, dat er wordt gekeken naar verschillende beheersmogelijkheden en dat deze beheersmaatregelen uitgevoerd worden. Hoe de risicobeheerder dit doet, is per afdeling te bepalen. De risicobeheerder kan zelf het proces doorlopen, maar kan dit ook samen met de hele afdeling of enkele sleutelfiguren doen. Belangrijk is ook dat de risicobeheerder overzicht houdt over het risicoprofiel van de afdeling, zodat het profiel een samenhangend geheel blijft. Om dit op adequate wijze te kunnen doen heeft de risicobeheerder beschikking over het informatiesysteem Naris. Hierin kunnen de risico s en beheersmaatregelen vastgelegd worden en actueel gehouden worden. Om deze taken naar behoren uit te kunnen voeren heeft de risicobeheerder een training gevolgd. Het tijdsbeslag voor het actualiseren van risico s wordt ingeschat op circa één tot twee uur per maand. Bij het opstellen van de begroting en de jaarrekening wordt er, afhankelijk van de risico s per afdeling, meer tijd besteed aan risicobeheer. Afdelingshoofden worden over geadviseerd door hun financieel consulent. Indien de ontstaansgrond van een risico buiten de organisatie ligt dan is het moeilijk te bepalen waar de verantwoordelijkheid voor het opnemen van het risico ligt. Het afdelingshoofd wordt wel minimaal verantwoordelijk voor het waarnemen ervan. Via het management team wordt bepaald of het risico wordt opgenomen en door welke afdeling. Afdelingshoofden Verantwoordelijk voor afdelingsrisicoprofiel Doorlopen proces Rapporteren aan MT over afdelingstop 10 (Minimaal de risico s uit de gemeentebrede top 25) Registreren en beheren risico s Zelf te bepalen, maar minimaal twee maal per jaar (bij begroting en jaarrekening) Via de jaarrekening Gemeente Spijkenisse, nota en weerstandsvermogen

4 7.6 Risicomanagementcoördinator Eén persoon binnen de organisatie gaat de rol van coördinator op zich nemen. De taak van de coördinator is het om het gedachtegoed van te verspreiden en te stimuleren in de gemeente Spijkenisse. Bij deze rol behoort ook de verantwoordelijkheid voor het onderhoud en ontwikkeling van een risicobeheerssysteem. Onderdeel van het risicobeheerssysteem is het opstellen van onderhouden van een rapportagemodel. Tot slot wordt een toetsende rol voor Voor de functie van coördinator wordt de concerncontroller aangewezen. De feitelijke uitvoering vindt plaats bij een medewerker van de afdeling Financieel Economische Zaken. Deze medewerker is het eerste aanspreekpunt voor de afdelingen met betrekking tot. Ook verzorgt deze medewerker een onafhankelijke controle op de volledigheid en de kwaliteit van de opgenomen risico s. Het applicatiebeheer van de software wordt ook ondergebracht bij de afdeling Financieel Economische Zaken. Het is van belang dat de coördinator zijn taak met enthousiasme vervult en hiermee draakvlak voor en risicobewustzijn creëert. Om deze taken naar behoren uit te kunnen voeren heeft de coördinator en de met de uitvoering belaste medewerker een training gevolgd. de kwaliteit en kwantiteit van benoemde risico s toegekend aan de coördinator. Risicomanagementcoördinator Verspreiden gedachtegoed Onderhoud en ontwikkeling risicobeheersysteem Onderhouden van een rapportagemodel Toetsende rol voor kwaliteit en kwantiteit 7.7 Kernteam Het kernteam bestaat uit een kleine groep medewerkers (6-7 personen). De voorzitter van het kernteam is de coördinator. Uit de sectoren Stad en wijk en Inwoners wordt een vertegenwoordiger aangewezen. Vanuit de ondersteunende afdelingen nemen een medewerker van Juridische Zaken en van Financieel Economische Zaken, team Risicobeheer en Schadebehandeling plaats. Tot slot neemt een medewerker Financieel Economische Zaken, team Financieel Beleid plaats, die tevens als secretaris van het kernteam functioneert. Bij bijzondere omstandigheden kan tijdelijk een extra lid worden Gemeente Spijkenisse, nota en weerstandsvermogen

5 toegevoegd aan het team. Het kernteam bestaat daarmee uit verschillende disciplines en is geborgd op het niveau van het Managementteam. De taken van het kernteam zijn: 1. Het opstellen, uitvoeren, monitoren en herzien van het beleid. Uiteraard wordt bij dit proces de gehele organisatie betrokken. 2. Bijhouden actualiteit met betrekking tot. Om binnen de gemeente Spijkenisse up to date te houden, houdt het kernteam actualiteiten op het gebied van bij. Hierbij gaat het niet alleen om actualiteiten rondom het toepassen van binnen de organisatie, maar ook om ontwikkelingen die zorgen voor nieuwe risico s. 3. Toezien op proces binnen de afdelingen: dit houdt in dat wordt nagegaan of het proces wordt doorlopen binnen de afdelingen en hierbij ondersteunt wordt als dat nodig is. 4. Zicht houden op kwaliteit en samenhang gemeentebrede risicoprofiel: er wordt getoetst of de risicoprofielen per afdeling qua definiëring en kwantificering niet te ver uit elkaar lopen. Bovendien wordt gekeken naar de samenhang van de risicoprofielen, inclusief de beheersmaatregelen. Hierover wordt geadviseerd aan het managementteam. 5. Zorgdragen voor vergroten van risicobewustzijn: naast het ontwikkelen van, hetgeen het risicobewustzijn in de organisatie op zichzelf al vergroot, neemt het kernteam initiatieven om het risicobewustzijn in de organisatie verder te vergroten. Kernteam Opstellen, uitvoeren, monitoren en herzien van beleid Bijhouden actualiteiten m.b.t. Toezien op proces binnen de afdelingen Zicht houden op kwaliteit en samenhang gemeentebrede risicoprofiel Aanspreekpunt in de organisatie m.b.t. Zorgdragen voor vergroten risicobewustzijn, maar één keer in de 4 jaar opnieuw voorleggen aan college Gemeente Spijkenisse, nota en weerstandsvermogen

6 7.8 Financieel consulent De taken van de financieel consulent zijn: 1. Ondersteunen afdelingshoofd bij het doorlopen van proces: het afdelingshoofd is verantwoordelijk voor binnen de afdeling, de financieel consulent adviseert bij de taken die hiermee gemoeid zijn. 2. Het controleren van de aangeleverde onderdelen van de afdelingen als onderdeel van de controlewerkzaamheden in de planning en control cyclus. Financieel consulent Advisering afdelingen Controle aangeleverde risico s Twee keer per jaar (bij begroting en jaarrekening) Gemeente Spijkenisse, nota en weerstandsvermogen