HET COLLEGE VAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS,

Transcriptie

1 Gemeente Den Haag Ons kenmerk BSD/ RIS126285_06-MRT-2005 VOORLICHTING EN EXTERNE BETREKKINGEN HET COLLEGE VAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS, Besluit: I. vast te stellen: Uitvoeringsbesluit Voorlichting en Externe betrekkingen 1. Omschrijving van het beleidsterrein Het beleidsterrein Voorlichting en Externe Betrekkingen omvat de zorg voor advisering, ontwikkeling, beheer, kaderstelling, uitvoering en rapportage ten aanzien van de voorlichting en externe betrekkingen van de gemeente. Het gaat hierbij om: - de centrale voorlichting over het beleid en de dienstverlening van de gemeente - de ondersteuning van de woordvoering en de externe betrekkingen van burgemeester en wethouders - de algemene beeldvorming en (re-)presentatie van de stad Den Haag - het bevorderen van de kwaliteit en de samenhang van de gemeentelijke voorlichting - de (interne) ontsluiting van actuele informatie, bestuurlijke stukken en vakliteratuur - het beheer en de ontwikkeling van de concernwebsites en het gemeentelijke intranet - de organisatie rond de uitreiking van gemeentelijke en koninklijke onderscheidingen - de plaatsing van verplichte mededelingenpublicaties (Gemeenteberichten) - de centrale registratie van WOB-verzoeken 2. Taken en verantwoordelijkheden 2.1 De verantwoordelijkheid voor het gemeentelijk beleid op het terrein van voorlichting en externe Betrekkingen ligt bij de directeur Voorlichting en Externe Betrekkingen (VEB) onder bestuurlijke aansturing van de portefeuillehouder voor Voorlichting en Externe Betrekkingen/ Bestuurlijke Representatie. Postadres: Postbus , 2500 DJ Den Haag Telefoon: Bezoekadres: Spui 70, Den Haag Fax: Internetadres:

2 BSD/

3 BSD/ Op grond van zijn verantwoordelijkheid draagt de directeur VEB zorg voor: - visieontwikkeling op het terrein van voorlichting en externe betrekkingen, - formulering en afstemming van doelstellingen, richtlijnen en beleidskaders en de uitvoering van actiepunten op het gebied van voorlichting en concerncommunicatie - advisering op concernniveau, - coördinatie, afstemming en uitvoering van voorlichtingsactiviteiten bij portefeuille - en/of dienstoverstijgende projecten die geïnitieerd zijn door het bestuur, de Bestuursdienst en/of het GMT, - het rapporteren aan het college over de stand van de voorlichting en externe betrekkingen. - onderzoek naar de effectiviteit van gemeentelijke voorlichting/communicatie (intern.en extern). 3. Planning en control 3.1 Op het beleidsterrein van het Voorlichting en Externe Betrekkingen is de directeur VEB verantwoordelijk voor de planning en control op het niveau van het concern. 3.2 De directeur VEB kan ter uitvoering van zijn functie: - het college voorstellen algemene concernkaders te stellen, of te wijzigen, waaraan alle diensthoofden zijn gehouden; - aanwijzingen geven aan diensthoofden op grond van zijn bevoegdheden of vastgesteld beleid; - het college voorstellen om diensten specifieke aanwijzingen te geven; - voorstellen doen aan het college voor nieuw beleid. 3.3 De directeur VEB verzamelt de gegevens over de prestaties van diensten ten aanzien van de inhoud en kwaliteit van de voorlichting en externe betrekkingen. Op basis daarvan worden normen gesteld en aanwijzingen gegeven voor verbeteringen. 3.4 De directeur VEB geeft jaarlijks, in het kader van de begroting, in een Voorlichtingsplan aan welke werkzaamheden, projecten en initiatieven in het opvolgende jaar op het terrein van voorlichting en externe betrekkingen zullen worden uitgevoerd. De directeur VEB rapporteert jaarlijks over de ontwikkelingen en resultaten op het niveau van concern en diensten in de jaarrekening. Hij geeft daarnaast richtlijnen aan diensten over de punten ten aanzien van de voorlichting en externe betrekkingen waarop deze in hun jaarplanning informatie dienen te verschaffen over hun voornemens en resultaten. 4. Planning en control op dienstniveau 4.1 Ieder diensthoofd is, binnen de door het concern vastgestelde kaders, verantwoordelijk voor de kwaliteit van de voorlichting en externe betrekkingen binnen de eigen dienst.

4 BSD/ Met het oog op de bewaking van de concern-standaards en kaders rapporteert een diensthoofd aan de directeur Voorlichting en Externe Betrekkingen over nieuwe ontwikkelingen binnen de eigen dienst op het terrein van voorlichting en externe betrekkingen. Voorstellen in dat kader aan Voorlichtingsraad, GMT, OvD en College worden in voorvisie aan de directeur Voorlichting en Externe Betrekkingen voorgelegd. 4.3 Iedere dienst ontwikkelt daartoe een op de dienst toegesneden systeem van interne kwaliteitszorg voor de voorlichting en externe betrekkingen. De dienst rapporteert daarover aan de directeur VEB met het oog op diens rapportage aan het college. 4.4 Tot het systeem van de in het vorige lid bedoelde kwaliteitszorg behoort in ieder geval de aanwijzing door het diensthoofd van een functionaris die specifiek verantwoordelijk is voor de kwaliteit van de inzet van voorlichting en externe betrekkingen binnen de dienst. 4.5 Het diensthoofd draagt zorg voor deugdelijke bekendmaking aan het personeel van de dienst van op concernniveau vastgestelde regelgeving. 4.6 Het diensthoofd draagt er zorg voor dat het binnen de concernkaders door de dienst gevoerde uitvoeringsbeleid zo mogelijk schriftelijk wordt vastgelegd en op deugdelijke wijze aan het personeel wordt bekend gemaakt. 4.7 Het diensthoofd wijst op verzoek van de directeur VEB een functionaris aan die de dienst vertegenwoordigt in overleggen op concernniveau die betrekking hebben op het terrein van voorlichting en externe betrekkingen. 5. Overlegstructuur 5.1 Voorstellen tot het vaststellen van concernkaders op het gebied van voorlichting en externe betrekkingen worden, alvorens ter besluitvorming te worden voorgelegd aan het college, besproken in de Voorlichtingsraad, het Gemeentelijk Managementteam en het Overleg van Diensthoofden. 5.2 De Voorlichtingsraad is samengesteld uit de hoofden Voorlichting van de kerndiensten en de directeur VEB. De directeur VEB is voorzitter en draagt zorg voor het secretariaat. De hoofden voorlichting leveren hun inbreng namens het diensthoofd. 5.3 De Voorlichtingsraad verricht de volgende werkzaamheden: - het adviseren van de portefeuillehouder Voorlichting en Externe Betrekkingen/Bestuurlijke Representatie, het college en/of het GMT over gemeentebreed communicatiebeleid (concerncommunicatie); - het bevorderen en bewaken van de kwaliteit, eenheid en samenhang in de gemeentelijke voorlichting; - het afstemmen van de voorlichting over grote gemeentebrede beleidsprogramma s en beleidsprojecten.

5 BSD/ Als de agenda daar aanleiding toe geeft worden de verantwoordelijk voorlichters van de niet-kerndiensten door de directeur VEB uitgenodigd om bij het overleg aanwezig te zijn. De niet-kerndiensten kunnen ook onderwerpen voor dit overleg voorstellen, waarbij zij dan ook zelf aan de beraadslaging deelnemen. Concernonderwerpen die de Voorlichtingsraad voor bespreking en/of besluitvorming wil voorleggen aan het Gemeentelijk Management Team en het Overleg van Diensthoofden, worden altijd vooraf afgestemd met vertegenwoordigers van de niet-kerndiensten. II. dat dit besluit in werking treedt op 29 maart 2005 Den Haag, 29 maart 2005 Het college van burgemeester en wethouders, de secretaris, de burgemeester, D.M.F. Jongen W.J. Deetman