Nota Risicomanagementbeleid Gemeente Hollands Kroon

Transcriptie

1 Nota Risicomanagementbeleid Gemeente Hollands Kroon

2 Samenvatting De gemeente Hollands Kroon wil risicomanagement toepassen en daarmee de volgende doelstellingen bereiken: 1) Het bieden van een kader voor het omgaan met risi o s; 2) Het continue verbetering bewerkstelligen op het gebied van risicomanagement. Dit bereiken we door het samenspel van interne controles en overige interne beheersingsmaatregelen (zoals afgesloten verzekeringen, getroffen voorzieningen en aangaan van eventuele samenwerkingsverbanden); 3) Het opnemen van beheersmaatregelen in processen, instructies en procedures; 4) Het risicobewustzijn bij medewerkers vergroten en in een veilige en vertrouwde omgeving risi o s ku e espreke en beheersen. Dit onder de randvoorwaarde dat eens in de vier jaar de nota risicomanagementbeleid wordt herijkt of zoveel eerder als nodig is door bijv. verandering van weten regelgeving en veranderde inzichten en ervaringen. Het wettelijk kader voor deze nota bestaat uit een externe en een interne component, zijnde het besluit Begroting en Verantwoording (BBV titel 2.3) respectievelijk de Financiële Verordening van de gemeente Hollands Kroon. Het risicomanagementsysteem dat door de gemeente Hollands Kroon wordt gehanteerd bestaat uit 3 elementen: de uitgangspunten van risicomanagement, het risicomanagementbeleid en het risicomanagementproces. De uitgangspunten van risicomanagement zijn van belang voor het bepalen van de houding van medewerkers, management en bestuur met betrekking tot risicomanagement. Dit document vormt het risicomanagementbeleid, waarin de kaders voor het toepassen van risicomanagement worden vastgelegd. Het risi o a age e tpro es estaat uit de stappe die orde doorlope o risi o s te ide tifi eren, te wegen en te beheersen. Gemeente Hollands Kroon, nota risicomanagementbeleid , versie gemeenteraad 2

3 In dit document zijn de volgende beleidskeuzes en bepalingen vastgelegd: - het gaat o risi o s die fi a iële, politieke, juridische een maatschappelijke gevolgen hebben ; - de risi o s worden op consistente wijze gekwantificeerd; - het proces van risicomanagement wordt minimaal twee keer per jaar doorlopen (ten minste bij de begroting en bij opstellen van de jaarrekening); - er volgt passende besluitvorming naar aanleiding van bevindingen risicomanagement; - minimaal twee keer per boekjaar laten uitvoeren van een risicoanalyse te weten bij opstellen begroting en bij jaarrekening; In het duale bestel heeft de raad een kaderstellende functie. Het is aan de raad om de beleidskaders vast te stellen ten aanzien van risicomanagement, het weerstandsvermogen alsmede de relatie tussen risicoprofiel en het weerstandsvermogen. Uitvoering hieraan geven is de bevoegdheid van het college. Gemeente Hollands Kroon, nota risicomanagementbeleid , versie gemeenteraad 3

4 Inhoudsopgave Samenvatting... 2 Inhoudsopgave Inleiding Doelstellingen risicomanagement Methode Uitgangspunten Beleid Proces Analyse en beoordeling Risicomodel Weerstandsvermogen Bijlage Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden Raad Audit Commissie Gemeente Hollands Kroon, nota risicomanagementbeleid , versie gemeenteraad 4

5 1 Inleiding Aandacht voor risicomanagement bestaat al geruime tijd. De afgelopen jaren is dit echter sterk gegroeid. Dit is mede ingegeven door de schandalen die er zijn geweest bij beursgenoteerde ondernemingen en (semi)overheden (Amarantis, Vestia). Als reactie daarop zijn governance codes in diverse landen opgesteld. Overheidsorganisaties hebben daarbij nog een extra impuls gekregen doordat in het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV, geldig vanaf 2004) als nieuwe eis is opgenomen dat risi o s fi a ieel oete orde gek a tifi eerd e dat op asis daar a de e odigde eerstandscapaciteit moet worden bepaald. Tenslotte heeft de kredietcrisis van 2008 en de eurocrisis van 2011 de invoering van risicomanagement een extra stimulans gegeven. Risicomanagement gaat niet alleen om het wegnemen van gevaren maar het gaat vooral om het realiseren van kansen. Om kansen te realiseren moet in kaart worden gebracht wat er eventueel mis kan gaan. Het gaat ero de risi o s goed i kaart te re ge, eheers aatregelen te nemen en bij de uitvoering de vinger aan de pols te houden. We beperken ons daarbij niet alleen tot de eigen omgeving en organisatie maar kijken ook naar de externe omgeving. Daarmee wordt duidelijk dat er aan risicomanagement een bestuurlijk aspect zit. Alleen op basis van afgewogen voorstellen kan de politiek besluiten nemen. Dit onder de voorwaarde dat de mate waarin risico s bekend zijn en worden afgedekt, wordt meegenomen in de politieke afweging. En wat je ook doet (rekening houdend met het feit dat er wel eens iets mis gaat en te weten dat dit niet 100 % uit te bannen is) als je er goed op bent voorbereid, kun je ook goed reageren! De gemeente Hollands Kroon wil risicomanagement gemeentebreed toepassen. Zowel de risico s uit de normale bedrijfsvoering als de risi o s van projecten. Om dit te kunnen doen is het van belang om de doelstellingen en kaders waarbinnen risicomanagement zich afspeelt, duidelijk te laten vaststellen. In dit beleidsdocument worden de doelstellingen en kaders weergegeven. Gemeente Hollands Kroon, nota risicomanagementbeleid , versie gemeenteraad 5

6 Voor dat wordt ingegaan op de betekenis van risicomanagement is het van belang twee kernbegrippen toe te lichten. Dit zijn de begrippen risicomanagement en risico. Er zijn verschillende definities van risicomanagement en risico in omloop. De gemeente Hollands Kroon hanteert de volgende definities : Risicomanagement: het continu en systematisch doorlopen van de organisatie en zijn activiteiten op risi o s o op asis hier a e ust risi o s te e e, de ka s op risi o s te erklei e of de negatieve gevolgen van risi o s te beperken. Risico: de kans op een gebeurtenis met een effect op het behalen van doelstellingen Bij een risico gaat het om de kans op het optreden van een gebeurtenis. De mogelijke gebeurtenis heeft gevolgen voor het behalen van de doelstellingen. Deze gevolgen kunnen zowel financieel als niet-financieel van aard zijn en zowel positief als negatief (bijvoorbeeld een rente stijging of daling). Een risico kan opgesplitst worden in een gebeurtenis, oorzaak en gevolgen. Hieronder is hiervan een schematische weergave en voorbeeld opgenomen. Figuur 1: Schematische weergave voorbeeldrisico Leeswijzer In hoofdstuk 2 worden de doelstellingen van de gemeente Hollands Kroon met betrekking tot risicomanagement toegelicht. In hoofdstuk 3 wordt de methode waarmee deze doelstellingen bereikt wordt uiteengezet en worden enkele basisbeginselen van risicomanagement ingevuld. In hoofdstuk 4 wordt een korte verwijzing naar de nota weerstandsvermogen gegeven en in de bijlage worden de taken en verantwoordelijkheden en bevoegdheden met betrekking tot risicomanagement van de verschillende actoren binnen de gemeente Hollands Kroon geschetst. Gemeente Hollands Kroon, nota risicomanagementbeleid , versie gemeenteraad 6

7 2 Doelstellingen risicomanagement Met het toepassen van risicomanagement streeft de gemeente Hollands Kroon de volgende (praktische) doelstellingen na (in willekeurige volgorde): - Het behalen van de gestelde beleidsdoelstellingen; - Het zorgdragen van de continuïteit van de dienstverlening; - Het beheersen van processen in de organisatie door het nemen van interne beheersingsmaatregelen en uitvoeren van interne controles; - Het voldoen aan wettelijke eisen omtrent het weerstandsvermogen uit Besluit Begroting en Verantwoording (BBV); - Het i zi htelijk ake a de risi o s die de ge ee te loopt (transparantie); - Het sture op risi o s; - Het zorgdrage dat het optrede a risi o s zo ei ig ogelijk negatief effect heeft op de uitvoering van bestaand beleid en in stand houden van voorzieningen; - Het maken van verantwoorde keuzes met betrekking tot het nemen van risi o s; - Het creëren van risicobewustzijn van (medewerkers van) de organisatie, bewustzijn stimuleren en vergroten; - Het bieden van een kader voor het omgaan et risi o s i relatie tot eersta ds ermogen; - Het verhogen van de graad van veiligheid, zowel in fysieke zin als ten opzichte van derden (maatschappelijke verantwoordelijkheid); - Bijdragen aan de kwaliteit van de controle op de jaarrekening; - Bijdragen aan de contolerende taak van de Raad; De randvoorwaarde hierbij is dat eens in de vier jaar (of zoveel eerder als nodig is door bijv. verandering van weten regelgeving) de nota Risicomanagementbeleid wordt herijkt. Gemeente Hollands Kroon, nota risicomanagementbeleid , versie gemeenteraad 7

8 3 Methode In dit hoofdstuk wordt het risicomanagementsysteem toegelicht waarmee (in het vorige hoofdstuk genoemde) doelstellingen van risicomanagement worden bereikt. Een eenmalige risicoanalyse uitvoeren is eenvoudig, het verankeren van het risicomanagement in de organisatie is daarentegen complex. Een goed functionerend risicomanagementsysteem gaat uit van de juiste uitgangspunten, is gebaseerd op risicomanagementbeleid en bestaat uit het continu doorlopen van het risicomanagementproces. Figuur 2: Risicomanagementsysteem: Uitgangspunten, beleid, proces 3.1 Uitgangspunten Voor een succesvolle toepassing van risicomanagement is het belangrijk om te allen tijde de juiste uitgangspunten voor ogen te houden. Deze zijn bepalend voor de cultuur en houding van de organisatie ten aanzien van risicomanagement. De juiste uitgangspunten zorgen niet alleen voor de gewenste houding bij de implementatie van risicomanagement, maar zijn ook op langere termijn bruikbaar. Men kan altijd terugvallen op de uitgangspunten van risicomanagement, bijvoorbeeld als er in de loop der tijd weerstand tegen risicomanagement ontstaat. Risicomanagement draait voor het grootste deel om cultuurverandering. De wijze waarop de organisatie et risi o s o gaat e er tege aa kijkt veranderd. Dit is niet in korte tijd te bewerkstellingen, maar neemt enkele jaren in beslag. Voor deze cultuurverandering zijn de uitgangspunten van risicomanagement cruciaal. Gemeente Hollands Kroon, nota risicomanagementbeleid , versie gemeenteraad 8

9 De uitgangspunten die de gemeente Hollands Kroon hanteert ten aanzien van risicomanagement zijn: Risicomanagement voegt waarde toe en draagt bij aan de verbetering van de organisatie; Risicomanagement is een integraal onderdeel van organisatieprocessen en daarmee een basis voor keuzes bij besluitvormingsprocessen; De gemeente Hollands Kroon doet al aan risicomanagement, het gaat nu om nog meer integraal samenhang en structuur aan te brengen; Het is onderdeel van integraal management; Tra spara tie ro do risi o s zorgt oor eer ertrou e in de overheid bij de burgers; Interne transparantie ro do risi o s e eheersi g is a ela g o a elkaar te lere e synergie te bewerkstelligen; Het is van belang dat medewerkers in een veilige en vertrouwde omgeving risi o s kunnen bespreken en beheersen. 3.2 Beleid Het risicomanagementbeleid is de basis voor het verankeren van risicomanagement op alle niveaus in de organisatie en vormt het kader waarbinnen risicomanagement wordt uitgevoerd. Het beleid is gestoeld op de uitgangspunten van risicomanagement en wordt continu gemonitord. De kaders worden eens in de vier jaar (tenzij eerder als gevolg van veranderingen in weten regelgeving) opnieuw vastgesteld door de raad. Dit document vormt het risicomanagementbeleid voor de gemeente Hollands Kroon. Mandaat en draagvlak Ontwerpen beleid -Begrip van de organisatie en haar omgeving (intern en extern) -Het vaststellen van risicomanagementbeleid met daarin o.a.: - vasttellen doelstellingen - vaststellen van taken en verantwoordelijkheden - vaststellen van interne en externe communicatie en rapportagemechanismen - keuzes m.b.t. principes en proces Continu herzien van het beleid Toepassen beleid - implementeren beleid - doorlopen risicomanagementproces Monitoren en analyseren van het beleid Figuur 3: Cyclus voor risicomanagementbeleid Gemeente Hollands Kroon, nota risicomanagementbeleid , versie gemeenteraad 9

10 3.3 Proces Het risi o a age e tpro es is het o ti ue pro es a risi o s i eeld krijge, k a tifi eren en afwegen of en welke beheersmaatregelen er genomen moeten worden. Het doorlopen van het risicomanagementproces is dus feitelijk het uitvoeren van een zgn. doorlopende risicoanalyse. Het risicomanagementproces kan per organisatieonderdeel of project worden doorlopen en het kan zo vaak worden doorlopen als men zelf wenselijk acht. Het risicomanagementproces bestaat uit de stappen context, identificatie, analyse en beoordeling, afwegen alternatieven, uitvoeren beheersstrategie en evaluatie. Figuur 4: Het risicomanagementproces Hierna worden de stappen en enkele basisprincipes toegelicht. Context Uitgaande van de doelstellingen van risicomanagement is de eerste stap bij het uitvoeren van een risicoanalyse het bepalen van de context. In deze stap wordt gekeken naar interne en externe factoren die van belang zijn voor de risicoanalyse. Met de informatie uit deze stap kunnen de juiste keuzes worden gemaakt met betrekking tot de inrichting van de volgende stappen in het risicomanagementproces. Identificatie I deze fase orde alle pote tiële risi o s geïde tifi eerd. Hier ij alt te denken aan een breed scala aa soorte risi o s, zoals ilieurisi o s, aa sprakelijkheidsrisi o s, ateriële risi o s, etc. De gemeente Hollands Kroon kiest er oor o de risi o s a uit de organisatie naar boven te laten komen (bottom-up benadering) en van boven naar beneden (top-down). Hiermee wordt bereikt dat de verschillende lagen in de organisatie vanuit hun perceptie risi o s herke e. Gemeente Hollands Kroon, nota risicomanagementbeleid , versie gemeenteraad 10

11 3.4 Analyse en beoordeling Na het in kaart brengen van de risico s worden deze geanalyseerd. De analyse bestaat uit een inschatting van de kans dat een gebeurtenis optreedt, waarbij tevens wordt aangegeven wat de gevolgen van het optreden van het risico kunnen zijn. In de proces stap analyse en beoordeling worden de risi o s dus gek a tifi eerd. Deze k a tifi eri g ge eurt op asis a de wegingsklassen. Deze zijn samengesteld op basis van een wiskundig model en ervaring, zodat de risicoanalyse op een transparant en eenduidige wijze plaatsvind. Bij beoordeling wordt gekeken naar de kwaliteit, uniformiteit en volledigheid van het risicoprofiel 1. Afwegen alternatieven Een beheersmaatregel is een maatregel die de kans van het optreden of de gevolgen van het optreden van een risico reduceert. In de stap alternatieven afwegen wordt gekeken naar welke beheersmaatregelen mogelijk zijn en welke het meest geschikt zijn. Allereerst is van belang om de hoogte te kennen van de werkelijk beschikbare weerstandscapaciteit in vergelijking met de benodigde weerstandscapaciteit. Dan kijkt de gemeente Hollands Kroon bij de stap afwegen alternatieven allereerst of het risico gelopen kan worden of dat er beheersmaatregelen genomen moeten worden. Als er beheersmaatregelen genomen dienen te worden, is het van belang dat deze effectief zijn. Dit wil zeggen dat de beheersmaatregelen de kans op het optreden van het risico of de gevolgen van het optreden van het risico verkleinen. Ook is hierbij van belang dat de maatregelen proportioneel zijn. Dit houdt in dat de kosten van de maatregel in verhouding staan tot de vermindering van de kans of de gevolgen en dat er niet onnodig veel maatregelen voor één risico genomen worden. Uitvoeren beheersstrategie De in de vorige stap gekozen beheersstrategie wordt geïmplementeerd in de organisatie en er worden afspraken gemaakt over de controle op de uitvoering van de beheersstrategie. Voor risi o s die niet, of niet volledig worden beheerst moet een financiële buffer (weerstandsvermogen) worden aangelegd o.a. door het verhogen van de beschikbare weerstandscapaciteit. Samen met de ontwikkeling van projectcontrol, projectmanagement en het opzetten van een interne opleiding risicomanagement (HK Academy) zal dit nader vorm krijgen. 1 Het risicoprofiel is een verzameling van gekwantificeerde risico s van een organisatie of een organisatieonderdeel. Gemeente Hollands Kroon, nota risicomanagementbeleid , versie gemeenteraad 11

12 Evaluatie Aan het einde van het proces worden het proces en de uitkomsten ervan geëvalueerd. Communicatie / Rapportage Communicatie over risico s e o er het verloop van het proces vinden gedurende het gehele proces plaats. Door middel van communicatie worden mensen betrokken en blijft risicomanagement tussen de oren Risicomodel Als hulpmiddel bij de uitvoering van risicomanagement maakt de gemeente Hollands Kroon gebruik van een risicomodel. Alle geïdentificeerde risi o s (van redelijke omvang) worden met bijbehorende kans en gevolgklassen opgenomen in het model. Het systeem wordt gebruikt bij het berekenen van de benodigde weerstandscapaciteit. In het volgende hoofdstuk wordt op dit begrip verder ingegaan. Gemeente Hollands Kroon, nota risicomanagementbeleid , versie gemeenteraad 12

13 4 Weerstandsvermogen In de separate nota Weerstandsvermogen worden de keuzes van de gemeente Hollands Kroon met betrekking tot dit onderwerp weergegeven. Deze nota heeft een nauwe relatie met risicomanagement omdat het onder andere ingaat op het beschikbare weerstandsvermogen in relatie tot het benodigde weerstandsvermogen. Wanneer deze twee bekend zijn, kan het geheel worden beoordeeld in relatie tot het gewenste niveau. Gemeente Hollands Kroon, nota risicomanagementbeleid , versie gemeenteraad 13

14 Bijlage Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden In dit hoofdstuk wordt uiteengezet welke taken en verantwoordelijkheden de verschillende actoren binnen de gemeente Hollands Kroon hebben. Raad Actor Taken en verantwoordelijkheden Wanneer Gemeenteraad Vaststellen kaders weerstandsvermogen Eén keer in de 4 jaar Audit Commissie De Audit Commissie adviseert de raad over het beleid ten aanzien van het risicomanagement. Voorts besteedt deze commissie ten minste een keer per jaar extra aandacht aan risicomanagement waarbij de algemene gang van zaken rondom risicomanagement wordt doorgelicht. Een goed moment hiervoor is de begroting. Actor Taken en verantwoordelijkheden Wanneer Audit Commissie Advisering raad over kaders weerstandsvermogen Doorlichten risicomanagement binnen gemeente Eén keer in de 4 jaar Eén keer per jaar (bij begroting) Gemeente Hollands Kroon, nota risicomanagementbeleid , versie gemeenteraad 14