Whitepaper Mozard 3D Suite

Transcriptie

1 Regisseert uw zorgverlening Whitepaper Mozard 3D Suite Gemeenten werden in 2015 verantwoordelijk voor jeugdzorg, werk & inkomen en zorg aan langdurig zieken en ouderen. Een deel van deze taken hadden gemeenten al, een deel namen zij over van de Rijksoverheid. 1 Deze veranderingen, de transities welke bekend staan als de drie decentralisaties (3D s), vragen om een goede ICT ondersteuning voor de regisseur, de ketenpartners en de burgers. Het eerste jaar is bijna voorbij. Er is landelijk, regionaal en lokaal veel aandacht besteedt aan de uitdagingen voor de informatievoorziening die de decentralisaties met zich mee hebben gebracht. Het bekendste voorbeeld is wel de landelijke problematiek rondom de persoonsgebonden budgetten bij de sociale verzekeringsbank (SVB). Toch is de decentralisatie van lichte zorg van het rijk naar de gemeente beheerst verlopen, aldus staatssecretaris van Rijn. In deze whitepaper word je meegenomen in de daadwerkelijke uitdagingen die het afgelopen jaar in de praktijk aan het licht zijn gekomen, de wijze waarop zaak- en objectgericht werken met een flexibel en zelf te configureren systeem heeft bijgedragen bij het oplossen van problemen, en we geven je een kijkje in de keuken van gemeenten die deze uitdagingen succesvol zijn aangegaan. Wat waren ook alweer de uitdagingen? De decentralisaties zijn in eerste instantie ingezet om de ondersteuning en dienstverlening voor de burger beter en overzichtelijker te regelen. Daarnaast wordt hiermee invulling gegeven aan de veranderende maatschappij: van verzorgingsstaat naar participatiemaatschappij. Uiteraard is er ook een financiële noodzaak voor verandering. Door de taken dichterbij de burger te organiseren zijn er meer mogelijkheden om maatwerk te leveren en zijn efficiencywinsten te behalen. Kernbegrippen bij de decentralisaties in het sociaal domein zijn: meer met minder, dichter bij huis en meer zelfredzaam. Door burgers meer zelfredzaam te maken en de zorg dichter bij huis te organiseren kunnen meer mensen met minder geld beter ondersteund worden, zo is de veronderstelling van het kabinet. Om invulling te geven aan deze ambities, hebben gemeenten de ruimte gekregen om zelf invulling aan deze taken te geven door het opstellen van gemeentelijk beleid. Ook zijn aanvullende contracten afgesloten met de diverse zorgaanbieders op het gebied van werk, zorg en jeugd. Tenslotte moest de informatievoorziening op orde te zijn. Door de decentralisaties zal er behoefte zijn aan één plan per gezin (of individu) en één hulpverlener die daarvoor, samen met het individu of gezin, verantwoordelijk is: de regisseur. Er is behoefte aan het kunnen inzien van gegevens, 1 Bron:

2 het kunnen ontvangen, beoordelen en verdelen van signalen en meldingen, het kunnen regisseren van één plan én het kunnen communiceren met betrokken professionals. Uitdagingen hierbij zijn het doorbreken van een verkokerde werkwijze van organisaties, het faciliteren van de zelfredzaamheid en het verlagen van de administratieve last voor burgers en professionals. De inspanningen voor het vormgeven van nieuw beleid en het uitvoering geven aan deze veranderingen gaan gepaard met forse bezuinigingen. De bezuinigingen op een derde van het huidige budget bemoeilijken het behalen van de doelen. Daarnaast vragen de decentralisaties en bijbehorende transformaties tijd. Met het uitbreiden van de taken van de gemeente op het gebied van werk, zorg en jeugd, breiden ook het aantal en soort actoren uit: meer mensen met behoefte aan zorg en meer zorgaanbieders en - partners. Om de informatie-uitwisseling met deze actoren goed te laten verlopen, rekening houdend met de privacy van de burger, én om goed zicht te houden op de financiën is een goede informatievoorziening van cruciaal belang. Wat zijn de in de praktijk gebleken uitdagingen in de informatievoorziening? Zoals staatssecretaris van Rijn in april al aan de tweede kamer liet weten, zijn de decentralisaties van lichte zorg van rijk naar de gemeenten beheerst verlopen. De continuïteit van zorg is nergens op grote schaal in het geding gekomen. Kunnen we hiermee concluderen dat de decentralisaties ook succesvol verlopen zijn? Vooralsnog lijkt dat een voorbarige conclusie. Om dit te toetsen hebben we hieronder van een aantal uitdagingen beschreven wat het uitgangspunt was, wat in de praktijk is gebleken en op welke wijze het zaaksysteem uitkomst heeft geboden voor deze uitdaging. 1. Eenmalige gegevensoverdracht jeugd Op 1 januari 2015 worden gemeenten verantwoordelijk voor alle jeugdhulp in het kader van de jeugdwet. Jeugdigen van wie de zorg doorloopt in 2015 blijven nog maximaal één jaar recht houden op de zorg die zij ontvingen in 2014, het overgangsrecht. Om ervoor te zorgen dat gemeenten de continuïteit van de zorg voor de jeugd kunnen garanderen ontvangen zij in het najaar van 2014 informatie over deze cliënten, de eenmalige gegevensoverdracht 2. Deze overdracht zal plaatsvinden in verschillende etappes: Eerste helft oktober 2014: eerste aanlevering jeugd met een PGB Tweede helft november 2014: eerste aanlevering jeugd van wie de zorg op individueel niveau wordt gedeclareerd in 2015 Eerste helft december 2014: tweede aanlevering jeugd met een PGB Tweede helft januari 2015: jeugd op wachtlijst Tweede helft januari 2015: tweede aanlevering jeugd van wie zorg op individueel niveau gedeclareerd wordt in 2015 Eerste helft februari 2015: derde aanlevering jeugd met een PGB 2 Pagina 2

3 De overdracht van de gegevens van wachtenden en jeugdigen in zorg heeft plaatsgevonden via de VBO-module (Veilige Bestands Overdracht). Een aantal knelpunten dat hierbij aan het licht is gekomen: Door de vrijheid in beleidsvoering en contractvorming tussen gemeente(n) en zorgaanbieder(s), bleek dat de gegevens die via de eenmalige gegevensoverdracht werden aangeleverd in veel gevallen niet voldeden aan deze afspraken. Zo sloten de oude (landelijke) ZZP-codes en DBC-structuur vaak niet aan op de lokale of regionale afspraken die er gemaakt zijn tussen gemeente(n) en zorgaanbieder(s) over de zorgproducten en werden er geen financiële gegevens overgedragen over kinderen die in zorg waren bij een zorgaanbieder (Zorg in Natura). Dit heeft ertoe geleid dat er op lokaal of regionaal niveau uitwijking is gezocht in nieuwe portalen, beveiligde mails of aanlevering van de gewenste gegevens op een andere manier. Zowel aan de kant van de aanbiedende als de ontvangende partij heeft dit gezorgd voor extra inspanningen op het gebied van organisatie en techniek. Immers: De aanbiedende partij moest zijn pakket aanpassen zodat de gewenste gegevens geëxporteerd konden worden, De ontvangende partij moest zijn pakket aanpassen zodat de gewenste gegevens geïmporteerd konden worden, Er moest een nieuw portaal / beveiligde mail / andere oplossing opgezet worden. Alles bij elkaar heeft dit ertoe geleid dat er tot op heden, 10 maanden verder, nog steeds vele gemeenten zijn die niet de complete gegevens hebben ontvangen of op een juiste manier hebben kunnen verwerken in hun systemen. Door de vrijheid en snelheid van configuratie hebben gemeenten zelf keuzes kunnen maken voor de inrichting van het zaaksysteem. Dit betekent dat lokale keuzes in beleid, contracten en organisatieprocessen eenvoudig en snel ingericht konden worden en dat er eenvoudig ingespeeld kon worden op veranderende situaties. Door zaak-objectgericht de eenmalige gegevensoverdracht te importeren met alle gewenste gegevens, is gebleken dat snel een integraal en betrouwbaar klantbeeld ontstond. Van elke zorgaanbieder is duidelijk aan wie zij zorg biedt en van elke burger met een zorgvraag is duidelijk welke zorg hij ontvangt bij welke organisatie en voor welke periode. 2. Zelfstandige verwijzingen Per 1 januari behouden huisartsen, medisch specialisten en jeugdartsen hun rol als doorverwijzer naar jeugdhulp (artikel jeugdwet). Om de regierol van de gemeente te borgen is het noodzakelijk dat over de invulling van de mogelijkheden en de voorwaarden goede afspraken gemaakt worden tussen de partijen over: - De wijze waarop de regierol van de gemeente geborgd wordt, Pagina 3

4 - Het voorschrijf- en verwijsgedrag van huisartsen, medisch specialisten en jeugdartsen, - De inzet van budget in plaats van een voorziening in natura, - Het leveren van spiegelinformatie aan huisartsen, medisch specialisten en jeugdartsen door de gemeenten. Waar - door goede afspraken tussen gemeenten en huisartsen medisch specialisten en jeugdartsen - de regierol van de gemeente geborgd zou moeten zijn, blijkt in de praktijk dat de gemeente vaak puur als financier optreedt. In sommige gemeenten blijkt dat de verwijzingen van de huisarts, medisch specialist of jeugdarts tot wel 80% van het totaal aantal verwijzingen bedraagt. Op deze manier ontstaan grote zorgen bij gemeenten over de grip op zowel de regierol als de financiën. Elke verwijzing van een huisarts, medisch specialist of jeugdarts dient bij de zorgaanbieder het proces verzoek om toewijzing te starten. Dit verzoek om toewijzing wordt aan de gemeente gedaan. Door het inrichten van een apart zaaktype rondom de verzoeken om toewijzing en door van elk verzoek om toewijzing een zaak aan te maken mét daarbij de beschikbare gegevens (om wie gaat het?, wie heeft er doorverwezen?, aan wie is er doorverwezen?, welke zorg wordt er ingezet?, wat zijn de te verwachten kosten?) is de omvang van deze route eenvoudig inzichtelijk te maken. Doordat uitgebreide managementrapportages gegenereerd kunnen worden is het mogelijk om de noodzakelijke spiegel-informatie te leveren en op deze manier gemaakte afspraken te herijken. 3. Trekkingsrecht persoonsgebonden budget Om verantwoordelijkheden van budgethouders te verminderen en oneigenlijk gebruik tegen te gaan is per 1 januari 2015 het trekkingsrecht van kracht voor alle budgethouders. Dit houdt in dat het PGB niet meer op de bankrekening van de budgethouder wordt gestort, maar door de SVB direct aan de zorgverlener wordt uitbetaald. Het grote voordeel hiervan is dat de verantwoording veel eenvoudiger wordt en de SVB een groot deel van de administratie overneemt. Om dit mogelijk te maken leveren gemeenten en zorgkantoren gegevens van budgethouders aan bij de SVB. " De decentralisaties in het sociale domein vragen om een krachtige ICT oplossing. Met de Mozard MidOffice Suite beschikken wij over een systeem dat ingericht kon worden naar onze manier van werken. Hierbij worden wij niet geconfronteerd met inrichtingen die een leverancier vanaf de tekentafel heeft bedacht. Wij kunnen razendsnel, op onze eigen wijze, zelf nieuwe processen inrichten zonder hierbij afhankelijk te zijn van de leverancier. Door zaakgericht te werken met een echt zaaksysteem, worden knelpunten snel inzichtelijk en is het daadwerkelijk mogelijk om regie te voeren waar wij dat willen Johan Homan afdelingshoofd samenlevingszaken gemeente Midden Drenthe Zoals bekend verloopt de uitbetaling van de persoonsgebonden budgetten door de SVB op zijn zachtst gezegd niet helemaal vlekkeloos. Zorgaanbieders krijgen niet of te laat betaald, met als gevolg dat zorgaanbieders in de financiële problemen (kunnen) komen of dat zorgaanbieders stoppen met het Pagina 4

5 verlenen van zorg aan mensen die dit hard nodig hebben. Ondanks dat er een duidelijke standaard is voor de aanlevering door gemeenten van de gegevens van budgethouders aan de SVB, blijkt dit in de praktijk aan alle kanten te falen. Gemeenten krijgen dagelijks te maken met telefoontjes van zorgaanbieders en mensen in zorg dat zij bij de SVB niet bekend zijn, dat het budget op is, dat declaraties niet uitbetaald kunnen worden et cetera. De zorgaanbieders en mensen in zorg worden van het kastje (SVB) naar de muur (gemeente) gestuurd en maken zich (terecht) zorgen over de continuïteit van de zorg. Elk nieuwe beschikking van een persoonsgebonden budget triggert een tweetal zaken in het zaaksysteem: het initiëren van het PGB (berekening van de bedragen) en het aanleveren van de gegevens bij de SVB. Door vervolgens per maand zaak-objectgericht de betaling aan de SVB te verwerken, is te allen tijde inzichtelijk welke betalingen er daadwerkelijk verwerkt zijn en welke gegevens er op welke moment bij de SVB zijn aangeleverd. In het geval van vragen van zorgaanbieders en mensen in zorg, is direct en volledig inzichtelijk welke stappen er zijn gezet, wat de stand van zaken is qua betaling aan de SVB en waar de eventuele knelpunten zitten. Op deze manier kan de klant direct ontzorgd worden, doordat de gemeente contact op kan nemen met de SVB om het concrete probleem te bespreken. 4. Gemeentelijk gegevensknooppunt (GGK) De decentralisaties in het sociaal domein leiden ertoe dat gemeenten meer gegevens gaan uitwisselen met een groot aantal partijen. Dit brengt voor alle betrokken partijen nieuwe administratieve processen met zich mee en vraagt een nieuwe samenwerking tussen gemeenten en aanbieders van zorg en dienstverlening. Voor een goede dienstverlening zullen zij gegevens moeten uitwisselen voor toewijzen, plaatsen en declareren. Het inlichtingenbureau bouwt het Gemeentelijk Gegevensknooppunt (GGK) in opdracht van de VNG en gaat gemeenten helpen met het efficiënt berichtverkeer in het sociaal domein. Gemeenten kunnen via het GGK op het gebied van Wmo en jeugdzorg standaard berichten (ontwikkeld door Zorginstituut Nederland) uitwisselen met zorgaanbieders die zijn aangesloten op het knooppunt van VECOZO. Per 1 januari waren lang niet alle berichten (uitwisselingsmomenten) operationeel binnen het GGK. Daarnaast gebruiken de berichten die per 1 januari 2015 operationeel waren ASCII-EI als voertaal. Deze standaard heeft als nadeel dat berichten niet inhoudelijk gelezen en geïnterpreteerd kunnen worden en lastiger en trager te valideren zijn. Het gevolg hiervan is dat vele gemeenten en zorgaanbieders niet op tijd de technische voorzieningen hebben kunnen treffen om het berichtenverkeer op orde te krijgen. Dit heeft ertoe geleid dat voor de berichten die niet ondersteund werden door het GGK of de software van de gemeente en de zorgaanbieder, er op lokaal en regionaal verband oplossingen zijn gezocht in andere wijzen van communiceren. Van regioportalen tot (beveiligde) s en zelf gewoon via de post werden en worden er massaal gegevens uitgewisseld in de keten.het overgrote gedeelte Pagina 5

6 van de gegevensuitwisseling verloopt op dit moment niet via het gewenste kanaal (GGK) en op 1 januari 2016 staat alweer de nieuwe standaard voor de deur: ijw- en iwmo 2.0. Door het aanbieden van generieke koppelvlakken voor zowel inkomend als uitgaand berichtenverkeer biedt Mozard haar klanten optimale flexibiliteit voor het uitwisselen van gegevens in de zorgketen. Door samen met gemeenten te kijken naar de behoefte en mogelijkheden van niet alleen de gemeente, maar ook van de zorgpartners, maakt Mozard het mogelijk om - ongeacht de keuze - zorg te dragen voor goed berichtenverkeer. Hoe nu verder? De rode draad door de inrichting van de informatievoorziening rondom de decentralisaties lijkt het kunnen inspelen op veranderingen te zijn. Waar vele informatievraagstukken vanuit de techniek ingestoken zijn met het credo de techniek regelt zichzelf, blijkt dit in de praktijk toch een stuk weerbarstiger. Ook op dit moment worden vele gemeenten, vaak gevoed door regionale afspraken, onder hetzelfde credo met de stok achterna gezeten door transitiemanagers, waarbij wederom (onder druk) wordt verklaard dat er per datum x voldaan wordt aan technische afspraak y. Hierbij wordt echter nog steeds voorbij gegaan aan de aspecten organisatie (beleid, wat zijn de uitgangspunten en afspraken voor inkoop, sturing en verantwoording), processen (heldere uitwerking, wie heeft welke rol, taak, verantwoordelijkheid), informatie (welke informatie willen we minimaal vastleggen?, welke informatie willen / moeten we uitwisselen?, welke informatie willen we op sturen?) en systemen (welke systemen hebben we nodig?). De decentralisaties in het sociaal domein zijn bijna een jaar onderweg. In dit jaar is gebleken dat de informatievoorziening van vele gemeenten en zorgaanbieders onvoldoende heeft kunnen inspelen op de veranderingen die de transities met zich mee hebben gebracht. Zaakgericht werken is bij uitstek een mogelijkheid om de informatievoorziening in het sociaal domein te regisseren. Omdat vele gemeenten de organisatie en processen nog onvoldoende helder hebben afgestemd met hun ketenpartners, moet het informatiesysteem kunnen meegroeien en meebewegen met de ontwikkelingen. Mozard levert een flexibele oplossing waarmee een gemeente in staat is deze aanpassingen snel en zelfstandig te doen zonder steeds afhankelijk te zijn van de leverancier voor nieuwe softwareversies. Vele gemeenten hebben in de laatste jaren ervaren dat met de Mozard Suite niet alleen eenvoudige, maar ook zeer complexe processen zaakobjectgericht worden ondersteund. Men kan zelf zaaktypen, deelzaaktypen, gebruikersschermen en registraties inrichten. De medewerkers van Mozard zijn materie-deskundig en begrijpen de daadwerkelijke problematiek van de verandering. Mede daardoor is de Mozard Suite een totaal- ICT-oplossing voor het ondersteunen van de 3D processen. November D. Kamoen (Consultant IenPM) Maak kans op de gratis IenPM leergang Decentralisaties Wilt u kans maken op een gratis leergang Decentralisaties inclusief een rondleiding bij diverse gemeenten, die de beschreven problematiek hebben opgelost, ga dan naar en vul het formulier in! Pagina 6