Afstudeerproject. Implementatieplan. Patiëntenmanifest en ontslag, op de kraamafdeling en de afdeling grote kinderen. Juni, 2012

Transcriptie

1 Afstudeerproject Patiëntenmanifest en ontslag, op de kraamafdeling en de afdeling grote kinderen Implementatieplan Juni, 2012 Projectleden: Donita de Haas Student nr.: Cindy Groot Student nr.: Opdrachtgever: Annette Claassen Kwaliteit verpleegkundige afdeling neonatologie Academisch Medisch Centrum Meibergdreef AZ Amsterdam Docentbegeleider: Suzanne Verschueren Hogeschool van Amsterdam Tafelbergweg BD Amsterdam Zuidoost 1

2 1. Voorwoord Voor u ligt het implementatieplan van de afstudeeropdracht Patiëntenmanifest en ontslag op de kraamafdeling en de afdeling grote kinderen. Wij zijn Donita de Haas en Cindy Groot, twee vierdejaars verpleegkunde studenten aan de Hogeschool van Amsterdam. De afstudeeropdracht richt zich op het evalueren en verbeteren van de ontslagprocedure uit het patiëntenmanifest van het Academisch Medisch Centrum (AMC) met in het bijzonder het ontslaggesprek, het ontslagdocument en het nabellen. Door middel van literatuur- en praktijkonderzoek is er een verbeterplan met aanbevelingen ontwikkeld. Dit implementatieplan is geschreven om de kans dat de aanbevelingen geïmplementeerd worden te vergroten. Daarbij zal het implementatieplan de afdelingen een handvat geven bij het implementeren. Donita de Haas en Cindy Groot Juni,

3 2. Inhoudsopgave 1. Voorwoord Inhoudsopgave Inleiding Implementatie Definitie Fasen van implementeren Analyse Doelgroep Haalbaarheid innovatie Randvoorwaarden Bevorderende- en belemmerende factoren Implementatietheorieën Implementatiestrategieën Activiteitenschema Evaluatie Rol van de projectleden bij de implementatie Conclusie Nawoord Bronvermelding

4 3. Inleiding In dit hoofdstuk worden onder andere de vraagstelling en het antwoord beschreven, het draagvlak uitgediept en het doel van de implementatie en verantwoording van de keuze hiervan besproken. Aanbevelingen zijn veranderingen. In dit document wordt soms gesproken over veranderingen. Hiermee worden de aanbevelingen bedoeld die worden ingevoerd op de afdelingen. Aanleiding De opdrachtgever Annette Claassen, heeft vanuit het AMC de opdracht gekregen om het gehele patiëntenmanifest in de divisie Vrouw-Kind van het AMC te evalueren. De divisie Vrouw-Kind betreft negen afdelingen. Met deze evaluatie wil het AMC te weten komen hoe en of het patiëntenmanifest wordt nageleefd door de betreffende afdelingen. De opdracht De projectleden hebben drie van de vierentwintig rechten: punt 20, 21 en 22 uit het patiëntenmanifest geëvalueerd op afdelingen kraam en grote kinderen. De drie rechten betreffen het ontslag namelijk: 20. Voor u met ontslag gaat, voeren wij een ontslaggesprek met u. We zorgen dat u goed voorbereid en geïnformeerd met ontslag gaat. 21. Wij geven u een ontslagdocument mee waarin de aandoening, de behandeling, uw medicatie en uw contactpersoon in het AMC staan vermeld. 22. Binnen 24 uur nemen we contact op om te horen hoe het met u gaat en of u nog vragen heeft. Onderzoeksvraag/ aanbevelingen In het verbeterplan hebben de projectleden antwoord gegeven op de volgende hoofdvraag: In hoeverre worden punt 20, 21 en 22 uit het patiëntenmanifest uitgevoerd op de afdelingen kraam en grote kinderen in het Academisch Medisch Centrum om patiënttevredenheid en kwaliteit van zorg na te streven, en wat zijn hierbij aanbevelingen ter verbetering en implementatie? Vanuit het literatuur- en praktijkonderzoek zijn de volgende aanbevelingen opgesteld per afdeling: Afdeling grote kinderen - Ontwerp een ontslagchecklist die dient als leidraad voor het ontslaggesprek - Laat de patiënt een evaluatieformulier invullen en bespreek dit na - Er moet een ontslagdocument ontworpen worden dat gericht is aan de ouders van het kind - Bij ontslag van het kind dienen op het nabelformulier de volgende punten genoteerd te worden: de aandoening, de ontslagdatum en of de ouders toestemming hebben gegeven om nagebeld te worden - Ouders nabellen binnen 24 uur na het ontslag van het kind Kraamafdeling - De ontslagchecklist die wordt gebruikt als leidraad voor het ontslaggesprek moet aangevuld worden met de volgende punten: aandoening en mobilisatie - Laat de patiënt een evaluatieformulier invullen en bespreek dit na - Ontwerp een ontslagdocument dat gericht is aan de kraamvrouw 4

5 - Er moet meer research gedaan worden naar de effectiviteit van nabellen op de kraamafdeling en de uitkomsten moeten geïmplementeerd worden Aanbevelingen voor implementatie In overleg met de opdrachtgever is ervoor gekozen om dit implementatieplan te richten op één aanbeveling per afdeling. Deze aanbevelingen zijn gekozen omdat hierin de meeste winst valt te behalen voor de afdelingen. Onderstaande aanbevelingen worden in dit implementatieplan uitgewerkt: Afdeling grote kinderen: Ontwerp een ontslagchecklist die dient als leidraad voor het ontslaggesprek Kraamafdeling: Ontwerp een ontslagdocument dat gericht is aan de kraamvrouw Vraag en doelstelling: In het verbeterplan dat vooraf ging aan het implementatieplan, zijn bovenstaande aanbevelingen gedaan aan de hand van literatuur- en praktijkonderzoek. In dit implementatieplan is beschreven hoe de aanbevelingen in de praktijk geïmplementeerd kunnen worden. De volgende doelen worden hierbij nagestreefd: - 14 juni 2013 zal de afdeling grote kinderen effectief gebruik maken van een ontslagchecklist (die voldoet aan onderstaande criteria) waardoor voldaan wordt aan de eisen vanuit de literatuur en het patiëntenmanifest. o De ontworpen ontslagchecklist dient de volgende onderwerpen te bevatten: aandoening, leefregels, dieet, behandeling, medicatie, complicaties, nazorg, vervolgafspraak en contactpersoon o Voer het ontslaggesprek aan de hand van de ontslagchecklist binnen 24 uur voor ontslag o Spits de informatie die je geeft toe op de huidige kennis en situatie van de patiënt o Gebruik eenvoudige taal o Laat het ontslaggesprek 5 tot 15 minuten duren o Houd de regie tijdens het ontslaggesprek - 14 juni 2013 zal de kraamafdeling effectief gebruik maken van een ontslagdocument (dat voldoet aan onderstaande criteria) waardoor voldaan wordt aan de eisen vanuit de literatuur en het patiëntenmanifest. o De volgende onderwerpen staan erin beschreven: aandoening, behandeling, medicatie, contactpersoon, persoonlijke verzorging, leefregels, mobilisatie, complicaties en informatievoorzieningen o Geschreven in eenvoudig taalgebruik o De informatie sluit aan bij de huidige kennis van de patiënt o De informatie is toegespitst op de situatie van de patiënt Draagvlak Het zich kunnen aanpassen aan veranderde omstandigheden is een grote opgave. Dit omdat de mens graag wil vasthouden aan oude gebruiken en gewoonten. Deze zijn vertrouwd en men weet of wil soms ook niet beter. Aanbevelingen zijn veranderingen en deze roepen vaak weerstand op. 5

6 In dit geval zal het betrekken van de verpleegkundigen bij de verandering in een vroeg stadium voordeel opleveren. Dit doordat ze inspraak hebben. Inspraak doet weerstand verminderen. 1 De projectleden hebben de verpleegkundigen betrokken bij het project. Dit door op beide afdelingen een klinische les te geven ter introductie van de opdracht. Daarnaast zijn de projectleden een aantal keer tijdens de koffiepauze langsgekomen om vragen te kunnen beantwoorden. Elke dag waren de projectleden op de afdeling te vinden. Aan het einde van dit project is een klinische les gegeven om verpleegkundigen te motiveren en te informeren over de implementatie. De projectleden hebben overleg gehad met beide hoofdverpleegkundigen om het draagvlak in kaart te brengen. De haalbaarheid van de aanbevelingen op de afdelingen is nagegaan voordat het implementatieplan is geschreven. De interesse van verpleegkundigen is gewekt doordat het afstudeerproject bij hen bekend is en ze zelf hebben meegeholpen met het tot stand brengen van het resultaat. Wanneer de verpleegkundigen goed geïnformeerd zijn over het doel en de werkwijze van de aanbevelingen, verwachten de projectleden dat zij deze zullen uitvoeren. De projectleden zijn zich ervan bewust dat de aanbevelingen mogelijk voor meer werk zorgen bij de verpleegkundigen. Daarom is het van belang dat het creëren van het draagvlak goed aangepakt wordt. 2 Belanghebbenden Er zijn drie belanghebbenden: Patiënt: De patiënt wil goede kwaliteit van zorg. Het patiëntenmanifest bewaakt dit. Het patiëntenmanifest is tevens voortgekomen uit de mening van de patiënt waardoor goede uitvoering hiervan leidt tot hogere tevredenheid van ouders. Verpleegkundigen: Voor de verpleegkundigen is het van belang dat er een duidelijk en uitvoerbaar beleid op de afdeling is omtrent het ontslag van de patiënt. Indien de afdeling voldoet aan het patiëntenmanifest dan zorgt dit ervoor dat de verpleegkundigen de eisen van de nationale beroepscode nastreven. Één van de eisen hierin is dat de verpleegkundige ervoor dient te zorgen dat de patiënt goed geïnformeerd is. 3 Organisatie: Het AMC streeft naar een zo hoog mogelijke patiënttevredenheid. Door in het gehele AMC te voldoen aan het patiëntenmanifest komt het AMC ook een stap dichter bij het voldoen aan de eisen van de Joint Commission International(JCI). Samenwerking Het projectlid Donita de Haas heeft het voorwoord, nawoord, inleiding, implementatietheorieën, implementatiestrategieën en activiteitenschema gemaakt. Het projectlid Cindy Groot heeft de implementatie, analyse en evaluatie gemaakt. Alle stukken zijn in samenspraak geschreven. Kernbegrippen Patiëntenmanifest: Ontslagtraject: Een folder met 24 rechten van de patiënt met betrekking tot de zorgen dienstverlening die de patiënt in het AMC ontvangt. Hierin staat vermeld wat de patiënt van het AMC kan verwachten, maar ook wat het AMC verwacht van de patiënt. De periode vanaf het moment dat bekend is dat de patiënt met ontslag gaat tot en met de nazorg die de patiënt ontvangt vanuit het AMC. Ontslagdocument: Een document dat de patiënt ontvangt bij ontslag. Dit document is gericht aan de patiënt. 6

7 Ontslaggesprek: Nabellen: Implementatie: Een gesprek dat gehouden wordt met de patiënt voordat hij/zij naar huis gaat. Het ontslaggesprek zorgt ervoor dat de patiënt goed geïnformeerd naar huis gaat. De verpleegkundige belt de patiënt enige tijd nadat hij/zij met ontslag is gegaan thuis op met de vraag hoe het met hem/haar gaat en of er nog vragen zijn. Implementatie is het systematisch invoeren van aanbevelingen. Hier wordt in hoofdstuk 4 op ingegaan. 7

8 4. Implementatie In dit hoofdstuk zal toegelicht worden wat de implementatie inhoudt en welke fasen hiervoor nodig zijn. De fasen zullen later in het implementatieplan gebruikt worden Definitie Implementatie is het procesmatig en planmatig invoeren van veranderingen met als doel dat deze een structurele plaats krijgen in het beroepsmatig handelen Fasen van implementeren Om tot implementatie te kunnen komen dient een proces doorlopen te worden. In dit implementatieplan zal gebruik gemaakt worden van de fasen die aangegeven zijn door Grol. 5 Hieronder zijn de verschillende fasen beschreven: 1. Oriëntatiefase In deze fase worden betrokkenen geïnformeerd over de veranderingen die plaats gaan vinden. Dus het invoeren van de aanbeveling. Er dient voor gezorgd te worden dat zo veel mogelijk betrokkenen zich bewust worden van het huidige probleem en de nieuwe ontwikkelingen. Op deze manier kan interesse gewekt worden waardoor de implementatie meer succes zal hebben en sneller zal verlopen. 2. Inzichtfase In deze fase worden betrokkenen geïnformeerd over de inhoud van de aankomende verandering en de verwachtingen die er van hen uit zijn. Het is van belang dat de verpleegkundigen het huidige probleem inzien en de meerwaarde zien van de verandering om zo gemotiveerd te raken om deze ook in te voeren. Hiervoor is het noodzakelijk dat de betrokkenen inzicht krijgen in hun eigen, huidige werkwijze Acceptatiefase In deze fase krijgen de betrokken een positieve houding tegenover de aankomende verandering in hun werkwijze. De voor- en nadelen worden afgewogen, het liefst door middel van een discussie. Nadat de mening van de betrokkenen is gevormd, is het van belang dat er bereidheid ontwikkeld wordt om anders te gaan handelen. Een hulpmiddel hierbij kan zijn om de nieuwe werkwijze te demonstreren. Op deze manier kan de intentie bij de betrokkenen gewekt worden om de werkwijze te veranderen Veranderingsfase In deze fase wordt de verandering in de praktijk doorgevoerd. De betrokkenen oefenen in vaardigheden en zetten veranderingen in gang. Door met de verandering aan de slag te gaan, kan het nut hiervan bevestigd worden. Hierna is het van belang dat de verandering een vast onderdeel wordt van de dagelijkse routines en zorgverlening. Om de verandering in stand te houden is het van belang om een continu monitoring- en feedbacksysteem op te zetten, bijvoorbeeld in de vorm van geplande evaluaties. 5 8

9 5. Analyse In dit hoofdstuk zullen de doelgroep, haalbaarheid van de innovatie, randvoorwaarden voor de implementatie en bevorderende en belemmerende factoren worden toegelicht Doelgroep Onderstaand worden de afdelingen die betrokken zijn besproken: De afdeling grote kinderen is een afdeling met 24 bedden en heeft een gemiddelde opnameduur van 5,5 dagen. Op de afdeling zijn kinderen opgenomen van 1 t/m 9 jaar en kinderen van 0 t/m 18 jaar met nefrologische aandoeningen. Kinderen worden opgenomen voor alle specialismen, met uitzondering van chemotherapie. 6 De kraamafdeling is een afdeling met 20 bedden en 20 wiegen. Op de kraamafdeling zijn kraamvrouwen opgenomen met eventueel haar pasgeborene(n). De gemiddelde opnameduur van de kraamvrouwen is één tot vier dagen. De meeste vrouwen zijn opgenomen vanwege keizersnede, hypertensie, vroeggeboorte, diabetes of een fluxus post partum. 7 Het implementatieplan richt zich op de verpleegkundigen en secretaresses van de afdeling grote kinderen en kraamafdeling. De verpleegkundigen zijn degenen die aan het werk zullen gaan met de aanbevelingen. Zij zullen gebruik maken van de ontslagchecklist tijdens het ontslaggesprek en zullen het ontslagdocument invullen voordat dit overhandigd wordt aan de patiënt. De secretaresses zullen niet in aanraking komen met het ontslagdocument. Wel zullen de secretaresses van de afdeling grote kinderen meewerken aan de aanbeveling ontslagchecklist. Het is namelijk van belang dat de ontslagchecklist voor het gesprek in het verpleegkundig patiëntendossier wordt gestopt Haalbaarheid innovatie Om de kans op een succesvolle implementatie te vergroten zijn de projectleden in gesprek gegaan met de hoofdverpleegkundigen van de afdelingen. Afdeling grote kinderen: Uit het gesprek bleek dat de hoofdverpleegkundige open staat voor een ontslagchecklist. De hoofdverpleegkundige ziet een meerwaarde in het implementeren van een ontslagchecklist die als leidraad dient voor het ontslaggesprek. De verpleegkundigen vinden het volgens de hoofdverpleegkundige lastig om een nieuwe verbetering in te voeren en vergeten dit vaak. Om de implementatie te doen slagen is het van belang dat de verpleegkundigen besef hebben van hun eigen werkzaamheden door confrontatie met de uitkomsten uit het verbeterplan. Het is daarnaast van belang dat zij het nut in zien van het gebruik van de ontslagchecklist. Kraamafdeling: Uit het gesprek bleek dat zowel de hoofdverpleegkundige als de verpleegkundigen op de kraamafdeling open staan voor een ontslagdocument gericht aan de kraamvrouw. Naar inziens van de hoofdverpleegkundige is het haalbaar om deze aanbeveling in te voeren mits het goed past bij de huidige werkomgeving. Dit wil zeggen dat de aanbeveling dient aan te sluiten bij het gebruik van het elektronische patiëntendossier (EPD). 9

10 5.3. Randvoorwaarden Wanneer de aanbevelingen worden toegepast op de afdelingen dienen deze te voldoen aan randvoorwaarden. Deze randvoorwaarden verhogen de kans van slagen van de implementatie. Afdeling grote kinderen: De hoofdverpleegkundige geeft als randvoorwaarde aan dat de ontslagchecklist bekend dient te zijn bij iedereen op de afdeling. Het nut en de positieve effecten van de ontslagchecklist moeten ingezien worden. Een randvoorwaarde is daarbij dat er gebruik wordt gemaakt van reminders en evaluaties zodat deze niet vergeten worden. Kraamafdeling: De hoofdverpleegkundige geeft als randvoorwaarde aan dat het ontslagdocument verbonden dient te zijn met het EPD en makkelijk bruikbaar is. Dit wil zeggen dat het ontslagdocument elektronisch ingevuld dan wel verkregen kan worden Bevorderende- en belemmerende factoren Onderstaand worden per afdeling en per fase de bevorderende en belemmerende factoren besproken die van invloed kunnen zijn op het implementeren van de aanbevelingen. Afdeling grote kinderen: De bevorderende en belemmerende factoren per implementatiefase zijn als volgt: Oriëntatiefase Bevorderend: Belemmerend: Inzichtfase Bevorderend: Belemmerend: Een bevorderende factor is dat de verpleegkundigen al op de hoogte zijn van het afstudeerproject. Hoogstwaarschijnlijk zijn de verpleegkundigen geïnteresseerd in de resultaten van het project omdat zij zelf hebben meegewerkt aan het verkrijgen hiervan. Dit kan de interesse van de verpleegkundigen verhogen in de te implementeren aanbevelingen. Er is een voorbeeld van een ontslagchecklist ontwikkeld (zie bijlage 14.1). Dit kan de verpleegkundigen helpen bij het vormen van een beeld van de uiteindelijke ontslagchecklist. Er is een seniorverpleegkundige op de afdeling die zich in het verleden bezig heeft gehouden met het ontslag en dit mogelijk nu weer op zich wil nemen. Een belemmerende factor is dat de ontslagchecklist verfijnd en aangepast dient te worden voordat deze geschikt is ter implementatie. De afdeling heeft momenteel een hectische periode vanwege de verhuizing van de afdeling binnen het AMC. De JCI accreditatie eind juni neemt veel tijd in beslag. De aanbevelingen kunnen niet meer ingevoerd worden voor deze accreditatie. De verkregen resultaten zijn een reflectie van de werkwijze van de verpleegkundigen. Deze zullen gepresenteerd worden tijdens de klinische les aan het eind van het project. De verpleegkundigen worden zodoende op de hoogte gesteld van het huidige probleem en geïnformeerd over de inhoud van de aanbeveling. De klinische les zal herhaald moeten worden zodra het ontslagdocument ontworpen is om de gegeven informatie nogmaals onder de aandacht te brengen bij de verpleegkundigen. 10

11 Acceptatiefase Bevorderend: Belemmerend: De hoofdverpleegkundige geeft aan dat wanneer de verpleegkundigen het nut inzien van de ontslagchecklist, zij deze zullen toepassen in de praktijk. Om de verpleegkundigen het nut in te laten zien van de ontslagchecklist is het van belang dat de voor- en nadelen actief worden afgewogen door middel van een discussie. Daarbij dient de werkwijze van de ontslagchecklist gedemonstreerd te worden op de afdeling zodra deze ontworpen is. Het is mogelijk dat de gegeven informatie over de verandering vergeten is door de verpleegkundigen tegen de tijd dat de ontslagchecklist is ontworpen. De klinische les dient dus opnieuw gegeven te worden. Veranderingsfase Bevorderend: Belemmerend: De hoofdverpleegkundige staat open voor verandering. Er is een seniorverpleegkundige die zich bezig houdt met innovaties met betrekking tot het ontslag en zal mogelijk bij deze implementatie aangewezen worden als sleutelfiguur. Het is van belang dat het werken met de ontslagchecklist wordt geëvalueerd. Op deze manier worden de verpleegkundigen gewezen op het nut van het gebruik van de ontslagchecklist. Dit zal er hopelijk toe leiden dat ze deze blijven gebruiken. Het is mogelijk dat de implementatie niet gestart wordt, omdat de verantwoordelijkheid bij de afdeling ligt. De reden dat deze niet wordt gestart kan bijvoorbeeld tijdsgebrek zijn. Ook kan deze worden vergeten. Dit implementatieplan is opgesteld om dit te voorkomen. De accreditatie van de JCI zal verschillende aanbevelingen met zich mee kunnen brengen waardoor de aandacht van deze aanbeveling op de achtergrond blijft. Reminders blijven hierbij belangrijk. Kraamafdeling: De bevorderende- en belemmerende factoren per implementatiefase zijn als volgt: Oriëntatiefase Bevorderend: Belemmerend: Inzichtfase Bevorderend: Belemmerend: De verpleegkundigen zijn in een vroeg stadium betrokken bij het project. Dit kan de interesse in de uitkomsten en aanbevelingen verhogen. Er is een voorbeeld van een ontslagdocument(zie bijlage 14.2.). Dit kan de verpleegkundigen helpen een het vormen van een beeld van het uiteindelijke ontslagdocument. Een belemmerende factor is dat het ontslagdocument nog verfijnd en aangepast dient te worden voordat hij geschikt is ter implementatie. Hiervoor dient eerst een sleutelfiguur aangewezen te worden. Dit zal de hoofdverpleegkundige doen. De verkregen resultaten zijn een reflectie van de werkwijze van de verpleegkundigen. Dit zal gepresenteerd worden tijdens de klinische les aan het eind van het project. De verpleegkundigen worden zodoende op de hoogte gesteld van het huidige probleem en geïnformeerd over de inhoud van de aanbeveling. De klinische les zal herhaald moeten worden zodra het ontslagdocument ontworpen is om de gegeven informatie nogmaals onder de aandacht te brengen bij de verpleegkundigen. 11

12 Acceptatiefase Bevorderend: Belemmerend: Veranderingsfase Bevorderend: Belemmerend: De hoofdverpleegkundige is van mening dat de verpleegkundigen van de afdeling open staan voor verbeteringen. De hoofdverpleegkundige ziet een voordeel in het ontslagdocument. Zijn verwachting is dat de verpleegkundigen dit ook zo zien. Om de bereidheid tot veranderen te vergroten is het van belang dat de werkwijze van het ontslagdocument wordt gedemonstreerd zodra dit klaar is voor implementatie. (zie hoofdstuk 6 implementatietheorieën) Het is mogelijk dat verpleegkundigen na de klinische les van mening zijn dat een ontslagdocument een meerwaarde geeft, maar dat deze mening verandert nadat het document is ontworpen. Het format kan niet overeenkomen met het beeld dat verpleegkundigen hadden of ze zijn het niet eens met de handelingen die ervoor nodig zijn om het document te verkrijgen. De verpleegkundigen staan open voor veranderingen. De implementatie van een voorgaand document (kraamoverdracht) is succesvol gegaan. Er wordt dan ook verwacht dat het implementeren van een ontslagdocument goed zal verlopen. Het gebruik van de kraamoverdracht is een vast onderdeel van de dagelijkse zorgverlening. Doordat het ontslagdocument enigszins vergelijkbaar is, is de kans groot dat dit ook vast onderdeel van de standaard zorgverlening kan worden. Het is mogelijk dat de implementatie niet gestart wordt doordat de verantwoordelijkheid hiervoor bij de afdeling ligt. Het niet starten kan bijvoorbeeld komen door tijdgebrek. Positieve feedback vanuit de patiënt kan bevorderend zijn om door te gaan met de verandering. De patiënt kan het document zien als iets vanzelfsprekends waardoor hij of zij geen positieve feedback hierover uit tegen de verpleegkundige. 12

13 6. Implementatietheorieën In dit hoofdstuk zullen de vier theorieën die gebruikt zullen worden bij de implementatie toegelicht worden. Sommige theorieën spitsen de verandering vaak toe op het individu. Andere eerder op de sociale omgeving, de organisatie of de economische omstandigheden. Grol et al. 5 geven aan dat sommige aanbevelingen makkelijk in te voeren zijn, waar dit bij andere aanbevelingen moeilijk blijkt. Daarom is het van belang om gebruik te maken van theorieën. Hieronder zullen de vier theorieën in het kort vermeld worden met een beschrijving in hoeverre deze bruikbaar zijn voor het invoeren van de twee aanbevelingen. Daarna zullen de strategieën in het kort genoemd worden. De meeste strategieën komen voort uit theorieën. De meeste theorieën suggereren ook meerdere strategieën. Er is daarom gekozen voor een combinatie van theorieën en strategieën. 5 Cognitieve theorieën Cognitieve theorieën richten zich op het denken en de beslissingen van individuele professionals. Rationele theorieën zijn van belang voor het invoeren van de aanbevelingen in dit implementatieplan. Dit omdat deze theorieën uit gaan van een analytisch model. In dit analytisch model staan de afwegingen van voordelen, nadelen, effecten en risico s van bepaalde veranderingen centraal. 5 Men moet inzien dat het eventuele extra werk dat de verandering met zich meebrengt opweegt tegen de positieve effecten ervan. Om dit gedrag te bereiken zal men zich moeten richten op de wijze waarop de professionals aan hun informatie komen en hoe zij deze verwerken. Door middel van goede informatievoorzieningen kan gedrag veranderd worden. Hier zal op de afdelingen invulling aan gegeven worden door middel van een voor- en nadelen analyse. Hierdoor wordt op een inzichtelijke manier duidelijk gemaakt dat het eventuele extra werk opweegt tegen de positieve effecten ervan. Het doel hierbij is dat de verpleegkundigen gemotiveerd raken. 5,8 Educatieve theorieën De meeste educatieve theorieën zijn toegespitst op de motivatie van de professionals. Het is gebleken dat professionals beter leren en meer gemotiveerd zijn wanneer zij de problemen al in de praktijk zijn tegengekomen. In tegenstelling tot wanneer zij geconfronteerd worden met abstracte informatie. Een aansluiting bij de dagelijkse werkwijze en ervaringen is cruciaal. Redenen waardoor professionals uit de gezondheidszorg gemotiveerd raken om te leren zijn onder andere: - Sociale interacties waardoor relaties worden opgebouwd of verbeterd - Externe verwachtingen, verwachtingen die anderen of leidinggevenden van hen hebben - Sociaal welzijn van de verpleegkundige. Hierdoor is deze beter in staat om anderen of de samenleving te dienen - Professionele vooruitgang: deelname om de eigen competentie te vergroten - Cognitieve interesse: deelname om kennis te vergroten 5 Bij de implementatie wordt aan bovenstaande punten invulling gegeven door onder meer externe verwachtingen aan te geven van de hoofdverpleegkundige op de afdeling. Maar daarnaast ook de externe verwachtingen vanuit het AMC van het patiëntenmanifest. Er wordt duidelijk gemaakt dat je beter in staat bent om anderen te helpen wanneer de aanbevelingen worden ingevoerd. Bij het invoeren van de aanbevelingen zal de patiënttevredenheid worden verhoogd. Wanneer dit voor hen duidelijk is, zullen de verpleegkundigen gemotiveerder raken. 8 13

14 Theorieën over leiderschap Formele en informele leiders kunnen van grote invloed zijn op de implementatie van de aanbeveling. Leiderschap kan dit promoten of blokkeren. Deze leider kan een full- time werkende manager zijn maar ook een arts of verpleegkundige met grote informele invloed. Een leider kan invloed hebben door middel van persoonlijke betrokkenheid en het ontwikkelen van een visie op de afdeling voor het invoeren van de aanbevelingen. Verpleegkundigen raken meer gemotiveerd wanneer de leider dit ook is. Dit zal op de afdelingen vormgegeven worden door middel van het aanwijzen van een leider die het implementatieproces zal sturen. 5,8 14

15 7. Implementatiestrategieën In dit hoofdstuk zullen de strategieën, afkomstig van ZonMw 8, met activiteiten benoemd worden die van toepassing zijn op de afdelingen. 1. Informerende strategie Doel: De verpleegkundigen informeren over de verandering. 8 Het is op beide afdelingen van belang om de verpleegkundigen te informeren over de verandering. De verpleegkundigen kunnen de verandering pas invoeren als zij hiervan op de hoogte zijn. Daarnaast is het belangrijk dat de verpleegkundigen aanwezig zullen zijn bij de klinische les om uitleg over de aanbevelingen en het implementatieplan te krijgen. Activiteiten: - Klinische les - In de weekmail de verandering en klinische les aankondigen - Het verbeterplan en implementatieplan schriftelijk overhandigen - Resultaten presenteren - Posters over de aankondiging en uiteindelijk de uitkomsten van de klinische les hangen op het prikbord 2. Motiverende en draagvlakvergrotende strategie Doel: Verpleegkundigen motiveren en aanzetten tot verandering. 8 Het is op de afdeling grote kinderen van groot belang om de verpleegkundigen te motiveren. Dit omdat blijkt uit het gesprek met de hoofdverpleegkundigen dat het vaak gebeurt dat er redenen worden gezocht waarom taken niet worden uitgevoerd. Voorbeelden hiervan zijn de verhuizing van de afdeling en de drukte. Ook is het belangrijk om op de kraamafdeling de verpleegkundigen te motiveren zodat de implementatie een grote kans van slagen heeft. Daarom wordt deze strategie op beide afdelingen ingevoerd. Activiteiten: - Het aanwijzen van een sleutelfiguur. (Gabrielle Leguijt is waarschijnlijk de sleutelfiguur die zich bezig gaat houden met de implementatie. Dit zal in overleg gaan met de hoofdverpleegkundigen) - Bij implementatie en evaluatie van de aanbeveling dient het onderwerp besproken te worden bij de VMO (vaste medewerkers overleg) ter herinnering - De aanbeveling na een bepaalde periode evalueren en bespreken met de afdeling - Op de afdeling grote kinderen dienen de ontslagchecklist aan het verpleegkundig patiëntendossier toegevoegd te worden - Op de kraamafdeling ervoor zorgen dat de kraamoverdracht alleen uitgeprint kan worden wanneer het ontslagdocument is ingevuld en uitgeprint 15

16 3. Educatieve strategie Doel: Vaardigheden en kennis aanleren waardoor veranderingen in de praktijk uitgevoerd kunnen worden. 8 Op beide afdelingen is dit met mate belangrijk. Op de afdeling grote kinderen zal er een nieuw document gemaakt worden, de ontslagchecklist. Op de kraamafdeling wordt er een nieuw document, het ontslagdocument, toegevoegd aan het EPD. Omdat deze documenten nieuw zijn, dienen de verpleegkundigen geïnformeerd te worden over de werkwijze hiervan. Activiteiten: - Kraamafdeling: de sleutelfiguur laten demonstreren hoe het ontslagdocument verkregen kan worden via het EPD - Afdeling grote kinderen: de sleutelfiguur laten demonstreren hoe de ontslagchecklist gebruikt dient te worden 4. Organisatorische strategie Doel: Het stroomlijnen van processen en het oplossen van blokkades waardoor de implementatie gemakkelijker uit te voeren is. 8 Het is op beide afdelingen van belang om de processen op de werkvloer beter gestroomlijnd te laten verlopen. Op de afdeling grote kinderen is gebleken dat het bij het implementeren van aanbevelingen soms erg lang duurt voordat deze daar routinematig worden uitgevoerd, zoals blijkt uit het gesprek met de hoofdverpleegkundige. Het komt voor dat de verpleegkundigen de handeling vergeten uit te voeren. Op de kraamafdeling is het van belang om het ontslagdocument en de kraamoverdracht aan elkaar te koppelen in het EPD. Hierdoor kan de kraamoverdracht alleen uitgeprint worden wanneer het ontslagdocument wordt ingevuld en uitgeprint. Op deze manier past de aanbeveling goed in de huidige werkwijze. Activiteiten: - Afdeling grote kinderen: de ontslagchecklist aan verpleegkundig dossier toevoegen - Afdeling grote kinderen: het ontslagdocument aangeven als taak voor de verpleegkundige - Kraamafdeling: het ontslagdocument aan het EPD toevoegen - Kraamafdeling: het ontslagdocument aangeven als taak voor de verpleegkundige - Tijdens het VMO evalueren hoe het werken met de aanbeveling verloopt. - Evalueren van het werken met de aanbeveling en de resultaten presenteren tijdens het VMO 5. Marktgerichte strategie Doel: Relatie leggen tussen de aanbevelingen en de positieve effecten. Hierdoor wordt het gevoel van urgentie verhoogd. 8 Op beide afdelingen is het van belang om de positieve effecten te benadrukken. Hierdoor wordt de motivatie verhoogd. Door confrontatie van verpleegkundigen met de uitkomsten van het project zal het gevoel van urgentie verhoogd worden. Activiteiten: - Cijfers presenteren op beide afdelingen tijdens de klinische les - Voordelen voor de afdeling benoemen om te werken met de aanbeveling tijdens de klinische les - Belangen voor het kwaliteitskeurmerk, namelijk het patiëntenmanifest tijdens de klinische les benadrukken 16

17 8. Activiteitenschema In dit hoofdstuk zullen bovenstaande interventies per afdeling in een tijdschema weergegeven worden. Daarbij wordt toegelicht wie verantwoordelijk is voor de uitvoering van de desbetreffende taak. xx staat voor de datum die door de afdeling gekozen dient te worden. Fase Wat Hoe Doel Wanneer Door wie Posters op prikbord hangen en klinische les aankondigen Posters ophangen Informeren Afdeling grote kinderen: Kraamafdeling: Projectleden Oriëntatie Verbeterplan en implementatieplan aan de afdeling overhandigen Overdrachtsgesprek Informeren Afdeling grote kinderen: Kraamafdeling: Klinische les PowerPoint presentatie Informeren/ Afdeling grote kinderen: motiveren/ Kraamafdeling: confronteren Aanwijzen van een sleutelfiguur Overleggen met Motiveren en Afdeling grote kinderen: xx Gabrielle Leguijt aanzetten tot (afdeling grote kinderen) verandering Kraamafdeling: xx Overleggen met Mia Martens (kraamafdeling) Ontwerpen van de ontslagchecklist (afdeling grote kinderen) Ontwerpen van ontslagdocument (kraamafdeling) Criteria uit aanbevelingen van het verbeterplan gebruiken Criteria uit aanbevelingen van het verbeterplan gebruiken Vormgeven aanbeveling Vormgeven aanbeveling VMO bespreking aanbeveling Discussie/ presentatie Motiveren en aanzetten tot verandering De ontslagchecklist aan de map toevoegen (afdeling grote kinderen) In de map Uitvoeren implementatie Tussen xx en xx Tussen xx en xx Afdeling grote kinderen: xx Kraamafdeling: xx Afdeling grote kinderen: xx Projectleden Projectleden Martin Affourtit en Sjouke Boonstra Sleutelfiguur Sleutelfiguur Sleutelfiguur Secretaresses Ontslagdocument in EPD beschikbaar stellen(kraamafdeling) EPD Uitvoeren implementatie Kraamafdeling: xx Sleutelfiguur 17

18 Fase Wat Hoe Doel Wanneer Door wie Acceptatie Start implementatie Starten met de ontslagchecklist en het ontslagdocument Starten implementatie Afdeling grote kinderen: Xx Kraamafdeling: xx Verpleegkundigen Verandering Evalueren hoe implementatie tot nu toe is verlopen Behoud van verandering Het werken met de aanbevelingen evalueren Tijdens VMO Tijdens VMO de uitkomsten presenteren Evalueren en bijstellen Er achter komen: Hoe vaak wordt het ontslagdocument of de ontslagchecklist ingevuld? 3 maanden na implementatie Martin Affourtit en Sjouke Boonstra 9 maanden na implementatie Martin Affourtit en Sjouke Boonstra 18

19 9. Evaluatie In dit hoofdstuk wordt toegelicht hoe de afdelingen vorm dienen te geven aan de evaluaties van de geïmplementeerde aanbevelingen. De evaluatie is opgedeeld in proces- en kwaliteitsevaluatie. 5 Procesevaluatie: Het proces van de implementatie zal na drie maanden worden geëvalueerd. Deze evaluatie zal plaatsvinden tijdens het VMO onder leiding van de sleutelfiguur. Tijdens de evaluatie zullen de volgende vragen aan de verpleegkundigen gesteld worden: - Hoe hebben de verpleegkundigen de implementatie ervaren? - Zijn er knelpunten ervaren tijdens de implementatie? - Waren de verpleegkundigen genoeg voorbereid op de implementatie? - Zijn er tips voor een volgende implementatie om deze te verbeteren? Kwaliteitsevaluatie: Het werken met de aanbeveling zal drie maanden na implementatie worden geëvalueerd. Deze evaluatie zal tevens plaatsvinden tijdens het VMO onder leiding van de sleutelfiguur. Daarna zal er ieder half jaar aandacht besteed worden aan de aanbeveling door deze tijdens het VMO te bespreken. Tijdens de evaluatie zullen de volgende vragen aan de verpleegkundigen gesteld worden: Afdeling grote kinderen: - Hoe ervaren de verpleegkundigen het werken met de ontslagchecklist als leidraad voor het ontslaggesprek? - Dient de ontslagchecklist aangepast te worden? - Is de beschikbaarheid van de ontslagchecklist op de afdeling goed? Kraamafdeling: - Hoe ervaren de verpleegkundigen het werken met het ontslagdocument? - Dient het ontslagdocument aangepast te worden? - Dient de wijze van het verkrijgen van het ontslagdocument aangepast te worden? 19

20 10. Rol van de projectleden bij de implementatie In dit hoofdstuk zal toegelicht worden welke rol de projectleden spelen bij de implementatie van de aanbevelingen op de afdelingen. De projectleden hebben een start gemaakt met de implementatiefase door het schrijven van het implementatieplan. Daarbij zijn voorbeelden gegeven van de aanbevelingen zodat de afdeling een beeld heeft van hoe het document er uit kan zien. Het implementatieplan geeft handvatten voor de afdeling voor de implementatie wanneer de documenten gereed zijn. De projectleden zullen de verpleegkundigen op de afdeling confronteren met de huidige werkwijze op de afdeling en daarna uitleg geven over hoe deze verbeterd kan worden en de positieve effecten ervan. Aan de hand van resultaten over de werkwijze zullen de projectleden een start maken met het motiveren van de verpleegkundigen tot verandering. Om deze motivatie bij te staan zijn er voorbeelden van de documenten gemaakt. Het confronteren en motiveren zal gebeuren tijdens de klinische les die gegeven wordt op de afdelingen op 11 en 14 juni. Na afloop van de klinische les zullen de projectleden het verbeterplan, het implementatieplan en het overdrachtsrapport overhandigen aan de opdrachtgever en de afdeling. De verantwoordelijkheid van de implementatie zal vervolgens liggen bij de opdrachtgever en de door de afdelingen aangewezen sleutelfiguren. Onderstaande activiteiten zullen de projectleden uitvoeren bij de implementatie: Posters op prikbord hangen en klinische les aankondigen Posters ophangen Informeren Afdeling grote kinderen: Kraamafdeling: Verbeterplan en implementatieplan aan de afdeling overhandigen Klinische les Overdrachtsgesprek PowerPoint presentatie Informeren Afdeling grote kinderen: Kraamafdeling: Informeren/ motiveren/ confronteren Afdeling grote kinderen: Kraamafdeling: De overige activiteiten die uitgevoerd dienen te worden om de aanbevelingen te implementeren zullen uitgevoerd worden door de sleutelfiguren, verpleegkundigen, secretaresses en hoofdverpleegkundigen van de afdelingen. 20

21 11. Conclusie Op de afdeling grote kinderen en op de kraamafdeling van het Academisch Medisch Centrum is gedurende tien weken onderzoek gedaan naar punt 20, 21 en 22 van het patiëntenmanifest. Deze drie punten gaan over de ontslagprocedure in het AMC. Met in het bijzonder het ontslaggesprek, het ontslagdocument en het binnen 24 uur nabellen na ontslag. Het onderzoek is uitgewerkt in een verbeterplan. In dit verbeterplan zijn meerdere aanbevelingen per afdeling gedaan. Per afdeling is er in overleg met de opdrachtgever voor gekozen om één aanbeveling te implementeren. Dit zijn de aanbevelingen waar de meeste winst in valt te behalen. De aanbevelingen die geïmplementeerd zullen worden zijn: Op de afdeling grote kinderen: Ontwerp een ontslagchecklist die dient als leidraad voor het ontslaggesprek En op de kraamafdeling: Ontwerp een ontslagdocument dat gericht is aan de kraamvrouw Om deze twee aanbevelingen met succes te kunnen implementeren en om handvatten aan de afdelingen te geven is dit implementatieplan ontwikkeld. Aan de hand van de vier fasen van Grol et al. en theorieën en strategieën van implementatie zijn er interventies gegeven waardoor implementatie met succes zal kunnen worden uitgevoerd. Het activiteitenschema geeft aan wanneer wat moet gebeuren om de implementatie succesvol te laten verlopen. De projectleden denken dat er op beide afdelingen een grote kans van slagen is om de aanbevelingen te implementeren, wanneer er gebruik wordt gemaakt van dit implementatieplan. Er wordt bij het implementeren gebruik gemaakt van de informerende strategie met als doel de verpleegkundigen te informeren over de aanbevelingen. De motiverende strategie wordt gebruikt om de verpleegkundigen te motiveren en aan te zetten tot verandering. Dit wordt gedaan door het vergemakkelijken van de wijze waarop aanvulling wordt gegeven aan de aanbevelingen en het houden van evaluatiemomenten tijdens het VMO. De educatieve strategie is belangrijk om vaardigheden en kennis bij te brengen om de aanbevelingen uit te kunnen voeren. De organisatorische en marktgerichte strategie leggen de nadruk op de voor- en nadelen van de aanbeveling en het stroomlijnen van processen. Negen maanden na het invoeren van de aanbevelingen wordt wederom bekeken hoe de implementatie is verlopen en of er nog aanpassingen gedaan moeten worden. Patiënttevredenheid en kwaliteit van zorg vanuit het patiëntenmanifest zullen zodoende gewaarborgd worden. 21

22 12. Nawoord De projectleden hopen door middel van dit implementatieplan de aanbevelingen meer grijpbaar te maken voor de afdelingen, maar ook de kans op de implementatie van de aanbevelingen te hebben vergroot. De projectleden hebben veel geleerd over implementatie en het motiveren en informeren van de doelgroep. De projectleden bedanken de volgende personen die bij hebben gedragen aan het tot stand komen van het implementatieplan: De opdrachtgever, Annette Claassen De docentbegeleider, Suzanne Verschueren De hoofdverpleegkundige afdeling grote kinderen, Martin Affourtit De hoofdverpleegkundige kraamafdeling, Sjouke Boonstra De secretaresses en de verpleegkundigen op de afdeling grote kinderen en kraamafdeling De samenwerkende projectgroep, Anna Hoogenkamp, Charlotte Vercraeije en Kübra Düzgün 22

23 13. Bronvermelding 1 Gudde T. AMC Academie. Nr29 arbeidsmarktcommunicatiemanagement (geraadpleegd 2012 juni 3) 2 Wijnstra T Gudde W, AMC Academie, Nr29 arbeidsmarktcommunicatiemanagement (geraadpleegd 2012 juni 2) 3 Witte J, Berkers N, Visser G. Nationale Beroepscode van Verpleegkundigen en Verzorgenden. V&VN Wensing M, Splunteren P, Hulscher M, Grol R. Praktisch nieuw, implementatie van vernieuwingen in de gezondheidszorg. 1 e druk. Assen: van Gorcum; Grol, R. Wensing, M. Implementatie: effectieve verbetering van de patiëntenzorg. Maarssen: Elsevier gezondheidszorg; Academisch Medisch Centrum. Intranet leerplaatsprofiel kraamafdeling rce=pr&keywords=kraamafdeling (geraadpleegd 2012 mei 24) 7 Academisch Medisch Centrum. Intranet leerplaatsprofiel grote kinderen n&type=standard&source=pr (geraadpleegd 2012 mei 24) 8 ZonMw. Theorieën (geraadpleegd 2012 mei 28) 23

24 14. Bijlagen Onderstaande documenten worden weergegeven in de bijlagen Voorbeeld ontslagchecklist afdeling grote kinderen Voorbeeld ontslagdocument kraamafdeling 24

25 14.1. Voorbeeld ontslagchecklist afdeling grote kinderen Academisch Medisch Centrum Emma kinderziekenhuis Afdeling grote kinderen Ontslagdatum: Geregeld? Bijzonderheden: Materialen: Verbindmateriaal Voedingssonde Zuurstof Uitzuigapparatuur Ondersteuning ouders Anders:. Is er een ontslaggesprek gehouden: Ja Ja Ja Ja Ja Ja Nee Nee Nee Nee Nee Nee Ja Nee.. Onderwerpen ontslaggesprek: Aandoening Ja Nee Behandeling Ja Nee Leefregels Ja Nee Dieet Ja Nee Medicatie Ja Nee Nazorg Ja Nee Complicaties Ja Nee Poliafspraak Ja Nee Contactpersoon AMC: Afdeling G8N: Dienstdoende kinderarts: Ja Nee Meegeven: Medische overdracht Ponsplaatje Poliafspraak Medicatierecept 24/48 uur medicatie voor thuis Ja Ja Ja Ja Ja Nee Nee Nee Nee Nee

26 14.2. Voorbeeld ontslagdocument kraamafdeling Academisch Medisch Centrum Verloskunde en Gynaecologie Kraamafdeling Patiënt: Opnamedatum: Ontslagdatum: Reden van opname: Baby: Baby: Ontslagdiagnose: Verloop bevalling: Vaginaal Sectio Omschrijving beloop, eventuele complicaties en problemen die zich tijdens de bevalling hebben voorgedaan. Verloop opname: Omschrijving beloop, eventuele complicaties en problemen die zich tijdens de opname hebben voorgedaan Leefregels(persoonlijke verzorging): Borstvoeding/kunstvoeding: Lichamelijke verzorging: Dieet: Vitamine D Wondverzorging: Huishoudelijke activiteiten: Babyverzorging: Baden Navelverzorging Voeden 26

27 Medicatie: Naam: Toedieningsvorm: Dosering: Tijden: Complicaties: Vloeien: Contactpersoon: AMC: Kraamafdeling: Informatievoorzieningen: Contact polikliniek Heeft u een afspraak op de polikliniek, neem dan bij vragen die niet tot deze controleafspraak kunnen wachten contact op met de polikliniek. Contact met de huisarts Heeft u geen controle afspraak op de polikliniek, neem dan bij vragen of problemen contact op met uw huisarts. Bij acute problemen buiten kantooruren neemt u eerst contact op met de centrale dokterdienst. De huisarts beoordeelt of contact met het ziekenhuis nodig is. Vragen over medicijnen Heeft u vragen over het gebruik, de werking of eventuele bijwerkingen van de medicijnen die u gebruikt, neem dan contact op met uw huisarts. De huisarts kan eventueel overleggen met het ziekenhuis. Poliafspraak: Datum: Tijd: Waar: Arts: Verpleegkundige bij ontslag: Datum: 27